Работа с корреспонденцией. Прием и регистрация, распределение по структурным подразделениям, заполнение журналов

Работа с корреспонденцией. Прием и регистрация, распределение по структурным подразделениям, заполнение журналов Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится ответственными за ведение делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Все конверты вскрываются, за исключением писем в адрес общественных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда: 1. только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа 2. письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу), 3. иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя, 4. принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо. Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником подразделения. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный помер проставляется в нарастающем порядке в течение года. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Учет документов производится в специальных журналах (или картотеках) или в автоматизированной системе обработки документов. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику (руководителю) подразделения, а затем в соответствии с резолюцией - исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов. Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственных за ведение делопроизводства, а те, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих журналах учета. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов. Документы, не подлежащие обязательной регистрации Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия, касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное). Согласно общим правилам можно не регистрировать: • корреспонденцию поздравительного и личного характера. • прессу и периодику. • корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов). • бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы. • приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания. • формы и бланки, кроме строгой отчетности. • бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо. • коммерческие предложения; • прайс-листы, Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Кто ведет? Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем. Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер. Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (номер и дата поступления). Существуют: • журнальная; • карточная; • автоматизированная. Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков: 1. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. 2. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. 3. Журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. 4. Самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Оформление журнала Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно, так как это не документ строгой отчетности. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Журнал регистрации входящих документов ООО «Салют» № п/п Регистрационный номер Дата поступления документа Исходящий номер, дата документа Вид документа Корреспондент Содержание документа Ф.И.О. исполнителя Отметка об исполнении 2019 год 1. №15 26.10.2019 письмо Директор Панюшев В.И. ООО "Торговый дом Лазурит" Панюшев В.И. Информация о предлагаемых фабрикой товарах, их ценах и качестве Торопов В.И., специалист по кадрам Основные графы (входящая корреспонденция) Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета. Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения. При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначенного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.). Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015. В графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр. Графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы, разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа. Графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение. Дополнительные графы В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора». В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче. Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомится с документом позже даты его регистрации, что приведет к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата регистрации» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя. В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера). Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета. Правила заполнения Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила: 1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней. 2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. Под одним конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ. 3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл. 4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал. Особенности ведения исходящей корреспонденции В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах. Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма. В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015). Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров. В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением). Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца. Входящее письмо: Вскрытие → регистрация → отправление руководителю → руководитель ставит резолюцию → отдает исполнителю. Исходящее письмо: Исполнитель готовит проект письма → генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект → письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота → письмо отправляется → основной или визовый экземпляр письма помещается в дело. Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект. Основной и визовый экземпляры письма Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа. Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело. Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации. В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне). Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего. Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке. Руководитель организации подписывает один экземпляр письма, который оформляется на бланке организации и является подлинником. Этот экземпляр регистрируется службой делопроизводства и отсылается адресату. Второй экземпляр — копия, на которой проставляются визы и который помещается в дело (этот экземпляр называют визовым экземпляром). Виза — пометка должностного лица на документе. Виза включает в себя, кроме подписи, другие пометки. Виза, как правило, располагается в левом верхнем углу документа и содержит указание вышестоящего лица своим подчиненным. Визовая копия – копия документа (обычно на пустом листе), который используется для проставления виз сотрудников в ходе согласования документа внутри организации. Дата На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами. Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки: Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.  Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Кто составляет письмо-запрос Письмо-запрос – часть деловой переписки между организациями или между организациями и гражданами. Его главной целью является получение автором от адресата каких-либо официальных сведений или документов. При оформлении письменного запроса необходимо соблюдать определенные правила. Если вы направляете запрос от имени организации, используйте фирменный бланк. Просьбу частного лица можно написать от руки или напечатать на обычной бумаге формата А4. 2Составьте «шапку» письма. В нее входят реквизиты обеих сторон, заголовок, обращение. Сведения об адресате письма разместите справа, в верхнем углу листа. Перечислите должность, фамилию и инициалы официального лица, которому направлен запрос, например, «Начальнику департамента образования администрации Томской области И. И. Иванову». Способ представления реквизитов автора письма зависит от его юридического статуса. Если отправитель запроса – организация, то сведения о ней приводятся на бланке в левом верхнем углу. Гражданин, самостоятельно готовящий официальное обращение, должен сразу после реквизитов адресата перечислить свои данные: фамилию, имя и отчество полностью, адрес по прописке и фактического места проживания, контактный телефон. Например: «Генеральному директору ООО «Управляющая компания» И. И. Иванову Сидорова Петра Петровича, зарегистрированного по адресу: г. Ижевск, ул. Первая, д. 1, кв. 1, проживающего по адресу: г. Ижевск, ул. Вторая, д. 2, кв. 2,телефон: 33-33-33». Сформулируйте заголовок письма. Он должен кратко отражать суть запроса, например: «О предоставлении сведений о составе коллектива за 1 полугодие». Напечатайте заголовок слева под реквизитами вашей организации. В запросе частного лица этот элемент не используется. Отступите от заголовка письма или от реквизитов сторон 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. В запросе организации используйте деловую форму: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!». Частное лицо может указать в этой строке только вид обращения, не упоминая имени-отчества корреспондента, например, «запрос», или «информационный запрос», или «запрос о предоставлении сведений». 6 Напишите основную часть письма. В ней кратко расскажите о ситуации, в связи с которой вы направляете данный запрос, обоснуйте необходимость предоставления вам запрашиваемых сведений. Излагайте мысли и факты грамотно и без эмоций. При необходимости ссылайтесь на действующее законодательство, гарантирующее ваше право на получение официальной информации. 7К письму вы можете приложить копии документов. В тексте после основной части обязательно укажите количество приложений и объем каждого из них, например: «Приложения: 1. Копия паспорта гражданина РФ на 1 л. в 1 экз.2. Копия свидетельства о браке на 1 л. в 1 экз.» В конце запроса поставьте дату и личную подпись. Документ, направляемый от имени организации, подписывает руководитель. Номер и дату исходящего письма укажите в специальной строке бланка. 9Проверьте черновой вариант запроса, исправьте ошибки. В организациях часто требуется согласовать письмо с ответственными сотрудниками. Затем напечатайте отредактированный вариант и отправьте по почте. Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя. Кому адресовать Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание). Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.). В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо. Как составить письмо-запрос Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства. 1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО). 2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.). Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты. 3. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания. 4. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания. 5. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации). Как оформить и отправить письмо-запрос Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах: 1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс. 2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи. Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. Сроки ответа на письмо-запрос Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку. Письмо-запрос о предоставлении информации Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме: • разъяснение мотива письменного обращения; • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость); • суть обращения; • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса); • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать); • регистрация в качестве исходящей документации. Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответном письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения, совершенно недопустимы. Как составить ответ на запрос Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства. 1. Вверху послания (справа) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ. 2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе. 3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно. 4. Точно так же, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты. Как оформить письмо-ответ Ответ можно писать • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате), • так и в печатном (данный способ существенно экономит время). Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу. Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации. Как отправить письмо Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении. Ждать ли ответ на письмо-ответ Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение. Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне. При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами. Контрольные вопросы 1. Кто выполняет регистрацию корреспонденции? 2. Назовите формы регистрации документов. 3. Что такое регистрационный номер? 4. Что такое регистрационный штамп? 5. Для чего нужна регистрация документов? 6. Как оформить журнал регистрации? 7. Правила заполнения журнала регистрации. 8. Назовите основные графы в журнале исходящей корреспонденции 9. Назовите основные графы в журнале входящей корреспонденции 10. В каких случаях конверты не уничтожаются? 11. Какие документы не подлежат обязательной регистрации? 12. Этапы движения входящего письма после поступления в организацию. 13. Этапы движения исходящего письма до отправки из организации. 14. Как осуществляется первоначальная подготовка поступающей корреспонденции? 15. В каком порядке проставляется регистрационный номер? 16. Для чего нужна регистрация корреспонденции?