Презентация как современная форма коммуникаций

РАЗДЕЛ 3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК СОВРЕМЕННАЯ ФОРМА КОММУНИКАЦИЙ 3.1. Сущность и цели презентации Под презентацией понимается первое официальное представле- ние заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или ма- лоизвестной продукции, нового проекта и ее создателей. Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Воз- действие презентации очень глубокое: от ее успешного проведения зависят деловые контакты в мире бизнеса и предпринимательства. С помощью презентации информируют и убеждают потенциаль- ных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. Важной задачей презентации является необхо- димость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вы- звать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге как ожидаемый результат – заключить договоры и сделки. Смысл презентации – обеспечить благожелательный прием пре- зентируемому новшеству со стороны общественности. Как правило, общественность на презентации представляют пресса и представите- ли заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах пред- мета презентации. Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, инно- вационная структура, эффективная технология и т. п.16 Виды презентаций: 1. Презентация общественной организации (фирмы, акцио- нерного общества, корпорации и т. п.). Цели такой презентации: соз- 16 Каймакова М.В. Коммуникации в организации: текст лекций. Ульяновск, 2008. 73 с. дание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссозда- ние благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании орга- низации. 2. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: созда- ние знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, озна- комление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т. д., достижение предпочтения марке и т. п. Более ясно цели торговой презентации и презентации фирмы можно понять по табл. 2. Таблица 2 Цели презентации товара Вид целей Цели Информация Создать знание о марке, новом товаре или услуге на целевом рынке. Ознакомить потребителей с новым расписанием работы магазина. Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы. Убеждение Достичь предпочтения марки, фирмы, товара. Увеличить посещаемость магазинов. Достичь приверженности марке. Напоминание (Поддержание) Стабилизировать сбыт. Поддерживать приверженность марке, фирме, товару. Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа. 3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации – ин- формирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убежде- ние аудитории в необходимости осуществления разработки или во- площения проекта. 4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой груп- пе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке. 5. Презентация плана будущих работ. Такая презентация ана- логична предыдущему виду презентаций, только объект здесь – бу- дущие работы организации или личности. Целями ее могут являться информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презен- тации критическому анализу и изменению. Итак, презентация есть представление общественности чего- то нового, с определенными целями. Смысл и назначение презентации – передача информации пре- зентующим в форме убеждения определенному кругу присутствую- щих с перечисленными целями. Большинство руководителей признают три общие цели публич- ного выступления: проинформировать, убедить и развлечь. Боль- шинство речей – это сочетание двух или более целей. Информативные. Когда оратор пытается обучить своих слуша- телей или описать им что-либо, его цель – проинформировать. Лек- ция в учебном классе – это пример информативного выступления. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы по- знакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него. Убеждающие. Вторая общая цель – это убедить слушателя. Убеждающие выступления бывают разными. Они варьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение слушате- ля к предмету, до тех, которые пытаются заставить слушателей дей- ствовать определенным способом. Убеждающие выступления предназначены для того, чтобы до- биться скрытой или явной реакции. Скрытая реакция – это реакция, которая в соответствии со значением этого слова не сразу раскрыва- ется для выступающего или наблюдателя. Оценка эффективности оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которую можно наблюдать и оценивать. Развлекательные. Третья общая цель публичных выступлений – развлечь, а следовательно, ожидаемая реакция слушателей – удоволь- ствие. Аудиторию можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы. 3.2. Планирование и организация презентации Планирование презентации начинается с определения целевой аудитории. Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании необходимо определить целе- вую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Со- ответственно, определив целевую аудиторию, уже можно достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследова- ния, потому что ошибки на этом этапе способны привести к беспо- лезно израсходованным деньгам и времени. Чем больше оратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь. Обычным недостатком среди ораторов является тенденция счи- тать, что слушателю будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принять ориентацию на слу- шателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требует обязательной постановки нескольких вопросов: 1. Насколько велика будет аудитория? 2. Насколько образованы слушатели? 3. Какие профессиональные группы они представляют? 4. Какова представленная возрастная группа? 5. К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели? Лучший способ проанализировать аудиторию – лично погово- рить с группой. Приемлемая альтернатива – поговорить с нескольки- ми людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем- либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией. Чем более сходны между собой слушатели по таким парамет- рам, как образовательный уровень, род деятельности, возраст и соци- альный статус, тем легче предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей. Структура презентации Проведение презентации включает следующие этапы: 1. Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлече- ние новых партнеров – поставщиков, потребителей, инвесторов; рек- рутирование новых занятых. 2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации; опре- деление места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных, примерного бюджета. Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Дли- тельность – 1,5–2,5 часа. После окончания – коктейль или фуршет продолжительностью 1–2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оце- нить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достиже- ния места проведения (станции метро, транспорт). 3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет про- грамму должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь пра- вильную дикцию и уметь вести себя публично. Возможный сценарий может строиться по следующей схеме: a) ведущий представляет руководителей фирмы присутствую- щим, и наоборот, – присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным; b) показывается видеофильм длительностью 7–12 минут с сюже- тами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую, технологическую, науч- ную, художественную новизну объекта презентации; c) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие со- общения (по 2–5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фир- мы, – если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах, пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал; d) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы при- сутствующих; e) слово предоставляется гостям для выступления с замечания- ми, комментариями, пожеланиями и поздравлениями; f) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные ли- стки, памятки, значки; g) коктейль, банкет, фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность ус- тановления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных це- лей посещения презентации. Это следует использовать и организато- рам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможно- сти для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свобод- ному общению участников. Структура информативной речи Любое выступление состоит из трех основных частей: введение, основная часть и заключение. Основная часть сообщения имеет три элемента: центральная идея, основные мысли и подтверждающие ма- териалы. Центральная идея – это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили ее, даже если они забудут все остальное. Лю- бая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением. После определения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью основных мыслей. Их должно быть несколько: для большинства речей доста- точно четыре или пять. Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их. Среди методов поддержки чаще всего ис- пользуются цитаты, примеры, аналогии и статистика. Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно по- влияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь их внимание. В заключении речи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта. Структура убеждающей речи Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэто- му добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем – задача гораздо более сложная. Целенаправленная последовательность – это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного процесса. Он состоит из следующих шагов: 1. Привлечение внимания. 