Процесс приобретения материальных ресурсов состоит из следующих этапов.
Этап 1. Идентификация и оценка потребности в закупаемых ресурсах
Потребность может быть прежней, новой или модифицированной.
Качественная оценка потребности предполагает сопоставление ценности ресурса с затратами на его приобретение. В случае если затраты превышают потенциальную ценность продукта для потребителя, необходимо пересмотреть потребность, в этом случае повторяющаяся закупка может трансформироваться в модифицированную или новую.
Количественная оценка потребности в ресурсах может осуществляться на основе информации о прошлых заказах, путем экстраполяции динамики потребления или нормативным методом (исходя из программы производства и норм расхода).
На данном этапе также осуществляется проверка уровней запасов того или иного материального ресурса во избежание заказа избыточного количества.
Таким образом, определяется два вида потребности:
- валовая потребность (брутто-потребность) в материалах для реализации программы производства;
- чистая потребность (нетто-поторебность) в материалах, рассчитываемая как валовая потребность за вычетом наличных запасов и открытых заказов.
Этап 2. Анализ и отбор поставщиков
На данном этапе определяются потенциальные источники поставки, то есть поставщики. Они могут быть определены на основе прошлых поставок и заключенных договоров. В случае если возникшая потребность – новая или возникла необходимость обновления структуры поставок, требуется провести анализ рынков снабжения и провести отбор новых поставщиков.
Источниками информации о поставщиках могут быть специализированные инетернет-ресурсы, каталоги, рекламные материалы, специализированные выставки, личные контакты и др.
Критериями выбора поставщика чаще всего выступают цена продукции, качество товара, надежность поставки, удаленность поставщика, условия поставки и другие. В качестве методов выбора поставщика могут использоваться: метод попарных сравнений, метод рейтинговых оценок, затратный метод и другие.
Этап 3. Размещение заказа на поставку
На данном этапе принимаются решения о структуре и объемах ресурсов, условиях закупки, структуре поставщиков, форме хозяйственных связей. С выбранным поставщиком (или поставщиками) заключается договор (контракт) на поставку, то есть двусторонне соглашение, в котором указываются требования к качеству и количеству поставляемого ресурса, его стоимость, условия поставки и оплаты, ответственность сторон и прочее. Далее, если это оговаривается условиями, вносится предоплата. Формируется заказ на поставку, то есть требование поставщику обеспечить отгрузку определенного количества ресурса в определенный срок в соответствии с заключенным договором.
Этап 4. Поступление продукции и контроль качества
Приняв заказ, поставщик отгружает его, товар транспортируется покупателю. Доставка может осуществляться за счет поставщика, покупателя или частично обеими сторонами. Правила, порядок, условия распределения ответственности за доставку между поставщиком и покупателем определяются в контракте. При международных поставках типовые условия распределения ответственности прописаны в международном словаре Инкотермс.
Когда заказ прибывает от поставщика, осуществляется его проверка по качеству и количеству, приемка, оформление документов, внесение информации о заказе в информационную систему предприятия и отправка на места хранения или использования.
