Технологии подбора и найма персонала организации

Современные технологии подбора и найма персонала организации. Лекция 1. Понятие и сущность подбора персонала Рекрутинг (от англ. recruiting – вербовка, комплектование личного состава) – начальная стадия деятельности по управлению персоналом. Функциональное назначение рекрутинга заключается в осуществлении предприятием поиска и отбора персонала требуемой квалификации и численности. К основным документам по рекрутингу персонала относятся: 1 ) На этапе поиска: - заявка на поиск и отбор персонала; - квалификационные требования к соискателю вакансии; - объявление о вакансии 2) На этапе отбора: - резюме; - анкета. Рассмотрим особенности составления основных документов по рекрутингу персонала. Заявка на поиск и отбор персонала Проект заявки готовится соответствующим отделом, который формулирует собственную потребность в персонале определенной квалификации. Затем заявки поступают из отделов в кадровую службу, задача которой – сформировать единую заявку. Несмотря на то, что многие организации используют этот документ в процессе подбора персонала, единой формы заявки не существует. Как правило, она включает в себя следующие пункты: 1. Утверждающая подпись генерального директора. 2. Вакантная должность. 3. Отдел. 4. Необходимое количество работников. 5. Подчиненность. 6. Наличие рабочего места. 7. Образование. 8. Специальность. 9. Опыт работы по специальности. 10. Знание иностранных языков. 11. Знание компьютера. 12. Пол. 13. Возраст. 14. Профессиональные знания и умения. 15. Дополнительные требования к кандидату. 16. Адрес фактического места работы. 17. Режим работы. 18. Материальная ответственность. 19. Испытательный срок, оклад. 20. Наличие должностной инструкции. 21. Наличие командировок. 22. Оклад. 23. Премии, льготы. 24. Перспективы. 25. Обоснование (с чем связана потребность). 26. Заявитель. 27. Время подачи заявки 28. Желаемый срок исполнения. 29. Реальный срок исполнения. 30. Согласующая подпись директора по управлению персоналом. Квалификационные требования к соискателю вакансии. Данный документ включает в себя набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать сотрудник, претендующий на определенную вакансию. Квалификационные требования можно определить как требования к уровню и направлению профессионального образования, стажу работы по специальности, знаниям и навыкам, необходимым для занятия данной вакансии. Выделяются базовые и дополнительные квалификационные требования к соискателю. Базовые квалификационные требования – это общие требования к уровню профессионального образования, продолжительности стажа работы по специальности, направлению подготовки, знаниям и навыкам в области документооборота и делопроизводства, информационно-коммуникационных технологий, отражающие минимальный уровень квалификационных требований, соответствие которому необходимо для занятия данной вакансии. Помимо базовых требований, к различным квалификационным категориям работников предприятия предъявляются также соответствующие дополнительные требования. Указанные требования устанавливаются для работников предприятия с учетом особенностей организации и содержания его деятельности на конкретных производственных участках (в структурных подразделениях). Объявление о вакансии. Качественное, грамотно составленное объявление о вакансии имеет большое значение при подборе персонала. Независимо от того, где будет опубликовано данное объявление, существуют общие правила его составления. Объявление о вакансии, как правило, имеет следующую структуру: - название вакансии, на которую требуется кандидат, - название и описание компании-работодателя, - основные требования, предъявляемые к кандидатам, - функциональные обязанности потенциальных сотрудников, - информация об условиях работы, - контактная информация для отправки резюме и связи с работодателем. Название вакансии должно быть четко сформулировано. Если позиция предполагает несколько специализаций, работодатели, как правило, уточняют продукт/группу товаров/отрасль, подчеркивая таким образом, что соискатели с аналогичным опытом будут иметь преимущества перед остальными кандидатами. Вакансия может быть размещена также от имени кадрового агентства, если по каким-то причинам вы решили переложить функции первичного отбора кандидатов на посредника. Как правило, рядом с названием компании указывается ссылка на сайт, на котором соискатели смогут ознакомиться с последними новостями «из жизни» работодателя, получить некоторое представление о корпоративной культуре и подробное описание деятельности компании. Это поможет людям понять обстановку, в которой будет проходить их работа, при согласии обеих сторон. В объявлении обязательно должны быть указаны основные критерии, по которым будет проходить отбор претендентов на вакансию. К ним относятся, как правило: - образование (высшее, неполное высшее, среднее). Иногда стоит высказать пожелания относительно профиля и полученной в учебном заведении специализации, а также наличия у соискателей сертификатов; - опыт работы. В большинстве случаев указывается необходимый стаж работы на данной должности (от одного года, 1-3 года, более 3-х лет). Если требуется узкопрофильный специалист, в описании вакансии стоит указать более жесткие критерии; - уровень владения иностранными языками, если рассматривается позиция в западной компании и/или должность предполагает