Программное обеспечение управления - это совокупность взаимосвязанных компьютерных программ, которые специально были разработаны для поддержки основных процессов управления (в том числе, управления проектами).
Понятие и функции программного обеспечения управления проектами
Последние годы отмечены стремительным развитием информационных технологий и компьютерных средств связи. Это способствовало популяризации компьютерных программ среди граждан и организаций, значительному увеличению их количества, передачи им обязанностей по выполнению большого числа различных функций. Так, совокупность взаимосвязанных компьютерных программ, которые были специально разработаны для решения конкретной задачи, образует программное обеспечение.
Программное обеспечение имеет место в отношении многих видов человеческой деятельности. В частности, существует программное обеспечение управления проектами. Оно предназначено для поддержки основных процессов управления проектами (таких как планирование, контроль, коммуникации и др.).
Программное обеспечение управления проектами представлено большим числом различных программ, каждая из которых предназначена для выполнения отдельной управленческой функции, на определенном уровне управления, в рамках конкретной стадии жизненного цикла проекта. Совокупность множества этих компьютерных программ образуют информационную систему управления проектами, которая, как правило, приобретает интегральный характер.
В соответствии с основными функциональными областями, которые выделяют у проекта, в современном проектном менеджменте различают программное обеспечение управления следующими аспектами:
- временными параметрами проекта - программы определяют состав и последовательность выполнения проектных работ, рассчитывают и оптимизируют календарный план, проводят временной анализ, фиксируют базовые планы проекта;
- стоимостными параметрами проекта - программы оценивают затраты, разрабатывают бюджет проекта, прогнозируют его изменения, контролируют исполнение проекта по стоимости, анализируют отклонения;
- ресурсами проекта - программы описывают доступные ресурсы, согласуют привлечение ресурсов, управляют потребностями в ресурсах и их распределением, контролируют использование ресурсов, составляют соответствующую отчетность;
- коммуникациями проекта - программы управляют документацией проекта, обеспечивают доступ к текущим задачам и проблемам, поддерживают процессы формирования отчетности, обеспечивают коммуникационное взаимодействие между участниками проекта;
- рисками проекта - программы идентифицируют, описывают и документируют проектные риски, прогнозируют вероятность и масштабы последствий, планируют меры по реагированию на наступление проектных рисков.
Функциональность программного обеспечения управления проектами должна быть настроена в соответствии с тем, какие потребности испытывают основные участники проектов и, прежде всего, руководители организацией, которые принимают управленческие решения по поводу только планируемых и уже реализуемых проектов.
Классификация программного обеспечения управления проектами
Создание наиболее эффективной системы управления проектами в настоящее время требует, помимо прочего, использования такого программного обеспечения, которое состоит из нескольких интегрированных, т. е. связанных между собой модулей (подсистем).
Отсюда следует, что в зависимости от уровня интегрированности программные продукты управления проектами, которые сейчас представлены на рынке, могут быть разделены на следующие типы:
- Многофункциональные, модульные программные продукты профессионального уровня (характеризуются направленностью на поддержку нескольких типов объектов, интегрированной поддержкой специализированных рабочих мест, основных функций и процессов управления, что позволяет им выступать в качестве самостоятельных приложений).
- Многофункциональные программные продукты настольного уровня (характеризуются направленностью на поддержку отдельных проектов, рабочего места менеджера, основных функций и процессов управления, а также на обеспечение исполнителям доступа к данным проекта).
- Независимое программное обеспечение, которое обеспечивает поддержку отдельных функций или процессов управления проектами (оно не нуждается в интеграции с другими программными продуктами, в связи с чем может выступать как специализированный пакет программ).
- Программное обеспечение, которое обеспечивает поддержку отдельных функций или процессов управления проектами и в то же время работает в связке с многофункциональными программными продуктами, расширяя последним их функциональные возможности.
Нужно отдельно отметить, что в настоящее время одним из самых распространенных в мире программных пакетов календарного планирования и контроля является продукт «Project» компании «Microsoft». По этой причине разработчики большинства остальных программ управления проектами (например, «Deltek», «Primavera», «Dekker», «Artemis» и другие) обеспечивают для них возможность интеграции именно с этим продуктом, что значительно упрощает работу проект-менеджера.
Таким образом, в настоящее время одним из главных факторов эффективного управления проектами является программное обеспечение данного вида деятельности. Речь идет про разработку, внедрение и эксплуатацию соответствующих компьютерных программ, предназначенных для выполнения различных функций управления проектами. Тем самым, с одной стороны, облегчается работа для проект-менеджера, с другой стороны, повышается эффективность проектного управления (по крайней мере, создаются предпосылки для этого).
