Значение и основные предпосылки рациональной организации службы бухгалтерского дела

Тема лекции: Значение и основные предпосылки рациональной организации службы бухгалтерского дела 1 Принципы организации бухгалтерского учета Основные организационные аспекты бухгалтерского финансового учета в России регламентируются законодательно. Они строятся на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и др. Организацию бухгалтерского учета определим, как комплекс мер по упорядочению учетной работы, проводимых администрацией предприятия, направленных на обеспечение финансового контроля за деятельностью персонала и способствующих повышению эффективности труда счетных работников. Организационное обеспечение бухучета должно быть подчинено задаче своевременного представления аппарату управления полной и достоверной информации с наименьшими издержками. Для построения учетного процесса как единой информационной системы необходимо основываться на следующих организационных принципах: 1. Государственное регулирование общих принципов и правил организации, методики и техники бухгалтерского учета; 2. Сочетание в учетной политике общих принципов учета с отраслевыми, технологическими и другими особенностями предприятия; 3. Постоянное совершенствование организации бухгалтерского учета, повышение квалификации работников бухгалтерского аппарата и на этой основе повышение роли бухгалтерского учета в информационной системе предприятия; 4. Совершенствование форм и методов представления учетной информации с целью лучшего управления процессами воспроизводства; 5. Применение экономических методов управления, оптимизация построения учетного аппарата. К основным предпосылкам рациональной организации учета относятся: изучение организации, законоположений и инструкций, других регламентирующих документов по учету и отчетности; установление рациональных взаимосвязей производственных участков организации с ее бухгалтерией; определение характера и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата. 2. Механизм организации бухгалтерского учета Механизм организации учета хозяйствующими субъектами включает следующие основные элементы. 1. Выбор лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета. В соответствии с Законом ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных документов, проведение порядка инвентаризации организация документооборота. Руководитель предприятия определяет, на кого возложить ответственность за ведение бухгалтерского учета. Так, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» в зависимости от объема учетной работы он может: учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; ввести в штат должность бухгалтера; передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту; вести бухгалтерский учет лично. Три последних варианта рекомендуется применять в организациях, относящихся по законодательству Российской Федерации к субъектам малого предпринимательства. 2. Определение должностных обязанностей работников бухгалтерии. Руководителем определяются порядок назначения и увольнения главного бухгалтера, его полномочия. Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н утверждено положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008. ПБУ расширило круг лиц, имеющих право формировать учетную политику. Теперь это может быть не только главный бухгалтер, но и другое должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета в организации (пункт 5 ПБУ 1/2008). Компания может утверждать в учетной политике все формы первичных учетных документов, а не только те, по которым нет типовой формы. При формировании учетной политики можно учитывать правила международных стандартов финансовой отчетности (далее – МСФО). В частности, организация может исходить из МСФО, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета (пункт 8 ПБУ 1/2008). ПБУ 1/2008 ввело новое понятие «изменение оценочных значений», под которым понимается корректировка стоимости актива (обязательства) или величины, отражающей погашение стоимости актива, обусловленная появлением новой информации, которая производится исходя из оценки существующего положения дел в организации, ожидаемых будущих выгод и обязательств и не является исправлением ошибки в бухгалтерской отчетности. Изменению оценочных значений посвящен раздел 5 ПБУ 1/2008. Этот раздел позволяет пересматривать такие показатели, как резерв по сомнительным долгам и срок использования основных средств. Подобные исправления следует оговорить в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. В ПБУ подробно изложен порядок корректировки бухгалтерской отчетности при внесении изменений в учетную политику. Если последствия изменений могут быть оценены, то корректируется входящий остаток по статье «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Теперь изменение учетной политики может производиться не только с начала отчетного года, если это обусловлено причиной такого изменения. Все это документально закрепляется в Положении о бухгалтерии (документ 4-го уровня). Положение представляет собой правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы бухгалтерии. Данный документ относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации и имеет четко установленную структуру. Раздел «Общие положения» содержит сведения о численности и штатах бухгалтерии, распределении обязанностей, перечень законодательно-нормативных актов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Заканчивается раздел