Учёт расчётов с подотчетными лицами

Учёт расчётов с подотчетными лицами (71). Для осуществления хозяйственной деятельности, некоторые хозяйственные операции производятся с участием подотчетных лиц. Для выполнения хозяйственных операций им выдают под отчёт денежные средства, как в наличной, так и в безналичной форме. Операции: - Выполнение своих обязанностей в командировке. - Приобретение материальных ценностей; Операции могут осуществляться в рублях и в иностранной валюте. Учёт расчётов ведётся по сч.71-А/П. По Д-ту отражается задолженность подотчетного лица по выданным средствам, а по К-ту списание сумм, выданных под отчёт, в зависимости от направления их использования. Сумма определяется оперативным путём либо на основании представленного расчёта в случае командировки. Кроме того, приказом по предприятию может быть установлена определенная сумма. Выдача наличных денег денежных средств осуществляется по расходному кассовому ордеру и отражается проводкой - Дт71 Кт50. Использование денег по корпоративной расчетной карте определяется по данным выписки банка по спец счету и отражается проводкой – Дт 71 кт 55/4 (или 57) Учет расчетов по командировке. Служебная командировка (ст. 166 ТК) – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. С этой целью правительством РФ принято постановление от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Для того чтобы отправить в командировку работника, требуется оформить ряд документов, без которых его нахождение вне места постоянной работы не будет считаться командировкой. Сотрудник может быть направлен в командировку только по письменному распоряжению руководителя организации. В распоряжении должны быть установлены конкретный срок командирования и служебные поручения, для выполнения которых сотрудник должен покинуть место постоянной работы. На основании распоряжения руководителя организации издается «Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку». Форма приказа (Т-9) установлена Госкомстатом России. В связи с тем, что форма приказа унифицирована, необходимо заполнять все установленные реквизиты. Приказ и служебное задание остаются в организации. Днем выбытия в командировку является день, в который отправляется транспортное средство (самолет, автобус, поезд и т. д.) от места постоянной работы командированного. Одновременно днем прибытия является дата, в которую транспортное средство прибывает на постоянное место работы. Если транспортное средство отправляется до 24.00 включительно, то днем начала командировки являются текущие сутки, если позднее, то следующие. По окончании командировки сотрудником должны быть сданы в течение трех рабочих дней «Авансовый отчет». Авансовый отчет имеет унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Авансовый отчет содержит сведения об израсходованных в связи с командировкой суммах. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. В авансовом отчете работник должен указать сумму неизрасходованных денежных средств, которые подлежат возврату в организацию. Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Дополнительно в авансовом отчете должны быть указаны суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. После утверждения авансовый отчет принимается к учету. Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В случае если сотрудник израсходовал больше денежных средств, выданных ему при отъезде в командировку, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: – расходы по проезду; – расходы по найму жилого помещения; – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Причем перечень и размер возмещаемых расходов на командировки должны быть установлены в коллективном договоре или локальном нормативном акте (положении о командировках). Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают: – расходы по проезду транспортом общего пользования к пункту отправления (станции, пристани, аэропорту) и от пункта назначения, если он находится за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы; – страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте; – оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства) возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Согласно статье 217 НК РФ не облагаются налогом на доходы физических лиц компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Так при оплате работодателем сотруднику суточных в налогооблагаемую базу не будут включены суточные в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогично налогообложению не подлежат фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи. При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. С точки зрения бухгалтерского учета командировочные затраты можно отнести к расходам по обычным видам деятельности. Расходы на командировки признаются в том периоде, в котором авансовый отчет был проверен бухгалтерией и утвержден руководителем. Учет расчетов по приобретенным ценностям. В организации издается Приказ, в котором указывается список лиц, которым выдаются в подотчет денежные средства, лимит их выдачи, направления использования средств. Указывается порядок расчета сумм, необходимых для выдачи (оформление требований, служебных записок, Расчета бухгалтерии). После исполнения хозяйственной операции подотчетное лицо также составляет авансовый отчет и представляет его в бухгалтерию для проверки и утверждению руководителем. Важным является установление срока представления авансового отчета. Если он не установлен, то задолженность