Текст как результат речевой деятельности

ТЕКСТ КАК РЕЗУЛЬТАТ РЕЧЕВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Понятие о тексте Речь – это процесс говорения, осуществленный в устной или письменной форме. Результатом это речевой деятельности является речевое произведение, или текст. Речь является реализацией языка, который только через нее может выполнять свою основную функцию – служить средством общения (такая функция называется коммуникативной). По характеру речевой деятельности речь может быть:  монологическая или диалогическая;  устная или письменная;  разговорная или книжная Главная единица речи – текст. Это группа предложений, объединенных в целое темой и основной мыслью. Термин «текст» пришел в русский язык в XVIII веке из немецкого, но восходит он к латинскому textus, что значит «ткань»; «связь», «соединение»; слог, стиль. Текст возникает и существует только в процессе общения; это речевая единица, воплощение коммуникативного акта; это последовательность вербальных знаков. В Лингвистическом энциклопедическом словаре текст определяется как «объединенная смысловой связью последовательность знаковых единиц, основными свойствами которой являются связность и цельность». При этом под знаковыми единицами понимаются определенные вербальные знаки – предложения, абзацы, причем как графические (письменный текст), так и фонетические (устный текст). Б. Н. Головин определяет текст как словесное устное или письменное произведение, представляющее собой единство некоторого более или менее завершенного содержания (смысла) и формы (речи), формирующей и выражающей это содержание. Текст, как правило, содержит описание фактов, событий, места действия, времени протекания этого действия и т.п. Все это –фактуальная информация. Как правило, ее передает фабула (от лат. fabula) – повествование, история; «основа», «ядро» повествования. Фактуальная информация почти всегда может быть передана пересказом. Художественное произведение выражает систему взглядов автора, его мировоззрение, его личность в широком смысле слова. Все это – концептуальная информация. Этот вид информации получил свое название от слова концепция (от лат. сonceptio) – 1. система взглядов на те или иные явления, способ их рассмотрения; 2. общий замысел (художника, поэта, ученого и т. д.). Концепт – это главное, что «держит» текст и не дает ему рассыпаться на отдельные эпизоды, описания и рассуждения. Как правило, фактуальная информация «состоит на службе» у концептуальной. Но служит она ей по-своему: с одной стороны, она наполняет текст жизнью, помогает передать заложенную в нем концептуальную информацию, с другой – сама же ее «маскирует»: затемняет заложенные в тексте мысли, как бы «отвлекает» от них, открывает возможности разночтения. 1 Концепт отдельного художественного произведения иначе называют идеей, а также используют термин главная мысль. Однако концептуальная информация не сводится к одной «главной мысли». В большом тексте строится целая «модель мира», отражается вся система взглядов автора, его мировоззрение – это как раз и есть концептуальная информация. Существует еще и подтекстовая информация, или просто подтекст. Он похож на чудо. Это смысл, который не выражен в тексте обычными словами и возникает как бы «из ничего». Но это только так кажется. Скрытый смысл, который способны таить в себе слова, предложения, отдельные отрезки текста, передается с помощью порядка слов, интонации, художественных средств. Создать подтекст помогают еще «скважины» и монтаж. Монтаж – это порядок, в котором выстроены предложения, абзацы и отдельные отрезки текста и который подчинен основному замыслу автора. Термин «скважина» появился так. Когда стали изучать, как люди читают, что мешает, а что помогает им понимать текст, то заметили, что в тексте есть некоторые «пустые» места, своего рода смысловые пробелы, «дырки», которые подразумевают, что читатель что-то хорошо знает и без объяснений. Лингвисты называют такие знания «фоновыми». Психолог Н.И. Жинкин обнаружил, что между предложениями существуют разрывы и в этих разрывах содержится та информация, которую читатель уже имеет (или должен, по мнению автора, иметь). Содержание текста становится понятным только тогда, когда читатель может самостоятельно заполнить эти смысловые «дырки», когда в его мышлении содержится как бы «внутренний текст». Ни один текст нельзя построить, объясняя каждое слово, ни в одном тексте нельзя сказать всего. Когда мы говорим или пишем, то обязательно предполагаем, что какая-то часть информации нашему адресату известна, и помещаем ее в «скважины». Все виды информации в произведении тесно связаны. Так, скрытой (подтекстовой) может оказаться и концептуальная, и фактуальная информация. А чтобы понять концепт, надо внимательно отнестись к «фактам» и учесть скрытые смыслы, т. е., чтобы выявить какой-то один из видов информации, необходимо обращать внимание на все остальные. Таким образом, основными признаками текста являются следующие: 1) Членимость. Текст состоит из нескольких предложений, представляет собой коммуникативную единицу высшего ранга, по сравнению с предложением. Однако это положение является дискуссионным: одно распространенное завершенное высказывание, реплику в диалоге некоторые исследователи считают текстом. 2) Смысловая цельность достигается тогда, когда отбор материала подчиняется задаче передать основную мысль. Т. е. предложения текста должны объединяться темой и идеей. 