требованиями, предъявляемыми к руководителю бухгалтерии. Во втором разделе Положения излагаются цели и задачи бухгалтерии, определяющие ее функции. Третий раздел Положения раскрывает функции бухгалтерии. На основе перечисленных функций разрабатываются должностные инструкции работников бухгалтерии. Четвертый раздел «Права и обязанности главного бухгалтера (его заместителей)» включает должностную инструкцию главного бухгалтера, составленную на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и Положения о главных бухгалтерах (последнее не потеряло актуальности в части, не противоречащей федеральному законодательству о бухгалтерском учете). В пятом разделе «Взаимоотношения» указываются службы, с которыми бухгалтерия взаимодействует (со всеми структурными подразделениями – по вопросам бухгалтерского учета; с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; с отделом кадров – по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчетам заработной платы персоналу и т.д.) Шестой раздел «Организация работы» включает правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии. В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вписывается соответствующая информация. Положение оформляется на бланке организации за подписью главного бухгалтера и утверждается руководителем предприятия. Таким образом, Положение о бухгалтерии – многопрофильный документ, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки зависит эффективность построения и организации бухгалтерского учета на предприятии. 3. Выбор степени централизации учета зависит от централизации управления и определяется руководителем организации, который принимает решения о необходимости исчисления экономической эффективности отдельных хозяйственных участков (структурных подразделений) в рамках одного юридического лица, для чего необходимо их выделение на отдельный баланс, т.е. децентрализация. Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях организации осуществляется первичный. Данные первичных документов группируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где эти документы проверяются, обрабатываются, и их данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета. При централизации бухгалтерского учета обобщение учетных данных происходит в главной бухгалтерии, что позволяет рационально организовать труд работников бухгалтерии, использовать современные средства автоматизации учета. Децентрализация учета заключается в том, что в отдельных структурных подразделениях не только оформляют первичные документы, но и ведут синтетический и аналитический учет, составляют отчеты. Подразделения представляют отчеты в центральную бухгалтерию, где их сводят в целом по организации. Работники центральной бухгалтерии осуществляют контроль за работой бухгалтерий каждого подразделения. Основной недостаток децентрализации учета состоит в разобщенности работы бухгалтерского аппарата, создаются проблемы при проведении единой учетной политики и при автоматизации учетных процессов, увеличиваются затраты на получение учетной информации. Вместе с тем в условиях территориальной разобщенности, разнообразного характера выполняемых работ, внедрения коллективных форм организации труда и его оплаты (внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.) децентрализация учета часто является необходимой. Главное преимущество децентрализации заключается в том, что учет как функция управления организуется непосредственно на местах совершения хозяйственных операций. Близость работников учета к регистрируемым объектам улучшает информационные, аналитические и контрольные функции учета. Появляется возможность проведения оперативного анализа и оценки состояния производства, получения маржинального дохода и прибыли в каждом подразделении организации. 4. Выбор организационной структуры бухгалтерии. Она (как при централизованной, так и при децентрализованной организации) предполагает три основных вида: функциональный, линейный и линейно-функциональный. 5. Определение материальной ответственности работников. В целях обеспечения сохранности имущества организации с рядом работников заключаются договоры о полной либо частичной материальной ответственности (с кассирами, продавцами, кладовщиками, экспедиторами и т.д.) 6. Определение объектов, порядка и сроков проведения инвентаризации. 7. Разделение учетных и хозяйственных функций. В целях недопущения злоупотреблений необходимо отделение функций по ведению учета от функций по осуществлению хозяйственной деятельности (крайне нежелательно совмещение одним лицом бухгалтерских и хозяйственных обязанностей, например, приобретения материальных ценностей и учета операций по их движению или оприходования и выдачи денежных средств и учета операций по их движению и т.д.). 8. Выбор формы бухгалтерского учета. Организация вправе самостоятельно выбирать (разрабатывать) форму бухгалтерского учета, т.е. состав, структуру и порядок формирования учетных регистров, что определяется характером и масштабом деятельности, потребностями управления, объемом обрабатываемой информации, техническими возможностями автоматизации и другими факторами. 9. Утверждение рабочего плана счетов и номенклатуры объектов аналитического учета. 10. Утверждение форм первичных учетных документов. Помимо типовых унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых обязательно, организация вправе самостоятельно разрабатывать и применять собственные бланки первичных документов. Такие документы используются в случае отсутствия типовых форм для отражения отдельных операций, либо применяются в дополнение к унифицированным формам. 