знание иностранных языков; - уровень владения компьютерными программами, наличие сертификатов, подтверждающих специализацию кандидата; - наличие водительских прав и собственного автомобиля, если позиция предполагает большое количество разъездов; - готовность к командировкам. Очень часто указывается процентное соотношение: например, командировки могут занимать до 40% рабочего времени; - в большинстве случаев указываются личные качества, которыми должен обладать потенциальный сотрудник. В объявлении, как правило, оговаривается график работы (с 9.00, 10.00, 11.00, 2/2 дня, 1/3 суток) или предполагаемый тип занятости: полный рабочий день, частичная занятость (с указанием количества рабочих часов за определенный временной промежуток), удаленная работа, фриланс, контрактная, временная или разовая проектная работа. В большинстве случаев в графе «уровень дохода» указывается «вилка зарплат» или фраза «уровень оплаты труда по результатам собеседования». Оговаривается также принцип, по которому будет начисляться заработная плата (фиксированный оклад, возможно, плюс проценты «по результатам работы») и различные бонусы в виде, так называемого, «компенсационного пакета» или «постоянной премии» за выполненный оговоренный объем работы и социальный пакет, включающий в себя полис добровольного медицинского страхования и другие методы мотивации сотрудников. В объявлении обязательно должна указываться контактная информация для отправки резюме. Резюме. Резюме – это документ, содержащий информацию о кандидате на предлагаемую вакансию, его образовании, опыте работы, профессиональных умениях и навыках. Большинство специалистов сходятся в том, что резюме должно соответствовать следующим требованиям: - краткость (отсутствие лишних слов, сокращений и терминов); - конкретность (отсутствие информации, не имеющей прямого отношения к вакансии); - целенаправленность (предоставление сведений, доказывающих право претендовать на данную должность); - избирательность (тщательный отбор информации); - точность и ясность изложения мысли; - честность (отсутствие недостоверной информации); - грамотность. Выделяют следующие виды резюме: Хронологическое резюме предполагает описание фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы, учебы. Преимущество этого вида резюме для работодателя состоит в том, что он может увидеть в нем четкую картину трудовой деятельности человека, для соискателя – это возможность продемонстрировать карьерный и профессиональный рост в необходимой сфере деятельности. От данного вида резюме лучше отказаться, если последняя должность (либо все должности) соискателя не имеет отношения к желаемой должности либо в трудовой биографии много «пропусков» – периодов времени, когда человек не работал. Функциональное резюме, в отличие от хронологического, не требует указания хронологии трудовой деятельности. Основной упор здесь делается на профессиональных навыках и достижениях в разных сферах деятельности. Функциональное резюме выгодно применять в случае наличия «пропусков» в трудовой биографии, при желании получить работу без опыта в данной сфере либо при возвращении к этому направлению деятельности после длительного перерыва. Комбинированное резюме (функционально-хронологическое) объединяет основные черты функционального и хронологического резюме. В нем подчеркиваются профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности, при этом основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке. Преимущество этого вида резюме состоит в том, что оно позволяет обратить внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и увидеть четкую последовательность трудовой деятельности. По мнению специалистов, лучше всего оформлять резюме в табличной форме, которая позволит кратко и емко изложить требуемую информацию, не перегружая при этом работодателя лишними сведениями. Анкета – документ, составляемый работником при трудоустройстве. Информация анкеты пересекается со сведениями, содержащимися в резюме, но носит более подробный характер. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является составной частью личного дела (досье) работника. Единого бланка анкеты при приеме на работу не существует, каждая организация-работодатель имеет свою форму. Как правило, при заполнении анкеты на работу от соискателя требуется предоставление следующей информации:  ФИО;  дата и место рождения;  гражданство;  домашний адрес, контактный телефон;  паспортные данные;  образование;  отношение к воинской обязанности;  сведения о трудовой деятельности: место и период работы, должность, функциональные обязанности;  профессиональные навыки и умения;  семейное положение;  сведения о близких родственниках: ФИО, год рождения, место жительства, место учебы или работы;  хобби. Анкета может также содержать требование о предоставлении фото, вопросы об источниках дохода, судимости, положительных и отрицательных чертах характера, желаемом уровне заработной платы, возможности предоставления рекомендаций и прочее. Все сведения, указанные в анкете, являются конфиденциальной информацией и не подлежат разглашению. Анкета при приеме на работу заполняется соискателем от руки на собеседовании с работодателем. Лекция 2. Организация подбора персонала 1. Потребность в найме. Для эффективной работы компании необходимо иметь стратегический план по найму сотрудников на год, пять и больше лет вперед. В этом случае рекрутеры