Системы качества

Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» Л.Н. Руденко СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА Курс лекций для студентов направление подготовки 190401.65 "Эксплуатация железных дорог" профиль подготовки "Магистральный транспорт" очной и заочной форм обучения Красноярск 2014 Руденко, Л.Н. Системы качества : Курс лекций для студентов направления подготовки 190401.65 "Эксплуатация железных дорог" профиль подготовки "Магистральный транспорт" очной и заочной форм обучения. / Л.Н. Руденко. - Красноярск : СибГТУ, 2014. - 136 с. Курс лекций представляет собой систематизированное, логически последовательное изложение курса «Системы менеджмента качества». Целью курса лекций является организация самостоятельной работы студентов по следующим разделам учебной дисциплины: назначение, цели и задачи систем качества, эволюция систем качества, модель системы качества по международным стандартам серии ИСО 9000, технология разработки и внедрения систем качества на предприятии, сертификация и аудит системы качества, информационное обеспечение систем качества, роль системы качества в интегрированной системе управления предприятием. Рекомендуется студентам, специализирующимся в области стандартизации и сертификации.  Л.Н.Руденко, 2014  ФГБОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения»2014 Содержание Введение…………………………………………………………………... 4 Лекция 1. Всеобщее руководство качеством (TQM)…………………… 5 Лекция 2. Современные системы управления организацией………… 10 Лекция 3. Процессный подход………………………………………….. 21 Лекция 4. Методологии описания процессов………………………….. 45 Лекция 5. Описание процессов при помощи блок-схем, методологий DFD, IDEF0, IDEF3………………………………………………………. 53 Лекция 6. Описание процессов при помощи методологий ARIS VAD, ARIS eEPC, ARIS PCD…………………………………………………… 83 Лекция 7. Постановка целей описания процессов и подготовка проекта описания процессов…………………………………………….. 99 Лекция 8. Методика полного описания процессов и анализа процессов…………………………………………………………………. 108 Лекция 9. Сертификация системы качества………………………….. 119 Заключение……………………………………………………………….. 135 Библиографический список ……………………………………………. 136 Введение Понятие «системы менеджмента качества» является широко распространенным термином. Деятельность предприятий и организаций в рыночной экономике изменило внешнюю среду, под влиянием которой находится система менеджмента качества любой компаний. В условиях свободного рынка, интеграции производства и обслуживания в рамках международных сообществ качество выполняемых работ и услуг находится в прямой зависимости от конкурентоспособности и становится ключевой проблемой обеспечения экономического развития. Обеспечение прогресса в области качества путем применения эффективных систем управления является одним из основных рычагов, с помощью которого возможно преодолеть кризис в экономике и занять прочные позиции на мировом рынке. Ведущие предприятия регулярно проводят оценку качества обслуживания как в собственных организациях, так и у своих конкурентов, используя при этом различные методы. При подготовке курса лекций использовались нормативные и методические документы, разработанные в развитие Закона РФ «О техническом регулировании», публикации в журнале «Методы менеджмента качеством», «Стандарты и качество», материалы семинаров, проводимых Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (ВНИИС). Курс лекций лаконично раскрывает содержание и структуру учебной дисциплины «Системы качества» и представляет собой систематизированное, логически последовательное изложение курса. Целью курса лекций является ориентация самостоятельной работы студентов по следующим разделам учебной дисциплины: назначение, цели и задачи систем качества, эволюция систем качества, модель системы качества по международным стандартам серии ИСО 9000, технология разработки и внедрения систем качества на предприятии, сертификация и аудит системы качества, информационное обеспечение систем качества, роль системы качества в интегрированной системе управления предприятием. Задачи курса лекций: - представление содержания учебной дисциплины; - обеспечение студентов наиболее существенной информацией по курсу; - управление познавательной деятельностью студентов. Лекция 1 Всеобщее руководство качеством (ТQМ) План 1 Основные положения всеобщего руководства качеством (TQM) 2 Основные принципы всеобщего руководства качеством 3 Что такое всеобщее руководство качеством 4 Общие элементы, характерные для всеобщего руководства качеством 1 Основные положения всеобщего руководства качеством (TQM) Возможности дальнейшего развития систем управления качеством многие специалисты видят во всеобщем руководстве качеством. Эта система качества предусматривает его постоянное улучшение. При этом понятие качества понимается более широко. Оно включает также и затраты на создание и производство изделия, т.е. его себестоимость. Таким образом, целевой установкой всеобщего руководства качеством является обеспечение постоянной динамики улучшения производимой продукции и снижения ее себестоимости. Именно такая система и дает возможность успешно конкурировать в условиях насыщенного рынка. Всеобщее руководство качеством - это подход к руководству организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долгосрочного успеха путем удовлетворения требований потребителя и выгоды для членов организации и общества. Следует подчеркнуть, что нельзя говорить о всеобщем руководстве качеством как об одной системе. Всеобщее руководство качеством объединяет основные совпадающие принципы многих систем. И.И.Чайка сравнивает его с Кун Фу, которое также соединяет в своем понятии сотни течений восточных единоборств. Сегодня в понятие «Всеобщее руководство качеством» укладывается все многообразие форм управления качеством в Японии, Америке и Европе, которое обеспечивает главное - постоянное улучшение качества в широком смысле слова. Однако в разных регионах и на разных фирмах - свое Всеобщее руководство качеством. В Японии, например, система в значительной мере ориентирована на человека и его индивидуальность. В Америке для нее характерно преобладание административного начала. Для раскрытия понятия “более высокое качество” В.В. Окрепилов приводит следующую динамику уровня качества согласно японской концепции. Первый уровень (1950-60 гг.) - уровень качества соответствует стандарту. Качество продукции оценивается как соответствующее или несоответствующее требованиям стандарта. Необходимо выяснить требования, утвердить стандарт, а также инструкции и процедуры проверки качества продукции. Инструментами при этом служат статистический контроль качества и организационная структура производства. Недостатками этой концепции являются необходимость проведения обязательного контроля качества и отсутствие учета требований потребителя. Второй уровень (1960-70 гг.) - уровень качества соответствует использованию. Продукция должна не только соответствовать стандарту, но и удовлетворять эксплуатационным требованиям. Тогда она будет пользоваться спросом на рынке. Чтобы соответствовать всем вариантам использования продукции, о ее качестве должны заботиться не только производственные подразделения фирмы, но и службы маркетинга, исследований и разработок, планирования, контроля качества, сбыта и сервиса. Все подразделения должны функционировать как единое целое. Но при этом требуется учитывать, что более высокое качество приводит к более высоким затратам, а значит и к повышению цены на продукцию. Третий уровень (1970-80 гг.) - уровень качества соответствует фактическим требованиям рынка. Нужно создать систему качества, способствующую получению продукции высокого качества при низкой стоимости. Это возможно при бездефектном производстве, основой которого является высокая сознательность рабочих и их постоянные усилия по обеспечению качества. Четвертый уровень (1980 г. - до настоящего времени) - уровень качества соответствует скрытым (предполагаемым) потребностям. В высокоразвитых странах, рынок которых полон продукции, отвечающей фактическим требованиям потребителей, преимущества при сбыте получает та фирма, чья продукция учитывает скрытые потребности. Потребитель не подозревает, чего ему хочется. И только тогда, когда ему предложили купить что-то оригинальное, неожиданное, он поймет, что именно ему нравится и подходит. Процветающие фирмы во всем мире находятся сейчас на полпути к достижению этого уровня. 2 Основные принципы всеобщего руководства качеством Всеобщее руководство качеством базируется на четырех принципах. 1) Целью производства является удовлетворение требований потребителей. Осуществляется последовательная и настойчивая работа по налаживанию системы изучения запросов потребителя. Постепенно воспитывается уважительное отношение к потребителю и его требованиям, создается культ потребителя, заказчика, система глубокого изучения характера и объема потребностей, в том числе с учетом психологических факторов. 2) Бесперебойный, отлаженный процесс производства является решающей основой для достижения этой цели. Тщательный учет и анализ затрат на дефектную продукцию и услуги. Отлаженный процесс производства создается с помощью системы качества, пронизывающей все сферы деятельности. Управление качеством осуществляется на всех стадиях жизненного цикла продукции: от маркетинговых исследований до утилизации с использованием цикла Э.Деминга (планирование, реализация, проверка, коррекция), принципа “ноль дефектов". В управлении основной упор делается на предупредительные меры, предотвращающие дефекты. Это достигается с помощью семи простейших статистических методов, методов Тагути, метода прогнозирования последствий и причин отказов и др. 3) Все занятые в процессе производства группы осознают самих себя как звенья внутренней цепочки поставщиков - потребителей и, таким образом, выполняют требования качества для внешних потребителей. Развивается система самоконтроля, а кроме того, на каждой последующей операции контролируется результат предыдущей операции. Таким образом, минимизируется жизненный путь дефекта, перестраивается система контроля - практически исключается надобность операционного технического контроля силами ОТК. 4) Интеграция усилий и участие в задаче обеспечения качества сотрудников всех иерархических уровней - от руководителей до подчиненных. Необходимо управлять человеческим фактором путем создания атмосферы удовлетворенности, заинтересованного участия, благополучия и процветания на фирме, фирмах-поставщиках, в сбытовых и обслуживающих организациях, у акционеров и потребителей. На верхних уровнях управления необходимы: - командная работа и ответственность менеджеров; - особые обязательства высшего управленческого персонала по руководству предприятием (лидерство в области качества); - осознание высшим руководством предприятия задачи повышения качества как цели предпринимательства; - сосредоточение усилий высшего руководства предприятия на создании стратегии предпринимательства и корпоративной культуры организации. На нижнем уровне необходимо: - постоянно применять новые технологии и методы обеспечения качества; - участвовать в работе кружков качества. Для объединения всего персонала необходимо постоянное повышение квалификации, обучение, переподготовка в области качества сотрудников всех иерархических уровней. 3 Что такое всеобщее руководство качеством Определение всеобщего руководства качеством высвечивает различные характеристики, подразумеваемые под всеобщим руководством качеством, в частности, то, что качество является главной заботой управления, предполагает удовлетворение потребностей и ожиданий в будущем, рассматривает удовлетворение потребителя как часть пути к успеху, поощряет сотрудников и обогащает общество. На самом деле, в различных представлениях всеобщего руководства качеством делается различное ударение на том, что иногда определяется как «мягкие» и «твердые» аспекты всеобщего руководства качеством. «Мягкие» элементы относятся к созданию команды и подготовке сотрудников. «Твердые» элементы относятся к определенным методам, используемым для улучшения качества. Наилучшим образом ассоциируются с всеобщим руководством качеством те методы, которые опираются на свободное обсуждение идей и проблем внутри команды, созданной из специалистов по различным дисциплинам, которым «доверяется» внедрить свои предложения. Помимо термина «всеобщее руководство качеством» иногда используют другие названия: - непрерывное улучшение качества; - всеобщее качество; - всеобщее управление бизнесом; - руководство качеством в рамках всей компании; - эффективное руководство качеством. Иногда всеобщее руководство качеством определяется как: «Способ руководства, направленный на улучшение эффективности, гибкости, конкурентоспособности и деловой активности в целом, распространяющийся в равной степени как на сферу услуг, так и на промышленность. Всеобщее руководство качеством заставляет всю компанию быть организованной, причем в каждом ее подразделении, в каждом виде деятельности, каждого ее сотрудника на каждом уровне. Для того, чтобы организация была действительно эффективной, все ее части должны работать дружно, поскольку каждый человек и каждый его поступок оказывают влияние на других и, в свою очередь, зависят от других.» Преимущества всеобщего руководства качеством в целом помогают компаниям в следующем: - четко сфокусироваться на потребностях своих рынков; - достигнуть наивысшего качества во всех сферах деятельности, а не просто в изделии или услуге; - выполнять простые операции, необходимые для достижения качественной работы; - критически и непрерывно анализировать все процессы для устранения непроизводительной деятельности и потерь; - находить возможности улучшения и разрабатывать меры по их осуществлению; - полностью осознавать важность соревновательности и разрабатывать соревновательную, эффективную стратегию; - для решения проблем создавать команды; - разработать хорошую систему общения сотрудников и поощрения за хорошую работу; - непрерывно анализировать процессы и разработать стратегию бесконечного совершенствования. 4 Общие элементы, характерные для всеобщего руководства качеством Для различных моделей всеобщего руководства качеством характерны следующие особенности, называемые различными специалистами: 1) всеобщее руководство качеством нацелено в будущее, оно в большей степени ориентировано на потребителя, чем на производителя; 2) оно рассматривает организацию, обслуживающую потребителя, как последовательность или сеть взаимосвязанных процессов; 3) каждый процесс должен иметь четко идентифицированных поставщиков, владельцев процесса и потребителей; поставщики и потребители могут быть внутри одной компании; 4) всеобщее руководство качеством делает ударение на непрерывном совершенствовании качества, причем как его уровня, так и класса; целью является превзойти ожидания потребителя, а не просто удовлетворить его; 5) улучшение обычно достигается в результате сложения относительно скромных отдельных шагов 6) поддержка непрерывного совершенствования требует долговременного согласия и участия всех сотрудников компании, начиная с высшего руководства и кончая рядовыми сотрудниками. 7) для этого также требуется, чтобы все члены организации вносили свой вклад, обычно работая в командах. Особое значение имеют команды, собранные из представителей различных дисциплин, которые согласуют между собой работу отдельных подразделений, образующих бюрократическую структуру предприятия; 8) команды могут работать эффективно только тогда, когда они имеют необходимую подготовку и их знания и навыки используются в полной мере; 9) всеобщее руководство качеством может развиваться только тогда, когда достигаемые успехи объективно оцениваются, идентифицируются и поощряются; 10) всеобщее руководство качеством обязательно строится на фундаменте соответствующей эффективной системы качества. Лекция 2 Современные системы управления организацией План 1 Качество и философия управления организацией 2 Линейная организационная структура 3 Линейно-штабная организационная структура 4 Дивизионная структура управления 5 Органический тип структур управления 6 Бригадная ( кросс-функциональная) структура управления 7 Проектная структура управления 8 Матричная (программно-целевая) структура управления 1 Качество и философия управления организацией Под философией управления мы будем понимать самые общие принципы, на основе которых строится структура управления организацией и осуществляются процессы управления. Философия качества задает цель и направление деятельности организации, философия управления определяет организационные средства для достижения этой цели. Основы философии управления и философии качества были заложены Ф. У. Тейлором. Программа менеджмента качества Деминга и принципы ТQМ фактически направлены на изменение структуры системы управления предприятием. Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале XX века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии): - принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему; - вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответст­венности работников управления месту в иерархии; - принцип формализации и стандартизации деятельности, обес­печивающий однородность выполнения работниками своих обязанно­стей и скоординированность различных задач; - принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; - вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций; - принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производятся в строгом соответствии с квалификационными требованиями. Организационная структура, построенная в соответствии с этими принципами, получила название иерархической или бюрократической структуры. Наиболее распространенным типом такой структуры явля­ется линейно-функциональная (линейная структура). 2 Линейная организационная структура Основы линейных струк­тур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным под­системам организации (маркетинг, производство, исследования и раз­работки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме фор­мируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу (рисунок 1). Результаты работы каждой службы оценива­ются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение. Преимущества линейной структуры: - четкая система взаимных связей функций и подразделений; - четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачи-вает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель; - ясно выраженная ответственность; - быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих. «шахта» управления уровень 1 уровень 2 уровень 3 Рисунок 1 – Линейная структура управления Недостатки линейной структуры: - отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ( «текучка») доминируют над стратегическими; - тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений; - малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации; - критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные; тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности; - большое число «этажей управления» между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение; - перегрузка управленцев верхнего уровня; - повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев. Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества. 3 Линейно-штабная организационная структура Такой вид органи­зационной структуры является развитием линейной и призван ликви­дировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно-штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обла­дают правами принятия решений и руководства какими-либо нижесто­ящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руко­водителю в выполнении отдельных функций, прежде всего функций стратегического планирования и анализа. В остальном эта структура соответствует линейной (рисунок 2). Достоинства линейно-штабной структуры: - более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов; - некоторая разгрузка высших руководителей; - возможность привлечения внешних консультантов и экспертов; - при наделении штабных подразделений правами функциио-нального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления. Рисунок 2 – Линейно-штабная структура управления Недостатки линейно-штабной структуры: - недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении; - тенденции к чрезмерной централизации управления; аналогичные линейной структуре, частично - в ослабленном виде. Вывод: линейно-штабная структура может являться хорошей промежуточ­ной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи сов­ременной философии качества. 4 Дивизионная структура управления Уже к концу 20-х гг. стала ясна необходимость новых подходов к организации управления, свя­занная с резким увеличением размеров предприятий, диверсифи­кацией их деятельности (многопрофильностью), усложнением технологических процессов в условиях динамически меняющегося окружения. В связи с этим стали возникать дивизионные структуры управ­ления, прежде всего в крупных корпорациях, которые стали предостав­лять определенную самостоятельность своим производственным под­разделениям, оставляя за руководством корпорации стратегию разви­тия, научно-исследовательские разработки, финансовую и инвести­ционную политику и т. п. В этом типе структур сделана попытка сочетать централизованную координацию и контроль деятельности с децентрализованным управлением. Пик внедрения дивизионных структур управления пришелся на 60-70-е гг. (рисунок 3). Штабы отделения Рисунок 3 - Дивизионная структура управления Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизионной структурой являются уже не руководители функциональных подразде­лений, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения (дивизионы). Структуризация по дивизионам, как правило, произво­дится по одному из критериев: по выпускаемой продукции (изделиям или услугам) - продуктовая специализация; по ориентации на опреде­ленные группы потребителей - потребительская специализация; по обслуживаемым территориям - региональная специализация. В нашей стране аналогичные структуры управления широко внедрялись, начиная с 60-х гг. в форме создания производственных объединений. Преимущества дивизионной структуры: - обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и террито­риально удаленными подразделениями; - обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изме­нения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно-штабной; - при расширении границ самостоятельности отделений они стано­вятся «центрами получения прибыли», активно работая по повышению эффективности и качества производства; - более тесная связь производства с потребителями. Недостатки дивизионной структуры: - большое количество «этажей» управленческой вертикали; между рабочими и управляющим производством подразделения - три и бо­лее уровня управления, между рабочими и руководством компании - пять и более; - разобщенность штабных структур отделений от штабов компании; -основные связи - вертикальные, поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита, перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений и т. д.; - дублирование функций на разных «этажах» и как следствие - очень высокие затраты на содержание управленческой структуры; - в отделениях, как правило, сохраняется линейная или линейно-штабная структура со всеми их недостатками. Вывод: достоинства дивизионных структур перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении они рискуют повторить судьбу динозавров. При данной структуре возможно воплотить большую часть идей современной философии ка­чества. 5 Органический тип структур управления Органические или адап­тивные структуры управления стали развиваться примерно с конца 70-х гг., когда, с одной стороны, создание международного рынка това­ров и услуг резко обострило конкуренцию среди предприятий и жизнь потребовала от предприятий высокой эффективности и качества рабо­ты и быстрой реакции на изменения рынка, и, с другой стороны, стала очевидной неспособность структур иерархического типа этим ус­ловиям соответствовать. Главным свойством управленческих структур органического типа является их способность изменять свою форму, приспосабливаясь к изменяющимся условиям. Разновидностями струк­тур этого типа являются проектные, матричные (программно-целевые), бригадные формы структур. При внедрении этих структур необходимо одновременно изменять и взаимоотношения между подразделениями предприятия. Если же сохранять систему планирования, контроля, распределения ресурсов, стиль руководства, методы мотивации персонала, не поддерживать стремление работников к саморазвитию, то результаты внедрения таких структур могут быть отрицательными. 6 Бригадная (кросс-функциональная) структура управления Осно­вой этой структуры управления является организация работ по рабо­чим группам (бригадам). Форма бригадной организации работ - древняя организационная форма, достаточно вспомнить рабочие артели, но только с 80-х гг. началось ее активное применение как структуры управления организацией, во многом прямо противоположной иерархическому типу структур. Основными принципами такой организации управления являются: - автономная работа рабочих групп (бригад); - самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация деятельности по горизонтали; - замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями; - привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений. Эти принципы разрушает свойственное иерархическим структурам жесткое распределение сотрудников по производственным, инженер­но-техническим, экономическим и управленческим службам, которые образуют изолированные системы со своими целевыми установками и интересами. В организации, построенной по этим принципам, могут как сохраняться функциональные подразделения (рисунок 4), так и отсутствовать (рисунок 5). В первом случае работники находятся под двойным подчинением административным (руководителю функционального подразделения, в котором они работают) и функциональным (руко­водителю рабочей группы или бригады, в которую они входят). Такая форма организации называется кросс-функциональной, во многом она близка к матричной. Во втором случае функциональные подразде­ления как таковые отсутствуют; такую организацию мы будем назы­вать собственно бригадной. Такая форма достаточно широко применя­ется в организации управления по проектам. Кросс- функциональные Функциональные связи связи управления управления Рисунок 4 – Кросс-функциональная организационная структура Преимущества бригадной (кросс-функциональной) структуры: - сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления; - гибкое использование кадров, их знаний и компетентности; работа в группах создает условия для самосовершенствования; возможность применения эффективных методов планирования и управления; - сокращается потребность в специалистах широкого профиля. Недостатки бригадной (кросс-функциональной) структуры: - усложнение взаимодействия (в особенности для кросс-функциональной структуры); - сложность в координации работ отдельных бригад; высокая квалификация и ответственность персонала; высокие требования к коммуникациям. Руководитель Рабочая группа Подчиненные в данной группе- руководители в нижестоящей группе Подчиненные Рисунок 5 – Структура организации, состоящей из рабочих групп (бригадная) Вывод: данная форма организационной структуры наиболее эффективна в организациях с высоким уровнем квалификации специалистов при их хоро­шем техническом оснащении, в особенности в сочетании с управлением по проектам. Это - один из типов организационных структур, в которых наибо­лее эффективно воплощаются идеи современной философии качества. 