Мониторинг - это деятельность, которая подразумевает выполнение контроля, слежения, учета и анализа, а также составление отчетов о фактическом выполнении проекта сравнительно установленного плана.
Основные сведения о мониторинге работ по проекту
Особой формой контроля за проектом является мониторинг. Он представляет собой постоянное систематическое наблюдение за объектом контроля, которое позволяет, прежде всего, осуществить сбор необходимой информации.
Сбор данных о фактическом состоянии работ с целью их дальнейшей обработки и изучения составляет первый шаг в процессе контроля за ходом реализации проекта. Обязанностью руководства проекта является непрерывное отслеживание того, как происходит выполнение проекта. Именно с этой целью и организуется процесс мониторинга.
На основе собранной информации менеджеры должны определить, в какой степени работы по проекту завершены на данный момент. Далее, исходя из текущего состояния, оцениваются параметры выполнения проектных работ в будущем. Чтобы это сделать, нужно наладить обратные связи, которые предоставляют информацию о достигнутых результатах и понесенных затратах.
Многолетняя практика проведения мониторинга работ по проекту говорит о том, что эффективным средством сбора информации являются наряды на выполнение работ, которые заполнены фактическими данными и возвращены обратно. Кроме того, достаточно часто используются специальные отчеты исполнителей.
Основу мониторинга проектных работ составляет система сбора информации. Ее разрабатывает менеджер проекта, который сначала определяет состав необходимых данных и периодичность их сбора. Эти вопросы решаются в зависимости от действия следующих факторов:
- результаты анализа параметров проекта;
- принятая периодичность проведения совещаний;
- установленный порядок выдачи заданий.
В каждом конкретном случае анализ проводится с таким уровнем детальности, который предопределяется установленными целями и критериями контроля за реализацией проекта.
Мониторинг работ по проекту проводится на основе ряда основных критериев, по каждому из которых необходимо собрать определенные количественные и качественные данные. К ним относятся:
- время и стоимость проектных работ - планируемые и фактические даты начала и окончания работ по проекту, объемы выполненных и предстоящих работ, другие фактические и предстоящие затраты;
- качество проектных работ - выявленные проблемы качества (соответствия стандартам);
- организация проектных работ - внешние задержки и выявленные проблемы внутренней координации ресурсов проекта;
- содержание проектных работ - внесенные изменения в объеме работ и технические проблемы их выполнения.
Стоит отметить, что в процессе создания системы контроля важно выбрать соответствующие весовые коэффициенты, которые позволят определить обобщенные показатели и рассчитать их в целях оценки выполнения проекта в целом.
Методы мониторинга работ по проекту
Мониторинг работ по проекту, помимо прочего, подразумевает осуществление контроля их фактического выполнения. Причем он может быть выполнен одним из двух методов.
Метод простого контроля фактического выполнения работ также известен как метод «0 – 100». Благодаря данному методу можно отследить только моменты завершения детальных работ. Это означает, что завершенность работы посредством метода простого контроля может быть оценена двумя степенями – 0 % или 100 %. Т.е. работа по проекту признается выполненной только после достижения ее конечного результата.
Промежуточные состояния выполнения работы по проекту могут быть оценены в результате применения метода детального контроля. В соответствии с ним, если детальная работа завершена на 50 %, то исполнители и руководители могут оценить достижение поставленных целей наполовину.
Метод детального контроля более сложен в применении, потому что менеджер проекта в данном случае должен оценить незавершенные проекты в процентах. Чтобы выполнить это, компании, которые занимаются реализацией проектов, разрабатывают собственные внутрикорпоративные шкалы, позволяющие оценить степень выполнения проектных работ. Чаще всего подобная информация является закрытой, поскольку она сообщает о технологиях, которая организация применяет специально для каждого конкретного проекта.
Метод детального контроля может привести к получению точного представления о состоянии работ проекта лишь при условии корректной оценки их завершенности. Однако приемлемые результаты в большинстве случаев дает применение метода «0 - 100», который дополнен достаточной детализацией задач.
Метод детального контроля располагает несколькими модифицированными вариантами, самыми распространенными из которых являются следующие:
- Метод «50 - 50» – предусматривает возможность учета промежуточного результата для незавершенных работ проекта на уровне 50 %;
- Метод по вехам - заключается в разделении работы на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы (обычно этот метод применяется для длительных работ).
Применение этих методов в рамках мониторинга работ проекта дает менеджерам возможность для разработки интегрированной системы контроля. Она, в свою очередь, позволяет сосредоточить внимание (помимо временных и объемных параметров проекта) на степени завершенности проектных работ, что соответствует критериям обоснования финансирования.
Таким образом, контроль за ходом выполнения работ по проекту может быть выполнен в форме мониторинга (иными словами, в форме систематического наблюдения). Мониторинг, в первую очередь, ориентирован на сбор необходимой информации, но и других контрольных функций (например, обработки и анализа данных) он не лишен.
