Офис проекта - это инфраструктура, которая представлена территориальным пространством, подготовленным для осуществления командой проекта проектной деятельности.
Сущность понятия «офис проекта»
Управление крупным проектом обычно осуществляется благодаря работе достаточно представительной команды. В состав этой команды входят руководитель проекта, менеджеры и специалисты по определенным направлениям деятельности, ряд функциональных работников.
К организация работы такой команды проекта обычно предъявляют особые требования. Это связано с тем, что команда является временной организационной структурой, которая обладает нестабильным составом участников (т.е. часть персонала привлекается только на определенный период времени).
В связи с этим требуется создание такой инфраструктуры, которая дала бы возможность выполнить все функции проекта при обеспечении конфиденциальности и защиты коммерческой тайны. Такой инфраструктурой является офис команды проекта.
Офис проекта представляет собой специфическую инфраструктуру, которая обеспечивает все процессы проектного управления. Главным результатом создания и функционирования офиса проекта считается его реализация с высокой эффективностью. Современный офис проекта, как правило, существует в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий.
Работа офиса проекта обычно определяется отработанными стандартами осуществления деятельности и коммуникаций. Необходимо учитывать, что рассматриваемая инфраструктура обеспечивает определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта.
Основное назначение офиса проекта заключается в том, чтобы обеспечить между членами команды проекта в процессе совместного выполнения ими проектных работ эффективную коммуникацию. Обязательным условием выполнения данного предназначения на сегодняшний день является наличие развитых средств связи и телекоммуникации, современных информационных технологий, компьютеров и специфического программного обеспечения, разнообразной оргтехники и пр.
Следовательно, офис проекта можно описать как место (среду), которое организовано оптимальным образом и используется членами команды проекта для осуществления процессов проектного управления, проведения совещаний, ведения переговоров с партнерами, хранения проектной документации.
В самом обобщенном виде офис проекта рассматривается специалистами проектного управления как определенный набор рабочих мест, которые привязаны к конкретным географическим координатам. В данном случае это может быть головной офис компании, где находится постоянное место работы руководителя проекта, а также проводятся важные совещания, хранится основная документация, установлено необходимое оборудование. В то же время офис проекта может быть представлен набором территориально распределенных и оборудованных офисов отдельных групп или членов команды проекта.
Кроме того, в последнее время большое распространение получило понятие виртуального офиса проекта. Речь идет про программно-телекоммуникационную среду, которая без привязки к определенному месту обеспечивает возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.
Офис проекта в разных проектных системах
Офис проекта может быть по-разному представлен в зависимости от того, в какой проектной системе он существует. Если имеет место многопроектная система, то офис проекта является многоуровневой системой:
- первый уровень офиса проекта направлен на обеспечение реализации конкретных проектов;
- второй уровень офиса проекта направлен на формирование и рациональное наполнение портфеля проектов организации, а также на установление взаимосвязей между ними;
- третий уровень офиса проекта направлен на решение задач корпоративной политики развития проектной организации.
Офис проекта в однопроектной системе направлен, прежде всего, на управление конкретным проектом. В результате применения такого подхода, как показывает практика, затраты на проекты и время их реализации оказываются сэкономленными на 30-40 %.
Требования к организации офиса проекта
Сущность офиса проекта можно понять через те основные требования, которые предъявляются к его организации. В первую очередь, нужно обеспечить наличие реального управленческого офиса — помещения. Причем даже если речь идет про виртуальный офис, то члены команды проекта все равно должны находиться в каком-нибудь оборудованном помещении.
Подготовка и сопровождение проекта должна осуществляться в рамках офиса проекта по единым внутрифирменным стандартам. Само проектное управление должно осуществляться на основе применения современных информационных технологий. Отсюда следует обеспечение членов команды проекта базой данных и шаблонов типовых решений по проектам и компьютерной сетью, сообщающейся с Интернетом.
Как уже было сказано ранее, функционирование команды проекта в режиме реального времени может быть обеспечено за счет реализации формата виртуального офиса, в основу которого положено использование компьютерных сетей. Следовательно, территориальная распределенность членов команды проекта сейчас больше перестала быть препятствием для ведения проектной деятельности.
Таким образом, важную обеспечивающую роль в проектной деятельности играет такая специфическая инфраструктура, как офис проекта. Он призван за счет применения информационно-телекоммуникационных технологий последнего поколения выстроить между членами команды проекта эффективную коммуникацию и оперативный обмен информацией, что является одним из главных условий для достижения всех поставленных целей проекта и решения соответствующих задач.
