Управление закупками и поставками - это целенаправленная деятельность по организации приобретения необходимых ресурсов и их доставки на место непосредственного использования.
Базовые требования к управлению закупками и поставками
Управление закупками и поставками является важным фактором успешности управления всем проектом. В связи с этим данное направление управленческой деятельности должно отвечать ряду основных требований, которые предъявляют к нему, в частности, в связи с развитием рыночной экономики.
Основой для осуществления закупок и поставок ресурсов для нужд проекта должны быть данные, которые содержатся в проектной документации. Именно в ней перечислены основные требования к закупаемым ресурсам и базовые условия их доставки и использования в проекте.
Закупочно-поставочная фаза жизненного цикла проекта, как правило, реализуется на основе заранее разработанных графиков. Причем разработка этих графиков должна быть увязана с общим планом проекта, а содержание самого графика должно быть составлено с учетом длительности всех фаз проектного цикла.
Еще одним важным документом управления закупками и поставками является их план. К нему, как правило, предъявляется требование по охвату всего проекта в целом. Кроме того, план закупок и поставок должен содержать сведения о лицах, на которых возложена ответственность за поставку каждой позиции, и о структуре их взаимосвязи.
Одна из основных управленческих задач в данном случае заключается в выборе места закупок. В качестве критерия для решения этой задачи нужно использовать результаты расчета стоимости нескольких альтернативных вариантов.
Предварительным условием выбора подходящих поставщиков ресурсов является изучение заказчиком, так называемых, квалификационных анкет. Информация из указанных анкет должна пролить свет на то, какими финансовыми, производственными, техническими и управленческими возможностями обладают поставщики. Окончательный выбор в пользу конкретных поставщиков совершается по итогам торгов.
Основные требования к порядку размещения заказов
Требования также предъявляются и к порядку размещения заказов, который играет не последнюю роль в организации закупок. В частности, организация, которая призвана обеспечить проект необходимым объемом ресурсов, должна разработать и принять меры по стандартизации закупок, суть которых сводится к сокращению номенклатуры закупаемых ресурсов. Работа по стандартизации в дальнейшем используется как основа для оформления общих заказов.
Организации-заказчику необходимо придерживаться следующей последовательности действий: сначала оценивают заявки потенциальных поставщиков, далее с их участием проводят торги. А с заявителем, который признается победителем торгов, заключается договор на поставку ресурсов. При этом важно дополнительно провести с будущими поставщиками ряд встреч и обсудить на них условия предстоящих перевозки и хранения ресурсов, а также параметры проведения расчетных операций.
С поставщиками нужно поддерживать диалог на протяжении всего периода, в течение которого действуют договоры поставки. Тем самым, при необходимости могут быть внесены изменения в заказы, уточнены некоторые детали заказов, проконтролировано выполнение контрактных обязательств и др.
Основные требования к контролю за поставками
Особое место в управлении закупками и поставками ресурсов отводится контролю за поставками. Этот вид деятельности должен отвечать следующим требованиям:
- использовать специальные графики, которые содержат данные о плановых и фактических сроках и объемах поставок;
- осуществляться в отношении всех имеющихся видов поставок (материалы, оборудование, работы, услуги и др.);
- соответствовать положениям общего плана проекта;
- обеспечивать внесение всех изменений в общий график проекта;
- заполнять стандартные формы отчетности.
Перечисленные требования способствуют выполнению контролем своего прямого предназначения, а именно - обеспечения выполнения ранее составленных и утвержденных планов, что, в свою очередь, означает достижение всех целей и решение всех задач, поставленных перед сферой закупок и поставок.
Организация выполнения требований к управления закупками и поставками
Ответственность за соблюдение вышеприведенных требований, как правило, возлагается на службу менеджера проекта, которая и возглавляет все работы по управлению закупками и поставками. В этой ситуации служба взаимодействует со всеми предприятиями и организациями, которые обеспечивают проект ресурсами.
Если реализуемый проект достаточно крупный, то главный менеджер проекта может передать полномочия по управлению закупками и поставками специальному менеджеру по поставкам или отдельной специальной службе.
О степени выполнения предъявленных требований, как правило, приводят сведения в периодически подготавливаемой отчетности, которую проектная организация может использовать для внутренних целей, передать заказчикам или опубликовать в открытом доступе для общественности.
Перечисленные выше требования скорее сформулированы как рекомендации руководителям проектной организации, т. е. за их несоблюдение, как правило, никаких санкций со стороны не последует. Однако выполнение этих требований является условием повышения эффективности закупок и поставок проекта. Это значит, что само несоблюдение предъявленных требований можно трактовать как наказание для проектных организаций.
Таким образом, мировая практика ресурсного обеспечения проектов способствовала формулированию и предъявлению определенных требований к управлению закупками и поставками проекта. Выполнение этих требований, как правило, приводит к оптимизации основных параметров закупок и поставок, таких как: цена, время, качество, количество, перечень наименований и пр.