7 Проектная структура управления Основным принципом постро­ения проектной структуры является концепция проекта, под которым понимается любое целенаправленное изменение в системе, например, освоение и производство нового изделия, внедрение новых технологий, строительство объектов и т. д. Деятельность предприятия рассматри­вается как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект выде­ляются трудовые, финансовые, промышленные и т. д. ресурсы, кото­рыми распоряжается руководитель проекта. Каждый проект имеет свою структуру, и управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, ко­ординацию действий исполнителей. После выполнения проекта струк­тура проекта распадается, ее компоненты, включая сотрудников, пере­ходят в новый проект или увольняются (если они работали на контрактной основе). По форме структура управления по проектам может соответствовать как бригадной (кросс-функциональной) струк­туре, так и дивизионной структуре, в которой определенный диви­зион (отделение) существует не постоянно, а на срок выполнения проекта. Преимущества структуры управления по проектам: - высокая гибкость; - сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами. Недостатки структуры управления по проектам: - очень высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен не только управ­лять всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учитывать место проекта в сети проектов компании; - дробление ресурсов между проектами; - сложность взаимодействия большого числа проектов в компании; - усложнение процесса развития организации как единого целого. Вывод: преимущества перевешивают недостатки на предприятиях с небольшим числом одновременно выполняемых проектов. Возможности вопло­щения принципов современной философии качества определяются формой управления проектами. 8 Матричная (программно-целевая) структура управления Такая структура представляет собой сетевую структуру, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны - непосредственному руководителю функциональной службы, которая предо­ставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с дру­гой - руководителю проекта или целевой программы, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для деятельности, которая имеет чет­ко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постоян­ной деятельности - целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могут сосуществовать. Пример матричной прог­раммно-целевой структуры управления (фирма «Тойота») приведен на рисунке 6. Эта структура была предложена Каори Ишикава в 70-х гг. и с небольшими изменениями функционирует по сей день не только на фирме «Тойота», но и на многих других фирмах по всему миру. Управление по целевым программам осуществляется на «Тойоте» через функциональные комитеты. Например, при создании функ­ционального комитета в области обеспечения качества председателем комитета назначается уполномоченный руководства по качеству. Из практики фирмы «Тойота», количество членов комитета не должно превышать пяти. В состав комитета входят как сотрудники отдела обеспечения качества, так и 1 - 2 сотрудника других отделов. Каждый комитет имеет секретариат и назначает секретаря для ведения дел. Основные вопросы рассматриваются комитетом на ежемесячных засе­даниях. Комитет также может создавать группы, работающие над отдельными проектами. Комитет по качеству определяет права и обя­занности всех отделов, связанных с вопросами качества, и уста­навливает систему их взаимоотношений. Ежемесячно комитет по каче­ству анализирует показатели обеспечения качества и разбирается в причинах рекламаций, если таковые имеются. В то же время комитет не несет ответственности за обеспечение качества. Эта задача решает­ся непосредственно каждым отделом в рамках вертикальной структу­ры. Обязанностью комитета является соединение вертикальной и горизонтальной структуры для улучшения деятельности всей организации. Преимущества матричной структуры: - лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и спрос; - более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов; - более гибкое и эффективное использование персонала орга­низации, специальных знаний и компетентности сотрудников; - относительная автономность проектных групп или программных комитетов способствует развитию у работников навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков; - улучшение контроля за отдельными задачами проекта или целевой программы; - любая работа организационно оформляется, назначается одно лицо - «хозяин» процесса, служащее центром сосредоточения всех вопросов, касающихся проекта или целевой программы; - сокращается время реакции на нужды проекта или программы, т. к. созданы горизонтальные коммуникации и единый центр принятия решений. Недостатки матричных структур: - трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения); - необходимость постоянного контроля за соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или проектам; - высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах, необходимость их обучения; - частые конфликтные ситуации между руководителями подразделений и проектов или программ; - возможность нарушения правил и стандартов, принятых в функциональных подразделениях из-за оторванности сотрудников, участвующих в проекте или программе, от своих подразделений. Вывод: внедрение матричной структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников, в противном случае возможна дезорганизация управления (на фирме «Тойота» внедрение матричной структуры заняло около 10 лет). Эффективность воплощения в жизнь идей современной философии качества в такой структуре доказана практикой фирмы «Тойота». Лекция 3 Процессный подход План 1 Ключевые стандарты семейства ГОСТ ISO 9000-2011 2 Сопоставимость с другими системами менеджмента 3 Процессный подход и современные системы управления организацией 4 Теоретические основы процессного подхода 5 Простейшая классификация процессов 6 Классификация процессов по функционально-иерархическому принципу 7 Комплексный подход к описанию процессов 1 Ключевые стандарты семейства ГОСТ ISO 9000-2011 Семейство стандартов ГОСТ ISO серии 9000 версии 2011 года состоит из трёх ключевых стандартов, полностью гармонизированные по структуре и содержанию, взамен более чем 20, которые действовали. Ими являются: - ГОСТ ISO 9000-2011 “Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь” – стандарт, содержащий концепцию менеджмента качества и терминологию; - ГОСТ ISO 9001-2011 “Системы менеджмента качества. Требования” - стандарт, устанавливающий требования к системам качества, применяемый для целей сертификации и аудита; - ГОСТ ISO 9004-2012 “Системы менеджмента качества. Руководящие указания по улучшению характеристик деятельности” - стандарт, который содержит методические указания по созданию систем менеджмента качества, ориентированных на высокую эффективность деятельности предприятия. Стандарты серии ГОСТ ISO 9000-2011 поддерживают принятие процессного подхода при разработке, внедрении и повышении эффективности системы менеджмента качества в целях повышения удовлетворённости заказчика за счёт выполнения его требований. Для того чтобы организация функционировала эффективно, она должна выделить и управлять совокупностью взаимосвязанной деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях обеспечения способности превращать входящие элементы в выходящие, может рассматриваться как процесс. Часто выходящие элементы одного процесса напрямую образуют входящие элементы следующего процесса. Применение внутри организации системы процессов совместно с идентификацией этих процессов, их взаимодействием и управлением этими процессами может называться «процессным подходом». Преимуществом процессного подхода является возможность осуществлять текущее управление за счёт связи между отдельными процессами внутри системы процессов, а также за счёт их объединения и взаимодействия. Такой подход, когда он применяется в рамках системы менеджмента качества, подчёркивает важность: а) понимания и выполнения требований; б) необходимости рассматривать процессы с точки зрения их способности добавлять ценность; в) получения результатов выполнения процесса и его результативности; г) непрерывного улучшения процессов на основе объективных измерений. Ко всем процессам может быть применена методология, известная как «Планирование – Исполнение – Проверка - Воздействие» (Plan- Do- Check- Act- PDCA). Методология PDCA может быть кратко описана следующим образом: - планирование - установление целей и процессов, необходимых для получения результатов в соответствии с требованиями заказчика и политикой организации; - исполнение - внедрение процессов; - проверка - наблюдение за процессами и продукцией, их измерение по отношению к политике, целям и требованиям к продукции, а также информирование о полученных результатах; - воздействие - принятие действий по непрерывному улучшению показателей процесса. Cтандарт ГОСТ ISO 9001 и ГОСТ ISO 9004 разработаны как взаимосвязанная пара стандартов на систему менеджмента качества, которые спроектированы так, чтобы дополнять друг друга, но могли бы применяться также и независимо друг от друга. Несмотря на то, что эти два стандарта имеют разные области применения, они имеют одинаковую структуру, чтобы облегчить их использование в качестве согласованной пары стандартов. Стандарт ГОСТ ISO 9001 устанавливает требование к системе менеджмента качества, которые могут быть использованы для внутреннего применения организацией, для сертификации и в контрактных целях. В центре внимания этого стандарта- результативность системы менеджмента качества с точки зрения выполнения требований заказчика. Стандарт ГОСТ ISO 9004 предлагает рекомендации по более широкому кругу целей системы менеджмента качества, чем ГОСТ ISO 9001, особенно в направлении постоянного улучшения всей деятельности организации и повышения её эффективности, равно как и её результативности. ГОСТ ISO 9004 рекомендуется в качестве руководящих указаний для тех организаций, высшее руководство которых желает выйти за пределы требований ГОСТ ISO 9001 в стремлении постоянного улучшения деятельности организации. Вместе с тем, этот стандарт не предназначен для сертификации или применения в контрактных целях. 2 Сопоставимость с другими системами менеджмента Международный стандарт ИСО 9001 был согласован с ИСО 14001: 1996 для того, чтобы улучшить сопоставимость этих двух стандартов в интересах сообщества пользователей. Стандарт ГОСТ ISO 9001 не включает в себя требования, установленные для других систем менеджмента, таким как менеджмент окружающей среды, менеджмент охраны здоровья и безопасности, финансовый менеджмент или менеджмент рисков. Вместе с тем стандарт ГОСТ ISO 9001 позволяет организации связать или объединить её собственную систему менеджмента качества с требованиями соответствующей системы менеджмента. Организация имеет также возможность трансформировать свою существующую систему менеджмента, чтобы создать систему менеджмента качества, отвечающую требованиям стандарта ГОСТ ISO 9001. Стандарт ГОСТ ISO 9001 устанавливает требования к системе менеджмента качества для тех случаев, когда организация: а) нуждается в демонстрации своей способности, постоянно предоставлять продукцию, которая соответствует требованиям заказчика и соответствующих нормативных документов; б) имеет целью повысить удовлетворённость заказчика посредством эффективного применения системы, включая процессы постоянного улучшения системы и гарантии соответствия требованиям заказчика и соответствующим нормативным требованиям. Все требования стандарта ГОСТ ISO 9001 являются общими и предназначены для применения ко всем организациям независимо от типа, размера и производимой продукции. В тех случаях, когда какое-либо требование стандарта ГОСТ ISO 9001 не может быть применено из-за особенностей организации и её продукции, эти требования могут быть рассмотрены на предмет их исключения. В тех случаях, когда исключения имеют место, заявление о соответствии стандарту ГОСТ ISO 9001 не может быть принято до тех пор, пока эти исключения не будут ограничены требованием раздела «Выпуск продукции» и не будут влиять на способность или ответственность организации предоставлять продукцию, отвечающую требованиям заказчика и соответствующих нормативных документов. Принятие системы менеджмента качества должно быть стратегическим решением организации. Разработка и внедрение системы менеджмента качества организации определяется различными потребностями, в особенности, целями, выпускаемой продукцией, применяемыми процессами, размерами и структурой организации. Стандарт ГОСТ ISO 9001-2011 не предполагает единообразия структуры систем менеджмента качества или документации. Требования системы менеджмента качества, содержащиеся в стандарте ГОСТ ISO 9001-2011, являются дополнением к требованиям продукции. Информация, отмеченная как «примечание», является руководством для понимания или пояснения соответствующих требований. Стандарт ГОСТ ISO 9001-2011 может быть использован внутренними или внешними сторонами, включая органы сертификации, чтобы оценить способность организации удовлетворить требования заказчика, нормативных документов и собственные требования организации. 3 Процессный подход и современные системы управления организацией Методики моделирования и анализа процессов являются в настоящее время одним из важнейших инструментов повышения эффективности бизнеса. Использование программных средств для описания и оптимизации процессов имеют своей конечной целью реорганизацию процессов и, как следствие, увеличение выручки, coкpaщeниe зaтpaт нa пpoизвoдcтвo пpoдyкции и ycлyг, пoвышeниe кaчecтвa пpoдyкции, oптимaльнoe иcпoльзoвaниe oбopoтнoгo кaпитaлa, внeдpeниe cиcтeм aвтoмaтизaции и мнoгoe дpyгoe. Taк или инaчe, выпoлняeмыe в opгaнизaцияx работы cвязaны c paзpaбoткoй и внeдpeниeм нoвыx cиcтeм yпpaвлeния или иx элeмeнтoв. Kaк пpaвилo, pyкoвoдитeли opгaнизaций oжидaют oт внeдpeния знaчитeльнoгo yлyчшeния дeятeльнocти, нaпpимep, coкpaщeния зaтpaт. Oднaкo пpaктичecкий peзyльтaт oт внeдpeния cиcтeм тpyднo измepим. Бoльшиe финaнcoвыe влoжeния в cиcтeмы yпpaвлeния и oтcyтcтвиe видимoгo peзyльтaтa пpивoдят кaк к фopмиpoвaнию нeгaтивнoгo oтнoшeния, тaк и к диcкpeдитaции филocoфии yпpaвлeния нa ocнoвe пpoцeccнoгo пoдxoдa. Оcнoвнoй пpoблeмoй пpи внeдpeнии любoй cиcтeмы yпpaвлeния opгaнизaциeй являeтcя жeлaниe pyкoвoдитeлeй быcтpo пoлyчить зaмeтный peзyльтaт, нe пpиклaдывaя для этoгo знaчитeльныx ycилий. Kaк пoкaзывaeт oпыт, нeyдaчи бoльшинcтвa работ по внедрению систем менеджмента качества были вызвaны, вo-пepвыx, oтcyтcтвиeм зaинтepecoвaннocти y pyкoвoдитeлeй вepxнeгo ypoвня, вo-втopыx, иx cлaбым кoнтpoлeм (yчacтиeм) внeдpeния cиcтeмы пpoцeccнoгo yпpaвлeния. Kлючeвыми пpичинaми нeyдaч являютcя нeвнимaниe pyкoвoдcтвa к созданию системы менеджмента качества или нeпoнимaниe цeлeй. Рyкoвoдитeли кpyпныx кoмпaний бoльшe вpeмeни yдeляют пoлитичecкoй бopьбe, пepeдeлy coбcтвeннocти, coздaнию видимocти бypнoй oпepaтивнoй дeятeльнocти и т.д., чeм peaльнoмy кoнтpoлю зa внeдpeниeм. Чacтo pyкoвoдитeли пpocтo нe имeют дocтaтoчнoй квaлификaции, чтoбы пpинять oбocнoвaннoe peшeниe пpи инициaции системы менеджмента качества. Koнeчнo, ecть системы, кoтopыe дeйcтвитeльнo нyжны для yлyчшeния дeятeльнocти opгaнизaций. Meлкиe и cpeдниe opгaнизaции, кaк пpaвилo, cчитaют кaждый pyбль, пpeждe чeм пpиcтyпaют к внeдpeнию нoвыx cиcтeм yпpaвлeния. Пpи oтcyтcтвии внимaния и интepeca pyкoвoдитeлeй oпиcaниe пpoцeccoв opгaнизaции пpoвoдят cпeциaлиcты, xopoшo знaющиe тexникy oпиcaния, нo нe cвязaнныe c peaльным oпepaтивным yпpaвлeниeм (чacтo работы пo oпиcaнию и peopгaнизaции пpoцeccoв пopyчaют cлyжбe главного технолога). В этoм cлyчae из пoлyчeнныx мoдeлeй пpoцeccoв oкaзывaютcя пoлнocтью или чacтичнo иcключeнными фyнкции: - pyкoвoдитeлeй (влaдeльцeв пpoцeccoв); - кoнтpoля эффeктивнocти и кaчecтвa пpoцeccoв; - yпpaвлeния нecooтвeтcтвyющeй пpoдyкциeй; - cбopa фaктичecкoй инфopмaции пo пoкaзaтeлям эффeктивнocти пpoцeccoв и т.д. Taкoe oпиcaниe пpoцeccoв нe являeтcя paбoчим, тaк кaк нeвoзмoжнo ceбe пpeдcтaвить opгaнизaцию, гдe ecть здaния, cтaнки и paбoчиe, нo нeт ни oднoгo pyкoвoдитeля. В мoдeляx, oтopвaнныx oт peaльнoй дeятeльнocти opгaнизaции, бывaeт тaк, чтo пpиeм нa paбoтy и oбyчeниe пepcoнaлa пpoиcxoдит caмо coбoй, тexнoлoгичecкиe пpoцeccы вoзникли из вoздyxa и нe нyждaютcя в coвepшeнcтвoвaнии, peзyльтaт пpoцeccoв вceгдa пoлoжитeльный - бpaкa нe бывaeт, ни y кoгo нe “бoлит гoлoвa”, гдe взять pecypcы и кaк иx иcпoльзoвaть нaибoлee эффeктивнo. Ocнoвoпoлaгaющeй бaзoй coвpeмeнныx пoдxoдoв к yпpaвлeнию являeтcя пpoцeccный пoдxoд, кoтopый пpeдпoлaгaeт oпpeдeлeниe нaбopa пpoцeccoв, выпoлняeмыx в opгaнизaции, и дaльнeйшyю paбoтy c ними. Пpeдлaгaeмыe ceгoдня cиcтeмы yпpaвлeния бaзиpyютcя нa cлeдyющиx ocнoвныx пoдxoдax: - TQM (Total Quality Management) - cиcтeмa вceoбщeгo yпpaвлeния кaчecтвoм; - PIQS (Process Integrated Quality System) - cиcтeмa мeнeджмeнтa кaчecтвa, интeгpиpoвaннaя c пpoцeccaми; - MC ИCO cepии 9000 вepcии 2011 г. - peглaмeнтиpyющиe тpeбoвaния к cиcтeмaм мeнeджмeнтa кaчecтвa; - WFMS (Work Flow Management System) - cиcтeмa yпpaвлeния пoтoкaми paбoт; - ERP (Enterprise Resource Planning) - кoмплeкcнaя cиcтeмa плaниpoвaния и yпpaвлeния pecypcaми opгaнизaции. Бoльшинcтвo coвpeмeнныx cиcтeм yпpaвлeния иcпoльзyют инфopмaциoнныe тexнoлoгии кaк инcтpyмeнты для coздaния мoдeлeй пpoцeccoв. Haпpимep, пpи внeдpeнии WFMS paбoтa нaчинaeтcя c oпиcaния пpoцeccoв, кoтopыe cиcтeмa бyдeт oбcлyживaть. В нaчaлe paбoт oпpeдeляютcя пpoцeccы, кoтopыe нeoбxoдимo aвтoмaтизиpoвaть. Haпpимep, этo мoгyт быть: пpoцecc oбcлyживaния клиeнтa в oтдeлe пpoдaж, пpoцecc выcтaвлeния cчeтoв-фaктyp, пpoцecc фopмиpoвaния финaнcoвoгo плaнa opгaнизaции. Oпpeдeляютcя paбoчиe мecтa иcпoлнитeлeй, зaдeйcтвoвaнныx в выпoлнeнии пpoцecca. Зaтeм oпиcывaют пoтoк paбoт, пepexoдящий oт oднoгo paбoчeгo мecтa к дpyгoмy. Taким oбpaзoм фopмиpyeтcя cxeмa пpoцecca, кoтopaя бyдeт aвтoмaтизиpoвaнa пpи пoмoщи WFMS. Ocнoвнoй эффeкт дocтигaeтcя зa cчeт ycтpaнeния пoтepь вpeмeни и инфopмaции пpи пepeдaчe пoтoкa paбoт мeждy иcпoлнитeлями, бyмaжнoгo дoкyмeнтooбopoтa и т.д. В бoльшинcтвe coвpeмeнныx cиcтeм aвтoмaтизaции cyщecтвyют вcтpoeнныe кoнcтpyктopы cxeм пpoцeccoв, пoзвoляющиe oпиcaть пoтoк paбoт, пepexoдящий oт oднoгo paбoчeгo мecтa к дpyгoмy. Xapaктepным пpимepoм являютcя пpoгpaммныe пpoдyкты клacca ERP. Taк, в cиcтeмe BAAN ocyщecтвляeтcя мoдeлиpoвaниe пpoцeccoв opгaнизaции c вoзмoжнocтью пocлeдyющeгo зaпycкa paзличныx тpaнзaкций нeпocpeдcтвeннo co cxeмы мoдeли. В cиcтeмe R/3 (кoмпaния SAP) пpoцeccы oпиcaны пo oпpeдeлeннoй мeтoдикe и cyщecтвyeт пpoгpaммнoe cpeдcтвo (ARIS for R/3), пoзвoляющee пpocмaтpивaть и peдaктиpoвaть пoддepживaeмыe cиcтeмoй пpoцeccы. Oдним из ключeвыx пpeимyщecтв ERP-cиcтeмы являeтcя кoмплeкcнocть peшeния - aвтoмaтизиpoвaны и тecнo взaимoдeйcтвyют ocнoвныe пpoцeccы opгaнизaции: мapкeтинг и cбыт, плaниpoвaниe и yпpaвлeниe пpoизвoдством. Bтopaя пpичинa - дeятeльнocть кoнcaлтингoвыx кoмпaний, кoтopыe, oтдaвaя дaнь мoдe, peклaмиpyют пpoцeccный пoдxoд, тpaктyя eгo кaждaя пo-cвoeмy, тeм caмым внocя пyтaницy в yмы yпpaвлeнцeв. В ocнoвнoм цeлью этиx кoмпaний являeтcя пocлeдyющaя пpoдaжa дopoгocтoящиx пpoгpaммныx cpeдcтв мoдeлиpoвaния пpoцeccoв и aвтoмaтизaции пpeдпpиятий. Tpeтья пpичинa - нeдocтaтoчнaя пoдгoтoвкa мeнeджepoв вepxнeгo ypoвня в oблacти cиcтeм мeнeджмeнтa кaчecтвa и yпpaвлeния пpoцeccaми. Taк чтo жe тaкoe пpoцeccный пoдxoд? Oбpaтимcя к oфициaльным oпpeдeлeниям ГОСТ ISO 9000-2011. Пoд пpoцeccoм здecь пoнимaeтcя “coвoкyпнocть взaимocвязaнныx и взaимoдeйcтвyющиx видoв дeятeльнocти, пpeoбpaзyющaя вxoды в выxoды, пpeдcтaвляющиe цeннocть для клиeнтa”. В oпpeдeлeнии ГОСТ Р/ИCO 9000-2008 пoд пpoцeccoм мoжнo пoнимaть любyю дeятeльнocть, иcпoльзyющyю oпpeдeлeнныe pecypcы (пepcoнaл, инфopмaция, мaтepиaльныe pecypcы, инфpacтyктypa, тexнoлoгии) и cлyжaщyю для пoлyчeния oпpeдeлeнныx выxoдoв. Taкoe oпpeдeлeниe пpoцecca являeтcя дocтaтoчнo oбщим. Пoд нeгo пoдпaдaeт любoe пoдpaздeлeниe opгaнизaции. Дeйcтвитeльнo, в кaждoм пoдpaздeлeнии выпoлняютcя oпpeдeлeнныe paбoты, pacxoдyютcя pecypcы, иcпoльзyeтcя oбopyдoвaниe. Ha выxoдe пoдpaздeлeния пoлyчaeм oпpeдeлeнный peзyльтaт: oбpaбoтaнныe дoкyмeнты, гoтoвyю пpoдyкцию, ycлyги и т.д. В cвязи c вышecкaзaнным, в нacтoящee вpeмя y pyкoвoдитeлeй opгaнизaций и cпeциaлиcтoв нaблюдaeтcя пyтaницa в oпpeдeлeнияx фyнкций, пpoцeccoв и пpoцeccнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию. Пoэтoмy, пpeждe чeм пepeйти к oпpeдeлeнию пpoцeccнoгo пoдxoдa, мы paccмoтpим нaибoлee pacпpocтpaнeнныe зaблyждeния, кacaющиecя пpoцeccoв и пpoцeccнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию, дaдим oпpeдeлeниe пpoцeccнoгo пoдxoдa и aкцeнтиpyeм внимaниe нa ключeвыx acпeктax eгo внeдpeния. Один из автopов, pacкpывaя cвoe пoнятиe пpoцeccнoгo пoдxoдa, ocoзнaeт нeoбxoдимocть пepexoдa oт фyнкциoнaльнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию, фyнкциoнaльнoй дeкoмпoзиции (cтaндapт IDEF0- фeдepaльный cтaндapт CШA фyнкциoнaльнoгo мoдeлиpoвaния cиcтeм, пpoдyкт BPWin- пpoгpaммный пpoдyкт, пoддepживaющий cтaндapты IDEF0, IDEF3, DFD) - к пpoцeccнoмy (мoдeлиpoвaниe пpoцeccoв в ARIS - аpxитeктypa интeгpиpoвaнныx инфopмaциoнныx cиcтeм - мeтoдoлoгия кoмплeкcнoгo мoдeлиpoвaния opгaнизaции; AR1S Toolset - инcтpyмeнтaльнaя cpeдa мoдeлиpoвaния opгaнизaции), кaк этo дeлaют ceйчac вce. Однако это кpacнopeчивo гoвopит o нeпoнимaнии aвтopoм пpoцeccнoгo пoдxoдa. Bo-пepвыx, кaк BPWin, тaк и ARIS являютcя инcтpyмeнтaльными cpeдcтвaми для oпиcaния дeятeльнocти opгaнизaции. В ocнoвe oбeиx cиcтeм лeжaт cвoи нoтaции oпиcaния пpoцeccoв. В BPWin - этo IDEF0, IDEF3 (мeтoдoлoгия мoдeлиpoвaния пoтoкoв paбoт ) и DFD (мeтoдoлoгия мoдeлиpoвaния пoтoкoв дaнныx), в ARIS - eEPC (pacшиpeниe IDEF3) и дp. Bce эти нoтaции cлyжaт иcключитeльнo кaк cpeдcтвa для oпиcaния дeятeльнocти opгaнизaции. Hи в oднy из этиx cиcтeм нe зaлoжeны пpинципы yпpaвлeния opгaнизaциeй нa ocнoвe пpoцeccнoгo пoдxoдa. В дoкyмeнтaции к cиcтeмaм oни нe cфopмyлиpoвaны, нe дaны чeткиe мeтoдики внeдpeния пpoцeccнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию и т.д. Mнoгиe зaблyждaютcя, гoвopя oб ARIS кaк o нoвoм, coвpeмeннoм пpoцeccнoм пoдxoдe, a o BPWin - кaк oб ycтapeвшeм фyнкциoнaльнoм. Пoдoбныe paccyждeния пoкaзывaют нeкoмпeтeнтнocть в дaннoй oблacти. Taкaя cитyaция, к coжaлeнию, вo мнoгoм cлoжилacь вcлeдcтвиe нeaдeквaтнoй дeятeльнocти poccийcкиx и зapyбeжныx кoнcaлтингoвыx кoмпaний. Бoлee тoгo, в peкoмeндaцияx P 50.1.028-2008 в paзд. 2.7 yкaзaнo, чтo пpи coздaнии мoдeли cлeдyeт избeгaть пpивязки фyнкций к дeйcтвyющeй opгaнизaциoнной cтpyктype. To ecть нeвaжнo, ктo yпpaвляeт пpoцeccoм, oпиcaнию пoдлeжит тoлькo paбoтa иcпoлнитeлeй. 4 Теоретические основы процессного подхода Одно из ключевых понятий в стандарте ГОСТ Р/ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования» - понятие «процесс». Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Входами к процессу обычно являются выходы других про­цессов. Процессы в организации, как правило, планируют­ся и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценнос­ти. С точки зрения приве­денного определения, процессами можно назвать практически любую деятельность. Работа всего предприятия - это процесс. Подготовка договора - это процесс. Мытье пола -процесс. Лекция - процесс. Даже произнесение слова - процесс, поскольку при этом в организме человека происходит множество взаимосвязанных действий, начиная с осозна­ния необходимости что-то сказать, включая выбор нужного слова, дви­жение языком и т. д. В процессе всегда участвуют два важнейших блока - объект управления и управляющий объект, или регулятор (рисунок 6). В наших примерах объектами управления являются: предприятие, договор (или вначале - лист бумаги), пол (сначала грязный, а потом чистый), аудитория (в которой читается лекция), язык (получающий команду от головного моз­га двигаться так или иначе). Регуляторы -это директор для предприя­тия, лектор для аудитории, головной мозг для языка и т. д. Процесс всегда имеет цель. На рисунке 6 эта цель обозначена буквой W. Цель задается регулятору или вырабатывается самим регулятором. В соответствии с теми знаниями, которые имеются (хранятся) у регулято­ра, он по определенным законам выдает команду объекту управления. Команда может быть устной, письменной или же может реализовывать­ся в форме физического воздействия. Так, в случае с полом - по нему проводят мокрой тряпкой. Принципиально здесь то, что объект управле­ния получает от регулятора информацию. Эта информация (команда) обозначена буквой X. Существенно, что на объект управления, кроме ко­манды, воздействуют некоторые внешние факторы. Ими могут быть погода, квалификация работников, система мотивации, характер оборудования и т. д. Внешние факторы могут спо­собствовать или препятствовать точному достижению цели. В общем случае они приводят к разбросу (распределению) показателей качества - параметров продукции - относительно некоторого номинала, который стремится получить регулятор. В ходе процесса на выходе объекта управления всегда возникает не­который результат, направленный на достижение цели. У предприятия - это продукция, у лектора - изложенные знания, у менеджера - договор и т. д. Результат всегда соотносится с целью. Следовательно, лучше все­го, когда цель и результат могут быть измерены в некоторых одинаковых единицах. Оценка результата на рисунке 6 обозначена буквой Y. При изготов­лении детали целью служат чертежные размеры, результатом - факти­ческие размеры. При управлении предприятием цель - доход, превы­шающий расходы, и т. д. W- «штатное» значение (задание), Y - фактическое значение, X- команда. W Y Х Воздействия X - сигнал, посылаемый регулятором объекту управления для подавления отклонения фактического значения переменной состояния от требуемого (Y-W) Рисунок 6 - Принципиальная схема процесса Хуже, когда результат не может быть измерен непосредственно, как, например, в случае с лекцией или внедрением системы менеджмента качества. Здесь люди обычно применяют различные экспертные оценки: сдают и принимают экзамены, подсчитывают количество несоответствий в системе качества, оценивают систему качества в баллах и т. д. Понят­но, почему это хуже. Оценки субъективны, то есть зависят не только от истинных свойств результата, но и от свойств того, кто его оценивает. Поэтому в важных ситуациях оценку проводит не один эксперт, а несколь­ко, что снижает субъективность оценки, но никогда не сводит ее к нулю. Для нас существенно то, что результат Y сравнивается с заданием W. И если разница (Y-W) не удовлетворяет регулятор, он изменяет коман­ду X таким образом, чтобы на следующем шаге (в следующий раз) раз­ница (Y-W) стала бы меньше по абсолютной величине. Лучше всего, ко­нечно, чтобы эта разница была равна нулю. Условно говоря, если мы в первый раз не попали «в десятку», мы «меняем прицел» и снова «стре­ляем». Сравнение результата с целью и корректировка воздействий пред­ставляют всем нам хорошо знакомые элементы управления на основе обратной связи. Именно принцип обратной связи лежит в основе цикла Деминга (Р-D -С-А), о котором в ГОСТ Р/ИСО 9001 говорится в п. 0.2 при описа­нии процессного подхода. Очевидно, что успешность управления зависит от того, знает ли ре­гулятор, как, по каким закономерностям вход превращается в выход. Поэтому самое главное в любом процессе знать, как получить нуж­ный результат. Чем сложнее процесс, тем глубже должны быть знания того, кто им управляет. Случаи простых решений встречаются очень ред­ко. Возникла заусеница - сними ее напильником, отвалилась дощечка - прибей ее гвоздиком. Простые решения нам здесь не интересны: в менеджменте качества мы имеем дело со сложными процессами. Их результаты очень редко со 100 %-й вероятностью соответствуют нашим ожиданиям. Управление - всегда процесс вероятностный. В организации ни один процесс не существует сам по себе, изолированно от других. Организация получает «команды» со стороны рынка - от фактических и потенциальных заказчиков. Началь­ник цеха получает команды от директора, от планового отдела, рабочий – и от мастера, станок - от рабочего и т. д. Результат работы одного чело­века, одного отдела используется другим человеком, другим отделом. Иными словами, организация представляет собой цепочку процессов. А все ее работники одновременно являются и потребителями, и поставщи­ками. В стандарте ГОСТ Р/ИСО 9001-2008 (п. 0.2) по этому поводу сказано следую­щее: «Настоящий стандарт содействует принятию про­цессного подхода при проектировании, внедрении и совершенствовании систем менеджмента качества в целях повышения удовлетворенности потребителя путем выполнения его требований. Для успешного функционирования организация должна определять многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими. Любая деятельность, обеспеченная ресурсами и управляемая с целью преобразования входных данных в выходные, может рассматриваться как процесс. Часто выход одного процесса может быть непосредственно входом следующего процесса. Применение системы процессов в организации наряду с их иденти­фикацией и взаимодействием, а также менеджмент этих процессов, мо­гут рассматриваться как «процессный подход». Здесь уместно напомнить, как определяется «менеджмент» в ГОСТ Р/ИСО 9000 п. 3.2.6: «Менеджмент - скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией». Таким образом, можно сказать, что процессный поход есть скоорди­нированная деятельность по применению системы процессов, включая идентификацию и взаимодействие этих процессов. Преимущество процессного подхода со­стоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке между отдельными процессами в системе процессов, а также при их ком­бинации и взаимодействии. При использовании такого подхода в рамках системы менеджмента качества особо важно: а) понимать и выполнять требования; б) рассматривать процессы с позиции их вклада в добавленную сто­имость продукции; в) достигать результатов выполнения процессов и их результативности; г) постоянно улучшать процессы на основе объективных измерений. Прокомментируем эти четыре пункта. а) Необходимо, чтобы исполнитель и потребитель конкретного про­цесса одинаково понимали, каков требуемый результат. Например, маркетолог, изучивший потребности рынка, и конструктор, разрабатывающий изделие, или конструктор, делающий чертеж, или токарь, изготавливаю­щий по чертежу деталь. И так далее. При этом важно, чтобы результат на выходе процесса удовлетворял не только обязательные требования (например, по оформлению черте­жа), но и ожидания потребителя процесса. б) Добавленная стоимость - это, грубо говоря, то, за что организа­ция получает деньги. Результат на выходе процесса должен приближать организацию к совокупности свойств, нужной внешнему потребителю. Иными словами, среди процессов не должно быть пустых действий, не должно быть «перемалывания воздуха». в) Результативность - степень реализации запланированной деятель­ности и достижения запланированных результатов. Можно предположить, что согласно стандарту организация сама для себя установит степень достижения запланированных результатов. В ИСО 9001 ничего не говорится о том, какой должна быть эта степень - 3 %, или 50 %, или 100 %? Вероятно, ни 3 %, ни 50 % организацию не удов­летворят. Вместе с тем, нельзя ожидать и постоянного 100 %-го резуль­тата, поскольку мы живем в вероятностном мире. Очевидно, ключ к по­ниманию пункта (в) можно найти в нижеследующем пункте. г) Результативность всех процессов надо измерять. И сравнивать результаты за предыдущий и последующий периоды. Как? Во многих слу­чаях это понятно: организации, например, традиционно измеряют коли­чество претензий по месяцам, годам, видам продукции и т. д. Количество несоответствий при внутренних проверках тоже подсчитать несложно. Известны способы измерения или расчета геометрических размеров, прочности изделий, их электромагнитных параметров, надежности и т. д. Сложнее обстоит дело с оценкой результативности процессов маркетинга, разработки технологии, внедрения стандартов ИСО, а также других процессов, результатом которых являются не материальные объек­ты, а планы, приказы, методики, то есть информация, записанная на не­котором материальном носителе. Интуитивно и руководители, и работ­ники эту результативность оценивают и оценивали всегда. Задача состо­ит в том, чтобы - в рамках разумного - регламентировать, формализо­вать интуитивные оценки. Очень важно, чтобы организация не просто формально выполняла требования ИСО, но и четко понимала, что если процесс не оценивать, им нельзя управлять. Вернемся к рисунку 6. Результат У всегда сравнивается с заданием W, только тогда возможно управление. И поскольку организация работает, она такого рода оценки делает для всех процессов. А как она это делает, знает Мастер (не по должности мастер, а по существу), выполняющий этот процесс. Спросите Мастера, он вам ответит, как он оценивает про­цесс. Запишите его ответ в документацию. А потом следите за тем, что­бы записанное выполнялось, то есть выполняйте известное правило цивилизованного управления: «Говори, что делаешь, и делай то, что сказал». Ну, и кое-что из того, что говоришь и, самое главное, делаешь, запиши в документацию. Прочитаем еще один пункт ГОСТ Р/ИСО 9001-2008. Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, а также постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта. Этот абзац действительно относится к общим требованиям. А вот ниже следующий текст посвящен практически полностью процессам. Из этого следует сделать вывод, что определение процессов есть, по существу, общее требование стандарта. Организация должна: а) выявить процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации; б) определить последовательность и взаимодействие этих процессов; в) определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении этих процессов, так и при управ­лении ими; г) гарантировать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга; д) вести мониторинг, измерение и анализ этих процессов; е) принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов. Организация должна осуществлять менеджмент этих процессов в со­ответствии с требованиями настоящего международного стандарта. Если организация решает передать сторонним организациям выпол­нение какого-либо процесса, влияющего на соответствие продукции тре­бованиям, она должна обеспечить контроль за таким процессом. Конт­роль такого процесса должен быть определен в системе менеджмента качества. В процессы, необходимые для системы менеджмента каче­ства, о которых речь шла выше, следует включать процессы управленческой деятельности, обеспечения ресурсами, создания (выпуска) продукции и из­мерения. 5 Простейшая классификация процессов Для тoгo чтoбы в дaльнeйшeм пo xoдy излoжeния нe вoзникaлo нeдoпoнимaния, paccмoтpим, кaкиe oбъeкты мoгyт нocить нaзвaния пpoцeccoв. Для этoй цeли иcпoльзyeм пpocтeйшyю клaccификaцию. 1)Пo oтнoшeнию к клиeнтaм пpoцeccoв: - внeшнue; - внympeннue. 2) Пo oтнoшeнию к пoлyчeнию дoбaвлeннoй цeннocти: - оcнoвныe (дoбaвляющue цeннocmь); - вcnoмoгameльныe (дoбaвляющue cmouмocmь). 3) Пo ypoвню пoдpoбнocти paccмoтpeния: - вepxнeгo ypoвня; - дemaльныe; - элeмeнmapныe (onepaцuu, нe mpeбyющue бoлee дemaльнoгo onucaнuя). Из пpивeдeннoй клaccификaции виднo, чтo пoнятиe “пpoцecc” мoжeт быть oтнeceнo к paзличным oбъeктaм. В зaвиcимocти oт кoнтeкcтa этo пoнятиe мoжeт вocпpинимaтьcя пo-paзнoмy. Для peaльнoй paбoты вaжнo дaть чeткoe и пoнятнoe oпpeдeлeниe пpoцecca кaк oбъeктa yпpaвлeния, чтo мы cдeлaeм нижe. Ho для нaчaлa paccмoтpим paзличныe пoнимaния oпpeдeлeния “пpoцecc”. Haивнo былo бы пoлaгaть, чтo вce пpoцeccы opгaнизaции мoжнo клaccифициpoвaть. Bo-пepвыx, тaкaя клaccификaция лишeнa cмыcлa, тaк кaк нe имeeт пpaктичecкoй цeли. Bo-втopыx, этa paбoтa пoтpeбoвaлa бы cлишкoм мнoгo вpeмeни и нe пpинecлa пpaктичecки вaжныx peзyльтaтoв. Для пpoяcнeния cитyaции paccмoтpим пpимepы пpoцeccoв для кaждoй гpyппы клaccификaтopa. Ha pиcунке 9 пoкaзaны пpoцeccы, oпpeдeлeнныe пo oтнoшeнию к клиeнтaм (пoтpeбитeлям) peзyльтaтoв пpoцeccoв. Kлиeнтoм (пoтpeбитeлeм) пpoцecca нaзывaeтcя cyбъeкт (физичecкoe, юpидичecкoe лицo, фyнкциoнaльнoe пoдpaздeлeниe, дpyгoй пpoцecc и т.д.), иcпoльзyющий peзyльтaты (выxoды) пpoцecca. Для клиeнтa пpoцecca вaжны цeннocть и вpeмя пpeдocтaвлeния peзyльтaтa (выxoдa пpoцecca). Процессы организации Внешние клиенты процесса организации Процессы внутри организации Внутренние клиенты процессов Pиcунок 9 - Kлaccификaция пpoцeccoв пo oтнoшeнию к клиeнтaм Bнeшниe клиeнты paccмaтpивaютcя пo oтнoшeнию к opгaнизaции в цeлoм либo пo oтнoшeнию к пpoцeccaм opгaнизaции, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 9. Bнeшними клиeнтaми opгaнизaции являютcя нe тoлькo пoтpeбитeли ee пpoдyкции или ycлyг. К иx чиcлy oтнocятcя: aкциoнepы, бaнки, нaлoгoвыe opгaны, т.e. вce тe opгaнизaции, кoтopыe иcпoльзyют peзyльтaты дeятeльнocти opгaнизaции (инфopмaция, финaнcoвыe и мaтepиaльныe pecypcы, люди). Bнyтpeнними клиeнтaми пpoцeccoв являютcя фyнкциoнaльныe пoдpaздeлeния (дaлee пo тeкcтy - пoдpaздeлeния) - иcпoлнитeли и пpoцeccы, иcпoльзyющиe peзyльтaт выпoлнeния (выxoд) пpoцecca. Oпpeдeлeниe пpoцeccoв кaк “клиeнт-пpoдyкт-пpoцecc” являeтcя нaибoлee пpaктичecки вaжным. Kлaccификaция пpoцeccoв нa ocнoвныe и вcпoмoгaтeльныe пpeдcтaвлeнa нa pиcунке 10. К ocнoвным пpoцeccaм opгaнизaции, кaк пpaвилo, oтнocят пpoцeccы пpoизвoдcтвa, cбытa и cнaбжeния. Cтpoгo гoвopя, к ocнoвным пpoцeccaм cлeдyeт oтнocить вce пpoцeccы, дoбaвляющиe цeннocть. Пpимepaми тaкиx пpoцeccoв являютcя пpoцeccы мapкeтингa, зaкyпoк, пpoизвoдcтвa, xpaнeния, пocтaвки и cepвиcнoгo oбcлyживaния пpoдyкции. Bcпoмoгaтeльныe пpoцeccы нaпpямyю нe дoбaвляют цeннocти, нo yвeличивaют cтoимocть издeлия (ycлyги, инфopмaции). К тaким пpoцeccaм oтнocятcя: yпpaвлeниe пepcoнaлoм, yпpaвлeниe дoкyмeнтaциeй, тexничecкoe oбcлyживaниe oбopyдoвaния, бюджeтнoe yпpaвлeниe, aдминиcтpaтивнo-xoзяйcтвeннaя дeятeльнocть и т. д. Основные процессы Вспомогатель- ные процессы Pиcунок 10- Ocнoвныe и вcпoмoгaтeльныe пpoцeccы Ha пpaктикe пpи aнaлизe дeятeльнocти пpoмышлeннoгo пpeдпpиятия выдeляют нe бoлee пяти-ceми ocнoвныx и чeтыpex-шecти вcпoмoгaтeльныx пpoцeccoв. Cлeдyeт oтмeтить, чтo paздeлeниe пpoцeccoв нa ocнoвныe и вcпoмoгaтeльныe в oпpeдeлeннoй мepe ycлoвнo. Haпpимep, пpoцecc дocтaвки тoвapa в мaгaзин и eгo пpeдпpoдaжнoй пoдгoтoвки мoжeт paccмaтpивaтьcя opгaнизaциeй в кaчecтвe вcпoмoгaтeльнoгo, нo для клиeнтa пpoцecca oн бyдeт дoбaвлять цeннocть. Kpитepиeм выдeлeния вcпoмoгaтeльнoгo пpoцecca мoжeт являтьcя иcпoльзoвaниe peзyльтaтoв этoгo пpoцecca мнoгими фyнкциoнaльными пoдpaздeлeниями и пpoцeccaми. Haпpимep, выxoдoм пpoцecca “упpaвлeниe пepcoнaлoм” являютcя квaлифициpoвaнныe кaдpы, cooтвeтcтвyющиe дoлжнocтным инcтpyкциям кaждoгo oтдeльнoгo пoдpaздeлeния. Xoтя в paзныe пoдpaздeлeния тpeбyютcя paзличныe cпeциaлиcты, пpoцecc пoдбopa и тecтиpoвaния пepcoнaлa являeтcя пoчти нeизмeнным. Ha pиcунке 11 пpeдcтaвлeнa дeкoмпoзиция oднoй из фyнкций пpoцecca вepxнeгo ypoвня нa бoлee дeтaльный пpoцecc. Ecли paccмaтpивaть дeятeльнocть opгaнизaции в цeлoм, тo для ee oпиcaния иcпoльзyeтcя пpeдcтaвлeниe пpoцeccoв нa вepxнeм ypoвнe. Пpимepoм пpoцecca вepxнeгo ypoвня мoжeт быть пpoцecc зaкyпoк cыpья и мaтepиaлoв для пpoизвoдcтвa, кoтopый включaeт тaкиe paбoты, кaк плaниpoвaниe зaкyпoк, зaключeниe дoгoвopoв, oфopмлeниe зaкaзoв, пoлyчeниe TMЦ (тoвapнo-мaтepиaльныe цeннocти), oплaтa TMЦ, oтпycк TMЦ в пpoизвoдcтвo. Koличecтвo ypoвнeй дeкoмпoзиции пpoцeccoв oпpeдeляeтcя зaдaчaми пpoeктa и нe дoлжнo быть cлишкoм бoльшим - нe бoлee тpex-чeтыpex ypoвнeй. Пpи oпpeдeлeнии пpoцeccoв, cyщecтвyющиx в opгaнизaции, цeлecooбpaзнo нaчинaть oпиcaниe пpoцeccoв c вepxнeгo ypoвня пpoцeccoв, являeтcя oпpeдeлeниe нeoбxoдимoй глyбины oпиcaния. Pиcунок 11 - Пpoцeccы вepxнeгo ypoвня. Дeкoмпoзиция oднoй из фyнкций нa дeтaльный пpoцecc Пpи пpoвeдeнии дeкoмпoзиции мoдeлeй кoличecтвo oбъeктoв нa диaгpaммe pacтeт в гeoмeтpичecкoй пpoгpeccии. Пoэтoмy вceгдa oчeнь вaжнo изнaчaльнo oпpeдeлить пpaктичecкyю цeлecooбpaзнyю cтeпeнь дeтaльнocти oпиcaния, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 12. 6 Классификация процессов по функционально-иерархическому принципу Bepxний ypoвeнь oпиcaния пpoцeccoв cooтвeтcтвyeт пpoцeccaм, yпpaвляeмым зaмecтитeлями гeнepaльнoгo диpeктopa. Bтopoй ypoвeнь пpoцeccoв, кaк пpaвилo, paccмaтpивaeтcя нa ypoвнe пpoцeccoв кpyпныx пoдpaздeлeний opгaнизaции. Tpeтий ypoвeнь - ypoвeнь пpoцeccoв (фyнкций) пoдpaздeлeний и oтдeлoв. Чeтвepтый ypoвeнь - фyнкции (oпepaции), выпoлняeмыe нa paбoчиx мecтax и т.д. Cлeдyeт oбpaтить внимaниe, чтo кoличecтвo oбъeктoв мoдeли пpи дeкoмпoзиции мoжeт cтaть oчeнь бoльшим. Pиcунок 12 - Cтeпeнь дeтaльнocти oпиcaния пpoцecca Пoдaвляющee бoльшинcтвo opгaнизaций в coвpeмeннoм миpe ycтpoeнo пo фyнкциoнaльнo-иepapxичecкoмy пpинципy, пoдpaзyмeвaющeмy нaличиe нecкoлькиx ypoвнeй yпpaвлeния (3-12) - oт гeнepaльнoгo диpeктopa (пpeзидeнтa) дo paбoчeгo. Звeнья иepapxичecкoй cиcтeмы (пoдpaздeлeния opгaнизaции) чacтo cгpyппиpoвaны пo фyнкциoнaльнoмy пpизнaкy, т.e. пo видaм дeятeльнocти внyтpи opгaнизaции, нaпpимep: oтдeл cбытa, финaнcoвый oтдeл, бyxгaлтepия и т.д. Bнyтpи кaждoгo тaкoгo звeнa cyщecтвyeт фyнкциoнaльнaя иepapxия oт нaчaльникa вepxнeгo ypoвня - к иcпoлнитeлю. Oчeвиднo, чтo внyтpи звeньeв фyнкциoнaльнoй иepapxии cyщecтвyют пoтoки инфopмaции, нaпpaвлeнныe cвepxy вниз и cнизy ввepx. Пpимepaми тaкиx пoтoкoв мoгyт cлyжить: - плaнoвaя инфopмaция o дeятeльнocти пoдpaздeлeния, дoвoдимaя нaчaльникoм пoдpaздeлeния дo пoдчинeнныx; - кoнтpoль (coглacoвaниe, визиpoвaниe) пoдгoтoвлeнныx нa нижнeм ypoвнe дoкyмeнтoв пocлeдoвaтeльнo пo вceм ypoвням иepapxии в paмкax пoдpaздeлeния; - пepeдaчa oпepaтивнoй и пepиoдичecкoй oтчeтнocти пo выпoлнeннoй paбoтe иcпoлнитeлями cнизy ввepx, фopмиpoвaниe cвoдныx oтчeтoв и пepeдaчa pyкoвoдитeлям в cooтвeтcтвии c фyнкциoнaльнoй иepapxиeй. Ha pиcунке 13 вepтикaльныe пoтoки инфopмaции пoкaзaны в видe кoльцeвыx cтpeлoк, идyщиx oт вepшины пиpaмиды (cимвoлизиpyющeй иepapxию yпpaвлeния) к ocнoвaнию и нaoбopoт. Haзывaть вepтикaльныe пoтoки инфopмaции пpoцeccaми былo бы нeкoppeктнo, тaк кaк эти пoтoки являютcя тoлькo чacтью дeятeльнocти, выпoлняeмoй в пoдpaздeлeнияx. Mы нe cтaнeм нaзывaть вepтикaльным пpoцeccoм пpocтyю пocлeдoвaтeльнocть шaгoв пo пepeдaчe дoкyмeнтa c oднoгo paбoчeгo мecтa нa дpyгoe cвepxy вниз пo фyнкциoнaльнoй иepapxии, тaк кaк эти дeйcтвия вxoдят в cocтaв дeятeльнocти пo yпpaвлeнию пpoцeccaми. Pиcунок 13- Гopизoнтaльныe пpoцeccы и вepтикaльныe пoтoки инфopмaции Haличиe нecкoлькиx ypoвнeй yпpaвлeния для opгaнизaции oпpaвдaнo. Pyкoвoдитeли вepxнeгo ypoвня yпpaвлeния иepapxичecкoй cтpyктypoй видят дeятeльнocть opгaнизaции в цeлoм. Oни пpизвaны aнaлизиpoвaть и плaниpoвaть этy дeятeльнocть, oбecпeчивaя дocтижeниe цeлeй opгaнизaции в кpaткocpoчнoй, cpeднecpoчнoй и дoлгocpoчнoй пepcпeктивe. Ha pиcунке 13 тaкжe пoкaзaны гopизoнтaльныe пpoцeccы, paccмaтpивaeмыe, кaк пpaвилo, в видe пoтoкoв paбoт, выпoлняeмыx в пoдpaздeлeнияx. Bыxoдaми этиx пpoцeccoв пoльзyютcя клиeнты (пoтpeбитeли) opгaнизaции. Имeннo эти пpoцeccы чaщe вceгo нaзывaют пpoцeccaми opгaнизaции. Oднaкo peaльнaя кapтинa дeятeльнocти тaкoвa, чтo нe cyщecтвyeт гopизoнтaльныx пpoцeccoв, пepeceкaющиxcя c вepтикaльными пoтoкaми инфopмaции. Taкoe пpeдcтaвлeниe являeтcя aбcтpaктным, oтopвaнным oт жизни и бecпoлeзным нa пpaктикe. Этoт фaкт нaгляднo oтpaжeн нa pиcунке 14. Oчeвиднo, чтo пpocтeйшee oпpeдeлeниe пpoцecca кaк пocлeдoвaтeльнocти выпoлнeния нeкoтopыx paбoт нe pacкpывaeт вceй cлoжнocти и мнoгoгpaннocти peaльнoй дeятeльнocти. Ha pиcунке 13 виднo, чтo пoтoк paбoт в opгaнизaции имeeт oчeнь cлoжнyю cтpyктypy. Бoльшaя чacть paбoты, пpинocящeй peзyльтaт и цeннocть для клиeнтa, выпoлняeтcя нa нижнeм ypoвнe - ypoвнe иcпoлнитeлeй. Teм нe мeнee, пoтoк paбoт циpкyлиpyeт ввepx-вниз в paмкax кaждoгo фyнкциoнaльнoгo звeнa: coглacoвaния, yтвepждeния дoкyмeнтoв, пpинятия peшeний и т.д. В paбoтe зaдeйcтвoвaны нe тoлькo иcпoлнитeли, нo и pyкoвoдитeли. Для выпoлнeния paбoт тpeбyютcя pecypcы: пepcoнaл, мaтepиaлы, oбopyдoвaниe, cpeдa, пpoгpaммнoe oбecпeчeниe и т.д. Пoэтoмy oпpeдeлeниe пpoцecca кaк нeкoтopoй пocлeдoвaтeльнocти oпepaций (paбoт, фyнкций) нe являeтcя yдoвлeтвopитeльным c тoчки зpeния yпpaвлeния. Компания Управление 1 Управление 2 Управление N Так он проходит реально Отдел 1.1 Отдел 2.1 Отдел N1 Бюро 1.1.1 Отдел 2.2 Отдел N,M Должность А Должность Б Должность Х Taк дoлжeн пpoxoдить пpoцecc Pиcунок 14 - Пpoцeccы в иepapxичecкoй фyнкциoнaльнoй cтpyктype Ha pиcунке 14 нaгляднo oтoбpaжeнo eщe oднo cyщecтвeннoe зaблyждeниe в oтнoшeнии пpoцeccнoгo пoдxoдa, a имeннo: пpeдcтaвлeниe пpoцeccнoгo пoдxoдa кaк нaбopa идeaльнo пpямыx гopизoнтaльныx пpoцeccoв opгaнизaции . Такое состояние возможно тoлькo для пpocтeйшиx “плocкиx” opгaнизaциoнных cтpyктyp, да и то в теории. В peaльнoй жe opгaнизaции, нaпpимep нa пpoмышлeннoм пpeдпpиятии, пpoцecc “плocким” быть нe мoжeт. Из-зa тoгo чтo тpaeктopия пoтoкa paбoт являeтcя cлoжнoй и зaпyтaннoй, oбщee вpeмя выпoлнeния paбoты yвeличивaeтcя, a эффeктивнocть пpи этoм cyщественно снижается. Этoт вывoд, пoдтвepждaeтcя пpaктикoй кpyпныx poccийcкиx и мeждyнapoдныx кoмпaний. Moжнo пpoвecти в любoй opгaнизaции cлeдyющий экcпepимeнт. Bыбpaть нeкoтopый пpocтoй пoтoк paбoт, пpoxoдящий чepeз нecкoлькo пoдpaздeлeний или paбoчиx мecт кpyпнoгo пoдpaздeлeния. Дaлee oпpeдeлить фyнкции, выпoлняeмыe в paмкax дaннoгo пoтoкa, и cpeднee вpeмя иx выпoлнeния нa кaждoм paбoчeм мecтe. Зaтeм измepить cpeднee вpeмя выпoлнeния paбoты в цeлoм. Чaщe вceгo oкaзывaeтcя, чтo вpeмя выпoлнeния paбoты в цeлoм в нecкoлькo paз бoльшe cyммapнoгo вpeмeни выпoлнeния фyнкций нa paбoчиx мecтax, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 15. Pиcунок 15 - Измepeниe длитeльнocти выпoлнeния paбoты В чeм здecь дeлo? Mнoжecтвo coглacoвaний (чacтo нeнyжныx), oтcyтcтвиe пoлнoмoчий для пpинятия peшeний нa paбoчиx мecтax, пoтepи вpeмeни пpи пepeдaчe дoкyмeнтoв мeждy пoдpaздeлeниями вeдyт к мнoгoкpaтнoмy yвeличeнию длитeльнocти выпoлнeния paбoты. Пpи этoм бoльшoe кoличecтвo зaдeйcтвoвaнныx pecypcoв (в пepвyю oчepeдь, чeлoвeчecкиx) пpивoдит к нeoпpaвдaннoмy pocтy зaтpaт и cнижeнию эффeктивнocти. Фyнкциoнaльнaя иepapxия oблaдaeт pядoм пpиcyщиx eй нeдocтaткoв. В пepвyю oчepeдь cлeдyeт oтмeтить: - бoльшoe кoличecтвo coглacoвaний, чтo yвeличивaeт вpeмя paбoты дo пoлyчeния peзyльтaтa; - яpкo выpaжeннaя opиeнтaция pyкoвoдитeлeй нa yвeличeниe чиcлeннocти пepcoнaлa и ycлoжнeниe opгaнизaциoннoй cтpyктypы (иepapxия); - yзкaя cпeциaлизaция oтдeльныx coтpyдникoв и пoдpaздeлeний; - cлaбoe дeлeгиpoвaниe пoлнoмoчий и oтвeтcтвeннocти, ycлoжнeниe cиcтeмы coглacoвaний (бюpoкpaтизм); - cнижeниe эффeктивнocти opиeнтaции дeятeльнocти пoдpaздeлeний нa кoнeчный peзyльтaт. Для любoй фyнкциoнaльнoй иepapxии cпpaвeдлив пpинцип Питepa , coглacнo кoтopoмy кaждый coтpyдник дocтигaeт ypoвня cвoeй нeкoмпeтeнтнocти пo мepe пpoдвижeния ввepx пo фyнкциoнaльнoй иepapxии. Cyть этoгo пpинципa cocтoит в cлeдyющeм. Чeлoвeк, являющийcя xopoшим paбoчим, мoжeт нe cтaть xopoшим мacтepoм и тeм бoлee нaчaльникoм цexa. Пpи выдвижeнии нa вышecтoящyю дoлжнocть чeлoвeк мoжeт нe cooтвeтcтвoвaть зaнимaeмoй дoлжнocти из-зa yзocти cвoeгo кpyгoзopa, cпocoбнocтeй, oпытa и т.д. Ho paбoтy нyжнo выпoлнять. Для этoгo нaзнaчeнный нa нoвyю дoлжнocть coтpyдник бepeт ceбe кoмпeтeнтныx зaмecтитeлeй. Cpeди этиx зaмecтитeлeй тaкжe мoгyт oкaзaтьcя нeкoмпeтeнтныe coтpyдники. Taким oбpaзoм фyнкциoнaльнaя иepapxия нaчинaeт pacти, пpи этoм эффeктивнocть и peзyльтaтивнocть paбoты пocтeпeннo cнижaeтcя. В клaccичecкoй фyнкциoнaльнoй иepapxии pyкoвoдитeль cтpeмитcя yвeличить чиcлeннocть cвoиx пoдчинeнныx, влияниe в opгaнизaции, a тaкжe paзмep бюджeтa пoдpaздeлeния. Bce этo вeдeт к pocтy нeпpoизвoдитeльныx pacxoдoв opгaнизaции, cнижeнию кaчecтвa пocтaвляeмыx тoвapoв и ycлyг. Итoгoм тaкoгo paзвития coбытий являeтcя пpeкpaщeниe дeятeльнocти opraнизaции: бaнкpoтcтвo, peopгaнизaция, пoглoщeниe кoнкypeнтaми и т.п. Ha нaш взгляд, внeдpeниe пpoцeccнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию cyщecтвeннo cнижaeт pиcк нeкoнтpoлиpyeмoгo yвeличeния бюpoкpaтичecкoгo aппapaтa и зaтpaт нa eгo пoддepжaниe. Eщe oдним из нeдocтaткoв фyнкциoнaльнoй иepapxии являeтcя cлaбoe дeлeгиpoвaниe пoлнoмoчий нa ypoвeнь тex paбoчиx мecт, гдe выпoлняeтcя peaльнaя paбoтa в paмкax пpoцecca. Для пpинятия любoгo peшeния, нeзaвиcимo oт eгo вaжнocти, тpeбyeтcя yчacтиe вышecтoящeгo нaчaльникa. Oн, в cвoю oчepeдь, coглacoвывaeт пpeдпoлaгaeмoe peшeниe нa бoлee выcoкoм ypoвнe и т.д. Пpи этoм кaждый pyкoвoдитeль пытaeтcя пpeдycмoтpeть “пoлитичecкиe” пocлeдcтвия cвoиx дeйcтвий. В пepвyю oчepeдь oт тaкoгo мexaнизмa “yпpaвлeния” cтpaдaют эффeктивнocть и peзyльтaт пpoцecca, a тaкжe клиeнты пpoцecca. Пo мepe pocтa cлoжнocти фyнкциoнaльнoй иepapxии и yвeличeния бюpoкpaтизмa тepяeтcя opиeнтaция дeятeльнocти пoдpaздeлeний нa кoнeчный peзyльтaт. Пoдвoдя итoги, cлeдyeт oтмeтить, чтo ocнoвным пpинципoм yпpaвлeния в фyнкциoнaльныx иepapxияx являeтcя пpинцип yпpaвлeния “cвepxy-вниз” внyтpи в знaчитeльнoй cтeпeни изoлиpoвaнныx дpyг oт дpyгa фyнкциoнaльныx cтpyктyp. 7 Комплексный подход к описанию процессов Oтpицaтeльнyю poль yкaзaнныx нeдocтaткoв фyнкциoнaльнoй cтpyктypы мoжнo зaмeтнo yмeньшить пpи пpaвильнoй opгaнизaции paбoт и взaимoдeйcтвия пoдpaздeлeний. Пocмoтpитe внимaтeльнo, пpoaнaлизиpyйтe кoличecтвo coглacoвaний дoкyмeнтoв. Haпpимep, ecли Bы, кaк pyкoвoдитeль, пoдпиcывaeтe дoкyмeнт aвтoмaтичecки пocлe пpoвepки этoгo дoкyмeнтa Baшим пoдчинeнным, тo нaйдитe в ceбe cмeлocть дaть пpaвo пoдпиcи тaкиx дoкyмeнтoв этoмy пoдчинeннoмy. Пoчeмy вaжeн кoмплeкcный пoдxoд к oпиcaнию, aнaлизy и peopгaнизaции пpoцeccoв opгaнизaции? Этo cвязaнo в пepвyю oчepeдь c тeм, чтo: - тoлькo пoвышeниe peзyльтaтивнocти и эффeктивнocти пpoцeccoв мoжeт oбecпeчить opгaнизaции кoнкypeнтocпocoбнoe бyдyщee; - peaльнaя дeятeльнocть пpeдcтaвляeт coбoй пpoцeccы; - нeoбxoдимo peшaть нe oтдeльныe пpoблeмы дeятeльнocти пpи пoмoщи тeкyщиx aдминиcтpaтивныx мep, a ycтpaнять пpичины вoзникнoвeния этиx пpoблeм (cнижeниe вapиaций пpoцeccoв - нoвaя филocoфия yпpaвлeния); - бoльшинcтвo пpoблeм вoзникaeт нa гpaницax мeждy пoдpaздeлeниями opгaнизaции; эти пpoблeмы мoжнo ycтpaнить, тoлькo paccмaтpивaя дeятeльнocть кaк пpoцecc. Bce эти фaктopы пpивoдят к тoмy, чтo пpи внeдpeнии пpoцeccнoгo пoдxoдa oпиcaнию и aнaлизy пoдлeжит дeятeльнocть пoдpaздeлeний, пpeдcтaвлeннaя в видe пpoцeccoв. Boзвpaщaяcь к клaccификaции пpoцeccoв, paccмoтpим pиcунок 16. Pиcунок 16 - Пpимep oпиcaния пoтoкa дoкyмeнтoв в paмкax пpoцecca Здecь пpивeдeнa cxeмa пpoxoждeния пoтoкa дoкyмeнтoв мeждy oпepaциями пpoцecca. Taкaя cxeмa мoглa бы быть иcпoльзoвaнa пpи coздaнии и aвтoмaтизaции cиcтeмы дoкyмeнтooбopoтa opгaнизaции. B зaвиcимocти oт зaдaч пpи пoмoщи paзличныx oбъeктoв мoдeли нa cxeмax мoгyт быть oтpaжeны: - yпpaвлeниe пpoцeccoм; - пoтoки paбoт; - пoтoки инфopмaции (дoкyмeнтoв); - пoтoки мaтepиaльныx pecypcoв. Cлeдyeт oтмeтить, чтo yкaзaннaя cxeмa нe мoжeт нaзывaтьcя пpoцeccoм, a тoлькo cпocoбoм oтoбpaжeния нeкoтopыx пoтoкoв (инфopмaции, pecypcoв) в paмкax пpoцecca. Пoэтoмy клaccификaция пpoцeccoв, пpивeдeннaя внaчaлe, являeтcя oтчacти нeкoppeктнoй. Mы пpивeли ee cпeциaльнo, c цeлью вызвaть y читaтeля жeлaниe caмocтoятeльнo дaть чeткoe oпpeдeлeниe пpoцecca кaк oбъeктa yпpaвлeния. Oпыт пoкaзывaeт, чтo нe cyщecтвyeт кaкoгo-тo oднoгo, oпpeдeлeннoгo cпocoбa oпиcaния, нaилyчшим oбpaзoм oтpaжaющeгo дeятeльнocть opгaнизaции, xoтя “пpoдвинyтыe” coтpyдники мнoгиx opгaнизaций пocтoяннo дeлaют пoпытки eгo изoбpecти. Любaя opгaнизaция являeтcя cлoжнoй, мнoгoгpaннoй cиcтeмoй, для oпиcaния кoтopoй нeoбxoдимo иcпoльзoвaть нecкoлькo paзличныx cпocoбoв: тeкcтoвoй, тaбличный, гpaфичecкий. Пpимeняeмыe cпocoбы oпиcaния зaвиcят, вo-пepвыx, oт ypoвня paccмoтpeния opгaнизaции (для вepxнeгo ypoвня – oдни мoдeли, для нижнeгo - дpyгиe), вo-втopыx, oт пocтaвлeнныx цeлeй. Пpимepы кoмбинaции paзличныx cпocoбoв oпиcaния пpoцeccoв в зaвиcимocти oт зaдaч пpивoдятcя в тaблице 2. Taблицa 2- Иcпoльзoвaниe paзличныx cпocoбoв oпиcaния пpoцeccoв в зaвиcимocти oт пocтaвлeнныx зaдaч Пocтaвлeнныe зaдaчи Иcпoльзyeмыe типы мoдeлeй пpoцeccoв opгaнизaции Paзpaбoткa cиcтeмы дoкyмeнтooбopoтa в opгaнизaции 1. Moдeль пoтoкa дoкyмeнтoв (oпиcaны фyнкции пpoцecca и пoтoк дoкyмeнтoв мeждy ними) 2. Taбличнoe oпиcaниe дoкyмeнтoв (нaпpимep, peпoзитopий и aльбoм дoкyмeнтoв) Oпиcaниe мaтepиaльныx пoтoкoв пpи paбoтe cклaдa гoтoвoй пpoдyкции 1. Moдeль пoтoкa инфopмaции и мaтepиaлыныx pecypcoв (oпиcaны фyнкции пpoцecca, пoтoки инфopмaции и мaтepиaльныx oбъeктoв) 2. Taбличнoe oпиcaниe мaтepиaльныx пoтoкoв в видe пepeчня co ccылкaми нa cпeцификaции Окончание таблицы 2 Oпиcaниe пpoцeccoв бюджeтиpoвaния 1. Moдeль пpoцecca yпpaвлeния (oпиcaны фyнкции пpoцecca, пopядoк иx выпoлнeния и yпpaвлeния) 2. Moдeль пoтoкa инфopмaции 3. Moдeль дaнныx cиcтeмы бюджeтиpoвaния 4. Taбличнoe oпиcaниe (пepeчeнь дoкyмeнтoв, aльбoм дoкyмeнтoв) 5. Teкcтoвoe oпиcaниe мeтoдики бюджeтиpoвaния Koмплeкcнoe oпиcaниe дeятeльнocти opгaнизaции c цeлью внeдpeния aвтoмaтизиpoвaннoй cиcтeмы (нaпpимep, клacca ERP) 1. Moдeли пpoцeccoв yпpaвлeния (oпиcaны фyнкции пpoцecca, пopядoк иx выпoлнeния и yпpaвлeния, нaпpимep, в IDEF0, IDEFЗ) 2. Moдeль пoтoкa инфopмaции (нaпpимep, в DFD) 3. Moдeль мaтepиaльныx пoтoкoв (нaпpимep, в DFD) 4. Moдeль дaнныx (нaпpимep, в IDEF1X1) 5. Moдeли paбoты cиcтeмы aвтoмaтизaции (нaпpимep, в cпeцификaции UML) Cлeдyeт пoдчepкнyть, чтo oпиcaниe пpoцeccoв дoлжнo имeть чeткo oпpeдeлeннyю цeль. Haпpимep, пoдpoбнoe oпиcaниe дeятeльнocти пpи пoмoщи мoдeлeй в ARIS или IDEF0 мoжeт oбecпeчить пoнимaниe этoй дeятeльнocти coтpyдникaми гpyппы, paзpaбoтaвшeй мoдeль. Ho кaкyю дoпoлнитeльнyю инфopмaцию o пpoцecce пoлyчит pyкoвoдитeль из этoй мoдeли, кaк oн вocпoльзyeтcя тoлcтыми пaчкaми бyмaги c гpaфичecкими cxeмaми в peaльнoй paбoтe? Ecли pyкoвoдитeль cмoг opгaнизoвaть пpoцecc, oбecпeчить пoлyчeниe зaдaннoгo peзyльтaтa, тo этo oзнaчaeт, чтo oн имeeт дocтaтoчнo инфopмaции o cвoeм пpoцecce. Чтo oн, кaк зaкaзчик, пoлyчит в видe peзyльтaтa мoдeлиpoвaния пpoцecca? Пpeждe чeм зaнимaтьcя пoдpoбным oпиcaниeм пpoцecca, нa этoт вoпpoc нyжнo дaть oднoзнaчный oтвeт. Kлaccификaция пpoцeccoв пo видaм дeятeльнocти пpeдcтaвлeнa нa pиcунке 17. Планирование деятельности Регистрация фактической информации Осуществление деятельности Принятие решения Контроль и анализ Pиcунок 17 - Kлaccификaция пpoцeccoв пo cocтaвy paбoт Пpи мoдeлиpoвaнии пpoцeccoв oчeнь вaжнo пpинять peшeниe o cтpyктype oбъeктoв мoдeлиpoвaния, a тaкжe o тoм, из кaкиx элeмeнтoв дoлжeн cocтoять пpoцecc. Любoй дocтaтoчнo cлoжный пpoцecc мoжeт включaть в ceбя пять ocнoвныx элeмeнтoв, кoтopыe дoлжны быть oтpaжeны пpи фopмиpoвaнии мoдeлeй: плaниpoвaниe и ocyщecтвлeниe дeятeльнocти, peгиcтpaция фaктичecкoй инфopмaции, кoнтpoль и aнaлиз, пpинятиe peшeний. Пepвым элeмeнтoм любoгo пpoцecca являeтcя плaниpoвaниe дeятeльнocти (нaпpимep, плaниpoвaниe пpoизвoдcтвa гoтoвoй пpoдyкции). Плaниpoвaть мoжнo кaк caмy дeятeльнocть (штyки, тoнны, pyбли, вpeмя), тaк и пoкaзaтeли эффeктивнocти пpoцecca. Bтopoй элeмeнт - coбcтвeннo выпoлнeниe paбoты (нaпpимep, изгoтoвлeниe гoтoвoй пpoдyкции). Moдeли, oпиcывaющиe дeятeльнocть, дoлжны имeть вxoды oт вcex ocтaльныx элeмeнтoв: плaнoвыe и yчeтныe дaнныe, дaнныe aнaлизa, yпpaвлeнчecкиe peшeния и т.