Управление проектами в области информационных технологий

IT-Project Management Управление проектами в области информационных технологий Зараменских Евгений Петрович [email protected] 1 Источники • Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500:2012 (Утвержден Россией, США и Евросоюзом) • PMBOK® Guide 5 Edition • PRINCE2 • IEEE Standards (SWEBOK® 3) 2 Институт управления проектами (PMI) Основан в 1969 году. Building professionalism in Project Management www.pmi.org Самая крупная в мире некоммерческая ассоциация профессиональных руководителей проектов • разрабатывает стандарты в управлении проектами • проводит конференции и семинары • организует обучение • осуществляет профессиональную сертификацию Отрасли, представленные в PMI Informat ion Technolo gy 14% 253 692 членов (на 31.12.12) +12,5% за год others 63% Telecomm 10% Business Manageme Financia nt l services services 7% 6% 3 16 Стандарты PMI® • ANSI PMI PMBOK® Guide 5rd Edition, 2013 Основной стандарт PMI, описывающий все процессы управления проектами • The Standard for Program Management Стандарт для управления программами • The Standard for Portfolio Management Стандарт для управления портфелями • Practice Standard for Work Breakdown Structures Практический стандарт для иерархической структуры работ проекта • Project Manager Competency Development Framework Руководство по оценке и развитию профессиональных навыков менеджеров проектов • Organizational Project Management Maturity Model Стандарт зрелости управления проектами • Practice Standard for Earned Value Management Project Стандарт для управления освоенным объемом в проекте 4 19 Цель Руководства PMBOK® • Основной целью Руководства PMBOK® является выделение той части Свода знаний по управлению проектами, которая обычно считается хорошей практикой. Хорошая практика не означает, что описываемые знания должны всегда одинаковым образом применяться во всех проектах; возможность их применения для каждого конкретного проекта определяется командой управления проектом. • В Руководство PMBOK® включен общий словарь терминов для применения в области управления проектами, а также для обсуждения тем и написания статей, относящихся к этой области; кроме того, одной из целей Руководства является внедрение стандартной терминологии. Такой стандартный словарь является существенным элементом любой профессии. 5 Структура стандарта ANSI – американский институт стандартов PMBOK – свод знаний по управлению проектами 6 Project management Body of Knowledge 5 • Раздел 1. Введение • Раздел 2. Организационное влияние и жизненный цикл проекта • Раздел 3. Процессы управления проектами. • Разделы 4-13. Области знаний управления проектами. 7 Структура стандарта • • • • • • • • • • • • • Раздел 1 «Введение» Раздел 2 «Организационное влияние и жизненный цикл проекта» Раздел 3 «Процессы управления проектами» Раздел 4 «Управление интеграцией проекта» Раздел 5 «Управление содержанием проекта» Раздел 6 «Управление сроками проекта» Раздел 7 «Управление стоимостью проекта» Раздел 8 «Управление качеством проекта» Раздел 9 «Управление человеческими ресурсами проекта» Раздел 10 «Управление коммуникациями проекта» Раздел 11 «Управление рисками проекта» Раздел 12 «Управление закупками проекта» Раздел 13 «Управление заинтересованными сторонами проекта» 8 Основные вехи истории управления проектами 1914 – Гантт. Диаграммы Гантта. 1937 – Гулик. Разработка и использование матричной организации. 1953-1954. Использование теории проектного управления в полном объёме. Впервые все аспекты управления проектами были собраны воедино совместно ВВС и Специальным проектам по вооружению США. 1956-1958. Фирма «Дюпон». Сетевое планирование. Метод Критического Пути. 1956-1958. ВМС США. PERT (Program Evolution and Review Tecnique). 1959. NASA. Системный подход к жизненным циклам проекта. 1977. Оформление методов управления конфликтами. Понятие «среды проекта». 1977-1979. Описание структур организаций (действующих по сей день). Середина 80х. Особая роль Управления изменениями (Change Management) в управлении проектами. 