2. Указание на потребность. 3. Способ удовлетворения потребности. 4. Наглядность результатов. Последовательность речи О сообщении, в котором мысли логически связаны и выстроены гладко, говорят, что оно последовательное. В последовательных пре- зентациях структура построения очевидна и, следовательно, повыша- ется вероятность того, что слушатели воспримут информацию. До- полнительное преимущество последовательной презентации заклю- чается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей. Перечисление и параллелизм – это средства, с помощью кото- рых можно сделать презентацию более последовательной. Выступле- ние оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунк- тов он собирается назвать, нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается луч- ше, чем речь того, кто обходится без подобных замечаний. Первое впечатление о фирме и ее товарах или услугах создается через внешний вид ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, общий эс- тетический облик ведущего презентации имеют иногда решающее значение для успешного бизнеса. Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров и клиентов, на участников презентации. Особенно важно с помощью разнообразных невербальных сигналов демонстрировать энтузиазм и живость: держаться прямо, ходить уверенно, улыбаться, смотреть в глаза деловым партнерам, уверенно пожимать при необходимости руку, жестами акцентировать важные моменты в информации. Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведуще- го. Вербальное содержание его речи должно быть грамотным, с пра- вильными ударениями. Ораторы, которые повторяют сходную фразеологию при пере- даче своих мыслей, используют параллелизм. Политический канди- дат, который говорит: «Граждане заслуживают безопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, граждане за- служивают чистой окружающей среды», – использует параллелизм. У параллелизма есть ритм, который легко слушать и легко за- помнить. Он делает сообщение более последовательным. Режимы донесения речи до слушателей Существуют четыре основных режима публичных выступлений: 1) импровизация; 2) речь «без бумажки»; 3) речь, выученная наизусть; 4) речь по рукописи. Основное преимущество импровизации – в спонтанности; ее не- достаток в том, что она, как правило, плохо спланирована. Речь «без бумажки» более формальна, чем импровизация. Здесь есть возможность планирования, и в результате речь лучше организо- вана. Оратор постоянно опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство публичных выступлений произ- носятся именно так. Выученная наизусть речь позволяет представить хорошо спла- нированное выражение мыслей. Однако при представлении речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи зву- чат и выглядят не очень живо. Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации. При чтении с рукописи можно быть очень точным, можно контроли- ровать каждое предложение. Но при этом создание такой речи зани- мает больше времени, и часто рукопись становится барьером между оратором и аудиторией. Качество голоса С тех пор как шумовое загрязнение окружающей среды стало проблемой для общества, люди более осознанно относятся к громко- сти. Обращаясь к аудитории, ораторы должны регулировать гром- кость голоса в зависимости от таких факторов, как комнаты и посто- ронние шумы. Скорость, или темп, в котором говорит оратор, также влияет на слушателей. Из-за нервозности некоторые неопытные ораторы гово- рят слишком быстро, и это существенно мешает аудитории понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызывает трудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковым ударением. Чрезмерное замедление речи приведет к по- тере внимания. Разнообразие – это ключ к успешному использованию лучших качеств своего голоса. Варьируя громкость, темп и высоту, оратор в состоянии сделать так, что его будет интереснее слушать, а сообще- ние его будет более запоминающимся. Использование наглядных пособий Наглядные материалы помогают как выступающему, так и пуб- лике запомнить основные пункты выступления. Большинство фор- мальных речей и презентаций включают в себя использование на- глядных пособий. Они нравятся как и профессиональным ораторам, поскольку по- могают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора. Существуют два основных типа наглядных пособий: 1. Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом разверты- вания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помо- гая при этом в запоминании. 2. Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и производят более глубокое и ос- новательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании. Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слу- шать оратора, и анализировать, и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более, чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними. Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, его краткий смысл должен быть написан там. Например, надпись под графиком: «Прибыль возросла на 15 %». При представлении наглядного материала публике нужно, что- бы слушатели одновременно и слушали оратора, и извлекали смысл из материалов. Как это сделать? Ниже приведены несколько полез- ных советов по использованию наглядных пособий: 1. Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы. 2. Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл пре- жде, чем им предстоит продолжить слушать речь. 3. Одно наглядное пособие должно выражать одну идею. 4. Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию. 5. Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете. 6. Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните. 7. Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюст- рируется, уберите материалы с глаз аудитории. Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот. Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но ко- гда вы делаете презентацию, выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоян- но расширяется. Рассмотрим некоторые из них: 1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом раз- ворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории, активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материа- лов, отвлекая их от вашей речи, и они теряют основную идею высту- пления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями. 2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего вы- ступления. 3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диа- грамм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4 графиков на одну диа- грамму. 4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, та- ким образом, вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существен- ное удобство этого метода – простота в подготовке материалов: дос- таточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно по- этому проекторы получили широкое распространение. 5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать фор- мальную, профессиональную атмосферу, то слайды – лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возмож- ности. Из недостатков следует отметить то, что на время показа слай- дов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры. Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие ре- зультаты технического прогресса тоже могут использоваться в пре- зентации, но следует отметить, что они требуют специального обору- дования и профессиональной подготовки материалов. 3.3. Коммуникативные приемы подхода к покупателю К ситуации продажи относятся следующие слова Конфуция: «Я слышу – и я забываю, я вижу – и я помню, я делаю – и я понимаю», потому что для покупателя процесс покупки представляет собой «по- следовательное осознание»: по мере того как человек продвигается по пути «слышу, вижу, делаю», он обретает все более высокий уро- вень осознания предложенных преимуществ. Помогают осуществить продажу и разнообразные коммуника- тивные приемы подхода к покупателю. Комплиментарный подход. Утонченный комплимент, уместно сделанный, вызывает положительную реакцию и создает приятную атмосферу для проведения презентации товара. Скрытый комплимент более эффективен, чем прямой, который может быть сочтен за лесть. Подход со ссылкой. В ситуации продажи товара неплохим ком- муникативным приемом является ссылка на уважаемых в обществе клиентов, которые пользуются этим товаром и довольны им, или на клиентов, с которыми потенциальный покупатель знаком лично. Тор- говые агенты могут также найти новых покупателей, узнавая у новых клиентов имена тех, кого могла бы заинтересовать предлагаемая про- дукция. Подход с предоставлением образца. При этом подходе торговый агент длительное время устанавливает доброжелательные контакты с покупателем, используя такие приемы, как предложение опробовать продукцию, приглашение на завтрак или бесплатный семинар, пре- доставление образца данной продукции. Подход с указанием преимуществ. При этом подходе торговый агент, используя все вербальные и невербальные средства, описывает потенциальному покупателю преимущества, которые способны побу- дить его на покупку, например: «Известно ли вам, что наше средство контроля сократило потери энергии за один только год на 25 %?» или «Прочли ли вы во вчерашней газете, что, как установила одна незави- симая компания, занимающаяся исследованием, большинство потре- бителей предпочитают именно эту продукцию любой другой из имеющейся на рынке?» «Драматический подход». Когда исчерпаны все возможности, а успех не достигнут, можно обратиться к «драматическому» подходу. Один торговый агент положил на