Журналы по учету кадров. Книга учета справок. Справки о заработной плате, стаже, месте работы

ЛЕКЦИЯ 28. ЖУРНАЛЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ. КНИГА УЧЕТА СПРАВОК. СПРАВКИ О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ, СТАЖЕ, МЕСТЕ РАБОТЫ Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся сотрудниками кадровой службы. Организации могут использовать как утвержденные формы, так и разработанные непосредственно специалистами кадровой службы. Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме: С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения в зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о 1 сотруднике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице. Форма подачи таких, сведений следующая: Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого применяются следующие способы: Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется руководителем кадровой службы или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати кадровой службы или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу: Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. В случае необходимости внесения исправления ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в 2 той же графе. Эго допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись: Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как и в трудовой книжке («запись №____в графе №______ недействительна»), и указываются новые сведения. Журнал учета является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме кадровой службы, подразделений без соответствующего распоряжения руководителя службы. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой кадровой службой, представляется руководителю службы для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании ведения журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания. На отдельные виды журналов Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием 3 сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 установлены следующие сроки хранения: Наименование Книги, журналы приема, увольнения работников Срок перемещения (перевода), хранения 75 лет Книги, журналы работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию, куда работник командирован 5 лет Книги журналы учета отпусков Книги, журналы личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых соглашений 3 года 75 лет Книги, журналы выдачи (учете движения) трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет Книги, журналы видами оправок о заработной плате, стаже, месте работы Книги, журналы выдачи командировочных удостоверений 3 года 5 лет Не на все приведенные журналы сроки хранения определены указанным Перечнем. Зачастую вопрос хранения решается руководителем организации. Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров - от 1 года до 3 лет. По истечении этих сроков журналы передаются по описи на архивное хранение. 4 5 7 АЛФАВИТНЫЙ ЖУРНАЛ УЧЕТА КАДРОВ 8 Раздел I № Фамилия, Год Должнос Образован Отку Номер и п/ имя, рожд ть (профе ие, специа да дата пр п отчество ения ссия), льность по Приб иказа о подразде образован ыл приеме 12 3 4 5 6 7 Раздел II № Фамилия, п/ имя, п отчество 12 9 Должнос На какую Образова Номер и ть должность ние дата прик (профе (по какой аза о ссия), профессии переводе подразде ) 3 4 5 6 Раздел III № Фамили Год п/ я, имя, рожден п отчеств ия о 12 3 Должность Образ (профессия) овани , е подразделен 4 5 Причин Номер и а дата при увольне каза об ния увольнен 6 7 Раздел I. Поощрения № Фамили Вид Мотив Кем Номер и п/п я, имя, поощрен поощре применен дата приказа 1 2 3 4 5 6 Раздел II. Дисциплинарные взыскания 10 № Фамили Вид За что Кем л/п я, имя, взыскан наложе наложено отчество ия но взыска взыскание ние 1 2 3 4 5 Номер и дата приказа о применении 6 Фамил Должно Номе Сро Распис Распис Дата и ия, сть рк ка и ка и номер ак имя, удосто действ дата- дата в та отчество веия получ озврат об уничт 1 2 3 4 5 6 7 11 № Дата Порядковый но кто п/п мер приказа подписал (должно сть, фамилия) 12 3 4 Краткое содержание приказа 5 № Порядковый Дат Кто Краткое п/п номер а подписал (должно содержание при приказа сть, фамилия) каза 12 3 4 5 12 № Фамилия, п/ имя, отчес п тво 12 № п/п Номе Лечебное р учреждение, листк выдавите 3 4 Срок, на который выдан листок 5 Номе Личная Получил (фам Сдал р печать (оттиск илия, исло и знака личной печати имя, отчество, подпись приня 1 2 3 4 5 13 № Номе п/ р п знака 12 Личн ая печат ь 3 Получил (фамилия, имя, отчество 4 Сдал (число и подпись принявшего работника) 5 Окончание Начал о работ 6 Окончан Количест Количест Подпи ие во часов з во часов з сь работы а день а неделю работн 7 8 9 10 Подпись руководи теля 11 14 1. Книга учета справок Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специальной книги. Порядковый номер в книге соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть справки - «о заработной плате», «с места работы», «о стаже». В графе «Куда, (кому) предназначена» проставляется краткое наименование органа, должностного лица, которым затребованы необходимые сведения о работнике. В случае неопределенного числа адресатов делается запись «По месту требования». Титульный лист (обложка) книги оформляется с учетом рекомендаций, изложенных выше. 2.