Организация и управление информационными потоками в транспортной организации

Организация информационных потоков в транспортной организации

Рациональная организация всех информационных потоков является одним из главных условий для успешного управления логистическим процессом транспортирования грузов. Причем информационные потоки в транспортной организации начинаются с момента подачи заявки на доставку груза, а оканчиваются составлением отчета о выполненной грузовой перевозке.

Информационный поток в логистической системе, которой по своей сути является любая транспортная организация, организован по принципу обратной связи органа управления с субъектами логистической системы на всех этапах товарного движения. Логистический процесс — линейный, и он обусловлен последовательным выполнением логистических операций в процессе.

Организация и управление информационными потоками в настоящее время осуществляются при помощи специализированных информационных систем. Логистические информационные системы позволяют улучшить организацию управленческих процессов в транспортной организации. В качестве залога успеха в данном случае выступает рациональное использование технического обеспечения маркетинго-логистической системы.

Логистическая информационная система функционирует за счет материально-технологической базы, которая представлена технологическим оборудованием и программным обеспечением. Последнее отвечает за интеграцию модулей, которые отражают функциональный цикл логистики: получение заказов; обработка заказов; транспортировка; распределение; управление запасами. Как показывает практика, информационное обеспечение пассажирских и грузовых перевозок во многих транспортных организациях происходит посредством применения пакета прикладных программ в составе Microsoft Office и 1С «Бухгалтерия».

Для работы информационной системы в транспортной организации в настоящее время большое значение имеют международные телекоммуникационные сети (прежде всего, Интернет), стандарты электронного обмена данными (например, EDI, EDIFACT), спутниковые системы связи и навигации (GPS, ГЛОНАСС, Prodat, Inmarsat-C, Euteltracs). Перечисленные технологии напрямую содействуют интеграции информационных систем поставщиков, перевозчиков, экспедиционных компаний и потребителей. А это, в свою очередь, делает возможным следующие операции:

• обмен информацией о непосредственном движении товара между участниками цепи поставок, основными из которых являются логистические службы производителя и покупателя товара;
• мониторинг осуществления процессов, которые обеспечивают движение (транспортировку) товаров в режиме реального времени;
• оценка экономической эффективности организации логистических процессов, которые обеспечивают движение товаров, и др.

Надежность транспортировки товара увеличивается за счет контроля за ходом транспортного процесса на основе использования средств оперативной связи. Так, на транспорте сегодня нашли применение такие типы средств и систем оперативной связи, как радиосвязь, сотовая связь и спутниковая связь.

Управление информационными потоками в транспортной организации

Управление информационными потоками в транспортной организации нацелено, в первую очередь, на сохранение потребительских свойств товарно-материальной ценности (груза) в течение всего ее жизненного цикла и, прежде всего, во время складирования и транспортирования. Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:

• минимизировать ошибки при сборе и обработке информации;
• составить план ресурсного обеспечения логистических процессов и управлять взаимодействием субъектов в системе на основе информации, которая отвечает принципам полноты, достоверности, точности, своевременности;
• снизить трудовые затраты представителей руководящего состава благодаря использованию возможностей электронного обмена информацией, что должно привести к уменьшению движения документов на бумажных носителях и др.

Управление информационным потоком предполагает его фильтрацию. Она заключается в избирательной (т.е. основанной на определенной системе требований и ограничений) переработке одних и отторжении других информационных данных и документов.

Информационные потоки подлежат объединению и разделению в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций. Благодаря этим действиям транспортные организации могут накапливать необходимые данные и хранить их в информационном массиве. А для того чтобы получить еще некоторые дополнительные данные, связанные с осуществлением логистических операций, приходиться проводить обработку информации.

Данные и параметры должны превращаться в информацию для управления в соответствии с определенными принципами. Главным из них является принцип минимального необходимого количества информации, который базируется на принципах универсализации и оптимальной детализации информации.

Управление информационными потоками в транспортной организации путем использования современных информационных технологий дают ей три преимущества:

1. Снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени.
2. Гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки.
3. Обеспечение качества транспортных услуг через качество производственных и управленческих технологий.

Таким образом, организация и управление информационными потоками в транспортной организации в форме внедрения информационной системы позволит повысить ее работоспособность, увеличить е управляемость и облегчить работу сотрудников.