Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Распорядительные документы Руководство любой организации независимо от ее организационноправовой формы наделяется правом издания распорядительных документов нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации. Распорядительные документы с точки зрения сферы своего действия подразделяются на:  правовые акты, действующие на федеральном уровне (издаваемые президентом и правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);  правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ,  правовые акты, действующие на уровне краев, областей, городов республиканского значения (Москва и Санкт-Петербург), автономных областей и округов;  правовые акты, действующие в пределах отрасли;  правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы. Состав распорядительных документов организаций зависит от статуса организации, от ее принадлежности к определенной форме собственности (государственная, негосударственная, муниципальная). К распорядительным документам относятся. 1. Приказ. 2. Распоряжение и указание. 3. Выписка из приказа (распоряжения, указания). 4. Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами (постановление, решение). Приказ Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением. По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ издается:  во исполнение нормативных документов вышестоящих органов власти и управления;  по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организаций или их структурных подразделений; утверждения положений, инструкций и других документов, требующих утверждения;  по всем вопросам внутренней жизни, вытекающим из функций и задач организации, а также по кадровым вопросам, то есть посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения производственных вопросов. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ, канцелярии или секретаря. Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа, – компетентность лиц его готовящих. Собрав и изучив материалы по существу вопроса (для этого используются различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные записки, переписка и т.д.), получив полную ясность по существу вопроса, определив цель издания приказа, приступают к составлению и оформлению его проекта. Завершающим этапом работы над проектом распорядительного документа является его согласование и подписание. Согласование осуществляется путем визирования и/или проставления грифа согласования (реквизиты 23, 24).Визируют документ составитель и руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители, юрисконсульт. Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить соответствие проекта документа действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы проставляются на первом экземпляре проекта на оборотной стороне последнего листа. Внешнее согласование (гриф согласования) проводится в случае необходимости и может быть оформлено на отдельном листе. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке. Типовая инструкция вносит дополнения в правила оформления реквизитов. Например: дата оформляется словесно-цифровым способом, заголовок печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. После подписания приказа он регистрируется и специальном журнале и вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не установлен иной срок. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации, то он оформляется не на бланке организации, а на обычных листах и направляется в вышестоящую организацию с сопровождающим письмом и пояснительной запиской. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части (в Типовой инструкции эта часть называется «преамбула») дается обоснование предписываемых действий, то есть причины издания приказа, в необходимых случаях делается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, в тексте приводятся полные его данные, то есть указывается вид документа, автор, заголовок, дата и номер. В качестве обоснования может выступать формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий. Констатирующая (описательная) часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст распорядительной части излагается в повелительном наклонении и начинается ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают вразрядку прописными или строчными буквами на отдельной строке. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. В качестве исполнителя могут быть указаны конкретные лица или структурные подразделения. В последнем пункте распорядительной части в случае необходимости указывают лиц, на которых возлагают контроль над исполнением приказа в целом. Пункты распорядительной части, содержащие конкретные поручения, включают следующую информацию:  поручение;  наименование должности, Ф.И.О. исполнителя или исполнителей;  срок выполнения поручения. Каждый пункт распорядительного документа содержит одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах не указывается, если поручения носят нормативным характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Подписывает 1-й экземпляр руководитель организации, дату проставляют в день подписания. Визы оформляются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра. Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ». Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Если приказ изменяет или отменяет полностью или частично ранее изданные документы по этому же вопросу, то один из последних пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...». ООО «Солнечный луч» ПРИКАЗ 22 ноября 2019 №15 г. Челябинск О назначении ответственного за пожарную безопасность В целях улучшения организации работы по противопожарной безопасности и усилению контроля соблюдения мер противопожарной безопасности, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственного за противопожарную безопасность заместителя директора по административно-хозяйственной работе Сидорова В.Г. 2. Заместителю директора по АХР Сидорову В.Г.:  Ежедневно утром и по окончании работы проводить осмотр здания, включая подвальные помещения, на предмет соблюдения мер противопожарной безопасности.  