Справка с места работы Справка с места работы, как правило, оформляется на трафаретном бланке. На практике используются две формы. В одной из них адресат смещен в конец текста и выражается 15 в формулировке «Выдана для представления в » (вариант 1), в другой - адресат «вынесен» в правый верхний угол (вариант 2). Сведения в справку специалист кадровой службы вносит на основании данных личной карточки. В большинстве случаев в справке с места работы отражаются следующие сведения: фамилия, имя и отчество работника, его должность или профессия. Иногда в справке требуется указать месячный оклад или средний заработок. В этом случае свою подпись должен поставить не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. В справке указываются: наименование организации, дата выдачи, номер и место представления. Сведения об организации, из которой выдается справка, желательно указывать полностью, без сокращений. Должны также приводиться сведения о месте нахождения (адресе), телефоне, факсе, иных формах связи, банковских реквизитах (если указывается размер заработка), в отдельных случаях, если справка выдается для представления в государственные органы, следует указывать коды ОКПО и номер регистрационного свидетельства. Заверяется справка печатью организаций. 16 17 3.Справка о трудовом стаже Справка о трудовом стаже может быть затребована органами социального обеспечения, а также иными государственными и муниципальными органами. Как правило, она необходима для назначения льготных пенсий. Справка может выдаваться и для представления в сторонние организации. Например, специалист, претендующий на получение квалификационного аттестата, должен представить в экзаменационную комиссию справку с места работы, подтверждающую наличие необходимого стажа. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное наименование должности, которую занимал работник, или профессии, по которой работник работал в организации, а также продолжительность работы. Справки о трудовом стаже или о подтверждении трудового стажа оформляются на трафаретных бланках. 4.Справка о заработной плате Справка о заработной плате оформляется так же, как и справка с места работы, справка о трудовом стаже. Для составления справок о заработной плате используются лицевые счета, а при их отсутствии ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки. Справки для назначения пенсий оформляются по установленным органами социального обеспечения формам. Справки о заработной плате представляются в органы социального обеспечения для назначения пенсий, предусмотренных законодательством, для решения вопросов о размере выплат в возмещение вреда в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 №125ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», в других случаях. Справки о заработной плате представляются не только в органы социального обеспечения. Так, по делам о восстановлении на работе лиц, уволенных по собственному желанию или переведенных на другую работу, справка о среднем заработке (а в случаях перевода - справка о заработке до и после перевода) может быть затребована судом. Суд может затребовать справку о заработной плате и при рассмотрении дела о возмещении ущерба, причиненного организации работником при исполнении им трудовых обязанностей. В настоящее время для оформления кредитов физическим лицам, продажи в кредит ряда товаров справку о заработной плате могут попросить представить кредитные, торговые и строительные организации. Если справка о заработной плате представляется в государственные органы (кроме органов социального обеспечения), сторонние компании, то используются формы, разработанные в организации. В случае если сведения, включаемые в справку, не помещаются на одном листе, в том числе на его оборотной стороне, то справка продолжается на втором и последующем листах. При этом каждый лист заверяется печатью организации. 5. Справка для работника-совместителя Предъявление на работе по совместительству справки с основного места работы обязательно в том случае, если работник принимается на условиях внешнего совместительства на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда. При этом, как следует из статьи 283 Трудового кодекса РФ, в такой справке должны содержаться сведения о характере и условиях труда по основному месту работы. По такому же образу может быть подготовлена справка о времени использования работником внешним совместителем отпуска по основному месту работы. 6. Справка об использовании дополнительных выходных дней Согласно статье 262 Трудового кодекса РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет по его письменному заявлению предоставляются 4 дополнительных оплачиваемых ВЫХОДНЫХ дня в месяц, которые МОГУТ быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. Правила предоставления работникам этих дополнительных дней определены в разъяснении Минтруда России и ФСС России от 04.04.2000 № 3/02-18/05-2256, утвержденном постановлением Минтруда России от 04.04.2000 № 26/34 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми инвалидами». Для использования дополнительных выходных дней работающий родитель по своему месту работы должен подать работодателю заявление, а также представить справку органов социальной защиты населения об инвалидности ребенка с указанием, что ребенок не содержится в специализированном детском учреждении (принадлежащем любому ведомству) на полном государственном обеспечении, и справку с места работы другого родителя о том что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично. Последняя составляется по одному из нижеприведенных вариантов.