Управление запасами - это процесс определения и поддержания оптимального размера запасов путем заказа, хранения и использования сырья, полуфабрикатов, готовой продукции.
Основные сведения об управлении запасами материально-технических ресурсов
Ни одна торговая организация не может функционировать без привлечения и использования материально-технических ресурсов. Потребность в них может колебаться время от времени. Своевременная реакция на эти колебания обеспечивается за счет формирования и использования запасов.
Запасами называются материально-технические ресурсы, которые временно находятся без движения, в покое. Местом временного расположения и хранения запасов материально-технических ресурсов являются специально оборудованные помещения и сооружения - базы, склады.
Совокупность действий по приобретению, хранению и использованию запасов материально-технических ресурсов называется управлением запасами. Оно представляет собой отдельную логистическую функцию хозяйствующих субъектов. Ее выполнение заключается в определении и поддержании оптимального размера и структуры запасов.
Оптимальность размера и структуры запасов материально-технических ресурсов определяется возможностью быстрого восполнения предложения (объема и ассортимента продукции) в ответ на неожиданно возросший рыночный спрос при обеспечении минимальных затрат на обслуживание хранящихся запасов и недопустимости затоваривания баз и складов (речь идет о соответствии рациональных размеров складских помещений и объема запасаемых ресурсов).
Управление запасами материально-технических ресурсов является частным случаем управления оборотными активами. Кроме снижения затрат на обслуживание запасов политика по их управлению направлена на решение таких задач, как:
- повышение рентабельности коммерческой организации;
- повышение скорости обращения вложенного капитала;
- создание системы контроля за движением запасов.
Непосредственная деятельность по управлению запасами материально-техническими ресурсами представляет собой последовательное и в то же время периодически повторяемое выполнение следующих действий:
- Проведение анализа динамики и структуры товарно-материальных ценностей торговой организации за предшествующий период.
- Формулирование и утверждение целей формирования запасов материально-технических ресурсов.
- Оптимизация размера основных видов текущих запасов торговой организации.
- Оптимизация всей суммы товарно-материальных ценностей торговой организации.
- Создание эффективной системы контроля за движением запасов в торговой организации.
Организационные аспекты управления запасами материально-технических ресурсов
Управление запасами материально-техническими ресурсами является важной частью повседневной деятельности торговой организации. В связи с этим данная область логистических отношений подлежит регламентированию в форме разработки, принятия и соблюдения специального локального акта - положения об управлении запасами.
Данный документ позволяет работникам торговой организации рассматривать процесс управления запасами в комплексе. Этому напрямую способствует структура положения, которое состоит из нескольких разделов.
Первый раздел содержательной части посвящен планированию запасов материально-технических ресурсов. В этой части внимание уделено вопросам составления бюджета и определения приоритетных для организации закупок.
Во втором разделе описывается процесс осуществления закупок материально-технических ресурсов. Закупки могут быть осуществлены несколькими способами. Чаще всего применяют централизованные закупки, закупки по прямым договорам, организация тендерных закупок и закупки по договорам лизинга.
Третий раздел регулирует проведение учета материально-технических ресурсов в торговой организации. Особый упор делается на их прием и отпуск, а также на классификацию и оценку запасов.
Благодаря четвертому разделу положения можно получить четкое представление о существующих группах запасов материально-технических средств, к каждой из которых требуется особый управленческий подход. Так, выделяют текущий запас, страховой запас, транспортный запас, технологический запас, подготовительный запас, неликвидные запасы.
Последний пятый раздел предназначен для обеспечения процесса управления запасами в торговой организации. Эта задача решается за счет составления отчетности, использования надлежащего программного обеспечения, создания условий безопасности, соответствующей подготовки кадров.
Непосредственное управление материально-техническими ресурсами на базах, складах, торговых организациях осуществляется уполномоченными сотрудниками и структурными подразделениями. Управляющее воздействие идет, прежде всего, от руководства предприятия, а именно - от генерального директора и его заместителя по вопросам снабжения. Важную роль играет специализированное подразделение предприятия - отдел материально-технического снабжения.
Также свою лепту вносят функциональные отделы, к которым традиционно относят финансово-экономическую службу и бухгалтерию. Производственные отделы и службы предприятия тоже могут высказывать свое мнение и оказывать влияния на управление запасами.
Таким образом, на основе накопленного мирового опыта можно сделать вывод, что системное видение процесса управления запасами материально-технических ресурсов позволяет торговой организации осуществлять стратегическое и тактическое планирование, повысить эффективность общего управления процессами, сделать прозрачной систему материального снабжения, повысить качество реализуемой покупателям основной продукции.