Завести журнал контроля с обязательной отметкой о результатах осмотра здания. 3. Контроль над исполнением данного приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Панову И.И. Директор Е.А. Кашина ООО «Солнечный луч» ПРИКАЗ 22 ноября 2019 г. № 15 г. Челябинск О назначении ответственного за пожарную безопасность В целях улучшения организации работы по противопожарной безопасности и усилению контроля соблюдения мер противопожарной безопасности, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственного за противопожарную безопасность заместителя директора по административно-хозяйственной работе Сидорова В.Г. 2. Заместителю директора по АХР Сидорову В.Г.:  Ежедневно утром и по окончании работы проводить осмотр здания, включая подвальные помещения, на предмет соблюдения мер противопожарной безопасности.  Завести журнал контроля с обязательной отметкой о результатах осмотра здания. 3. Контроль над исполнением данного приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Панову И.И. Директор Е.А. Кашина Распоряжение и указание Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. Классификация распоряжений.  распоряжения общего и длительного действия;  распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями, преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Распоряжение и указание оформляются по тем же правилам, что и приказы, но вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются «ОБЯ3ЫВАЮ», «УТВЕРДИТЬ», «ОДОБРИТЬ» в распоряжениях и «РЕКОМЕНДУЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ» в указаниях. Короткие распоряжения и указания могут не иметь заголовка. В текстах часто отсутствует констатирующая часть. Выписка из приказа (распоряжения, указания) Выписка – копия какой-либо части подлинного документа. Выписка из приказа (распоряжения, указания) оформляется следующим образом:  в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;  воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);  из распорядительной части текста выписывается только тот пункт, который необходим с сохранением изначальной нумерации;  воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи). Выписка заверяется проставлением реквизита 26 «Отметка о заверении копии» (см. примеры на стр. 23, 25, 33). Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно». Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями. Постановление (решение) – правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил. Принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. По оперативным вопросам издаются распоряжения. Подготовка данных распорядительных документов аналогична остальным, имеются различия только в конечной стадии подготовки. Постановления, решения – результат коллегиальной деятельности. Для принятия постановлений и решений необходима стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа. Текст постановления, решения, как и всех распорядительных документов, состоит из двух частей – констатирующей (описательной) и распорядительной (постановляющей). Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, объясняет мотивы предписываемых действий. Иногда постановление (решение) не нуждается во вводной части, тогда его текст начинается с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ». Распорядительная часть несет основную нагрузку и начинается со слов «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «РЕШАЕТ», перед которыми указывается наименование коллегиального органа (совет директоров, коллегия, правление). Затем с новой строки с абзаца следует распорядительная часть. Распорядительная часть делится на пункты, как и в приказе. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от 3-го лица, единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ». Оформляются постановления и решения на общем бланке формата А4. Датой постановления (решения) является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллегиального органа. Ознакомительные визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа. Фирма «Заря» РАСПОРЯЖЕНИЕ 01.12.2020 №48 Москва О составлении графика отпусков на 2021 г. Для составления графика отпусков на 2021 год, ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителей отделов представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2021 году. Срок представления списков – 10.12.2020. 2. Начальника отдела кадров представить сводный график отпусков директору 15.12.2020. 3. Секретаря ознакомить всех исполнителей с данным распоряжением. 4. Контроль над представлением списков возложить на заместителя директора Петрову П.П. Директор Н.И. Иванов ЗАО «Эталон» УКАЗАНИЕ 25.03.2020 №53 Москва О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3, ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в цехе № 3. 2. Заместителя начальника цеха № 3 подготовить сметы затрат и установить сроки проведения ремонта. 3. Контроль над проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В. Директор Л.Б. Попов ООО «Солнечный луч» ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 22.10.2020 № 15 О назначении ответственного за пожарную безопасность В целях улучшения организации работы по противопожарной безопасности и усилению контроля соблюдения мер противопожарной безопасности, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственного за противопожарную безопасность заместителя заведующей по административно-хозяйственной работе Сидорова В.Г. Директор Верно Инспектор 23.10.2015 Е.А. Кашина Ю.А. Ивина ООО «ПОЛЯРНЫЙ КРУГ» Совет директоров ПОСТАНОВЛЕНИЕ 25.03.2019 № 11 г. Челябинск О создании рекламного отдела В связи с расширением предприятия Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Создать рекламный отдел на предприятии к 12.04.2019. 2. Заместителю директора Матвиенко С.К. разработать и представить на утверждение директору план создания рекламного отдела не позднее 05.04.2019. 3. Заместителю директора Матвиенко С.К. внести изменения в штатное расписание и организационную структуру предприятия. 4. Функции по организации работы с документами возложить на секретаря совета директоров Петренко О.Б. Председатель /Личная подпись/ Е.А Кашина Секретарь /Личная подпись/ О.Б. Петренко