стол снабженца пятидолларовую купюру, заявив при этом, что снабженец сможет оставить ее себе, ес- ли он (агент) не сможет продемонстрировать все преимущества пред- лагаемой продукции за 25 минут. Торговые агенты, продающие пы- лесосы, часто пачкают ковры покупателя, чтобы продемонстриро- вать, как великолепно их пылесосы удаляют эту грязь. Один торго- вый агент поджег долларовую бумажку, сказав: «Позвольте мне про- демонстрировать, как вы и ваша компания можете прекратить сжига- ние вашей прибыли, используя наше изделие в вашем производст- венном процессе». Подход с демонстрацией товара. Демонстрация образца пред- лагаемой продукции в самом начале встречи позволяет потенциаль- ному заказчику увидеть товар во всей его красе. Презентацию товара легче делать после того, как клиент увидел, потрогал, пощупал и по- пробовал на вкус или в действии то, что ему предлагают. Подход с вопросами. Этот прием предполагает двустороннее общение на самом раннем этапе презентации. Торговый агент должен стремиться задавать вопросы покупателю, что позволит ему получить дополнительную информацию о степени заинтересованности партне- ра в предлагаемом ему товаре. Например: «Какие качества или пре- имущества имеют для вас особое значение, когда вы покупаете про- дукцию, подобную этой?» При этом очень важно ставить вопросы та- ким образом, чтобы потенциальный покупатель не смог ответить «нет», следовательно, никогда не стоит спрашивать: «Могу ли я по- мочь вам?» Предварительный подход. Дружелюбие, сопровождающееся улыбкой, приветствие, крепкое рукопожатие и уважительное обраще- ние – вот важные первые шаги предварительного подхода. Хорошо проведенной можно считать презентацию, в ходе которой учитыва- лись характер и настроение потенциального заказчика, которого спо- койно и уверенно вели от стадии установления контакта до стадии совершения действия. 3.4. Самопрезентация В настоящее время борьба на рынке в основном ведется не меж- ду теми или другими товарами (фирмами), а между их имиджами. При общении с представителями фирмы, знакомстве с ее товарами, услугами в восприятии партнеров складывается определенный образ. Если участнику деловой коммуникации не удается так препод- нести себя, чтобы сформировать у партнера положительный и пре- стижный образ, рассчитывать на успех не приходится. Он должен правдиво отображать лучшие качества и быть при этом простым и искренним. В большинстве своем нельзя оценивать себя объективно. Кроме того, то, что мы считаем важным в своей внешности, порой остается незамеченным другими людьми, в то время как редко види- мые нами детали, к примеру, выражение лица и язык тела, становятся источниками своеобразных сигналов, которые принимаются и оцени- ваются нашими деловыми партнерами. Всего 4 секунды нужно для того, чтобы произвести на партнера первое впечатление, и если вдруг оно оказалось негативным, то понадобится четыре года, чтобы изме- нить ситуацию, продемонстрировать себя в лучшем свете, вызвать симпатию. Вот почему каждому деловому человеку нужно владеть само- маркетингом, искусством создания положительного имиджа. На формирование имиджа оказывает влияние весь спектр фак- торов, проявляющихся в таких аспектах делового взаимодействия, как умение представиться, вызвать к себе симпатию (сформировать аттракцию), привлечь к себе внимание. Деловой человек (юрист, менеджер, релайтер и др.) для того, чтобы произвести в процессе коммуникаций «первое хорошее впе- чатление», должен совершенно сознательно использовать свой внеш- ний вид, свой голос и речь, глаза и зрительный контакт. Известный психолог Карл Юнг считал, что о человеке судят по личине, которую каждый из нас надевает для того, чтобы соответст- вовать требованиям общества. Многие тратят усилия на то, чтобы отшлифовать фасад, внешний образ, публичный имидж и таким обра- зом продемонстрировать тот или иной стиль. Однако стиль, как пра- вило, обусловлен внутренним содержанием личности человека. Каждая грань личности человека формируется под влиянием то- го, какие поступки совершают окружающие его люди, как они оде- ваются, как ходят, говорят, слушают. При определенных обстоятель- ствах в деловой коммуникации такая информация может быть весьма полезной, и она становится более значимой, если от нее зависит дос- тижение ваших личных целей. Попробуйте провести анализ своих целей: стратегических, например на ближайшие пять лет; целей на близкую перспективу, например на этот год; целей по типу – здесь и сейчас. Определяя цели, мы концентрируем на них свое внимание и задумываемся над тем, что нужно сделать, чтобы их достичь. Будучи постоянно вовлеченными в межличностные отношения с другими людьми, вы должны сделать все от вас зависящее, чтобы дос- тичь собственного успеха. Для начала постарайтесь разобраться в се- бе, определить свои