Структурная декомпозиция проекта

Глава 5. СТРУКТУРНАЯ ДЕКОМПОЗИЦИЯ ПРОЕКТА 5.1. Определение    Структурная декомпозиция работ (СДР или WBS - Work Breakdown Structure) – это представление проекта в виде иерархической структуры работ, полученной путем последовательной декомпозиции. СДР предназначена для детального планирования, оценки стоимости и обеспечения персональной ответственности исполнителей. Успешное управление проектом зависит от способностей менеджера эффективно руководить командой проекта, достигая спланированных результатов. Если в документе «Паспорт проекта» сопоставить разделы «Продукт проекта» и «Результаты проекта», станет очевидно, что результатами проекта являются элементы декомпозиции продукта проекта. Именно поэтому при формировании плана выполнения проекта используют структурную декомпозицию работ. Существует несколько различных русскоязычных названий (англоязычный термин только один), которые, по сути, отражают одно и то же – структурная декомпозиция работ, структура декомпозиции работ, иерархическая структура работ, структура разбиения работ. Благодаря структурной декомпозиции работ менеджер проекта имеет: • точное описание содержания работ; • точное определение объема работ; • измеримый результат выполнения работ. 5.2. Назначение работ в проектировании Все работы, необходимые для выполнения проекта, разделяют на управляемые пакеты работ. Уровень детализации информации определяется потребностью руководства проекта (главный инженер проекта, главный специалист) и который соответствует потребностям осуществления контроля. Под пакетом работ понимается комплекс работ, сгруппированных по заданным критериям. СДР позволяет свести цели проекта либо к иерархии средств их достижения, либо к иерархии результатов, предусмотренных проектом. СДР является также инструментом, позволяющим руководителю проекта получить описание конечного продукта проекта. СДР обеспечивает выявление работ, необходимых для достижения целей проекта. Каждый следующий уровень декомпозиции обеспечивает последовательную детализацию содержания проекта, что позволяет производить оценку выполненных объемов работ, освоенных денег и выполнения по срокам. На нижних уровнях пакетам работ соответствуют сравнительно меньшие объемы работ. Это упрощает оценку процента выполнения и дает возможность более четко определять действия, необходимые для достижения целей проекта. Разработка СДР имеет две основные цели: • обеспечение планирования всех необходимых работ проекта, • обеспечение отсутствия работ, не связанных с реализацией проекта. Для руководителя проекта важны обе эти цели. Если в плане отсутствуют необходимые работы, проект будет задержан, бюджет, скорее всего, будет превышен. Если выполняются работы, не относящиеся к данному проекту – деньги заказчика тратятся нецелевым образом. Если СДР не объединяет обе эти цели, проект может потерпеть неудачу. На основе СДР выполняют следующее: • определение видов и объёмов работ, • планирование ресурсов, • оценка стоимости работ, • формирование бюджета, • определение рисков. Рис. 5.1. Взаимодействие СДР с процессами реализации проекта (PMBOK Guide 1996) СДР является основой комплексного план-графика проекта, Она обеспечивает основу для планирования объемов работ, стоимости, сроков и рисков. С помощью СДР работы структурируются и непосредственно связываются с графиком, а ресурсы распределяются и отслеживаются. При изменении содержания проекта СДР должна быть откорректирована. В рамках программных продуктов она также обеспечивает средство интеграции всех данных. С помощью СДР определяется состояние проекта и выдаются в различные формы отчетности. (Например, по стадиям жизненного цикла проекта; по результатам; по пакетам работ и другие). Отчеты могут содержать данные по стоимости, срокам, рискам, объему, трудоемкости и качеству выполняющегося проекта или по сравнению с предыдущими аналогичными проектами (с такой же структурой). СДР обеспечивает идентификацию соответствующих точек контроля, которые используются для упрощения обмена информацией и контроля результатов. Управление содержанием проекта способствует формированию концептуального целостного представления об объекте проекта. Организация взаимодействия между участниками проекта в рамках СДР позволяет осуществлять направленную передачу информации между руководителем и участниками проекта на всех стадиях его жизненного цикла, с учетом принятых обязанностей и ответственности участников. Формированием организационной структуры с помощью СДР можно связать определенный объем работ с элементом организационной структуры, субподрядчиками или отдельными исполнителями. Как только определяются работы, отдельные исполнители (включая субподрядчиков) назначаются ответственными за выполнение определенных элементов СДР в рамках назначенных бюджетов и определенных сроков выполнения. 