заранее знают, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени. В небольших организациях подбор обычно ситуативный и закрывает текущие потребности. Например, замена сотрудника, который уходит в декрет или длительный отпуск, подбор нового человека на место уволившегося. Существует больше десятка способов оценить потребность в персонале. На нее влияет рынок в регионе, скорость и план развития компании, эффективность текущих сотрудников и другие факторы. В зависимости от кадровой политики компания может привлекать новые кадры или обучать персонал или сокращать. Знание потребности в подборе персонала помогает: • Составить план закрытия вакансий. • Расставить приоритеты: кого искать первым. • Точно спланировать бюджет на подбор. • Быстрее находить кандидатов. • Строить кадровую стратегию, мотивировать, развивать и удерживать сотрудников. 2. Методы поиска сотрудников: Массовый наём — поиск сотрудников на начальные позиции, которые не требуют специальной подготовки. Например, поиск разнорабочих, продавцов, водителей. Текучесть персонала на этих должностях может достигать 100% за год, поэтому компании ведут непрерывный поиск людей. Поиск, как правило, оказывается непростым: • соискатели не умеют «искать работу»: находить вакансии, оценивать, насколько они соответствуют требованиям, не готовы долго вести переговоры с работодателем; • не все доходят до собеседования: у кандидатов низкая мотивация, и много работодателей-конкурентов воюют за их внимание. Поэтому для массового найма используют чат-боты, обзвон кандидатов, поиск через рекламу в соцсетях и объявления в поисковиках. Executive search (от англ. «поиск руководителей») — подбор управляющего персонала и редких специалистов. Его сложность в правильной постановке задачи и поиске человека, идеально подходящего под все требования. Может включать в себя хедхантинг — поиск и переманивание уже трудоустроенных сотрудников. Как правило, таким поиском занимаются внешние рекрутеры (из кадровых агентств или фрилансеры), которые хорошо знают рынок, обладают нужными навыками для мотивации кандидата. Обычный рекрутинг — поиск квалифицированного персонала среднего звена. Прелиминаринг — практика и стажировки. 3. Что делать, если в компании нет рекрутера? • Обратиться в кадровое агентство. • Найти рекрутера-фрилансера, который специализируется на нужных вам сотрудниках. • Искать самостоятельно. 4. Как уточнить требования к вакансии и обязанности сотрудника? Требования ко многим должностям сформированы в профессиональных стандартах. Но в каждой компании при организации подбора обнаруживаются свои требования и секреты успеха. Поэтому модели компетенций на разные должности обычно составляют, основываясь на опыте самых успешных сотрудников компании. Чтобы понять, какие навыки и компетенции в компании нужнее всего, работодатели пользуются разными средствами оценки текущих сотрудников. Начиная от тестов, заканчивая внутренними собеседованиями. Еще один вариант — обратиться за помощью к консультантам или компаниям, которые помогут составить список требований, профессиональных навыков и личных качеств. 5. Правила написания текста вакансии. Хорошая вакансия содержит не только список требований и условий работы. После прочтения кандидат должен понять: 1. чем занимается компания; 2. какие цели будут стоять перед новым сотрудником; 3. почему эта работа лучше, чем у конкурентов; 4. подходит ли кандидат подо все требования. 6. Определение заработной платы. Зарплата может быть средней, выше среднерыночной или ниже ее. От этого зависит процесс и результат найма. С зарплатой ниже рынка искать кандидатов придется долго. Скорее всего, на такую вакансию будут откликаться кандидаты не очень высокой квалификации и начинающие специалисты. Если вы предлагаете высокий оклад, то готовьтесь не только к общению с профессионалами, но и с теми, кто откликнулся «на авось». Несколько советов: • Перед публикацией вакансии изучайте рынок и зарплату у конкурентов в вашем регионе. • Указывайте зарплату в вакансии. Это поможет собрать больше релевантных откликов. • Пишите размер оклада после вычета налогов. Большинство кандидатов ждет именно сумму «на руки», они будут разочарованы, если на собеседовании вы скажете обратное. 7. Зачем нужны реферальные программы? Многие компании предлагают вознаграждение тем, кто рекомендует им подходящего кандидата, это ещё один из работающих вариантов при организации подбора. Обычно вознаграждение выплачивают после того, как новенький пройдет испытательный срок. К поиску кандидатов подключаются сотрудники. Они рассказывают о вакансии друзьям и знакомым. Часто такая реклама оказывается эффективной, ведь люди доверяют личной рекомендации. 8. Типы собеседований. По методу проведения: • Групповые интервью: они подходят для массового найма. • Индивидуальные интервью. • Ассессмент-центры: это комплексная оценка кандидата, которая включает решение кейсов, презентации, групповую работу и так далее — в зависимости от целей работодателя. • Профессиональные тесты и тесты способностей. • Стрессовые интервью. Интервью по типам вопросов: • Поведенческое: работодатель узнает о том, как кандидат действовал в разных ситуациях в прошлом, и на основе этого делает выводы, как он будет работать в будущем и добьется ли успеха в его компании. • Кейс-интервью: работодатель предлагает проблему, которую нужно решить. • Проективное интервью. Чтобы лучше понять кандидата и избежать социально желательных ответов, работодатели задают проективные вопросы: просят кандидата высказать мнение о людях и ситуациях, с которыми он никак не связан. Кандидату не нужно говорить о себе, поэтому он начинает действовать свободнее. Но так как человек судит о событиях и других людях с точки зрения своего опыта, интервьюер делает из его рассказа полезные выводы. 