Управление командой и характеристики процесса
Пожалуй, процесс управления командой при реализации проекта является одной из значимых частей всей работы по его осуществлению. В данном случае руководитель должен осуществлять особый контроль за тем, чтобы все члены команды были задействованы в работе и действовали четко в соответствии с разработанным планом. Обычно проектыреализуются внутри так называемой матричной организации. У руководителя нет прямой власти, но зато он регулирует процессы, предлагает разного рода изменения, направляет команду своими предложениями и действиями.
Члены же проектной команды отчитываются перед менеджерами, а те назначают им вознаграждения и определяют основные правила и требования, которые соблюдаются внутри организации. Говоря об управлении командой, следует проводить параллели с управлением человеческими ресурсами. Эта работа отличается сложностью, ведь, как говорится, сколько людей – столько и мнений. Найти подход к каждому, определить требования и ожидания, соблюдать субординацию и не относиться к членам команды пренебрежительно – эти на первый взгляд не сочетаемые принципы, которые должны обязательно соблюдаться.
Люди бывают непредсказуемыми, не подчиняются и не следуют советам, провоцируют конфликты и демонстрируют явную конфронтацию с другими сотрудниками. А еще они меняют свое мнение относительно работы, и на это могут быть личные и профессиональные причины. Если человеку что-то не нравится, то он может просто выйти из команды и покинуть проект. Это – крайние случаи, ведь при разработке плана учитывается каждый сотрудник, уровень его квалификации и показатели работы. Его выход означает развал всей команды, что негативно влияет на работу в целом.
Существует несколько своеобразных аспектов управления командой проекта:
- Назначение персонала внутри проектной деятельности;
- Оценка эффективности команды внутри заданного проекта;
- Отчеты об исполнении и достижении успехов на каждом из этапов;
- План по управлению проектом;
- Активы организационного процесса, которые соблюдаются с учетом каждого этапа внутри плана.
В результате назначения персонала в проекте формируется список человеческих ресурсов, необходимых для конкретного проекта. Это крайне важный пункт, и к нему необходимо подходить с умом. Нельзя брать в проект человека лишь потому, что он отличается какими-то положительными качествами и характеристиками. Для достижения успеха важен результат, эффективность его работы. Без этого будет непросто в принципе работать в команде, да и личные отношения могут пострадать. Также очень важно, чтобы руководитель контролировать эффективность работы на всех этапах. Именно так он сможет урегулировать конфликты или предотвратить их, а также укрепить отношения внутри команды. Общая работа начинается с решения частных вопросов, и необходимо, чтобы именно руководитель взял на себя роль «капитана корабля» и вел за собой сплоченную и сильную команду.
Отчеты об исполнении разных видов работ очерчивают общую картину происходящего. На каждом этапе необходимо определять, на сколько процентов выполнена работа, какие возникли трудности и противоречия. С помощью отчетов можно выявить разницу, которая обычно измеряется во времени, затраченных средствах и других параметрах. Управление командой проекта имеет большое влияние на то, насколько эффективно работает команда и на то, насколько ощутимой будет разница между первоначальным планом и реальным положением дел. Отчеты также могут определить слабое звено в команде и негласного лидера. Благодаря контролю за этапами руководители видят картину происходящего и меняют некоторые процессы для урегулирования.
А еще важна разработка плана управления. В нем описывается роль каждого из участников, обязательства и задачи, которые выполняются. План влияет на процесс управления, поскольку тогда у сотрудников очерчивается свой круг задач и обязанностей, и этот круг позволяет более четко понять смысл происходящих событий и явлений. Активы организационного процесса могут быть очень разнообразными для каждого проекта. Они часто включают в себя организационные правила и процедуры, различные руководства, опыт из прошлых проектов, информация об организации. Без этих активов работать сложно, ведь не складывается общая картина деятельности, нет представления о том, в каком русле организуются задачи внутри команды, и в каком русле их, соответственно, решать.
Методы и инструменты управления
Наличие различных методов управления важно, поскольку тому или иному стилю руководства, а также тому или иному проекту соответствует определенный метод.
Нет двух абсолютно идентичных проектов, все они отличаются целью, задачами, количеством участников и миссией руководителя. Например, на практике часто применяется такой метод, как наблюдение и обсуждение. Он неформальный, используется руководством для того, чтобы через взаимодействия с командой и отдельными участниками узнавать подробнее о текущем положении дел, о настроение команды.
Второй метод – оценка эффективности работы проекты. Это встречи лицом к лицу членов команды с руководителем проекта или менеджером отдела. Главная цель – организовать получение исполнителями оценки их работ. Но тем не менее, в ходе бесед также проводятся такие операции, как выявление проблем, уточнение распределения работ и обязанностей между членами команды проекта, определение ближайших целей. Руководитель ближе знакомится с результатами, а у сотрудников и участников есть шанс высказать свою точку зрения относительно проблем и противоречий.
Журнал регистрации проблем – еще один метод управления командным проектом. Руководитель ориентирует свою работу на то, чтобы решать проблемы. Ряд сложностей угрожает процессу работы над проектом. Это разные виды проблем, и риски тоже бывают разными. Сюда относят проблемы межличностных взаимодействий, проблемы со сроками, технические проблемы. Все они фиксируются, заносятся в своеобразный журнал и в дальнейшем путем общего обсуждения решаются таким образом, чтобы каждый участник был удовлетворен результатом.