6.3. Разработка структурной декомпозиции работ Структура декомпозиции работ (СДР) может разрабатываться «с нуля» либо с использованием компонентов уже созданных СДР - структур. При использовании существующих компонентов, элементы СДР составляются из элементов предыдущих проектов - аналогов или из стандартных шаблонов проектов, применяемых в данной организации, на основе удачных или типовых решений по аналогичным проектам. Провести декомпозицию и составить СДР, по мнению некоторых авторов, очень легко. Прежде всего, следует разбить проект на несколько разделов. Каждый из разделов, в свою очередь, может быть разбит ещё на некоторое число разделов. Так следует последовательно делить проект на составные части до тех пор, пока не будет достигнут нижний уровень детализации. Предварительно, на стадии инициации проекта руководитель должен ответить на целый ряд вопросов: • определить продукты проекта (что нужно сделать); • определить технологические этапы проекта (как это нужно будет делать); • определить исполнителей, соисполнителей, субподрядчиков(кто это будет делать); • определить, какие и с кем будут заключены контракты (кто и в какой форме будет оплачивать работы). • на какие подпроекты нужно разбить исходный проект? • что будет удобнее увидеть на первом уровне декомпозиции – компоненты конечного продукта проекта (программные, технические, информационные) или технологические этапы производства (концепция, ТЗ, проектирование). В отдельных случаях удобнее сгруппировать работы по исполнителям или заказчикам. В зависимости от вариантов решения поставленных вопросов возможны три варианта построения СДР: • построение СДР по компонентам продукта проекта (продуктовый подход), когда в качестве элементов СДР выбираются элементы продукта проекта, его материальные результаты. Рис.5.2. СДР по компонентам продукта проекта и его обеспечению или ч Декомпозиция работ по различным основаниям. • построение СДР по функциональным элементам деятельности, когда в качестве элементов СДР выбираются операции технологического цикла производства продукта проекта (функциональный подход);. • построение СДР по компонентам организационной структуры, когда в качестве элементов СДР выбираются элементы структурной схемы организации (организационный подход). Какой из трех принципов построения СДР выбрать, зависит от конкретного проекта. Например, если работы проекта выполняются в интересах различных заказчиков и в то же время финансируются различными инвесторами, то декомпозиция может выполняться либо по содержательному признаку отнесения работ к проектам, либо по формальному признаку отнесения работ к договорам финансирования. Каждый из этих альтернативных взглядов имеет право на существование, но все они должны быть отражены в документации проекта и должно быть указано, какая точка зрения является главной.  Системный подход к СДР Если при разработке СДР руководствоваться теорией управления системами, то можно рассматривать проект как процесс превращения входных элементов (ресурсов, денег, трудозатрат) в выходные (результаты проекта). Приложив данную теорию к иерархической структуре декомпозиции работ, можно сказать, что каждая работа на самом нижнем уровне иерархической структуры есть процесс превращений входных элементов в выходные. Входные элементы – то, что исполнитель элементарной работы должен получить из какого-либо внутреннего или внешнего по отношению к проекту источника. Выходные элементы – то, что должно быть передано в какую-то иную часть проекта, или то, что входит в результаты проекта. Системный анализ позволяет сделать уточнения в определении работы, которую необходимо выполнить в рамках проекта. Каждый исполнитель будет просматривать другие работы в поисках того, что необходимо для выполнения его работы. Он также будет изучать другие части проекта, которым должны быть переданы выходные элементы его работы. Все входные элементы должны исходить от чего-то внутри проекта или из внешнего источника. Все выходные элементы должны либо быть переданы в другую элементарную работу проекта, либо непосредственно являться частью результатов проекта. К выявленным в СДР работам проекта нужно добавить работы по подготовке необходимых входных элементов, которые не были получены из внутренних или внешних источников. В качестве признака лишней работы следует рассматривать выходные элементы, которые не могут быть переданы другим компонентам проекта и не являются результатами проекта. Таким образом, вполне реально выявить практически всю необходимую дополнительную работу, еще не включенную в план, и определить всю лишнюю работу, от которой следует отказаться. Наконец, есть возможность исключить элементарные работы, дублирующие друг друга, когда ответственный за выполнение работы находит более одной работы для обеспечения одних и тех же или почти одинаковых входных элементов. 5.4. Этапы и правила разработки СДР ред.до СДР разрабатывают путем итерационного рассмотрения целей и результатов проекта, критериев планирования и достижения функциональности, объема работ, реализации технических требований и других технических атрибутов. Верхние уровни СДР могут быть разработаны на ранней, концептуальной стадии проекта. Дальнейшая детализация СДР возможна, как только будет определен проект и подготовлены спецификации. Основной процесс разработки СДР состоит из следующих шагов: Первый шаг – определение конечных результатов проекта – что должно быть произведено для обеспечения успешного завершения проекта. В качестве руководства рекомендуется проанализировать, рассмотреть документы, описывающие общий объем работ по проекту. Второй шаг – определение основных пакетов работ, необходимых для получения продукта проекта. Часто такими основными пакетами работ являются результаты, необходимые для создания продукта проекта, но вместе с тем, сами по себе они не являются целями проекта (например, технические требования к разработке ИС). Третий шаг – определение степени детализации в соответствии с внутренней системой управления и единой системой контроля. Такие элементы обычно связаны с четким и раздельным определением отдельных результатов (продуктов) проекта. Четвертый шаг – анализ и усовершенствование СДР. Этот шаг повторяется до тех пор, пока все участники проекта не будут