9. Порядок оценки подбора. Искали вы сотрудника сами или с помощью внешнего рекрутера, важно оценить результат. Ведь на поиск ушло столько сил, денег и времени! В разных компаниях по-разному оценивают результаты, но самые популярные метрики выглядят так. 9.1 Время найма Отрезок времени от начала поиска до выхода человека на работу. Меняется в зависимости от профессии, ситуации на рынке, времени года и так далее. Сравнивая и оценивая время найма, можно оценить качество работы рекрутера. 9.2 Эффективность разных источников, качество и количество откликов Помогает разобраться, какие каналы лучше работают для привлечения сотрудников в компанию и на конкретную должность. • Сколько просмотров было у объявления в разных источниках? • Сколько людей оставило отклик? • Сколько кандидатов пришло из каждого канала (с сайта по поиску работы, через реферальную программу, из соцсетей и так далее)? • Откуда были самые релевантные отклики? • Сколько людей пришло на собеседования? • Откуда пришел принятый в компанию человек? 9.3 Стоимость найма В стоимость подбора входят не только все затраты на размещение и рекламу вакансии, но и стоимость времени рекрутера, потраченного на закрытие вакансии. 9.4 Удовлетворенность менеджера кандидатами и удовлетворенность сотрудника работой 9.5 Процент уволившихся в первый год кандидатов Эта метрика говорит о качестве подбора. Обычно за год сотрудник успевает только влиться в работу и приносит мало прибыли компании. Зато компании приходится тратить на него много ресурсов, включая внимание руководителей и помощь коллег. Поэтому увольнения в первый год работы дорого обходятся компании, учитывая затраты на подбор. Если человек уволился по собственному желанию, возможно, реальная работа не соответствовала тому, как рекрутер рассказал о ней в вакансии и на собеседовании. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата. Метрики помогают оценить качество работы рекрутера. Многие системы управления персоналом автоматически следят за результатами. 10. Что делать с теми, кто не подошел? Обязательно ответить им: поблагодарить за отклик и  правильно отказать. Некоторых из кандидатов стоит взять на заметку. Если человек вам почти подходил, всегда есть шанс, что он окажется вам нужен в будущем, когда наберется опыта. Можно оставить комментарии к каждому соискателю и вернуться к ним в любой момент. А что делать дальше? Впереди у новенького — сложный процесс адаптации. Он нужен, чтобы за три месяца новый сотрудник не заскучал, не перегорел и принес пользу компании. Лекция 3. Современные методы подбора персонала В зарубежной практике подбор персонала называют «рекрутингом». Сегодня этот термин также используется в отечественном предпринимательстве. Подбор персонала заключается в поиске наиболее подходящих кандидатов на определенные должности в организации. Различают три вида подбора персонала: это традиционный рекрутинг, прямой поиск и прелиминаринг. Рассмотрим различия между ними в таблице. Виды подбора персонала Характеристика Рекрутинг Основные источники поиска потенциальных специалистов – это прежде всего объявления в СМИ, а также сайты по трудоустройству. Это пассивный вид. Его суть заключается в том, что будущие сотрудники ищут работодателя, откликаясь на предложения различных компаний. Прямой поиск Такой вид подбора персонала бывает двух подтипов: Head-hunting («хэдхантинг»), или буквально «охота за головами». «Охота» направлена на тех специалистов, которые в данный момент не стремятся найти работу. Цель такого поиска – найти квалифицированных сотрудников, пополнив штат профессионалами своего дела.   Exclusive search, или эксклюзивный поиск. В данном случае специалистов из одного предприятия переманивают в другое. В процессе подбора им стараются предложить более выгодные условия. Главный решающий элемент – это размер заработной платы. Зачастую этим занимаются посторонние лица, но их услуги – дорогостоящие. Прелиминаринг Этот вид распространен внутри конкретной организации. Исполнители здесь – сотрудники отдела кадров. Они занимаются поиском молодых специалистов, предлагая им пройти производственную практику или стажироваться в компании. Впоследствии некоторые из них становятся полноценными сотрудниками. Для успешного поиска сотрудников, необходимо придерживаться следующего алгоритма действий: Выявление потребностей. На первом этапе следует определить, какую цель преследует организация, набирая новых сотрудников. Важно ответить на вопрос: для чего нужен тот или иной работник и какой вклад он внесет в бизнес? Разработка задач. Это те задачи, которые будут выполнять новые сотрудники. Для этого необходимо также составить список человеческих качеств, навыков, знаний, которые должны быть у кандидата. Необходимо провести тщательный анализ и составить портрет такого сотрудника. Все эти составляющие должны сочетаться в нем. Такой подход позволяет достичь наиболее эффективного результата. Оценка сотрудников. Этот шаг проходит в том случае, если речь идет о руководящих