Управление потоками

Доцент, к.ф.м.н. Владимир Андреевич Цупин Кафедра Бизнес информатики Управление потоками Технологии управления потоками работ (Workflow) нужны для управления рабочим процессом и используются для автоматизации бизнес-процессов, включая разработку последовательности и графиков обслуживания контента, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят: • создание и визуализацию графиков обслуживания процессов для используемого контента; • администрирование и доставку сгруппированной информации соответствующими средствами визуализации; • средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач. Управление потоками В деловой среде рабочие потоки существуют по всей организации в формализованном и неформализованном виде, и организации любых размеров заинтересованы в формализации и рационализации всех важных для бизнеса процессов. Бизнес процессы часто используют типовые процедуры управления контентом. Примером может служить процедура утверждения документа. Еще более элементарный рабочий поток - это извещение о каком-либо событии. Бизнес процессы представляют собой более широкое понятие и относятся не только к контенту в узком смысле этого термина, но и к управлению персоналом предприятия и взаимодействию с внешними партнерами. Управление потоками Бизнес процесс может использовать несколько типовых потоков управления контентом. В свою очередь, рабочий поток может участвовать в нескольких бизнес-процессах. Возникает задача синхронизации и взаимодействия рабочих потоков в различных бизнес-процессах. Кроме того, отдельные рабочие потоки могут представлять собой составную часть более общих рабочих потоков. Некоторые типовые рабочие потоки. Извещения как базовые рабочие потоки. Извещения срабатывают при совершении определенных действий либо изменений и приводят к отправке электронного сообщения немедленно, или чуть в более позднее время, одному или нескольким конечным пользователям. После этого конечные пользователи могут предпринимать предусмотренные действия. Управление потоками Рабочий поток Извещение вообще говоря может обслуживать любое событие в системе управления контентом, не обязательно связанное с содержимым контента или метаданными. Например, рабочий поток извещения может быть запущен событием, связанным с тем, что какой-то пользователь меняет параметры представления контента или запущен вручную безотносительно события системы. Для этого все формы настройки снабжаются соответствующими инструментами управления извещениями. В параметрах настройки рабочих потоков этого типа обычно предусмотрена возможность оповещения одного или групп пользователей, как сотрудников, так и внешних партнеров. Рабочий поток извещения представляет собой составную часть практически всех типовых рабочих потоков. Управление потоками Рабочие потоки могут содержать внутренние противоречия или могут становиться противоречивыми в результате эволюции контента. Например, извещение может оказаться назначенным и полученным пользователем у которого нет прав доступа к контенту, относительно которого возникло событие, приведшее к извещению. При этом, может оказаться, что права пользователя ограничены не только по работе с этим контентом, но и по получению факта существования этого контента. Задача контроля, обнаружения и исправления такого сорта противоречий достаточно сложна и как правило решается вручную. Управление потоками Задача реализации (исполнения) рабочего потока часто зависит от типа потока. Рабочий поток вовсе не обязан контролироваться и исполняться системой немедленно. Например, рабочий поток индексирования поступившего в базу данных нового контента может запускаться один раз в сутки в ночное время при условии отсутствия других задач. Часто рабочие потоки систем управления контентом используют возможности операционных систем серверов на которых реализована система управления контентом, например, Windows Workflow Foundation для системы Windows. Управление потоками Способы обслуживания рабочих потоков настраиваемые и, например, могут предоставлять следующие возможности: • Bulk Workflow Task Processing (Обработка задач рабочего потока партиями). Обрабатывает задачи рабочего потока партиями и по умолчанию настроено на запуск один раз в день. • Workflow (Рабочий поток). Обрабатывает события рабочего потока и по умолчанию настроено на запуск каждые 5 минут. • Workflow Auto Cleanup (Автоматическая очистка рабочего потока). Это задание по умолчанию настроено на запуск каждые 15 минут. Оно удаляет задачи и экземпляры рабочего потока, которые были помечены как подлежащие завершению после истечения строка, указанного в ассоциации рабочего потока. Управление потоками Способы обслуживания • Workflow Failover (Обработка отказа рабочих потоков). Это задание по умолчанию настроено на запуск каждые 15 минут. Оно обрабатывает события рабочих потоков, которые дали сбой и были помечены как подлежащие выводу из эксплуатации. Сами рабочие потоки являются элементами контента и могут быть объектом управления другими рабочими потоками. Также, как и любой контент рабочие потоки могут быть организованы например в списки или библиотеки с наличием настраиваемых шаблонов. Примером более сложного рабочего потока может служить трехзвенный рабочий поток Three-state . Управление потоками Трехзвенный рабочий поток Three-state. Это достаточно сложный поток, который требует выполнения ряда шагов и участия хотя бы двух пользователей - руководителя и исполнителя. Цель потока состоит в организации выполнения работы, которую должен выполнить исполнитель под контролем руководителя с использованием рабочего потока как средства автоматизации исполнения. Задача работы содержится в элементах контента. Начальный элемент, на котором запускается этот рабочий поток хранится в структуре, которую можно считать списком или библиотекой и имеет стандартный тип заявка. Управление потоками Запуск Трехзвенного рабочего потока осуществляется вручную руководителем. 