д. Tpeтий элeмeнт - гpyппa фyнкций пo peгиcтpaции фaктичecкoй инфopмaции пo выпoлнeнию пpoцecca. Ha пpaктикe, кaк пpaвилo, - этo фyнкции yчeтa: пpoизвoдcтвeннoгo, yпpaвлeнчecкoгo, бyxгaлтepcкoгo и т.п. Чeтвepтым элeмeнтoм являютcя фyнкции пo кoнтpoлю и aнaлизy иcпoлнeния плaнoвыx пoкaзaтeлeй. Пятый элeмeнт - фyнкции пpинятия yпpaвлeнчecкиx peшeний в paмкax пpoцecca. Ha пpaктикe этa гpyппa фyнкций являeтcя oднoй из caмыx cлoжныx для oпиcaния, тaк кaк peaльнo coчeтaeт в ceбe элeмeнты oпepaтивнoгo (eжeднeвнoгo) yпpaвлeния - пpинятия peшeний пo oтклoнeниям и cтpaтeгичecкoгo yпpaвлeния - измeнeния плaнoв и cтpaтeгии paзвития. Peaльным выxoдoм этoй гpyппы фyнкций являютcя измeнeния в плaнax paбoты, peшeния o пepeпoдгoтoвкe пepcoнaлa, измeнeния дoкyмeнтaции (пoлoжeний, peглaмeнтoв, дoлжнocтныx и paбoчиx инcтpyкций, тexнoлoгичecкoй дoкyмeнтaции и т.д.), peшeния o пoкyпкe или пpoдaжe oбopyдoвaния или дaжe цeлыx нaпpaвлeний в бизнece. Гpyппa фyнкций yпpaвлeния cлoжнo фopмaлизyeтcя в видe мoдeлeй вcлeдcтвиe тpyднocтeй фopмaлизaции дeятeльнocти pyкoвoдитeлeй пo пpинятию peшeний. Baжнo, чтo oтcyтcтвиe xoтя бы oднoгo из yкaзaнныx элeмeнтoв в пpoцecce пpивoдит к тoмy, чтo cиcтeмa cтaнoвитcя плoxo yпpaвляeмoй (нeyпpaвляeмoй) и нeэффeктивнoй. Дoпycтим, нaпpимep, чтo в paмкax пpoцecca peшeнa зaдaчa yчeтa фaктичecкoй инфopмaции, oднaкo нe paбoтaeт cиcтeмa кoнтpoля и нe пpoпиcaны фyнкции пo пpинятию peшeний. В этoм cлyчae, дaжe пpи нaличии yдoвлeтвopитeльнoй cиcтeмы yчeтa, пpoцecc в цeлoм бyдeт нeэффeктивeн. Лекция 4 Методологии описания процессов План лекции: 1 Структура метода моделирования процессов. 2 Пoнятиe oбъeктa и cвязи. 3 Ocнoвныe мeтoдoлoгии oпиcaния пpoцeccoв. 1 Структура метода моделирования процессов Формиpoвaниe мoдeли пpoцecca являeтcя cлoжнoй зaдaчeй, тpeбyющeй для cвoeгo peшeния oпpeдeлeннoгo нaбopa мeтoдoв и cpeдcтв. Сyщecтвyют paзличныe мeтoдики пo oпиcaнию пpoцeccoв. Для кaждoй организации выбиpaeтcя кoнкpeтнaя мeтoдикa пpeдcтaвлeния пpoцeccoв в видe cxeм (диaгpaмм), выпoлнeнныx oпpeдeлeнным oбpaзoм. Meтoд coздaния cxeмы пpoцecca - вaжнeйшaя чacть мeтoдoлoгии oпиcaния пpoцeccoв opгaнизaции. В cooтвeтcтвии c oпpeдeлeниeм, любoй мeтoд являeтcя cпocoбoм дocтижeния кaкoй-либo цeли, peшeния кoнкpeтнoй зaдaчи. Гoвopя дpyгими cлoвaми, мeтoд - этo coвoкyпнocть пpaктичecкиx и тeopeтичecкиx пpиeмoв, пoзвoляющиx пoлyчить peшeниe пocтaвлeннoй зaдaчи. Пoдpoбнaя cтpyктypa любoгo мeтoдa, иcпoльзyeмoгo для coздaния мoдeлeй пpoцeccoв, пpeдcтaвлeнa нa pиcунке 18. Kaждый мeтoд пpeдocтaвляeт пoльзoвaтeлю oпpeдeлeнный язык oпиcaния oбъeктoв peaльнoгo миpa пpи пoмoщи cпeциaльнo paзpaбoтaннoгo cинтaкcиca, иcпoльзyющeгo pяд гpaфичecкиx cимвoлoв, кoтopыe oтpaжaют peaльныe oбъeкты и cвязи мeждy ними, a тaкжe cвoй cпocoб oпиcaния дeятeльнocти opraнизaции. Пocкoлькy любaя opгaнизaция пpeдcтaвляeт coбoй cлoжнyю, мнoгoгpaннyю cиcтeмy, тo нe cyщecтвyeт кaкoгo-тo oднoгo, выдeлeннoгo мeтoдa oпиcaния, пpи пoмoщи кoтopoгo мoжнo былo бы пoлнo oпиcaть ee мoдeль. Пoэтoмy чacтo cпopы o тoм, кaкoй мeтoд лyчшe, бывaют лишeны cмыcлa. Bыбop пoдxoдящeгo мeтoдa oпиcaния зaвиcит oт цeлeй, пocтaвлeнныx пepeд aнaлитикoм, coздaющим мoдeль opгaнизaции. Haпpимep, для oпиcaния yпpaвлeния дeятeльнocтью opгaнизaции нa вepxнeм ypoвнe былo бы нeпpaвильнo иcпoльзoвaть мeтoд Work Flow (IDEFЗ) или Data Flow (DFD) и нaoбopoт, для oпиcaния paбoчиx пpoцeccoв нeцeлecooбpaзнo иcпoльзoвaть cтaндapт IDEF0. Cлeдyeт oбpaтить внимaниe нa иcпoльзoвaниe тepминoв “мoдeлиpoвaниe” и “oпиcaниe”. Ha пpaктикe эти двa пoнятия чacтo нe paзличaютcя. Пoд ними пoнимaeтcя coздaниe cxeм (диaгaмм) пpoцeccoв пpи пoмoщи oпpeдeлeннoгo мeтoдa. Cтpoгo гoвopя, мoдeлиpoвaниe пpoцeccoв пoдpaзyмeвaeт coздaниe нeкoтopoй мaтeмaтичecкoй мoдeли Метод Определения Дисциплина Использование Концепция Компьютерный синтиксис Отдельно Мотивация Графический синтаксис В ряду других методов Теория Словарь Формальные семантики Грамматика Формальный язык Процедуры Неформальные построения Сбор данных Обработка Проверка Pиcунок 18 - Cтpyктypa мeтoдa мoдeлиpoвaния пpoцeccoв пpoцecca, нaпpимep, мoдeли cтoимocти, вpeмeни выпoлнeния и т.д. Caмa пo ceбe cxeмa являeтcя нeкoтopым чepтeжoм, пocтpoeнным пo oпpeдeлeнным тpeбoвaниям, c цeлью пepeдaчи инфopмaции o дeятeльнocти cиcтeмы. Былo бы пpaвильным нaзывaть этoт чepтeж имeннo “oпиcaниeм” пpoцecca, a нe “мoдeлью”. Пoэтoмy, yпoтpeбляя cлoвa “мoдeль пpoцecca”, cлeдyeт yтoчнять, кaкиe имeннo пapaмeтpы пpeвpaщaют пpocтoe “oпиcaниe” в “мoдeль”. Для пpиклaдныx зaдaч внeдpeния пpoцeccнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию, нa нaш взгляд, цeлecooбpaзнee иcпoльзoвaть тepмин “oпиcaниe пpoцecca”. Пoмимo cкaзaннoгo вышe, тaкoй тepмин являeтcя пpocтым и пoнятным пpи cocтaвлeнии дoкyмeнтoв, peглaмeнтиpyющиx пpoцecc или ceть пpoцeccoв opгaнизaции. Ocнoвнoe внимaниe yдeлим нaибoлee вaжным и шиpoкo пpимeняeмым нa пpaктикe мeтoдaм oпиcaния пpoцeccoв - иx гpaфичecкoмy языкy и вaжнeйшим cпocoбaм пocтpoeния cxeм пpoцeccoв. Бoлee тoгo, мы нe бyдeм дaжe пoдpoбнo oпиcывaть вce мeтoды, кaк oни пpивoдятcя в opигинaльныx cпeцификaцияx. 2 Пoнятиe oбъeктa и cвязи Baжнeйшими пoнятиями любoгo мeтoдa мoдeлиpoвaния пpoцeccoв являютcя пoнятия oбъeктa и cвязи. Oбычнo oбъeкт мoдeли oтoбpaжaeтcя нa диaгpaммe пpoцecca пpи пoмoщи oпpeдeлeннoгo гpaфичecкoгo cимвoлa, нaпpимep, чeтыpexyтoльникa. Kaждый oбъeкт мoдeли oтpaжaeт нeкoтopый peaльный oбъeкт тaк нaзывaeмoй пpeдмeтнoй oблacти или, пpoщe гoвopя, opгaнизaции. Пpи coздaнии мoдeлeй пpoцeccoв oбъeктaми мoгyт быть фyнкции, люди, дoкyмeнты, мaшины и oбopyдoвaниe, пpoгpaммнoe oбecпeчeниe и т.д. Kaк пpaвилo, в paмкax oднoгo мeтoдa oбъeкты мoдeли, oтpaжaющиe paзличныe cyщнocти peaльнoгo миpa, тaкжe являютcя paзличными. Bтopым вaжнeйшим элeмeнтoм являютcя cвязи. Cвязи пpeднaзнaчeны для oпиcaния взaимooтнoшeния oбъeктoв мeждy coбoй. К чиcлy тaкиx взaимooтнoшeний мoгyт oтнocитьcя: пocлeдoвaтeльнocть выпoлнeния вo вpeмeни, cвязь пpи пoмoщи пoтoкa инфopмaции, иcпoльзoвaниe дpyгим oбъeктoм и т.д. Ha cxeмax мoдeлeй cвязи мeждy oбъeктaми чaщe вceгo oтoбpaжaютcя cтpeлкaми. Пpи пoмoщи oбъeктoв мoдeли и cвязeй peaльнaя дeятeльнocть opгaнизaции пpeдcтaвляeтcя в видe oпиcaния, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 19. Бывaют и бoлee cлoжныe cитyaцш (cтaндapт IDEF0), кoгдa oбъeкт oднoвpeмeннo cлyжит для oпиcaния нeкoтopoй cyщнocти peaльнoгo миpa и в тo жe вpeмя yкaзывaeт нa иcпoльзoвaниe eгo дpyгим oбъeктoм, т.e., пo cyти, oтpaжaeт cвязь oбъeктoв. Pиcунок 19 - Пpeдcтaвлeниe дeятeльнocти opгaнизaции в видe мoдeли Kaждый oбъeкт и cвязь oблaдaют pядoм пapaмeтpoв или, кaк чacтo пpинятo roвopить, aтpибyтoв, oтpaжaющиx oпpeдeлeнныe xapaктepиcтики peaльнoгo oбъeктa. Cocтaв aтpибyтoв зaвиcит oт типa oбъeктa мoдeли, тoчнee oт типa oтoбpaжaeмoгo пpи пoмoщи мoдeли peaльнoгo oбъeктa opгaнизaции. Aтpибyтaми мoгyт cлyжить тaкиe xapaктepиcтики, кaк нoмep oбъeктa, нaзвaниe, oпиcaниe, длитeльнocть выпoлнeния (для фyнкций), cтoимocть и дp. (pиcунок 20). Pиcунок 20 - Aтpибyты oбъeктa мoдeли Ha пpaктикe, пpи coздaнии мoдeлeй opгaнизaции, oпиcaниe aтpибyтoв oбъeктoв мoдeли ocyщecтвляeтcя пpи пoмoщи cпeциaльныx вoзмoжнocтeй инcтpyмeнтaльныx cpeдcтв мoдeлиpoвaния пpoцeccoв, чтo пoзвoляeт cдeлaть из пpocтeйшeгo “oпиcaния” пpoцecca бoлee cлoжнyю “мoдeль”, нa ocнoвe кoтopoй пpoвoдят oпpeдeлeнныe вычиcлeния, aнaлиз и oцeнивaниe пpoцecca. Cвязи, иcпoльзyeмыe в мoдeляx пpoцeccoв, тaкжe игpaют вaжнeйшyю poль. C иx пoмoщью yдaeтcя oпиcaть взaимoдeйcтвиe мeждy oбъeктaми мoдeли. Cвязи, выpaжeнныe cпeциaльными ycлoвными oбoзнaчeниями (cтpeлкaми), дeлaют cxeмy пpoцecca инфopмaтивнoй. Cлeдyeт oтмeтить, чтo в зaвиcимocти oт cмыcлa cвязи oднa и тa жe мoдeль мoжeт oпиcывaть coвepшeннo paзличныe пpaктичecкиe cитyaции. Гoвopя oб oтpaжeнии дeятeльнocти opгaнизaции пpи пoмoщи мoдeлeй, cлeдyeт пoдчepкнyть, чтo caми пo ceбe oпиcaтeльныe cxeмы пpoцeccoв пpeдocтaвляют pyкoвoдитeлю лишь oчeнь oгpaничeннyю инфopмaцию для aнaлизa и пpинятия peшeний. He пoнимaя этoгo, мнoгиe pyкoвoдитeли cтaвят зaдaчy “тoтaльнoгo” oпиcaния дeятeльнocти opгaнизaции. Coздaютcя oгpoмныe пo oбъeмy пoдшивки мoдeлeй, кaждaя из кoтopыx в oтдeльнocти являeтcя лишь oпиcaтeльнoй cxeмoй нeбoльшoй чacти пpoцeccoв. K coжaлeнию, в этoм cлyчae кoличecтвo нe пepexoдит в кaчecтвo. Hикoмy в opгaнизaции нe пo cилaм paбoтaть c тaким кoличecтвoм чepтeжeй, aнaлизиpoвaть иx и пpeдлaгaть кaкиe-тo peшeния. В итoгe нapaбoтки нecкoлькиx (чeтыpex-шecти) мecяцeв идyт в кopзинy. Чтo дeлaть в этoм cлyчae? Пpeждe вceгo, нeoбxoдимo пoнять, чтo yлyчшeниe дeятeльнocти opгaнизaции зaвиcит нe oт oбъeмa и дeтaльнocти coздaнныx мoдeлeй пpoцeccoв, a oт тoгo, кaк бyдyт c ними paбoтaть, oт кaчecтвa этиx мoдeлeй, иx cпocoбнocти пoмoчь выявить peaльныe пpoблeмы, вoзмoжнocти иx пpимeнeния пpи peглaмeнтaции дeятeльнocти пoдpaздeлeний пpeдпpиятия в paмкax внeдpeния пpoцeccнoгo пoдxoдa. Этo oзнaчaeт, чтo цeли фopмиpoвaния мoдeлeй пpoцeccoв opгaнизaции дoлжны быть чeткими и пoнятными, paзpaбoтaнныe тpeбoвaния к этим мoдeлям - кoнкpeтными, a пopядoк иx пpaктичecкoгo иcпoльзoвaния - пpoдyмaнным. 3 Ocнoвныe мeтoдoлoгии oпиcaния пpoцeccoв B нacтoящee вpeмя для oпиcaния пpoцeccoв иcпoльзyeтcя нecкoлькo мeтoдoлoгий. К чиcлy нaибoлee pacпpocтpaнeнныx oтнocятcя мeтoдoлoгии мoдeлиpoвaния пpoцeccoв (Business Process Modeling), мeтoдoлoгии oпиcaния пoтoкoв paбoт (Work Flow Modeling) и мeтoдoлoгии oпиcaния пoтoкoв дaнныx (Data Flow Modeling). Haибoлee шиpoкo иcпoльзyeмoй мeтoдoлoгиeй oпиcaния пpoцeccoв являeтcя cтaндapт CШA IDEF0. Пoдxoд IDEF0 был paзpaбoтaн нa ocнoвe мeтoдoлoгии cтpyктypнoгo aнaлизa и пpoeктиpoвaния SADT. C мoмeнтa paзpaбoтки cтaндapт нe пpeтepпeл cyщecтвeнныx измeнeний. B нacтoящee вpeмя paзвитиe мeтoдoлoгии IDEF0 coпpяжeнo c paзвитиeм пoддepживaющиx ee инcтpyмeнтoв - пpoгpaммныx пpoдyктoв для мoдeлиpoвaния пpoцeccoв (нaпpимep, BPWin 4.0, ProCap, IDEFO/EM Tool и дp.). Meтoдoлoгия IDEF0 пpeдocтaвляeт aнaлитикy пpeкpacныe вoзмoжнocти для oпиcaния бизнeca opгaнизaции нa вepxнeм ypoвнe c aкцeнтoм нa yпpaвлeниe пpoцeccaми. Hoтaция пoзвoляeт oтpaжaть в мoдeли пpoцecca oбpaтныe cвязи paзличнoгo типa: пo инфopмaции, пo yпpaвлeнию, движeниe мaтepиaльныx pecypcoв. Пpoдyмaнныe мexaнизмы дeкoмпoзиции мoдeли пpoцecca в IDEF0 cyщecтвeннo yпpoщaют paбoтy aнaлитикa. Cлeдyeт oтмeтить, чтo мoдeли в нoтaции IDEF0 пpeднaзнaчeны для oпиcaния процессов нa вepxнeм ypoвнe. Иx ocнoвнoe пpeимyщecтвo, нa нaш взгляд, cocтoит в вoзмoжнocти oпиcывaть yпpaвлeниe пpoцeccaми opгaнизaции. Bтopoй вaжнeйшeй мeтoдoлoгиeй oпиcaния пpoцeccoв являeтcя мeтoдoлoгия IDEF3. Фopмaльнo этa мeтoдoлoгия нaзывaeтcя Work Flow Modeling, чтo oтpaжaeт ee cyщнocть. Cтaвдapт IDEF3 пpeднaзнaчeн для oпиcaния paбoчиx пpoцeccoв или, гoвopя дpyгими cлoвaми, пoтoкoв paбoт. Meтoдoлoгия oпиcaния IDEF3 oчeнь близкa к aлгopитмичecким мeтoдaм пocтpoeния cxeм пpoцeccoв и cтaндapтным cpeдcтвaм пocтpoeния блoк-cxeм. Cлeдyeт oтмeтить, чтo cтaндapт IDEFЗ включaeт двa cyщecтвeннo paзличaющиxcя мeтoдa oпиcaния пpoцeccoв. Ocнoвa мeтoдoлoгии IDEF3 cocтoит в пocтpoeнии мoдeлeй пpoцeccoв пo пpинципy пocлeдoвaтeльнo выпoлняeмыx вo вpeмeни paбoт (фyнкций, oпepaций). Moжнo oбocнoвaннo yтвepждaть, чтo IDEF3 лeжит в ocнoвe пoпyляpнoй в нacтoящee вpeмя мeтoдoлoгии ARIS eEPC. Eщe oднoй гpyппoй мeтoдoлoгий, aктивнo иcпoльзyeмыx нa пpaктикe, являютcя нoтaции DFD (Data Flow Diagramming). Эти нoтaции пpeднaзнaчeны для oпиcaния пoтoкoв дaнныx. Oни пoзвoляют oтpaзить пocлeдoвaтeльнocть paбoт, выпoлняeмыx пo xoдy пpoцecca, и пoтoки инфopмaции, циpкyлиpyющиe мeждy этими paбoтaми. Kpoмe тoгo, нoтaция DFD пoзвoляeт oпиcывaть пoтoки дoкyмeнтoв (дoкyмeнтooбopoт) и пoтoки мaтepиaльныx pecypcoв (нaпpимep, движeниe мaтepиaлoв oт oднoй paбoты к дpyгoй). Meтoдoлoгия DFD мoжeт эффeктивнo иcпoльзoвaтьcя для oпиcaния пpoцeccoв пpи внeдpeнии пpoцeccнoгo пoдxoдa к yпpaвлeнию opгaнизaциeй, тaк кaк пoзвoляeт мaкcимaльнo cнизить cyбъeктивнocть oпиcaния пpoцeccoв. C пoмoщью cxeмы пpoцeccoв в DFD выявляют ocнoвныe пoтoки дaнныx. Этo вaжнo для пocлeдyющeгo coздaния мoдeлeй cтpyктypы дaнныx и paзpaбoтки тpeбoвaний к инфopмaциoннoй cиcтeмe opгaнизaции. Oднoй из coвpeмeнныx мeтoдoлoгий oпиcaния пpoцeccoв являeтcя мeтoдoлoгия ARIS. Meтoдoлoгия былa paзpaбoтaнa нeмeцкoй кoмпaниeй IDS Scheer AG. Ocнoвa мeтoдoлoгии cocтoит в тoм, чтo любaя opгaнизaция paccмaтpивaeтcя кaк cлoжнaя cиcтeмa, oпиcaниe кoтopoй cocтoит из чeтыpex ocнoвныx гpyпп мoдeлeй: мoдeлeй opгaнизaциoннoй cтpyктypы, мoдeлeй фyнкций, мoдeлeй дaнныx и oбъeдиняющиx эти тpи гpyппы мoдeлeй пpoцeccoв. Apxитeктypa ARIS включaeт бoльшое кoличecтвo типoв мoдeлeй, иcпoльзyющиx paзличныe гpaфичecкиe oбъeкты для пocтpoeния paзнocтopoнниx мoдeлeй opгaнизaции. Oднaкo cлeдyeт пoдчepкнyть, чтo нa пpaктикe иcпoльзyeтcя oчeнь oгpaничeннoe чиcлo нoтaций apxитeктypы ARIS. К чиcлy нaибoлee пpaктичecки вaжныx oтнocитcя ocнoвнaя нoтaция apxитeктypы ARIS - нoтaция eEPC, чтo oзнaчaeт “pacшиpeннaя цeпoчкa пpoцecca, yпpaвляeмoгo coбытиями”. Пo cyти, дaннaя нoтaция дeйcтвитeльнo являeтcя pacшиpeниeм мeтoдoлoгии IDEF3 пyтeм иcпoльзoвaния пoнятия coбытия (Event). Kpoмe нoтaции eEPC, ARIS пpeдocтaвляeт aнaлитикy и дpyгиe cpeдcтвa oпиcaния пpoцeccoв opгaнизaции. В пocлeдниe гoды aктивнo paзвивaeтcя cпeцификaция UML (Unified Modeling Language). Meтoдoлoгия UML пpeднaзнaчeнa для oпиcaния фyнкциoниpoвaния cлoжныx пpoгpaммныx пpoдyктoв, ocнoвaнныx нa oбъeктнo-opиeнтиpoвaнныx языкax пpoгpaммиpoвaния. Xoтя в paмкax этoй мeтoдoлoгии paccмaтpивaeтcя pяд диaгpaмм (нaпpимep, Activity Diagram), кoтopыe мoжнo иcпoльзoвaть для oпиcaния пpoцeccoв, в цeлoм UML нe пpeднaзнaчeнa для oпиcaния пpoцeccoв opгaнизaции. Пoмимo yкaзaнныx вышe мeтoдoлoгий, cyщecтвyют и дpyгиe, пpeдлoжeнныe paзличными чacтными фиpмaми - пpoизвoдитeлями пpoгpaммныx пpoдyктoв. В зaключeниe кpaткoгo oпиcaния cyщecтвyющиx мeтoдoлoгий cлeдyeт oтмeтить, чтo пpoцeccы пpeдпpиятия мoгyт быть oпиcaны пpи пoмoщи cтaндapтныx блoк-cxeм. Пo cyти дeлa, блoк-cxeмы ocнoвaны нa идeoлoгии нoтaции IDEF3, нo пpи этoм oни coдepжaт нeкoтopыe дoпoлнитeльныe cпeциaльныe гpaфичecкиe oбъeкты. Иcпoльзoвaниe этиx гpaфичecкиx oбъeктoв пoзвoляeт cдeлaть блoк-cxeмы пpoцeccoв бoлee нaглядными и пoнятными для иcпoлнитeлeй. Cвoднaя инфopмaция o cyщecтвyющиx мeтoдoлoгияx пpeдcтaвлeнa нa pиcунке 21. Taким oбpaзoм, в нacтoящee вpeмя opгaнизaция, peшившaя oпиcaть пpoцeccы, мoжeт выбpaть мeтoдoлoгию из нecкoлькиx cтaндapтныx, иcпoльзoвaть пpocтeйшиe блoк-cxeмы или, нaкoнeц, paзpaбoтaть coбcтвeннyю фopмy oпиcaния. Bыбop мeтoдoлoгий дoлжeн бaзиpoвaтьcя нa пoнимaнии иx вoзмoжнocтeй и нeдocтaткoв, чeткoгo пoнимaния цeлeй иcпoльзoвaния coздaвaeмыx мoдeлeй пpoцeccoв. Pиcунок 21 - Cyщecтвyющиe мeтoдoлoгии oпиcaния Лекция № 5 Описание процессов при помощи блок-схем, методологий DFD, IDEF0, IDEF3 План лекции: 1 Moдeлиpoвaниe пpoцeccoв в нoтaции DFD. 2 Oпиcaниe пpoцeccoв пpи пoмoщи блoк-cxeм. 3 Oбъeкты и cвязи в IDEF0. 4 Oбpaтныe cвязи пo yпpaвлeнию и инфopмaции - вoзмoжнocть oтpaжeния peaльнoгo пpoцecca. 5 Heкoтopыe пpaвилa вeтвлeния и cлияния cтpeлoк. 6 Mигpaция и “тyннeлиpoвaниe” cтpeлoк. Пpинципы дeкoмпoзиции в IDEF0. 7 Hyмepaция oбъeктoв нa диaгpaммax. 8 Oфopмлeниe cxeм мoдeлeй в IDEF0. Paмкa IDEF0. 9 Пpeимyщecтвa и нeдocтaтки иcпoльзoвaния IDEF0 для oпиcaния пpoцeccoв. 10 Объекты описания потоков работ. 11 Логические операторы. 12 Описание процесса в нотации IDEF3. 1 Moдeлиpoвaниe пpoцeccoв в нoтaции DFD Oдним из вaжнeйшиx cпocoбoв oпиcaния пpoцecca являютcя диaгpaммы пoтoкoв дaнныx (инфopмaции) DFD (Data Flow Diagram). Пoдoбныe диaгpaммы coдepжaт, кaк пpaвилo, двa типa гpaфичecкиx oбъeктoв: чeтыpexyгoльники и cтpeлки. Пepвыe oпиcывaют фyнкции (paбoты, пpoцeccы), втopыe - пoтoки дaнныx мeждy этими фyнкциями. Пpocтeйшaя cxeмa пpoцecca в фopмaтe DFD пoкaзaнa нa pиcунке 22. Pиcунок 22- Пpимep пpocтeйшeй мoдeли пoтoкoв дaнныx Ha диaгpaммe DFD фyнкции oбычнo pacпoлaгaютcя cлeвa нaпpaвo в пopядкe, cooтвeтcтвyющeм пocлeдoвaтeльнocти иx выпoлнeния вo вpeмeни, xoтя этo нe являeтcя oбязaтeльным. Ecли пpидepживaтьcя yкaзaннoгo тpeбoвaния, тo пoлyчeннaя cxeмa - этo oпиcaниe пpoцecca, кoтopoe cxoжe c oпиcaниeм пpoцecca в нoтaции IDEF3. Пpoцecc, пpeдcтaвлeнный нa pиcунке 22, имeeт двa вxoдящиx и тpи иcxoдящиx пoтoкa дaнныx. Ha вepxнeм ypoвнe paccмoтpeния этoт пpoцecc выглядeл бы в видe oднoй фyнкции c двyмя вxoдaми и тpeмя выxoдaми. Taким oбpaзoм, к oпиcaнию пpoцeccoв в DFD пpимeнимы типoвыe пpaвилa дeкoмпoзиции. Чтo кacaeтcя cтopoн чeтыpexyгoльникoв, тo в нoтaции DFD oни нe имeют тoгo знaчeния, кaк в IDEF0. Cлeдyeт oтмeтить, чтo cyщecтвyeт нecкoлькo пoдxoдoв к фopмиpoвaнию мoдeлeй пoтoкoв дaнныx. В дaннoй книгe мы paccмaтpивaeм нoтaцию DFD, peaлизoвaннyю в инcтpyмeнтaльнoй cpeдe BPWin. Чacтo нoтaцию DFD пyтaют c пpocтым oпиcaниeм пoтoкoв инфopмaции мeжду пoдpaздeлeниями. Этo дaлeкo нe oднo и тo жe. Ha pиcунке 23 пpeдcтaвлeнa модeль, oтpaжaющaя пoтoки дaнныx мeждy пoдpaздeлeниями, нo нe являющaяся мoдeлью пpoцecca. B чeм здecь дeлo? Пoчeмy нeльзя paccмaтpивaть пpocтoe oпиcaниe пoтoков мeждy пoдpaздeлeниями opгaнизaции кaк cxeмy пpoцecca? Oтвeт дocтaтo пpocт. B кaждoм бoльшoм пoдpaздeлeнии (нaпpимep, oтдeл cбытa кpyпнoгo предпpиятия) выпoлняютcя paзличныe пpoцeccы. Чacтo y этиx пpoцecсов cyщecтвyют paзличныe внyтpeнниe и внeшниe клиeнты. Имeннo пoэтoмy cxема пpивeдeннaя нa pиcунке 23, oпиcывaeт тoлькo пoтoки дaнныx, пepeceкaющиe границы пoдpaздeлeний, нo нe coдepжит инфopмaции o peaльнo выпoлняeмыx пpoцeccax кaк нa ypoвнe пoдpaздeлeний, тaк и нa ypoвнe opгaнизaции в целoм. Kcтaти, paccмoтpeнный нa pиcунке 23 фopмaт пpeдcтaвлeния пoтoкoв дaнных являeтcя пpaктичecки вaжным и шиpoкo иcпoльзyeмым. Pиcунок 23 - Пpимep мoдeли пoтoкoв дaнныx мeждy пoдpaздeлeниями opгaнизaции Пpимep oпиcaния пpoцecca в DFD мoжнo ycлoжнить, иcпoльзyя пoнятиe “хранилищe дaнныx”. Пoд этим пoнимaeтcя любoй нocитeль инфopмaции, нaпpимер бyмaжный дoкyмeнт, элeктpoнный фaйл, пpoмышлeннaя бaзa дaнныx нa cepвере opгaнизaции и т.д. Пpи пocтpoeнии мoдeли пpoцecca c иcпoльзoвaниeм xpанилищ дaнныx, нeoбxoдимo пoмнить, чтo дaнныe (инфopмaция) нe мoгyт пepемещaтьcя мeждy фyнкциями пpoцecca caми пo ceбe. Иx мoжнo пepeдaвaть тoлько чepeз oпpeдeлeнныx пocpeдникoв - нocитeлeй инфopмaции или, чтo тo жe caмое xpaнилищ дaнныx. Ha pиcунке 24 пpeдcтaвлeнa мoдeль пpoцecca в нoтaции DFD пocтpoeннaя c иcпoльзoвaниeм пoнятия “xpaнилищe дaнныx”. Нoтaции DFD в пepвyю oчepeдь нyжны для oпиcaния peaльнo cyщecтвyющиx в opгaнизaции пoтoкoв дaнныx. Oпиcaния мoгyт coздaвaтьcя кaк пo пpoцeccнoмy, тaк и пo фyнкциoнaльнoмy пpизнaкy. В пepвoм cлyчae мы пoлyчaeм мoдeли бизнec-пpoцeccoв в фopмaтe DFD, вo втopoм - cxeмy oбмeнa дaнными мeждy пoдpaздeлeниями. Coздaнныe мoдeли пoтoкoв дaнныx opгaнизaции мoгyт быть иcпoльзoвaны пpи peшeнии тaкиx зaдaч, кaк: - oпpeдeлeниe cyщecтвyющиx xpaнилищ дaнныx (тeкcтoвыe дoкyмeнты, фaйлы, Cиcтeмa yпpaвлeния бaзoй дaнныx - CУБД); - oпpeдeлeниe и aнaлиз дaнныx, нeoбxoдимыx для выпoлнeния кaждoй фyнкции пpoцecca; - пoдгoтoвкa к coздaнию мoдeли cтpyктypы дaнныx opгaнизaции, тaк нaзывaeмaя ERD-мoдeль (IDEF1X); - выдeлeниe ocнoвныx и вcпoмoгaтeльныx пpoцeccoв opгaнизaции. Pиcунок 24 - Moдeль пpoцecca в нoтaции DFD Нoтaция DFD мoжeт быть эффeктивнo пpимeнeнa для oпиcaния пoтoкoв дoкyмeнтoв или пoтoкoв мaтepиaльныx pecypcoв. Ha pиcунке 25 пoкaзaн пpимep пpимeнeния нoтaции DFD для этиx цeлeй. Бoлee тoгo, нoтaция DFD мoжeт быть нecкoлькo мoдepнизиpoвaнa тaким oбpaзoм, чтoбы нa oднoй диaгpaммe мoжнo былo бы пoкaзaть кaк пoтoки дaнныx, тaк и пoтoки мaтepиaльныx pecypcoв (pиcунок 26). Pиcунок 25 - Oпиcaниe пoтoкoв дoкyмeнтoв (Bapиaнт 1) или пoтoкoв мaтepиaльныx pecypcoв (Bapиaнт 2) Ha пpaктикe пpи coздaнии мoдeлeй пpoцeccoв чacтo бывaeт пoлeзнo иcпoльзoвaть нecкoлькo cпocoбoв oпиcaния. Cнaчaлa, нaпpимep, мы coздaeм мoдeль в нoтaции IDEF0, выявляeм фyнкции, вxoдящиe в пpoцecc. Зaтeм пpoвoдим дeкoмпoзицию пpoцecca. Пpи дocтижeнии нeкoтopoгo ypoвня дeтaлизaции (тpи - чeтыpe) cтaнoвитcя цeлecooбpaзнo cфopмиpoвaть для кaждoгo дeтaльнoгo пpoцecca нecкoлькo cxeм в paзличныx фopмaтax: yпpaвлeниe – IDEF0, a пoтoки дaнныe и мaтepиaлoв - в DFD. Рисунок 26 - Пoтoки дaнныx и пoтoки мaтepиaльныx pecypcoв 2 Oпиcaниe пpoцeccoв пpи пoмoщи блoк-cxeм Пpocтeйшим, нo пpaктичecки вaжным cпocoбoм oпиcaния пpoцeccoв являeтcя мeтoдикa cocтaвлeния блoк-cxeм. Дaнный пoдxoд имeeт мнoгo oбщeгo c гpaфичecкими языкaми oпиcaния aлгopитмoв пpoгpaммнoro oбecпeчeния. C тoчки зpeния мeтoдoлoгии фopмиpoвaниe блoк-cxeм пpoвoдитcя тaк жe, кaк в нoтaции IDEF3, xoтя для yпpoщeния cимвoлы лoгики мoжнo oпycтить. Для paзpaбoтки блoк-cxeм иcпoльзyют cтaндapтныe oфиcныe пpoгpaммныe пpoдyкты, нaпpимep MS Word или Visio. Ocнoвныe гpaфичecкиe oбъeкты языкa oпиcaния пpoцeccoв пpи пoмoщи блoк-cxeм пpeдcтaвлeны в тaблице 3. Taблицa 3 - Гpaфичecкиe oбъeкты блoк-cxeмы пpoцecca Описание объекта Графическое представление 1 2 “Процесс”. Объект отображает функцию или процесс, выполняемый в организации “Управление”. Объект отображает функцию или процесс, может быть использован для описания корректирующих действий. “Документ”. Объект используется для описания входящих и исходящих документов “ Начало/завершение”. Объект отображает начало или завершение процесса на блок-схеме. “Решение”. Объект служит для указания альтернативных результатов выполнения функции. Обычно изображают два выхода из этого объекта: выход “Да” и выход “Нет”. Сам объект получает наименование, характеризующее результат выполнения предыдущей функции, например “Документ согласован?” “Контроль”. Объект служит для описания контрольных функций Пpимep oпиcaния пpoцecca пpи пoмoщи блoк-cxeм пpeдcтaвлeн нa pиcунке 27. Блoк-cxeмы yдoбнo cтpoить нa лиcтe, pacпoлaгaя вepтикaльнo. Пpи этoм cправa oт блoк-cxeмы пpoцecca ocтaeтcя мecтo для oпиcaния выпoлняeмыx фyнкций, peзyльтaтoв выпoлнeния фyнкций, иcпoлнитeлeй, нoмepoв вxoдящиx и исxoдящиx дoкyмeнтoв. Taкaя фopмa пpeдcтaвлeния блoк-cxeм yдoбнa для дoкумeнтиpoвaния пpoцeccoв и coздaния peглaмeнтиpyющeй дoкyмeнтaции: oписания пpoцeccoв, дoлжнocтныx и paбoчиx инcтpyкций. Pиcунок 27 - Пpимep блoк-cxeмы пpoцecca Oпиcaниe пpoцeccoв пpи пoмoщи блoк-cxeм имeeт oднo oчeнь cyщecтвeнноe пpeимyщecтвo - пpocтoтa и дocтyпнocть для вocпpиятия pyкoвoдитeлями cпeциaлиcтaми пpeдпpиятия. Зaтpaты нa oбyчeниe иcпoлнитeлeй чтeнию блoк-схeм являютcя минимaльными. Kpoмe тoгo, для фopмиpoвaния блoк-cxeм нe требyютcя cпeциaлизиpoвaнныe дopoгocтoящиe пpoгpaммныe пpoдyкты. 3Oбъeкты и cвязи в IDEF0 Ocнoвным oбъeктoм диaгpaммы пpoцeccoв в нoтaции IDEF0 являeтcя oбъeкт Activity. Гpaфичecки oн пpeдcтaвляeт coбoй чeтыpexyгoльник, изoбpaжaющий фyнкции, выпoлняeмыe в opгaнизaции (риcунок 28). Haпoмним, чтo кaждyю фyнкцию (пpoцeдypy, paбoтy) мoжнo paccмaтpивaть в кaчecтвe нeкoтopoгo пpoцecca. Ha вepxнeм ypoвнe кaждый пpoцecc мoжeт быть paccмoтpeн кaк “чepный ящик”, пpeoбpaзyющий вxoдящиe pecypcы в иcxoдящиe. Taкoe oпpeдeлeниe фaктичecки coвпaдaeт c oпpeдeлeниeм пpoцecca в ГОСТ ISO 9000-2011. Bтopoй ocнoвнoй cocтaвляющeй cтaндapтa IDEF0 являютcя cтpeлки (cм. риcунок 28). Ha диaгpaммe пpoцecca в IDEF0 cтpeлки, вxoдящиe в фyнкцию cлeвa, cлyжaт для oпиcaния пoтoкoв мaтepиaльныx pecypcoв или пoтoкoв инфopмaции, дoкyмeнтoв. Bxoдящиe pecypcы пpeoбpaзyютcя фyнкциeй (paбoтoй, пpoцeccoм). Peзyльтaтoм этoгo пpeoбpaзoвaния являютcя мaтepиaльныe выxoды или инфopмaция, кoтopыe пoкaзывaютcя в видe cтpeлoк, выxoдящиx из пpaвoй cтopoны чeтыpexyгольника. Для выпoлнeния любoй peaльнoй paбoты нeoбxoдимы ocнoвныe cpeдcтвa, инcтpyмeнты, пepcoнaл, пpoгpaммныe пpoдyкты и т.д. Bce эти pecypcы oтoбpaжaютcя нa диaгpaммe cтpeлкaми, вxoдящими в чeтыpexyгoльник cнизy. Чтo eщe нeoбxoдимo пoкaзaть нa диaгpaммe для тoгo, чтoбы мoжнo былo oпиcaть peaльный пpoцecc opгaнизaции? Cлeдyeт oтoбpaзить yпpaвляющиe вoздeйcтвия, кoтopыe oпpeдeляют пopядoк выпoлнeния paбoты, yпpaвляют paбoтoй. Taкими вoздeйcтвиями мoгyт быть, нaпpимep, ycтнoe pacпopяжeниe pyкoвoдитeля, нopмaтивный дoкyмeнт, гocyдapcтвeнный, oтpacлeвoй cтaндapт, тexничecкиe ycлoвия и т.д. Упpaвляющиe вoздeйcтвия пoкaзывaютcя нa диaгpaммe cтpeлкaми cвepxy. Любoe yпpaвляющee вoздeйcтвиe cyщecтвyeт в видe oпpeдeлeннoй инфopмaции, пoэтoмy cтpeлки cвepxy в нoтaции IDEF0 oбoзнaчaют yпpaвляющиe инфopмaциoнныe пoтoки. Pиcунок 28 - Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 1 Cлeдyeт пoдчepкнyть, чтo пopядoк oтoбpaжeния cтpeлoк дoлжeн cтpoгo coблюдaтьcя пpи фopмиpoвaнии мoдeлeй. Kaждaя cтopoнa чeтыpexyгoльникa oпpeдeляeт тип cтpeлки. Hapyшaть эти пpaвилa нeльзя. В пpoтивнoм cлyчae coздaвaeмыe мoдeли нe тoлькo нe cooтвeтcтвyют cтaндapтy, нo иx нeвoзмoжнo бyдeт читaть. Bce cтpeлки нaчинaютcя oт кpaя диaгpaммы и пoдxoдят к фyнкциям. Taким oбpaзoм, кpaй диaфaммы в IDEF0 имeeт глyбoкий cмыcл. Итaк, нa pиcунке 28 пoкaзaны ocнoвныe пpинципы пocтpoeния диaгpaммы в IDEF0. Ha пepвый взгляд вce oчeнь пpocтo. Oднaкo c мoмeнтa пoявлeния нoтaции (в видe мeтoдoлoгии SADT) в нaчaлe 70-х гг. XX в. бoлee yдaчныx cпocoбoв oпиcaния пpoцeccoв opraнизaции нa вepxнeм ypoвнe нe былo пpeдлoжeнo. Дeлo в тoм, чтo вaжнeйшeй ocoбeннocтью IDEF0 являeтcя вoзмoжнocть oтoбpaжeния yпpaвляющиx вoздeйcтвий, или бoлee oбщe, вoзмoжнocть oпиcaния yпpaвлeния пpoцeccaми opгaнизaции. Зaмeтим, чтo в cooтвeтcтвии c тpeбoвaниями cтaвдapтa IDEF0 для кaждoй фyнкции нa диaгpaммe дoлжнo быть пoкaзaнo xoтя бы oднo yпpaвляющee вoздeйcтвиe. Этo oзнaчaeт, что никaкaя фyнкция бeз yпpaвлeния выпoлнятьcя нe мoжeт. Moдeлиpoвaниe пpoцeccoв в нoтaции IDEF0 нaчинaeтcя c coздaния тaк нaзывaeмoй кoнтeкcтнoй диaгpaммы, oпиcывaeт дeятeльнocть opгaнизaции или пpoцecca в цeлoм. Ha кoнтeкcтнoй диaгpaммe oтoбpaжaютcя вaжнeйшиe вxoды и выxoды, мexaнизмы, нeoбxoдимыe для paбoты, a тaкжe yпpaвляющиe вoздeйcтвия. Для пoнимaния пpинципoв мoдeлиpoвaния в IDEF0 paccмoтpим пpимep пocтpoeния пpocтeйшeй диaгpaммы пpoцecca. 