Отправочная экспедиция - это зона склада, на которой происходит подготовка товара к отправлению покупателям, его комплектация и маркировка, а также оформление комплекта необходимых документов.
Понятие отправочной экспедиции склада
Складские помещения и базы хранения большинства предприятий, как правило, состоят из нескольких функциональных и технологических зон. Так, одной из важнейших зон склада является отправочная экспедиция.
Отправочная экспедиция представляет собой зону склада, которая предназначена и оборудована для подготовки, комплектации, маркировки товара, оформления соответствующей документации. Как правило, зона отправочной экспедиции располагается возле зоны приёмки и выгрузки товара, ее площадь занимает около 5-10 % территории склада.
Главной функцией отправочной экспедиции склада является установление связи между транспортом и покупателем через логистический процесс. В этой зоне происходит кратковременное хранение грузовых единиц, подготовленных к отправке, а затем - организация их доставки покупателю.
Перед отправочной экспедицией склада обычно стоят задачи следующего рода:
- Организация работы по обслуживанию исходящих товарных потоков (в том числе за счет организации и осуществления централизованной доставки товаров).
- Повышение эффективности использования транспорта (в том числе за счет обеспечения его четкой работы).
- Улучшение качества доставки товаров.
Отправочная экспедиция - это, прежде всего, помещение, поэтому большое значение придается его планировке. Во время ее разработки нужно учитывать находящиеся рядом складские площади, объем грузооборота, среднее количество грузополучателей. Помимо этого, особое значение должно придаваться содержанию и особенностям технологического процесса переработки проходящих грузов, а также используемым технологическим средствам (в случае механического варианта выполнения погрузочно-разгрузочных работ).
Планировка помещения отправочной экспедиции на складе должна предусматривать, прежде всего, наличие достаточного количества мест для комплектования товаров по маршрутам. Если этого не сделать, то склад может не справиться не тем товарным потоком, который будет проходить через склад для реализации покупателям.
Основы организации работы отправочной экспедиции склада
Организация работы отправочной экспедиции склада предполагает распределение полномочий между работниками склада, наделение их необходимыми ресурсами, координация их совместной деятельности, а также взаимодействия с иными контрагентами. Стоит отметить, что в результате организации работы сотрудники отправочной экспедиции склада будут находится в благоприятных условиях для выполнения следующих действий:
- концентрировать, формировать и группировать товары по маршрутам;
- контролировать качество упаковки товаров для того, чтобы исключить случаи их порчи во время транспортировки грузополучателям;
- формировать маршруты движения транспортных средств;
- своевременно отправлять товары покупателям;
- ликвидировать излишние простои транспортных средств под погрузкой;
- контролировать возврат оборотной тары (в случае использования этой категории тары);
- составлять и оформлять все виды документов.
Экспедиция строит свою работу по графику, который составляется в зависимости от принятой схемы транспортно-экспедиционных операций. В выходные и праздничные дни отправочная экспедиция на складе не работает, отправка товаров производится по будним дням.
Обычно работа отправочной экспедиции на складе складывается из двух этапов - подготовительного и основного. Подготовительный этап начинается после обеденного перерыва и заканчивается в конце рабочего дня, а основной этап начинается с утра следующего дня и заканчивается к обеденному перерыву.
Подготовительный этап начинается со сбора на складе товаров, подготовленных к отправке. Собранные товары подлежат специальной регистрации в журнале счетов-фактур. Далее проводится комплектация маршрутов по схеме завоза. Отталкиваясь от этого, производится заказ автомобилей.
Основной этап заключается в отправке товаров в магазин. Для этого товары загружают в транспортные средства. Вместе с этим происходит оформление транспортных документов. В конце складам возвращаются счета-фактуры на доставленные товары.
Перед непосредственной отправкой товаров работники отправочной экспедиции склада проводят проверку комплектности партии по количеству мест. Основанием для этой проверки выступает документация на отгрузку. При централизованной доставке товаров автомобильный транспорт предприятия работает по утвержденным рейсовым графикам, что требует оперативности и быстроты погрузки, которая ускоряется за счет использования в отправочной экспедиции склада средств механизации.
Товары перемещаются из отправочной экспедиции склада на рампу посредством использования специального оборудования: аккумуляторные погрузчики, ручные тележки, тележки с гидравлическим подъемом вил, ленточные транспортеры, рольганги. Грузчик-экспедитор принимает товар по количеству мест, проверив целостность тары, и расписывается в журнале в получении груза.
Грузы укладывают в кузов автомобиля, соблюдая принцип максимального использования его площади, а также учитывая его фактическую грузоподъемность и расположение грузополучателей на маршруте. Размещение товарных мест по глубине кузова должно соответствовать порядку их выгрузки при движении по маршруту.
Таким образом, организация работы отправочной экспедиции склада является одной из важных функций логистического управления на предприятии, от эффективности выполнения которой зависят результаты его сбытовой деятельности.
