Работа с многостраничными документами, слияние документов, главный и вложенные документы

MS Office Word Работа с многостраничными документами, слияние документов, главный и вложенные документы Т.А. Голованова, доцент кафедры САУ Работа с многостраничным документом средствами MS Office Word Средства навигации, объекты в документе Область навигации Область навигации – средство отображения заголовков документа, эскизов страниц, поиска в документе. Отображение области навигации: Вкладка Вид → группа Показать → флажок Область навигации 3 4 Работа со схемой документа Схема документа – отображение в области навигации заголовков документа перейти на вкладку Заголовки (Схема документа) в Области навигации, 5 Обратите внимание: для формирования схемы документа нужно, чтобы заголовки разделов были оформлены с использованием стилей: Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. 6 Работа с эскизами страниц Эскизы страниц позволяют просматривать общий вид документа и быстро переходить от одной страницы к другой перейти на вкладку Страницы (Эскизы страниц) в Области навигации, 7 8 Перемещение по документу вкладка Главная → группа Редактирование → кнопка Найти → Перейти → диалоговое окно Найти и заменить → вкладка Перейти → список Объект перехода → выбрать объект 9 10 Перемещение по документу с использованием закладок Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Закладка указывает на позицию в документе, к которой можно быстро перейти, не пролистывая весь документ. 11 1. Отображение закладок Файл → кнопка Параметры Word → команда Дополнительно → Показывать содержимое документа → флажок Показывать закладки 12 2. Создание закладки установить курсор в место создания закладки → вкладка Вставка → группа Ссылки (Связи) → кнопка Закладка → диалоговое окно Закладка → присвоить имя 13 3. Переход к закладке вкладка Главная → группа Редактирование → кнопка Найти → Перейти → диалоговое окно Найти и заменить → вкладка Перейти → список Объект перехода → Закладка → ввести имя закладки вкладка Вставка → группа Ссылки (Связи) → кнопка Закладка → диалоговое окно Закладка → отметить имя закладки → кнопка Перейти 14 15 Перекрёстные ссылки Перекрёстная ссылка – это гиперссылка, действующая документа в пределах одного Предназначена для создания связи с другими элементами документа, такими как рисунки, формулы, таблицы, закладки. 16 Создание перекрёстной ссылки ввести текст, обозначающий ссылку установить курсор в место создания ссылки (выделить текст) вкладка Вставка → группа Ссылки (Связи) → кнопка Перекрёстная ссылка → в окне Перекрёстные ссылки выбрать объект перехода, задать параметры ссылки → Вставить → Закрыть 17 18 Гиперссылки в текстовом документе Гиперссылка – это строка символов или картинка, позволяющие после клика по ним перейти к другому месту в том же (либо другом) документе, а также выполнить иное действие, например, переход на web-сайт, запуск нужной программы и т.д. 19 Создание гиперссылки ввести текст, обозначающий ссылку установить курсор в место создания ссылки (выделить текст) вкладка Вставка → группа Ссылки (Связи) → кнопка Гиперссылка → в окне Вставка гиперссылки ввести текст, выбрать объект связи, выбрать другой документ, место в текущем документе, web-сайт → Вставить → Закрыть 20 21 Поиск текста вкладка Главная → группа Редактирование → кнопка Найти → Область навигации → ввести слово или текст 22 Замена текста вкладка Главная → группа Редактирование → кнопка Заменить → диалоговое окно Найти и заменить → ввести искомый и заменяющий текст → Заменить, Заменить всё 23 ОБЪЕКТЫ ДОКУМЕНТА 24 Титульная страница Добавление титульной страницы: Вкладка Вставка → группа Страницы → кнопка Титульная страница → выбрать страницу→ заполнить поля 25 Оглавление 1. Добавление оглавления: Вкладка Ссылки → группа Оглавление → кнопка Оглавление → выбрать автособираемое оглавление Обратите внимание:: Заголовки документа должны быть помечены, например, оформлены с использованием стилей (Заголовок1, Заголовок2 и т.