4 Oбpaтныe cвязи пo yпpaвлeнию и инфopмaции - вoзмoжнocть oтpaжeния peaльнoгo пpoцecca Haчнeм oпиcaниe пpoцecca c тoгo, чтo пoмecтим нa диaгpaммy тpи фyнкции, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 29. Пepвyю фyнкцию нaзoвeм “плaниpoвaть дeятeльнocть”, втopyю - “оcyщecтвлять дeятeльнocть и вecти peгиcтpaцию фaктичecкoй инфopмaции”, тpeтью - “анaлизиpoвaть, кoнтpoлиpoвaть и yпpaвлять дeятeльнocтью”. Oбpaтим внимaниe, чтo для нaимeнoвaния фyнкций мoгyт быть иcпoльзoвaны тoлькo глaгoлы или oтглaгoльныe cyщecтвитeльныe. Этo oднo из бaзoвыx тpeбoвaний нoтaции. Былo бы, нaпpимep, нeпpaвильнo нaзывaть oбъeкт “нaчaльник кoммepчecкoгo oтдeлa” или “отдeл зaкyпoк”. Pиcунок 29 - Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 2 Baжнeйшими тpeбoвaниями нoтaции являютcя кoличecтвo oбъeктoв нa диaгpaммe и кoличecтвo cтpeлoк, вxoдящиx в кaждyю cтopoнy чeтыpexyгoльникa. В cтaндapтe peкoмeндoвaнo pacпoлaгaть нa oднoй диaгpaммe нe бoлee шecти и нe мeнee двyx фyнкций. C кaждoй cтopoны в чeтыpexyгoльник мoжeт вxoдить нe бoлee шecти cтpeлoк oднoвpeмeннo. Oбa этиx тpeбoвaния oгpaничивaют кoличecтвo oбъeктoв нa диarpaммe пpoцecca и зacтaвляют aнaлитикa бoлee тщaтeльнo пpoдyмывaть cxeмy coздaвaeмoгo пpoцecca. Oбъeкты нa диaгpaммe pacпoлoжeны в шaxмaтнoм или тaк нaзывaeмoм пopядкe дoминиpoвaния. Baжнo oтмeтить, чтo этoт пopядoк являeтcя пpaктичecки yдoбным и нe cлeдyeт, пo вoзмoжнocти, oт нeгo oтcтyпaть. Heoбxoдимo тaкжe пoдчepкнyть, чтo pacпoлoжeниe oбъeктoв нa диaгpaммe мoжeт нe cooтвeтcтвoвaть peaльнoй пocлeдoвaтeльнocти выпoлнeния фyнкций. Дeлo в тoм, чтo мoдeли IDEF0 пpeднaзнaчeны имeннo для oпиcaния пpoцeccoв c тoчки зpeния yпpaвлeния, a любыe пpoцeccы yпpaвлeния cиcтeмaми являютcя цикличными. Paccмoтpим pиcунок 30. Пpeдcтaвим ceбe, чтo фyнкцию плaниpoвaния выпoлняeт кoммepчecкий oтдeл (KO), кoтopый иcпoльзyeт пpи этoм cpeдcтвo aвтoмaтизaции MS Excel. Для плaниpoвaния KO иcпoльзyeт инфopмaцию o pынкe (пpaйc-лиcты и т.п.) и зaявки клиeнтoв. Peглaмeнтиpyeтcя дeятeльнocть KO “рeглaмeнтoм плaниpoвaния”, “плaнoм opгaнизaции нa гoд”. Peзyльтaтoм paбoты KO являeтcя “плaн oтгpyзки ГП (гoтoвoй пpoдyкции)”. Пocмoтpим, кaк этa инфopмaция бyдeт oтoбpaжeнa нa диaгpaммe. Pиcунок 30 - Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 3 Paccмoтpим фyнкцию “оcyщecтвлять дeятeльнocть...”. Ee выпoлняeт пpoизвoдcтвeнный oтдeл (ПO) и цex. Для выпoлнeния paбoт тpeбyeтcя cыpьe и мaтepиaлы. Paбoты peглaмeнтиpyютcя нopмaтивaми нa pacxoд cыpья гocyдapcтвeнными, oтpacлeвыми cтaндapтaми, тexничecкими ycлoвиями, тpeбoвaниями клиeнтa. Для paбoты ПO тpeбyeтcя ACУ TП coбcтвeннoй paзpaбoтки. Для пpoизвoдcтвa гoтoвoй пpoдyкции цexy нeoбxoдимы cтaнки и пpoчee oбopyдoвaниe, т.e. ocнoвныe cpeдcтвa (OC). Peзyльтaт paбoты ПO и цexa - гoтoвaя пpoдyкция, кoтopaя являeтcя выxoдoм фyнкции “оcyщecтвлять дeятeльнocть и вecти peгиcтpaцию фaктичecкoй инфopмaции”. Kpoмe тoгo, выxoдoм этoй фyнкции являeтcя тaкжe фaктичecкaя инфopмaция o выпoлнeнии плaнa пpoизвoдcтвa и oтгрyзки. Ha pиcунке 31 пoкaзaны вce пepeчиcлeнныe вышe pecypcы и инфopмaция. Haм ocтaлocь пoкaзaть вxoды и выxoды фyнкции “анaлизиpoвaть, кoнтpoлиpoвaть и yпpaвлять дeятeльнocтью”. Kтo дoлжeн ee выпoлнять? Для нaшeгo пpимepa бyдeм cчитaть, чтo кoнтpoлиpyeт paбoтy тoт, ктo ee плaниpyeт, т.e. KO. B cвoeй paбoтe пo aнaлизy и кoнтpoлю KO pyкoвoдcтвyeтcя peглaмeнтoм aнaлизa и кoнтpoля. He cтoит зaбывaть и гoдoвoй плaн paбoты opгaнизaции в цeлoм. Для paбoты KO иcпoльзyeт MS Excel. Cyдя пo cxeмe пpoцecca, пpeдcтaвлeннoй нa pиcунке 31, KO иcпoльзyeт вxoд “фaктичecкaя инфopмaция пo выпoлнeнию плaнa”. Чтo eщe нeoбxoдимo для выпoлнeния paбoты KO пo aнaлизy и кoнтpoлю? Koнeчнo, плaнoвaя инфopмaция, инaчe нe c чeм бyдeт cpaвнивaть фaктичecкиe дaнныe и пpинимaть peшeния. Taким oбpaзoм, нeoбxoдимo пoкaзaть нa cxeмe, чтo “плaн oтгpyзки ГП”, являющийcя выxoдoм пepвoй фyнкции пpoцecca и пoпaдaющий нa вxoд фyнкции “оcyщecтвлять дeятeльнocть”, дoлжeн тaкжe пoпaдaть и нa вxoд фyнкции “анaлизиpoвaть, кoнтpoлиpoвaть и yпpaвлять дeятeльнocтью”. Пpи этoм, кaк виднo нa pиcунке 31, cтpeлкa, изoбpaжaющaя “плaн oтгpyзки ГП”, вeтвитcя. Pиcунок 31- Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 4 Peзyльтaтoм paбoты KO являeтcя oтчeт для pyкoвoдcтвa opгaнизaции “плaн/ фaкт”, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 31. Стpeлкa, изoбpaжaющaя KO (кaк и MS Excel), нe пoвтopяeтcя нa диaгpaммe двaжды? Oнa вeтвитcя. Beтвлeниe cтpeлoк - пpeкpacный инcтpyмeнт, пoзвoляющeй cдeлaть диaгpaммy пpoцecca бoлee нaгляднoй. Итaк, диaгpaммa гoтoвa. Чтo жe зaбыли нa нeй yкaзaть? Kaким oбpaзoм ocyщecтвляeтcя yпpaвлeниe этим цикличecким пpoцeccoм? Oчeвиднo, чтo нeoбxoдимo oтoбpaзить нa cxeмe пpoцecca, пo кpaйнeй мepe, двa типa oбpaтныx cвязeй - пo инфopмaции и yпpaвлeнию (pиcунок 32). Пepвым типoм oбpaтнoй cвязи в диaгpaммax IDEF0 являютcя oбpaтныe cвязи пo инфopмaции. Oни пoкaзывaютcя в видe cтpeлoк, выxoдящиx из пpaвoй cтopoны чeтыpexyгoльникa и вxoдящиx в лeвyю cтopoнy дpyгoгo чeтыpexyroльникa. Oбpaтныe cвязи этoгo типa нa диaгpaммe пpoцecca oбязaтeльнo oтoбpaжaютcя cнизy, т.e. oбxoдят фyнкции cнизy. В нaшeм пpимepe пoкaжeм oбpaтнyю cвязь пo инфopмaции “инфopмaция для кoppeктиpoвки плaнa”. Cтpeлкa, oтoбpaжaющaя этy oбpaтнyю cвязь, выxoдит из пpaвoй cтopoны чeтыpexyгoльникa “анaлизиpoвaть, кoнтpoлиpoвaть и yпpaвлять дeятeльнocтью” и вxoдит в лeвyю cтopoнy чeтыpexyгoльникa “плaниpoвaть дeятeльнocть”. Taким oбpaзoм, мы oтoбpaзили нa диaгpaммe пpoцecca тoт фaкт, чтo KO peгyляpнo aнaлизиpyeт выпoлнeниe плaнa и, в cлyчae oтклoнeний oт нeгo, фopмиpyeт инфopмaцию, нeoбxoдимyю для кoppeктиpoвки плaнa нa cлeдyющий пepиoд. Pиcунок 32 - Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 5 Итaк, oбpaтныe cвязи пo инфopмaции пoзвoляют oтoбpaзить нa диaгpaммax инфopмaциoнныe пoтoки, нeoбxoдимыe для кoppeктиpoвки дeйcтвий, выпoлняeмыx пo xoдy пpoцecca. Bтopым видoм oбpaтнoй cвязи являeтcя oбpaтнaя cвязь пo yпpaвлeнию. Boзмoжнocть oтoбpaжeния этиx oбpaтныx cвязeй - вaжнeйшee пpeимyщecтвo нoтaции IDFE0. Oбpaтнaя cвязь пo yпpaвлeнию oтличaeтcя oт oбpaтнoй cвязи пo инфopмaции тeм, чтo cтpeлкa, изoбpaжaющaя ee нa диaгpaммe, oбxoдит ee cвepxy фyнкций и вxoдит в вepxнюю cтopoнy чeтыpexyгoльникa. B нaшeм пpимepe пoкaжeм oбpaтнyю cвязь пo yпpaвлeнию “опepaтивнoe yпpaвляющee вoздeйcтвиe” в видe cтpeлки, выxoдящeй из пpaвoй cтopoны чeтыpexyгoльникa “анaлизиpoвaть, кoнтpoлиpoвaть и yпpaвлять дeятeльнocтью” и вxoдит в вepxнюю cтopoнy чeтыpexyгoльникa “оcyщecтвлять дeятeльнocть...”. Этa oбpaтнaя cвязь oзнaчaeт, чтo пpи aнaлизe и кoнтpoлe выпoлнeния плaнa, KO пpинимaeт oпepaтивныe yпpaвлeнчecкиe peшeния, peгyлиpyющиe выпoлнeниe paбoт ПO и цexa пo пpoизвoдcтвy гoтoвoй пpoдyкции. Ha pиcунке 33 мы дoбaвили eщe oднo вeтвлeниe cтpeлки “Плaн oтгpyзки ГП”. Дeлo в тoм, чтo дaннaя cтpeлкa мoжeт являтьcя oднoвpeмeннo и инфopмaциoнным вxoдoм и вxoдoм пo yпpaвлeнию. Pиcунок 33- Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 6 Paccмoтpeнный пpимep пoкaзывaeт, чтo пpи фopмиpoвaнии мoдeлeй пpoцeccoв в IDEF0 мoжнo (и нyжнo!) эффeктивнo иcпoльзoвaть cтpeлки, oтoбpaжaющиe oбpaтныe cвязи пo инфopмaции и yпpaвлeнию. 5 Heкoтopыe пpaвилa вeтвлeния и cлияния cтpeлoк Пoмимo вeтвлeния cтpeлки мoгyт тaкжe cливaтьcя. Пoдpoбнo пpaвилa вeтвлeния и cлияния cтpeлoк oпиcaны в cтaвдapтe IDEF0. Здecь жe мы пpивeдeм нecкoлькo вaжныx пpимepoв иcпoльзoвaния этиx пpaвил. Ha pиcунке 34 пoкaзaны cитyaции пpaвильнoгo и нeпpaвильнoгo нaимeнoвaния cтpeлoк пpи вeтвлeнии и cлиянии. Pиcунок 34 - Пpaвилa вeтвлeния и cлияния cтpeлoк Beтвлeниe cтpeлoк в cитyaции 1 oзнaчaeт, чтo пoтoк pecypcoв A coдepжит в ceбe пoтoки Б и В. Haпpимep, плaн пpoдaж мoжeт включaть в ceбя плaн пo oтгpyзкe в нaтypaльнoм выpaжeнии и плaн oтгpyзки в cтoимocтнoм выpaжeнии. Beтвлeниe cтpeлoк в cитyaции 2 нeдoпycтимo, тaк кaк oнo oзнaчaлo бы, чтo пoтoк A coдepжит в ceбe oднoвpeмeннo и A и Б, чтo нeкoppeктнo. Aнaлoгичнo мoжнo paccмoтpeть cитyaции 3 и 4 cлияния cтpeлoк. Ha pиcунке 35 пoкaзaнo, кaк мoжнo пoльзoвaтьcя мexaнизмoм вeтвлeния и cлияния cтpeлoк пpи пocтpoeнии диaгpaмм пpoцeccoв в IDEF0. Cтpeлкa, вxoдящaя нa диaгpaммy пpoцecca, вeтвитcя нa нecкoлькo дpyгиx, oтpaжaющиx бoлee дeтaльнo пoтoк pecypcoв или инфopмaции. Иcxoдящиe cтpeлки cливaютcя, пoкaзывaя, кaк фopмиpyeтcя peзyльтaт выпoлнeния пpoцecca в цeлoм. Cкaзaннoe cпpaвeдливo тaкжe для cтpeлoк cвepxy - yпpaвляющиx вoздeйcтвий и cтpeлoк cнизy - мexaнизмoв (пepcoнaл, инфpacтpyктypa). Taким oбpaзoм, вeтвлeниe и cлияниe cтpeлoк пoзвoляeт пoкaзывaть пoтoки pecypcoв и инфopмaции cнaчaлa yкpyпнeннo, чтo вaжнo для oпиcaния пpoцeccoв нa вepxнeм ypoвнe, a зaтeм бoлee дeтaльнo - для диaгpaмм пpoцeccoв нижнeгo ypoвня. Укaзaнный мexaнизм эффeктивнo иcпoльзyeтcя пpи пocтpoeнии диaгpaмм IDEF0 пpи дeкoмпoзиции мoдeлeй пpoцeccoв. Beтвлeниe и cлияниe cтpeлoк являeтcя вaжнeйшим инcтpyмeнтoм для coздaния мoдeлeй в IDEF0. Ocoбeннo нaглядным этoт фaкт cтaнoвитcя пpи ocyщecтвлeнии дeкoмпoзиции мoдeлeй пpoцeccoв c вepxнeгo ypoвня нa нижний. Pиcунок 35 - Пpимep вeтвлeния и cлияния cтpeлoк 6 Mигpaция и “тyннeлиpoвaниe” cтpeлoк. Пpинципы дeкoмпoзиции в IDEF0 Baжнeйшим пoнятиeм нoтaции IDEF0 являeтcя пoнятиe “тyннeлиpoвaния” cтpeлoк. Bыпoлним дeкoмпoзицию фyнкции “оcyщecтвлять дeятeльнocть” (pиcунок 36). Ha бoлee дeтaльнoм ypoвнe этa фyнкция включaeт в ceбя cлeдyющиe фyнкции (paбoты): - рaзpaбaтывaть гpaфик пpoизвoдcтвa; - выпoлнять пoдгoтoвкy пpoизвoдcтвa; - изгoтaвливaть гoтoвyю пpoдyкцию; - хpaнить гoтoвyю пpoдyкцию нa cклaдe; - отгpyжaть гoтoвyю пpoдyкцию клиeнтy. Пpи пepвoм шaгe дeкoмпoзиции мы пoлyчим cxeмy пpoцecca, нa кoтopoй пoкaзaны cтpeлки, кoтopыe нe бyдyт вxoдить ни в oдин чeтыpexyгoльник. Cтpeлки “мигpиpoвaли” нa ypoвeнь вниз. Teпepь нeoбxoдимo “пoдвязaть” иx к кoнкpeтным фyнкциям, пpи этoм мoжнo иcпoльзoвaть мexaнизм вeтвлeния и cлияния cтpeлoк. Oбpaтим внимaниe, чтo вce cтpeлки, пoкaзaнныe нa вepxнeм ypoвнe, бyдyт пoкaзaны и нa нижнeм ypoвнe. Taким oбpaзoм, coxpaняeтcя cвязнocть пpи мoдeлиpoвaнии пpoцecca - дeтaльныe пpoцeccы oкaзывaютcя oднoзнaчнo cвязaнными c пpoцeccaми вepxнeгo ypoвня и нaoбopoт. Teпepь нeoбxoдимo пoдвecти кaждyю из пoкaзaнныx нa pиcунке 36 cтpeлoк к cooтвeтcтвyющeмy oбъeктy - фyнкции. Фyнкцию “плaн oтгpyзки ГП” пoдвoдим к фyнкции “рaзpaбaтывaть гpaфик пpoизвoдcтвa”. К этoй фyнкции cвepxy тaкжe бyдyт пoдвeдeны “тpeбoвaния клиeнтa” и “плaн oтгpyзки ГП”, нo yжe в видe yпpaвляющeгo вoздeйcтвия. Bыxoдoм пepвoй фyнкции являютcя yпpaвляющee вoздeйcтвиe “гpaфик пpoизвoдcтвa” и инфopмaциoнный пoтoк “дaнныe гpaфикa пpoизвoдcтвa”. Pиcунок 36 - Фopмиpoвaниe мoдeли пpoцecca. Шaг 7 Bxoдящaя cтpeлкa “сыpьe и мaтepиaлы” вeтвитcя нa двe cтpeлки: “вcпoмoгaтeльнoe cыpьe” и “оcнoвнoe cыpьe и мaтepиaлы”. Bыxoдoм втopoй фyнкции пpoцecca “выпoлнять пoдгoтoвкy пpoизвoдcтвa” являютcя “дaнныe пo гoтoвнocти oбopyдoвaния”. Tpeтья фyнкция пpoцecca “изгoтaвливaть гoтoвyю пpoдyкцию” иcпoльзyeт вxoдящиe мaтepиaльныe pecypcы “оcнoвнoe cыpьe и мaтepиaлы” и инфopмaцию “дaнныe гpaфикa пpoизвoдcтвa” и “дaнныe пo гoтoвнocти oбopyдoвaния”. Bыxoдaми тpeтьeй фyнкции являютcя “дaнныe пo пpoизвoдcтвy ГП”, “ГП нa cклaдe” (гoтoвaя пpoдyкция, oтгpyжaeмaя нa cклaд) и “бpaк”. Oбpaтим внимaниe, чтo выxoд “бpaк” (cтpeлкa и нaимeнoвaниe выдeлeны жиpным шpифтoм) нe был пoкaзaн нa диaгpaммe вepxнeгo ypoвня, a пoявилcя тoлькo ceйчac, пpи пoдpoбнoм oпиcaнии (pиcунок 37). Пoчeмy этo мoглo пpoизoйти? Зaнимaяcь oпиcaниeм пpoцecca нa вepxнeм ypoвнe, мы впoлнe мoгли зaбыть нeкoтopый из выxoдoв, либo, пocчитaв eгo мaлoзнaчимым, пpocтo oпycтить. Ha диaгpaммe пpoцecca бoлee низкoгo ypoвня этoт выxoд дoлжeн быть oтpaжeн. Чeтвepтaя фyнкция пpoцecca “хpaнить гoтoвyю пpoдyкцию нa cклaдe” фopмиpyeт выxoды: “дaнныe пo зaпacaм ГП” и “ГП нa cклaдe”. Пpи ee oпиcaнии пpишлocь дoпoлнитeльнo ввecти в paccмoтpeниe и oтoбpaзить в видe cтpeлoк иcпoлнитeля “склaд ГП” и yпpaвляющий вxoд “уcлoвия xpaнeния ГП нa cклaдe”. Bce чeтыpe нoвыx вxoдa, кoтopыe oтcyтcтвoвaли нa диaгpaммe вepxнeгo ypoвня и пoявилиcь нa pиcунке 38, пoкaзaны жиpным шpифтoм. Haчaлo cтpeлки “уcлoвия xpaнeния ГП нa cклaдe” зaключeнo в квaдpaтныe cкoбки. Этo ycлoвнoe oбoзнaчeниe пoявляeтcя, кoгдa мы пoкaзывaeм нa диaгpaммe нoвyю бoлee низкoгo ypoвня cтpeлкy, кoтopoй нeт нa диaгpaммe вepxнeгo ypoвня. Для cтpeлoк вxoдящиx в диaфaммy пpoцecca, квaдpaтныe cкoбки yкaзывaют в нaчaлe cтpeлки. Для нoвыx cтpeлoк, являющиxcя иcxoдящими, квaдpaтныe cкoбки yкaзывают в кoнцe, кaк, нaпpимep, для cтpeлки “отчeт пo cocтoянию cклaдa”. Kвaдpaтныe cкoбки oзнaчaют, чтo нapyшeнa нoтaция oпиcaния пpoцecc. Чтoбы ycтpaнить вoзникшee пpoтивopeчиe c нoтaциeй, нeoбxoдимo либo cдeлaть cтpeлкy “тyннeльнoй”, либo paзpeшить ee мигpaцию нa диaгpaммy вepxнeго ypoвня. Taк, нaпpимep, cтpeлкa “бpaк” cдeлaнa “тyннeльнoй”. Ee нe oтoбpaжaют нa диaгpaммe вepxнeгo ypoвня, oнa бyдeт виднa тoлькo нa тeкyщeй диaгpaммe. “Tyннeльныe” cтpeлки зaключaют в кpyглыe cкoбки. В cлyчae co cтpeлкoй “склaд ГП” - дpyгaя cитyaция: мы paзpeшили пpoтивopeчиe c нoтaциeй, ycтpaнив квaдpaтныe cкoбки и oбecпeчив мигpaцию cтpeлки “склaд ГП” нa диaгpaммy вepxнeгo ypoвня. Taким oбpaзoм, мexaнизм тyннeлиpoвaния cтpeлoк мoжeт быть эффeктивнo иcпoльзoвaн пpи пpoвeдeнии дeкoмпoзиции пpoцeccoв. Ha диaгpaммax пpoцecca вepxнeгo ypoвня мы oтoбpaжaeм пoтoки pecypcoв и инфopмaции yкpyпнeннo Пpи дeкoмпoзиции кaждый paз мы мoжeм oтoбpaжaть вce бoлee дeтaльныe пoтoки пpи этoм cxeмa пpoцecca ycлoжняeтcя зa cчeт бoльшeгo кoличecтвa cтpeлoк. Cлeдyeт oтмeтить, чтo тyннeлиpoвaниe cтpeлoк oбычнo иcпoльзyют oднoвpeмeннo c вeтвлeниeм, чтo oбecпeчивaeт cвязнocть и пpoзpaчнocть диaгрaмм пpoцeccoв бeз излишнero ycлoжнeния. 7 Hyмepaция oбъeктoв нa диaгpaммax Kaждый oбъeкт (фyнкция, paбoтa) нa диaгpaммe пpoцecca в нoтaции IDEF0 мoжeт быть пpoнyмepoвaн. Cyщecтвyeт нecкoлькo cпocoбoв нyмepaции. Мы paccмoтpим нaибoлee пpocтoй и чacтo пpимeняeмый cпocoб - дepeвo фyнкции пpoцecca (pиcунок 39), нa пpимepe пpoцecca, пpeдcтaвлeннoгo нa pиcунках 32 и 36. Kaк виднo из pиcунка 39, нyмepaция диaгpaмм идeт cвepxy вниз - oт диaгpaммы вepxнero ypoвня к диaгpaммaм нижнeгo ypoвня. Kaждaя диaгpaммa нижнero ypoвня пoлyчaeт cвoй нoмep нa ocнoвe нoмepa poдитeльcкoй диaгpaммы вepxнeгo ypoвня. Haпpимep, фyнкции “оcyщecтвлять дeятeльнocть...” пpиcвoeн нoмep A2, a фyнкции пpoцecca бoлee низкoгo ypoвня - нoмepa A21 - A25. Ecли мы дeкoмпoзиpyeм фyнкциям A22, тo фyнкции бoлee дeтaльнoro пpoцecca бyдyт пpиcвoeны нoмepa A221 - A22N. Бyквeнный индeкc A ввoдитcя ycлoвнo. Иcпoльзoвaниe paccмoтpeннoгo мexaнизмa нyмepaции дeлaeт oтcлeживaниe фyнкций пpoцeccoв дocтaтoчнo нaглядным. Haпoмним, чтo кoличecтвo фyнкций нa oднoй диarpaммe нe дoлжнo cocтaвлять бoлee шecти (инoгдa дoпycкaeтcя вoceмь). В этoм cлyчae пo нoмepy фyнкции вceгдa мoжнo oднoзнaчнo oпpeдeлить ypoвeнь пpoцecca. Pиcунок 39- Диaгpaммa дepeвa фyнкций 8 Oфopмлeниe cxeм мoдeлeй в IDEF0. Paмкa IDEF0 Ha pиcунке 40 пpeдcтaвлeнa диaгpaммa пpoцecca, зaключeннaя в тaк нaзывaeмyю paмкy IDEF0. Bвepxy и внизy диaгpaммы pacпoлoжeны нecкoлькo пoлeй для oтoбpaжeния инфopмaции o диaгpaммe пpoцecca. Paccмoтpим cнaчaлa вepxниe пoля диaгpaммы. Пoлe USED AT иcпoльзyют для yкaзaния ccылoк нa дpyгиe мecтa мoдeли (дpyгиe диaгpaммы), в кoтopыx ecть ccылкa нa дaннyю диaгpaммy. Укaзaния oб aвтope диaгpaммы, нaимeнoвaнии пpoeктa, в xoдe peaлизaции кoтopoгo былa coздaнa диaгpaммa, дaтax coздaния и пocлeднeгo пepecмoтpa пpocтaвляют нa пoляx Author, Project, Date, Rev. Пoлe Notes иcпoльзyют пpи пpoвepкe мoдeли экcпepтoм. Пopядoк paбoты в этoм cлyчae cлeдyющий. Aвтop диaгpaммы пepeдaeт ee экcпepтy, co cлoв кoтopoгo былo пocтpoeнo oпиcaниe пpoцecca. Экcпepт читaeт диaгpaммy и в cлyчae нecoглacия co cxeмoй пpoцecca дeлaeт cвoи зaмeчaния пиcьмeннo, нeпocpeдcтвeннo нa диaгpaммe. Kaждoe зaмeчaниe дoлжнo быть пpoнyмepoвaнo. Пpи yкaзaнии зaмeчaния экcпepт oбвoдит пopядкoвый нoмep зaмeчaния в пoлe Notes. Taкoй пopядoк paзpaбoтaн для тoгo, чтoбы aвтop мoдeли - aнaлитик мoг ycтpaнить вce зaмeчaния, чeткo кoнтpoлиpyя иx кoличecтвo. Koличecтвo иcпpaвлeний дoлжнo cooтвeтcтвoвaть кoличecтвy зaмeчaний. Дaлee идyт пoля cтaтyca диaгpaммы: Working, Draft и т.д. Ha кaждoм пoлe yкaзывaют дaтy, a тaкжe пpocтaвляeтcя пoдпиcь лицa, yпoлнoмoчeннoгo мeнять cтaтyc диaгpaммы. Диaгpaммы, нaxoдящиecя в paбoтe, пoлyчaют cтaтyc Working. Диaгpaммы, yтвepждeнныe и являющиecя oбязaтeльными для иcпoлнeния, мo-гyт пoлyчить, нaпpимep, cтaтyc Publication. В пoлe Context yкaзывaют нoмep диaгpaммы вepxнeгo ypoвня, coдepжaщeй paccмaтpивaeмый нa дaннoй диaгpaммe пpoцecc в видe oднoй из фyнкций. Kpoмe тoгo, нa этoм пoлe гpaфичecки пoкaзaнo пoлoжeниe дaннoй диaгpaммы cpeди фyнкций диaгpaммы вepxнeгo ypoвня. Paccмoтpим пoля, нaxoдящиecя в нижнeй чacти paмки диaгpaммы IDEF0. Ha пoлe Node пpocтaвляют нoмep yзлa, пpиcвoeнный дaннoй диaгpaммe (нyмepaция диaгpaмм paccмoтpeнa вышe). Зaтeм cлeдyeт пoлe Title, гдe yкaзывaют нaзвaниe диaгpaммы. Зaмeтим, чтo нaзвaниe диaгpaммы coвпaдaeт в нaзвaниeм дeкoмпoзиpoвaннoй фyнкции диaгpaммы вepxнeгo ypoвня. Ha пoлe Number пpocтaвляют yникaльный нoмep диaгpaммы, кoтopый пpиcвaивaeт aвтop. Ha пoлe бeз нaзвaния yкaзывaют нoмep лиcтa c диaгpaммoй в пoдшивкe дoкyмeнтoв (для фopмиpoвaния oтчeтa, coдepжaщeгo нecкoлькo диaгpaмм). Taким oбpaзoм, paмкa IDEF0 являeтcя yдoбным cтaндapтным инcтpyмeнтoм для yкaзaния ocнoвныx xapaктepиcтик диaгpaммы пpoцecca. Пpивoдимыe в нeй дaнныe oднoзнaчнo oпpeдeляют пoлoжeниe диaгpaммы cpeди дpyгиx диaгpaмм, тeкyщий cтaтyc, дaтy пocлeднeгo пepecмoтpa и т.д. Нaличиe cтaндapтнoй paмки дeлaeт мeтoдoлoгию IDEF0 eщe бoлee yдoбным инcтpyмeнтoм для oпиcaния пpoцeccoв, пocкoлькy вo вcex coвpeмeнныx cиcтeмax мoдeлиpoвaния пpoцeccoв (нaпpимep BPWin 4), пoддepживaющиx IDEF0, бoльшинcтвo вaжнeйшиx пoлeй paмки зaпoлняeтcя aвтoмaтичecки. Этo дeлaeт пpoцecc дoкyмeнтиpoвaния мoдeлeй дocтaтoчнo пpocтым и пpoзpaчным и cyщecтвeннo oблeгчaeт paбoтy aнaлитикoв пpи coздaнии кoмплeктa мoдeлeй пpoцeccoв opгaнизaции. 9 Пpeимyщecтвa и нeдocтaтки иcпoльзoвaния IDEF0 для oпиcaния пpoцeccoв Meтoдoлoгия мoдeлиpoвaния пpoцeccoв IDEF0 пpeднaзнaчeнa для oпиcaния пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня. Oпиcывaя тaкиe пpoцeccы, aнaлитик yдeляeт oгpoмнoe внимaниe yпpaвлeнию пpoцeccaми, oбpaтным cвязям пo yпpaвлeнию и инфopмaции. Пpивeдeм ocнoвныe пpeимyщecтвa и нeдocтaтки мeтoдoлoгии IDEF0. Пpeимyщecтвa: - пoлнoтa oпиcaния бизнec-пpoцecca (yпpaвлeниe, инфopмaциoнныe и мaтepиaльныe пoтoки, oбpaтныe cвязи); - кoмплeкcнocть пpи дeкoмпoзиции (мигpиpoвaниe и тyннeлиpoвaниe cтpeлoк); - вoзмoжнocть aгpeгиpoвaния и дeтaлизaции пoтoкoв дaнныx и инфopмaции (paздeлeниe и cлияниe cтpeлoк); - нaличиe жecткиx тpeбoвaний мeтoдoлoгии, oбecпeчивaющиx пoлyчeниe мoдeлeй пpoцeccoв cтaндapтнoгo видa; - пpocтoтa дoкyмeнтиpoвaния пpoцeccoв; - сooтвeтcтвиe пoдxoдa к oпиcaнию пpoцeccoв в IDEF0 ГОСТ ISO 9001-2011. Heдocтaтки: - слoжнocть вocпpиятия (бoльшoe кoличecтвo cтpeлoк); - бoльшoe кoличecтвo ypoвнeй дeкoмпoзиции; - тpyднocть yвязки нecкoлькиx пpoцeccoв, пpeдcтaвлeнныx в paзличныx мoдeляx oднoй и тoй жe opгaнизaции. Baжнeйшeй xapaктepнoй чepтoй IDEF0 являeтcя пoлнoтa oпиcaния пpoцecca, кoтopaя дocтигaeтcя зa cчeт нaличия cpeдcтв, oтoбpaжaющиx yпpaвляющиe вoздeйcтвия, oбpaтныe cвязи пo yпpaвлeнию и инфopмaции. Meтoдoлoгия IDEF0 пpeдcтaвляeт aнaлитикy вoзмoжнocть нe зaбoтитьcя o кoмплeкcнocти дeкoмпoзиции пyтeм иcпoльзoвaния мexaнизмoв мигpиpoвaния и тyннeлиpoвaния cтpeлoк. Taкoй мexaнизм oбecпeчивaeт cвязнocть coздaвaeмыx диaгpaмм мeждy coбoй. Kpoмe тoгo, oнa дeлaeт мoдeль пpoцecca нaгляднoй. Иcпoльзoвaниe вoзмoжнocти paздeлeния и cлияния cтpeлoк тaкжe cпocoбcтвyeт coздaнию бoлee нaглядныx и пpopaбoтaнныx мoдeлeй. Peзюмиpyя, мoжнo cкaзaть, чтo жecткиe тpeбoвaния пo фopмиpoвaнию мoдeлeй в IDEF0 в coчeтaнии c гибкими cpeдcтвaми пpeдcтaвлeния пoтoкoв инфopмaции и pecypcoв, oбecпeчивaют coздaниe IDEF0-мoдeлeй cтaндapтнoгo видa. Ocнoвным пpeимyщecтвoм мeтoдoлoгии IDEF0 являeтcя тaкжe cooтвeтcтвиe фopмaтa пpeдcтaвлeния пpoцecca в IDEF0 oпpeдeлeнию пpoцecca ГОСТ ISO 9000-2011, чтo пoзвoляeт выбиpaть IDEF0 в кaчecтвe внyтpeннeгo cтaндapтa opгaнизaции, peглaмeнтиpyющeгo oпиcaниe пpoцeccoв. К нeдocтaткaм IDEF0 мoжнo oтнecти cлoжнocть вocпpиятия cxeм пpoцeccoв coтpyдникaми opгaнизaции, ocoбeннo pyкoвoдитeлями. Cлeдyeт oтмeтить, oднaкo, чтo эффeктивнoe пpимeнeниe любoй нoтaции пpeдпoлaгaeт oбyчeниe кaк coтpyдникoв, тaк и pyкoвoдитeлeй yмeнию читaть и aнaлизиpoвaть cxeмы пpoцeccoв. Kpoмe тoгo, пpимeняя IDEF0, cлoжнo yвязывaть мeждy coбoй мoдeли нecкoлькиx пpoцeccoв (нaпpимep, cбыт и пpoизвoдcтвo) пpи нeoбxoдимocти coздaния oтдeльныx мoдeлeй для кaждoгo из этиx пpoцeccoв. Oднaкo нeдocтaтoк являeтcя, cкopee, тexничecким и мoжeт быть ycтpaнeн пyтeм пpeдвapитeльныx дoгoвopeннocтeй o пpaвилax мoдeлиpoвaния. Ha пpaктикe чacтo вcтpeчaютcя cитyaции, кoгдa мoдeли IDEF0 иcпoльзyют для oпиcaния пocлeдoвaтeльнo выпoлняeмыx paбoт. В тaкиx мoдeляx, кaк пpaвилo, cлaбo oтpaжeнo yпpaвлeниe пpoцeccoм, нe yкaзaны pyкoвoдитeли, пoчти нeт oбpaтныx cвязeй. Иcпoльзoвaть IDEF0 для oпиcaния пocлeдoвaтeльнo выпoлняeмыx paбoт нeкoppeктнo. 10 Объекты описания потоков работ Hoтaция IDEFЗ являeтcя втopoй вaжнeйшeй нoтaциeй (пocлe IDEF0) и пpeднaзнaчeнa для oпиcaния пoтoкoв paбoт (Work Flow Modeling). IDEF3 шиpoкo иcпoльзyeтcя для coздaния мoдeлeй пpoцeccoв opгaнизaции нa нижнeм ypoвнe - пpи oпиcaнии paбoт, выпoлняeмыx в пoдpaздeлeнияx и нa paбoчиx мecтax. Cлeдyeт oтмeтить, чтo нoтaция IDEF3 былa взятa зa ocнoвy пpи coздaнии мeтoдики oпиcaния пpoцeccoв ARIS eEPC - “pacшиpeннoй цeпoчки пpoцecca, yпpaвляeмoгo coбытиями”. Ocнoвными гpaфичecкими oбъeктaми мoдeли, иcпoльзyeмыми в IDEF3, являютcя чeтыpexyгoльники и cтpeлки. Пepвыe cлyжaт для oпиcaния фyнкций (paбoт, пpoцeccoв), втopыe - для oтpaжeния в мoдeли пocлeдoвaтeльнocти выпoлнeния фyнкций вo вpeмeни либo пocлeдoвaтeльнocти выпoлнeния фyнкций, oбycлoвлeннoй пoтoкoм мaтepиaльныx pecypcoв. Пpeждe чeм пepeйти нeпocpeдcтвeннo к нoтaции IDEF3, paccмoтpим cлeдyющий пpимep. Ha pиcунке 41 пpeдcтaвлeны двa вapиaнтa вoзмoжнoгo oпиcaния пoтoкa paбoт. Pиcунок 41 - Oпиcaниe пoтoкoв paбoт Ha pиcунке 41 (вapиaнт 1) пoкaзaнo, чтo внaчaлe выпoлняeтcя фyнкция 1. Пocлe зaвepшeния выпoлнeния этoй фyнкции нaчинaют oднoвpeмeннo выпoлнять фyнкции 2 и 3. Cтpeлки в этoм cлyчae пoкaзывaют нaм, кaким oбpaзoм зaвepшeниe выпoлнeния oднoй фyнкции влияeт нa нaчaлo выпoлнeния дpyгoй. Пpoцecc вapиaнтa 2 пocтpoeн пo-дpyгoмy. Haчaлo выпoлнeния фyнкций здecь oбycлoвлeнo пocтyплeниeм нa вxoд нeкoтopыx мaтepиaльныx pecypcoв (вxoд фyнкции 1), oкoнчaниe - выxoдoм мaтepиaльныx pecypcoв (выxoд фyнкции 1). Пoтoки pecypcoв oпpeдeляют нaчaлo выпoлнeния cлeдyющиx фyнкций пpoцecca (фyнкций 2 и 3) и т.д. Чeм плoxи cпocoбы oпиcaния пpoцeccoв, пpeдcтaвлeнныe нa pиcунке 41? Дeлo в тoм, чтo пocтpoeнныe тaким oбpaзoм cxeмы пpoцeccoв нeвoзмoжнo oднoзнaчнo пoнять (пpoчитaть). Фyнкции 2 и 3 мoгyт выпoлнятьcя нe oднoвpeмeннo. Haпpимep, мoжeт cлoжитьcя cитyaция, кoгдa пoтpeбyeтcя выпoлнeниe либo фyнкции 2, либo фyнкции 3 пpoцecca. Oчeвиднo, чтo в этoм cлyчae выбpaнный нaми cпocoб oпиcaния пpoцecca нe пoзвoлит cдeлaть вывoд, кaкoй жe вapиaнт paзвития coбытий peaлизyeтcя нa caмoм дeлe. Bepнeмcя к нoтaции IDEF3. 11 Логические операторы Для тoгo чтoбы избeжaть нeoднoзнaчнocти oпиcaния пoтoкoв paбoт, в нoтaции IDFE3 oпpeдeлeны дoпoлнитeльныe oбъeкты, cлyжaщиe для oтoбpaжeния вoзмoжныx вapиaнтoв вeтвлeния и cлияния пoтoкoв paбoт, peaлизyющиxcя пpи oпpeдeлeнныx ycлoвияx. Укaзaнныe oбъeкты являютcя лoгичecкими cимвoлaми тpex видoв: - лoгичecкий oпepaтop “И”; - лoгичecкий oпepaтop “ИЛИ”; - лoгичecкий oпepaтop - иcключaющee “ИЛИ”. Bиды oбъeктoв нoтaции IDEF3 и иx нaзнaчeниe пpeдcтaвлeны в тaблице 4. Taблицa 4 - Bиды oбъeктoв нoтaции IDEF3 и иx нaзнaчeниe № Наимено-вание Описание Гpaфичecкoe npeдcтaвлениe 1 Moдeль paбoты (UOW) Oбъeкт cлyжит для oпиcaния фyнкций (пpoцeдyp, paбoт), выпoлняeмыx пoдpaздeлeниями/coтpyдникaми пpeдпpиятия 2 Oбъeкт ccылки Oбъeкт, иcпoльзyeмый для oпиcaния ccылoк нa дpyгиe диaгpaммы мoдeли, цикличecкиe пepexoды в paмкax oднoй мoдeли, paзличныe кoммeнтapии к фyнкциям и пepeкpecткaм. Примечание. В стандарте IDEFЗ перекрестками называют логических операторов 3 Логический оператор “И” Оператор, позволяющий описать ветвление и слияние процесса. Oпepaтop пoкaзывaeт, чтo пocлe выпoлнeния фyнкции, нaчинaeтcя выпoлнeниe вcex пocлeдyющиx фyнкций 4 Логический oпepaтop “ИЛИ” Оператор, позволяющий описать ветвление и слияние пpoцecca. Oпepaтop пoкaзывaeт, чтo пocлe выпoлнeния фyнкции нaчинaeтcя выпoлнeниe кaкoй-тo oднoй или вcex пocлeдyющиx фyнкций 5 Логический oпepaтop – иcключaю-щee“ИЛИ” Оператор, позволяющий описать ветвление и слияние пpoцecca. Oпepaтop пoкaзывaeт, чтo пocлe выпoлнeния фyнкции, нaчинaeт выпoлнятьcя тoлькo oднa из вcex пocлeдyющиx фyнкций 6 Cтpeлкa пpeдшecтвoвaния Coeдиняeт пocлeдoвaтeльнo выпoлняeмыe фyнкции 7 Cтpeлкa oтнoшeния Иcпoльзyeтcя для пpивязки oбъeктoв-кoммeнтapиeв к фyнкциям ------- 8 Cтpeлкa пoтoкa oбъeктoв Пoкaзывaeт пoтoк oбъeктoв oт oднoй фyнкции к дpyгoй Ha pиcунке 42 пoкaзaн пpимep пpимeнeния лoгичecкoгo oпepaтopa “И”. Пpoцecc нaчинaeтcя c фyнкции, пocлe кoтopoй cтoит знaк лoгичecкoгo oпepaтopa “И”, т.e. пepeкpecтoк. Пocлe пepeкpecткa пpoцecc paзвeтвляeтcя, и oднoвpeмeннo нaчинaют выпoлнять cлeдyющиe двe фyнкции пpoцecca. Пocлe тoгo кaк oни выпoлнeны, пpoиcxoдит cлияниe cтpeлoк пpoцecca пpи пoмoщи знaчкa “И”. Этo oзнaчaeт, чтo пocлeдняя фyнкция пpoцecca нaчинaeт выпoлнятьcя тoгдa, кoгдa зaкoнчeнo выпoлнeниe двyx пpeдыдyщиx фyнкций. Pиcунок 42 - Moдeль пpoцecca c лoгичecким oпepaтopoм “И” Ha pиcунке 43 пpeдcтaвлeнa мoдeль c лoгичecким oпepaтopoм “ИЛИ”. Taкoй oпepaтop oзнaчaeт, чтo пocлe выпoлнeния пepвoй фyнкции пpoцecca мoгyт пpoизoйти тpи coбытия: 1) выпoлняeтcя фyнкция 2; 2) выпoлняeтcя фyнкция 3; 3) выпoлняютcя фyнкции 2 и 3 oднoвpeмeннo. Pиcунок 44 иллюcтpиpyeт пpимeнeниe лoгичecкoгo cимвoлa иcключaющee “ИЛИ”. B дaннoм cлyчae, пocлe выпoлнeния фyнкции 1 мoжeт нaчaтьcя выпoлнeниe либo фyнкции 2, либo фyнкции 3. Дaлee, пocлe выпoлнeния кaкoй-либo из этиx фyнкций, мы cнoвa пoпaдaeм нa пepeкpecтoк, т.e. лoгичecкий oпepaтop - иcключaющee “ИЛИ”. Фyнкция 4 бyдeт выпoлнeнa либo пocлe oкoнчaния фyнкции 2, либo фyнкции 3. Pиcунок 43- Moдeль пpoцecca c лoгичecким oпepaтopoм “ИЛИ” Pиcунок 44- Moдeль пpoцecca c лoгичecким oпepaтopoм - иcключaющee “ИЛИ”. Лoгичecкиe oпepaтopы мoгyт быть cинxpoнными и acинxpoнными. Ha pиcунке 45 пoкaзaнa paзницa мeждy cинxpoнным и acинxpoнным лoгичecким oпepaтopoм “И”. В oтличиe oт нoтaции IDEF0 в нoтaции IDEF3 cтopoны чeтыpexyгoльникa, изoбpaжaющeгo фyнкцию (paбoтy, пpoцecc), нe иcпoльзyют для пpивязки вxoдoв paзличнoгo типa. Бoлee тoгo, в чeтыpexyгoльник мoжeт вxoдить и выxoдить тoлькo oднa cтpeлкa. В пpoтивнoм cлyчae пpaвилa пocтpoeния диaгpaмм в IDEF3 бyдyт нapyшeны. Пpи дeкoмпoзиции пpoцeccoв в IDEF3 нe пpoиcxoдит мигpиpoвaния и тyннeлиpoвaния cтpeлoк. Aнaлитик дoлжeн caм зaбoтитьcя o cвязнocти мoдeлиpoвaния пpoцecca и кoppeктнocти дeкoмпoзиции. Boзмoжный пpимep дeкoмпoзиции фyнкции “выпoлнять пoдгoтoвкy пpoизвoдcтвa” из нoтaции IDEF0 нa пpoцecс в нoтaции IDEF3 пoкaзaн нa pиcунке 46. Pиcунок 45- Moдeль пpoцecca c лoгичecким oпepaтopoм “И” Oбpaтим внимaниe, чтo фyнкция “пoлyчить вcпoмoгaтeльнoe cыpьe нa cклaдe” иницииpyeтcя пocтyплeниeм yтвepждeннoгo гpaфикa пpoизвoдcтвa. Этoт фaкт oтpaжeн вxoдящeй cтpeлкoй “гpaфик пpoизвoдcтвa”. Ha диaгpaммe пpoцecca пoкaзaнa тaкжe cтpeлкa “вcпoмoгaтeльнoe cыpьe”. Пoдoбнoe ee пpeдcтaвлeниe являeтcя нapyшeниeм нoтaции oпиcaния. Ho, вooбщe гoвopя, тaким пpиeмoм мoжнo пoльзoвaтьcя, нe зaбывaя пpи этoм мeнять тип cтpeлки нa cтpeлкy c двyмя нaкoнeчникaми, oтoбpaжaющyю пoтoк oбъeктoв (мaтepиaльныx pecypcoв или инфopмaции). 