должностях, будь то заместитель директора или руководитель отдела. В процессе анализа выявляется, насколько целесообразно были потрачены денежные средства на привлечение данного сотрудника и выплату ему заработной платы. Традиционные методы подбора персонала. Несмотря на появление новых, необычных методов для поиска новых сотрудников, большинство компаний продолжает ориентироваться на традиционные методы. Интервью. Собеседование с потенциальным сотрудником – это наиболее популярный способ поиска и подбора персонала. К сожалению, его эффективность не всегда высока. Это связано с тем, что специфика интервью и его структура не позволяют в полной мере оценить качества и навыки кандидата. Часто случается, что результаты интервью противоречат реальной ситуации. Все это осложняется тем, что для разных людей подбирается одна и та же стратегия собеседования. По статистике точность такого метода не превышает 20%. Тем не менее на сегодняшний день существует большое количество видов интервью: Вопрос-ответ. Такое интервью по-другому называют структурированным. Стандартный формат беседы, при котором работодатель задет вопросы, а кандидат на них отвечает. Ситуационное интервью (кейс-интервью). В ходе такого собеседование работодатель оценивает, как поведет себя человек во время той или иной ситуации. От потенциального сотрудника требуется представить подходящие решение проблемы. Проективное собеседование. Вопросы для такого интервью основываются не на личном отношении кандидата к проблеме. Напротив, собеседник должен оценить поведение либо реального человека, либо выдуманного персонажа. Атмосфера при этом перестает быть напряженной, а сам кандидат отвечает более правдиво. Поведенческое интервью. К такому собеседованию готовится не только кандидат, но и работодатель. Во время интервью он ориентируется на портрет идеального кандидата, который был составлен в соответствии с определенными компетенциями. Акцент в беседе делается именно на профессиональных навыках кандидата. Резюме. Резюме составляют сотрудники до встречи с работодателем. Это небольшой рассказ кандидата о себе, в котором он перечисляет свои профессиональные навыки, предыдущие места работы, прикладывает портфолио, если это необходимо. При этом информация должна быть достоверной. В противном случае реальная ситуация может не оправдать ожиданий работодателя. Анкетирование. Организация и проведение анкетирование – довольно затратный процесс. Такой метод занимает много времени, поскольку сначала необходимо провести анкетирование, а затем проанализировать его результаты. Распространенный вариант анкет включает в себя следующие данные: ФИО. Возраст. Образование. Навыки, опыт работы. Содержание анкет может различаться в зависимости от целей компании. Некоторые предоставляют один вариант ответа, другие – несколько. Главная задача анкетирования заключается в определении того, насколько квалифицированы кандидаты. Тестирование. Такой формат собеседования появился в России благодаря влиянию зарубежных компаний. Этот способ необходим для получения точных сведений о навыках кандидата и его знаниях. Результаты тестирования отражают его способности к выполнению тех или иных задач. Сегодня этот метод используется как дополнительный. Благодаря современному подходу такие тесты стали более достоверными. Среди наиболее популярных видов тестирования можно выделить следующие: Тест на выполнение задач. Работодатель просит кандидата выполнить задание, которое похоже на обязанности сотрудника, принятого на данную должность. Результаты позволяют оценить, насколько качественно справится со своими задачами соискатель в случае приема на работу. Тест на интеллектуальные способности. Необходим для выявления уровня интеллекта кандидата и его способностей. Чаще всего такое тестирование ограничено по времени. Вопросы предполагают несколько вариантов ответов, среди которых только один правильный. Опросники. Позволяют определить склонности кандидата к различным сферам деятельности. Наиболее широкое распространение опросы получили в профориентации. Проективные тесты. Цель – проанализировать подсознание кандидата. В результате тестирования работодатель определяет, какие у кандидата есть скрытые черты характера. Важно понимать, что проективный тест должен проходить в присутствии квалифицированного психолога. Только специалист способен правильно интерпретировать результаты. Нестандартные методы подбора персонала. Сегодня прогресс дошел и до рекрутинга. Например, директоры по подбору персонала часто прибегают к более современным и вместе с тем оригинальным методам. Поиск сотрудников в социальных сетях. Этот метод считается актуальным, поскольку социальные сети позволяют получить точное представление о кандидате. Работодатель может сформировать впечатление о нем, просмотрев посты, которые он публикует, увидев, чем он интересуется. Наиболее популярный среди рекрутеров источник для подбора персонала в социальных сетях – это тематические группы. Интересно, что каждая конкретная соцсеть в силу своей специфики позволяет отобрать кандидатов на определенные должности. Самое важное здесь – составить критерии для поиска. Ключевыми параметрами могут быть следующие: Возраст. Географическое положение. Образование. Опыт работы. Важно понимать, что большое количество таких критериев может усложнить поиск. Искусственный интеллект. Развитие технологий в современных реалиях затронуло и рекрутинг. Напрмиер, в качестве инструмента для поиска и отбора кандидата активно применяются роботизированные программы. Здесь также важно составить ряд критериев для подбора. Ориентируясь на заданные параметры и цели компании, боты ищут потенциальных сотрудников по всему интернету. В качестве примера использования такого метода в России можно назвать филиал Uber.  