Внутрифирменные стандарты - это внутренние документы фирмы, которые детализируют и регламентируют единые требования к осуществлению и документальному оформлению процесса и результатов производственно-хозяйственной деятельности.
Понятие внутрифирменных стандартов
Современные фирмы уполномочены на разработку и реализацию внутренней политики собственной производственно-хозяйственной деятельности. Условием использования данного права является предотвращение противоречий с действующими нормами национального и международного законодательства. Некоторые подобные положения (правила), принимаемые фирмой, называются внутрифирменными стандартами.
Внутрифирменные стандарты представляют собой составную часть организационно-распорядительной документации фирмы, а также элемент ее системы внутреннего контроля. По сути они являются документами, нормы которого детализируют и регламентируют единые требования к осуществлению и документальному оформлению процесса и результатов производственно-хозяйственной деятельности. Внутрифирменные стандарты принимаются и утверждаются руководством фирмы в целях обеспечения высокого качества работы своего персонала и уверенности в том, что она соответствует общепризнанным в деловых кругах требованиям.
Необходимость разработки и утверждения внутрифирменных стандартов объясняется, прежде всего, тем, что из-за специфики деятельности каждой отдельной фирмы не может быть принято единых для всех фирм стандартов, которые бы регламентировали все возможные вопросы. Совокупность утвержденных внутрифирменных стандартов должна представлять описание комплексного подхода фирмы к организации и технологии осуществления снабжения, производства и сбыта.
Наличие системы внутренних стандартов и ее методическое сопровождение являются необходимым показателем профессионализма деятельности фирмы. Они должны содержать конкретные рекомендации, которые позволяют работникам фирмы на практике определить четкий порядок своих действий по выполнению требований стандартов и обеспечению должного качества своей работы.
Основы разработки внутрифирменных стандартов
Внутрифирменные стандарты должны быть разработаны с учетом их актуальности и в соответствии с положениями действующих законодательных и нормативных актов. При этом разрабатываемые стандарты должны отвечать ряду общих требованиям.
Прежде всего, все термины и понятия, которые содержат во внутренних стандартах, должны трактоваться одинаково. Требуется соблюдение четкости, ясности, целостности и логической последовательности изложения всех формулировок.
Все значимые вопросы стандарта должны быть полностью освещены и подробно рассмотрены. Требуются логическое развитие и дополнение излагаемых принципов и положений.
Каждый последующий внутрифирменный стандарт разрабатывается, как правило, с учетом ранее принятых. Благодаря этому обеспечивается согласованность и взаимосвязь между всеми стандартами фирмы. Не меньшее значение имеют дееспособность и целесообразность внутрифирменных стандартов, что означает легкость их реализации на практике, наличие практической пользы и соответствие общим целям фирмы.
К процессу разработки внутрифирменных стандартов выдвигают несколько требований. В соответствии с ними обязательными являются следующие разделы содержания внутрифирменного стандарта:
- общие положения: основные термины и понятия, сфера применения внутрифирменного стандарта, описание объекта стандартизации;
- цели и задачи внутрифирменного стандарта (раскрывают назначение стандарта и решаемые им конкретные проблемы);
- перекрестные ссылки на соответствующие положения других внутрифирменных стандартов;
- основные принципы и методики (отражают подход фирмы к решению поставленных задач);
- функции сотрудников фирмы и последовательность их действий в процессе выполнения стандартизированной работы;
- порядок документального оформления стандартизированной работы;
- перечень нормативных актов, которые должна учитывать в своей деятельности фирма и ее работники.
Помимо этого, обязательными реквизитами внутрифирменного стандарта являются наименование, его порядковый код, дата введения в действие, утвердившее его лицо и др.
Содержание внутрифирменных стандартов в сфере складской приемки
Приемка материально-технических ценностей на складе является одной из основных операций общего технологического процесса, которая включает в себя количественную и качественную проверку материалов, а также документальное оформление приема. Как правило, проверка количества материально-технических ценностей, которые поступили на склад, должна предшествовать проверке их качества.
Суть приемки материально-технических ценностей по количеству состоит в проверке соответствия количества фактически поступивших на склад объектов тем данным, которые были указаны в транспортных и сопроводительных документах поставщика (например, в транспортной накладной, счете-фактуре и т.п.).
Данная проверка должна производиться в единицах измерения, которые были указаны в сопроводительных документах. Кроме того, в этом случае необходимо применять те способы и средства, которые указаны в национальных, международных стандартах и технических условиях на соответствующие материально-технические ценности.
Если поступившие на склад материально-технические ценности не будут соответствовать заявленным ранее данным об их количестве и параметрах качества, то необходимо составить рекламационный акт, который подлежит передаче в установленном порядке поставщику. Данная мера также применяется в случае отсутствия сопроводительных документов или неправильного их оформления.
