Система счетов и двойная запись

ТЕМА 4. СИСТЕМА СЧЕТОВ И ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ Содержание 4.1 Счета синтетического и аналитического учета, их особенности, назначение и взаимосвязь. Субсчета 4.2 Оборотные ведомости и принципы ее составления 4.1 Счета синтетического и аналитического учета, их особенности, назначение и взаимосвязь. Субсчета Для руководства хозяйственной деятельностью и контроля за происходящими в организации процессами нужны счета, на которых информация представлена с разной степенью детализации. По степени подробности и объему охватываемой информации все бухгалтерские счета делятся на синтетические и аналитические. Синтетическими счетами называются счета, на которых ведется учет в обобщенном виде, в едином денежном измерителе. Аналитическими счетами называются счета, на которых ведется более подробный, детальный учет, как в натуральных, так и в денежных измерителях. Учет, который осуществляется на синтетических счетах, называется синтетическим, а на аналитических  аналитическим. Аналитические счета открываются в развитие определенного синтетического счета, то есть синтетический счет состоит из нескольких аналитических счетов и обобщает их. Промежуточным звеном между ними являются субсчета. Наряду с этим для удобства учета введены счета промежуточные между аналитическим и синтетическим, – субсчета, которые объединяют информацию отдельных групп аналитических счетов, но сами объединяются синтетическим счетом. Большое значение имеют субсчета для синтетического учета объектов с обширной и разнообразной номенклатурой (например, счет 10 «Материалы»). Схема строения синтетического счета и его взаимосвязь с субсчетами и аналитическими счетами представлена на рисунке 4.1. В плане счетов представлены шифры и наименования счетов первого порядка (синтетических) и счетов второго порядка (субсчетов), однако не все синтетические счета могут иметь субсчета. Аналитические счета, открываемые в развитие синтетических счетов или субсчетов, утверждает каждая организация самостоятельно. Аналитические счета взаимосвязаны. 1 Синтетический счет (счет I порядка) Субсчет (счет II порядка) Субсчет (счет II порядка) Субсчет (счет II порядка) Аналитические счета (счета III порядка) Аналитические счета (счета III порядка) Аналитические счета (счета III порядка) Рисунок 4.1 - Строение синтетического счета Пример взаимосвязи синтетического счета 10 «Материалы» с его субсчетами и аналитическими счетами приведен в таблице 4.1. Таблица 4.1  Взаимосвязь счета 10 «Материалы» с его субсчетами и аналитическими счетами Синтетический счет 10 «Материалы» Субсчета 10-1»Сырье и материалы» 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия» 10-3 «Топливо» 10-4 «Тара и тарные материалы» ............ 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Аналитические счета Сталь, прокат, чугун, цветные металлы Коробка передач, коробка скоростей, крышка Нефть, дизельное топливо, керосин, бензин, газ Деревянная (бочки, ящики), стеклянная (бутылки, банки), мягкая (мешки и т.д) ……….. Куртки, комбинезоны и т.д. На аналитических счетах отражаются те же факты хозяйственной жизни, что и на синтетических, но по более детальным экономическим группировкам. 2 Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается следующими равенствами: 1) сумма сальдо на начало месяца по аналитическим счетам равна остатку на начало месяца по объединяющему их синтетическому счету; 2) обороты по дебету и кредиту одного синтетического счета равны суммам оборотов (соответственно) по дебету и кредиту всех аналитических счетов, к нему относящихся; 3) сумма сальдо на конец месяца по аналитическим счетам равна остатку на конец месяца по объединяющему их синтетическому счету. Рассмотрим взаимосвязь синтетического и открытых к нему аналитических счетов на примере счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (рисунок 4.2). Дебет Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Сн=16 000 3) 2 000 Кредит Сн=2 000 1) 3 800 2) 11 700 КО= 15 500 Ск=2 000 - 2000=0 ДО=2000 Ск=16 000-15500=500 Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Д-т Казанов Д.Н. К-т Сн= 12 000 Д-т Мадонов И.С К-т Сн= 4 000 1) 3 800 ДО= 0 КО= 3 800 Д-т Голубев А.С. К-т 3) 2 000 Сн= 2 000 ДО= 2 000 КО= 2 000 2) 11 700 ДО= 0 Ск= 300 КО= 11 700 Ск=200 Ск=0 Рисунок 4.2 - Взаимосвязь синтетического и аналитических счетов На начало отчетного периода на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» числилась дебиторская задолженность на сумму 16 000 руб., в том числе за Казановым Д.Н. 12 000 руб. и Мадоновым И.С. 4 000 руб., и кредиторская задолженность на сумму 2 000 руб.  Голубеву А.С. За отчетный период произошли следующие факты хозяйственной жизни: 3 1. Мадоновым И.С. за счет подотчетной суммы приобретены канцелярские товары на сумму 3 800 руб. 2. Казановым Д.Н. представлен авансовый отчет о командировочных расходах на сумму 11 700 руб. 3. Выдано из кассы Голубеву А.