Документальное оформление - это деятельность, в ходе которой составляются и принимаются документы, отражающие те или иные факты хозяйственной жизни.
Документальное оформление процессов приемки продукции
Любое предприятие, которое в рамках материально-технического снабжения получает продукцию, должно соответствующим образом оформить ее поступление. С этой целью разработан целый ряд типовых форм, а само документальное оформление приемки продукции регламентируется нормами технических условий, договоров купли-продажи и инструкций о порядке приемки товаров.
Первый этап приемки продукции на продукции заключается в оформлении сопроводительных документов. Различают следующие группы товарно-сопроводительных документов:
- Количественные документы - содержат информацию о количественных характеристиках принимаемого товара (акты отбора образцов, коммерческие акты, акты о расхождении в количестве товаров, акты о недостаче товара и др.).
- Качественные документы - содержат информацию о качестве товаров, их сорте, дате выработки или отгрузки (сертификаты и декларации товаров, удостоверение качества и др.).
- Расчетные документы - определяют условия поставки товаров, которые не указаны в договоре (протокол согласования цен, счет, счет-фактура, договоренности о распределении затрат и др.).
- Комплексные документы - это, прежде всего, накладные, которые обеспечивают учет товаров при транспортировке и приемке.
Процесс приемки товаров по количеству и качеству регулируют специальные инструкции о порядке приемки товаров. Они описывают стандартные алгоритмы приемки товара, обязывают поставщиков на обеспечение сохранности груза при транспортировке и простоты приемки товаров. Стоит отметить, что применение инструкций не является обязательным.
Действующее законодательство не устанавливает образцы акта приемки товара. Однако имеют место обязательные реквизиты акта приемки-передачи товара. К таковым, в частности, относятся:
- наименование акта, место и дата его создания (т.е. дата приемки);
- наименование принимаемого товара, его стоимость и количество;
- номер и дата договора, на основании которого производится поставка и приемка товара;
- подписи ответственных лиц с обеих сторон.
В том случае, если между сопроводительными документами на товар и фактическим состоянием принимаемой продукции будут выявлены несоответствия, то хозяйствующим субъектам необходимо соответствующим образом задокументировать данное обстоятельство. В качестве примеров таких случаев можно назвать вскрытие грузовых мест и нарушение их пломбировки, несоблюдение условий транспортировки товара, расхождение между документально зафиксированным и фактическим количеством / весом тарных мест и др.
Во время приемки продукции достаточно часто приходится составлять акт недостачи (излишка) товара. Условием его оформления является выявление недостачи или излишка. Такой акт заполняется в день выявления, и его один экземпляр отправляется поставщику.
В настоящее время все документы, которые оформляются в процессе приемки продукции, фиксируются в программе автоматизации. Использование такой программы обеспечивает хозяйствующим субъектам корректный учет товаров и облегчает подготовку всех видов отчетности.
Документальное оформление процессов отгрузки продукции
Отгрузкой продукции принято называть ситуацию, когда выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства (прямо из производственного цеха или опосредовано через складские помещения) в сферу обращения (торговые предприятия и конечные потребители). Это процесс фиксируется в первичных документах, которыми, прежде всего, являются приемо-сдаточные накладные, акты, ведомости, планы-карты.
Документальное оформление отпуска готовой продукции происходит посредством составления приказа-накладной, которая состоит из приказа складу и накладной на отпуск. Приказ складу выписывает соответствующая служба на основании условий договора с покупателем. В этом приказе указываются наименование покупателя, его код, количество и ассортимент отгружаемой продукции, срок отгрузки.
Накладная на отпуск продуктов используется для того, чтобы осуществить непосредственную передачу продукции со склада в сферу обращения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у работника, который получил товар и остается материально ответственным лицом до последующей передачи продукции.
Для документального оформления отгрузки продукции, т.е. продажи / отпуска товарно-материальных ценностей стороннему лицу, необходимо применить унифицированную форму товарной накладной. Именно этим документом оформляется переход права собственности на товар.
Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в той организации, которая отгружает продукцию (сдает товарно-материальные ценности). Этот экземпляр впоследствии используется в качестве основания для списания указанной продукции. Второй экземпляр передается стороннему лицу, который использует его в качестве основания для оприходования этой продукции.
Если покупатель не осуществляет и не оплачивает транспортировку приобретаемой продукции, более того, к выполнению этого процесса привлекаются сторонние посреднические организации, то необходимо составить специальные товарно-транспортные (или просто - транспортные) накладные. Данный вид документов используется для учета движения отгружаемой продукции и расчетов за ее перевозки. Товарно-транспортная накладная на перевозку продукции составляется грузоотправителем, причем в большинстве случаев к этому процессу еще привлекается перевозчик (в этой роли зачастую выступают транспортные предприятия).
