Примеры тематических аудиторских проверок

Примеры тематических аудиторских проверок План: 1. Анализ численности и кадрового состава. 2. Анализ трудовых показателей. 3. Аудит кадрового потенциала. Анализ численности и кадрового состава Объект анализа – кадры организации. Цель анализа – разработка мероприятий по рациональному использованию персонала, повышению его профессионального и культурно-технического уровня, закрепление его в организации. Анализ численности и кадрового состава организации целесообразно проводить в динамике за определенный временной отрезок (например, помесячно в течение года, 3–5 лет) по отдельным направлениям, причем должна обеспечиваться их увязка, подтверждающая обоснованность последующих выводов аудитора. При анализе численности и кадрового состава организации рассматриваются количественные и качественные показатели персонала как в целом по организации, так и по отдельным категориям и специальностям, профессионально-квалификационным группам, структурным подразделениям. Конечная цель этого анализа – улучшение использования трудового потенциала организации с помощью рациональной расстановки кадров. Наиболее целесообразно изучить профессионально- квалификационный состав работников не только по всей совокупности работ, но и дифференцированно по отдельным профессиям, должностям. При этом необходимо проводить анализ структуры рабочей силы по категориям занятых: производственный персонал (основные или вспомогательные рабочие), непроизводственный персонал и административный персонал. Анализ трудовых показателей Анализ трудовых показателей персонала организации лежит в основе аудита кадрового потенциала и позволяет оперативно оценить правильность кадровой политики. Его целью является оценка экономической эффективности труда на уровне организации и ее структурных подразделений, выявление резервов повышения эффективности деятельности организации за счет роста производительности труда персонала, более рационального использования численности работников и их рабочего времени. Указанные направления аудита кадрового потенциала должны рассматриваться и осуществляться не в отдельности, а в комплексе. Анализ трудовых показателей персонала организации лежит в основе аудита кадрового потенциала и позволяет оперативно оценить правильность кадровой политики. Объект анализа – показатели трудовой деятельности персонала организации. Цель анализа – оценка экономической эффективности труда на уровне организации и ее структурных подразделений; выявление резервов повышения эффективности деятельности организации (производства) за роста производительности труда персонала, более рационального использования численности работников и их рабочего времени. Анализ трудовых показателей персонала заключается в изучении количественных и качественных показателей, характеризующих трудовую деятельность персонала организации в целом, структурных подразделений, группы или отдельных работников. Количественные показатели в большей степени характеризуют труд производственного персонала (рабочих), поскольку их деятельность лучше поддается нормированию, качественные показатели – труд управленческого персонала – служащих. К количественным трудовым показателям относятся в первую очередь производственно-экономические показатели: ― показатели производительности труда; ― показатели выполнения трудовых норм (например, выработка продукции на одного работника); ― показатели эффективности использования рабочего времени, включая потери рабочего времени (например, время на выполнение заказа / обслуживание клиента); ― показатели качества продукции, оказываемых услуг, включая число возврата продукции и общая сумма возвратов; ― число изделий по причине некачественного обслуживания или дефектов продукции; ― экономия материальных ресурсов. К качественным трудовым показателям относят показатели творческой активности персонала, общественной активности в сфере производства и потенциальных возможностей работников. Основными качественными трудовыми показателями являются: ― участие в рационализаторстве, изобретательстве, профессиональных конкурсах и т.п.; ― поиск неиспользованных резервов; ― повышение уровня образования, квалификации, культуры труда, способность к обучению – ориентация на овладение новыми знаниями и умение быстро овладевать ими в процессе самой деятельности; ― расширение профессионального профиля, трудовая карьера; ― участие в работе общественных организаций, управлении предприятием; ― интерес к выработке и принятию хозяйственных решений; ― управленческая (штабная) культура, в том числе культура обсуждения и принятия управленческих решений, культура ведения документации; ― показатели интенсивности и тяжести труда; ― показатели заболеваемости (общей, профессиональной); ― показатели работоспособности персонала; ― удовлетворенность трудом, должностным статусом; ― показатели отношения к труду; ― состояние социально-психологического климата в коллективе; ― состояние трудовой дисциплины; ― умение проектировать – умение строить процесс реализации деятельности, ориентируясь на результат и условия; ― инновационный потенциал – способность сотрудников организации принимать нестандартные, нетрадиционные решения; ― сверхнормативная активность – ориентация сотрудников организации на превышение задач, которые