Управление проектами: базовый курс
Выбери формат для чтения
Загружаем конспект в формате docx
Это займет всего пару минут! А пока ты можешь прочитать работу в формате Word 👇
Управление проектами: базовый курс
Нусратуллин Ильмир Вилович,
к.э.н., доц.
nusratullin.iv@gmail.com
Присоединяйтесь в соцсетях:
https://vk.com/nusratullin_iv
https://www.facebook.com/nus.iv
https://www.instagram.com/ilmir_nusratullin/
Лекция 7. Выполнение проекта
Вопрос 7.1
Основы выполнения проекта
Залог успеха выполнения проекта:
грамотно начать проект. Необходимо, чтобы каждый член вашей команды четко понимал свою роль и то, какие задачи он будет решать в рамках проекта;
ежедневно проверять, все ли идет по плану; решать любые проблемы, препятствующие реализации проекта;
отслеживать, что может мешать реализации проекта, и вовремя принимать меры;
регулярно пересматривать цели проекта, проверяя, остались ли прежними планы заказчика (если они изменились, необходимо оперативно внести эти изменения в проект).
Измерение и отслеживание статусаГлавная задача менеджера проекта — управление
работами, т.е. он должен обеспечить достижение ре зультата в установленные сроки и не выходя за рамки бюджета.
Управляя проектом, вы гарантируете, что работа всех членов команды идет в соответствии с планом и отвечает требованиям заказчика.
Измерение и отслеживание статуса
Есть два способа контролировать выполнение ра бот и расход средств:
• по расчетной позиции в плане; • по текущему тренду.
Риск - это вероятное событие, которое может Проблема – это уже возникшая негативная
Проблемы и риски проекта
произойти и помешать реализации проекта.
ситуация, которая мешает реализации проекта в запланированных параметрах.
Процедура решения проблем:
1. Удостоверьтесь, что проблема выявлена и характер ее понятен.
2. Найдите адекватные меры решения проблемы. 3. Назначьте ответственного за исполнение. 4. Установите срок, к которому должна быть решена проблема.
Стратегия управления рисками:
проигнорировать риск;
вести мониторинг риска;
снизить вероятность;
уменьшить серьезность последствий; составить резервный план.
Внесение изменений в проект. Возможно?
Да, это возможно. Вы как менеджер проекта должны: • контролировать введение изменений; • оценивать все изменения с точки зрения их влияния
на проект (например, увеличатся ли сроки, бюджет или уровень риска);
• соглашаться на введение изменений только с одобрения заказчика, убедившись, что он понимает последствия данного изменения.
Неэффективное управление изменениями часто приводит к провалу проекта.
Вопрос 7.2
Выполнение проекта шаг за шагом
1 Начните проект
Перед началом проекта необходимо провести итоговую встречу с заказчиком и:
утвердить описание проекта и убедиться, что заказчик не хочет внести в него никаких изменений; еще раз обсудить план проекта, удостоверившись, что заказчика устраивают стоимость и сроки выполнения проекта (включая резерв) и он согласен с ними;
подтвердить доступ к необходимым ресурсам и ваше право начать их использование.
1 Начните проект
Перед началом стоит еще раз проверить, что каждый член вашей команды знает: свою роль в проекте, порученные ему задачи и их последовательность;
сроки выполнения работ по этим задачам; ресурсы, предоставляемые ему для выполнения работы;
порядок информирования менеджера о ходе выполнения работ.
2 Планируйте свой день
Случиться может все что угодно, поэтому начинайте каждый день с анализа текущего положения дел. Продумайте:
что в данный момент вызывает наибольшие сложности (обычно это касается хода выполнения проекта и проблем);
что, вероятнее всего, вызовет сложности в будущем (обычно речь идет о рисках и изменениях); какие действия следует предпринять; какие вопросы необходимо решить в первую очередь.
3. Собирайте информацию,
составляйте отчеты
Раз в неделю необходимо проводить небольшие рабочие совещания с членами команды, во время которых необходимо остановиться на следующих вопросах:
Что члены команды сделали за истекшую неделю, как идет выполнение плана?
Что члены команды намерены делать на следующей неделе и насколько это отвечает утвержденному плану? Появились ли какие-либо новые проблемы или риски, нужно ли вносить изменения в план?
Чего добились исполнители, ответственные за решение существующих проблем, снижение рисков или проведение изменений?
• Общий статус проекта — соблюдается ли график
3. Собирайте информацию, составляйте отчеты
По итогам совещания обычно составляют отчет для заказчика, в котором должно быть отражено следующее:
работ?
• Если есть какой-то сбой, что вы предпринимаете, чтобы его устранить?
• Ваш текущий прогноз по поводу сроков выполнения проекта.
• Резюме сделанного за истекшую неделю и планы на следующую.
• Решения, которые должен принять заказчик (например, утверждение изменений).