сильные и слабые стороны. Для самопрезентации важно также помнить о своих достижениях и потенциальных способ- ностях и возможностях, укреплять уверенность в собственных силах. Обманчиво первое впечатление или нет, деловой человек дол- жен сделать все, чтобы понравиться своему деловому партнеру с пер- вого взгляда. Контакт – это начало взаимодействия двух партнеров. Для ус- тановления контакта с партнером при самопрезентации специалисты по проблемам общения рекомендуют следующие приемы: − улыбка, доброжелательный взгляд; − приветствие, включающее рукопожатие и слова; − обращение к партнеру по имени и отчеству; – представление, знакомство, обмен визитными карточками; − проявление дружеского расположения, использование для это- го шутки, юмора, комплиментов, видимого участия; − подчеркивание значимости партнера, фирмы, которую он представляет, проявление уважения к нему, демонстрируемое слова- ми, мимикой, жестами, позой, организацией пространственной среды; − подчеркивание общности с партнером, поиск взаимных инте- ресов, выяснение позиций, мнений, связанных с актуальными собы- тиями; − предоставление партнеру возможности почувствовать свое превосходство над вами. Д. Карнеги отмечает, что любой человек может быть в какой-то сфере более компетентным, чем вы. Поэтому ваше открытое признание в этом способствует установлению эффек- тивного контакта, так как дает возможность партнеру почувствовать свою значимость. В деловой среде принято такое начало знакомства: − Разрешите (позвольте) с вами познакомиться! − Позвольте представиться! Называются фамилия, имя, отчество. Называются профессия, должность, место работы (в зависимости от ситуации общения). Если знакомство предваряет деловые контакты, в которых говорящий уполномочен представлять определенную организацию, следует до- бавление: − Я представляю фирму... − Я уполномочен вести переговоры от имени... Как правило, деловое знакомство предполагает обмен визитны- ми карточками: − Позвольте вручить вам мою визитную карточку. − Мои «координаты» указаны в визитной карточке. В ответной реплике важно подчеркнуть удовлетворенность по поводу состоявшегося знакомства: − Очень приятно! − Очень рад! − Очень рад с вами познакомиться (возможно добавление име- ни-отчества нового знакомого) или: – Мне очень приятно, что мы познакомились... После приветствия или знакомства целесообразно задать вопросы о делах, о здоровье, о каком-то событии. У деловых людей иногда воз- никают сомнения по поводу того, сколько вопросов необходимо задать или насколько подробными могут быть ответы. В деловом общении партнеру сообщается такое количество информации, которое необхо- димо для данной цели общения. В условиях самопрезентации партнер демонстрирует столько знаков внимания, сколько уместно в конкрет- ной ситуации. Более уместны ответы краткие и нейтральные, например, на вопрос «Как дела?» следуют ответы: «Не могу пожаловаться», «Нормально». В ответ нужно задать один-два аналогичных вопроса. Известные слова «По одежке встречают...» актуальны всегда. На 90 % то, как вас воспринимает клиент, коллега, относится к одеж- де. Выбирая одежду на каждый день, мы демонстрируем свой вкус, индивидуальность и отношение к остальному человечеству. Одеваясь так же, как другие, мы показываем, к какой «общности людей» себя относим. Решив одеться индивидуально, мы порой не вписываемся в общепринятые нормы. Некоторые цвета и рисунки тканей, блестящий металл в украшениях и оправах очков, грим ярких тонов вызывают нежелательный эффект, называемый визуальной вибрацией. Эту осо- бенность следует учитывать, если вы идете на самопрезентацию. Важно также продемонстрировать ухоженность. Волосы, руки и за- пах составляют немаловажную часть вашего общего образа. Уверенность в себе несомненно способствует успеху самопре- зентации, ибо неуверенный в себе человек все подвергает сомнению, прежде чем что-то сказать, сомневается в своих возможностях, долго думает. Уверенность приходит не сразу, нужны долгие годы и множест- во успешных ситуаций. Совершенно очевидно при этом, что уверен- ность усиливается, когда вы чувствуете себя профессионально ком- петентным, занимаетесь делом, адекватным вашим возможностям и интересам, четко знаете свои цели, намерения, планируете их реали- зацию. В деловом мире рассчитывать на поддержку деловых партне- ров не приходится, они готовы с вами лишь конкурировать, поэтому нужен постоянный самоконтроль. Для развития уверенности в себе делайте следующее: 1. Перестаньте критиковать самого себя. Самокритика чаще все- го деструктивна. Любите себя. Не выставляйте напоказ свои недос- татки. Принимайте комплименты как должное, просто говорите «спа- сибо». 