1987. Выделение управления проектами в отдельную дисциплину. PMI публикует первую редакцию PMBOK®. 1991. Германское отделение INTERNET (европейская ассоциация управления проектами, теперь называется IPMA) систематизирует знания по управлению проектами, что способствует распространению проектного управления в социально-культурную сферу. 9 Вы занимаетесь проектами • Управление проектами – это широко практикуемое искусство и наука • По сути, управление проектами – это комбинация навыков и инструментов, которые помогают Вам предсказать и контролировать результаты мероприятий Вашей организации 10 Ваши проекты должны избежать данной статистики • Только 16% проектов укладываются в сроки и бюджеты • В среднем на 188% превышается бюджет • В среднем на 222% превышаются сроки • Цели и содержание только 61% проектов остаются неизменными Источник: Standish Group « Chaos Report» 11 Основные понятия из области управления проектами Проект – это неповторяющееся мероприятие по созданию нового уникального продукта или услуги определенного качества, имеющее временные и бюджетные ограничения и характеризующееся неповторимостью условий осуществления. 12 ИТ - проект • Проект - временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов и услуг (A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)PMI Standarts Committee) • ИТ проект - обозначает деятельность, связанную с использованием или созданием некоторой информационной технологии. (Охватывает разнообразные сферы деятельности: разработку программных приложений, создание информационных систем, подразумевая реализацию каких-то информационных технологий) 13 Что такое проект? Уникальный результат Коллективная работа Проект Работа ограничена временным интервалом Постепенная разработка 14 4 Формы деятельности процесс проект  (Операционная деятельность)   Повторяющийся, циклический характер Направлен на достижение конкретных целей  Предполагает координированное выполнение взаимосвязанных действий  Высокая степень определенности  Освоенные технологические процессы  Система управления нацелена на повышение эффективности использования имеющихся ресурсов Имеет ограниченную протяженность во времени с определенными началом и концом  В определенной степени уникален  15 Что есть ИТ-проект? Типовые задачи IT-подразделений Сопровождение технологий Развитие технологий IT-процессы IT-проекты 16 Связь операционной деятельности и проекта Операционная деятельность Возврат инвестиций Продукт Необходимость в изменении Начало Завершение Проект 17 Практическое задание • В разрезе следующих категорий произведите сравнение проектной и операционной деятельности компании № Категория сравнения 1 Связь со стратегией компании 2 Продолжительность 3 Поддерживающая орг.структура 4 Степень регламентации 5 Типичный результат Проектная деятельность Операционная деятельность 18 Системная сущность проекта Финансовые, временные, ресурсные, правовые, окружение, качество ОГРАНИЧЕНИЯ ПРОЕКТ ВХОД ВЫХОД Удовлетворение потребности Потребности ОБЕСПЕЧЕНИЕ Люди, Деньги, Знания, Навыки, Техника, Технологии 19 Компромиссы • Уравновешивание конкурирующих ограничений проекта, среди прочих: – – – – – – содержание; качество; расписание; бюджет; ресурсы; и риски. • Каждый конкретный проект окажет влияние на ограничения, которым должен уделять внимание менеджер проекта. • Взаимоотношение между этими факторами таково, что если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор. 20 Проявляйте гибкость – будьте готовы к компромиссам • Треугольник компромиссов • Матрица компромиссов 21 Проекты в организации В зависимости от того, каким образом в организации осуществляется формирование проектной команды, выделяются типы организаций: • функциональная • матричная • проектная 22 Функциональная Высшее руководство Руководитель отдела аналитиков Руководитель отдела разработки Руководитель отдела тестирования Координатор проекта Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель 23 Матричная Высшее руководство Руководитель отдела разработки Менеджер проекта А Руководитель отдела аналитиков Руководитель отдела