Система управления проектами - это информационная система, представленная программными продуктами и компьютерными техническими средствами, за счет применения которых менеджеры получают возможность для решения отдельных задач проектного менеджмента.
Основные сведения о Microsoft Office Project
По состоянию на сегодняшний день в мире существует несколько крупных и наиболее известных многофункциональных систем управления проектами. Наибольшую популярность, по мнению специалистов и обычных пользователей, сейчас имеет система Microsoft Office Project. Секрет успеха данного программного продукта состоит, прежде всего, в функциональной простоте, а также в предоставлении пользователям широких возможностей по организации совместной работы.
Главной идеей последних версий Microsoft Office Project считается серверная ориентация данной программы. Это, в частности, подтверждается вхождением данной программы в группу серверного программного обеспечения, которое базируется на технологии SharePoint.
Современная версия Microsoft Office Project предоставляет своим пользователям возможность для управления и портфелями проектов, и программами, и отдельными проектами организации. Участники проекта через средства группового взаимодействия могут с повышенной эффективностью проводить анализ и обмен данных. В результате доступным окажется расписание проекта в локальной сети и в сети Интернет.
Описание программного пакета Microsoft Office Project
Microsoft Office Project по сути представляет собой целый программный пакет, который включает в себя следующие продукты:
- Microsoft Office Project Standard - это продукт, предназначенный для менеджеров, которые частично (точнее говоря, на уровне рабочей группы) задействуют возможности проектного управления, а потому данный продукт может реализовать главные возможности управления проектами (такие как создание и управление задачами и ресурсами, контроль выполнения работ, составление отчетов, обеспечение возможности совместной работы), но при этом не поддерживает коллективную работу и централизованное хранение данных по проектам.
- Microsoft Office Project Professional - это продукт, который кроме функционала Microsoft Office Project Standard еще обладает способностями для использования в целях управления общими ресурсами, анализа сценариев, принятия решений, в результате чего проектный менеджмент будет охватывать различные подразделения организации.
- Microsoft Office Project Web Access - это продукт, благодаря которому информация (фактические сведения с рабочих мест, обобщенные отчеты и др.) может оказаться доступной профессиональным менеджерам, участникам проекта, членам команд, лицам, принимающим решения, и другим лицам через сеть Интернет (т.е. необходимость в установке на локальный компьютер версии Project отпадет).
- Microsoft Office Project Server - это продукт, который предназначен для хранения данных всех проектов организации (поэтому этот продукт еще известен как центральное приложение клиент-серверной архитектуры).
- Опциональный компонент Microsoft Office Project Portfolio Server - это продукт, с помощью которого возможными для менеджеров станут отбор заявок по проектам, планирование и мониторинг инвестиций, контроль за процессом исполнения портфеля/программы в целом, генерирование отчетности в произвольном формате, который задает сам пользователь, и др.
- Опциональный компонент Microsoft Office SharePoint Server - это продукт, который может быть использован для хранения в едином пространстве, организации, поиска и визуализации актуальных корпоративных данных, отображения сводных данных из других информационных систем, а также для создания единой точки входа для всех пользователей всех корпоративных информационных систем и др.
Отсюда можно сделать вывод, что установка и использование всех программ пакета Microsoft Office Project предоставит проектной организации и уполномоченным менеджерам полный набор инструментов для наиболее эффективного решения задач, связанных с проектным управлением.
Дополнительные возможности Microsoft Office Project
Система управления проектами Microsoft Office Project каждый год совершенствуется, расширяя, тем самым, возможности менеджеров различных организаций в плане проектного менеджмента. Так, например, в качестве дополнительных возможностей Microsoft Office Project можно назвать возможность моделирования портфеля проектов, которое предполагает создание сценариев проекта и проведение анализа «что если…».
Кроме того, Microsoft Office Project стал способен использовать базу данных предприятия, на основе которой в дальнейшем создается команда проекта. Еще появилась функция «Мастер замещения ресурсов», которая позволяет с большей точности произвести назначение ресурсов.
Большую пользу может принести средство оптимизации портфелей проектов Optimizer. Благодаря ему все заявки на проекты могут быть расположены в многомерном пространстве, где по каждому из проектов устанавливаются ограничения с учетом имеющихся взаимосвязей.
Для того чтобы формализовать бизнес-цели, расставить приоритеты и соответствующим образом оценить проекты, менеджеры в рамках Microsoft Office Project могут воспользоваться достаточно удобным интерфейсом Portfolio Server. А за графическое отображение процесса исполнения портфеля/программы/проекта и формирование соответствующей отчетности отвечает такое средство как Dashboard.
Таким образом, в управлении проектами значительно поспособствовать менеджерам может система Microsoft Office Project. Она представлена множеством различных продуктов, средств и решений, каждый из которых эффективно выполняет конкретные управленческие функции.
