Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов. К справочно-информационным документам относятся следующие документы: 1. Служебное письмо. 2. Протокол. 3. Акт. 4. Справка. 5. Докладная записка. 6. Объяснительная записка. Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Служебное письмо Письмо – самый распространенный вид служебных документов. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом). Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной стороны, отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки. Для писем установлен специальный бланк – бланк письма. К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТ Р 6.30–2003. Классификация 1. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:  письма, требующие письма-ответа;  письма, не требующие письма-ответа. Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:  письмо-просьбу;  письмо-обращение;  письмо-предложение;  письмо-запрос. 1 Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Ко второй группе относятся:  письмо-предупреждение;  письмо-напоминание;  письмо-подтверждение;  письмо-приглашение;  письмо-отказ;  письмо-извещение;  сопроводительное письмо;  гарантийное письмо;  информационное письмо;  циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций. 2. Письма также можно разделить на простые и сложные. Простое служебное письмо – письмо одноаспектное. Это, прежде всего, письмо, не требующее ответа. Аспект – мысль, выраженная одним или несколькими предложениями. Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение которых в письме рекомендуется начинать с нового абзаца.Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивая текст письма на абзацы, облегчается его восприятие. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. В сложном письме можно выделить следующие аспекты:  факт напоминания (письмо-напоминание);  выражение гарантии (гарантийное письмо);  указание на достигнутую степень согласия;  свершившийся факт (письмо-подтверждение);  информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях (информационное письмо);  указание на факт отправки прилагаемых к письму документов (сопроводительное письмо);  предупреждение о возможных ответных шагах (письмо-предупреждение) и т.д. Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, то есть быть многоаспектным (многоцелевым). 3. В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения). Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, применяется реквизит «Ссылка на регистрационный помер и дату документа». 4. По характеру информации письма подразделяются на множество разновидностей: 2 Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия, обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «Просим оплатить в течение ... банковских дней...», «В связи с ... просим подтвердить...», «Дирекция просит сообщить...», «Мы будем благодарны, если Вы...». Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность какой-либо организации, выпускаемую продукцию. Письмо-сообщение. В данном письме сообщают сведения о своей фирме, о производимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможных вариантах оплаты. В таком письме могут быть даны сведения о проведении выставок, совещаний, конференций или о каких-либо других событиях, важных для данной фирмы и могущих представлять интерес и для других фирм. Письмо-напоминание – это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. В письме-напоминании используются следующие ключевые обороты: «Напоминаем Вам, что...», «По истечении...срока предложение нашей фирмы теряет силу...», «Вторично сообщаем...». Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей. Составляется в тех случаях, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам. Например, указать срок исполнения, объяснить причину задержки с ответом, разъяснить сложные моменты. Этот вид обязательно имеет реквизит «Отметка о наличии приложения». Начинается словами: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...», «Возвращаем...», «Прилагаем...» и т.п. Письмо-подтвержение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. Обычно письмо-подтверждение начинается так: «Сообщаем Вам, что...», «Ставим Вас в известность, что...», «Извещаем Вас, что...». Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Письмаответы по содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный в инициативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы). Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме. 5. По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Деловую переписку можно разделить на следующие виды:  по общим вопросам технологии;  по вопросам оборудования и энергетики;  по вопросам производства;  но вопросам быта;  по вопросам финансирования и т.д. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой: 3  обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах либо содержат претензии и т.п.;  обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности. Оферта (письмо-предложение) – заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указываются наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей заказа и заключением контракта. Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка, проходят переговоры, пока не будет достигнута договоренность. Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т.д.). В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или пойти в качестве составной части в другой коммерческий документ. Например, о письме-предложении может быть гарантийный аспект о своевременной оплате услуг и т.