Проект и проектная деятельность

Управление проектами информатизации. Лекция 1. Проект и проектная деятельность Тема 1. Проект и проектная деятельность Рассматриваемые вопросы: 1.1 Определение понятия «проект». 1.2 Сравнение операционной и проектной деятельности. 1.3 Отличительные особенности и факторы успеха ИТ проектов. 1.4 Типизация проектов информатизации. 1.5 Цель и основные ограничения проекта. 1.6 Понятия «программа» и «портфель проектов». 1.7 Основные вехи истории управления проектами. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 1 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Что такое проект? Примеры… Что их объединяет? РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 2 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Что такое проект? Определение понятия •От лат. Projectus — замысел, идея, образ, намерение, обоснования, план •Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений •Это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата •Уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый для соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам ГОСТ Р 54869-2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом Project Management Body of Knowledges PMBOK, 6 издание ISO/TR 10006 Guidelines to quality in Project Management РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 3 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Признаки Проекта: Временность. Проект завершается когда: Уникальность продукта или услуги: — его цель достигнута; — его цель не будет или не может быть достигнута (философский камень, вечный двигатель и т.п.); — финансирование проекта исчерпано и не может быть возобновлено; — потребность в проекте отпала (например, изменилась стратегия); — произошли изменения в законодательстве и т.п. — уникальный продукт (или компонент другого продукта), улучшение или исправление другого продукта; — уникальная услуга или способность предоставлять услугу; — уникальный результат или документ (пример – исследовательский проект); — уникальное сочетание одного или нескольких продуктов (пример – программное обеспечение и связаннае с ним документация) и т.п. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 4 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Системная сущность проекта Финансовые, временные, ресурсные, правовые, окружение, качество ОГРАНИЧЕНИЯ ВХОД ВЫХОД Потребности ОБЕСПЕЧЕНИЕ Бизнес-ценность (удовлетворение потребности) Люди, Деньги, Знания, Навыки, Техника, Технологии РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 5 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Почему управление проектами (УП) актуально именно сейчас? Произошло сокращение жизненного цикла продукта. Время на разработку нового продукта ограничено рынком. Бизнес стал ограничен во времени Конкуренция стала глобальной. Информация о товарах и услугах распространяется практически мгновенно Одновременно повысились требования к качеству. Новые продукты должны не только быстро выходить на рынок, но также быть качественными и дешевыми Продукты и технологии становятся всё более сложными. Современные проекты используют самые новые знания Возникла мультипроектная среда. Неорганизованный отбор проектов для реализации и неэффективное управление ими в конечном итоге ведут к большим финансовым потерям РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 6 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Причины инициации проекта Проект — средство реализации Плана стратегического развития компании. Руководители организаций инициируют проекты в ответ на факторы, влияющие на состояние дел в их организациях. Контекст инициации проекта Удовлетворение запросов или потребностей заинтересованных сторон Обеспечение соответствия нормативноправовым, юридическим или социальным требованиям Реализация или изменение бизнесили технологических стратегий Создание, совершенствование или исправление продуктов, процессов или услуг Проект Примеры — производящая электронику фирма авторизует новый̆ проект по производству более производительных, дешевых и меньшего размера ноутбуков на основе достижений в области компьютерных ЗУ и электроники; — в некоторых опорных элементах городского моста появились трещины, в результате чего создается проект для решения этих проблем; — автомобильная компания из-за нехватки топлива на рынке авторизует проект по разработке более экономичных автомобилей;̆ — производитель химических продуктов авторизует проект по разработке инструкции об обращении с новым токсичным материалом. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 7 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Классификация проектов РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 8 Управление проектами информатизации. Лекция 1.1. Определение понятия «проект» Корпоративные критерии проектов В каждой организации рано или поздно встает вопрос, что именно считать проектом. Как определить, является ли какая-либо активность проектом или осуществляется в рамках операционной деятельности? В рамках организации необходимо разработать более детальные критерии для отнесения активности к проектной деятельности в рамках конкретной организации Возможные критерии масштаба: — Общая трудоемкость — Длительность — Стоимость работ и финансовый результат от реализации Возможные критерии сложности управления: — Вовлечены сотрудники разных подразделений — Сотрудники выполняют работы, выходящие за рамки должностных инструкций — В проекте участвует большое количество внешних подрядчиков и