Теоретические основы управления проектами

Лекция 1 Теоретические основы управления проектами Проектирование – это: Александер: отыскание физических компонентов какой-либо физической структуры; Буккер: моделирование предполагаемых действий до их осуществления, повторяемое до тех пор, пока не появится полная уверенность в конечном результате; Грегори: создание изделия в соответствии с обстановкой при максимальном учете всех требований; Мэтчелл: оптимальное удовлетворение суммы истинных потребностей при определенном комплексе условий; выявление и разрешение конфликтов в многомерных ситуациях; Коновалов: процесс создания модели несуществующего изделия или явления; оптимального качества для Из приведенных определений видно, что Александер и Грегори придерживаются инженерного подхода в определении процесса проектирования, все остальные авторы придают термину более широкую смысловую нагрузку. Проект – это некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта [ассоциация Project Management Institute (PMI)]. ДЗ1: найти различные подходы к определению понятия «проект». Основные признаки проекта: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Новизна Изменение как основное содержание проекта Неповторимость Конкретная цель Временная ограниченность Ограниченность ресурсов Бюджет, относящийся к проекту Комплексность Определенная сфера реализации Например: строительство микрорайона с созданием необходимой инфраструктуры, оптимизация энергопотребления в области, создание и 1 обеспечение выпуска нового автомобиля, модернизация существующего предприятия и т.д. Окружение проекта – это совокупность внешних и внутренних (по отношению к проекту) факторов, влияющих на достижение результатов проекта. Ближнее окружение проекта Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки. Сфера финансов финансирования. Сфера сбыта конкурентов. определяет определяется бюджет проекта, решениями его смету, покупателей и источники действиями Сфера производства предполагает необходимость согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства. Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможного обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам. Сфера инфраструктуры формирует требования к связи, транспорту, коммуникациям, инженерному и информационному обеспечению. Сфера экологии предполагает требования по охране окружающей среды. Дальнее окружение проекта Политические факторы – это политическая стабильность, поддержка проекта правительством и т.д. Экономические факторы – структура национального хозяйства, уровень инфляции, темпы экономического роста и т.д. Социальные факторы – уровень жизни, уровень образования, уровень безработицы и т.д. Законодательные факторы – требования современных нормативно-правовых актов, их изменение Научно-технические факторы – уровень развития фундаментальных и прикладных наук, информационных технологий, промышленных и производственных технологий, транспортных систем, связи, коммуникаций и т.д. Природные факторы – стандарты охраны окружающей среды. 2 Вопрос1: Какие еще факторы оказывают влияние на реализацию проекта. Участники проекта Ключевыми участниками проекта являются:  инициатор проекта – «генератор идей»,  руководитель проекта, то есть лицо, ответственное за управление проектом,  потребитель – это лицо или организация, которая использует продукт проекта,  команда проекта – это группа исполнителей, либо организация, сотрудники которой непосредственно вовлечены в исполнение проекта  инвестор – лицо, группа или организация, предоставляющая финансовые ресурсы для исполнения проекта,  заказчик (владелец) – лицо или организация, которая является будущим собственником результатов проекта. В успешном завершении проекта заинтересованы все участники, реализующие таким образом свои индивидуальные интересы: Инвесторы возвращают вложенный капитал и получают дивиденды. Заказчик получает реализованный проект и доходы от его использования. Инициатор, руководитель проекта и его команда получают плату по контракту. Потребители получают необходимые им товары, продукты, услуги. Это были ключевые участники проекта, Вопрос2: кто еще может быть участником. Жизненный цикл проекта Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Жизненный цикл проекта состоит из фаз. Каждая фаза характеризуется достижением определенного результата. Фазы: 1) 2) 3) 4) Концепция Разработка Реализация Завершение Формально фазы включают в себя стадии, которые состоят из этапов, включающих работы. То есть полная структуризация выглядит следующим образом: «фаза – стадия – этап – работа». Но такая полная структуризация не является обязательной, все определяется спецификой проекта. 3 Стоит отметить, что на фазе концепции решается быть или не быть проекту. Если идея оказалась приемлемой (технически, экономически, экологически и т.д.), то переходят к следующей стадии. Если проект касается какого-либо продукта, то необходимо учитывать жизненный цикл продукта: «исследования и разработки – выход на рынок – рост – стабильность – сокращение сбыта – уход с рынка». Взаимосвязь жизненного цикла проекта и продукта представлена на рисунке. Жизненный цикл продукта 1.Исследования и разработки ФундаменПрикладные тальные исследования исследования 1.Концепция 2.Разработка 2.Выход на рынок 3.Рост 4.Стабильность 5.Сокращени е сбыта 3.Реализация Жизненный цикл проекта 6.Уход с рынка 4.Завершение Факторы, определяющие переход на управление проектами 1) 2) 3) 4) 5) Сокращение жизненного цикла продукта Глобальная конкуренция Новые технологии Работа под конкретные потребности Новые специфические рынки, совместные предприятия И другие. Управление проектом Единого определения понятия «управление проектом» management) официально не существует. Есть различные трактовки: (project 1. Управление проектом – это искусство руководства и координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техник управления для достижения определенных результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству [США, Свод знаний по управлению проектами]. 