п. Письмо-рекламация – коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые ни себя по контакту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества или количества шара, сроков поставки, упаковки, платежа и других условий договора. В первой части рекламация должна содержать:  основание для предъявления претензии;  доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки);  ссылки на нормативные документы и т.п. Во второй части рекламации излагаются конкретные требовании стороны, предъявляющей претензию, например:  замена некачественного товара качественным или уценка товара;  возмещение убытков в связи с невыполнением условий контракта;  требование расторжения договора. Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов подтверждающих претензию. Подписывают рекламацию руководитель организации и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью. Если рекламация не может быть урегулирована 4 соглашением сторон, то спорные вопросы решает арбитраж. Требования Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (во вступлении) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (в заключении) высказывается цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, обговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части. Текст служебного письма может касаться и нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении. Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5–7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту. Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру. Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции. Право подписи служебных писем закрепляется в уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. В письмах используют следующие формы изложения:  от первого лица множественного числа («просим сообщить»; «направляем на рассмотрение»);  от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»; «ВНИИДАД считает возможным»);  от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, 5 если письмо оформлено на бланке должностного лица. При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа (см. примеры на стр. 43, 44). Типовой текст – это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Трафаретизация – способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. При составлении текстов-трафаретов следует учитывать следующую закономерность порядка слов в официально-деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них используется повторяемый набор обращений, начальных и заключительных выражений. Варианты обращений в письмах: «Уважаемый Михаил Георгиевич!»; «Господин Орлов!»; «Уважаемый г-н Сенин!»; «Иван Тихонович!»; «Уважаемые господа!» (употребляется в тех случаях, когда неизвестны имена и фамилии получателей письма). Варианты заключительных фраз в письмах: «Надеемся, что наши просьбы не будут для Вас затруднительными»; «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»; «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»; «С уважением…». От стиля и тона письма зависит характер делового диалога. В одних случаях этот диалог должен быть энергичным, в других – «пунктирным». Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы. Даже отказ от сотрудничества должен рассматриваться как незаконченный диалог. 6 Генеральному директору ООО «Миф» С.Г. Булочкину Ул. Харлова, д.15, г. Челябинск, 454000 Менеджеру Кузнецову А.В. уточнить условия участия в конференции до 25.03.2013. ЗАО ВЫСТАВОЧНЫЙ ЦЕНТР «ЕВРОПА-АЗИЯ» Пр. Победы, 56, г. Челябинск, 454000 Тел: (8-351) 256-36-24 Е-mail: E-A@mail.ru Р/с 45693058921000568403 в Инвестбанке г. Челябинска К/с 57860483211099005 ИНН 575744033055. БИК 33009558 Код по ОКПО 34583 17.02.2018 Юристу Лиферьевой Ю.Е. подготовить проект договора до 03.04.2018 № 39-38/56 Об участии в конференции Уважаемый Сергей Григорьевич! Приглашаем Вас принять участие в шестой межрегиональной конференции по сбыту продукции «Система сбыта. Шаг в будущее», которая пройдет в рамках одноименной выставки13.04.2018–14.04.2018 вг. Челябинске, по адресу пр. Ленина, 65. Уверены, что конференция принесет обоюдную пользу и выгоду. Приложение: условия участия на 3л. в 1 экз. С уважением, Генеральный директор Личная подпись И.И. Бугорков Фомкина 776 89 78 В дело № 02-39 D:/Мои документы/Письма/Входящие/Конференция-апрель.doc 7 ВХ. 23/39-02 20.02.2018 Редактору газеты «Стройка» ЗАО «ФИЛАДЕЛЬФИЯ» Пр. Победы, 56, г. Челябинск, 454000 Тел: (8-351) 256-36-24 Е-mail: Filadelfiya@mail.ru Р/с 45693058921000568403 в Инвестбанке г. Челябинска К/с 57860483211099005 ОКПО 02859440. ОГРН 33499504811 ИНН 575744033055 С.В. Буркову ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО № 02-38/247 14.09.2014 О подготовке и размещении рекламно-информационного материала Уважаемый Сергей Вячеславович! Просим Вас подготовить и разместить в газете «Стройка» рекламноинформационный материал, посвященный 5-тилетию нашей организации. Объем публикации – 1 полоса с размещением на внутренних страницах газеты с включением полноцветных иллюстраций. Дата публикации – ноябрь 2014 года. Оплату гарантируем согласно договору № 58/321 от 12.02.2012. Генеральный директор С.С. Трухин Главный бухгалтер К.Ю. Хабенский 8 Протокол Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сочетаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические. Краткий протокол содержит:  фамилии докладчиков;  темы докладов;  фамилии выступивших;  принятые решения. В кратком протоколе фиксируются только принятые решения, а процесс обсуждения вопроса пропускается. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Стенографический протокол содержит полную запись всего хода заседания. Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса. Полный и стенографический протоколы должны:  содержать записи всех выступлений;  отразить работу собрания;  показать выработку решения в столкновении мнений, в дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – окончания, например: 12– 14.03.2019. Регистрационный номер протокола – это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года. В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание, например: Москва, Санкт-Петербург, г. Челябинск, г. Екатеринбург, г. Саратов и т.