Контроль - это функция управления, которая заключается в наблюдении за поведением объекта управления, т.е. в измерении достигнутых результатов и их сравнении с запланированными, с целью принятия соответствующих управленческих решений, направленных на оптимизацию функционирования объекта управления.
Понятие и сущность контроля
В логистике, как и практически в любой другой сфере деятельности, имеет место такая функция управления, как контроль. Логистический контроль заключается в непрерывном и упорядоченном совершении обработки логистических данных. В результате этой обработки субъектами управления устанавливается наличие отклонений фактических значений логистических показателей от плановых. Затем происходит анализ этих отклонений для того, чтобы определить причины их возникновения.
Иными словами, контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. С помощью контроля создаются гарантии выполнения планов, что повышает эффективность управленческого процесса.
Контроль предназначен для предупреждения возможных отклонений, а не их ликвидации. Поэтому результаты контроля используются предприятием для составления новых планов и для принятия управленческих решений в области организации и мотивации труда.
Чаще всего выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль. Предварительный контроль направлен на проверку качества и количества ресурсов и иных объектов, поступающих в организацию. Процесс текущего контроля совпадает с процессом преобразования ресурсов, непосредственной деятельности предприятия. Заключительный контроль оценивает результаты, которые были получены по завершению основной части работы.
Любой процесс контроля состоит из четырех последовательно сменяющих друг друга этапов:
- Установление стандартов (норм, эталонов, контрольных цифр), с которыми будут сравниваться результаты деятельности;
- Количественное и качественное измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта;
- Сравнение измеренных фактических результатов и установленных стандартов;
- Оценка результатов и осуществление корректирующих действий (в виде поддержания существующего положения, исправления отклонения фактических результатов от стандарта, изменения стандартов).
Особенности контроля в сфере закупок
Контроль в сфере закупочной деятельности должен осуществляться предприятием согласно тем целям и задачам, которые состоят перед ним в сфере управления закупками в рамках общей логистической системы. Осуществление контроля во многом представлено аналитической работой, которая обычно включает в себя следующие составные части:
- Анализ условий закупок и рынка поставщиков;
- Контроль бюджета закупок;
- Анализ финансовой деятельности предприятия;
- Контроль и анализ качества закупаемой продукции;
- Контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;
- Анализ системы прогнозирования потребности и т.д.
Принципы внутреннего контроля деятельности менеджеров предприятия, ответственных за ведение закупочной деятельности, описываются в регламенте закупок. В этом документе прописывают критерии отнесения продукции к различным категориям важности (например, по годовой сумме закупок, по степени влияния на деятельность предприятия). На основе подобного деления будет делаться выбор в пользу той или иной формы закупок. Напомним, что возможна простая закупка, проведение конкурса (как открытого, так и закрытого), запрос предложений, закупка у единственного поставщика.
Помимо этого, регламентом закупок четко формализуется порядок проведения закупок. Это означает формальное закрепление требований к форматам документации, срокам, иерархии принятия решений на всех этапах закупочной деятельности. Следовательно, в регламенте закупок устанавливаются стандарты закупочной деятельности, с которыми впоследствии сравниваются значения ее фактически полученных результатов.
Предприятиями используется и ряд других эффективных средств контроля. Например:
- Проведение сравнения заявки на закупку с имеющимся бюджетом предприятия, что должно обязательно предшествовать принятию управленческих решений о необходимости произвести какую-либо закупку (данное средство позволяет бороться со злоупотреблениями и мошенническими действиями менеджеров среднего и высшего уровня);
- Ограничение для сотрудников предприятия доступа к данным о поставщиках, ценах, объемах закупок и другой информации, которая хранится в электронном виде (данное средство позволяет предотвратить утечку конфиденциальной информации и несанкционированное изменение данных в корыстных целях);
- Правильное разделение обязанностей между сотрудниками и подразделениями предприятия по всей цепочке — от подачи заявки на закупку до проведения платежа (например, составлять заявку и совершать платеж должны разные сотрудники);
- Заранее нахождение альтернативных поставщиков, которые в случае чего могут заменить основного поставщика (через запрос цен на их продукцию можно проверить эффективность работы отдела закупок).
Для контроля над процессом закупок рекомендуется использовать специальные формы отчета. Она имеет табличный вид, заполняется по каждому менеджеру / специалисту отдела закупок, который приобретает определенный объем сырья и материалов по определенной цене. В этой форме указываются не только фактические, но и плановые показатели закупок, их расхождение, а также данные по предыдущим периодам работы.
Таким образом, контроль в сфере закупочной деятельности предприятия тщательно организован и систематизирован, поскольку от результатов закупок во многом зависит общая экономическая эффективность работы целиком.
