Необходимость инспекционного контроля систем менеджмента
Инспекционный контроль – это одна из ключевых функций менеджмента, которая заключается в количественной и качественной оценке работы и учете результатов деятельности организации.
Основными инструментами инспекционного контроля является наблюдение, проверка различных сторон деятельности, анализ и учет. Контроль в системе менеджмента выступает элементом обратной связи, по результатам которого корректируются ранее принятые решения, планы, нормы и нормативы. Эффективный инспекционный контроль стратегически направлен, ориентирован на конечный результат, осуществляется достаточно просто и своевременно.
Можно выделить несколько причин, которые обуславливают необходимость инспекционного контроля систем менеджмента:
- необходимость контролировать то, чем заняты работающие, как и что они делают. Даже мелкие ошибки в совокупности могут значительно повлиять на уменьшение потенциала организации в целом;
- постоянные изменения окружающей среды, с которыми сталкивается организация, требует соответствующей реакции. Изменения могут потребовать соответствующей корректировки не только намеченного плана, но и стратегических целей организации;
- постоянно растущая сложность работы организаций, причиной чего является рост их размеров или масштабов производства.
Процедура инспекционного контроля систем менеджмента
Инспекционный контроль системы менеджмента целесообразно проводить в несколько этапов. На первом этапе анализируются документы, в которых закреплена действующая на предприятии система менеджмента. Документы, как правило, анализируются группой аудиторов-экспертов, группой лиц, имеющих определенные профессиональные знания и навыки, необходимые для проведения инспекционных проверок систем менеджмента, независимыми аудиторами-экспертами, техническими экспертами (лицами, обладающими знаниями и навыками по каким-либо специальным вопросам).
Чтобы сохранить объективность оценки по результатам инспекционного контроля систем менеджмента, в аудиторскую группу не следует включать специалистов, ранее предоставлявших данной организации консалтинговые услуги.
Принципы инспекционного контроля
Принципы инспекционного контроля являются основными элементами научно - обоснованного контроля.
Инспекционный контроль систем менеджмента должен соответствовать ряду требований:
- контроль должен удерживать в поле зрения главные сферы деятельности организации, представленные внешней ситуацией и внутренними процессами. Однако следует избегать тотального контроля, научно - обосновафнный подход позволяет иметь объективную и полную информацию. К осуществлению инспекционного контроля следует привлекать всех сотрудников организации и максимально расширить их полномочия;
- постоянность и оперативность контроля предполагает его постоянное осуществление обязательно своевременно или даже с опережением, с целью устранить выявленные недостатки;
- объективность и непрерывность – каждый вывод контролера должен быть аргументированным, строиться на достоверной информации, а сам процесс инспекционного контроля должен осуществлять на каждой стадии функционирования организации;
- массовость и гласность – контроль должен охватывать и распространяться на все виды деятельности организации, ее структурные подразделения и в работающий в организации персонал;
- действенность и плановость - по результатам инспекционной проверки следует принимать меры, которые направлены на ликвидацию вскрытых недостатков. Плановость позволяет избежать не только излишнего контроля, но и бесконтрольности некоторых видов деятельности или работников;
- наличие конечных результатов или намеченных целей инспекционного контроля;
- гибкость – связь инспекционного контроля с планированием, управленческой системой, структурными изменениями в организации, в противном случае контроль будет опаздывать, что сделает его недееспособным;
- ориентированность на человека - объективность контроля, его доброжелательность по отношению к работникам;
- экономичность - польза от инспекционного контроля должна быть выше стоимость его проведения. Исходя из этого, следует максимально сократить все связанные с контролем затраты на технические инструменты, необходимые для сбора, переработки и хранения информации.
Главной целью инспекционного контроля является не исправление ошибок, а их предотвращение, что будет дешевле для организации.