тестирования Исполнитель Исполнитель Менеджер проекта В Исполнитель Исполнитель Менеджер проекта С Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель 24 Проектная Высшее руководство Руководитель проекта Команда проекта Руководитель отдела аналитиков Руководитель отдела разработки Руководитель отдела тестирования Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель Исполнитель 25 А где вы? И что делать дальше? • К какому типу организации относится Ваша компания? • Как вы думаете какая из предложенных организаций правильная? • И что же делать дальше? • Что на самом деле? 26 Функциональная + и - • «+» Является преобладающей формой организации на протяжении более ста лет. Идея такой организации заключается в стремлении разместить людей на рабочих местах, для которых они лучше всего подходят. • «-» Трудноизменяемая, возникает большое сопротивление изменениям и новому. Сложно начинать проекты, направленные на разработку новой продукции 27 Матричная + и • «+» Большую роль играет менеджер проекта. Он отвечает за работу, выполняемую теми лицами, которым надлежит ее делать. Менеджеры проектов не касаются административной работы, выполняемой для сотрудников. • «-» Необходимо равновесие сил между менеджерами проектов и функциональными менеджерами. Если его не будет, то одна группа руководителей будет преобладать над другой. 28 Проектная + и - • «+» Характерна четкая сфокусированность команды проекта и ясность целей. Для конкретного проекта это наилучшая форма. • «-» В общем управлении компанией проектная организация не является тем типом организации в которой заинтересованы менеджеры этой компании. Подобная организация может использоваться для специальных проектов, больших по размеру или удаленных от своей головной организации. 29 Варианты управления проектами Функциональная Слабая матричная Сбалансированная матричная Сильная матричная Полная проектная Власть отдельного лица в проекте Отсутствует Ограничена Низкий или средний уровень Средний или высокий уровень Сильная Степень занятости менеджера в проекте Частичная Частичная Полная Полная Полная Процент участников команды проекта с полной занятостью 0% 15% 50% 75% 100% 30 Какая структура подходит Вам? Тип проектов Новые, Сложные («Аполлон», Строительство пирамид) Проектная Повторяющиеся (Проекты, обслуживающие типовые заказы) Рутинные, Малые, Заурядные (Доработка IT программы) Матричная Функциональная Масштаб проектов 31 Критерии выбора организационной структуры проекта Критерий выбора Функциональная Матричная Проектная Уровень неопределенности Низкий Средний Высокий Технология Типовая Сложная Инновационная Комплексность Низкая Средняя Высокая Продолжительность Малая Средняя Большая Значение для компании Малое Среднее Ключевое Уровень взаимодействия между частями проекта Низкий Средний Высокий Фактор времени (наличие критических сроков) Низкий Средний Высокий Зависимость от вышестоящей организации Высокая Средняя Низкая 32 УП и другие области менеджмента ЗНАНИЯ по УП Навыки межличностных отношений Знания и навыки в области общего менеджмента Знания, стандарты и нормативные акты для данной области приложения Понимание окружения проекта 33 Классификация проектов Класс. По составу и структуре проектов и его предметной области: МОНОПРОЕКТ МУЛЬТИПРОЕКТ МЕГАПРОЕКТ Тип. По основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект Социальные Экономические Организационные Технические СМЕШАННЫЕ Инвестиционные Комбинированные Вид. По характеру предметной области Учебнообразовательные Научноисследовательские Инновационные Длительность. По продолжительности периода осуществления Краткосрочный (1-2 года) Среднесрочный (3-5 лет) Долгосрочный (более 5 лет) Сложные Очень сложные Сложность. По степени сложности Простые 34 Еще немного терминов Управление проектами сводит вместе многие вещи, которые необходимы для того, чтобы сделать успешными такие инициативы, как проекты. Программа проектов – это одно скоординированное мероприятие, включающее набор связанных проектов. Портфель проектов – это набор всех проектов и программ организации с учетом стратегических приоритетов 35 Еще немного терминов (PMBOK 5.0) 36 Особенности ИТ проекта • Трудности выявления требований. Заказчиком как правило является бизнес, а исполнителем ИТ специалисты. • Часто реализация ИТ проекта предусматривает изменение существующих оргструктуры и бизнес-процессов предприятия. 