Отчеты системы менеджмента качества

Отчет предприятия по управлению качеством

Можно выделить два подхода в отчетах системы менеджмента качества:

• отчеты по функционированию самой системы управления качеством (менеджмента качества),
• отчеты по достигнутым результатам менеджмента качества – качеству продукции, услуг, процессов.

Одним из базовых отчетов, предполагаемых стандартами ISO серии 9000, является отчет предприятия по управлению качеством (по-английски называется Management Review). Структуру отчета можно представить следующим списком:

1. Титульный лист. Указывается название отчета, отчетный год, авторы. Как правило, составлением отчета занимаются сотрудники службы управления качеством (если на предприятии имеется таковая), а также принявшие участие в его подготовке представители руководства, сотрудники производственных отделов.
2. Оглавление (содержание). Здесь указываются разделы и подразделы отчета со страницами, на которых они размещаются.
3. Результаты аудитов. В этом разделе можно выделить три части – внешние аудиты, внутренние аудиты и аудиты поставщиков. Отчеты о внутренних аудитах служат доказательством системного подхода к управлению качеством. В этом подразделе могут содержаться данные о квалификации внутренних аудиторов, об имеющихся у них сертификатах и дипломах. Далее указывается план внутренних аудитов организации, отчетность по ним. Приводятся обобщающие таблицы по выявленным в ходе аудитов несоответствиям и замечаниям, о выполненных корректирующих мероприятиях. Аналогично строится подраздел по внешним аудитам, включая предшествующие сертификационные аудиты (если такие проводились). В третьем разделе приводится перечень постоянных поставщиков и описание проведенных у них аудитов. В каждом из разделов целесообразно отразить методологию проведения аудитов, процедурные документы и описание процессов.
4. Обратная связь с заказчиком. Следует описать процедуры взаимодействия с заказчиками, утверждающие их документы. В зависимости от типа продукции и услуг это могут быть обзвоны (сплошные или выборочные), опросы, запросы письменных отзывов и т.д. Здесь же приводятся результаты мониторинга – в виде обобщающей таблицы статистических данных или набора конкретных письменных свидетельств (уведомлений, сертификатов, аттестаций, писем), подтверждающих удовлетворенность потребителей.
5. Выполнение процессов и соответствие продукции. В этот раздел входит систематизированное описание всех применяемых в организации руководств по менеджменту качества, других документов, содержащих описание основных и вспомогательных процессов. Среди прочих, могут быть рассмотрены процессы взаимодействия с поставщиками и покупателями, процессы обучения персонала и повышения квалификации, процессы совершенствования системы менеджмента качества.
6. Предупредительные и корректирующие действия.
7. Действия по результатам предыдущих отчетов. Если предприятие уделяет внимание менеджменту качества, а не делает отчеты «для галочки», в этом разделе будет содержаться самая ценная информация. Именно в нем отразится динамика, совершенствование управления качеством. Следует проанализировать изменение стратегических целей, вносимые в политики (в первую очередь – в политику по качеству) изменения, области возможных улучшений.
8. Изменения, влияющие на систему управления качеством.
9. Рекомендации по улучшениям. Этот пункт становится заделом, трамплином для последующих отчетов. Рекомендации должны быть реализуемыми, а не фантастическими.

Отчеты по качеству продукции

На всех предприятиях в той или иной степени осуществляется контроль качества продукции. Это нужно хотя бы для того, чтобы не тратить средства на возврат бракованной продукции, обмен или ремонт ее. Выпуск некачественной продукции может быть чреват и дополнительными расходами, если при ее использовании будет нанесен ущерб имуществу или здоровью потребителя.

Отчеты по качеству продукции дают предприятию возможность выявить резервы для совершенствования. Например, если после смены поставщика сырья резко увеличилось количество бракованных изделий, следует уделить внимание качеству сырья и, возможно, вернуться к старым поставщикам (даже если цены у них были выше). Также следует проанализировать, на каком этапе закладывается брак – решением может стать наладка определенных участков линии или работа с персоналом, отвечающим за определенные операции.

Отчеты по качеству продукции готовятся за разные периоды, например:

• за смену. Такие сменные отчеты могут сопоставляться между собой, чтобы принять решение о премировании или депремировании сотрудников (если результаты одной смены существенно отличаются от результатов другой),
• за месяц,
• за год.

Показатели за длительные периоды могут сравниваться для определения результатов внедрения различных мероприятий в сфере обеспечения качества.

Исходными данными для отчетов по качеству продукции могут служить:

• данные внутреннего обследования (контроля качества). В зависимости от типа продукции и применяемых методов контроля (разрушающий, не разрушающий) применяют сплошные или выборочные методы контроля. Продукция проверяется на соответствие регламентам, стандартам, техническим условиям и т.д.,
• рекламации. Если покупатели возвращают продукцию по гарантии, это тоже должно анализироваться и обобщаться. Большое количество обращений по одной партии с одинаковой проблемой может стать причиной отзыва продукции предприятием (так, например, бывает с автомобилями).