согласны, что планирование проекта может быть успешно завершено, и можно будет успешно управлять, контролировать и регулировать получаемые результаты. Подготовку структуры декомпозиции работ (СДР) можно считать законченной, когда определены мелкие индивидуальные части (элементарные) работы. Ответственность за каждую элементарную работу должна быть поручена одному и только одному члену команды проекта. Очень важно понять, что первоочередная задача составления СДР – разделить проект на подпроекты до той степени детализации, когда появится возможность распределить элементарные работы. Если проект большой, СДР может иметь довольно общий характер. Можно остановиться на самом нижнем уровне, который отслеживает руководитель проекта. Этот уровень, напомним, принято называть пакетом работ. Следует учитывать, что, начиная с этого уровня, другие менеджеры, занятые на проекте, должны осуществить более подробное разделение проекта на части (подпроекты) до уровня элементарных работ.        На самом нижнем уровне СДР должно быть описание элементарной работы, которая может быть выполнена одним человеком (или группой людей). Если этот человек (или группа) собираются выполнять работу, а не руководить ее выполнением, этот уровень может быть признан самым нижним уровнем СДР. 5.5. Правила разработки СДР При разработке СДР необходимо принимать во внимание следующие основные правила: Каждый элемент СДР должен обеспечивать достижение измеримого результата. Каждый элемент СДР должен агрегировать все подчиненные элементы. Результаты должны логически декомпозироваться до уровня, на котором можно определить, как они будут достигаться (проектирование, поставки, заключение договоров, производство). Результаты пакетов работ должны быть уникальными. Выполнение отчетов должно быть оформлено как выполнение отдельных пакетов работ. Все пакеты работ должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат. Исключаются пакеты работ с несколькими ответственными за создание одних и тех же результатов. Результаты должны иметь размер, достаточный для эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать затраты на контроль чрезмерными. Сложности, связанные с разработкой СДР.Нахождение баланса между детализацией проекта и требованиями к сбору фактической информации и отчетности (излишняя детализация). Основная функция СДР – определение объема работ. Чрезмерная детализация СДР требует излишнего уровня поддержки и отчетности. Разработка элементов СДР, определяющих только стадии проекта, либо организационную структуру без учета промежуточных результатов проекта (недостаточная детализация). Это может привести к перерасходу по проекту, поскольку при таком подходе трудно оценить плановые показатели и проконтролировать выполнение проекта. Недостаточное внимание к разработке СДР и переход непосредственно к формированию сетевого графика (диаграммы Гантта, расчету критического пути или сетевого графика). Это может привести к потере важных для проекта работ, а, следовательно, к задержкам проекта на поздних стадиях его реализации после выявления упущений. Определение необходимости в дальнейшей детализации.В учебно-справочной литературе по управлению проектами для проектов средней сложности рекомендуется использовать до 6 уровней СДР: 3 верхних уровня для предоставления информации уровня заказчика, 3 нижних уровня для детализации информации уровня исполнителя. Глубина детализации СДР зависит от размера и сложности проекта, поскольку должна обеспечивать четкую формализацию целей и результатов работы, которые необходимо выполнить. Каждый пакет работ включает весь объем работ, выполняемый основной организацией, ответственной за данный пакет работ, так же, как и организациями, с которыми заключены подрядные договора. Дальнейшая детализация необходима, если: • Необходимо повысить точность оценки стоимости и длительности работ; • Для пакета работ определен более чем один ответственный; • Объем работ, выполняемый в рамках данного пакета, описывает больше одного результата проекта; • Необходимо раздельно определить стоимость процессов или результатов, описанных в данном пакете работ; • Есть зависимость между работами внутри разных пакетов; • Есть существенные перерывы в выполнении работ в рамках пакета; • Меняются требования к ресурсам в течение времени в рамках пакета работ; • Различаются исходные условия для работ внутри пакета работ; • Существуют риски, связанные с частью пакета работ; • Для части пакета работ может отдельно пересчитываться расписание. Итоги процесса разработки СДР. Как было определено ранее, уровень детализации СДР зависит от размера и баланса между сложностью, риском, и требованиями руководителя проекта к контролю проекта. Уровень детализации может также изменяться в процессе жизненного цикла проекта. Для краткосрочных проектов на начальной стадии можно разработать всю СДР до достаточного уровня детализации, в то время как долгосрочные проекты и проекты с высоким уровнем сложности могут не декомпозироваться полностью на начальной стадии. Полностью СДР для таких проектов можно описать в процессе их реализации. С другой стороны, это может означать, что для конкретного проекта отдельные пакеты работ могут иметь различные уровни детализации. В частности, это верно при разработке «развертывающихся» проектов, когда план детализируется для работ, которые должны непосредственно начаться, а работы будущих периодов определяются укрупненно, на верхнем уровне, до тех пор, пока на более поздней стадии жизненного цикла проекта можно будет прописать их более детально.