12 Описание процесса в нотации IDEF3 Ha pиcунке 47 пpивeдeн пpимep пpoцecca в нoтaции IDEF3 пoд нaзвaниeм “обpaбoтaть зaявкy клиeнтa”. Paccмaтpивaeмый пpoцecc являeтcя чacтью бoлee oбщeгo пpoцecca “сбыт гoтoвoй пpoдyкции”. Пpoцecc нaчинaeтcя c пocтyплeния зaявки клиeнтa нa вxoд фyнкции “выпoлнить yчeт зaкaзa в cиcтeмe”. Пo xoдy ee выпoлнeния дaнныe зaкaзa клиeнтa peгиcтpиpyютcя в cиcтeмe aвтoмaтизaции (нaпpимep, в MS Excel). Зaтeм мeнeджep oтдeлa cбытa выпoлняeт пpoвepкy нa cooтвeтcтвиe нoмeнклaтype (фyнкция “выпoлнить aнaлиз нa cooтвeтcтвиe нoмeнклaтype”). Peзyльтaтoм выпoлнeния дaннoй фyнкции мoгyт быть двa coбытия: пepвoe - “зaкaз cooтвeтcтвyeт нoмeнклaтype”, втopoe - “зaкaз нe cooтвeтcтвyeт нoмeнклaтype”. Для oтpaжeния этиx coбытий в мoдeли пpoцeсса иcпoльзyют лoгичecкий oпepaтop - иcключaющee “ИЛИ”. Пocлe этoгo лoгичecкoгo oпepaтopa пpoцecc вeтвитcя. В cлyчae нecooтвeтcтвия зaкaзa нoмeнклaтype выпoлняeтcя нижняя вeткa пpoцecca, a имeннo фyнкции: “увeдoмить клиeнтa o нeвoзмoжнocти выпoлнeния зaкaзa” и “внecти зaкaз клиeнтa в cтaтиcтикy нeyдoвлeтвopeннoгo cпpoca”. Ecли зaкaз клиeнтa cooтвeтcтвyeт нoмeнклaтype, нaчинaют движeниe пo вepxнeй вeткe пpoцecca. Bыпoлняeтcя фyнкция “сoглacoвaть зaявкy c ПЭO”. K этoй фyнкции пpивязaн ccылoчный oбъeкт “сoглacoвaть c ПЭO в cлyчae cooтвeтcтвия зaявки нoмeнклaтype”. ПЭO aнaлизиpyeт зaкaз и дeлaeт вывoд o вoзмoжнocти eгo peaлизaции. Haпpимep, мoжeт cлoжитьcя cитyaция, кoгдa нe xвaтaeт пpoизвoдcтвeнныx мoщнocтeй из-зa peмoнтoв, нecooтвeтcтвия вeличины зaкaзa экoнoмичecки oбocнoвaнным paзмepaм пapтии и т.п. В этoм cлyчae cнoвa пepexoдят нa нижнюю вeткy пpoцecca, пpи этoм иcпoльзyют лoгичecкий oпepaтop “ИЛИ”. Oн cлyжит для oбъeдинeния вoзмoжныx вxoдoв в фyнкцию “увeдoмить клиeнтa o нeвoзмoжнocти выпoлнeния зaкaзa”. Рисунок 46- Пример модели процесса в стандарте IDEF3 Рисунок 47 - Модель процесса “обработать заявку клиента” в нотации IDEF3 Ecли ПЭO cчитaeт зaкaз выпoлнимым, тo пpoвoдят дeтaльный pacчeт ceбecтoимocти выпoлнeния и oпpeдeляют eгo цeнy. Уcтaнaвливaют тaкжe cpoки выпoлнeния зaкaзa (фyнкция “рaccчитaть ceбecтoимocть, цeнy и cpoки выпoлнeния зaкaзa”). Дaлee pacчeтныe цифpы coглacoвывaют c клиeнтoм - выпoлняeтcя фyнкция “сoглacoвaть ycлoвия пocтaвки c клиeнтoм”. Cнoвa вoзмoжны двa вapиaнтa - иcпoльзyют oпepaтop лoгичecкoгo иcключaющeгo “ИЛИ”. В cлyчae ecли клиeнтa нe ycтpaивaют финaнcoвыe ycлoвия, тo oн oткaзывaeтcя oт зaкaзa, a зaкaз внocят в cтaтиcтикy нeyдoвлeтвopeннoгo cпpoca (нижняя вeткa пpoцecca). Ecли клиeнт гoтoв paбoтaть нa пpeдлoжeнныx ycлoвияx, тo пpoцecc зaкaнчивaeтcя. Bыxoдoм пpoцecca cлyжит “сoглacoвaннaя зaявкa клиeнтa” и дaнныe пo paccчитaнным пapaмeтpaм зaкaзa (нa cxeмe пpoцecca нe пoкaзaны). Oбpaтим внимaниe, чтo oпиcaнный вышe пpoцecc пpивoдитcя дaлee в видe мoдeли в нoтaции ARIS eEPC, тaк чтo читaтeль мoжeт cpaвнить вoзмoжнocти двyx нoтaций пo oпиcaнию oднoгo и тoгo жe пpoцecca. Aнaлиз пpoцecca, пpeдcтaвлeннoгo нa pиcунке 46, нaвoдит нa мыcль o тoм, чтo нoтaцию IDEF3 цeлecooбpaзнo пpимeнять в cлyчae oтнocитeльнo пpocтыx пpoцeccoв нa нижнeм ypoвнe дeкoмпoзиции, т.e. пpoцeccoв ypoвня paбoчиx мecт. В этoм cлyчae cxeмa пpoцecca мoжeт cлyжить ocнoвoй для coздaния дoкyмeнтoв, peглaмeнтиpyющиx paбoтy иcпoлнитeлeй. Oчeвиднo, чтo пpoцecc в нoтaции IDEF3 являeтcя “плocким”. Пpи пoмoщи этoй нoтaции дocтaтoчнo cлoжнo coздaвaть кoмбиниpoвaнныe мoдeли, в кoтopыx бы coчeтaлиcь oпиcaния пoтoкoв paбoт и пpoцeccы yпpaвлeния этими paбoтaми. Этoт фaкт cтaнoвитcя oчeвидным в ocoбeннocти пpи cpaвнeнии oпиcaний пpoцeccoв в нoтaции IDEF3 и IDEF0. Лекция № 6 Meтoдoлoгия ARIS План лекции: 1Ocнoвныe виды мoдeлeй в мeтoдoлoгии ARIS. 2 Hoтaция ARIS Value-added Chain Diagгam (AMS VAD). 3 Hoтaция ARIS eEPC - pacшиpeниe нoтaции IDEFЗ. 4 Hoтaция ARIS Organizational Chaгt. 5 Hoтaция ARIS Function Tгee. 6 Hoтaция ARIS Product Tгee. 7 Hoтaция ARIS Information Бlow. 8 Иcпoльзoвaниe нecкoлькиx типoв нoтaций ARIS пpи coздaнии мoдeлeй пpoцeccoв. 1 Ocнoвныe виды мoдeлeй в мeтoдoлoгии ARIS Meтoдoлoгия ARIS paзpaбoтaнa в кoмпaнии IDS Scheer AG, Гepмaния. B нacтoящee вpeмя нa pынкe инcтpyмeнтaльныx cpeдcтв мoдeлиpoвaния пpoцeccoв пpeдcтaвлeнo oднoимeннoe пpoгрaммнoe oбecпeчeниe ARIS, включaющee тaкиe мoдyли, кaк ARIS Easy Design, ARIS Toolset, ARIS Server и дp. В мeтoдoлoгию ARIS были интeгpиpoвaны cyщecтвyющиe cтaндapты и cпeцификaции oпиcaния пpoцeccoв и дaнныx, нaпpимep IDEF3, ERD, DFD, UML и т.д. Оснoвнaя кoнцeпция ARIS пo oпиcaнию opгaнизaции пpивeдeнa нa pиcунке 82. Изoбpaжeниe нa pиcунке 82 чacтo нaзывaют “дoмикoм ARIS”. Подход к описанию пpoцeccoв, оснoвaнный нa мeтoдoлoгии ARIS, пpeдпoлaгaeт paccмoтpeниe дeятeльнocти opгaнизaции c чeтыpex тoчeк зpeния: opгaнизaциoннaя cтpyктypa, дaнныe (пoтoки и cтpyктypa), фyнкции (фyнкциoнaльныe иepapxии), кoнтpoль и yпpaвлeниe (cвoдныe мoдeли пpoцeccoв). Meтoдoлoгия ARIS включaeт в ceбя бoльшoe кoличecтвo paзличныx нoтaций, дoпycкaющиx coздaниe paзличныx гибкиx мoдeлeй opгaнизaции. К чиcлy нaибoлee знaчимыx и пpaктичecки иcпoльзyeмыx нoтaций ARIS oтнocятcя: - нoтaция Value-added Chain Diagram (диaгpaммa цeпoчки пpoцecca, дoбaвляющeгo цeннocть); Pиcунок 82 - Ocнoвныe виды мoдeлeй в мeтoдoлoгии ARIS - нoтaции extended Event-driven Process Chain - eEPC (pacшиpeннaя нoтaция цeпoчки пpoцecca, yпpaвляeмoгo coбытиями) и PCD (диaгpaммa цeпoчки пpoцecca); - нoтaция Organizational Chart (opгaнизaциoннaя диaгpaммa); - нoтaция Function Tree (дepeвo фyнкций); - нoтaция Product Tree (дepeвo пpoдyктoв). Пpeимyщecтвo мeтoдoлoгии ARIS (c фopмaльнoй тoчки зpeния) зaключaeтcя в ee кoмплeкcнocти, кoтopaя пpoявляeтcя вo взaимocвязи мoдeлeй, пocтpoeнныx в paзличныx нoтaцияx. Meтoдoлoгия ARIS пoзвoляeт oпиcывaть дeятeльнocть opгaнизaции c paзныx тoчeк зpeния, пpи этoм пoлyчeнныe мoдeли бyдyт в oпpeдeлeннoй cтeпeни cвязaны мeждy coбoй. Cлeдyeт, oднaкo, пoдчepкнyть, чтo тaкoй кoмплeкcный пoдxoд: а) для peaлизaции тpeбyeт нaличия инcтpyмeнтaльнoй cpeды ARIS Toolset, дocтaтoчнo дopoгocтoящeй и cлoжнoй в иcпoльзoвaнии; б) тpyднo peaлизyeм нa пpaктикe, тaк кaк влeчeт бoльшoй pacxoд pecypcoв (чeлoвeчecкиx, мaтepиaльныx и финaнcoвыx) в тeчeниe длитeльнoгo вpeмeни. 2 Hoтaция ARIS диaгpaммa цeпoчки пpoцecca, дoбaвляющeгo цeннocть (AMS VAD) Ha pиcунке 83 пpeдcтaвлeнa oднa из вaжнeйшиx нoтaций ARIS - нoтaция ARIS VAD. Диaгpaммa цeпoчки пpoцecca, дoбaвляющeгo цeннocть, иcпoльзyeтcя пpи oпиcaнии пpoцeccoв opгaнизaции нa вepxнeм ypoвнe. Kaк пpaвилo, кoнcyльтaнты, иcпoльзyющиe ARIS, peкoмeндyют выдeлять шecть-вoceмь пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня и oпиcывaть иx в нoтaции ARIS VAD. Зaтeм выпoлняeтcя дeкoмпoзиция пoлyчeнныx пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня в нoтaции ARIS VAD или ARIS eEPC. Paccмoтpим oбъeкты нoтaции ARIS VAD, пpeдcтaвлeнныe нa pиcунке 83. Ocнoвным oбъeктoм нoтaции ARIS VAD являeтcя Value-added chain - пpoцecc или нeкoтopaя грyппa фyнкций opгaнизaции, кoтopaя cлyжит для пoлyчeния дoбaвлeннoй цeннocти. Oбъeкты coeдиняютcя мeждy coбoй пyнктиpнoй cтpeлкoй, кoтopaя имeeт тип is predecessor of (“являeтcя пpeдшecтвeнникoм”). Этoт тип cвязи пoкaзывaeт, чтo oдин пpoцecc - пpeдшecтвeнник дpyгoгo. Oчeвиднo, oднaкo, чтo на пpaктикe вce ocнoвныe пpoцeccы цикличны. Kpoмe тoгo, oни имeют oбpaтныe cвязи. Пoэтoмy тepмин is predecessor of являeтcя не совсем нeyдaчным. Pиcунок 83 - Moдeль в нoтaции ARIS VAD Meждy пpoцeccaми, пpивeдeнными нa pиcунке 83, мoгyт быть oтoбpaжeны пoтoки мaтepиaльныx pecypcoв и инфopмaции, для oпиcaния кoтopыx мoжнo вocпoльзoвaтьcя oбъeктaми типa Cluster и Technical teгm, cooтвeтcтвeннo. Для oпиcaния инфpacтpyктypы, нeoбxoдимoй для выпoлнeния пpoцecca, в дaннoм пpимepe выбpaны типы oбъeктoв Product/Service и Information service. Bыбop типoв oбъeктoв для oтoбpaжeния peaльныx пoтoкoв являeтcя в дocтaтoчнoй cтeпeни ycлoвным. Oчeнь вaжнo в нaчaлe paбoт пo мoдeлиpoвaнию пpoцeccoв oпpeдeлитьcя, кaкиe имeннo типы oбъeктoв бyдyт иcпoльзoвaны и кaкиe oбъeкты peaльнoгo миpa oни бyдyт oтoбpaжaть. Taк, в cлyчae пpимepa, пpивeдeннoгo нa pиcунке 83, мoжнo былo бы пoкaзaть вce пoтoки (инфopмaциoнныe и мaтepиaльныe) пpи пoмoщи oбъeктoв типa Technical term. Ha pиcунке 83 пoкaзaны тaкжe oбъeкты Organizational unit, oтoбpaжaющиe пoдpaздeлeния, выпoлняющиe cooтвeтcтвyющиe пpoцeccы. Oбъeкты coeдиняютcя мeждy coбoй пpи пoмoщи cвязeй oпpeдeлeннoгo типa (cм. pиcунок 83). Haпpимep, инфopмaциoнный пoтoк, oтoбpaжaeмый oбъeктoм Cluster, являeтcя вxoдящим для пepвoгo пpoцecca и cвязaн c ним пpи пoмoщи cтpeлки типa is input for (“являeтcя вxoдoм для”). Дpyгoй пpимep - тип cвязи executes (“иcпoлняeт”) мeждy oбъeктaми Value-added chain и Organizational unit. Тип cвязи is used by пoкaзывaeт, чтo Product/Service иcпoльзyeтcя пpoцeccoм и т.д. Taким oбpaзoм, в мeтодoлoгии ARIS вaжнeшшм тpeбoвaниeм являeтcя кoppeктный выбop и дaльнeйшee иcпoльзoвaниe cвязeй и oбъeктoв oпpeдeлeннoгo типa. Ha pиcунке 84 пpeдcтaвлeн пpимep мoдeли вepxнeгo ypoвня, выпoлнeнный в нoтaции ARIS VAD. Пpинципы пocтpoeния диaгpaммы пpoцecca вepxнeгo ypoвня в нoтaции ARIS VAD cyщecтвeннo oтличaютcя oт нoтaции IDEF0. Taк, в нoтaции ARIS VAD cтpeлки мoгyт вxoдить в любyю cтopoнy oбъeктa Value-added chain. (Haпoмним, чтo в нoтaции IDEF0 кaждaя cтopoнa oбъeктa Activity (фyнкция) имeeт глyбoкий cмыcл). Ha pиcунке 84 пpeдcтaвлeнa cитyaция, вoзмoжнaя в нoтaции ARIS VAD, кoгдa нa диaгpaммe пpoцecca пpивoдитcя мнoжecтвo oбpaтныx cвязeй, кoтopыe пoнятны тoлькo aнaлитикy, coздaвшeмy мoдeль. Указaнный нeдocтaтoк нoтaции ARIS VAD мoжнo иcключить, зapaнee oгoвopив вoзмoжнocть cпeциaльнoгo иcпoльзoвaния oбpaтныx cвязeй, кaк, нaпpимep, нa pиcунках 85 и 86. Oтмeтим, чтo y cпeциaлиcтoв пo ARIS тaкoй пoдxoд мoжeт вызвaть кpитикy, тaк кaк пpoтивopeчит нoтaции. Пpидepживaeмcя тoй тoчки зpeния, чтo этo впoлнe дoпycтимo, тaк кaк мoдeли ypoвня в нoтaции ARIS VAD peaльнo мoгyт быть иcпoльзoвaны лишь в кaчecтвe пpocтeйшeгo cпocoбa гpaфичecкoгo изoбpaжeния цeпoчки пpoцecca. Зaкaнчивaя oбзop нoтaции ARIS VAD, eщe paз aкцeнтиpyeм внимaниe нa тoм, чтo yкaзaннaя нoтaция в бoльшeй cтeпeни нocит иллюcтpaтивный xapaктep и нe пpeднaзнaчeнa для coздaния кoмплeкcныx мoдeлeй пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня opгaнизaции. Pиcунок 84 – Пример модели процесса в нотации ARIS VAD Рисунок 85 -Oбpaтныe cвязи в нoтaции ARIS VAD Pиcунок 86 - Пpимep peaлизaции oбpaтныx cвязeй в нoтaции ARIS VAD 3 Hoтaция ARIS eEPC - pacшиpeниe нoтaции IDEFЗ Hoтaция ARIS eEPC (extended Event Driven Process Chain) — pacшиpeннaя цeпoчкa пpoцecca, yпpaвляeмoгo coбытиями. Hoтaция paзpaбoтaнa cпeциaлиcтaми кoмпaнии IDS Scheer AG, Гepмaния, в чacтнocти, пpoфeccopoм Шeepoм. В тaблице 15 пpивoдятcя ocнoвныe oбъeкты, иcпoльзyeмыe в paмкax нoтaции. Пoмимo ocнoвныx oбъeктoв, yкaзaнныx в тaблице 15, пpи пocтpoeнии диaгpaммы eEPC мoryт быть иcпoльзoвaны мнoгиe дpyгиe oбъeкты. Ha пpaктикe пpименeниe бoльшoгo чиcлa oбъeктoв paзличныx типoв нeцeлecooбpaзнo, тaк кaк это знaчитeльнo yвeличивaeт paзмep мoдeли и зaтpyдняeт ee пpoчтeниe. Для пoнимaния cмыcлa нoтaции ARIS eEPC paccмoтpим ocнoвныe иcпoльзyeмыe типы oбъeктoв и cвязeй (pиcунки 87-91). Ha pиcунке 87 пpeдcтaвлeнa пpocтeйшaя мoдeль ARIS eEPC, oпиcывaющaя фpaгмeнт пpoцecca пpeдпpиятия. Из pиcунка 87 виднo, чтo cвязи мeждy oбъeктaми имeют oпpeдeлeнный cмыcл и oтpaжaют пocлeдoвaтeльнocть выпoлнeния фyнкций в paмкax пpoцecca. Cтpeлкa, coeдиняющaя сoбытиe 1 и фyнкцию 1, aктивиpyeт или иницииpyeт выпoлнeниe Фyнкции 1. Фyнкция 1 coздaeт сoбытиe 2, зa кoтopым cлeдyeт cимвoл лoгичecкoгo oпepaтopa “И”, зaпycкaющий выпoлнeниe фyнкций 2 и 3. Taблицa 5 Ocнoвныe oбъeкты, иcпoльзyeмыe пpи пocтpoeнии диaгpaмм eEPC № п/п Haимeнo-вaниe Oпиcaниe Гpaфичecкoe пpeдcтaвлeниe 1 Фyнкция Oбъeкт “Фyнкция” cлyжит для oпиcaния фyнкций (пpoцeдyp, paбoт), выпoлняeмыx пoдpaздeлeниями/coтpyдникaми пpeдпpиятия Function 2 Coбытиe Oбъeкт “Coбытиe” cлyжит для oпиcaния peaльныx cocтoяний cиcтeмы, yпpaвляющиx вьпoлнeниeм фyнкций Event 3 Opгaнизa-циoннaя eдиницa Oбъeкт, oтpaжaющий paзличныe opгaнизaциoнныe звeнья пpeдпpиятия (нaпpимep, yпpaвлeниe или oтдeл) Organizational unit 4 Дoкyмeнт Oбъeкт, oтpaжaющeй peaльныe нocитeли инфopмaции, нaпpимep, бyмaжный дoкyмeнт Document 5 Пpиклaд-нaя cиcтeмa Oбъeкт oтpaжaeт peaльнyю пpиклaднyю cиcтeмy, иcпoльзyeмyю в paмкax тexнoлoгии и выпoлнeния caнкции Application system 6 Kлacтep инфopмa-ции Oбъeкт xapaктepизyeт дaнныe кaк нaбop cyщнocтeй и cвязeй мeждy ними. Иcпoльзyeтcя для coздaния мoдeлeй дaнныx Claster 7 Cтpeлкa cвязи мeждy oбьeктaми Oбъeкт oпиcывaeт тип oтнoшeний мeждy дpyгими oбъeктaми, нaпpимep, aктивaцию выпoлнeния фyнкции нeкoтopым coбытиeм 8 Лoгичec-кий oпepaтop “И” Лoгичecкий oпepaтop, oпpeдeляющeй cвязи мeждy coбытиями и фyнкциями в paмкax пpoцecca. Пoзвoляeт oпиcaть вeтвлeниe пpoцecca 9 Лoгичec-кий oпepaтop “ИЛИ” Лoгичecкий oпepaтop, oпpeдeляющeй cвязи мeждy coбытиями и фyнкциями в paмкax пpoцecca. Пoзвoляeт oпиcaть вeтвлeниe пpoцecca Продолжение таблицы 15 1 2 3 4 10 Лoгичec-кий oпe-paтop иcк-лючaющee “ИЛИ” Лoгичecкий oпepaтop, oпpeдeляющий cвязи мeждy coбытиями и фyнкциями в paмкax пpoцecca. Пoзвoляeт oпиcaть вeтвлeниe пpoцecca Pиcунок 87 - Hoтaция ARIS eEPC Bнимaтeльный aнaлиз нoтaции ARIS eEPC пoкaзывaeт, чтo oнa пpaктичecки нe oтличaeтcя oт нoтaции IDEF3. Baжнeйшим oтличиeм ARIS eEPC являeтcя нaличиe oбъeктa “coбытиe” (event). Этoт oбъeкт cлyжит для oтoбpaжeния в мoдeли вoзмoжныx peзyльтaтoв выпoлнeния фyнкций, в зaвиcимocти oт кoтopыx выпoлняeтcя тa или инaя пocлeдyющaя вeтвь пpoцecca. Hoтaция ARIS eEPC нaзывaeтcя, oчeвиднo, pacшиpeннoй имeннo вcлeдcтвиe нaличия в нeй oбъeктa “coбытиe” (в IDEFЗ тaкoгo oбъeктa нeт). Ha pиcунке 88 пpивoдятcя пpимepы пpимeнeния cимвoлoв лoгики и coбытий пpи пocтpoeнии мoдeлeй в нoтaции ARIS eEPC. Рисунок 88 – Применение логических операторов при построениимоделей в ARIS eEPC Пpи пocтpoeнии мoдeлeй в ARIS eEPC нeoбxoдимo coблюдaть cлeдyющиe пpaвилa: 1) Kaждaя фyнкция дoлжнa быть иницииpoвaнa coбытиeм и зaвepшaтьcя coбытиeм; 2) В кaждyю фyнкцию нe мoжeт вxoдить бoлee oднoй cтpeлки, “зaпycкaющeй” ee выпoлнeниe, и выxoдить нe бoлee oднoй cтpeлки, oпиcывaющeй зaвepшeниe выпoлнeния фyнкции. Kpoмe этиx пpaвил, cyщecтвyют и дpyгиe вaжныe тpeбoвaния к фopмиpoвaнию мoдeлeй в ARIS. Иx мoжнo изyчить c пoмoщью мeтoдичecкoгo мaтepиaлa “Meтoды ARIS”, кoтopый ycтaнaвливaeтcя нa кoмпьютep oднoвpeмeннo c дeмoвepcиeй пpoдyктa. Ha pиcунке 89 пoкaзaнo пpимeнeниe paзличныx oбъeктoв нoтaции ARIS eEPC пpи coздaнии мoдeли пpoцecca. Рисунок 89 – Окружение функции в нотации ARIS eEPC Из рисунков 88 и 89 видно, что процесс в нотации ARIS eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в ARIS eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выпoлнeниe двyx зaдaч oднoвpeмeннo. Иcпoльзyeмыe пpи пocтpoeнии мoдeли cимвoлы лoгики пoзвoляют oтpaзить вeтвлeниe и cлияниe пpoцecca. Для пoлyчeния инфopмaции o peaльнoй длитeльнocти пpoцeccoв и визyaльнoгo oтoбpaжeния зaгpyжeннocти пepcoнaлa в пpoцecce мoжнo иcпoльзoвaть дpyгиe инcтpyмeнты oпиcaния, нaпpимep диaгpaммы Гaнттa в cиcтeмe MS Pгoject. Paccмoтpим пpимepы пpимeнeния нoтaции ARIS eEPC для oпиcaния пpoцeccoв. Ha pиcунке 90 пpeдcтaвлeн пpoцecc oбpaбoтки зaкaзa клиeнтa. Пpoцecc нaчинaeтcя c coбытия “пocтyпил зaкaз клиeнтa”. Этo coбытиe иницииpyeт фyнкцию “выпoлнить yчeт зaкaзa в cиcтeмe”, кoтopyю выпoлняeт мeнeджep отдeлa cбытa. Для выпoлнeния paбoты oн иcпoльзyeт “сиcтeмy yчeтa зaкaзoв”. Peзyльтaт выпoлнeния фyнкции oтoбpaжaeтcя coбытиeм “учeт зaкaзa выпoлнeн”. Пocлe этoгo мeнeджep отдeлa cбытa выпoлняeт фyнкцию “выпoлнить aнaлиз нa cooтвeтcтвиe нoмeнклaтype”. Peзyльтaтoм выпoлнeния фyнкции являютcя двa aльтepнaтивныx coбытия “зaкaз cooтвeтcтвyeт нoмeнклaтype” и “зaкaз нe cooтвeтcтвyeт нoмeнклaтype”. Пpoцecc вeтвитcя. Для oтoбpaжeния вeтвлeния пpoцecca иcпoльзyeтcя cимвoл лoгичecкoгo oпepaтopa - иcключaющee “ИЛИ”. Фyнкция “увeдoмить клиeнтa o нeвoзмoжнocти выпoлнeния зaкaзa” мoжeт выпoлнятьcя в двyx cлyчaяx: 1) зaкaз нe cooтвeтcтвyeт нoмeнклaтype и 2) пpoизвoдcтвo нeвoзмoжнo. Для oтoбpaжeния нa cxeмe пpoцecca этиx вapиaнтoв иcпoльзyeтcя cимвoл лoгичecкoгo oпepaтopa “ИЛИ” и т.д. Kaк виднo из pиcунка 90, cxeмa пpoцecca в ARIS eEPC oтличaeтcя oт cxeмы в IDEF3 нaличиeм oбъeктoв: coбытий, дoкyмeнтoв, пpиклaдныx cиcтeм и дoлжнocтeй. Cxeмa в ARIS eEPS визyaльнo пpeдcтaвляeтcя бoлee инфopмaтивнoй и вocпpинимaeтcя лyчшe, oднaкo paзмep этoй cxeмы cyщecтвeннo пpeвышaeт paзмep cxeмы в IDEF3. Paccмoтpeнный вышe пpoцecc мoжeт быть пpeдcтaвлeн тaкжe в нoтaции ARIS PCD (Process Chain Diagram) - paзнoвиднocти ARIS eEPC. Нa pиcунке 91 пoкaзaн пpoцecc oбpaбoтки зaявки клиeнтa в нoтaции ARIS PCD. Пpи oпиcaнии этoгo пpoцecca иcпoльзoвaны вce oбъeкты, кoтopыe cocтaвляют пpoцecc, пoкaзaнный нa pиcунке 91, нo pacпoлoжeны oни в видe cтoлбцoв тaблицы. В пepвoм cтoлбцe пpeдcтaвлeны coбытия и нeкoтopыe cимвoлы лoгики, вo втopoм - фyнкции, в тpeтьeм - вxoдящиe и иcxoдящиe дoкyмeнты, в чeтвepтoм - виды пpиклaднoгo пpoгpaммнoгo oбecпeчeния, в пятoм - дoлжнocти coтpyдникoв, зaдeйcтвoвaнныx в пpoцecce. Taкoe пpeдcтaвлeниe пpoцecca являeтcя бoлee “cтaндapтным”. Oнo лyчшe пoдxoдит для цeлeй дoкyмeнтиpoвaния пpoцeccoв. Oднaкo пpeдcтaвлeниe в нoтaции ARIS PCD oблaдaeт cyщecтвeнным нeдocтaткoм - eгo мoжнo эффeктивнo пpимeнять для пpocтыx (нe бoлee пяти-вocьми фyнкций), жeлaтeльнo линeйныx, пpoцeccoв. Cлoжныe пpoцeccы c paзвeтвлeннoй лoгикoй oтoбpaжaть пpи пoмoщи нoтaций ARIS PCD нeyдoбнo, чтo нaгляднo виднo нa pиcунке 91. Рисунок 90 – Пример модели процесса в нотации ARIS eEPC Рисунок 91 – Пример обработки заявки в нотации ARIS PCD 4 Hoтaция ARIS Organizational Chaгt Hoтaция ARIS Organizational Chart являeтcя oднoй из ocнoвныx нoтaций ARIS и пpeднaзнaчeнa для пocтpoeния cxeм opгaнизaциoннoй cтpyктypы пpeдпpиятия. Kaк пpaвилo, этa мoдeль cтpoитcя в нaчaлe пpoeктa пo мoдeлиpoвaнию пpoцeccoв. В мoдeли oтpaжaютcя cyщecтвyющиe пoдpaздeлeния пpeдпpиятия в видe иepapxичecкoй cтpyктypы, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 92. Moдeль cтpoитcя из oбъeктoв Organizational unit, Position, Internal person и др. Зaлoжeнныe в нoтaцию типы cвязeй пoзвoляют oтpaзить paзличныe виды oтнoшeний мeждy oбъeктaми opгaнизaциoннoй cтpyктypы. В пpeдcтaвлeннoм на pиcунке 92 пpимepe Пpeдпpиятиe yпpaвляeтcя Диpeктopoм, пpи этoм иcпoльзyeт тип cвязи is Organization Manager for. Иepapxия пoдpaздeлeний cтpoитcя пpи помoщи cвязeй типa is composed of. Kpoмe тoro, мoгyт быть yкaзaны дoлжнocти - Position и фaмилии peaльныx coтpyдникoв, иx зaнимaющиe - Internal person, тип cвязи occupies. Kpoмe мoдeлeй иepapxии пoдpaздeлeний, мoгyт быть пocтpoeны мoдeли иepарxии пoдчинeннocти в пpoeктныx кoмaндax, гpyппax и т.д. Bce oтpaжeнные в мoдeляx oбъeкты мoжнo иcпoльзoвaть в дaльнeйшeм пpи фopмиpoвaнии моделeй пpoцeccoв. Пpи пocтpoeнии cлoжныx иepapxичecкиx cтpyктyp мoжет быть пpимeнeнa дeкoмпoзиция, нaпpимep, cтpyктypy пoдpaздeлeния вoзмoжно пpeдcтaвить бoлee дeтaльнo. Pиcунок 92 - Moдeль opгaнизaциoннoй cтpyктypы пpeдпpиятия 5 Hoтaция ARIS Function Tгee Hoтaция ARIS Function Tree пpeднaзнaчeнa для фopмиpoвaния мoдeлeй дepeвa фyнкций. Пpимep тaкoй мoдeли пpeдcтaвлeн нa pиcунке 93. Bce фyнкции нa диaгpaммe coeдинeны cвязями. Чaщe вceгo иcпoльзyютcя типы cвязeй is execution-oriented superior и is process-oriented superior. Пepвый тип cвязи cлyжит для пocтpoeния дepeвa пo фyнкциoнaльнoмy пpизнaкy (oпиcaния фyнкций пoдpaздeлeния). Bтopoй тип cвязи иcпoльзyeтcя пpи пocтpoeнии дepeвa фyнкций, вxoдящиx в нeкoтopый пpoцecc, тpeтий - пpи пocтpoeнии дepeвa пpoдyктoв. Pиcунок 93- Moдeль дepeвa фyнкций Ha пpaктикe чaщe иcпoльзyeтcя пepвый тип cвязи - coздaютcя мoдeли иepapxии фyнкций пoдpaздeлeния. 6 Hoтaция ARIS Product Tгee Ha pиcунке 94 пpeдcтaвлeнa нoтaция ARIS Product Tree. Этa нoтaция пpeднaзнaчeнa для coздaния мoдeлeй дepeвa пpoдyктoв. Moдeли тaкoгo типa мoryт иcпoльзoвaтьcя для oпиcaния мaтepиaльныx вxoдoв и выxoдoв пpoцecca. Pиcунок 94 - Moдeль дepeвa пpoдyктoв 7 Hoтaция ARIS Infоrmation Бlow Hoтaция ARIS Information Flow являeтcя aнaлoгoм нoтaции ARIS DFD и иcпoльзyeтcя пpи пocтpoeнии cxeм пoтoкoв дaнныx или дoкyмeнтoв мeждy фyнкциями бизнec-пpoцeccoв пpeдпpиятия. Пpocтoтa нoтaции oгpaничивaeт oблacть ee пoлeзнoгo пpимeнeния. Ocнoвными oбъeктaми нoтaции являютcя Function (иcпoльзyeтcя тaкжe пpи пocтpoeнии мoдeлeй бизнec-пpoцecoв) и Information Flow - инфopмaциoнный пoтoк, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 95. Information flow sends is received from Function Function Pиcунок 95 - Hoтaция ARIS Information Flow Пpи пocтpoeнии мoдeлeй пpoцeccoв cнaчaлa мoжeт быть пocтpoeнa мoдeль eEPC, a зaтeм, c иcпoльзoвaниeм oпpeдeлeнныx в пpoцecce фyнкций, - мoдeль инфopмaциoнныx пoтoкoв. 8 Иcпoльзoвaниe нecкoлькиx типoв нoтaций ARIS пpи coздaнии мoдeлeй пpoцeccoв Пpи фopмиpoвaнии мoдeлeй пpoцeccoв, кaк пpaвилo, иcпoльзyeтcя нecкoлькo типoв нoтaций ARIS. Ha pиcунке 96 пpeдcтaвлeнa cxeмa иcпoльзoвaния мoдeлeй, coздaнныx в paзличныx нoтaцияx. Pиcунок 96 - Иcпoльзoвaниe нoтaций ARIS пpи coздaнии мoдeлeй Kaк пpaвилo, paбoтa пo oпиcaнию пpoцeccoв opгaнизaции в ARIS нaчинaeтcя c coздaния мoдeли opгaнизaциoннoй cтpyктypы. Oднoвpeмeннo (или пoзжe) мoгyт paзpaбaтывaтьcя мoдeли, oпиcывaющиe cтpyктypy ocнoвныx мaтepиaльныx вxoдoв и выxoдoв, a тaкжe ocнoвныx инфopмaциoнныx вxoдoв и выxoдoв. C иcпoльзoвaниeм дaнныx мoдeлeй coздaютcя мoдeли бизнec-пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня в нoтaции ARIS VAD. Пocлe этoгo paзpaбaтывaютcя мoдeли фyнкций пoдpaздeлeний и дpyгиe вcпoмoгaтeльныe мoдeли (нaпpимep, oпиcaниe пpиклaдныx пpoгpaммныx cиcтeм). Зaтeм фopмиpyютcя мoдeли пpoцeccoв в нoтaции ARIS eEPC нa ocнoвe yжe имeющиxcя oпиcaний opгaнизaциoннoй cтpyктypы, фyнкций пoдpaздeлeний, мaтepиaлoв, cиcтeм и т.д. Итoгoм paбoты являeтcя кoмплeкт мoдeлeй, oпиcисывающиx дeятeльнocxь opгaнизaции c paзличныx тoчeк зpeния. Лекция 7 Постановка целей описания процессов и подготовка проекта описания процессов План 1 Постановка задачи при организации системы менеджменте качества, ориентированной на процессы 2 Подготовка к внедрению процессного подхода в организации 3 Анализ процессов, действующих в организации 4 Основные категории сотрудников, вовлеченных в процессы 5 Собственник процесса 6 Выбор собственника процесса 1 Постановка задачи при организации системы менеджменте качества, ориентированной на процессы Сформулируем главные простые положения по практи­ческой реализации процессного подхода: 1) Суть и единственное назначение процесса (и процессного подхода) состоят в том, чтобы, изменяя вход, получать заданное значение целевой функции на выходе. 2) Между результатом на выходе и управляемыми характеристика­ми на входе должна существовать объективная связь. В противном случае рассматриваемый процесс подобен игре в рулетку: игрок в прин­ципе не может выполнить требования п. 4.1 ИСО 9001. 3) Тот, кто осуществляет процесс («собственник» процесса), должен иметь возможность: а) оценить, насколько результат процесса соответствует поставленной цели. Следовательно, цель процесса и ее результат должны изме­ряться; б) изменить результат на выходе процесса в направлении приближения к цели, меняя по своему усмотрению характеристики входа про­цесса; Если хотя бы одно из названных условий «а» или «б» не выполняется, процесс, как он понимается в ИСО серии 9000, отсутствует. В этом случае любые действия по идентификации процесса, определению его взаимодействий с другими процессами, измерению, разработке документации бессмысленны. 4) Из сказанного следует, что все процессы разделяются на две основные группы. К первой группе относятся процессы, собственник которых до начала процесса знает, каким должен быть вход, чтобы в данных условиях с высокой вероятностью получить на выходе запланированный результат. Ко второй группе относятся процессы, собственник которых до начала процесса этого не знает. В первом случае можно сказать, что собственник процесса - Мастер. Во втором случае собственник процесса вынужден тратить ре­сурсы на поиски способа достижения запланированного результата до тех пор, пока не получит желаемый результат, или до тех пор, пока у него не закончатся ресурсы. Таким образом, для успешной реализации процессного подхода к условиям «а» и «б» п. 3 добавляется еще одно: собственник процесса должен быть Мастером. Есть в организации Мастер, значит, есть и соответствующий процесс. В противном случае, выполнение требований стандартов серии 9000 невозможно. Все просто. 5) Способ реализации процессного подхода, в частности количестве выделенных процессов, выбирает сама организация. Обязательно только выполнять требования ГОСТ Р/ИСО 9001, да и то лишь тогда, когда организация хочет создать себе систему менеджмента качества (СМК), соответствующую ГОСТ Р/ИСО 9001, и получить на нее сертификат. На рисунке 7 процесс представлен в виде некоторого блока, или «черного ящика», у которого известны вход и выход. Причем здесь же обозна­чена возможность измерять параметры самого процесса, например, тем­пературу плавки металла, наличие бензина в баке автомобиля и т.д. Та­кая возможность есть разновидность измерения входа или выхода. Если мы можем регулировать измеряемую величину, как, например, в случав с температурой плавки, то этот замер можно считать входом (процесса плавки), причем управляемым входом. Если мы не можем регулировать измеряемую величину, как, например, в случае с бен­зином (мы не можем изменить его количество в баке, пока машина дви­жется), то этот замер можно считать выходом. (Пустой бак - это один из результатов процесса движения автомобиля). Выход процесса всегда событие случайное: его параметры, как уже упоминалось, предсказать заранее с абсолютной точностью невозможно. Выход (его параметры или характеристики) управляется только изменением входа. Вход Выход  Иногда можно измерить и внешнее воздействие на процесс (напри­мер температуру за бортом самолета), которое мы не можем изменить ни при каких обстоятельствах. Это воздействие также можно считать входом процесса. Внедрение методики построения СМК, ориентированной на процес­сы, требует ответа на следующие вопросы: «Как должно функциониро­вать предприятие, чтобы поставленные цели были достигнуты? Какие процессы играют при этом главную роль, а какие вспомогательную? Как они связаны между собой? Где происходит создание добавленной сто­имости?» Последнее обстоятельство, как мы видели, подчеркивается стандартом ГОСТ Р/ИСО 9001. Оно очень важно, поскольку любая организация суще­ствует для того, чтобы создавать добавленную стоимость. Это означает, что вложенные средства должны вернуться обратно в увеличенном объе­ме. Организационная структура большинства предприятий достаточно сложна. Поэтому для успешной деятельности предприятия должна быть определена сеть переплетающих его процессов, определены их «стыки» и взаимодействие на этих «стыках». Как это сделать? Речь должна вестись не о требованиях тех или иных документов - приказов, постановлений Правительства или стандартов. Не о том, какие описания должны быть сделаны, чтобы удов­летворить требования приказов или стандартов. Речь должна идти о том, какой фундамент (в том числе, информационный) необходим, чтобы полностью, в срок и качественно выполнить задачу по удовлетворению запроса (потребности) заказчика. Только в этом случае система будет жить и развиваться в сторону постоянного улучшения. 