д.) 26 27 2. Настройка параметров оглавления: Вкладка Ссылки → группа Оглавление → кнопка Оглавление → Оглавление → диалоговое окно Оглавление → установить нужные параметры 28 3. Обновление оглавления: Требуется при внесении изменений в документ вкладка Ссылки → группа Оглавление → кнопка Обновить поместить курсор в оглавление документа → в рамке оглавления нажать кнопку Обновить таблицу → выбрать режим обновления 29 Иллюстрации и список иллюстраций Word позволяет создать единообразные подписи иллюстраций и автоматически сформировать список иллюстраций 30 1. Создание подписи к иллюстрации (рисунку) установить курсор в место добавления подписи → вкладка Ссылки → группа Названия → кнопка Вставить название → в окне Название ввести название иллюстрации, задать другие параметры → ОК 31 32 2. Создание списка иллюстраций установить курсор в место, где будет список → вкладка Ссылки → группа Названия → кнопка Список иллюстраций → в окне Список иллюстраций задать параметры списка → ОК 33 34 Список литературных источников позволяет добавить в Word текст документа ссылки на использованные литературные источники (книги, статьи, web-ресурсы и т.д.) и автоматически сформировать список использованной литературы 35 1. Добавление ссылок литературные источники на установить курсор в место добавления ссылки → вкладка Ссылки → группа Ссылки и списки литературы → кнопка Вставить ссылку → Добавить новый источник → в окне Создать источник ввести нужные параметры → ОК 36 37 2. Редактирование ссылок щёлкнуть по ссылке → открыть список Параметры ссылки → выбрать нужную команду 38 3. Создание списка литературы установить курсор в место, где будет список → вкладка Ссылки → группа Ссылки и списки литературы → кнопка Список литературы → выбрать вид списка 39 Предметный указатель Предметный указатель – это список терминов и тем, рассматриваемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются 40 1. Формирование предметного указателя элементов выделить слово или словосочетание → вкладка Ссылки → группа Предметный указатель → кнопка Пометить элемент → в окне Определение элемента указателя задать нужные параметры → Пометить, Пометить всё 41 42 2. Создание предметного указателя установить курсор в место, где будет предметный указатель → вкладка Ссылки → группа Предметный указатель → кнопка Предметный указатель → в окне Указатель задать нужные параметры → ОК 43 44 СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ В WORD Создание документов на бланке Приём слияния Слияние документов (mail merge merge)) – это приём, применяемый для вывода на печать большого количества однотипных текстовых документов с переменными данными 46 К таким документам относятся: электронные письма; финансовые листки и др.); документы (расчетные грамоты; аттестаты; анкеты; типовые справки; приглашения и т.д. 47 Источник данных – это переменная информация, которая вставляется в основной документ. Представляет собой отдельный файл, содержащий записи, которые оформлены в виде таблицы и сохранены в формате .mdb 48 Для связи основного документа и источника данных применяют поля слияния, имена которых должны слияния соответствовать именам в источнике данных 49 основной документ поля слияния 50 Порядок слияния 1. Создаём документа неизменяемую часть 51 2. Запускаем Мастер слияния вкладка Рассылки → группа Начать слияние → раскрывающаяся кнопка Начать слияние → Пошаговый мастер слияния → панель Слияние 52 53 3. Формируем список слияния выбрать тип документа Письма, документ – Текущий документ, выбор получателей – Создание списка, затем нажать кнопку Создать 54 с 55 диалоговое окно Новый список адресов → кнопка Настройка столбцов → создать список в соответствии с перечнем позиций в основном документе 56 с 57 4. В основной документ вставляем поля слияния вкладка Рассылки → группа Составление документа и вставка полей → кнопка Вставить поле слияния 58 59 5. Заполняем список данными панель Слияние → команда Изменить список → отметить имя списка – Источник данных → кнопка Изменить → внести данные слияния в список Изменение источника данных 60 61 6. Выполняем слияние Панель Слияние → Просмотр писем → → Получатель → просмотреть и сохранить полученные документы 62 63 В качестве источника данных для слияния может быть использован отдельный файл Word или Excel, в котором данные структурированы в виде таблицы. В этом случае следующий: порядок работы 64 1. Создаём бланк документа, содержащий неизменяемую часть и поля слияния 2. Формируем новый документ Word или Excel , создаём в нём таблицу с данными списка 3. Запускаем слияния Пошаговый мастер 65 4. На 3-м этапе слияния выбираем Использование списка – Выбор другого списка (Существующий список) 5. В окне Проводника находим нужный файл, который будет автоматически прикреплён к основному документу в качестве списка получателей слияния 66 67 Список изменён получателей может быть вкладка Рассылки → группа Начать слияние → кнопка Изменить список получателей → диалоговое окно Получатели слияния → Уточнить список получателей 68 с с 69 ГЛАВНЫЙ И ВЛОЖЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Работа в режиме Структура Деление одного документа на главный и вложенные предназначено для работы со сложными документами, состоящими из нескольких частей – рефератами, монографиями, курсовыми и дипломными работами и т.