Разработанному под эту задачу боту удалось закрыть около 20 вакансий в месяц. Физиогномика. Этот метод для подбора будущих сотрудников основывается на анализе характера кандидата, его настроения, мимики, жестов и черт лица. Для HR-директора такие данные позволяют оценить особенности каждого сотрудника: Его реакцию на различные ситуации. Стиль одежды, ее опрятность. Поведенческие особенности. От того, насколько уверенно себя чувствует кандидат, во много зависит его будущее в компании. Рекрутер в свою очередь понимает, сможет ли такой сотрудник самостоятельно принимать решение, мыслить логически. Отметим, что подобный метод крайне редко используется сам по себе. Эффективнее сделать его дополнением к одному из традиционных методов подбора персонала. Соционика. Еще один нестандартный метод поиска потенциальных сотрудников – это разделение их по социотипам. Соционика подразумевает, что всем людям можно присвоить определенный социотип, для каждого из которых характеры определенные черты. В данном случае – стиль общения и работы. Метод отбора сотрудников, основанный на соционике, предполагает проведение соответствующего теста. Иногда такой способ называют соционанализом. Альтернативные методы – это интервьюирование, физиогномика, наблюдение за поведением кандидата во время собеседования. Brainteaser-интервью. Самый необычный метод, направленный на выявление у потенциального сотрудника способностей мыслить креативно и аналитических навыков. Кандидату необходимо найти логическое решение задачи. Другой вариант – ответы на вопросы рекрутера. Ответы и решения кандидата должны быть необычными. Так он подтверждает свою способность мыслить нестандартно и в поисках решения выходить за рамки стандартного мышления. Такой метод активно применяется в российских филиалах зарубежных организаций. В международной практике креативность сотрудника и его оригинальные решения играют решающую роль при отборе кандидатов. Считается, что именно нестандартно мыслящие сотрудники способы разработать для компании инновационные решения. Стресс-интервью. Наиболее распространенный формат нестандартного интервью. По-другому его также называют шоковым, и такое название хорошо отражает этот метод. Главная цель, которую ставят перед собой рекрутеры, проводя стресс-интервью – определение стрессоустойчивости потенциального сотрудника. Для этого во время интервью для кандидата создаются стрессовые условия (отсюда и название). Работодатели в свою очередь наблюдают за тем, как он поведет себя и какова будет его реакция на шокирующие события. Чаще всего во время стресс-интервью используются следующие сценарии: Работодатель или его представитель опаздывает на собеседование более чем на полчаса. Работодатель снисходительно относится к образованию кандидата, его достижениям и опыту работы. Рекрутер делает вид, что он потерял резюме кандидата. Для потенциального сотрудника создаются некомфортные условия. Например: сломанный стул, яркий свет прямо в его глаза, окружение соискателя большим количеством рекрутеров. Некорректные вопросы, которые могут даже оскорбить соискателя. Странные, неожиданные действия работодателя (качание на стуле, чересчур близкий контакт с соискателем). Далеко не все кандидаты способны выдержать стресс-интервью. Специалисты по рекрутингу рекомендуют после окончания собеседования признаться соискателю, в чем заключалась причина такого необычного поведения. Получить стопроцентный результат невозможно ни одним способом. Какие-то из них более эффективные, другие – менее. Для достижения наилучших результатов стоит использовать все вышеперечисленные методы не самостоятельно, а комбинировать их между собой. Особенно хорошо, если нестандартные способы соединяются с традиционными. Используя только один метод, работодатель рискует получить недостоверные данные. Например, сотрудник, принятый на должность после собеседования, демонстрирует совершенно не те результаты, на которые рассчитывал рекрутер. Оценивать кандидата следует, ориентируясь как на его личностные, так и на профессиональные качества. Такая комбинация – залог успеха при получении достоверной информации о нем и выборе наилучшего кандидата на должность. Модуль 2. Порядок ведения кадрового учета в организациях Лекция 1. Кадровое делопроизводство: основные понятия и направления деятельности Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами. Таким образом, можно констатировать, что современное делопроизводство складывается из двух видов деятельности: 1) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); 2) организацию работы с документами, включающую в себя получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение документов, их подготовку для сдачи в архив или уничтожение. Информация, содержащаяся в документах организации, имеет большое значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, так как она связана не только с деятельностью организации, но и охватывает большинство сфер деятельности общества в целом. Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д. Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.) Важность документов, оформленных кадровой службой, объясняется тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой документации. Последствиями нарушения норм трудового законодательства при неверном ведении кадрового делопроизводства могут стать проверки трудовой и налоговой инспекции, наложение штрафов и судебные тяжбы с работниками. Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство как целый комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом трудовой деятельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной платы, с ротаций кадров, обучением и многим другим. Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности организации, и включает в себя:  оформление приема и увольнения работников;  оформления отпусков, больничных и командировок;  оформление поощрений и наказаний;  оформление материальной ответственности работников;  обработка, использование и хранение персональных данных работников;  ведение, учет и хранение трудовых книжек работников, кадровой документации по основной деятельности компании. К числу разрабатываемых кадровой службой документов относятся:  правила внутреннего трудового распорядка  положение об оплате труда  положение о коммерческой тайне  положение о премировании и иных поощрениях  положение о защите персональных данных  положение о командировках  положение о конфиденциальности  положение об отпусках  положение о порядке пользования мобильной связью  инструкция по ведению кадрового делопроизводства  положение о структурных подразделениях  должностные инструкции и т.д. Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя: 1) Подготовку документов для приема на работу: разработку трудовых договоров, должностной инструкции, приказов, заполнение трудовых книжек, карточек Т-2 и пр. 2) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе: Положения об оплате труда, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о материальной ответственности работников, Положения о коммерческой тайне, Положения о персональных данных работника и пр.; организация делопроизводства в области разработки и составления локально-нормативных документов. 3) Разработку и ведение кадровой документации: трудовых договоров, должностных инструкций, штатного расписания и пр. 4) Разработка инструкций и правил по охране труда. 5) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ. 6) Консультирование по трудовым вопросам при ликвидации или реорганизации компании. Лекция 2. Инструкция по делопроизводству кадровой службы В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними. Необходимо отметить, что инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение. Инструкции бывают двух типов: типовые и индивидуальные. В 90-х гг. первый тип инструкций (для группы предприятий определенной отрасли) перестал издаваться. Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативнометодические документы. Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию. Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами организации, ее организационной структурой, численностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др. Следует отметить, что ведомственная регламентация делопроизводства развивается в двух направлениях. Одни организации создают инструкции по делопроизводству в виде комплексного нормативного документа, определяющего как требования к составу и оформлению документов, так и правила работы с ними. Другие – к давно устаревшим инструкциям разрабатывают "поправки" в виде регламентов, памяток, приказов руководителей, регулируя таким образом отдельные операции работы с документами или правила их оформления. Исследователи считают такую практику бесперспективной, так как основной смысл создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации документационных процессов. Структура текста инструкции включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе "Общие положения" содержится информация о сфере распространения инструкции, ответственности за ее несоблюдение, обозначается название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляются законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба. Тематические разделы, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить соответствующие название: "Порядок документирования приема на работу" или "Порядок оформления увольнения" и т.д. В каждом разделе определяются: - виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров; - правила подготовки распределительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания - порядок изготовления, размножения и рассылки приказов; - правила оформления и заверения копий и приложений; - порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов. Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех или иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров. В инструкции должны быть прописаны правила составления и оформления всех документов, которые используются для той или иной процедуры. В приложениях к инструкции обычно дают примеры оформления документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный материал. Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения. Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в приложениях к инструкции регистрационные формы. В разделе "Регистрация документов" устанавливаются порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы, сроки, формы и методы регистрации; дается описание принятой технологии и порядка индексации документов. Надо помнить, что кадровые приказы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в соответствии с заведенным порядком. Формы журналов регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции. Организация регистрации кадровых документов во многом определяется количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется системой индексации. В небольших организациях обычно используется простая система индексации – к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав). Эти индексы отличают приказы по личному составу от приказов по основной деятельности. В инструкции обязателен раздел "Учетные документы", где дается описание справочных массивов, их доступность для различных категорий руководителей и различных структурных подразделений, порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранение. Для большинства кадровых служб основным учетным документом является личная карточка, которая ведется в каждой организации. Если на предприятии присутствуют другие формы учетных документов (например, Т-4 "Учетная карточка научного работника"), в инструкции должен быть установлен порядок их заполнения и хранения. Самостоятельным и обязательным является раздел "Оформление трудовых книжек", который в значительной части повторяет действующую типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений. Так, стоит прописать ответственность работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, сроки внесения новых сведений, порядок подписания и удостоверения, организацию хранения, правила заполнения журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек. В разделе "Оперативное хранение документов" излагаются правила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел. Особое значение имеет раздел "Личные дела", так как общих правил и нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, необходимо установить категории персонала, на которых ведутся личные дела. Это могут быть только руководители; руководители и материально ответственные лица; руководители и специалисты - резерв на выдвижение и др. Далее в инструкции устанавливается состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок личных дел и системы их хранения. Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом – комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе существует значительное количество "дел", имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и др.), которые делами не являются. Инструкция должна установить систематизацию каждого дела. В разделе "Подготовка документов к сдаче в архив" закрепляются порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой записи, оформление обложки дела). В этом разделе необходимо установить требования к составлению описи документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, аттестации работников. Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи, акта, обложки дела и т.д. Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участи архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. Инструкция является документом длительного действия. Необходимость ее пересмотра определяется изменениями в технологии подго- 13 товки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Пересмотр инструкции также необходим и в случаях изменений в действующем законодательстве о труде, в нормативно-методических документах, стандартах. Лекция 3. Кадровый учет на предприятии Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2021: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают. Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство позволяет нормально с ней справляться. Основные этапы кадрового учета предприятия Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле. Этап 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами. Этап 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений. Этап 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать. Этап 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать. Как избежать штрафов: • Составьте перечень недостающих положений и правил. • Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений. • Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами. Этап 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.  Этап 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор из документов в кадровом делопроизводстве: использовать унифицированные формы или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.  Этап 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.  Среди них: 1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора. 2. По регистрации несчастных случаев на производстве. 3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал. Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе. Этап 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.  Этап 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.  Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на нормативные документы по кадровому делопроизводству, это требования: • статьи 66 ТК РФ; • инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003; • правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Этап 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог. Этап 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015). Этап 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.