1. На первом этапе руководитель создает или выбирает в списке заявок необходимую заявку, назначает и в параметрах потока исполнителя и запускает поток. 2. После запуска рабочего потока руководителю и исполнителю отправляется короткое уведомляющее сообщение, и в списке Задачи создается новый элемент контента - задача, ответственным за которую назначается пользователь исполнитель. Этот элемент содержит различные метаданные, связанные непосредственно с задачей. Управление потоками Трехзвенный рабочий поток. 3. Через 1-5 минут назначенный ответственным исполнитель получает более подробное электронное сообщение с конкретными инструкциями о том, что он должен сделать. Эти инструкции указывают, что ему необходимо обработать заявку и затем обновить состояние задачи. Содержимое задачи обычно представляет собой стандартный шаблон с общими параметрами, инструкции сообщения детализируют задачу. 4. После обновления состояния задачи исполнителем и указания, что она выполнена, состояние заявки изменяется на Resolved (Обработана), и руководителю назначается новая задача, связанная с обработкой результатов выполнения первой задачи. Управление потоками Трехзвенный рабочий поток. 5. Руководитель получает электронное сообщение с инструкциями о возможном пересмотре заявки и следующем обновлении состояния задачи. 6. После установки руководителем для поступившей в его адрес задачи состояния Completed (Выполнена) состояние заявки автоматически изменяется на Closed (Закрыта). В этом процессе важно понять несколько ключевых концепций. Во-первых, данный рабочий поток создается в конкретном списке и не будет доступен в каких-то других списках. Тем самым обеспечивается независимость и надежность потоков. Управление потоками Трехзвенный рабочий поток. Во-вторых, задачи генерируются рабочим потоком в отдельном списке Задачи (Tasks) — сначала при запуске рабочего потока, а затем при указании, что первая задача выполнена, что далее приводит к изменению значения ее состояния в списке и созданию второй задачи. Каждое из этих действий сопровождается занесением соответствующих записей в специальный список Хронология (History), который не является напрямую видимым для пользователей и даже администраторов, а предназначен для целей аудита рабочего потока. Управление потоками Трехзвенный рабочий поток. Очень важным в рабочем потоке является то. что исполнители часто забывают редактировать задачу. Они обращаются к заявке, обновляют ее и затем полагают, что все сделали, но до тех пор, пока не будет обновлено состояние задачи, рабочий поток не будет переходить к следующему этапу. Поэтому необходим процесс обучения, в котором следует обязательно подчеркивать важность обновления состояния задачи, равно как и заявки. Кроме обучения необходим процесс тестирования потока в различных режимах до запуска его в эксплуатацию. Поток каждого типа требует своего индивидуально тестирования. Управление потоками Показанный в предыдущем примере рабочий поток можно считать «жестким вариантом», т.к. он довольно сложен в плане требований, касающихся взаимодействия с конечными пользователями. В организациях, в которых активно используется управление контентом с помощью рабочих потоков, обычно используются и тестируются следующие стандартные рабочие потоки: • Утверждение (Approval); • Сбор отзывов (Collect Feedback ); • Сбор подписей (Collect Signatures ); • Управление переводами (Translation Management ); • Утверждение ликвидации (Disposition Approval ). Управление потоками Approval (Утверждение). Этот рабочий поток направляет документ лицам, отвечающим за утверждение, которые могут: • утвердить или отклонить документ, • переназначить выполнение задачи по утверждению кому-то другому, • запросить информацию об изменениях, внесенных в документ. Запуск рабочего потока этого типа может производиться как вручную, так и как отклик на, например, событие получения нового элемента контента в соответствующе настроенный список. Управление потоками Сбор отзывов (Collect Feedback ). Этот рабочий поток: • направляет выбранный на отзыв документ с соответствующими комментариями одному, нескольким или группе рецензентов, • собирает отзывы рецензентов в соответствующий список, • компилирует отзывы в выбранную форму отчета, • отправляется отчет, инициировавшему его пользователю. Каждое действие сопровождается оповещениями соответствующим участникам и инициаторам. Запуск потока как правило осуществляется вручную. Управление потоками Сбор подписей (Collect Signatures ). Это рабочий поток с достаточно сложной логикой взаимодействия участников. Цель потока – сбор юридически значимых подписей на выбранном документе. В ситуации с документом Microsoft Office, допускающим создание цифровой подписи непосредственно в документе, и одним подписывающим все выглядит так: Инициатор выбирает документ и запускает на нем рабочий поток сбора подписей для выбранного исполнителя, аналогично процессу утверждения. Управление потоками Сбор подписей (Collect Signatures ). Исполнитель обрабатывая заявку процесса открывает документ и меняет его содержимое, устанавливая сертифицированную цифровую подпись. В результате статус документа меняется на подписанный или окончательный (Final). Получивший цифровую подпись документ в дальнейшем теряет возможность меняться, поскольку изменение противоречит установленной подписи. Любое изменение