Виртуальная проектная команда - это группа специалистов, которые привлечены для работы по обеспечению реализации проекта, но при этом территориально отделены друг от друга, поэтому взаимодействуют друг с другом при помощи современных средств связи (телефон, компьютер, Интернет и др.).
Сущность виртуальной проектной команды
Если члены команды не могут непосредственно взаимодействовать друг с другом, то это создает определенные трудности для руководителей проекта в плане создания эффективной команды проекта. Тогда менеджерам приходится иметь дело с виртуальной проектной командой, члены которой работают так далеко друг от друга, что редко, если вообще когда-нибудь, встречаются лично.
Возможность прямого общения между членами команды достаточно сильно ограниченна, если они работают на разных континентах и в разных временных зонах. В этом случае большое значение приобретают средства электронной связи, которые инрают роль основного канала обмена информацией:
- сеть Интернет;
- электронная почта;
- телефон.
Руководители, которые вынуждены управлять виртуальными проектными командами, должны, прежде всего, создать эффективный способ информационного обмена. При этом немаловажным остается установление и развитие доверия между членами команды.
Развитие доверия в виртуальной проектной команде
Для виртуального управления проектом крайне необходимым является доверие. Члены виртуальной проектной команды вынуждены полагаться на честное слово своих коллег, поскольку в отличие от традиционной команды проекта лично увидеть выполнение коллегами своих обязанностей у них нет возможности.
Большое значение приобретают психологические особенности взаимодействия, поскольку у людей возникают трудности с появлением доверия к тем лицам, которых никогда вживую не видел. Территориальная удаленность друг от друга не дает коллегам возможности для ведения неформального общения, которое зачастую способствует установлению в трудовом коллективе дружеских отношений.
Следовательно, в обязанности руководителя проекта входит принятие мер по содействию развития доверия в виртуальной проектной команде. В первую очередь, от него требуется организация информационного обмена, в ходе которого должно произойти знакомство членов команды друг с другом (т.е. каждый из них должен представиться и немного рассказать о себе).
Следующим шагом является четкое распределение конкретных задач между работниками, что позволит им сразу начать продуктивно работать над проектом. Важно обеспечить общий доступ для всех не только отчетности о проекте и технической информации, но и различных шуток, девизов, логотипов.
Руководителю проекта еще следует постоянно демонстрировать энтузиазм и готовность к действию в любой момент времени. При распространении подобного настроя и на других членов команды работа над проектом может пойти с большей скоростью и результативностью.
Обеспечение информационного обмена в виртуальной проектной команде
При управлении виртуальными проектными командами руководителям нужно создать эффективный способ обмена информацией между их членами. При этом нужно учитывать все имеющиеся преимущества и недостатки. Так, факты удобно передавать по электронной почте и факсу, но они не способны раскрыть возникшие эмоции и установить связь в режиме реального времени. Значительно превосходит телефонные переговоры такая форма коммуникации, как видеоконференция, но она характеризуется высокой стоимостью организации.
Кроме того, руководителям проекта при решении данного вопроса нужно учитывать наличие разницы в часовых поясах, нюансы культурных различий, сложность установления удобного сразу для всех работников времени подключения к конференции.
В настоящее время для решения проблем коммуникации и оптимизации работ виртуальных проектных команд руководителям проектов рекомендуется принятие следующих мер:
- Организация первого собрания с участием всех членов проектной команды, в ходе которого им нужно предоставить возможность познакомится друг с другом, и организация последующих собраний в ключевые для проекта моменты, что поспособствует установлению связей между коллегами и эффективному решению проблем.
- Постоянная передача членам команды сообщений о ходе продвижения работ над проектом (например, через локальную сеть), что позволит им определиться с тем, как они вписываются в общую картину проекта.
- Предотвращение самоустранения членов виртуальной проектной команды, прежде всего, за счет фиксации личного расписания каждого работника в специальных программах-графиках.
- Утверждение принципов поведения членов виртуальной проектной команды, которые будут осуждать простои, а также регламентировать содержание, время и способ информационного обмена и соответствующего реагирования на него с учетом специально разработанной системы приоритетов.
- Разработка и принятие четких правил поведения, которые должны способствовать урегулированию потенциально возможных конфликтов между членами команды.
Особенности управления виртуальной проектной командой
Считается, что нет сильных отличий управления виртуальной проектной командой от управления обычной командой проекта. Однако по большей части общение в виртуальной проектной команде приобретает невизуальный характер. В связи с этим руководители проектов лишены возможности сделать вывод о том, что происходит в команде, основываясь на внешних проявлениях (например, на выражении лиц сотрудников).
Следовательно, от руководителя проекта в данной ситуации требуется более глубокое погружение в ситуацию. Это, в частности, проявляется в просьбах к членам команды яснее и четче объяснять свои точки зрения, действия, проблемы. Кроме того, нужно получить подтверждение того, что все собеседники правильно друг друга поняли.