3) Связность заключается в том, что текст состоит из предложений, связанных между собой по смыслу и формально - с помощью языковых средств: повторяющихся слов, личных и указательных местоимений, синонимов, антонимов, сочинительных союзов и т. п. Типы текста 2 Столетия развития языка, мышления выработали наиболее экспрессивные, экономные и точные способы, схемы, словесные структуры для решения задач, которые ставит перед собой говорящий. Поэтому издавна выделяют такие компоненты монологической речи, как описание, повествование, рассуждение, которые в лингвистике принято называть функционально - смысловыми типами текста, что подчеркивает их зависимость от цели и содержания высказывания. Это деление, восходящее еще к риторикам X1X века, является условным. На практике, в выступлении типы текста чередуются, придавая речи разнообразие. Описание раскрывает признаки предмета, его временные характеристики или постоянные свойства, качества, состояния. Текст этого типа как бы отвечает на вопрос: «Какой предмет?» Чаще всего описание - это статическая картина, предстающая одномоментно. Разновидностью описания в официально деловой речи выступает характеристика, частным случаем которой считается техническое описание . Повествование раскрывает тесно связанные между собой события, явления, действия как объективно происходившие в прошлом. Данный тип текста представляет мир в динамике: «Что произошло?» Рассуждение имеет целью исследовать предметы или явления, раскрыть их внутренние признаки путем аргументации, установления причинно - следственных отношений. С логической точки зрения рассуждение - это цепь умозаключений демонстрация на какую-нибудь тему, изложенных в последовательной форме. Такое раскрытие мира в его причинно - следственных связях - это ответ на вопрос: «Почему?» Вариантом рассуждения считают определение и объяснение, бытующие в научных текстах, в языке массовой коммуникации. Логика мышления требует, чтобы в любом рассуждении содержались части: тезис - утверждение, которое надо доказать; обоснование высказанной мысли при помощи доводов, доказательств. Структуру дедуктивного и индуктивного размышлений можно представить графически: 1. Дедуктивное Тезис аргумент вывод 2. Индуктивное Аргументы демонстрация тезис Совокупность аргументов - положений, истинность которых проверена и доказана практикой - называется аргументацией. Аргументы делят на 2 вида: 1. Аргументы к существу дела. Это факты, устанавливаемые путем наблюдения, опыта, цифровой или статистический материал, документы, доказанные положения и т. д. 2. Аргументы к человеку. Это ссылка на высказывания, мнения авторитетных людей: ученых, писателей, общественных деятелей, специалистов; расточение похвал, привлечение внимания к достоинствам и недостаткам, вкусам оппонента; возбуждение в другой стороне жалости и сочувствия. 3 Аргументы первого вида нацелены на то, чтобы доказать, т. е. установить истинность тезиса, а второго - на то, чтобы убедить - сделать слушателей единомышленниками, вселить уверенность, что истинность тезиса доказана. Основа убедительности речи - ее доказательность, но важную роль играет риторическое мастерство: пафос, манеры, голос и т. д. Композиция текста Композиция (лат. compositio - «составление, сочинение») - это закономерное, мотивированное содержанием и замыслом расположение всех частей текста. Наиболее распространенной классической структурой текста считается трехчастная, включающая в себя элементы: вступление, главную (основную) часть, заключение. Такую структуру чаще всего имеют информационная речь, доклад. Приветственная, торговая речь в настоящее время отличаются свободной композицией, которая во многом определяется ситуацией и адресатом. В ходе экспериментов было установлено, что запоминается и усваивается лучше всего то, что дается в начале или в конце сообщения, что объясняется действием так называемого психологического закона «края». Поэтому важно продумать содержание вступления и заключения. Задача вступления - подготовить слушателей к восприятию темы. По мнению опытных ораторов, следует сразу привлечь внимание аудитории. «Зацепляющих крючков» (А. Ф. Кони) существует множество: интересный или даже неожиданный пример; пословица, поговорка, крылатое выражение, цитата; рассказ о каких - либо событиях, имеющих отношение к теме выступления; вопросы, позволяющие втянуть слушателей в активную умственную деятельность. Заключение должно быть кратким, сжатым. В нем, как правило, подводятся итоги сказанному, делаются обобщения; кратко повторяются основные тезисы, подчеркивается главная идея и важность для аудитории разобранной темы; намечаются пути развития выраженных мыслей; ставятся новые задачи, очерчиваются перспективы, звучит приглашение высказать свое мнение, поспорить. Современные речедеятели используют методы изложения материала главной части, сформировавшиеся на базе многовековой практики: 1) Индуктивный метод - анализ материала от частного к общему, от конкретных фактов к выводам. 2) Дедуктивный метод - рассуждение от общего к частному, выдвижение каких то положений, а затем разъяснение их смысла на примерах. 3) Ступенчатый метод - последовательное изложение одного вопроса за другим. Рассмотрев проблему, автор текста, уже больше к ней не возвращается. 4) Исторический метод подача материала в хронологической последовательности, например, на исторические или биографические темы. 5) Концентрический метод - расположение сообщаемого вокруг главной проблемы, единого центра. Говорящий анализирует предмет со всех сторон, при помощи разных определений (примеров, объяснений и т. п.), переходя от общего рассмотрения к более глубокому. 6) Метод аналогии - сопоставление различных явлений, событий, фактов, сходных между собой. 