Управление стоимостью проекта

Управление проектами информатизации. Лекция 5. Управление стоимостью проекта Тема 5. Управление стоимостью проекта Рассматриваемые вопросы: 5.1 Планирование стоимости проекта. 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. 5.3 Смета и бюджет проекта. 5.4 Контроль стоимости. 5.5 Метод освоенного объема. 30 октября 2020 РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 1 Управление проектами информатизации. Лекция 5.1 Планирование стоимости проекта Управление стоимостью проекта Стоимость проекта – ключевая категория в проектном управлении, влияющая на такие критерии оценки проекта, как конкурентоспособность и жизнеспособность. Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. Стоимостная оценка • определение примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта Процессы управления стоимостью Разработка бюджета расходов • суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ с целью формирования базового плана по стоимости Контроль стоимости и управление изменениями • воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 2 Управление проектами информатизации. Лекция 5.1 Планирование стоимости проекта Взаимодействие процессов управления стоимостью РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 3 Управление проектами информатизации. Лекция 5.1 Планирование стоимости проекта Стоимостная оценка проекта Стоимостная оценка - это процесс установления стоимости ресурсов проекта, основанный на определенных фактах и допущениях. В первую очередь определяют Процесс оценки и его результат зависит • операции (пакет операций), длительность операций и требуемые ресурсы • от точности описания содержания, качества доступной информации, от стадии проекта На процесс оценки оказывает влияние • время, отведенное для проведения оцениваемой операции, опыт менеджера, инструменты оценивания, заданная точность Процесс оценки стоимости начинается • на предпроектной стадии (до заключения контракта) и выполняется в течение всего времени выполнения проекта При этом под стоимостью чаще всего понимается совокупность стоимостей ресурсов проекта и стоимостей выполнения работ РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 4 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта В плане управления стоимостью фиксируется: РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 5 Управление проектами информатизации. Лекция 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. Понятие затрат проекта Затраты проекта — представляют собой выраженные в денежной форме расходы на реализацию проекта Знание места, времени и объемов расходуемых ресурсов, выделенных на проект Цели управления затратами проекта Построение долгосрочных и краткосрочных прогнозов потребности в дополнительных ресурсах (финансовая реализуемость) в зависимости от поставленных целей и задач проекта Обеспечение максимально высокой отдачи от использования ресурсов проекта (потери при хранении, использовании неэффективных технологий, брака и т.п.) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 6 Управление проектами информатизации. Лекция 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. Классификация затрат проекта: прямые и косвенные Прямые затраты (бюджетируемые) • расходы, которые могут быть точно и единственным образом отнесены к целевой затрате Примеры: затраты на аппаратную составляющую (оборудование, hardware); затраты на приобретение или разработку программного обеспечения (ПО, software); сумма амортизации по аппаратной части и ПО; затраты на зарплату персонала (включая управленческие категории); командировочные затраты; затраты на обучение персонала навыкам работы с соответствующими информационными системами и технологиями; стоимость обслуживания техники по контрактам; стоимость корпоративных сетей передачи данных. Косвенные затраты (небюджетируемые) • расходы, которые к конкретной целевой затрате точно и единственным образом отнесены быть не могут Примеры: затраты, которые связаны с использованием информационных технологий, но не входят в бюджеты подразделений или слабо ими контролируются. Целевая затрата — любой вид деятельности, требующий обособленного измерения понесенных на него расходов При принятии решения руководствуются соображениями целесообразности разделения затрат В одном случае издержки могут трактоваться как прямые, а в другом как косвенные. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 7 Управление проектами информатизации. Лекция 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. Динамика затрат проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 8 Управление проектами информатизации. Лекция 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. Динамика затрат проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 9 Управление проектами информатизации. Лекция 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. Динамика затрат проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 10 Управление проектами информатизации. Лекция 5.2 Типичные статьи затрат ИТ- проекта. Прочие виды затрат проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 11 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Понятие «сметы проекта» РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 12 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Стоимостная оценка проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 13 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Стоимостная оценка проекта. Инструменты и методы РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 14 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Виды оценок  Порядок величины (Order of Magnitude) Границы: от + 100% до – 50%  Предварительная (бюджетная) оценка (Preliminary Budget) Границы: от + 30% до – 20%  Точная оценка (Definitive) Границы: от + 15% до – 10% РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 15 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Разработка бюджета расходов Разработка бюджета расходов включает в себя объединение оценок стоимости отдельных плановых операций или пакетов работ с целью создания общего базового план по стоимости для определения эффективности исполнения бюджета. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 16 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Разработка бюджета расходов. Разработка базового плана по стоимости РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 17 Управление проектами информатизации. Лекция 5.3 Смета и бюджет проекта Разработка бюджета расходов Требования к финансированию проекта Сопоставление денежного потока, базового плана по стоимости и Финансирование РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 18 Управление проектами информатизации. Лекция 5.4 Контроль стоимости проекта Управление стоимостью Управление стоимостью проекта включает в себя поиск причин, вызывающих как позитивные, так и негативные отклонения базового плана по стоимости. Управление стоимостью включает в себя:  Воздействие на факторы, вызывающие изменение базового плана.  Проверка того, что запрошенные изменения одобрены.  Управление фактическими изменениями по мере их возникновения.  Обеспечения не превышения стоимости сверх авторизованных фондов.  Мониторинг выполнения стоимости.  Предотвращение несоответствующих изменений.  Информирование участников проекта об утвержденных изменениях.  Выполнения действий, чтобы превышение стоимости не превышало лимиты. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 19 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 20 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Определяется полный объем работ: что должно быть разработано и поставлено заказчику. Объем указывается в содержании работ (Statement of work, SOW)  тех.задание, технические/функциональные требования. На его основе составляется план выполнения проекта и рассчитывается стоимость. Каждая работа разбивается на составляющие задачи, что позволяет лучше контролировать исполнение плана — производится декомпозиция работ. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 21 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Иерархическая структура работ (ИСР, Work breakdown structure, WBS) позволяет уточнить проект до управляемых частей — элементов, которые охватывают весь объем работ. К листьям дерева WBS работы все более детализируются. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 22 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Определяют исполнителей работ и их зоны ответственности — составляют организационную структуру проектной команды (ОС, Organizational breakdown structure, OBS). РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 23 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Для усиления контроля над проектом устанавливают контрольные точки. Для них определяют объем работ, необходимый к выполнению, бюджет и план самих работ. В дальнейшем при выполнении контролирующих мероприятий в первую очередь смотрят на эти точки для проведения анализа освоенного объема и фактически понесенных затрат. Ответственность по этим точкам, роли участников указывают в матрице разграничения ответственности (Responsibility assignment matrix, RAM). Ответственных по контрольным точкам определяют пересечением WBS (скоупа работ, отвечая на вопрос «Что должно быть сделано?») и OBS (участников проекта, отвечая на вопрос «Кто ответственен за выполнение задачи?»). Один ответственный может отвечать за несколько контрольных точек, но контрольная точка не может быть контролируемой нескольким ответственными. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 24 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Контрольные точки выделены желтым цветом РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 25 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Составляют основной план выполнения проекта (integrated master schedule, IMS). В плане все задачи разбивют на этапы исполнения задач (до самого нижнего уровня WBS) с указанием их длительности и логических связей. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 26 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки Затем рассчитывают бюджет каждой задачи. Для применения Earned Value Management план выполнения работ должен быть интегрирован с плановыми затратами по проекту. Бюджет должен быть четко привязан к временным интервалам выполнения задач, чтобы понимать, когда и сколько бюджетных средств будет израсходовано. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 27 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 28 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Предпосылки РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 29 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Управление стоимостью – метод освоенного объема СИСТЕМА ОТЧЕТНОСТИ ПО ОСВОЕННОМУ ОБЪЕМУ (EARNED VALUE REPORTING) В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ЯВЛЯЕТСЯ НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЕННЫМ МЕТОДОМ ИЗМЕРЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА  Позволяет в одном отчете представить сведения об исполнении расходов и об исполнении расписания.  И расписание, и расходы измеряются в денежных единицах.  Эталоном является запланированные бюджет и расписание проекта. Относительно эталона измеряем реальный прогресс в бюджете и расписании. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 30 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Базовые показатели РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 31 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Базовые показатели Рассмотрим основные постулаты техники EVM: — в случае, если задача завершена, освоенный объем равен бюджету этой задачи, — в случае, если задача еще не началась, освоенный объем равен нулю, — в случае, если задача продолжается, освоенный объем равен её бюджету, умноженному на процент её выполнения. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 32 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Подходы к определению прогресса выполнения задачи. Фиксированная формула •Удобен для небольших задач. Пример такого подхода – метод 50/50, когда 50% завершения задач указываются при старте их выполнения, а остальные 50% — после завершения. Могут быть использованы альтернативные формулы 25/75 и 0/100. Взвешенные контрольные точки •Эффективен для длительных задач, когда есть промежуточные результаты. Задача делится на части. Конец каждой части – контрольная точка. После достижения каждой контрольной точки задаче присваивается соответствующий процент ее выполнения. Процент исполнения •Это простой, но субъективный подход, при котором ответственный за задачу сам оценивает процент выполнения запланированной работы за период. Не всегда эффективна и правдоподобна такая оценка, но такой подход тоже имеет место. Если есть какие-то количественные показатели, то процент можно рассчитать на их основе. Например, мигрированно 65 356 элементов из 110 320, т.е. 59%. Распределенный объем работ •Если задача связана с другой задачей, у которой есть свой EV, значение для зависимой задачи может быть определено на основе главной задачи. Такими могут быть синхронные задачи. Уровень загрузки (level of effort, LOE) •Если результат задачи нематериален и другие перечисленные подходы не могут быть применены, то используем этот подход. Например, для таких задач, как управление проектом или техническое сопровождение пользователей – ответственные за задачи заняты на фиксированный % времени. Таким образом, достаточно просто вычислить, какой будет прогресс, если ответственные занимались этими задачами. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 33 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Основные показатели отклонение по стоимости (cost variance, CV), указывается в абсолютных значениях и показывает перерасход или экономию на проекте; отклонение по срокам (schedule variance, SV), указывается в абсолютных значениях и показывает запаздывание или опережение графика работ; индекс стоимости выполнения (cost performance index, CPI), показывает, насколько эффективно команда проекта использует ресурсы; индекс сроков выполнения (schedule performance index, SPI), показывает, насколько эффективно команда проекта использует свое время. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 34 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Управление стоимостью – метод освоенного объема. Пример Установка компьютеров (PC) — Вам нужно установить 25 PC в неделю — Затраты (стоимость) – 1000 руб. в день. — По расписанию вам надо ставить 5 PC в день. — Поэтому затраты на 1 PC – 200 руб. За первый день вы установили 5 PC и потратили 1000 руб. За второй день вы установили 3 PC, так как отвлекались на обучение стажера. Потратили за день все те же 1000 руб. За третий день вы решили работать командой и установили 7 PC, но потратили 1500 руб. Надо определить PV, EV и AC за каждый день? Вывод: За три дня отставания по срокам нет (SPI=EV/PV = 1.00), но есть перерасход бюджета (CPI=EV/AC=0.86) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 35 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод измерения освоенного объема РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 36 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Управление стоимостью – метод освоенного объема Анализ показателей РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 37 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Управление стоимостью – метод освоенного объема Анализ показателей РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 38 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Управление стоимостью – метод освоенного объема Анализ показателей РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 39 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Методы прогнозирования Прогноз по завершению проекта (Estimate at completion, EAC) •Позволяет определить, когда закончится проект и сколько в итоге средств уйдет на него с учетом текущего тренда. Отклонения по завершению (Variance at completion, VAC) •Информирует об экономии или перерасходе средств в конце проекта в абсолютных или относительных величинах за период. Индекс производительности до завершения (To complete performance index, TCPI) •Показывает необходимую эффективность использования командой оставшихся ресурсов, чтобы в конце стоимость соответствовала значениям BAC (или EAC, в случае если он был рассчитан экспертным методом). После определения индекса нужно определить, какие действия предпринять для изменения CPI в сторону нового значения, равного TCPI. Прогноз до завершения (Estimate to complete, ETC) •Показывает ожидаемые затраты на выполнение оставшихся работ по проекту. Его можно рассчитать и экспертным путем, и с помощью математических расчетов на основе эффективности выполнения работ, определяемой CPI. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 40 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Управление стоимостью – метод освоенного объема Показатель эффективности выполнения (to-complete performance index – TCPI) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 41 Управление проектами информатизации. Лекция 5.5 Метод освоенного объема Метод освоенного объема. Итоги SV и SPI считаются на основе трудозатрат выполненных и запланированных работ. Поэтому возможна ситуация, когда работы будут завершены позже планового срока, но при этом показатели будут показывать идеальное состояние проекта — SV=0 и SPI=1. В этом случае применяется метод измерения производительности задач, когда используется время как основной показатель – вместо PV и EV необходимо использовать плановое время (PT) и фактически затраченное время (AT). Так, при выполнении всего объема работ и наличии задержки выполнения можно будет рассчитать альтернативные значения SV и SPI, акцентировав внимание на ней. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 42 Управление проектами информатизации. Лекция 5. Управление стоимостью проекта Спасибо за внимание! Вопросы? РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 43