С. в погашение перерасхода подотчетной суммы 2 000 руб. Откроем синтетический счет и к нему три аналитических счета, отразим на них факты хозяйственной жизни. Каждый факты хозяйственной жизни отражается параллельно на синтетическом и аналитических счетах (Рисунок 4.2). Развернутое сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» записывается по данным аналитических счетов и проверяется подсчетом свернутого сальдо: 1) 16 000 + 2 000 = 18 000; 2) 2 000 + 15 500 = 17 500; 3) 18 000 17 500 = 500. Свернутое сальдо получилось дебетовое  500 руб. Таким образом, в практике бухгалтерского учета принято использовать три уровня счетов:  счета первого порядка – синтетические счета;  счета второго порядка – субсчета;  счета третьего порядка – аналитические счета. В бухгалтерском учете между счетами и балансом наблюдается определенная взаимосвязь. Она проявляется следующим образом. На основании данных статей баланса открываются активные и пассивные счета, названия которых в основном совпадают со статьями баланса. Так, статье актива «Нематериальные активы» соответствует счет 04 «Нематериальные активы»; статье пассива баланса «Добавочный капитал» — счет 83 «Добавочный капитал» и т.д. Иногда несколько счетов представлены в балансе одной статьей. Например, статья баланса «Запасы» включает несколько групп счетов (10, 11, 20, 21, 41, 43, 45 и т.д.). Одновременно существуют счета, отражающиеся в балансе по двум статьям. Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в активе баланса включен в статью «Дебиторская задолженность», а в пассиве — в статью «Прочие кредиторы». Кроме того, суммы остатков по соответствующим статьям баланса служат начальными остатками открываемых синтетических счетов. Общая сумма дебетовых остатков синтетических счетов равна общей сумме кредитовых остатков, ибо эти итоги есть не что иное, как итоги актива 4 составляют новый баланс на 1-е число следующего отчетного периода (месяца, квартала и года). 4.2 Оборотные ведомости и принципы ее составления Данные отдельного бухгалтерского счета не дают представления о хозяйственной и финансовой деятельности организации за отчетные периоды в целом. Не могут быть проверены и бухгалтерские записи в разрезе каждого счета без увязки их с записями других счетов. Поэтому без предварительной проверки бухгалтерский баланс не составляется. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости. Оборотные ведомости подразделяются на два вида: 1) оборотная ведомость по синтетическим счетам; 2) оборотная ведомость по аналитическим счетам. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет ее итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей, общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса. Форма оборотной ведомости по синтетическим приведена в таблице 4.2. Таблица 4.2  за ______ 20___г. Шифр, наименование счета 1 01- Основные средства Оборотная Сальдо на 1________202__ г. (Сн) ведомость по синтетическим Обороты за 20 _____ г. (ДО или КО) счетам Сальдо на 1________202__ г. (Ск) Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит 2 3 4 5 6 7 02-Амортизация основных средств В первой графе на основании данных синтетических счетов записывают шифры и название всех счетов баланса, по которым имеются остатки в хронологической последовательности 5 По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: графы 2, 3, 4, 5, 6 и 7. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графа 2 + графа 4 — графа 5). В пассивный счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = графа 3 + графа - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре. Правильность записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств: 1. Сумма сальдо начальных по дебету равно сумме сальдо начальных по кредиту :  СнАктив.счетов   СнПассив.счетов Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовый остаток, — его пассив. Итоги актива и пассива баланса равны между собой; 2. Сумма дебетовых оборотов равна сумме кредитовых оборотов:  ДО   КО . Равенство обусловлено применением метода двойной записи, так как каждый факт хозяйственной жизни отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебетов всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов; 3. Сумма сальдо конечных по дебету равно сумме сальдо конечных по кредиту  СкАктив.счетов   СнПассив.счетов . Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода. Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств. В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим счетам  в денежном и натуральном или только в денежном выражении,  оборотные ведомости подразделяются на два вида. Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает с приведенной формой, 6 применяемой по синтетическим счетам. В ней в первой колонке вместо наименования синтетических счетов даются наименования аналитических счетов. Подобные оборотные ведомости составляются по счетам аналитического учета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. (таблице 4.3). Таблица 4.3Оборотная ведомость по аналитическим счетам к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за май 202__ г. № п/п Наименование поставщиков 1 1. 2. 3. 2 Завод № 115 Фабрика № 3 ООО «Мир» Итого: Сальдо на 1 мая 202__ г. Дебет Кредит 3 4 30 000 17 000 3 000 50 000 Обороты за май 202 ___ Дебет 5 30 000 14 000 3 000 47 000 Сальдо на 1 июня 202__ г. Дебет Кредит 7 8 Кредит 6 - - - - - - - - - 3 000 - 3 000 Оборотные ведомости по аналитическим счетам, в которых приведены показатели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического учета: 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др. (таблица 4.4). Таблица 4.4  Оборотная ведомость по аналитическим счетам «Материалы» за _май_ 202__ г. № п/п Наименование материалов 1 2 1. Бензин А-92 2. Дизельное топливо Итого: Сальдо на 1 Оборот за _________ мая 202_г. приход расход кол- сумма кол- сумма кол- сумма во во во 5 6 7 8 9 10 10 320 20 640 10 320 к сч. 10 Ед. изм. Цена. руб. 3 л 4 32 л 29 10 290 10 290 20 580 - - х х х 610 х 930 х 900 х 640 7 Сальдо на 1 июня 202_г. кол- сумма во 11 12 20 640