2. Перестаньте жаловаться. Самокопание и самобичевание, как правило, проблем не решают, а публичные рассказы о своей несо- стоятельности вызывают у окружающих раздражение. Научитесь се- бя уважать. По-деловому преодолевайте трудности. Ищите пути ре- шения проблем, а не причины и обстоятельства, способствовавшие их появлению. 3. Займитесь физической формой. Старайтесь больше расслаб- ляться. Сочетайте работу с отдыхом, не перегружайтесь в размышле- ниях «А что если...?» Решайте проблемы по очереди и конструктивно. 4. Независимость. Не рассчитывайте на то, что другие помогут вам стать счастливым. В работе будьте самодостаточными. Контро- лируйте свои эмоции. 5. Позитивный взгляд. Оптимизируйте любую ситуацию. Если вы ведете себя так, будто должно случиться самое худшее, то, скорее всего, так и произойдет. Не программируйте неудачи. Наш мозг не в состоянии воспринимать сообщения, начинающиеся с «НЕ». Он при- нимает только позитивную информацию. Вместо того чтобы говорить самому себе, как не делать плохо, говорите, как сделать хорошо. Про- гнозируйте успех, создавайте положительные образы. Типичные признаки человека, который «закрыт» для других: − он испытывает страх, нерешителен, ему недостает веры в свои силы; − он пессимист, отличается недоверчивостью, рассчитывает только на плохое; − он эгоист, думает только о себе и своей выгоде; − он редко смеется и проявляет свою радость, редко говорит «спасибо»; − о себе он говорит, что работа приводит его в стрессовое со- стояние, что у него практически нет свободного времени; − он ругается, брюзжит, выказывает себя умником; − он слишком много говорит о себе и слишком мало слушает других; − он часто действует суетливо, нервозно, с раздражением; − для снятия напряжения он выкуривает пачку, другую сигарет; − он распространяет вокруг себя недружелюбную, гнетущую атмосферу; − он действует «против»17. Деловой человек позитивного типа воспринимает жизнь глав- ным образом положительно. Проблемы он рассматривает как воз- можность совершенствовать свою личность, достигать зрелости. Его наполняет радостью то, что он успешно справляется с поставленными перед ним задачами. Он стремится быть симпатичным людям. Позитивные деловые партнеры любят окружающих их людей и радуются любой возможности пообщаться с ними. Они считают себя помощниками и посредниками, оказывающими услуги клиентам и партнерам. Деловой человек респектабельного типа пользуется у окру- жающих его людей любовью и уважением. Его ценят начальники, партнеры, коллеги, клиенты. Его профессиональные знания и умения постоянно совершенствуются, так как он знает, что должен предла- гать окружающим самое лучшее, самое инновационное. Воздействие респектабельного делового партнера базируется на его человечности, общей эрудиции, соответствующей современному уровню знаний, и на чувстве справедливости. Деловой человек, оптимально настроенный, эффективно органи- зует свои действия, планирует свою работу, хорошо выполняет по- ставленные перед ним задачи, делает все по возможности быстро. Такие люди живут сознательно и целеустремленно. Они систе- матически анализируют свои жизненные цели и согласовывают их со своим партнером, начальником, членами семьи. Они рационально ор- ганизуют свой рабочий день и тем самым положительно влияют на свою жизнь. Кто открыт для других, не должен бояться, что его знания и умения не будут востребованы и оценены. Излучающего спокойст- вие, уверенного в себе, открытого человека принимают в любых де- 17 Дёринг П. Хотите стать коммерсантом? М., 1994. С. 116–118. ловых кругах, адекватно оценивают и хорошо воспринимают, более того – к нему прислушиваются, его советам следуют. Вопросы для обсуждения: 1. Каковы цели презентации? 2. Что значит подготовить презентацию? 3. Какие требования предъявляются к ведущему на презентации? 4. Как сделать презентацию неординарным событием? 5. Каковы особенности презентации товара при продаже? 6. Какие бывают типы презентаций? 7. Что такое презентация с удовлетворением потребностей? 8. Что такое презентация с решением проблемы? 9. Какие коммуникативные приемы подхода к покупателю целе- сообразно использовать на презентациях? 10. Зачем нужна самопрезентация? 11. Как осуществить анализ личных целей? 12. Что значит проанализировать свой товар? 13. Какие эффективные приемы установления контакта вы знаете? 14. Как осуществить знакомство? Как представиться? 15. Какое значение для самопрезентации имеет одежда? 16. Как срабатывает на успех уверенность в себе? 17. Каковы признаки человека, закрытого для других? 18. Каковы преимущества человека, открытого для других? 19. Каковы характеристики позитивного типа делового партнера? 20. Чем отличается респектабельный тип делового партнера? 21. Чем отличается оптимально настроенный тип делового партнера? 22. Если вы пришли на презентацию как член маленькой груп- пы, что мог бы сделать, на ваш взгляд, ведущий, чтобы вы чувствова- ли себя комфортнее?