д. 9 Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов:  он отвечает на вопрос «чего?»;  содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание);  содержит название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа, например: «совещание студенческого совета», «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания. Вводная часть оформляется в следующей последовательности. Словом «Председатель» или «Председательствующий» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Далее – «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично. Затем перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После слова «Приглашенные», которое пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали», записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)». На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: «На учете и организации состоит 135 человек, присутствует 117». В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать. Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа и докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»). 10 Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с красной строки. В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Она оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается». Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме:  «СЛУШАЛИ»;  «ВЫСТУПИЛИ»;  «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст. Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть вопроса, после чего пишется фамилия и ответ на вопрос. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления), записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени значимости. 11 Постановляющая часть протокола, как и в распорядительных документах, должна быть конкретна и содержать составные части:  что сделать;  кому;  к какому числу. В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. А при выборах должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно. В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записываемся в тексте протокола после соответствующего постановления. Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входи решение коллегиально обсужденных вопросов. Утверждение оформляется грифом, который состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности. 12 ООО «СОЛНЦЕ» ПРОТОКОЛ 17.12.2019 № 56 г. Челябинск производственного совещания руководства фирмы Председатель – Бурков С.В. Секретарь – Пахомов Е.А. Присутствовали: 22 человека (список прилагается). Приглашенные: корреспондент областного радио Пащенко А.В. Повестка дня: 1. Об образовании филиала в г. Челябинске. Докладчик – зам. директора Мухова В.Г. 2. Об образовании филиала в г. Екатеринбурге. Докладчик – зам. директора Носова В.В. 1. СЛУШАЛИ: Мухова В.Г. – о необходимости открытия филиала с целью расширения деятельности компании – доклад прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Смирнова Г.Г. – о месте расположения нового филиала. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Признать целесообразность образования нового филиала в городе Челябинске. 1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы. 1.3. Одобрить перспективный план развития филиала. 2. СЛУШАЛИ: Носова В.В.– о необходимости открытия филиала с целью расширения деятельности компании – доклад прилагается. 13 ВЫСТУПИЛИ: СавицкаяА.Г. – о месте расположения нового филиала. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Признать целесообразность образования нового филиала в городе Екатеринбурге. 2.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы. 2.3. Одобрить перспективный план развития филиала. Приложение: 1. Список присутствующих на 1 л., в 1 экз. 2. Доклад Мухова В.Г. на 2 л., в 1 экз. 3. Доклад Носова В.В. на 3 л., в 1 экз. Председатель Личная подпись С.В.Бурков Секретарь Личная подпись Е.А.Пахомов 14 Акт Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. В зависимости от назначения акты могут быть различных видов:  акты приема-передачи дел;  акты экспертизы;  акты ликвидации;  акты проведения испытаний;  акты списания материальных ценностей;  акты инвентаризациии др. Чаще всего акты составляются комиссиями – как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований). В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Почти все разновидности актов подлежат утверждению:  руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия;  органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением);  вышестоящей организацией. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается:  основание для составления акта;  перечисляются лица, присутствующие при этом;  перечисляются лица, составляющие акт. 15 Начинается эта часть акта словом ««Основание», которое печатается на 2–3 интервала ниже заголовка. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ руководителя своей или вышестоящей организации. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например: «Основание: приказ директора школы от 17.04.2019 №02 «О проведении инвентаризации на складе школы». С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются должности, фамилии и инициалы составителей акта. Если акт составлен комиссией, то вначале указывают фамилию председателя, за тем располагают фамилии остальных членов комиссии по алфавиту. Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений и т.д. В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов. Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта, например: «06 декабря 2012 г. комиссия провела экспертизу (проверку, прием-передачу дел по должности и т.