Электронное снабжение - это деятельность предприятия по приобретению у сторонних организаций ресурсов, в рамках которой один или более процессов поддерживаются, интегрируются или автоматизируются электронным образом.
Сущность и преимущества электронного снабжения
Научно-технический прогресс (особенно, в сфере информационно-телекоммуникационных технологий) привел к тому, что главным на сегодня продолжением центральной логистической концепции управления цепочками поставок стало использование возможностей сети "Интернет" и web-технологий. При этом важную роль во внедрении информационных технологий в цепи поставок играет электронное снабжение.
Электронное снабжение (e-procurement) представляет собой способ осуществления закупочной деятельности, когда ее отдельные процессы поддерживаются, интегрируются или автоматизируются электронным образом. В самом снабжении привязка логистической цепи поставок к электронным возможностям считается очень важным и полезным явлением, которое оказывает влияние на результаты работы всего предприятия и цепочки поставок.
В электронной системе снабжения все операции по закупке товаров, работ, услуг осуществляются в электронной форме. Заказчик и поставщик взаимодействуют друг с другом через обмен электронными письмами и другими документами. Помимо этого, они также вводят ту или иную информацию в базу данных системы через экранные формы. При этом любой документ из системы может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.
Преимущества электронного снабжения для предприятий, в первую очередь, представлены получением мгновенного доступа к любым поставщикам вне зависимости от взаимного месторасположения. Таким образом, формируется прозрачный рынок легко доступных товаров.
Происходит автоматизация закупочного процесса за счет применения стандартных процедур. Существенным образом снижается время, которое необходимо потратить для осуществления трансакций.
Перечисленные и многие другие преимущества электронного снабжения содействуют процессу его внедрения в текущую производственно-хозяйственную деятельность подавляющего большинства действующих сегодня предприятий.
Этапы внедрения электронного снабжения
Электронное снабжение на предприятии может быть внедрено постепенно, посредством реализации следующих этапов:
- Этап традиционных инструментов коммуникации, когда информационные системы используются исключительно для управления процессами, которые происходят внутри предприятия, а не для внешних коммуникаций с контрагентами;
- Этап инструментов коммуникации на базе сети Интернет, который в то же время остается неинтегрированным с внутренними информационными системами, поэтому практикуется ручная передача информации.
- Этап интеграции между коммуникационными инструментами на базе сети Интернет и внутренними информационными системами, когда предприятию приходится брать на себя роль организатора (т. е. разрабатывать программное обеспечение, контролировать доступ и т. д.);
- Этап интегрированного предприятия, когда у участников цепочки поставок появляется возможность участвовать в конструировании конечных продуктов.
Система электронного снабжения
Электронные системы снабжения являются составной частью систем электронной коммерции типа В2В, т. е. систем, предназначенных для опосредования отношений между двумя хозяйствующими субъектами. Данные системы делают возможным проведение закупочных операций в режимах как on-line, так и off-line. Кроме того, возможна интеграция электронной системы снабжения с другими автоматизированными системами и программными продуктами, она способна на ведение учета логистики и финансовых операций.
Электронные системы снабжения обеспечивают прямое взаимодействие между поставщиками продукции и снабженцами (заказчиками). Благодаря этим технологиям первые хранят каталоги (прайс-листы) поставляемой продукции и поддерживают их непосредственно в электронной системе снабжения. Перед вторыми открываются возможности следующего рода:
- искать требуемую номенклатуру материально-технических ресурсов;
- проводить маркетинговый и конъюнктурный анализ;
- переписываться с контрагентами;
- организовывать тендеры и конкурсы;
- проводить предконтрактную и контрактную подготовку;
- готовить и проводить оплаты поставщикам;
- вести учет хода выполнения плана поставок и т.п.
Необходимо отдельно отметить, что системы электронного снабжения подразделяются на открытые и корпоративные. Открытая система обеспечивает информационную поддержку отдельных этапов бизнес-процесса материально-технического снабжения. Услуги открытой системы, как правило, предоставляются на основе подписки, чья стоимость обычно невысока. Пользователь открытой системы самостоятельно формирует потребности в материально-технических ресурсах и осуществляет поиск необходимого и подходящего в базах данных поставщиков и каталогах продукции.
В случае осуществления предприятием масштабных закупок по широкой номенклатуре продукции после накопления им первичного опыта работы с электронным снабжением в открытой системе целесообразным оказывается принятие решения о создании и внедрении корпоративной системы электронного снабжения. Они учитывают интересы конкретного предприятия и располагают расширенным функционалом в соответствии с требованиями пользователя.
Таким образом, электронные системы снабжения в настоящее время превращаются в неотъемлемый элемент логистической (закупочной / снабженческой) деятельности любого предприятия. Практически уже все поставщики и заказчики находят контрагентов и договариваются с ними дистанционно с помощью информационно-телекоммуникационных средств удаленного доступа и электронного обмена данными.
