Управление ресурсами - это составная часть управления проектами, которая состоит в руководстве всем тем, что необходимо для ведения проектной деятельности.
Управление ресурсами проекта и его процессы
Одним из главных условий разработки и реализации проекта является наличие достаточного количества всех необходимых ресурсов. Определение потребности в ресурсах, организация их получения и непосредственного использования (израсходования) в ходе выполнения проекта составляют суть управления ресурсами.
Управление ресурсами представляет собой одно из направлений управленческой деятельности, осуществляемой в связи с реализацией проекта. В данном случае объектом управленческого воздействия являются ресурсы. Этим понятием обобщенно называют все то, что необходимо для успешного выполнения работ по проекту - человеческие ресурсы (менеджеры, специалисты, рабочие и др.), материально-технические ресурсы (материалы, сырье, оборудование, инструменты и др.), финансовые ресурсы (денежные средства и другие высоколиквидные активы) и др.
Управление ресурсами проекта осуществляется через ряд процессов, которые структурно можно представить следующим образом:
- Процессы планирования ресурсов - состоят из действий, направленных на составление календарных графиков обеспечения проектных работ необходимыми ресурсами, а также способствующих осуществлению закупок необходимых ресурсов.
- Процессы регулирования ресурсов - состоят из нескольких направлений регулирования, ориентированных на поставки необходимых ресурсов по проекту, на распределение этих ресурсов между работами проекта, а также на запасы ресурсов (прежде всего, их количества и сроков использования).
- Процессы контроля ресурсов - состоят из контрольных мер, принимаемых в отношении запасов и качества ресурсов, достижения запланированных показателей по срокам и стоимости, а также из оценочных мер, принимаемых в отношении затрат на ресурсы и обеспечения ресурсами работ проекта.
Содержание управления закупками и поставками
Центральным процессом в системе управления ресурсами проекта считается управление закупками. Закупками называются мероприятия, которые проводятся с целью обеспечить проект необходимыми ресурсами, т. е. в результате закупок проект получает нужные ему товары (имущество), результаты интеллектуального творчества, выполнения работ и оказания услуг.
Деятельность по управлению закупками ресурсов для проекта, прежде всего, состоит из процессов приобретения продукции (товаров, работ, услуг) у внешних организаций, которые в данном случае именуются поставщиками. Управление закупками, являясь самостоятельной подсистемой управления проектами, представлено следующими последовательно выполняемыми процессами:
- Планирование материально-технического обеспечения проекта.
- Выбор поставщиков требуемых ресурсов.
- Заключение контрактов с выбранными поставщиками и их ведение.
- Обеспечение поставок ресурсов.
- Завершение контрактов.
Закупки составляют одну сторону материально-технического обеспечения проекта. Другая его сторона представлена поставками, которыми тоже нужно управлять. Суть управления поставками заключается в осуществлении их планирования, в организации бухгалтерского учета, в доставке, приемке и хранении закупленных ресурсов, в учете и контроле доставки.
Первым шагом в управлении ресурсами проекта является планирование и организация закупок и поставок. Для этого используют данные проектно-сметной документации, учитывают положения общего плана проекта, а также принимают во внимание продолжительность действий по закупкам и доставки грузов.
Важным этапом в закупках ресурсов для проекта является выбор поставщиков, т.е. сторонних организаций, которые на возмездной основе готовы предоставить требуемые ресурсы. Поставщиков можно выбрать на основе результатов изучения квалификационных анкет, в которых раскрываются производственные, технические, финансовые и управленческие возможности потенциальных поставщиков.
На основе изучения квалификационных анкет разрабатывается список претендентов, который в дальнейшем должен быть согласован с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор в пользу того или иного поставщика делают по итогам торгов.
В настоящее время одним из главных направлений развития процессов по размещению заказов является их стандартизация, которая предполагает сокращение номенклатуры закупок. В результате все чаще оформляются общие заказы сразу на несколько больших партий различных видов ресурсов.
После оценки заявок и проведения торгов с выбранными поставщиками заключают контракты (договоры). Причем моменту заключения, как правило, предшествует проведение дополнительных встреч с победителями торгов и согласование с ними вопросов, касающихся требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Важное значение в управлении закупками принадлежит контролю за поставками, поскольку именно он обеспечивает надлежащие поставки ресурсов (т. е. в соответствии с условиями заключенного контракта). Основой для него выступают заранее составленные специальные графики, а также общий план проекта. Контроль организуется по каждому из видов поставок (т.е. по оборудованию, материалам, работам, услугам и др.). С точки зрения контроля важно вносить все изменения в общий график, фиксируя их в виде стандартных форм отчетности.
Формальным окончанием управления закупками является завершение контрактов. Условием для этого является выполнение сторонами договора всех взятых на себя обязательств, т. е. поставщик должен полностью и своевременно передать приобретенную продукцию, а проектная организация должна полностью и своевременно перевести на счет поставщика оговоренную сумму денежных средств.