п.)». После текста перед подписями при необходимости указываются количество составленных экземпляров акта, их местонахождение или адресаты, которым они направлены. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе. 16 ПАО «Информационные системы» УТВЕРЖДАЮ Директор АКТ _______И.А.Лосев 06.12.2018 №11 05.12.2018 г. Челябинск проверки сохранности документов Основание: приказ директора от 01.12.2018 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов». Составлен комиссией в составе: Председатель: заместитель директора по персоналу П.П. Петров Члены комиссии: 1. Заместитель главного бухгалтера С.С. Сидорова 2. Начальник отдела кадров В.В. Васильева 3. Менеджер Р.Р.Романова Присутствующие: 1. Заведующая канцелярией К.К.Кузнецова 2. Секретарь Елисеева И.С. В период с 1 декабря по 3 декабря 2018г. комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов. В ходе проверки установлено: 1. Документы хранятся в структурных подразделениях. 2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел. 3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.09.2017 № 13). 17 Комиссия рекомендует установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии, выделить и оборудовать специальное помещение для архива. Составленв 2-х экземплярах. 1-й экз. – заместителю директора 2-й экз. – в объединение «Мосгорархив» Председатель комиссии П.П. Петров Члены комиссии С.С. Сидорова В.В. Васильев Р.Р. Романова 18 Справка Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и/или подтверждение каких-либо фактов, событий. Справки бывают служебного и личного характера. Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации может адресоваться на имя руководителя организации или в вышестоящую организацию. Заголовок может содержать указание на период времени или дату, на которые приходятся данные справки. Справки бывают внутренними и внешними. Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Такая справка оформляется на чистом листе бумаги, а в том месте, где должно быть указано наименование организации-автора, нужно указать наименование структурного подразделения. Если же информационная справка готовится в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель, главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью. Наиболее многочисленными в организациях являются справки личного характера. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждение сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места учебы, работы, занимаемой должности, размер заработной платы, место проживания и др. Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые содержат типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией. Обычно текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. 19 ЗАО ВЫСТАВОЧНЫЙ ЦЕНТР «ЕВРОПА-АЗИЯ» Пр. Победы, 56, г. Челябинск, 454000 Тел: (8-351) 256-36-24 Е-mail: E-A@mail.ru Р/с 45693058921000568403 в Инвестбанке г. Челябинска К/с 57860483211099005 ИНН 575744033055. БИК 33009558 Код по ОКПО 34583 СПРАВКА 14.09.2019 №67 О занимаемой должности Зайцев Иван Юрьевич с 14.09.2010 по 15.08.2019 работал в должности управляющего отделом маркетинга. Основание: Приказ № 128-З от 13.09.2010. Руководитель отдела кадров Т.И. Юнусов 20 Докладная записка Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах. 1. В зависимости от ситуации докладные записки:  могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу;  могут быть написаны сотрудниками организации после выполнения ими поручения как отчет о проделанной работе. 2. Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными. Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний и т.д. 3. Докладные записки могут быть внутренние и внешние. Внутренняя докладная записка составляется на обычных чистых листах, ее подписывает составитель (автор). Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации. Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. Объяснительная записка Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По содержанию этот вид документов можно разделить на две группы.  Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке.  Другие объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем. 21 ООО «Публицист» Производственный цех Директору ООО «Публицист» К.Р. Федорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18.03.2019 № 08 г. Самара О приобретении проволоко-швейной машины В соответствии с планом работы ООО «Публицист» на 2019 год производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6–8 печатных листов. Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера имеющиеся в отделе скобосшиватели, типа «A» и «B», не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печатных листов включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат. Сшивание брошюр объемом 6–8 печатных листов удобнее всего производить с помощью проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Полиграф» составляет 87 000 рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность от эксплуатации машины приведет к покрытию затрат на ее приобретение в течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической эффективности прилагаются). В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки проволокошвейной машины класса «D». Зам. начальника отдела Е.Г. Ургант 22 ПАО «Оникс» Вице-президенту ПАО «Оникс» О.Ф. Яблокову Бухгалтерия ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 30.05.2019 №34 Москва О невыплате зарплаты 20.05.2019 не выплачена зарплата работникам ПАО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер – зарплата была выплачена сотрудникам ПАО 22.05.2019. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля над деятельностью работников бухгалтерии. Главный бухгалтер <Личная подпись> 23 В. В. Сивков