11. Утверждение форм бухгалтерской финансовой отчетности, варианта представления числовой информации в бухгалтерской финансовой отчетности. Организация вправе применять для составления бухгалтерской отчетности: типовые формы, разрабатываемые и рекомендуемые Минфином РФ; формы, разрабатываемые самостоятельно с учетом требований ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и других нормативных документов. Представление бухгалтерской финансовой отчетности осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде (при наличии технических возможностей и с согласия пользователей отчетности). Для рационального распределения труда между работниками учетного аппарата составляют перечень всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и устанавливают нормы времени выполнения каждой из них работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета, который включает: план документации и документооборота; план инвентаризации; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; план организации бухгалтерского архива. 3. Типы структуры аппарата бухгалтерии В современных условиях сложились три основных типа структур: линейная (иерархическая), по вертикали (функциональная) и комбинированная (линейно-функциональная). При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура используется на небольших предприятиях. К преимуществам линейной структуры аппарата бухгалтерии можно отнести: 1. единство и четкость распорядительства: 2. согласованность действий исполнителей; 3. четкую систему взаимных связей между главным бухгалтером и сотрудниками бухгалтерии; 4. быстрота реакции в ответ на прямые указания главного бухгалтера; 5. персональную ответственность за выполнение обязанностей и т.д. Среди недостатков линейной структуры называют: 1. высокие требования к главному бухгалтеру, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт во всех функциях, выполняемых подчиненными: 2. перегрузка главного бухгалтера огромным количеством информации, документации и множественностью контактов с подчиненными. При организации аппарата бухгалтерии по вертикали (функциональной организации) структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности. Создаются промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов. Данная модель бухгалтерии применима в средних и крупных организациях. В средних организациях в состав аппарата бухгалтерии могут входить следующие группы: 1. материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведут учет основных средств; 2. учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда; 3. производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции; 4. учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации; 5. общая, работники которой ведут учет остальных фактов хозяйственной жизни и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности. В крупных организациях кроме перечисленных могут существовать группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группа подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др. При функциональной организации работы бухгалтерии основной упор делается на профессионализм сотрудников и приобретение ими знаний и умений, необходимых для работы на определенном участке учета, что и является одним из преимуществ данной системы. Помимо этого, функциональная организация работы бухгалтерии освобождает главного бухгалтера от решения многих вопросов текущего характера, а также способствует построению связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю. Однако эта система по своей природе имеет ряд недостатков, к главным из которых относятся следующие: 1. вероятность задержки поступления данных из одной функциональной службы в другую, поскольку реально каждая служба отвечает только за свою работу, а не за принятие решения в целом: 2. стремление каждой службы иметь как можно больший объем информации, чтобы застраховать себя от необходимости делать запросы в другие службы. Это ведет к дублированию многих видов выполняемых задач, получаемой и хранимой информации. а значит, вызывает дополнительные затраты: 3. возможность существенного расхождения и несопоставимости данных, получаемых в различных функциональных службах. по однотипным задачам: 4. отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия между структурными элементами бухгалтерии. При комбинированной (линейно-функциональной) организации учет организуется в разрезе структурных производственных и управленческих подразделений (по линейному принципу), а внутри бухгалтерских служб выделяются функциональные подслужбы по участкам учетной работы или по функциям в процессе обработки и составления отчетности. Специальные структурные подразделения бухгалтерии (по центрам ответственности и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений в пределах установленной компетентности. Такая структура применяется в крупных организациях и в организациях, в которых созданы центры ответственности на базе внутрихозяйственной кооперации, аренды и т. д. При использовании любого типа структур только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями организации дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации. 4. Права и обязанности главного бухгалтера Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главный бухгалтер обязан обеспечить: 1. Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив; 2. Соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей; 3. Правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины; 4. Соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций имущества и обязательств; 5. Взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины; 6. Законность списания недостач, дебиторской задолженности и других потерь; 7. Главный бухгалтер обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства; 8. В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц главный бухгалтер докладывает об этом руководителю организации для принятия соответствующих мер; 9. Оформление и обработку документов в соответствии с нормативными актами и указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности; 10. Своевременное составление и представление бухгалтерской отчетности внутренним и внешним пользователям информации; 11. Соблюдение кассовой и расчетной дисциплины; 12. Достоверность данных бухгалтерской отчетности; 13. Своевременное и качественное выполнение работ, возложенных на службу бухгалтерского учета; 14. Подбор и расстановку работников учета, повышение их квалификации, обеспечение для них нормальных условий труда, укрепление трудовой дисциплины, организацию учетных работ; 15. Сохранность бухгалтерской информации; 16. Выполнение иных обязанностей, возложенных на него действующим законодательством, нормативными актами и должностной инструкцией. За уклонение от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном действующим законодательством, искажение бухгалтерской отчетности, несоблюдение сроков ее представления и публикации руководитель организации и главный бухгалтер привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Должностные права главного бухгалтера: 1. Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности подчиненных ему работников; 2. За невыполнение или нарушение указаний главного бухгалтера виновные привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности в установленном законом порядке; 3. Назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц производят по согласованию с главным бухгалтером; 4. Договоры и соглашения, заключаемые организацией на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются и визируются главным бухгалтером; 5. Главный бухгалтер имеет право требовать от руководителей участков, цехов, отделов и других подразделений и служб, а в необходимых случаях и от руководителя организации, принятия мер к повышению эффективности использования средств, усилению и сохранности имущества, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля. 5. Учетная политика предприятия В условиях рыночной экономики бухгалтерский учет в любой организации должен осуществляться по определенным правилам в рамках общих принципов и правил, утвержденных нормативными актами страны. Выбранные правила ведения бухгалтерского учета закрепляются документально в учетной политике организации, которая должна способствовать формированию максимально оперативной, полной, объективной и достоверной финансовой и управленческой информации о ее деятельности. Учетная политика составляется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации. При этом следует руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008). К основным правилам (вариантам) методики, организации и панической реализации бухгалтерского учета относятся: 1. Порядок и критерии разграничения средств труда в бухгалтерском учете на основные средства и материалы (средства в обороте); 2. Варианты погашения стоимости основных средств и нематериальных активов (методы начисления амортизации); 3. Способы оценки сырья, материалов и других производственных запасов, незавершенного производства, товаров и готовой продукции; 4. Варианты учета затрат на производство продукции, распределение накладных расходов между объектами учета и калькуляции; 5. Порядок учета и отнесения на издержки производства (обращения) расходов будущих периодов; 6. Правила учета процесса реализации и варианты определения (признания) выручки от реализации продукции; 7. Варианты признания прибыли (дохода) от реализации продукции; 8. Порядок создания резервов предстоящих расходов и платежей, а также резервов по сомнительным долгам и других резервов; 9. Варианты распределения издержек обращения на остаток товаров и на реализацию; 10. Порядок учета, распределения (использования) прибыли, создания и использования фондов специального назначения и резервного капитала; 11. Порядок учета и отражения доходов будущих периодов и внереализационных доходов отчетного периода; 12. Формы бухгалтерского учета и порядок ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций на счетах; 13. Порядок организации и проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, учета и отражения излишков и недостач товарно-материальных ценностей, выявленных при инвентаризации; 14. Порядок оформления и представления внутрипроизводственной отчетности; 15. Варианты организации бухгалтерского учета в организации, внутренние правила и должностные инструкции; 16. Система внутрихозяйственного контроля в организации и т. д. Таким образом, нормативные акты по бухгалтерскому учету не требуют полной унификации учетного процесса. При формировании учетной политики организации по каждому конкретному ее направлению осуществляется выбор одного варианта из нескольких допускаемых; если же такие варианты прямо не указаны, каждая организация самостоятельно разрабатывает соответствующий метод учета.