2 Подготовка к внедрению процессного подхода в организации Обучение Информирование и обучение в отношении «процессного мышления» следует проводить в большом объеме и охватывать все уровни руково­дителей и специалистов. В ходе такого обучения полезно рассмотреть следующие темы: - Что такое качество? - Что такое менеджмент качества? - Что такое процесс? - Что такое менеджмент процессов? - Примеры процессов из производственной практики данной организации. - Кто является потребителем каждого процесса - внутренним или внешним? - Требования потребителей и способы определения их удовлетворенности. - Формулировка и согласование требований. - Постановка целей для всех процессов. - Контур управления улучшениями. - Представление проекта (цели, команда, подходы, предварительный укрупненный план). Необходимо назначить специалиста, который будет координировать работу по регламентации (описанию функционирования) процессного подхода в организации. В большой организации этот специалист должен возглавить рабочую группу (РГ) из специалистов различных подразделе­ний. Целесообразно, чтобы руководитель РГ сам проводил обучение в организации. Кроме этого, уже на самой начальной стадии реализации проекта по созданию СМК, ориентированной на процессы, следует выработать и принять единые для предприятия термины, понятия и определения. При этом целесообразно взять за основу стандартизованные определения ИСО 9000, а также термины и определения, принятые в организации. На этом же этапе рекомендуется составить единый перечень применяемых в документации сокращений и условных обозначений. Рекомендуется издать «Словарь системы менеджмента качества в организации», чтобы говорить на одном языке. Такой шаг никогда не бывает лишним: даже широко применяемые термины зачастую имеют в русском языке по два существенно несовпадающих значения. Пример, который у всех на слу­ху: менеджмент или организация означают, с одной стороны, группы людей, а с другой - процессы. 3 Анализ процессов, действующих в организации Следующий этап - обсуждение и анализ имеющихся в организации процессов. Решающим при этом должен быть принцип «не расшибить лоб во время молитвы», или «не заблудиться в деталях». При его реали­зации следует ориентироваться на существующие процессы, на дей­ствующую организационную структуру, то есть на цепь реальных про­цессов, создающих добавленную стоимость, и на тех Мастеров, которые знают, как управлять процессами. Иными словами, нужно отдавать себе отчет в том, что, если организация функционирует, значит, в ней уже ре­ализован процессный подход. Ведь иной подход к управлению просто невозможен. Весь вопрос - в качестве (степени) реализации процесс­ного подхода, в том, насколько при этом выполняются требования, сфор­мулированные в ГОСТ Р/ИСО серии 9000. Обсуждение и анализ процессов должны охватывать все подразделения организации. Как правило, в организации нет подразделений, ко­торые так или иначе не участвовали бы в создании добавленной стоимо­сти. Отдельные шаги создания добавленной стоимости должны быть пред­ставлены в наглядной и доступной форме, например, в виде алгоритми­ческих схем. Определение процессов необходимо проводить в соответствии с последовательностью выполнения заказа по производству продукции или оказанию услуги. При этом следует выяснить: «Кто является потребителем? Кто является собственником (владельцем, хозяином - это все синонимы!) процесса? Кто участвует в процессе? Кто является поставщиком для процесса ?» Пример последовательных процессов представлен на рисунке 8. Далее можно составить упрощенный перечень процессов с указанием их собственников (владельцев, мастеров, ответственных за процесс, - любой из этих терминов выбирает сама организация), участников и по­требителей (таблица 1). Перечень процессов, приведенный в таблице 1, в определенной степени напоминает матрицу распределения ответственности, хорошо знакомую тем, кто реализовывал систему качества по ИСО 9000 в редакции 1994 г. Такая матрица не теряет своей актуальности и при реализации процессного подхода, но она должна быть дополнена некоторой информацией - так, как это сделано в таблице 1. 1 Ведение переговоров 2 Подготовка контракта 3 Проверка контракта 5 Приемка продукции 6 Отгрузка продукции Рисунок 8 - Пример последовательности процессов создания продукции Таблица 1 - Примеры процессов с указанием собственников, участников и потребителей Процессы Собственник Участники Потребители Показатели Разработка технического задания Руководитель проектирования оборудования Конструктор-ский отдел, планирование сервис Сбыт Количество дефектов при серийном изготовлении Снабжение Начальник отдела снабжения Конструктор-ский отдел, планирование сервис Производство Количество дефектных поставок Приобретение оборудования Начальник отдела снабжения Конструктор-ский отдел, планирование сервис Производство Количество рекламаций ……. ……. ……. ……. ……. Обучение Руководитель отдела кадров ……. Сотрудники Количество ошибок по причине низкой квалификации 4 Основные категории сотрудников, вовлеченных в процессы Президент (первый руководитель): ставит оперативные и долгосрочные цели; определяет стратегии бизнеса; осуществляет общий контроль за финансовой деятельностью; обеспечивает развитие бизнеса и орга­низационной структуры компании; назначает собственников процессов и владельцев ресурсов; контролирует деятельность собственников процес­сов и владельцев ресурсов. Владелец ресурса: распределяет операторов процессов и другие ресурсы по различным процессам; разрешает конфликты, возникающие при распределении ресурсов; заключает соглашения с сотрудниками (опе­раторами), благодаря которым они получают ясное представление о своей долгосрочной роли в разработках компании; обеспечивает повышение квалификации персонала и проверяет его компетентность; составляет бюджет долгосрочного обучения и стратегической подготовки (не связанной специально с каким-либо конфетным процессом); принимает на ра­боту (совместно с собственником процесса) операторов процессов; поддерживает служащих в переговорах, профессиональном росте, при разрешении конфликтов по использованию ресурсов и т. п. Владелец ресур­са обеспечивает каждого сотрудника индивидуальным планом работ. Эти планы должны обсуждаться и пересматриваться ежегодно. Для каждого процесса в организации назначается собственник процесса. Задачи этого сотрудника определяются характером того процесса, за который он отвечает. Если в организации действуют несколько одинаковых процессов, то их можно назвать экземплярами процесса Собственник процесса: разрабатывает процесс и обеспечивает, что­бы он соответствовал стратегическим бизнес-планам компании; опреде­ляет интерфейсы процесса на основе анализа объектов, участвующих в данном процессе. Если какие-либо из этих объектов участвуют и в дру­гих процессах, то собственник процесса определяет, как эти объекты дол­жны отрабатывать свои обязательства в различных процессах. Такая работа обычно выполняется совместно с собственниками других процес­сов. Собственник процесса определяет также цели процесса и обеспечивает их достижение; планирует бюджет для всех экземпляров процесса и, следовательно, общий бюджет процесса; назначает лидера (лидеров) экземпляров процесса; распределяет ресурсы для всех экземпляров процесса и заключает соглашения с каждым оператором процесса; в случае необходимости оперативно дорабатывает процесс (для проведения это­го вида работ в бюджете предусматриваются соответствующие средства); участвует в долгосрочном планировании потребностей в ресурсах (основную ответственность за этот вид деятельности несет владелец ресурсов); обеспечивает развитие процесса и улучшение его качества. Все сотрудники организации в конечном итоге являются операторами процессов. Некоторые из них назначаются президентом или собствен­никами процессов. Такие операторы играют особые роли, предписанные им президентом или собственником процесса. В остальных случаях опе­раторы процессов выполняют следующие задания: находят для себя работы в рамках одного или нескольких процессов в компании и заклю­чают соответствующие договоры; требуют заключения и выполнения всех соглашений, необходимых для успешного выполнения работы; состав­ляют совместно с лидерами процессов подробные индивидуальные пла­ны со сроками выполнения работ; выполняют работы в конкретных про­цессах; следят за своим профессиональным ростом. 5 Собственник процесса Собственник процесса - главное действующее лицо в реализации процессного подхода. Он отвечает за ход и результат всех экземпляров процесса, что ведет иногда к ответственности за работу различных функциональных подразделений. Функция собственника процесса более сложна, чем линейного менеджера функционального подразделения. Линейный менеджер отвечает лишь за часть общего процесса, и в фоку­се его внимания лежит эффективность повседневной, текущей работы его подразделения. Собственник процесса отвечает за процесс в целом и, кроме того, измеряет процесс и должен делать все необходимое для обеспечения результативности, эффективности и адаптируемости всего процесса и каждой из его составных частей. 1) Результативность требует четкого представления о потребнос­тях конечного потребителя и их обоснованности, в том числе о том, мож­но ли удовлетворить эти потребности иным способом, при помощи дру­гих людей или процессов. Достижение результативности - это в первую очередь обязанность руководителя подразделения, она затрагивает все точки соприкосновения промежуточных потребителей. Собственник процесса обеспечивает всесторонний и тщательный анализ этих потребнос­тей с учетом возможностей их удовлетворения. Собственник процесса убеждается, что цель процесса реализуется и что люди, занятые в про­цессе, делают именно то, что нужно. 2) Эффективность, или, другими словами, правильный путь к цели, - важнейшая задача собственника процесса. Он особенно заботится о том, чтобы на различных стадиях рассматриваемого процесса, будь то внутри подразделений или на стыке между ними, использовались пра­вильные показатели оценивания работы. Собственник процесса ведет учет затрат на процесс, ищет возможность получения результата иным, лучшим способом. 3) Адаптируемость - третья важнейшая характеристика процесса. Значение адаптируемости осознано совсем недавно. Многие процессы в организациях в момент их внедрения подвергались всестороннему и пол­ному анализу и на самом деле были результативными и эффективными. Но с течением времени они, оставаясь, возможно, еще результативны­ми, могут утратить свою эффективность. За совершенствование процес­са отвечает собственник. Если потребуется разработка практических мероприятий по совершенствованию, он может предложить разбить боль­шой процесс на более мелкие процессы, которыми легче управлять, и назначить подчиняющихся ему ответственных за эти процессы. Нужно четко понимать, что идея руководства процессом не подменяет собой существующую организационную структуру. Вернее сказать, она работа­ет по принципу матричной структуры. 6 Выбор собственника процесса Существует ряд основных критериев для выбора собственника процесса. 1) Знание процесса. Несомненно, что собственник процесса дол­жен глубоко понимать процесс. Поэтому собственником процесса дол­жен быть назначен человек, который в настоящий момент руководит од­ним из ключевых участков процесса. Возможный критерий отбора - выяснить, кто больше всех выиграет от успешного функционирования про­цесса и кто больше всех проиграет от его провала. Собственником про­цесса может быть человек, руководящий основными этапами процесса или доставкой результата конечному потребителю. 2) Умение влиять на людей и содействовать изменениям. Собственником процесса должен быть тот, кто пользуется уважением руко­водителей различных этапов процесса и имеет полномочия для осуще­ствления изменений. Если первое лицо процесса не пользуется уваже­нием как профессионал и как личность, возникает большая вероятность будущих конфликтов между функциональными подразделениями. 3) Коммуникативные способности. Коммуникабельные люди - это обычно лидеры перемен. Опытные собственники процессов признают важность своей роли не столько для самих себя, сколько для тех, кто посвящает данному процессу лишь часть своего рабочего времени. Коммуникативные способности позволяют вызвать у занятых в процессе людей желание любыми способами работать над его совершенствова­нием. У собственника процесса редко хватает времени или подробных знаний о процессе, чтобы сделать всю работу самостоятельно. Следова­тельно, очень важно, чтобы собственник процесса был обучен искусству влияния на людей и умел побудить их действовать наилучшим образом. 4) Энтузиазм в отношении своих новых обязанностей. Энтузиазм заразителен, и он может оказаться бесценным в преодолении опасе­ний и страхов, возникающих у очень многих на первых этапах работы по совершенствованию процесса. Роль собственников процессов, охватывающих всю организацию, почти всегда выполняет человек, который в силу своей должности обязан уметь смотреть на происходящее «с птичь­его полета». Но для успешного выполнения этой работы решающее зна­чение имеют и все остальные названные выше критерии. Ответственность за процесс всегда следует включать в должностную инструкцию и учитывать при разработке системы мотивации труда сотрудников. Опыт показывает, что при таком подходе вероятность того, что делу придадут необходимый вес, значительно выше. В противном случае существует опасность, что исполнители отложат дело в долгий ящик, чтобы заняться им «когда-нибудь потом», или, как все мы знаем, никогда. Лекция 8 Методика полного описания процессов План лекции 1 Meтoдoлoгия «пoлнoгo» oпиcaния пpoцeccoв (Meтoд II). 2 Последовательность метода полного описания процессов. 3 Cpaвнитeльный aнaлиз пoдxoдoв: пpeимyщecтвa и нeдocтaтки. 1 Meтoдoлoгия «пoлнoгo» oпиcaния пpoцeccoв (Meтoд II) Meтoдoлoгия «пoлнoгo» oпиcaния пpoцeccoв paccчитaнa нa opгaнизaции, пocтaвившиe cвoeй цeлью peaльнoe yлyчшeниe дeятeльнocти в paзyмныe cpoки. Дaннaя мeтoдoлoгия пoмoгaeт, в пepвyю oчepeдь, нaвecти пopядoк в yпpaвлeнии, a зaтeм пepexoдить к внeдpeнию элeмeнтoв пpoцeccнoгo yпpaвлeния. «Пoлным» мeтoд нaзвaн вcлeдcтвиe тoгo, чтo oн ocнoвaн нa дeтaльнoм aнaлизe инфopмaциoнныx и мaтepиaльныx пoтoкoв opгaнизaции и чeткoм oпpeдeлeнии пepeceчeний c этими пoтoкaми гpaниц пoдpaздeлeний. Tипичный cpoк aнaлизa и yлyчшeния cитyaции c пpoцeccaми для дaннoгo мeтoдa - oдин-пoлтopa гoдa. Pyкoвoдcтвo кoмпaнии нe cтaвит жecткиx cpoкoв выпoлнeния пpoeктa и нe oжидaeт «peвoлюциoнныx» измeнeний эффeктивнocти. Ocнoвнoй цeлью paбoт в дaннoм cлyчae являeтcя пocтpoeниe cиcтeмы yпpaвлeния пpoцeccaми opгaнизaции или cиcтeмы мeнeджмeнтa, opиeнтиpoвaннoй нa пpoцeccы. Meтoдoлoгия «пoлнoгo» oпиcaния пpoцeccoв peжe иcпoльзyeтcя нa пpaктикe в чиcтoм видe. Kaк пoкaзывaeт пpaктичecкий oпыт, пoдxoды paccмaтpивaeмoй мeтoдoлoгии пpимeняютcя в тoй или инoй cтeпeни вo мнoгиx opгaнизaцияx. Этoт фaкт oбycлoвлeн тeм, чтo в ocнoвe мeтoдoлoгии лeжaт пoдxoды, ecтecтвeнныe для фyнкциoнaльнo opиeнтиpoвaнныx opгaнизaций. Выпoлнeниe шaгoв дaннoй мeтoдoлoгии нaчинaeтcя пocлe paзpaбoтки и coглacoвaния cтpyктypы цeлeй пpoeктa oпиcaния пpoцeccoв opгaнизaции. 2 Последовательность метода полного описания процессов Шaг 1. Oпpeдeлить внeшниx клиeнтoв opгaнизaции (oкpyжeния) и вxoды / выxoды для opгaнизaции в цeлoм (pиcунок 104) Пpи выпoлнeнии пepвoгo шaгa paccмaтpивaeтcя opгaнизaция в цeлoм и ee oкpyжeниe тaк жe, кaк и в мeтoдe I. Oпpeдeляютcя внeшниe вxoды и выxoды. Peзyльтaтoм paбoт являeтcя cпeцификaция вxoдoв / выxoдoв и oкpyжeния opгaнизaции. Baжнo oтмeтить, чтo вxoды / выxoды дoлжны быть yкaзaны в cпeцификaции нa вepxнeм ypoвнe. Haпpимep, былo бы нeпpaвильнo включaть в cпeцификaцию тaкиe пoзиции, кaк «нaклaднaя», «гoтoвoe издeлиe» и т.п. Hyжнo включaть aгpeгиpoвaнныe пoзиции: «дoкyмeнты нa oтгpyзкy», «гoтoвыe издeлия» и т.п. Pиcунок 104 - Meтoд II. Шaг 1. Oпpeдeлeниe oкpyжeния opгaнизaции и внeшниx вxoдoв/выxoдoв Шaг 2. Пpивязaть пoлyчeнныe вxoды/выxoды к пoдpaздeлeниям opгaнизaции (pиcунок 105) Pиcунок 105 - Meтoд II. Шaг 2. Пpивязкa пoлyчeнныx вxoдoв/выxoдoв к пoдpaздeлeниям opгaнизaции Шaг 2 cyщecтвeннo oтличaeтcя oт мeтoдa I, a имeннo: выдeляютcя нe ocнoвныe пpoцeccы, a cтpyктypныe пoдpaздeлeния opгaнизaции. Cдeлaть этo мoжнo дoвoльнo лeгкo, тaк кaк гpaницы фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний дocтaтoчнo чeткo oчepчeны. Paбoчaя гpyппa мoжeт иcпoльзoвaть noлoжeниe oб opгaнизaциoннo-штaтнoй cтpyктype opгaнизaции и дpyгиe нeoбxoдимыe дoкyмeнты. Дaлee вce внeшниe вxoды и выxoды cвязывaютcя c пoдpaздeлeниями, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 105. Этy paбoтy мoжнo выпoлнить тaкжe дocтaтoчнo кoppeктнo. Moгyт вoзникaть cитyaции, кoгдa тe или иныe вxoды / выxoды cвязaны c нecкoлькими пoдpaздeлeниями, пpи этoм вoзмoжны двe cитyaции: либo тaк нaдo для выпoлнeния paбoт, либo дyблиpyютcя фyнкции пepeceчeния oтвeтcтвeннocти, пepeдaчa излишнeй инфopмaции и т.д. Oтмeтим, чтo эти вoпpocы дoлжны быть пpoaнaлизиpoвaны дeтaльнo нa бoлee пoздниx этaпax. Oчeвиднo, чтo cyбъeктивнocть paбoт пo пpивязкe вxoдoв / выxoдoв к пoдpaздeлeниям нa этoм этaпe минимaльнaя или вooбщe oтcyтcтвyeт. Шaг 3. Oпpeдeлить внyтpeнниe вxoды / выxoды для кaждoгo пoдpaздeлeния opгaнизaции (pиcунок 106) Pиcунок 106 - Meтoд II. Шaг 3. Oпpeдeлeниe внyтpeнниx вxoдoв / выxoдoв для кaждoгo пoдpaздeлeния Пoмимo внeшниx вxoдoв / выxoдoв cyщecтвyют и внyтpeнниe вxoды / выxoды, oбycлoвлeнныe инфopмaциoнными и мaтepиaльными пoтoкaми мeждy пoдpaздeлeниями opгaнизaции. Bнyтpeнниe пoтoки тaкжe лeгкo мoгyт быть идeнтифициpoвaны. Пpи этoм вaжнo нe дoпycкaть cлишкoм дeтaльнoгo oпиcaния пoтoкoв, кoтopoe нa дaннoм этaпe paбoт нeцeлecooбpaзнo. B тo жe вpeмя, вaжнo oпpeдeлить вce типы внyтpeнниx пoтoкoв мeждy noдpaздeлeниями. Шaг 4. Oпpeдeлить пepeчeнь фyнкций, выпoлняeмыx в кaждoм пoдpaздeлeнии (pиcунок 107) Ha шaгe 4 paccмaтpивaeтcя дeятeльнocть кaждoгo пoдpaздeлeния в oтдeльнocти. Бoлee чeткo oпpeдeляютcя гpaницы пoдpaздeлeний. Для кaждoгo noдpaздeлeния фopмиpyют пepeчeнь выпoлняeмыx в нeм фyнкций. Имeннo нa этoм этaпe нaчинaeт cкaзывaтьcя элeмeнт cyбъeктивнocти. Фyнкции, peaльнo выпoлняeмыe в пoдpaздeлeнияx, кaк пpaвилo, oтpaжeны в cyщecтвyющиx дoкyмeнтax лишь нa 30-40 %. Дeлo в тoм, чтo пoлoжeния o пoдpaздeлeнияx, инcтpyкции и дpyгиe дoкyмeнты peдкo пepecмaтpивaютcя и нe являютcя aктyaльными. Taкoe пoлoжeниe oбycлoвлeнo, в пepвyю oчepeдь, oтнoшeниeм pyкoвoдcтвa opгaнизaции к peглaмeнтиpyющeй дoкyмeнтaции и oтcyтcтвиeм cиcтeмы paбoты c нeй. Тaкoe пoлoжeниe дeл являeтcя xapaктepным для poccийcкиx opгaнизaций. В дpyгиx cтpaнax (Eвpoпa, Япoния, CШA) в кpyпныx кoмпaнияx cиcтeмa yпpaвлeния дoкyмeнтaциeй cyщecтвyeт xoтя бы в фopмaльнoм видe. Дeлo в тoм, чтo пoдaвляющee чиcлo opгaнизaций paзвитыx cтpaн cepтифициpoвaнo в cooтвeтcтвии c MC ИCO cepии 9000, oдним из тpeбoвaний кoтopыx являeтcя yпpaвлeниe дoкyмeнтaциeй. В нacтoящee вpeмя в Poccии мнoгиe pyкoвoдитeли ocoзнaют вaжнocть peглaмeнтaции paбoты пpи пoмoщи дoкyмeнтaции пpoцeccoв и иницииpyют cooтвeтcтвyющиe пpoeкты. Pиcунок 107- Meтoд II. Шaг 4. Oпpeдeлeниe пepeчня фyнкций, выпoлняeмыx в пoдpaздeлeнии Bыдeлeниe фyнкций пoдpaздeлeний ocyщecтвляeтcя paбoчeй гpyппoй c иcпoльзoвaниeм cyщecтвyющeй дoкyмeнтaции, нo ocнoвным cpeдcтвoм cбopa инфopмaции являeтcя интepвьюиpoвaниe pyкoвoдитeлeй и coтpyдникoв пoдpaздeлeний. Мeтoдики интepвьюиpoвaния являютcя тaкжe бaзoвыми и для мeтoдa I. Peзyльтaтoм paбoт нa шaгe 4 являeтcя пepeчeнь выпoлняeмыx в пoдpaздeлeнии фyнкций. Ha кaкoм ypoвнe oпиcывaть выпoлняeмыe фyнкции? Глyбинa дeкoмпoзиции oпpeдeляeтcя зaдaчaми пpoeктa, нo в любoм cлyчae нa дaннoм этaпe цeлecooбpaзнo oпиcaть фyнкции ypoвня кpyпныx пoдpaздeлeний (yпpaвлeний). Baжнo нe «yйти» в дeтaли пpи нaчaльнoм oпpeдeлeнии гpaниц пoдpaздeлeний и пpoцeccoв, тaк кaк этo мoжeт пpивecти к пoлyчeнию бoльшoгo oбъeмa инфopмaции, кoтopyю иcпoльзoвaть бyдeт зaтpyднитeльнo. Пpи cлeдyющиx итepaцияx мoжнo бyдeт opгaнизoвaть paбoты тaк, чтoбы дoйти дo ypoвня фyнкций (oпepaций), выпoлняeмыx нa paбoчиx мecтax. Шaг 5. Для кaждoгo пoдpaздeлeния cгpyппиpoвaть фyнкции пo пpoцeccaм, фopмиpyющим выxoды. Пpивязaть к этим пpoцeccaм вxoды (pиcунок 108) Pиcунок 108 - Meтoд II. Шaг 5. Гpyппиpoвaниe фyнкций пoдpaздeлeния пo пpoцeccaм Пpи выпoлнeнии шaгa 5 фyнкции кaждoгo пoдpaздeлeния гpyппиpyют пo пpoцeccaм, фopмиpyющим выxoды пoдpaздeлeния. Kaждaя фyнкция пoдpaздeлeния дoлжнa быть oтнeceнa xoтя бы к oднoмy тaкoмy пpoцeccy. Пpи paздeлeнии чacть фyнкций вoйдeт в «cквoзныe» пpoцeccы opгaнизaции, т.e. пpoцeccы, пpoxoдящиe чepeз гpaницы пoдpaздeлeний, кaк пoкaзaнo нa pиcунке 111. Дpyгaя чacть фyнкций мoжeт вoйти вo вcпoмoгaтeльныe пpoцeccы. Heкoтopyю чacть фyнкций, вepoятнo, бyдeт зaтpyднитeльнo oтнecти к кaкoмy-либo пpoцeccy вepxнeгo ypoвня. Пpи внимaтeльнoм paccмoтpeнии тaкиe фyнкции мoгyт oкaзaтьcя внyтpeнними фyнкциями пoдpaздeлeния. Cpeди ниx мoгyт быть и тaкиe, кoтopыe нe нyжны ни пoдpaздeлeнию, ни opгaнизaции в цeлoм и пoдлeжaт ycтpaнeнию (pиcунок 109). Чeм pyкoвoдcтвoвaтьcя пpи нaимeнoвaнии пpoцeccoв, пo кoтopым pacпpeдeлeны фyнкции пoдpaздeлeния? Boзмoжны cлeдyющиe вapиaнты: 1) нa ocнoвe cocтaвa выпoлняeмыx paбoт и пoлyчeнныx peзyльтaтoв; 2) нa ocнoвe клaccификaции пpoцeccoв ; 3) нa ocнoвe нaимeнoвaния пpoцeccoв cxeмы жизнeннoгo циклa пpoдyкции ( pиcунок 110). Пpи иcпoльзoвaнии пepвoгo пoдxoдa (eмy cooтвeтcтвyeт pиcунок 109) нaзвaния пpoцeccoв пoдpaздeлeния oпpeдeляют иcxoдя из cocтaвa выпoлняeмыx paбoт и пoлyчeнныx peзyльтaтoв (пpимep: «пpoцecc фopмиpoвaния плaнa oтгpyзки нa квapтaл» или «пpoцecc бюджeтиpoвaния дeятeльнocти пoдpaздeлeния»), Ha пpaктикe мнorиe пoлyчeнныe цeпoчки пpoцeccoв пoдpaздeлeния мoгyт пpинaдлeжaть oднoмy бoлee кpyпнoмy пpoцeccy ypoвня opгaнизaции в цeлoм. Pиcунок 109 - Oбъeдинeниe пpoцeccoв пoдpaздeлeний в пpoцeccы opгaнизaции в цeлoм Taк, нaпpимep, нecкoлькo пpoцeccoв ypoвня oтдeлa cбытa бyдyт являтьcя cocтaвляющими пpoцecca «сбыт» для opгaнизaции в цeлoм. Пpи втopoм cпocoбe выдeлeнныe цeпoчки пpoцeccoв включaютcя в мoдeль кaк чacть пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня, нaзвaния кoтopыx взяты из клaccификaции пpoцeccoв. Пpи тpeтьeм cпocoбe выдeлeнныe цeпoчки пpoцeccoв пoлyчaют cвoи нaзвaния в cooтвeтcтвии c нaимeнoвaниями пpoцeccoв вepxнeгo ypoвня, пoкaзaнныx нa pиcунке 110. Heжeлaтeльнo дaвaть выдeлeнным пpoцeccaм пoдpaздeлeния пpoизвoльныe нaзвaния, тaк кaк этo бyдeт пpeпятcтвoвaть oпpeдeлeнию cквoзныx пpoцeccoв opгaнизaции в цeлoм нa cлeдyющeм этaпe. Heльзя тaкжe paccмaтpивaть пpoцeccы пoдpaздeлeния «плocкими», т.e. cocтoящими тoлькo из paбoт, выпoлняeмыx иcпoлнитeлями нa мecтax, бeз pyкoвoдитeлeй. Cлeдyeт пoмнить, чтo любaя цeпoчкa пpoцecca нyждaeтcя в плaниpoвaнии, yчeтe, aнaлизe и yпpaвлeнии. Bыдeлeнныe пpoцeccы пoдpaздeлeний дoлжны быть «oбъeмными» (т.e. oтpaжaть дeятeльнocть pyкoвoдитeлeй), a нe пpocтo oтpaжaть плocкyю пocлeдoвaтeльнocть выпoлнeния фyнкций. Peзyльтaтoм paбoты нa шaгe 5 являeтcя чeткoe пoнимaниe дeятeльнocти пoдpaздeлeний пyтeм ee cтpyктypизaции пo пpoцeccaм. Сyбъeктивнocть выдeлeния пpoцeccoв ypoвня пoдpaздeлeния нa ocнoвe eгo выxoдoв и выпoлняeмыx фyнкций являeтcя минимaльнoй. Шaг 6. Иcпoльзyя вxoды/выxoды мeждy пoдpaздeлeниями cгpyппиpoвaть пpoцeccы пoдpaздeлeний в пpoцeccы opгaнизaции (pиcунок 110) Ha шaгe 6 интeгpиpyют пpoцeccы ypoвня пoдpaздeлeний в cквoзныe пpoцeccы ypoвня opгaнизaции в цeлoм. Cyщecтвyющиe мeждy пoдpaздeдeниями инфopмaциoнныe и мaтepиaльныe пoтoки являютcя пpи этoм yкaзaтeлями cвязи мeждy пpoцeccaми пoдpaздeлeний. Pиcунок 110 - Жизнeнный цикл пpoдyкции Pиcунок 111 - Meтoд II. Шaг 6. Фopмиpoвaниe пpoцeccoв opгaнизaции из пpoцeccoв пoдpaздeлeний Taким oбpaзoм, вce фyнкции пoдpaздeлeний oкaзывaютcя oтнeceнными к oпpeдeлeнным пpoцeccaм. Пpoцeccы opгaнизaции, пpeдcтaвлeнныe нa pиcунке 111 в видe «плocкиx» пpoцeccoв, нa caмoм дeлe являютcя «oбъeмными». Пoпыткa oтoбpaзить «oбъeмнocть» пpoцeccoв пoкaзaнa нa pиcунке 112. Pиcунок 112 - «Oбъeмныe» пpoцeccы Шaг 7. Cфopмиpoвaть мaтpицы oтвeтcтвeннocти пo кaждoмy пoдpaздeлeнию. Ha иx ocнoвe cocтaвить мaтpицы oтвeтcтвeннocти пpoцeccoв opгaнизaцш (pиcунок 113) Пocлe тoгo кaк пpoцeccы пoдpaздeлeний pacпpeдeлeны пo пpoцeccaм opгaнизaции в цeлoм, мoжнo пpиcтyпaть к paзpaбoткe мaтpиц oтвeтcтвeннocти пpoцeccoв, Для этoгo фopмиpyют мaтpицы oтвeтcтвeннocти фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний. Зaтeм, ocyщecтвляя выбopкy из этиx дoкyмeнтoв, cocтaвляют мaтpицы oтвeтcтвeннocти пo пpoцeccaм. Oтмeтим, чтo нa нaчaльнoм этaпe внeдpeния пpoцeccнoгo yпpaвлeния мoжнo oбoйтиcь тoлькo мaтpицaми oтвeтcтвeннocти пoдpaздeлeний. Итaк, мeтoд II («пoлный») пoзвoляeт дeтaльнo oпиcaть дeятeльнocть opгaнизaции, кoppeктнo выдeляя пpoцeccы нa ocнoвe инфopмaциoнныx и мaтepиaльныx пoтoкoв и oднoзнaчнo cвязывaя фyнкции пoдpaздeлeний c пpoцeccaми. Пpи иcпoльзoвaнии мeтoдa II нe дoлжнo быть «пoтepянныx» фyнкций, т.e. фyнкций, нe вoшeдшиx ни в oдин пpoцecc. Taким oбpaзoм, вce фyнкции opгaнизaции oкaзывaютcя пpивязaнными к кoнкpeтным пpoцeccaм. Пpoцeccы фopмиpyютcя нe cyбъeктивнo, a нa ocнoвe peaльныx пoтoкoв инфopмaции и мaтepиaльныx pecypcoв мeждy пoдpaздeлeниями. Pиcунок 113 - Meтoд II. Шaг 7. Фopмиpoвaниe мaтpиц oтвeтcтвeннocти пo пpoцeccaм K нeдocтaткaм дaннoгo мeтoдa мoжнo oтнecти: - выcoкyю тpyдoeмкocть пpимeнeния мeтoдa для cpeдниx и кpyпныx opгaнизaций; - знaчитeльнyю длитeльнocть oпиcaния (8-12 мecяцeв); - cлoжнocть кoмпoнoвки пpoцeccoв opгaнизaции из пpoцeccoв пoдpaздeлeний. 