Работа по оформлению отношений с поставщиками на предприятии включает мероприятия по заключению договоров и организации их исполнения, которые можно условно разделить на этапы, рассмотрим их особенности.
Подготовка к заключению договора
На данном этапе решаются задачи:
- преддоговорные контакты с потенциальным поставщиком (подрядчиком);
- разработка условий договора, их согласование с поставщиком и внутренними заказчиками предприятия;
- подготовка бланков договоров и другой документации;
- подписание предварительных договоров – соглашений и намерениях.
В случае тендерной формы закупок на данном этапе также согласовывается и размещается в открытых источниках заявка на закупку, то есть сообщение покупателя о намерении произвести закупку.
Оценка оснований заключения договоров
На данном этапе производится анализ коммерческой и производственной ситуации, в которой находится предприятие и его потенциальный поставщик (подрядчик) и принимается окончательное решение о заключении договора с тем или иным контрагентом. При наличии предварительного соглашения об отказе заключить договор необходимо аргументировать, причем до того момента, как поставщик совершит действия, связанные с материальными затратами.
Оформление договоров
На данном этапе решаются задачи:
- разработка проектов договора;
- согласование условий договора с внутренними заказчиками и службами;
- урегулирование разногласий;
- конкретизация содержания договора;
- подписание договора сторонами.
Проекты договора разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий передаются для всесторонней проверки заинтересованным лицам (например, финансовому отделу, подразделению внутреннего заказчика, службе снабжения, отделу логистики и др.). Традиционная форма проверки соответствия проектов договора интересам предприятия – визирование ответственным представителем.
Доведение содержания договора до исполнителей
Доведение содержания договора до исполнителей может осуществляться следующим образом:
- передача заинтересованным лицам договорной документации, либо копий или выписок этих документов;
- издание систематизированных документов об основных условиях договоров (например, планы поставок).
Расчеты с поставщиками
Расчеты с поставщиками по результатам исполнения договора или его этапа осуществляется на основе следующих документов.
Товарная накладная − документ, отражающий переход права собственности на товар от продавца покупателю, этот документ является основанием для списания поставляемых товарно-материальных ценностей продавцом и их постановки на учет покупателем.
Акт получения товара (приема работы) – документ, подтверждающий факт передачи товара (сдачи работы) и приемку товара (работы) покупателем. Акт констатирует, что покупатель удовлетворен качеством поставленного товара (выполненной работы) и претензий к поставщику не имеет. При расчетах с поставщиком оформляется следующая документация: счет на оплату, счет-фактура.
Счет-фактура – это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров и их стоимость, оформляется продавцом после окончательной приемки товара (работы), на основе счет-фактуры производятся окончательные расчеты с поставщиком, также этот документ служит основанием для уплаты НДС.
Оценка результатов исполнения договоров
Оценка результатов включает:
- анализ результатов на предмет возможности применить к поставщику меры поощрения или штрафные санкции;
- формулирование вывода об успехе оформления отношений с поставщиком путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями контракта;
- разработка мероприятий, способных улучшить исполнение контракта.