2. Управление проектом – это управленческая задача по завершению проекта в срок, в рамках установленного бюджета и в соответствии с техническими спецификациями и требованиями. Проект-менеджер является ответственным за достижение этих результатов [Английская ассоциация проект-менеджеров]. 3. Управление проектом – это единство управленческих задач, организации, техники и средств для реализации проекта [Германия]. Процессы управления проектами 4 Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в целом называются процессами управления проектом. Могут быть разбиты на 6 основных групп: 1) Процессы инициации – от формулирования идеи до принятия решения о начале реализации проекта 2) Процессы планирования – определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем его достижения 3) Процессы исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана 4) Процессы анализа – определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решений о корректирующих воздействиях 5) Процессы управления – определение корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение 6) Процессы завершения – формализация выполнения проекта и подведение е го к упорядоченному финалу. Рычаги управления проектами В распоряжении руководителя проекта находятся основные и вспомогательные рычаги. Вспомогательные Персонал Основные Способ реализации (управления) Рычаги управления проектами Ресурсы Подрядчики Организационная структура Взаимодействие Вопрос3: что такое управление проектами и чем оно отличается от менеджмента? 5 Сравнительная характеристика традиционного менеджмента и управления проектами Критерий Направленность на конечные показатели Направленность на удовлетворение интересов Ограничения Основной объект планирования Оценка результатов Задействованный персонал Характер деятельности Традиционный менеджмент Ориентирован на ход событий, процесс Организация, в которой осуществляются процессы управления В большинстве случаев отсутствуют четкие ограничения по времени и ресурсам Планируется распределение позиций Широко используется корректирование результатов в ходе реализации Персонал, постоянно занятый в организации Монотонный Управление проектами Ориентировано на достижение определенной цели Заказчик, которому важен конкретный результат Имеются четкие ограничения, особенно по бюджету проекта Планируются используемые ресурсы (время, средства, персонал) Результаты оцениваются по окончании проекта Проектные команды, состоящие как из персонала организации, так и из внешних исполнителей, существующие ограниченный период времени Разнообразные виды деятельности, сопряженные с риском Отличаясь от традиционного менеджмента по своей структуре, содержанию и принципам, управление проектами, тем не менее, тесно связано с ним. Функции управления проектами охватывают такие элементы традиционного менеджмента, как финансовый менеджмент, управление персоналом, операционный менеджмент, логистика, инновационный менеджмент, управление качеством, маркетинг и др. Использование этих функциональных областей менеджмента для целей управления проектами представлено в таблице. Рисуем таблицу Область менеджмента Финансовый менеджмент Использование для целей управления проектами Обеспечение соответствия проекта ограничениям по бюджету, формирование бюджета проекта. Оценка эффективности проекта. Интеграция бюджета проекта в систему бюджетов предприятия (при реализации проекта в рамках действующего предприятия) 6 Управление персоналом Операционный менеджмент Логистика Инновационный менеджмент Управление качеством Маркетинг Определение требований к квалификации персонала, привлекаемого для реализации проекта; мотивация членов проектной команды, разрешение конфликтов; формирование адекватной потребностям проекта и организации системы оплаты труда участников проектной команды; интеграция проектной команды в систему мотивации персонала предприятия Определение последовательности выполнения работ по проекту и интеграция работ по проекту с текущими операциями предприятия Выбор поставщиков, схемы транспортировки, складирования, систем расчетов с поставщиками и т.п. Определение критериев успешности проекта, реализация проекта (если проект инновационный), идентификация и оценка коммерческих и технических рисков Разработка мероприятий по обеспечению качества проекта, интеграция проекта в систему менеджмента качества предприятия Исследования рынка, каналы распространения информации о проекте Вопрос4: Известно, что деятельность любого предприятия направлена на достижение определенных целей. Любое предприятие ограничено по времени своего существования. Успешные предприятия всегда уникальны по продуктам, услугам либо бизнес-моделям. Можно ли сказать, что любое предприятие является проектом? Если да – почему? Если нет – какие ограничивающие факторы следует ввести в данные утверждения? Под структурой проекта понимается совокупность взаимосвязанных элементов и процессов, представленных с различной степенью детализации. То есть структура проекта представляет собой иерархическую декомпозицию на составные части, необходимые и достаточные для планирования и контроля его осуществления. Декомпозиция – это метод планирования, предполагающий разбиение содержания и результатов проекта на более мелкие элементы до тех пор, пока они не будут определены достаточно подробно для исполнения, отслеживания и мониторинга. Понимание проекта как структурированного объекта является основой управления им. Особенности структуризации проекта: 1. Каждый этап проекта является самостоятельным проектом. К каждому этапу применяется тот же арсенал управления, что и ко всему проекту. 