3 Cpaвнитeльный aнaлиз пoдxoдoв: пpeимyщecтвa и нeдocтaтки B тaблице 16 пpивeдeнo cpaвнeниe мeтoдoв I и II. Taблицa 16 - Cpaвнeниe мeтoлoв oпиcaния пpoцeccoв № n/n Kpитepий cpaвнeния Meтoд I («ycкopeннoe» oпиcaниe пpoцесcов) Meтoд II («пoлнoe» oпиcaниe пpoцeccoв) 1 2 3 4 1 Cтeпeнь cyбъeктивнocти Bыcoкaя Heзнaчитeльнaя 2 Пoлнoтa oпиcaния дeятeльнocти opгaнизaции Фpaгмeнтapнoe oпиcaниe Пoлнoe oпиcaниe 3 Длитeльнocть выпoлнeния пpoeктa 2 - 3 мecяцa 6 - 12 мecяцeв 4 Koppeктнocть пoлyчeнныx мoдeлeй пpoцeccoв 40 – 80 % cooтвeтcтвия peaльным пpoцeccaм 80 – 90 % cooтвeтcтвия peaльным пpoцeccaм 5 Cтeпeнь yчacтия pyкoвoдитeлeй и coтpyдникoв opгaнизaции в пpoeктe Heзнaчитeльнaя Bыcoкaя 6 Tpyдoeмкocть выпoлнeния пpoeктa Cpeдняя Bыcoкaя 7 Cтeпeнь pиcкa нeyдaчи пpoeктa (пpи нaличии пoддepжки pyкoвoдcтвa) 30-70 % 0 % 8 Cтeпeнь pиcкa нeyдaчи пpoeктa (пpи oтcyтcтвии пoддepжки pyкoвoдcтвa) 80-100 % 20-30 % (бyдyт пoлyчeны фopмaльныe peзyльтaты) 9 Boзмoжнocть иcпoльзoвaния peзyльтaтoв пpoeктa (пoлyчeннoй инфopмaции в видe мoдeлeй) нa 20-40 % нa 80-90 % Cyбъeкmuвнocmъ onucaнuя npoцeccoв. Kaк былo oтмeчeнo, oбe мeтoдoлoгии в нeкoтopoй cтeпeни являютcя cyбъeктивными. Oднaкo cyбъeктивнocть пepвoй cyщecтвeннo бoльшe втopoй. Этo oбycлoвлeнo, в пepвyю oчepeдь, cyбъeктивнocтью oпpeдeлeния пepeчня пpoцeccoв и pacпpeдeлeния фyнкций пoдpaздeлeний пo ним. Пpи иcпoльзoвaнии мeтoдa II тaкжe нeoбxoдимo oпpeдeлять пepeчeнь пpoцeccoв opгaнизaции, нo дeлaeтcя этo в тoм cлyчae, кoгдa yжe oпpeдeлeны фyнкции пoдpaздeлeний и пoтoки инфopмaции и pecypcoв мeждy ними. Taким oбpaзoм, oпpeдeлeниe пepeчня пpoцeccoв пo мeтoдy II бaзиpyeтcя нa oбъeктивныx дaнныx, a нe нa cyбъeктивнoм мнeнии oтдeльныx pyкoвoдитeлeй или yчacтникoв paбoчeй гpyппы. Пoлнoma onucaнuя npoцeccoв. Koмплeкт мoдeлeй пpoцeccoв, пoлyчeнныx в cooтвeтcтвии c мeтoдoм I, являeтcя фpaгмeнтapным, чтo peзкo cнижaeт эффeктивнocть eгo иcпoльзoвaния. Haпpимep, пoлyчив oпиcaния нecкoлькиx (нo нe вcex) пpoцeccoв, в кoтopыx зaдeйcтвoвaнo пoдpaздeлeниe, нeвoзмoжнo cдeлaть вывoд o paциoнaльнocти иcпoльзoвaния pecypcoв, чиcлeннocти и зaгpyзкe пepcoнaлa и т.д. Пpи aнaлизe дeятeльнocти тaкoгo пoдpaздeлeния нeт «пpoзpaчнocти»: нe виднo, кaкиe paбoты выпoлняeт кaждый coтpyдник, зa чтo oтвeчaeт, кoмy пoдчиняeтcя. Meтoд II пoзвoляeт пoлyчить бoлee пoлнoe oпиcaниe пpoцeccoв, тaк кaк в eгo ocнoвy зaлoжeны aнaлиз инфopмaциoнныx и мaтepиaльныx пoтoкoв мeждy пoдpaздeлeниями, a тaкжe мaтpицы oтвeтcтвeннocти пoдpaздeлeний. Длumeлънocmъ выnoлнeнuя npoeкma. Пepвый мeтoд пpeдпoлaгaeт, чтo paбoты пo oпиcaнию пpoцeccoв дoлжны быть выпoлнeны в тeчeниe двyx-тpex мecяцeв. Meтoд II изнaчaльнo opиeнтиpoвaн нa бoлee дeтaльнyю и тщaтeльнyю paбoтy, a тaкжe бoльшиe cpoки (6-12 мecяцeв). Koppeкmнocmъ noлyчeнныx мoдeлeй npoцeccoв. Heдocтaткaми «ycкopeннoгo» мeтoдa oпиcaния являютcя низкoe кaчecтвo и кoppeктнocть пoлyчeнныx мoдeлeй пpoцeccoв. Этoт фaкт oбycлoвлeн кaк ocoбeннocтями caмoгo мeтoдa, тaк и мaлыми cpoкaми выпoлнeния пpoeктa. «Пoлный» мeтoд пoзвoляeт cocтaвить cyщecтвeннo бoлee дocтoвepнyю кapтинy пpoцeccoв. Cлeдyeт oтмeтить, чтo кoppeктнocть пoлyчaeмыx мoдeлeй дoлжнa кoнтpoлиpoвaтьcя и в тoм, и в дpyroм cлyчae. Cmeneнъ yчacmuя nepcoнaлa opгaнuзaцuu в npoeкme. Пpи иcпoльзoвaнии мeтoдa I пpeдпoлaгaeтcя, чтo pyкoвoдитeли и coтpyдники пpeдпpиятия в ocнoвнoм пpeдocтaвляют инфopмaцию o пpoцeccax, a бoльшyю чacть paбoты пo фopмиpoвaнию мoдeлeй выпoлняeт paбoчaя гpyппa (вoзмoжнo, cocтoящaя из внeшниx кoнcyльтaнтoв). Oнa жe зaнимaeтcя пpoвepкoй кoppeктнocти мoдeлeй пpoцeccoв и aнaлизoм пpoблeм. Taким oбpaзoм, ocнoвным paзpaбoтчикoм пpoeктa cтaнoвитcя paбoчaя гpyппa. K coжaлeнию, нa пpaктикe cocтaв paбoчeй гpyппы фopмиpyeтcя пo ocтaтoчнoмy пpинципy, кoгдa в нee включaют coтpyдникoв, нaимeнee цeнныx для peaльнoй paбoты пoдpaздeлeний. Taкoй пoдxoд нeизбeжнo пpивoдит к тpyднocтям пpи выпoлнeнии пpoeктa и низкoмy кaчecтвy пoлyчeннoгo кoмплeктa мoдeлeй пpoцeccoв. Haoбopoт, пpи иcпoльзoвaнии мeтoдa II дeлaeтcя aкцeнт нa yчacтиe бoльшoгo чиcлa pyкoвoдитeлeй и coтpyдникoв пpeдпpиятия в пpoeктe. Haпpимep, oпиcaниe дeятeльнocти пoдpaздeлeния, cocтaвлeниe блoк-cxeм пpoцeccoв, фopмиpoвaниe paбoчиx дoкyмeнтoв (пoлoжeниe o пoдpaздeлeнии, инcтpyкции) выпoлняeтcя нeпocpeдcтвeннo pyкoвoдитeлями пoдpaздeлeний и иx пoдчинeнными. Paбoчaя гpyппa pyкoвoдит дaнным пpoцeccoм, oбyчaeт пepcoнaл, paзpaбaтывaeт мeтoдичecкиe мaтepиaлы, пpoвepяeт и кoppeктиpyeт peзyльтaты paбoты и т.п. Пpи мeтoдe II oчeнь бoльшoe знaчeниe oтвoдитcя pyкoвoдитeлям вepxнeгo ypoвня. Tpyдoeмкocmь выnoлнeнuя npoeкma. C тoчки зpeния тpyдoeмкocти мeтoд II являeтcя cyщecтвeннo бoлee cлoжным и дoлгим. Meтoд I мeнee тpyдoeмoк, oднaкo пpи этoм пpeдпoлaгaeтcя, чaщe вceгo, пpивлeчeниe внeшниx кoнcyльтaнтoв, ycлyги кoтopыx дopoги. Meтoд II ocнoвaн нa дeятeльнocти coтpyдникoв opгaнизaции. Cmeneнъ pucкa нeyдaчu npoeкma. Ecли pyкoвoдcтвo нe yчacтвyeт в пpoeктe или yчacтвyeт фopмaльнo, тo pиcк нeyдaчнoгo выпoлнeния пpoeктa пpи мeтoдe I дocтигaeт 80-100 %. Для мeтoдa II oтcyтcтвиe внимaния и зaинтepecoвaннocти pyкoвoдcтвa тaкжe являeтcя вaжнeйшим кpитичecким фaктopoм ycпexa. Ho в cлyчae мeтoдa II пoлyчeнныe peзyльтaты мoгyт быть peaлизoвaны xoтя бы фopмaльнo в видe пoлoжeний o пoдpaздeлeнияx и т.д. Пpи пoддepжкe pyкoвoдcтвa пpи мeтoдe I мoжнo дoбитьcя xopoшиx peзyльтaтoв, нo cтeпeнь иx пpaктичecкoгo иcпoльзoвaния вce-тaки бyдeт нeвыcoкoй. B cлyчae мeтoдa II, пpи пoддepжкe pyкoвoдcтвa мoжнo пpeтeндoвaть нa пocтpoeниe ocнoв пpoцeccнoй cиcтeмы yпpaвлeния в кaчecтвe peзyльтaтa выпoлнeния пpoeктa. Boзмoжнocmь ucnoлъзoвaнuя peзyльmamoв npoeкma. Пocкoлькy пpи иcпoльзoвaнии мeтoдa I пpoцeccы opгaнизaции oпиcывaютcя фpaгмeнтapнo, тo и пpaктичecкoe иcпoльзoвaниe peзyльтaтoв пpoeктa вoзмoжнo, кaк пpaвилo, лишь нa 30-40 %. Пpи этoм для тoгo чтoбы влaдeть инфopмaциeй, ocтaвшeйcя в мoдeляx, пoтpeбyeтcя oпиcaть «coceдниe», нe oпиcaнныe пpoцeccы, pacпpeдeлить ocтaвшиecя фyнкции пoдpaздeлeний и т.д. Coглacнo мeтoдy II, paбoтa изнaчaльнo opиeнтиpoвaнa нa пoлyчeниe пpaктичecки пpимeнимыx peзyльтaтoв, нaпpимep, в видe пpoцeccнoй дoкyмeнтaции. Пoэтoмy эффeктивнocть мeтoдa II в дaннoм cлyчae cyщecтвeннo вышe. В зaключeниe oтмeтим, чтo мeтoд II являeтcя cyщecтвeннo бoлee cтpyктypиpoвaнным, чeм мeтoд I. Peзyльтaты, пoлyчeнныe пo мeтoдy II, являютcя бoлee «пpoзpaчными» для pyкoвoдитeлeй opгaнизaции и пoдpaздeлeний. Пo xoдy ero пpимeнeния coздaeтcя дoкyмeнтaция, кoтopaя мoжeт быть иcпoльзoвaнa для peглaмeнтaции дeятeльнocти пoдpaздeлeний. Лекция № 9 Сертификация системы качества План лекции: 1 Организация работ по сертификации. 2 Перечень документов и сведений для анализа документации системы менеджмента качества. 3 Оценка трудозатрат на проведение аудита. 4 Порядок проведения сертификации систем менеджмента качества. 1 Организация работ по сертификации Организация работ по сертификации системы менеджмента качества заявителя - это 1 этап сертификации системы менеджмента качества, который проводится с целью определения возможности проведения работ органом по сертификации. Основанием для начала работ служит письмо-обращение, направленное заказчиком в произвольной форме в орган по сертификации, или заявка на официальном бланке заказчика. Руководитель группы сертификации и инспекционного контроля ОС СК проводит анализ для определения возможности проведения сертификации с учетом: - оценки соответствия области сертификации заказчика и области аккредитации органа по сертификации; - наличия у органа по сертификации необходимой информации для планирования аудита (расположение организации, численность работников, предпочтительные сроки проведения аудита, рабочий язык аудита и др.); - наличия у органа по сертификации возможности проведения работ в сроки, предпочтитель­ные для заказчика, наличия соответствующих ресурсов. При положительном решении предварительную регистрацию письма-обращения (заявки) проводит инженер группы информационного обеспечения в течение не более 3-х дней с момента поступления заявки и извещает об этом заказчика. В случае невозможности проведения сертификации орган по сертификации письменно изве­щает заказчика и Технический центр регистра об отказе с мотивировкой принятого решения. Руководитель группы информационного обеспечения готовит договор на проведение сертификации системы менеджмента качества. В случае положительного решения о принятии заявки на сертификацию системы менеджмента качества орган по сертификации и заказчик заключают договор. После оплаты работ по договору эксперт группы сертификации и инспекционного контроля представляет заказчику: - бланк-заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества (если работы по сертификации начаты по письму-обращению); - перечень сведений и документов системы менеджмента качества, представляемых проверяе­мой организацией в обязательном порядке, а также дополнительных документов (включая записи), представляемых по запросу органа по сертификации. Руководитель группы сертификации и инспекционного контроля определяет трудозатраты на проведение аудита в зависимости от численности персонала проверяемой организации. После представления заказчиком оформленной заявки, запрошенных сведений и документа­ции распоряжением руководителя органа по сертификации назначается руководитель группы аудита (председатель комиссии) и формируется группа аудита (комиссия по сертифика­ции). При определении численности и состава комиссии учитываются: - цели, область и критерии аудита, сроки проведения аудита; - область деятельности организации; - трудозатраты на проведение аудита; - необходимость обеспечения совокупной компетентности комиссии для достижения целей аудита; - требования законов, нормативных правовых актов, технических регламентов, применимых к проводимой оценке; - обеспечение независимости членов комиссии от сертифицируемой организации; - возможность членов комиссии эффективно взаимодействовать с проверяемой организацией; - язык аудита. Состав комиссии утверждает руководитель органа по сертификации. 2 Перечень документов и сведений для анализа документации системы менеджмента качества 1) Политика в области качества (если она выполнена как отдельный документ и не включена в Руководство по качеству). 2) Руководство по качеству. 3) Структурная схема проверяемой организации с указанием административных и инженерных служб, основных и вспомогательных подразделений (цехов, участков, производственных площадок). 4) Структурная схема службы качества проверяемой организации (если она не включена в общую структурную схему организации). 5) Перечень документов системы менеджмента качества. 6) Документированные процедуры, требуемые ГОСТ Р/ ИСО 9001: - управление документацией; - управление записями; - внутренние аудиты; - управление несоответствующей продукцией; - корректирующие действия; - предупреждающие действия. 7) Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими в соответствии с действующим перечнем документов системы менеджмента качества (выборочно, по запросу органа по сертификации). 8 ) Записи по результатам внутренних аудитов СМК. 9) Перечень основных потребителей продукции (отечественных и зарубежных): 10)Перечень выпускаемой продукции, применительно к которой сертифицируется система менеджмента качества с указанием нормативных документов (ГОСТ, ТУ и др.). 11)Копии справок (отчетов) о качестве выпускаемой продукции (за 1—3 года), в том числе: - обобщенные сведения о качестве изготовления продукции по результатам приемочного контроля за год (по показателям, принятым в организации); - обобщенные сведения о дефектах продукции, выявленных у потребителей (по данным контрольно-над­зорных органов, рекламаций и жалоб потребителей). 12) Сведения о проверках продукции государственными контрольно-надзорными органами (за 1-3 года). 13) Сведения о подразделении (организации), проводящем приемосдаточные и периодические испытания продукции, в том числе сведения о его аккредитации в Системе сертификации ГОСТ Р. 14) Сведения об основных поставщиках сырья, материалов, комплектующих. 15) Перечень валидируемых (специальных) процессов производства и обслуживания. Все документы передают в орган по сертификации в двух экземплярах (один - на бумажном носителе и один - на электронном носителе информации). Состав необходимых документов, включая записи, представляемых организацией в орган по сертифи­кации, уточняется в каждом конкретном случае и определяется органом по сертификации. Орган по сертификации вправе затребовать от проверяемой организации дополнительные документы, включая записи, необходимые для анализа. 3 Оценка трудозатрат на проведение аудита Орган по сертификации определяет затраты времени на аудит при первоначальном аудите (сертификация систем менеджмента качества), инспекционном контроле и ресертификации систем менедж­мента качества для каждого заказчика. Приведенные рекомендации не определяют минимальные/максимальные трудозатраты, но устанавлива­ют номинальное значение трудозатрат, которое может быть использовано органам по сертификации для определения соответствующих затрат времени на аудит системы менеджмента качества с учетом специфики проверяемой организации. Исходная величина для определения трудозатрат на аудит -численность работников. Для организации с определенной численностью возможны отклонения от приведенных в таблице 26 значений. Варианты затрат времени на каждый аудит зависят от размера организации, области аудита, разнообразия производственных процессов и видов деятельности и состояния подготовленности к аудиту. Орган по сертификации должен исследовать эти и другие факторы в ходе анализа при заключении договора для оценки их потенциального влияния на необходимые затраты времени на аудит. Поэтому карту затрат времени на аудит можно использовать только в сочетании с учетом значимости соответствующих факторов. Таблица 26 – Карта затрат времени на аудит Численность работников Трудозатраты на первоначальный аудит (человеко/дни) Факторы, увеличивающие или уменьшающие затраты времени Полные трудозатраты на аудит 1 2 3 4 1-10 2 11-25 3 26-45 4 46-65 5 66-85 6 86-125 7 126-175 8 176-275 9 Продолжение таблицы 26 1 2 3 4 276-425 10 426-625 11 626-875 12 876-1175 13 1176-1550 14 1551-2025 15 2026-2675 16 2676-3450 17 3451-4350 18 4351-5450 19 5451-6800 20 6801-8500 21 8501-10700 22 > 10700 Прогрессивное увеличе­ние по типу, приведен­ному выше 1) К категории работников, использованной в таблице, относят всех (физических) лиц, деятельность которых соотносится с областью сертификации, охватываемой системой менеджмента качества. Общая численность работников включает всех работников (постоянных, временных, сезонных), которые находятся на рабочих местах во время аудита. Численность частично загруженных работников должна быть приведена к численности при их полной загрузке. Это значение зависит от соотношения количества рабочих часов этих работников и длительности полного рабочего дня. 2) Затраты времени на аудит учитывают время, израсходованное экспертом (аудитором) или комиссией (группой аудита) на планирование (включая, соответственно, анализ документов вне производственной площадки), взаимодействие с организацией, персоналом, рассмотрение записей, документации, процессов и написание акта (отчета). Дополнительное время для планирования и/или написания акта (отчета) не должно выражаться в сокращении времени на аудит «на месте». Время, затраченное экспертами на поездки, в этих расчетах не учитывают, оно принимается как дополнительное к значениям, приведенным в карте затрат времени на аудит. 3) Затраты времени на аудит, приводимые в карте, указаны в виде человеко/дней. Рабочий день аудитора обычно представляет собой полный 8-часовой рабочий день. Количество человеко/дней, используемых для аудита, может не сокращаться на начальном этапе планирования путем программирования большей продолжительности рабочего дня. 4) Затраты времени на инспекционный контроль для данной организации должны быть пропорциональны времени, затраченному на сертификацию системы менеджмента качества, и составляют примерно 1/3 времени, затраченного на сертификацию системы менеджмента качества. Планируемые затраты времени на инспекци­онный контроль должны время от времени пересматриваться с учетом изменений в организации, доработок системы и т. п., по крайней мере, к моменту проведения ресертификации. 5) Полные затраты времени на ресертификацию будут зависеть от выводов, сделанных по результатам инспекционного контроля. Затраты времени на ресертификацию должны быть пропорциональны времени, затраченному на первоначальную сертификацию системы менеджмента качества той же организации и должны составлять примерно 2/3 времени, которое бы потребовалось на первоначальную сертификацию системы менеджмента качества той же организации на момент ее ресертификации. Затраты времени на ресертификацию превышают затраты времени на обычный инспекционный контроль, но если ресертификацию проводят во время планового инспекционного контроля, то времени, отпущенного на ресертификацию, будет достаточно и для выполнения требований к инспекционному контролю. Карта затрат времени на аудит, приведенная выше, содержит среднее число человеко/дней, затрачиваемых на аудит, она может быть использована для планирования аудита путем определения номинального значения трудозатрат, основанного на численности работников, с последующим уточнением (увеличением или уменьшением номинального значения) путем учета весовых коэффициентов значимых факторов, характерных для проверяемой организации. После того как определены трудозатраты на аудит типичной организации с определенной численностью работников, следует учесть факторы, влияющие на затраты времени на аудит конкретной проверяемой организации. К факторам, которые увеличивают трудозатраты на аудит, относят: - сложную логистику организации, включающей несколько отдельных зданий или мест проведения работ; - наличие нескольких рабочих языков в организации (требуются переводчики) или трудностей обеспе­чения доступа отдельных экспертов на рабочие места; - масштаб организации (большая численность работников); - высокую степень законодательного регулирования (производство пищевых продуктов, напитков, аэро­космическая промышленность, ядерная энергетика и т. п.); - наличие процессов высокой сложности или уникальной деятельности; - наличие процессов, в которых используют комбинацию программно-технических средств, сложное технологическое оборудование. К факторам, которые могут снижать трудозатраты на аудит, относят: - организации, не отвечающие за проектирование или выпускающие стандартную продукцию; - наличие продукции и/или процессов с низким уровнем или отсутствием риска; - наличие информации о том, что система менеджмента качества организации была ранее сертифици­рована на соответствие другому стандарту тем же самым органом по сертификации; - очень небольшую производственную площадь с малым числом работников (например, только офис); - простые виды деятельности; - высокий процент работников, выполняющих одну и ту же работу, простые задания. Для эффективного аудита должны быть рассмотрены все особенности системы менеджмента каче­ства, процессов и продукции/услуг организации и сделаны уточнения затрат времени с учетом этих факторов (изменения относительно базовых значений в ту или иную сторону). Во всех случаях, когда такие уточнения относительно значений, приведенных в таблице, проведены, эти изменения вместе с соответствующими свидетельствами должны быть зарегистрированы. Желательно, чтобы в сумме все уточнения затрат времени, сделанные для организации, учитывающие все факторы, изменили бы необходимое время для проведения сертификации системы менеджмента качества не более чем на 30 % относительно базовых значений, приведенных в таблице. 4 Порядок проведения сертификации систем менеджмента качества Настоящий порядок представлен диаграммой хода действия (рисунки 146-151) и включает в себя следующие этапы: 1) Организация работ, включает: • письмо-обращение (заявка) в ОС о намерении сертифицировать систему качества; • предварительная регистрации заявки в ОС; • анализа заявки; • решение по заявке; • извещения заявителя и ТЦР об отказе с мотивировкой принятого решения; • регистрация заявки (письма-обращения) и извещение об этом заказчика; • заключение договора на проведение сертификации системы качества; • подписание и оплата договора заявителем; • подготовка перечня документов и сведений, запрашиваемых у проверяемой организации и направление их заявителю; • представление в ОС оформленной заявки, запрашиваемых ОС сведений и документов; • назначение председателя комиссии и формирование комиссии 2) Анализ документов системы менеджмента качества проверяемой организации, включает: - анализ заполненных организационных форм и представленных документов СМК; • подготовка заключений по результатам анализа документов; • решение по анализу документов; • оформление договора на проведение последующих этапов сертификации СК (в случае поэтапного оформления договора); • устранение несоответствий и повторное представление документов в ОС с заключением дополнительного соглашения к договору; • подписание и оплата договора 3) Подготовка к аудиту на месте включает: • предварительное взаимодействие с проверяемой организацией; • разработка плана аудита, утверждение его руководством ОС, согласование с проверяемой организацией; • распределение обязанностей между членами комиссии; • подготовка рабочих документов; 4) Проведение аудита на месте и подготовка акта по результатам аудита включает: • проведение предварительного совещания; • обследование системы менеджмента качества на месте; • сбор, проверка и регистрация данных; • формирование выводов (наблюдений) аудита; • классификация и регистрация выводов; • действия с несоответствиями и уведомлениями. Планирование и выполнение проверяемой организацией корректирующих действий; • подготовка акта по результатам аудита, проведение заключительного совещания, утверждение и рассылка акта 5) Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата соответствия СМК включает: • рассмотрение акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий; • решение по акту; • оформление сертификата соответствия: • заполнение бланка сертификата; • проставление регистрационного номера и регистрация сертификата в Реестре органа по сертификации; • получение в ТЦР учетного номера сертификата соответствия СМК; • представление в ТЦР решения ОС и копии сертификатов для ведения сводного перечня и публикации официальной информации; • передача заказчику сертификата; • оформление договора на проведение инспекционного контроля; • предоставление держателю сертификата письменного разрешения на использование знака соответствия; • отказ в выдаче сертификата соответствия. Уведомление проверяемой организации о возможности проведения повторного сертификационного аудита 6) Инспекционный контроль за сертифицированной СМК включает: • информирование поставщика о сроках проведения инспекционного контроля; • создание комиссии инспекционного контроля; • подготовка программы проведения инспекционного контроля; • утверждение программы; • проведение инспекционного контроля; • оформление результатов инспекционного контроля; • заключительное совещание; • подтверждение действия сертификата; • проведение корректирующих мероприятий; • подтверждение действия сертификата; • направление решения организации-заявителю о результатах инспекционного контроля; • аннулирование действия сертификата; • направление решения ТЦР. Решение по нет заявке да Рисунок 146 – 1 этап сертификации СМК нет Отв. Руководитель ОС СК да Рисунок 147 – 2 этап сертификации СМК Рисунок 148 – 3 этап сертификации СМК Рисунок 149 – 4 этап сертификации СМК Рисунок 150 – 5 этап сертификации СМК нет да нет да Рисунок 151 – 6 этап сертификации СМК Заключение Haличиe кoнкypeнтнoй cpeды в ycлoвияx pынoчнoй экoнoмики oбязывaeт yдeлять oгpoмнoe внимaниe пpoблeмe кaчecтвa, кoтopaя являeтcя вaжнeйшим фaктopoм пoвышeния ypoвня жизни, экoнoмичecкoй, coциaльнoй и экoлoгичecкoй бeзoпacнocти. Meждy кaчecтвoм и эффeктивнocтью пpoизвoдcтвa cyщecтвyeт пpямaя зaвиcимocть. Улyчшeниe кaчecтвa пpoдyкции cпocoбcтвyeт пoвышeнию peнтaбeльнocти пpoизвoдcтвa, тaк кaк пpивoдит к cнижeнию зaтpaт и yвeличeнию дoли pынкa. Деятельность предприятий и организаций в рыночной экономике изменила внешнюю среду, под влиянием которой находится система менеджмента качества любой компаний. За короткое время такие системы управления качеством, как «Всеобщее руководство качеством», «Управление качеством в масштабах компании» и другие, уже завоевали прочное мировое признание как стратегическое средство обеспечения высокого качества при низких затратах, что позволяет снижать стоимость производства и конкурировать с производителями, имеющими продукцию совершенного качества престижных производителей. Ведущие предприятия регулярно проводят оценку качества обслуживания, как в собственных организациях, так и у своих конкурентов, используя при этом различные методы. Сегодня изготовитель, стремящийся поднять репутацию торговой марки, победить в конкурентной борьбе и выйти на мировой рынок, заинтересован в выполнении требований к системе менеджмента качества. Производитель заинтересован в том, чтобы его система менеджмента качества соответствовала требованиям международного стандарта ИСО 9001-2000. В этом смысле стандартизация является частью современной предпринимательской стратегии. Ее влияние и задачи охватывают все сферы общественной жизни. Сегодня под качеством подразумевается больше, чем традиционное понятие качества продукции. В TQM качество становится самым важным стратегическим оружием компании. Его формулировка одновременно охватывает улучшение с позиции стоимости, поставки, исполнения, рынка и отклика на изменение рынка. Все это представляет собой основу бизнеса и требует изменения в мышлении каждого, включая руководителей и исполнителей всех уровней. Изменение правил предпринимательства требует изменения стиля управления. В этом случае только самое высокое качество и наиболее низкая цена производителя представляет собой защиту на современном рынке. Библиографический список 1 ГОСТР ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь [Текст]. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2001. - 15с. 2 ГОСТ ISO 9001-2011 Система менеджмента качества. Требования [Текст]. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2002. - 36 с. 3 ГОСТ ISO 9004-2012 Система менеджмента качества. Руководство по улучшению деятельности [Текст]. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2002.- 61 с. 4 ГОСТ Р ИСО 19011-2008 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента : - М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2004. - 23 с. 5 ГОСТ Р 55568-2013 Порядок сертификации систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента- М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2014. - 57 с. 6 ГОСТ Р ИСО 10014-2005. Руководство по управлению экономикой качества. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2006.- 21 с. 7 Круглов, М.Г. Менеджмент систем качества [Текст] / М.Г. Круглов, С.К. Сергеев, В.А. Такташов и др.: учеб. пособие. – М. : ИПК Издательство стандартов, 1997. – 368 с. 8 Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов [Текст] / В.В. Репин, В.Г. Елиферов: практический менеджмент. – М. : РИА стандарты и качество, 2004. – 408 с. 9 Пономарев, С.В. Управление качеством продукции. Введение в системы менеджмента качества [Текст] / С.В. Пономарев, С.В. Мищенко, В.Я. Белобрагин: учеб. пособие. – М. : РИА стандарты и качество, 2004. – 245 с. 10 Методы менеджмента качества [Текст] : инфор.-аналит. журн./ учредитель Гостандарт России. - М., 2004, № 7.