Повышение эффективности управления организацией c использованием современных коммуникаций

Предпосылки повышения эффективности управления организацией с использованием современных коммуникаций

Уровень организационных коммуникаций непосредственно влияет на поведение сотрудников в процессе трудовой деятельности, а также на другие процессы управления человеческими ресурсами:

• отбор, подбор и прием на работу,
• развитие (профессиональное и личностное),
• оценку,
• компенсацию.

По мере роста информатизации, применяемой в организациях, возрастает значение коммуникаций в управлении. Еще одним фактором роста значимости выступает повышение изменчивости внешней среды. Все это делает коммуникации важным конкурентным преимуществом на современной стадии развития общества.

Мерой эффективности внутриорганизационных коммуникаций выступает то, насколько затраченные на них ресурсы (материальные, финансовые, человеческие) способствуют достижению организационных целей. На эффективность влияют разнообразные факторы, которые можно условно разделить на две группы:

• организационные,
• индивидуальные.

На уровне отдельного сотрудника эффективность коммуникации снижается из-за следующих проблем, называемых коммуникационными барьерами:

• различие восприятия: интерпретация информации людьми производится на основе их личного опыта (который отличается), статуса, положения в иерархии и т.д. Например, у начальника цеха и инженера может быть разное видение причин, по которым оборудование вышло из строя – даже если они ознакомились с одной и той же вводной информацией,
• семантика: широко используется специальный жаргон или диалектные слова. Например, конструкторское бюро может использовать в переписке с отделом продаж термины, затрудняющие понимание информации неспециалистами,
• субъективная оценка: отправитель оценивает получателя по прошлому опыту. Если руководитель в чем-то проявил свою некомпетентность, в будущем сотрудники могут относиться к нему с недостаточным уважением, считать его плохим специалистом, что будет служить барьером для восприятия исходящих от него указаний,
• навыки коммуникации: специальное обучение коммуникационным техникам не проводится. Очень часто на совещаниях важная информация не доносится до заинтересованных лиц по причине неумения оратора ее убедительно представить,
• культурные различия: различия в воспитании, традициях, ценностях. Наиболее ярко проявляется в международных компаниях или при внешних коммуникациях с иностранными партнерами.

На уровне организации действуют иные коммуникационные барьеры:

• организационная структура: чем больше в организации выделено иерархических уровней, тем сложнее передать информацию между ними, тем выше риск возникновения искажения сведений. Также отрицательно влияет на внутриорганизационные коммуникации дифференциация статуса сотрудников, занимающих разные положения в компании: из-за нее к чисто техническим трудностям добавляются психологические,
• информационная перегруженность: иногда компания предоставляет работникам существенно больше данных, чем им нужно для выполнения своих должностных обязанностей. Сотрудникам приходится тратить свои ресурсы на обработку избыточных сведений, попытки их осмыслить и применить,
• фильтрация: когда информацию корректируют и просеивают для обеспечения интересов отдельных сотрудников, а не организации в целом, фильтрация превращается в серьезный барьер. При коммуникации снизу вверх велик риск намеренного искажения сведений, что может привести к принятию ошибочных решений, влекущих негативные последствия,
• неадекватное техническое оснащение. Простейший пример: при разговоре по телефону сотрудники плохо слышат друг друга, в итоге часть сведений остается непонятой или воспринятой искаженно.

Пути повышения эффективности коммуникаций

Для преодоления индивидуальных коммуникационных барьеров могут использоваться следующие стратегии:

• уделение особого внимания со стороны организации развитию коммуникационных навыков работников. Важнейшими из этих навыков являются предоставление обратной связи и активное слушание. Суть активного слушания состоит в том, что слушатель помогает говорящему сказать именно то, что он хотел сказать. К принципам активного слушания относится полный запрет на перебивание, нейтрализация отвлекающих факторов, демонстрация симпатии и заинтересованности, терпеливость, уместные вопросы. За счет обратной связи процесс коммуникации становится двусторонним, что существенно повышает его эффективность за счет возможности уточнений. Обратная связь должна быть своевременной, включающей перефразированную оригинальную информацию и уточняющие вопросы, избегающей оценочных суждений в адрес оригинального сообщения,
• обеспечение развития технических навыков. Сотрудники должны уверенно пользоваться электронной почтой, мессенджерами и другими применяемыми в компании средствами коммуникации,
• создание управленческих систем и формирование культуры, ориентированной на открытые коммуникации («горячие линии», «ящики для посланий»),
• проведение тренингов для понимания значения культурных различий и национальных особенностей разных сотрудников.

Для преодоления организационных коммуникационных барьеров нужно определение приоритетов в обработке информации, создание атмосферы доверия и открытости руководства, обеспечение максимально достижимой справедливости и исполнение обещаний, выявление и наказание сотрудников, которые намеренно искажают информацию.