были перед ними поставлены, способность делать всегда немного больше, чем было приказано. Анализ количественных трудовых показателей работников осуществляется в ходе сравнения их с нормативными, в результате изучения учетной и отчетно-статистической документации, экономических расчетов, а также путем проведения наблюдений и измерений затрат рабочего времени. Изучение качественных показателей кроме документального анализа предполагает анализ аттестационных материалов работников, а также использование конкретно-социологических методов: опросы, беседы, анкетирование, тестирование, интервью. В зависимости от целей, объема и времени проведения аудита определяется перечень трудовых показателей, по которым осуществляется оценка, причем для разных подразделений и групп работников набор этих показателей может быть различным. По этим показателям оценивается результативность деятельности организации в целом, по конкретным структурным подразделениям и группам работников. Кроме того, при необходимости, выбрав ключевые показатели, можно составить матрицу соответствия и провести сравнительный анализ отдельных работников на предмет их соответствия выполняемой работе, занимаемой должности. В связи с этим выбор показателей представляется весьма важным для обеспечения достоверности оценки кадрового потенциала организации. Первостепенное значение в осуществлении анализа трудовых показателей персонала отводится анализу использования рабочего времени и производительности труда. Рассмотрим результаты аудита кадрового потенциала одной из российских организаций. Показатели аудита кадрового потенциала. Показатель Фактическое значение Рекомендованное значение Предварительный вывод Уровень соответствия профессиональных квалификационных качеств работников требованиям 83,6 % 100 % Довольно высокий уровень, но не достаточный для существующей стратегии компании Наличие у персонала высшего образования 24 % 50 % Средний уровень, но не достаточный для существующей стратегии Занятость работников в организации Рациональная Рациональная Наиболее эффективный уровень Показатели стажа, т.е. средняя продолжительность работы сотрудников в данной организации 1-3 года 3-5 лет Неудовлетворительный уровень, может объясняться высокой текучестью кадров Коэффициент текучести кадров 33,3 % 5 % Очень высокий, говорит о нестабильной ситуации Возрастная структура рабочих кадров 25-45 лет 25-45 лет Наиболее эффективный уровень Удельный вес работников аппарата управления и руководителей в общей численности персонала 15 % 20 % Наиболее эффективный уровень Коэффициент внутренней мобильности персонала 10 % 10 % Наиболее эффективный уровень Совокупный потенциальный фонд рабочего времени 949 1301 С учетом сменности и продолжительности рабочего дня – умеренный Показатель соответствия наличных трудовых ресурсов требуемому уровню 67 % 100 % Не удовлетворительный уровень. Играет роль сезонность работ Анализируя данные таблицы, можно выявить основные проблемы кадрового потенциала рассматриваемой организации. Показатель соответствия наличных трудовых ресурсов по требуемому уровню и показатель соответствия профессионально-квалификационных качеств работников требованиям, вызывают определенные опасения. Выявленное фактическое значение данных показателей является недостаточным для существующей стратегии компании. Кроме того, выявлен очень высокий процент текучести кадров, что говорит о нестабильной ситуации в компании. Таким образом, можно выделить непроизводственные факторы для проведения стоимостной оценки экономических результатов по совершенствованию системы и технологии управления персоналом организации: ‒ повышение производительности труда за счет обучения, переподготовки и повышения квалификации; ‒ улучшение использования управленческого персонала; ‒ снижение текучести кадров; ‒ повышение качества осуществления функций. Проведение предварительных расчетов на завершающем этапе аудита кадрового потенциала позволит определить перспективные направления совершенствования системы управления персоналом организации. Аудит кадрового потенциала Аудит кадрового потенциала позволяет выявить: ― уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале; ― распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям); ― потребности в обучении; ― качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структура); ― стили управления персоналом; ― потенциал работников; ― социально-психологический климат; ― основные причины сопротивления изменениям. Источниками информации для анализа кадрового потенциала служат: ― планы по труду; ― статистическая отчетность по труду и численности персонала; ― данные табельного учета и отдела кадров; ― должностные инструкции работников; ― нормы и нормативы по труду; ― приказы по движению личного состава (приказы об увольнении, переводе, приеме на работу); ― другие материалы, характеризующие состав и трудовую деятельность персонала организации (например, результаты аттестации, документированные результаты выполнения трудовых норм). ПРОВЕРЬ СЕБЯ: 1. Зачем анализ численности и кадрового состава организации проводят в динамике за последние 3-5 лет? 2. Какова конечная цель анализа численности кадрового состава? 3. Цель анализа трудовых показателей? 4. Может ли аудит кадрового потенциала выявить потребности в обучении?