Проведение аудита "на месте"

Раздел 2. ПРОЦЕСС АУДИТА Лекция 6. Проведение аудита "на месте" 1. Проведение вводного совещания 2. Обмен информацией 3. Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей 1.Прведение вводного совещания Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации (подразделения) или, где это приемлемо, с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания: 1) подтвердить план аудита; 2) провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту; 3) подтвердить каналы обмена информацией; 4) дать возможность проверяемым задать вопросы. Во многих случаях, например, при внутренних аудитах в малых организациях вводное совещание может предусматривать только сообщение о том, что аудит будет проведен, и объяснять его характер. Для других аудитов вводное совещание должно быть официальным с регистрацией присутствующих. Совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту. Должны быть освещены, если приемлемо, следующие вопросы: 1) представление участников с указанием их роли в проведении аудита; 2) подтверждение целей, области и критериев аудита; 3) подтверждение графика проведения аудита и других мероприятий с участием проверяемой организации: таких, как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации, возможные дальнейшие изменения; 4) методы и процедуры, которые будут использованы при проведении аудита, включая информирование организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборке доступной информации, поэтому в аудите будет присутствовать элемент неопределенности; 5) подтверждение официальных каналов связи между группой по аудиту и проверяемой организацией; 6) подтверждение языка, который будет использоваться во время аудита; 7) подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения; 8) подтверждение доступности ресурсов и средств, необходимых группе по аудиту; 9) подтверждение условий конфиденциальности; 10) подтверждение соответствующих процедур по обеспечению безопасности группы по аудиту, ее защиты от аварий и непредвиденных случаев; 11) подтверждение наличия, ролей и личностей сопровождающих; 12) методы составления отчетов, включая классификацию несоответствий; 13) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен; 14) информация о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита. 2. Обмен информацией Группа по аудиту должна периодически встречаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, в случае необходимости, перераспределения обязанностей участников группы по аудиту. В процессе аудита руководитель группы должен периодически сообщать о ходе аудита и о любых проблемах проверяемой организации и заказчику аудита, если это приемлемо. Свидетельства, собранные во время аудита, которые несут информацию о приближающемся существенном риске (безопасность, экология, качество, снижение удовлетворенности персонала, увольнения,) должны быть незамедлительно представлены проверяемой организации и, если необходимо, заказчику аудита. Все вопросы, выходящие за область аудита, должны быть отмечены и доложены руководителю группы по аудиту для дальнейшего возможного сообщения проверяемой организации и заказчику аудита. В случае, когда свидетельство аудита указывает на невозможность выполнения целей аудита, руководитель группы по аудиту должен доложить проверяемой организации и заказчику аудита о причинах для того, чтобы определить необходимые действия. Такие действия могут включать переутверждение или изменение плана аудита, изменение целей или области аудита или же его прекращение. Любые необходимые изменения области аудита, которые могут появляться во время проведения аудита "на месте", должны быть проанализированы и одобрены заказчиком аудита и, если это приемлемо, проверяемой организацией. При аудиторском исследовании сферы управления могут использоваться следующие параметры для сопоставления: -прошлое состояние, уровень значения показателей, прошлые достижения -планы и нормативы организации – клиента (прошлые, настоящие и перспеуктивные). При отсутствии формально установленных планов и нормативов состояния, на основе существующих записей, информации, содержащейся в информационной системе. В ходе управленческого аудита могут формироваться критерии аудита, с которыми сравнивается фактическая деятельность и программы. Например сравнивается фактическая работа в управления персоналом с целями, политикой и процедурами организации в этой области. При применении управления по целям достигнутые результаты сравниваются с установленными целями. -характеристики других организаций, с сопоставимыми ситуационными условиями. -Ограничения, наколадываемые внешними факторами (например, законодательные ограничения) -Нормативные регламентирующие материалы, имеющиеся у аудиторов. -Мнения внешнего консультанта или научного исследования в области управления используются в ходе аудита в качестве стандарта для соспоставления осуществляемой в организации деятельности. 3.Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей Сопровождающие лица и наблюдатели могут сопровождать группу по аудиту, но они не являются частью группы по аудиту. Они не должны препятствовать или оказывать влияние на проведение аудита. Если сопровождающие лица назначены проверяемой организацией, они должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы по аудиту. Обязанности сопровождающих лиц могут включать следующее: a) установление контактов и отслеживание графиков интервью; b) организацию посещений конкретных участков организации или производства; c) обеспечение ознакомления членов группы по аудиту с правилами техники безопасности и охраны труда, и выполнения этих правил; d) свидетельствование от имени проверяемой организации; e) предоставление разъяснений или содействие при сборе информации.