Предметная область проекта — это совокупность продуктов, создание которых должно быть обеспечено по итогам завершения реализации этого проекта.
Сущность процесса управления предметной областью проекта
Для того чтобы обеспечить включение в проект всех работ, которые необходимы для получения ожидаемого (запланированного) результата, необходимо провести инициацию работ, планирование, определение и подтверждение предметной области, а также контроль ее изменений. Следовательно, одним из важных понятий проектного управления является предметная область проекта.
Предметная область проекта представляет собой совокупность продуктов (услуг), изготовление (оказание) которых необходимо обеспечить по итогам завершения реализации проекта. Управление предметной областью является одной из неотъемлемых частей управления проектом.
За определение предметной области проекта отвечают цели, результаты и работы проекта. В течение всего жизненного цикла проекта возможно внесение изменений в любые составляющие предметной области проекта. Это может происходить, как в процессе разработки проекта, так и по мере достижения промежуточных результатов.
Следовательно, суть управления предметной областью сводится к управлению этими изменениями на протяжении проектного цикла. Для этого требуется последовательная реализация следующих основных этапов:
- Инициация проекта.
- Планирование предметной области проекта.
- Распределение задач по структурным подразделениям компании.
- Организация выполнения работ по проекту и контроль за состоянием его предметной области.
- Анализ текущего состояния проекта и регулирование конфигурации его предметной области.
- Завершение управления предметной областью проекта.
Содержание процесса управления предметной областью проекта
Начало реализации любого проекта требует вовлечения в данный процесс родительской организации. Это, как правило, происходит посредством инициации.
Инициация проекта начинается с разработки его концепции. Она, в первую очередь, требует изучение существующей проблемы и определение потребности в проекте. Это обуславливает категорию исходных данных, подлежащих сбору. В дальнейшем формулируют и утверждают точные цели и соответствующие задачи проекта.
Как правило, достижение целей и решение задач может быть осуществлено различными способами. В связи с этим в ходе разработки концепции проекта также рассматривают альтернативные варианты его содержания и реализации.
Разработанная концепция проекта подлежит рассмотрению и утверждению уполномоченными участниками проекта. Вслед за этим происходит собственно инициирование. Оно заключается в том, что в компании принимается управленческое решение о начале проекта. Далее решается вопрос с назначением конкретного лица в качестве менеджера (руководителя) проекта. А уже совместно с ним принимаются меры по обеспечению первого этапа проектной деятельности всеми необходимыми ресурсами.
Для того чтобы осуществить планирование предметной области проекта, сначала требуется проанализировать текущую ситуацию и с ее учетом произвести уточнение целей, поставленных перед проектом, и ожидаемых от него результатов. Это, в свою очередь, потребует уточнения основных характеристик проекта, из-за чего, в частности, потребуется уточнение критериев, по которым будут оцениваться успех и неудачи проекта.
Дополнительную проверку нужно будет провести в отношении ограничений и допущений, которые были приняты на предыдущих этапах разработки проекта. Еще предстоит выбрать критерии, в соответствии с которыми будут давать оценку промежуточным и окончательным результатам реализации проекта. Планирование предметной области проекта обычно завершается построением ее структурной декомпозиции.
Основным инструментом распределения задач по структурным подразделениям компании является матрица распределения ответственности. Так, с ее помощью проектные менеджеры определяют:
- объекты и точки контроля;
- базовые значения показателей проекта;
- план управления предметной областью проекта;
- процедуры внесения изменений в предметную область проекта.
Организовать выполнение работ по проекту означает соответствующее утвержденному плану распределение между их исполнителями функциональных обязанностей и ответственности. В соответствии с этим распределением для субъектов устанавливают систему отчетности по изменению состояния предметной области проекта.
Большое значение придается осуществлению контроля за прогрессом проекта. Он, в частности, предполагает формирование отчетности о ходе поэтапного выполнения работ по проекту.
Анализ текущего состояния проекта направлен на выявление и описание отклонений относительно базовых показателей проекта. На этой основе определяют причины, из-за которых произошли указанные отклонения.
Необходимо организовать сбор и обработку запросов на изменения в предметной области проекта. Это даст возможность для составления прогнозов относительно перспективного состояния предметной области проекта, в том числе, оценить последствия корректирующих воздействий на проект.
Управление предметной областью проекта завершается путем проведения заключительного анализа результатов проекта, положения которого кладутся в основу для составления сводного отчета. В случае наличия спорных и конфликтных ситуаций нужно их разрешить. После реализации проекта рекомендуется сформировать архив проекта, который, помимо прочего, должен зафиксировать, какие уроки были извлечены при выполнении проектных работ.
Таким образом, управление предметной областью проекта является важным компонентом проектного управления. Его осуществление является важным условием достижения поставленных целей.