7 2. Необходимо планировать результаты реализации каждого этапа. У каждого действия или бездействия есть свои последствия, на основе которых необходимо вносить корректировки в последующие шаги по реализации проекта. 3. Чем больше этапов проекта – тем больше объем планирования. Необходимо найти компромисс между сложностью проекта и объемом работы по организации управления проектом. 4. В проекте не должно быть элементов, которые дальше не будут использоваться. Все действия должны иметь продолжение. Единственное исключение – это защита от рисков. Если событие не состоялось, то и защитные меры не понадобились, но эти затраты оправдались бы в случае реализации рисковых событий. Некоторые этапы существуют в большинстве проектов и имеют особое значение. Так, работы связанные с подготовкой обоснования проекта, обычно выделяют в самостоятельный этап. Далее рассказать, каким может быть содержание фаз 1) Концепция Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование); Выявление потребности в изменениях; Формирование целей, задач, результатов проекта; Определение основных требований, ограничительных условий, критериев оценки проекта; Оценка уровня риска; Описание окружения проекта, потенциальных участников; Оценка требуемого времени и ресурсов на реализацию проекта; Определение и сравнительная оценка альтернатив; Экспертиза предложенных вариантов; Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы. 2) Разработка Назначение руководителя проекта; Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика, владельцев проекта, ключевых участников; Развитие концепции и основного содержания проекта: календарные планы, графики работ, смета и бюджет, ресурсы и т.д.; Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ; получение одобрения для следующей фазы. 8 3) Реализация Детальное проектирование и технические спецификации; Организация и проведение торгов, заключение контрактов с исполнителями; Полный ввод в действие системы управления проектом; Ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды реализации проекта; Организация выполнения работ; Установление системы контроля за ходом выполнения работ; Руководство, координация, мониторинг процесса, прогноз состояния, оперативные контроль и регулирование; Решение возникающих проблем. 4) Завершение Планирование процесса завершения проекта; Эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта; Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию; Оценка результатов проекта и подведение итогов. Для каждого структурного элемента проекта (фаза – стадия – этап – работа) должно быть описано: - результат - руководитель (ответственно лицо) - содержание - ключевые события - участники - ресурсы - контрольные точки - временные рамки - существующие ограничения. И рассказываем про целеполагание. Существуют несколько методик целеполагания. Наибольшее распространение получила методика SMART, в соответствии с которой цели проекта должны быть: 1.конкретными (Specific); 2.измеримыми (Measurable); 3.достижимыми (Achiеvable); 9 4.значимыми (Relevant), иногда используется другая расшифровка критерия «R» - ориентированность целей на достижение определенного результата, а не количества и характера проделываемой работы. 5.соотносимыми с конкретным периодом времени (Timebounded). SMART-критерии в целеполагании Критерий Смысл Specific Отсутствие различных интерпретаций в постановке цели различными участниками проекта Measurable Цель должна описываться количественными показателями, достижение или недостижение которых позволяет определить степени приближения к цели Achiеvable Означает возможность достижения цели с учетом существующих ограничений Relevant Отражает согласование цели проекта с целями более высокого уровня вплоть до стратегии компании, а также важность данного проекта для компании Если не учитывать временные ограничения, возникает риск того, что цель никогда не будет достигнута Timebounded Примечание Его можно просто проговорить В постановке цели не должно быть слов, не несущих смысловой нагрузки (оптимальный, достойный и т.п.). Желательно избежать и негативной постановки целей (минимизировать издержки) Если речь идет о количественной измеримости, нужно оперировать цифрами, если о качественной - к формулировке цели следует приложить техническое задание. На практике часто используют такие критерии, как проценты, соответствие внешним стандартам, время и др. Существуют проекты, относительно которых нельзя с уверенностью судить о достижимости целей, например, научно-исследовательские проекты Значимость цели определяется ответом на вопрос, важна ли она для достижения целей более высокого уровня При постановке цели необходимо определять конечный срок, к которому должны быть получены результаты проекта В последние годы появились расширенные трактовки SMART-критериев. Обычно традиционная SMART постановка дополняется двумя новыми критериями, позволяющими повысить вероятность достижения цели: - наличие обратной связи через оценку (Evaluated) означает оценку руководителем проекта степени приближения к цели на каждом этапе ее достижения; - возможность и необходимость периодической корректировки цели (Reviewed) в соответствии с меняющимися внешними и внутренними условиями реализации проекта. Вопрос5:Какие из этих формулировок отвечают критериям SMART? 10 1. Укрепление здоровья населения России, снижение уровня заболеваемости, инвалидности, смертности. 2. Повышение доступности и качества медицинской помощи. 3. Создание условий для оказания эффективной медицинской помощи. 4. Развитие профилактической направленности здравоохранения. 5. Удовлетворение потребности населения в высокотехнологичной медицинской помощи. ДЗ2: сформулировать цель проекта в соответствии с критериям SMART 11