переводит подпись в состояние недействительной. Управление потоками Сбор подписей (Collect Signatures ). Все пользователи, получившие право на просмотр документа получают возможность проверить подлинность подписи, используя открытый ключ сертификата. Переход документа в состояние подписанного инициирует завершение процесса и соответствующие оповещения. Все резко усложняется, если подписывающих несколько. В этом случае есть согласующие подписи, которые, тем не менее должны сохранять статус юридически значимых и ограничивать возможность изменения документа и есть окончательная подпись, которая завершает процесс. Управление потоками Сбор подписей (Collect Signatures ). Весьма важен при этом порядок подписания. Кроме того, следует предусмотреть возможность перехода документа в различные промежуточные состояния. При этом теряется возможность подписания средствами Office, поскольку в нем предполагается наличие только одной окончательной подписи. В результате для реализации этого процесса используются дополнительные средства установки подписи, а процесс приобретает значительную уникальность. Такие процессы как правило создаются и отлаживаются индивидуально на каждом предприятии. Управление потоками Сбор подписей (Collect Signatures ). Пример подписи в MS Word с утраченным сертификатом. Управление потоками • Translation Management (Управление переводами). Этот рабочий поток управляет процессом ручного перевода документов, создавая копии подлежащего переводу документов и назначая задачи по его переводу различным переводчикам. Основные проблемы, на решение которых нацелен этот рабочий процесс состоят в синхронизации параллельной работы членов группы, агрегировании индивидуальных версий в общую и блокирования версии общего результата до момента агрегирования. Он доступен только для библиотек документов, обладающих соответствующими функциональными возможностями. Это важный пример одновременной коллективной работы пользователей над одним документом. Управление потоками • Disposition Approval (Утверждение ликвидации). Этот рабочий процесс направлен на контроль устаревания и сохранения документов, позволяя участникам решать, должны ли устаревшие документы сохраняться или же удаляться. Инициализация работы этого процесса может осуществляться как автоматически, так и вручную. Характерной особенностью является отсутствие необходимости запускать и исполнять его немедленно после возникновения факта превышения срока действия документа, установленного в его метаданных. Управление конкурирующими потоками осуществляется как правило с помощью установления их приоритетности, которая не исключает, однако возможности ручного управления. Это пример потока с низким приоритетом. Управление потоками Существует большое количество стандартных служебных рабочих потоков, осуществляющих обслуживание самой системы, а не содержащегося в нем контента. В качестве примеров это могут быть: Публикация. Рабочий поток публикация предоставляет возможность перевести тот или иной тип контента из состояния черновика в состояние опубликованного материала и предоставить его к доступу пользователей. Например, документ извлекается из отображающего его списка и/или блокируется, затем редактируется соответствующим его типу редактором и после окончания редактирования публикуется процессом публикации для предоставления доступа пользователям. Управление потоками Публикация используется не только для документов. Публиковаться могут любые объекты. Например это могут быть сайты или страницы сайтов подготовленные для отображения - в случае, если система управления контентом основана на Web-технологиях, проекты рабочих процессов и т.п. Обычно процесс публикации носит самостоятельный характер, но может использовать и другие процессы, или входить в эти процессы в виде составляющей части. Например, так устроен процесс утверждения публикации. Управление потоками По сути дела рабочие потоки представляют собой службы, сопровождающие жизненный цикл контента. Поэтому они часто выполняют роль таких служб. Например, задача синхронизации содержимого представлений, отображающих текущее содержимое библиотек или списков для различных пользователей представляет собой соответствующий рабочий поток. Эта служба позволяет автоматически синхронизировать данные не только внутри корпорации, но и, например, с внешних сайтов различных пользователей в различных социальных сетях или просто локальных данных. Запуск синхронизации обычно осуществляется вручную. Управление потоками Служба и процесс поиска информации также является примером потока-службы с значительным набором настраиваемых параметров. Например, требует настройки представление результатов поиска, поскольку, с одной стороны, отнюдь не весь контент предназначен для использования конкретным пользователем, с другой стороны, следует настраивать способ представления, если результат поиска оказывается слишком большим. Процессы оповещения пользователей о состоянии различных структур хранения контента – библиотек, списков и т.п. понятным образом настраиваются и запускаются. Управление потоками • Резюме • В этой лекции кратко рассматривались различные типы рабочих потоков. Также были приведены сведения, необходимые администраторам для управления рабочими потоками. • Необходимое тестирование рабочих потоков может быть затруднено из-за необходимости использования нескольких пользователей в процессе тестирования. • Необходим процесс обучения персонала для участия в использовании рабочих потоков. • Стандартные готовые рабочие потоки являются мощным инструментом для администраторов и опытных пользователей для более эффективно строить полезные рабочие потоки.