Общая концепция управления стоимостью проекта
Управление стоимостью проекта – это совокупность процессов планирования бюджета и контроля затрат, обеспечивающая реализацию проекта в рамках согласованной сметы.
Один из первых вопросов, возникающих у инвестора при общении с инициатором проекта – сколько потребуется средств на реализацию. Ответ нужен, чтобы принять решение о целесообразности запуска проекта. Абсолютно точный ответ можно сформулировать только по окончании проекта, но предположения и прогнозы должны производиться с определенной точностью, на основании научного подхода. Все предположения о будущей стоимости проекта оформляются в виде четко структурированного документа, содержащего сведения о том, сколько, когда и на что будет расходоваться. В дальнейшем менеджер проекта прикладывает усилия к тому, чтобы предположения осуществились и проект был выполнен в пределах согласованного бюджета. Указанные действия, выполняемые менеджером и командой проекта, и образуют содержание управления стоимостью.
В составе управления стоимостью проекта выделяются следующие элементы:
- оценка будущей стоимости проекта,
- разработка бюджета проекта,
- контроль стоимости проекта.
За счет осуществления управления стоимостью проекта достигается:
- понимание прогнозной стоимости проекта, пакетов работ и отдельных работ со стороны менеджера проекта, заказчика и инвестора,
- четкое понимание со стороны менеджера проекта по вопросам сумм, сроков и направлений расходования денежных средств в ходе реализации проекта,
- отсутствие непредвиденных расходов, минимизация количества отклонений и изменений в фактическом бюджете по сравнению с утвержденным базовым бюджетом.
Перечисленные процессы выполняются на основе принципа последовательной разработки и могут иметь итеративный характер. Если выделить фазы управления стоимостью проекта, можно составить следующий список:
- определение общих принципов и правил управления стоимостью проекта,
- проектирование системы управления стоимостью,
- привлечение узких специалистов для оценки стоимости работ и их комплексов,
- оценка ресурсных потребностей по работам в рамках проекта,
- разработка проектной сметы и проектного бюджета,
- обеспечение получения финансирования в соответствии с финансовым планом,
- учет фактически осуществляемых затрат в ходе реализации проекта,
- контроль параметров стоимости проекта, выявление происходящих отклонений и корректирующие воздействия,
- архивирование информации о параметрах стоимости проекта.
Построение концепции управления стоимостью проекта
Значимая особенность процессов, связанных с управлением стоимостью проекта, - это тесная связь с другими процессами планирования. Так, невозможно сформировать корректный бюджет без информации о потребностях в ресурсах и построения календарного плана-графика. Также на структуру проекта и прогнозируемые затраты влияет информация о рисках реализации.
При управлении стоимостью проекта одним из первых осуществляемых менеджером шагов должна стать разработка концепции управления стоимостью. В этой концепции должны содержаться общие правила, касающиеся организации управления затратами, принципы документирования и учета, рекомендуемые технологии и методики.
При разработке концепции решаются следующие задачи:
- вырабатывается стратегия управления финансами и стоимостью проекта, включая определение целей и задач, критериев успехов и неудач, допущений и ограничений,
- проводится экономический анализ и обосновывается проект (с позиций маркетинга, оценки источников финансирования и стоимости, прогноза выполнения),
- в целом оценивается проект с экономической точки зрения,
- разрабатывается укрупненный график финансирования,
- определяются требования к системе проектного управления стоимостью и финансированием,
- утверждается концепция.
Затраты в рамках проекта
Все проектные затраты можно разделить на три категории:
- обязательства,
- бюджетные затраты,
- фактические затраты.
Обязательствами называются будущие плановые затраты, возникающие в момент заключения договора, контракта, заказа товаров или услуг.
Обычно возникновение затрат происходит в соответствии с планом проекта. Выставляемые поставщиками счета обязательно должны быть оплачены. Однако условия осуществления оплаты могут разниться:
- по мере готовности комплектующих и материалов,
- после осуществления поставки товаров или услуг,
- по полной или частичной предоплате,
- в соответствии с политикой организации, которая закупает или предоставляет товары и услуги.
В зависимости от особенностей организации учета в компании, документально уменьшить бюджет на сумму обязательств можно в разные моменты времени. В некоторых компаниях учет данных затрат производится после поступления счета или осуществления оплаты. В таком случае менеджер видит искаженное состояние проектного бюджета, не имеет полноценной картины для обоснованного принятия решения.
Бюджетными затратами называют сметную стоимость работ, распределенную во времени.
По сути, бюджетные затраты – это график расходов по проекту. Часто бюджет называют планом затрат, поскольку в нем содержится информация, касающаяся величины и сроков планируемых расходов по проекту.
Фактические затраты – это затраты, показывающие реальные процессы оттока денежной наличности по проекту.
В отчете по фактическим затратам содержится информация о реальных расходах по проекту. При этом они могут происходить:
- в процессе выполнения работ по проекту,
- в момент выплаты денежных средств (передачи наличных или осуществления безналичного платежа).
В зависимости от принятых нюансов учета обязательств, бюджетных и фактических затрат картина финансового состояния проекта может существенно меняться. Поэтому желательно определиться с политикой оплаты работ и оплаты счетов на предварительных этапах.
