Внутренняя информационная система - это совокупность взаимосвязанных средств, методов и персонала, которые используются для поиска, получения, обработки, хранения и выдачи информации в интересах достижения поставленных целей организации.
Понятие внутренней информационной системы
Считается, что современные логистические системы (как на микро, так и на макро уровне) характеризуются большим уровнем циркуляции разнообразных информационных потоков. Их множество, взятое в пределах одного предприятия, образует внутреннюю информационную систему. Под ней, как правило, понимают совокупность средств, методов, уполномоченных специалистов, которые взаимосвязаны между собой ориентацией на осуществление поиска, получения, обработки, хранения и выдачи информации. Указанная работа с информацией вызвана стремлением достичь целей, которые были поставлены перед предприятием.
Внутренняя информационная система играет большую роль для обеспечения бесперебойной деятельности предприятия. В частности, внутренняя информационная система используется логистическим менеджментом для реализации функций управления логистической системой: планирования, регулирования, контроля и анализа ее функционирования.
Содержание внутренней информационной системы
Внутренняя информационная система обычно рассматривается в виде совокупности нескольких подсистем и элементов. В большинстве случаев выделяют функциональную подсистему информационной системы, которая определяет набор решаемых задач при выполнении логистических функций, и обеспечивающую подсистему информационной системы, которая определяет средства и методы решения поставленных задач.
Обеспечивающая подсистема, в свою очередь, подразделяется на следующие компоненты:
- техническое обеспечение - представлено техническими средствами, которые обрабатывают и передают информационные потоки;
- информационное обеспечение - представлено справочниками, классификаторами, кодификаторами и другими средствами формализованного описания данных;
- математическое обеспечение - представлено программами и средствами программирования, которые обеспечивают управление материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств, что позволяет решать функциональные задачи информационной системы.
Подсистемы внутренней информационной системы могут быть также выделены на основе иерархии системы управления на предприятии. В соответствии с данным критерием обычно выделяют три вида подсистем. Во-первых, плановые подсистемы, которые предназначены для принятия на высшем уровне управления решений долгосрочного стратегического характера. Во-вторых, диспозитивные (диспетчерские) подсистемы, которые обеспечивают логистическое управление в подразделениях предприятия. В-третьих, исполнительные подсистемы, которые создаются на уровне оперативного управления.
Этапы построения внутренней информационной системы
Одним из условий успешного осуществления предприятием логистической деятельности, является построение внутренней информационной системы. Как правило, процесса данного построения исходит из функций организации информационных потоков на предприятии, которые могут рассматриваться в качестве этапов построения внутренней информационной системы. Эти функции составляют информационное обеспечение предприятия и подразделяются на первичные и вторичные.
Первичными функциями формирования информационного обеспечения управления предприятием считаются следующие действия:
- организация массивов информации - применение унифицированных систем документации и классификаторов, создание с их помощью структурированных массивов данных, использование последних для организации баз данных;
- организация информационных потоков - выявление источников и потребителей информации, определение состава необходимой информации, установление периодичности циркуляции информации, утверждение форм представления информации, разработка документооборота (установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов);
- организация процедур сбора, регистрации, обработки, хранения и движения информации - обеспечение перечисленных процедур средствами фиксации информации, компьютерами, программами и распределение функций по их осуществлению между структурными подразделениями предприятия и должностными лицами.
Вторичные функции формирования информационного обеспечения предприятия заключаются в предоставлении логистической системе управления полезной информации. Полезной информацией может считаться информация о научно-исследовательских разработках в области техники и технологий, а также информация о передовом отечественном и иностранном опыте в области управления (так называемые, новые управленческие технологии).
Способы организации внутренней информационной системы
В процессе построения внутренней информационной системы предприятия делается выбор между тремя наиболее распространенными способами ее организации:
- централизованный способ - концентрация всей деятельности по формированию информационного обеспечения логистического управления в одном отделе в условиях подчинения непосредственно руководителю предприятия;
- децентрализованный способ - выполнение процедур сбора, регистрации, обработки, хранения и передачи информации специалистами предприятия, представляющими разные уровни управления;
- специализированный способ (аутсорсинг) - выполнение всех работ по обработке информации на предприятии специализированными компаниями или приглашенными со стороны специалистами на договорной основе.