4 7) Метод контраста построен на основе сравнения полярных, оттеняющих друг друга предметов, проблем, явлений, их противопоставления. Использование различных методов в одном монологе позволяет сделать его основную часть оригинальной, нестандартной. Стили текста Любой текст можно отнести к тому или иному стилю. Под стилем (от греч. stulos - «палочка для письма») обычно понимают разновидность литературного языка, выполняющую определенную функцию в общении. Поэтому стили называются функциональными. Функции могут быть различными, поэтому дифференциация стилей идет по разным основаниям. Так, при ориентации на соответствующие сферы человеческой деятельности (наука, законодательство и делопроизводство, политика) выделяются «обслуживающие» их стили - научный, официально - деловой, публицистический. Все они предназначены для передачи достаточно сложного содержания и используются в официальной обстановке, очень часто - в письменной форме (другое основание). Стремясь подчеркнуть это обстоятельство, три названных выше стиля объединяют, именуя книжным. Им противопоставлен разговорный стиль, который используется в повседневном общении, преимущественно в устной форме. Разновидностями этого стиля являются литературно - разговорный - речь образованных людей в учебных заведениях, в производственных условиях, в учреждениях культуры; ораторский (устная публичная речь) - выступления на темы интеллектуализированного, делового характера; разговорно - бытовой - речь в непринужденной, домашней обстановке, на отдыхе, на улице. Язык художественной литературы, по мнению исследователей, синтезирует элементы всех перечисленных стилей. Функциональные стили «Лицо» каждого стиля характерные языковые средства . 5 доминирующие Разговорно-бытовой Ораторский определяют Литературно- разговорный Устно-разговорные Публицистический Официально-деловой Научный Книжно-письменные стилевые черты, Отличительные коммуникативные качества научного стиля - логичность, доказательность, обобщенность, неэмоциональность. Язык характеризуется наличием книжных слов с обобщенным и отвлеченным значением типа: обозначение, функция, опыт, процесс, научных терминов: адвербиализация, импликация, дискурс. Используются глаголы в форме 3 лица настоящего времени с семантикой «постоянного действия»: кислота разъедает, наступают сокращения и т. п. Вместо местоимения единственного числа «я» употребляется множественное - «мы». Предложения научной речи осложненные, распространенные, полные. Стиль предназначен для сообщения сведений теоретического характера, объяснения причин явлений. В высказываниях официально - делового стиля передаются точные сведения, имеющие практическое значение в сфере управления обществом на всех его уровнях. Этому стилю присущи четкость, бесстрастность, стандартность. Типичны языковые средства с книжкой, официальной окраской: хищение, именуемый, поставить в известность и другие, имена существительные с «отвлеченными» суффиксами - ани, ени, - ств, - ость (сведение, указание, ответственность), глаголы в начальной форме (предложить, отменить и т. д.). Слова используются в прямых значениях. Публицистический стиль решает задачу не просто сообщения информации, а определенного воздействия на мысли и чувства людей. Для него характерны особая выразительность и эмоциональность, поэтому распространены изобразительные средства - эпитеты, метафоры, сравнения, инверсия и т. п. Устная публицистическая (ораторская) речь, литературно разговорный стиль сочетают элементы книжного и разговорного стилей, занимают промежуточное, пограничное положение между ними. При этом ораторская речь более строгий вариант литературного языка. Доминирующие черты разговорного стиля - неполнота выражения и эмоциональность - обусловлены «устностью» контакта, цель которого - обмен впечатлениями, сведениями. Язык данного стиля отличается употреблением разговорных слов и выражений, эмоционально - оценочных лексем (вечерка, сгущенка, светленький, домик, я тебе уеду). Предложения разговорной речи простые, неполные, нераспространенные. Функциональные стили реализуются в соответствующих речевых жанрах. Так, к научному относится статья, реферат, монография, к разговорно - бытовому - разговор, беседа, спор и т. д. Оформление официально-деловой документации Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). 6 Согласно ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17: 1) государственный герб (для бланков государственных организаций; 2) эмблема организации; 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки); 4) код документа по ОКУД; 5) наименование организации (полное и/или сокращенное); 6) почтовый и телеграфный адреса; 7) номер телефона; 8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет; 9) номер расчетного счета в банке; 10) дата составления письма; 11) индекс документа; 12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа; 13) адресат; 14) заголовок к тексту; 15) текст; 16) подпись; 17) фамилия и номер телефона исполнителя. В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет. Виды деловой документации можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка. Деловые бумаги личного характера  заявление  объяснительная записка  расписка  доверенность (личная)  автобиография  характеристика  резюме Служебная документация:  докладная записка  протокол  объявление  справка  договор (контракт) Деловая переписка  извещение  напоминание  подтверждение 7  предложение  просьба  запрос  ответ на запрос  заказ  отказ  приглашение  ответ на приглашение  благодарность  поздравление  извинение  сожаление Текст документов личного характера может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название и вида документа, дата, подпись должны быть обязательно. При приеме на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя. Расписка — это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Резюме - это описание профессионального пути человека в письменной форме, которое призвано создать позитивное мнение работодателя о кандидате на определенную должность. При создании резюме нужно помнить о том, что оно станет вашей визитной карточкой и должно выделять вас из всего потока людей, ищущих работу. Хорошее резюме одно из самых эффективных средств поиска работы. Поэтому необходимо помнить три ключевых момента: 1. У Вас единственный шанс преуспеть с помощью резюме в тот момент, когда его читают в первый раз. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 2-3 минут. Если внимание привлечь не удалось - значит, резюме не сработало. 2. При написании резюме необходимо следовать принципу избирательности: в резюме стоит включать описание именно тех аспектов Вашего опыта, которые значимы для позиции, на которую Вы претендуете. 3. Удачное резюме может стать поводом для интервью, т.е. личной встречи с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы. Ваша цель - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично. Резюме состоит из следующих блоков: 1. Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города). 8 2. Цель (не обязательно, но желательно): краткое описание того, на получение какой должности и почему Вы претендуете (не более 6 строк, а лучше 2-3). 3. Трудовой опыт в обратном хронологическом порядке (сначала указывается последнее место работы) 4. При описании Ваших достижений используйте глаголы действия, такие как развивал, сэкономил, увеличил или сократил.. Укажите даты начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может быть несколько, если Ваша карьера развивалась успешно), и кратко опишите должностные обязанности и производственные достижения, если они у Вас были. 5. Образование, чем больше прошло времени после окончания учебного заведения, тем меньше места этот пункт должен занимать в резюме; для выпускников и студентов следует помещать его перед предыдущим, так как опыт работы, если и есть, он менее значителен. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соответствуют Вашей цели. 6. Дополнительная информация: владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профессиональных организациях и т.п. (хобби следует упоминать только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой). Автобиография - жизнеописание какого-либо лица, которое составлено им самим в виде документа. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишет автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно– политической деятельности данного человека. Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей: - общая (генеральная) доверенность на представление интересов доверителя во всех сферах; - специальная доверенность на совершение каких-то однородных действий; - разовая доверенность на выполнение определенного конкретного действия. Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают 9 контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д. Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. Как уже говорилось, по ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17: 1) государственный герб (для бланков государственных организаций; 2) эмблема организации; 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки); 4) код документа по ОКУД; 5) наименование организации (полное и/или сокращенное); 6) почтовый и телеграфный адреса; 7) номер телефона; 8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет; 9) номер расчетного счета в банке; 10) дата составления письма; 11) индекс документа; 12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа; 13) адресат; 14) заголовок к тексту; 15) текст; 16) подпись; 17) фамилия и номер телефона исполнителя. Совокупность рассмотренных реквизитов, которые могут быть в том или ином документе, называется формуляром. В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет. В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ вышло из употребления. В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о/об (например «О создании совместного предприятия»). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п. В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами. 10 В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные. К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения. Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например: – Обращаемся (к Вам) с просьбой................................ прислать – Прошу (просим) Вас.................................................... выслать – Мы просили бы (Вас).................................................. направить нам – Не могли бы Вы........................................................... сообщить – Мы будем благодарны, если Вы сможете................ сообщить – Мы хотели бы............................................................. подтвердить – Желательно было бы.................................................. получить – Сообщите (нам), пожалуйста,.................................. ознакомиться с … Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующая отсылка: – Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от... – В соответствии с нашей договоренностью... просим... – На основании нашего телефонного разговора... Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес; в нем используются стандартные выражения. К ним относятся: – Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, – Ставим Вас в известность; доводим до Вашего сведения, что... – Нам приятно сообщить, что… Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержащее согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор: – В ответ на ваше письмо (на Ваш факс) извещаем, сообщаем… – В дополнение к нашему письму информируем, что… – В продолжение телефонного разговора уведомляем… Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; по второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например: – Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства. 11 – По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок. – В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора. Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения: – Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить.... принять участие в... – Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы сможете посетить.. , принять участие в ... При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты. Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы и выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.н.) возможно даже от руки. Например: 1. Уважаемый_____________________ Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате. Собрание состоится и актовом зале университета ... 1999 г. Вход по пригласительным билетам. Ректорат СПбГТУ Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например: – Благодарим (Вас)… – Мы признательны Вам за… – Выражаем благодарность за то, что... –Заранее благодарим (Вас) – Выражая благодарность за Ваше письмо, (Ваше приглашение) от... сообщаем, что... – Мы получили Ваш факс (сообщение по электронной почте...) от ... за который (Вас) благодарим. за который (Вам) очень благодарны. за который (Вам) очень признательны. Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, 12 образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами. При этом используются некоторые стандартные выражения: – Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... – Мы рады направить (послать, выслать, препроводить Вам)... – Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... – Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... и приложении… (с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресспочтой..., отдельной почтовой посылкой...) – В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)... В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты: – В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от ...) – В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)... Далее приведем образец сопроводительного письма. Нами была, произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукция. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания. Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения: – (С благодарностью) подтверждаем получение... – Благодарим за письмо от ... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)... – Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность. При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения: – Мы подтверждаем действие... – В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от ... № ... Среди управленческих документов выделяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационнораспорядительными). К первым них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как 13 протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д. Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями. Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятия. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия. Приказ - это такой правовой акт, который издается руководителем предприятия и учреждения (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов. Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначении, Об утверждении. Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части: констатирующую и распорядительную. Первая является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами; затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения. В состав реквизитов приказа входят: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании. Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем. Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов. 14 В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания). Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче какихлибо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям. Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии. Докладная записка - документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника. Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем. Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны: – место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес); – конкретная работа по определенной специальности или должности; – дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора); – условия оплаты труда; – обязанности предприятия по обеспечению охраны труда. В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д. Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника. Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника. 15 В число основных контрактных (договорно-правовых)документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию. Эти документы отражают наиболее важные этапы производственного процесса любого предприятия (и государственного, и частного)этого процесса. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно прежде всего приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Но если это не приносит выгоды, то значит, что предприятие функционирует вхолостую, следовательно, движется к банкротству. Для того чтобы избежать краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать, чтобы можно было не только выплатить заработную плату рабочим, но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо знать, как лучше приобрести оборудование и сырье, как выгоднее продать свою продукцию. Все эти операции неизбежно сопровождаются оформлением тех или иных контрактных документов. Следовательно, любому предпринимателю и просто управленцу надо иметь представления о типовых образцах таких документов, разбираться в их реквизитах, уметь их составить или заполнить с учетом всех обстоятельств, сопровождающих коммерческие операции. Кроме того, для осуществления внешней деятельности контрактные документы должны содержать дополнительные сведения, связанные с валютным контролем со стороны государства. Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг. В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести импортер и на каких условиях. Таковыми являются прежде всего: количество и качество товара, его марка или модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки, условия платежа. Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса и ходе коммерческой переписки используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка этого документа. Предложение (оферта) – коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара. Различают твердые и свободные предложения. Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями предложения, оно называется твердым. Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. 16 Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца и направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным. В целях ускорения подготовки предложения в деловой переписке используется унифицированная форма бланка. Характеристика реквизитов бланка предложения обычно идентична форме бланка запроса за исключением трех пунктов, а именно: вместо Запрос №, Текст запроса и Подпись импортера ставитсяПредложение №, Текст предложения и Подпись экспортера. Ответ на предложение. Могут быть два варианта: 1) покупатель согласен со всеми условиями предложения. Он подтверждает (акцептует) его принятие продавцу, и сделка считается заключенной. После этого выдается заказ или заключается контракт; 2) покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками), о чем и сообщает продавцу. Следствием является длительная переписка или переговоры. Контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т. п.), подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером). Если полученная по контракту продукция не соответствует каким-либо указанным в нем параметрам. В случае серьезных нарушений в этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию. Рекламация (претензия)– документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация обычно включает в себя три части: 1) основание для предъявления претензии; 2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы); 3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественным или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых убытков и упущенной выгоды. Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь полную доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом и зависят от их характера: по отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д. Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п. В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные инстанции, чаще всего в арбитражный суд. 17 Ошибки при составлении деловой документации Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы. В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. В теле письма должна быть изложена суть в соответствии с поставленной целью обращения и краткое резюме, отвечающее на вопрос «зачем был составлен документ?». Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики. Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели. Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения. Так называемое «этикетное клише» придает документу официоз и вежливый оттенок, а речевые стандарты помогают ему занять свое место в официальном документообороте. Ошибка 3. Неверное оформление документа. Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя. Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа. Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа. Ошибка 4. Нарушение делового этикета. Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской. Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, 18 грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе. Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства. Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ. Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа. Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации. Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению. Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами. Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам – отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Например, УК РФ (Уголовный кодекс Российской Федерации), стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), ОАО (общество с ограниченной ответственностью), бензин А-95 (марка) и так далее. Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры. Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа. Официальные документы иногда составляются без определенной цели, чтобы было «как у людей». Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию. Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов. Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре 19 позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив. Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики. Несколько советов при составлении документов Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути. После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа. Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов. 20