считается бессрочной. На основании авансового отчёта делаются записи на списание подотчётных сумм – Дт 10,41,60,25,26,44 Кт 71. Перерасход – Дт 71 Кт 50, неиспользованная сумма – Дт 50 Кт 71 или Дт 70 Кт 71 – по согласованию с подотчётным лицом. В случае если работник вовремя не вернул подотчетные суммы, эти суммы подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если невозвращенные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они будут списаны с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Если удержать невозвращенные суммы из заработной платы не представляется возможным, то со счета 94 эти суммы будут списаны в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Причем данные суммы включаются в совокупный доход по исчислению НДФЛ. Аналитический учёт расчётов ведётся по каждому подотчетному лицу и авансовому отчёту. Выдача под отчёт только после окончания расчёта по предыдущим авансовым расчётам. В контрольных целях за использования средств. Синтетический учёт ведётся в журнале ордере по сч. 71, а аналитический учёт в карточке сч. 71. Контроль за состоянием расчетов с подотчетными лицами осуществляется в оборотно - сальдовой ведомости. Учет расчетов с работниками по прочим операциям. В организации могут быть осуществлены дополнительные операции с работниками, для учёта которых используется сч. 73. Суб. счета: 73/1 – расчёты по выданным займам; 73/2 – расчёта по возмещению материального ущерба; Если имеются другие операции, то открывается третий субсчёт (расчёты по выплате компенсаций за пользование личного автомобиля в служебных целях ). Счет 73/1 Основанием для возникновения задолженности по счёту в части займ, предоставленного работнику является (заявление работника, приказ руководителя по выдаче). Договор займа, платёжные документы (РКО, платёжное поручение, выписка банка). Займ может выдаваться на условиях платности или без процентов. Чтобы не было никаких налоговых последствий для организации величина процента не должна быть менее 2/3 ставки рефинансирования ЦБ. Ставка рефинансирования (ключевая ставка) – 6,0% (с февраля 2020 г.) , т.е не менее 4%. Если процент будет ниже или беспроцентный займ, то организация должна рассчитать материальную выгоду (МВ) от экономии процентов с которой начисляется НДФЛ (35%). Оптимальная формула для расчета МВ при отсутствии процентов: Предельная ставка рефинансирования * сумма займа / 365 * количество дней использования кредитных средств = МВ При расчете МВ по договору льготного кредитования формула немного отличается: (Предельная ставка рефинансирования – ставка по займу) * сумма займа / 365 * количество дней использования кредитных средств = МВ Выдан займ работнику Дт73/1 Кт 50,51-. В конце месяца или на другую дату в соответствии с договором начисляется процент – Дт 73/1 Кт 91/1. В соответствии с условиями договора в учёте отражаются операции по погашению займа – Дт 50,70 Кт 73/1 (заявление работника). Сумма НДФЛ рассчитывается по данным налоговой карточки ежемесячно – Дт 70, 73/1 Кт 68. Если по каким-то причинам не погашен займ и истёк срок давности, то на основании приказа делается запись – Дт 91/2 Кт73/1. Счет 73/2. На основании приказа руководителя созданного на основании акта инвентаризации сумма недостачи списываются на виновное лицо в случае признания вины материально-ответственным лицом. Взыскания осуществляются по рыночным ценам, поэтому возникает разница между фактической и рыночной стоимостью – Дт 94 Кт 10,41,43 – фактическая себестоимость недостающих ценностей (по учётным ценам); Дт 94 Кт 16,43 – отклонения; Дт 73/2 Кт 94 – списана недостача ценностей по фактической стоимости; Дт 73/2 Кт 01,04 - списана недостача ценностей по остаточной стоимости; Дт 73/2 Кт 91/1 – разница между фактической и рыночной стоимостью недостающих ценностей признается прочими доходами с 2011 г.( До 2011 г. признавалась доходом будущих периодов). Возмещение ущерба может осуществляться как внесением недостающих ценностей, так путём удержания из заработной платы – Дт 10,41,01 Кт 73/2; Дт 70 Кт 73/2 – не более 20% от начисленной заработной платы за минусом НДФЛ. Аналитический учёт ведётся по каждому виновному лицу и случаю недостачи. Синтетический учёт ведётся в журнале ордере по сч.73 – анализ счёта. Аналитический учёт в карточке счёта, а контроль в оборотно - сальдовой ведомости. 73/3 – для назначения компенсации необходимо заявление работника, подписанное руководителем и договор, в котором указывается сумма компенсации. (Согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора). Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см - 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц. (в этих суммах учитывается при исчислении налога на прибыль). НДФЛ и страховыми взносами не облагается сумма компенсации, если ее величина подтверждена расчетами и документами. (если не подтверждена, то исчисляется НДФЛ и страховыми взносами.). Ежемесячно бухгалтер составляет расчёт (Бухгалтерская справка) для начисления выплаты данной компенсации – Дт 26,25,44 Кт 73/3 (начислена компенсация). Начисления осуществляются из фактически отработанных дней. Дт 73/3 Кт 50,51 (выплата компенсации). Аналитический учёт ведётся по каждому работнику. Счет 73 и Бухгалтерский баланс По строке 1230 "Дебиторская задолженность" бухгалтерского баланса отражается общая сумма дебиторской задолженности. При этом при заполнении строки 1230 используются данные, отраженные на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",  