субподрядчиков — У исполнителей отсутствует опыт выполнения подобного рода работ — Команда проекта территориально распределена РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 9 Управление проектами информатизации. Лекция 1.2. Сравнение операционной и проектной деятельности Операционная и проектная деятельность Операционная деятельность (процесс) • Цели рутинны. Состоят в поддержании бизнеса • Состоит из однотипных мероприятий, которые периодически повторяются • Дата завершения циклов является неопределенной • После достижения поставленных целей мероприятия повторяться • Выполняется относительно стабильными командами исполнителей Проектная деятельность (проект) • Цели уникальны • Выполняемые в ходе проекта мероприятия уникальны • Дата завершения является строго определенной • После достижения поставленных целей проект завершается • Ресурсы каждый раз организуются по-новому РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 10 Управление проектами информатизации. Лекция 1.3. Отличительные особенности и факторы успеха ИТ проектов. Зачем выполняют проекты? Проекты позволяют создать бизнес-ценность. «Под бизнес-ценностью проектов понимается выгода, которую в результате осуществления проекта получают заинтересованные стороны. Выгода от реализации проекта может быть материальной, нематериальной или и той, и другой» Руководство к Своду Знаний по Управлению Проектом (Руководство PMBOK) PMI, USA Выгоды проекта Материальные — Денежные средства — Акционерный капитал — Основные средства — Доля рынка НЕ материальные — Деловая репутация — Товарные знаки — Узнаваемость бренда — Общественное благо — Соответствие стратегии РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 11 Управление проектами информатизации. Лекция 1.2. Сравнение операционной и проектной деятельности Связь проектов и операционной деятельности 1.Целью определенного проекта может быть изменение операционной деятельности. Новые результаты и знания передаются в операционную деятельность. 2.Операционная деятельность и проекты вместе используют ограниченные ресурсы организации. Операционные ресурсы выделяются для выполнения проектов. 3.Существуют проекты, выполняемые в рамках операционной деятельности – проекты выполняемые по договорам с внешними заказчиками. Пример — проектноориентированные компании, к которым относятся ИТ-компании. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 12 Управление проектами информатизации. Лекция 1.3. Отличительные особенности и факторы успеха ИТ проектов. Критерии успешности проектов. Пример Здание Empire State Building (ESB) должно было иметь 102 этажа и высоту 381,3 метра Бизнес цели: 1. 2. Построить самое высокое в мире здание (во всяком случае выше, чем небоскреб фирмы Crysler) Сдать офисные помещения в аренду, окупить затраты и получить прибыль Полный успех?  Здание ESB было сдано 1 мая 1931 года  Строительство продолжалось 1 год и 45 дней (вместо 1,5 лет)  Потратили $24,7 млн. (вместо $43,0 млн.) Полный провал?  Смогли сдать в аренду лишь незначительную часть помещений  В народе стали по другому расшифровывать ESB = Empty State Building  Только в 1948 году расходы на строительство окупились РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 13 Управление проектами информатизации. Лекция 1.3. Отличительные особенности и факторы успеха ИТ проектов. Критерии успешности проектов Традиционные (базовые) критерии • Проект достиг намеченной цели • Проект выполнен в срок • Проект выполнен в рамках бюджета • Качество соответствует требованиям • Работа принята Заказчиком Вторичные критерии • Проект способствует реализации стратегии компании • Укрепился имидж компании на рынке • В результате реализованного проекта расширился перечень ключевых клиентов • Повысилась лояльность существующих клиентов • Вследствие проекта компания вышла на новые рынки • Заключены выгодные контракты • Взаимоотношения с партнерами улучшились • Персонал и компания в целом повысили свою квалификацию • И т.д. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 14 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Что есть ИТ проект? Типовые задачи IT-подразделений Сопровождение технологий Развитие технологий IT-процессы IT-проекты РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 15 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Понятие ИТ проекта Термин "ИТ проект" обычно используется для обозначения деятельности, связанной с использованием или созданием некоторой информационной технологии. ИТ проекты охватывают очень разнообразные сферы деятельности: — разработка программных приложений, — создание информационных систем, — развертывание ИТ-инфраструктуры и пр. Если говорить о реализации ИТ проектов, следует обратить внимание на следующие особенности: — зачастую в компании заказчика одновременно выполняются несколько ИТ проектов; — приоритеты выполнения проектов постоянно корректируются; — по мере реализации проектов выполняется уточнение и корректировка требований и содержания проектов; — велико влияние человеческого фактора: сроки и качество выполнения проекта в основном зависят от непосредственных исполнителей и коммуникации между ними; — каждый исполнитель может принимать участие в нескольких проектах; — налицо трудности планирования творческой деятельности, отсутствуют единые нормативы и стандарты; — сохраняется повышенный уровень риска, вплоть до непредсказуемости результатов; происходит постоянное совершенствование технологии выполнения работ. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 16 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Что есть IT-проект? V IT  WEB  Системы контроля и управления доступом  Автоматизация производства  LAN & HardWare  Организация электронного документооборота Не проект  ERP  Телекоммуникации  CRM  Система информационной безопасности  Разработка ПО Не IT  BI  Инсталляция ПО % IT РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 17 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Типы ИТ проектов Создание новых систем/приложений - в англ. часто называются “from the scratch”, в той или иной степени подразумевая работу “с чистого листа” (“с нуля”) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 18 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Типы ИТ проектов Развитие существующих систем/приложений подразумевает расширение доступной функциональности, которую невозможно или нецелесообразно выделять в отдельное приложение или систему; вводя такой тип программных проектов, решается вопрос отделения функциональной деятельности, например, службы технической поддержки, от проектной, результатом которой как раз и будет новая версия системы, обладающая новой <требуемой> функциональностью; в качестве примера можно предложить выпуск новой версии системы управления проектами РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 19 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Типы ИТ проектов Интеграция систем/приложений - как существующих, так и вновь создаваемых, уделяя внимание в рамках содержания проектных работ только вопросам интеграции, включая те изменения, которые необходимо внести в системы для обеспечения возможности интеграции, но не более того РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 20 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Типы ИТ проектов Проекты внедрения готовых программных систем: Приобретение (и развертывание) информационной системы (software acquisition) – часто выделяется как самостоятельный проект, а не только как один из процессов проекта; такая тенденция особенно заметна в крупных организациях, занимающихся выбором и закупкой необходимых готовых систем COTS – Commercial Off-The-Shelf (т.е. готовый коммерческий продукт, приобретаемый “с полки”) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 21 Управление проектами информатизации. Лекция 1.4. Типизация проектов информатизации Типы ИТ проектов Проекты внедрения готовых программных систем: Адаптация корпоративных информационных систем (КИС) – обычно, это процесс “кастомизации” (customization, англ., т.е. настройки и расширения) корпоративной системы, созданной внешним поставщиком как тиражируемое решение и требующее настройки в соответствии с бизнеспроцессами конкретной организации, например, это системы ERP или CRM. Необходимо отметить, что расширение в рамках адаптации обычно подразумевает использование средств, предлагаемых самой системой (например, использование ABAP в SAP R/3 или SAP Business All-in-One), в противном случае – это уже становится дополнительным проектом категории 2 (развитие существующих систем) либо 3 (интеграция, в зависимости от целей и объема работ) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 22 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Определение цели (ей) проекта «Размытая цель» проекта ведёт к «Неопределённым результатам» РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 23 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Определение задач проекта РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 24 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 25 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 26 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 27 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 28 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример Автоматизировать бизнес-процессы бюджетирования путем внедрения системы 1C: Управление холдингом. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 29 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример Бюджет на 2021 год будет полностью сформирован в целевой системе в соответствии с определенными функциональными требованиями. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 30 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример Для выполнения работ проекта привлечем на конкурсной основе сторонних исполнителей, имеющих опыт аналогичных внедрений. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 31 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример Для повышения эффективности процессов бюджетирования. В частности: −Сокращение сроков подготовки и корректировки бюджета на 30% −Сокращения сверхлимитных расходов до уровня не выше 3% от установленных лимитов −Сокращения сроков подготовки отчетности факт-план на 40% РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 32 Управление проектами информатизации. Лекция 1.5. Цель и основные ограничения проекта Цель SMART. Пример Проект должен быть завершен к началу 4-го квартала 2020 года РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 33 Управление проектами информатизации. Лекция 1.6 Понятия «программа» и «портфель проектов» Программа и Портфель проектов Программа (program) Портфель проектов (project portfolio) • группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения • набор проектов или программ и другой связанной деятельности, объединенных с целью более удобного и эффективного управления и получения эффектов, недостижимых при организации управления отдельными проектами. Управление проектами в составе программы координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности Отдельные проекты в составе программы могут отделяться друг от друга и реализовываться независимо. При изъятии отдельного проекта или нескольких проектов это в принципе не отражается на основных целях программы. С течением времени в портфель постоянно добавляются новые проекты и удаляются законченные или прерванные проекты. При определенных условиях портфель проектов наряду с проектами и программами содержит также еще другие портфели проектов. Проекты и программы портфеля не обязательно являются взаимозависимыми или напрямую связанными. Проекты и программы в портфеле проектов могут иметь или не иметь общие цели, но, как правило, имеют общие ограничения по ресурсам. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 34 Управление проектами информатизации. Лекция 1.6 Понятия «программа» и «портфель проектов» Проекты, Программы и Портфели проектов Ключевые особенности Проекта, Программы и Портфеля Проект Программа Портфель Цель Измеримый результат Выгода Стратегия Состав Пакеты работ Проекты и операционная деятельность Программы, проект, операционная деятельность Временные рамки Определенный срок окончания Определенный срок окончания Нет срока окончания Кем/чем управляет руководитель Внутренние и внешние ресурсы в проекте Управляет руководителями Программ и операционной деятельностью Управление развитием в компании Основной приоритет управления Оптимизация сроков, денег, ресурсов и требований заказчика Оптимизация выгод Оптимизация путей достижения стратегических целей в компании Портфель Проект Программа Операционная деятельность Программа Проект Проект Проект Проект Программа Операционная деятельность Проект Проект Подпрограмма Операционная деятельность Проект РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 35 Управление проектами информатизации. Лекция 1.7 Основные вехи истории управления проектами 30-50 годы – начало управления проектами: — 1937г. – американским ученым Гуликом была осуществлена первая разработка по матричной организации для руководства и осуществления сложных проектов. — 1956г. – компания «Дюпон де Немур» образовала группу для разработки методов и средств управления проектами. — 1957г. – коллективом Remington Rand, возглавляемым Kelly и Walker, был разработан метод критического пути (CPM) с программной реализацией на ЭВМ UNIVAC. — 1957-58 гг. – для программы Поларис (US Navy) была разработана и опробована система сетевого планирования PERT. — 1959г. – комитетом Андерсона (NASA) был предложен системный подход к управлению проектом по стадиям его жизненного цикла, в котором особое внимание уделялось предпроектному анализу. Развитие УП в 50-е годы завершилось публикацией Gaddis в Harvard Business Review первой обобщающей статьи по управлению проектами. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 36 Управление проектами информатизации. Лекция 1.7 Основные вехи истории управления проектами 60-е годы – развитие методов сетевого планирования: — Развитие УП концентрируется почти исключительно на методах и средства PERT и CPM. — Распространение сетевых методов УП в Европу и другие континенты. — Появление матричной формы организации. — Разрабатывается целостная система материально-технического обеспечения (1966) — Появляется система GERT (1966), использующая новую генерацию сетевых моделей — Создаются профессиональные организации управления проектами: — в Европе – Международная Ассоциация управления проектами (IPMA) – 1965г. — в Северной Америке – Институт управления проектами (PMI) – 1969г. 70-е годы – развитие системного подхода к управлению проектами — в УП учитывается «внешнее» окружение проектов. — 1971г. – решаются проблемы руководителя проекта и команды проекта. — 1977г. – разрабатываются методы управления конфликтами. — 1977-79 гг. – разрабатываются организационные структуры УП. — Создаются профессиональные организации УП: — в Австралии (AIPM) — в Азии (ENAA) РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 37 Управление проектами информатизации. Лекция 1.7 Основные вехи истории управления проектами В 80-е годы – управление проектами сформировалось как сфера профессиональной деятельности — в начале 80-х – высокий уровень неудач воплощения УП. — развиваются методы УП в строительстве с ориентацией на заказчика. — в практику входят методы управления изменениями. — развивается управление качеством в проекте. — управление риском выделяется в самостоятельную дисциплину в сфере УП. — в США публикуется первая версия коллективной работы института IPM – Project Management Body of Knowledge (Свод знаний по УП), в которой определены место, роль и структура методов и средств УП и их вклад в общее управление РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 38 Управление проектами информатизации. Лекция 1.7 Основные вехи истории управления проектами В 90-е годы – новые направления и сферы приложения управления проектами: — начало трансферта знаний и опыта УП в развивающиеся страны. — осознание возможностей и полезности применения УП в нетрадиционных сферах. — осознание необходимости и практическое начало процессов глобализации, унификации и стандартизации в области УП. — начало разработки и использования в УП новых информационных технологий, в т.ч. сетевых. — разработка и ввод в действие программ сертификации менеджеров проекта. — разработка и ввод в действие международных (ISO 10006-10007) и национальных (APM, PMI, AI PM) стандартов по управлению проектами. РТУ МИРЭА. Кафедра практической и прикладной информатики 39