4. Отслеживайте ход работ
Вам необходимо прояснить для себя следующее: Соблюдается ли календарный план? Нет ли каких-либо тенденций, которые могут внушать беспокойство? Если есть отставание по срокам, насколько оно серьезно? Входят ли задачи, по которым возникло опоздание, в критический путь или нет?
Насколько велико отставание? Сколько времени нужно наверстать, чтобы войти в график? Есть ли вероятность превышения резерва?
Какие есть возможности наверстать упущенное время? Какая из этих возможностей оптимальна?
4. Отслеживайте ход работ
Что же можно предпринять, если выявилось отставание от плана?
заставить команду выполнять последующие задачи быстрее;
смириться с опозданием и использовать резерв; выделить больше ресурсов;
поискать альтернативные способы решения ваших задач;
внести в проект изменение;
ничего не делать
5. Выявляйте и устраняйте проблемы
Выявив проблему необходимо занесите ее в реестр со следующими сведениями:
описание проблемы;
дата выявления;
влияние на проект;
исполнитель, ответственный за ее устранение; действия по решению проблемы;
срок, к которому ее необходимо решить; дата следующего отчета о ходе решения проблемы; является она открытой (О) и по-прежнему тормозит
выполнение проекта или закрытой (З), т.е. была решена.
Реестр проблем
6. Выявляйте риски и управляйте ими
Выявив риск необходимо занесите ее в реестр со следующими сведениями:
описание риска;
вероятность его наступления;
серьезность последствий;
общая приоритетность;
ответственный за управление риском; меры по устранению/снижению риска; сроки завершения необходимых операций; текущий статус данного риска.
Реестр рисков
влияние на проект — изменится ли продолжительность или
7. Управляйте изменениями
Выявив изменения необходимо занесите их в реестр со следующими сведениями:
описание предлагаемого изменения;
причину изменения;
сроки принятия изменения, позволяющие осуществить его;
стоимость проекта, качество или риск;
рекомендуемые действия в сложившейся ситуации; текущий статус изменения: рассматривается, принято (т.е. согласовано и включено в план) или отклонено (т.е. проект продолжится без изменений);
согласие заказчика на внесение изменения.
Форма
регистрации изменений
Реестр изменений
8. Старайтесь обеспечить успех проекту
Вы менеджер проекта
и этим все сказано!
Типичные проблемы
Типичные проблемы
9. Держите заказчика в курсе проблем
Хороший менеджер отличается от плохого, в частности, тем, что умеет вовремя увидеть возможность наступления того или иного риска (для этого и нужен реестр рисков) и вовремя отреагировать на него.
10. Обновите план или бюджет проекта
Изменения следует вносить в следующих случаях:
если вы нашли лучший способ завершить проект. Такое тоже случается, и этим, естественно, надо воспользоваться; при проведении согласованных изменений. Если заказчик принимает изменение, которое сказывается на
продолжительности или бюджете проекта, оно должно быть отражено в плане или бюджете;
если проблему(-ы) невозможно решить в изначально установленные сроки или с имеющимся бюджетом, то приходится нарушать сроки или запрашивать дополнительные средства. Изменений плана и бюджета нужно избегать, но порой они необходимы.
Главное
Отставание от плана на две недели не возникает внезапно, это результат опозданий, накопившихся за десять рабочих дней.
Чтобы оценить, как выполняется проект, определите, насколько далеко вы продвинулись по плану, и проанализируйте тенденцию. Расходуйте резерв пропорционально ходу выполнения. При выявлении рисков и проблем поручайте их устранение членам команды. Этими действиями нужно управлять так же, как и задачами проекта, устанавливая сроки и контролируя выполнение плана Не допускайте неконтролируемых изменений в проекте. Управление проектом построено на преодолении всех обстоятельств, мешающих его выполнению.
Постоянно информируйте заказчика о ходе работ.
Шансы на успех зависят не только от продуманного процесса управления и компетенции менеджера проекта, но и от конструктивного применения этих знаний.
Контрольные вопросы:
1. Что нужно сделать перед тем как непосредственно начать реализовывать проект?
2. Что такое измерение и отслеживание статуса?3. Чем отличаются проблемы и риски проекта?4. Как управлять рисками проекта? 5. Как управлять проблемами проекта?
Контрольные вопросы:
6. Возможно ли вносить изменения в проект в стадии реализации?
7. Какова процедура внесения изменений в проект?
8. Опишите алгоритм реализации проекта. 9. Как вести реестр рисков и проблем проекта? 10. Как вести реестр изменений проекта?
Управление проектами: базовый курс
Нусратуллин Ильмир Вилович,
к.э.н., доц.
nusratullin.iv@gmail.com
Присоединяйтесь в соцсетях:
https://vk.com/nusratullin_iv
https://www.facebook.com/nus.iv
https://www.instagram.com/ilmir_nusratullin/