д. 71 Главный документ – это документ«контейнер», содержащий в себе несколько текстовых файлов. Он содержит ссылки на связанные с ним вложенные документы 72 Для создания и редактирования главного документа рекомендуется работать в режиме просмотра документа Структура кнопки переключения режимов в правом нижнем углу, вкладка Вид → группа Режимы просмотра документа → кнопка Структура 73 74 Формирование главного документа Различают 2 способа создания главного документа: 1. Из нового документа; 2. Из существующего документа 75 1-й способ способ.. Создание документа из нового главного 1. Создаём новый пустой документ; 2. Вводим заголовки главного документа и всех вложенных документов – формируем структуру документа; 76 3. Каждому заголовку назначаем стиль: заголовкам главного документа – стиль Заголовок1, заголовкам вложенных документов – стиль Заголовок2 77 Для определения уровня заголовков (назначения стилей) можно использовать раскрывающийся список Уровень структуры и кнопки Повысить уровень и Понизить уровень 78 79 2-й способ способ.. Создание главного документа из существующего 1. Открываем документ, который будет использоваться как главный; 2. В режиме Структура назначаем соответствующие стили заголовкам документа 80 81 Формирование вложенных документов Различают 2 способа создания добавления вложенных документов: и 1. Из отдельного файла (текстового документа); 2. Из части существующего документа 82 1-й способ способ.. Вставка существующего документа в главный документ 1. Открываем главный режиме Структура; документ в 2. Для отображения существующих вложенных документов нажимаем кнопку Развернуть вложенные документы; 83 3. На вкладке Структура нажимаем кнопку Показать документ так, чтобы отобразились все элементы группы Главный документ; 4. В группе Главный документ вкладки Структура нажимаем кнопку Вставить 84 5. В окне Вставка вложенного документа переходим к нужной папке и дважды щелкаем по значку вставляемого файла или выделяем его и нажимаем кнопку Открыть. 85 86 2-й способ способ.. Создание вложенного документа из части существующего 1. Открываем документ, в котором будут сформированы вложенные, в режиме Структура; 2. Выделяем в документе заголовок и текст, которые будут размещены во вложенном документе; 87 3. Заголовку в выделенном тексте присваиваем стиль Заголовок или назначаем уровень структуры; 4. В группе Главный документ вкладки Структура нажимаем кнопку Создать 88 89 Обратите внимание: при создании вложенного документа из части существующего в папке с главным документом автоматически создаётся новый файл, которому присваивается имя заголовка; 90 после нажатия кнопки Свернуть вложенные документы группы Главный документ вкладки Структура вложенный документ отображается как гиперссылка; при обращении к гиперссылке открывается автоматически созданный файл вложенного документа 91 92 Работа с главным документом Редактирование и форматирование главного документа осуществляется так же, как с обычным текстовым документом в режиме Разметка страницы 93 Обратите внимание: все результаты редактирования и форматирования главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов; рекомендуется размещать в главном документе оглавление, список литературы, список рисунков и т.д. 94 Работа с вложенными документами Редактирование и форматирование вложенного документа осуществляется так же, как с обычным текстовым документом в режиме Разметка страницы 95 Переименование документа вложенного открываем файл вложенного документа обращением к соответствующей гиперссылке; сохраняем файл под новым именем; 96 закрываем вложенный документ; сохраняем главный документ Обратите внимание: предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте, при необходимости ее можно удалить 97