37 Особенности реализации ИТ проектов Следует обратить внимание на следующие особенности: • Зачастую в компании заказчика одновременно выполняются несколько ИТ проектов; • Приоритеты выполнения проектов постоянно корректируются; • По мере реализации проектов выполняется уточнение и корректировка требований и содержания проектов; • Велико влияние человеческого фактора: сроки и качество выполнения проекта в основном зависят от непосредственных исполнителей и коммуникаций между ними • Каждый исполнитель может принимать участие в нескольких проектах • Трудности планирования творческой деятельности • Повышенный уровень риска, вплоть до непредсказуемых результатов • Происходит постоянное совершенствование технологии выполнения работ 38 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ • Процессы и процедуры – Инициации и планирования – Исполнения, мониторинга и контроля – Завершения • Корпоративная база знаний – – – – – – Версии стандартов, политик, процедур Финансовая база данных Историческая информация и извлеченные уроки База данных проблем и ошибок База данных измерений процессов Файлы предыдущих проектов 39 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ • • • • • • • • • • • • • Организационная культура, структура, управление Территориальное распределение ресурсов Управленческие и производственные стандарты Инфраструктура Существующие человеческие ресурсы (знания, навыки) Управление персоналом Организационная система приемки работ Условия рынка Толерантность к рискам Политический климат Каналы коммуникации Коммерческая база данных ИСУП 40 Жизненный цикл ИТ-проекта • Жизненный цикл проекта – это последовательность фаз проекта, через которые он должен пройти для гарантированного достижения целей проекта для реализации некоторой информационной технологии. Фаза 3 Фаза 2 Фаза 1 41 Понятие жизненного цикла проекта Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства. 42 Этапы управления проектами • Управление проектами включает такие этапы, как: – – – – – – – – – – Планирование работ Оценка рисков Оценка необходимых ресурсов Организация работ Привлечение людских и материальных ресурсов Назначение задач Руководство Контроль над ходом выполнения Отчет о ходе выполнения Анализ результатов на основе полученных фактов. 43 Группы процессов УП Согласно методологии PMI различают 5 групп процессов: 44 Группы процессов УП Разделение активности по группам процессов Уровень взаимодействия процессов Группа процессов инициации Старт Группа процессов планирования Группа процессов исполнения ВРЕМЯ Группа процессов мониторинга и управления Группа процессов завершения Финиш45 Типовые уровни стоимости 46 Группы процессов УП Соответствие между группами процессов УП и элементами цикла PDCA 47 Группы процессов УП Области знания управления проектами ИНИЦИАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЕ ИСПОЛНЕНИЕ МОНИТОРИНГ и УПРАВЛЕНИЕ ЗАВЕРШЕНИЕ Управление интеграцией Управление Заинтересованными сторонами Управление персоналом Управление рисками Управление содержанием Управление коммуникациями Управление сроками Управление стоимостью Управление качеством Управление поставками 48 Жизненный цикл ИТ-проекта Уровень принятия решений Уровень концепции Концепция Анализ реализуемости Описание проекта Высшее руководство Анализ результатов Назначение ресурсов Уровень стратегии Руководство проекта Завершение Запуск проекта Реализация Уровень исполнения Команда проекта Жизненный цикл проекта 49 Структура ЖЦ проекта (в соответствии с PMBOK) НАЧАЛЬНАЯ ФАЗА ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ФАЗЫ (одна или несколько) Затраты средств и Способность участников численность повлиять на конечные персонала характеристики и стоимость ЗАВЕРШАЮЩАЯ ФАЗА Вероятность успешного завершения время 50