в сумме задолженности работников по беспроцентным займам, по возмещению материального ущерба. Учёт расчётов с прочими дебиторами и кредиторами. Для учета различных расчетных отношений с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". К счету 76 могут быть открыты следующие субсчета: 76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию"; 76-2 "Расчеты по претензиям"; 76-3 "Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам"; 76-4 "Расчеты по депонированным суммам" и др. На субсчете 76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию" отражают расчеты по страхованию имущества и персонала организации, в котором организация выступает страхователем. Видов страхования существует множество: • личное — относящееся к жизни и здоровью; • имущественное, призванное снизить потери от утраты, недостачи или повреждения какого-либо имущества; • разного рода рисков — таких, например, как технические, финансовые (в т. ч. связанные с непоступлением оплаты от покупателей или товара от поставщиков), правовые; • ответственности — например, автогражданской, профессиональной, застройщика, заемщика. Начисленные суммы ежемесячных страховых платежей отражают по кредиту счета 76, субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию", в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или других источников страховых платежей (08, 23, 25, 26, 29 и т.п.). Перечисленные суммы страховых платежей страхователям списывают с кредита счетов по учету денежных средств (51, 52, 55) в дебет счета 76-1. Если сумма страховой премии выплачивается полностью, то в учете признается сначала дебиторская задолженность: Дт 76/1 Кт 51. В конце месяца отражаются начисленные ежемесячные платежи Дт счетов по учету затрат на производство или других источников страховых платежей (08, 23, 25, 26, 29 и т.п.) Кт 76/1. Потери товарно-материальных ценностей по страховым случаям списывают с кредита счетов 10, 43 и др. в дебет счета 94. Суммы страхового возмещения, полученные организацией от страховых организаций, отражают по дебету счетов учета денежных средств (51, 52, 55) и кредиту счета 76-1. С одновременным отражением прочего дохода Дт 76/1 Кт 91/1 Некомпенсируемые расходы списываются на прочие расходы Дт 91/2 кт 94 Расходы по возмещению ущерба и ликвидации чрезвычайной ситуации признаются прочими расходами Дт 91/2 кт 70, 69, 60/1 Аналитический учет по счету 76-1 ведут по страховщикам и отдельным договорам страхования. На субсчете 76-2 "Расчеты по претензиям" отражают расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам. В дебет этого счета списывают причиненный организации ущерб по вине поставщиков материальных ресурсов, подрядчиков, учреждений банков и других организаций с кредита следующих счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на суммы несоответствия цен и тарифов, качества, арифметических ошибок и т.п. по уже оприходованным ценностям; 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства" и других счетов учета затрат - за брак и потери, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков; учета денежных средств и кредитов банка (51, 52, 66, 67 и др.) - по суммам, ошибочно списанным со счетов организации; 91 "Прочие доходы и расходы"- по штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей услуг за несоблюдение договорных обязательств. Суммы удовлетворенных претензий списывают с кредита счета 76-2 в дебет счетов учета денежных средств (51, 52 и др.). Суммы неудовлетворенных претензий, как правило, списывают с кредита счета 76-2 в дебет тех счетов, с которых они были списаны на счет 76-2 (10, 20, 23, 60 и др.). Уплаченные организацией разные штрафы, пени и неустойки списывают с кредита счетов учета денежных средств в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы". На субсчете 76-3 "Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам" учитывают расчеты по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества. Подлежащие получению доходы отражают по дебету счета 76-3 и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы". Полученные доходы записывают по дебету счетов учета активов (51, 52 и др.) и кредиту счета 76-3. На субсчете 76-4 "Расчеты по депонированным суммам" учитывают расчеты с работниками организации по не выплаченным в установленный срок суммам из-за неявки получателей. Депонированные суммы отражают по кредиту счета 76-4 и дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Формируется реестр по невыплаченной заработной плате кассиром. При выплате депонированных сумм получателю кредитуют счета учета денежных средств и дебетуют счет 76-4. Выдача депонированной заработной платы осуществляется в соответствии с внутренним порядком. Выдача не вдень заработной платы, осуществляется по расходному кассовому ордеру или платёжной ведомости – Дт 76/4 Кт 50. Аналитический учет по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" ведут по каждому дебитору и кредитору. Сальдо по счету 76 определяют по оборотной ведомости по аналитическим счетам счета 76. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно. К счёту 76 могут быть открыты и другие суб. счета, если имели место операции: - для учёта НДС с авансов – Дт 76/НДС с АП Кт 68, Дт 68 Кт 76/НДС с АВ; - при осуществлении финансовых вложений в части формирования фактических затрат – Дт 76 Кт 51,60,71, Дт 58 Кт 76. Аналитический учёт ведётся по каждому суб.счёту, каждому аналитическому объекту. Контроль ведётся по оборонно- сальдовой ведомости.