Понятие и значение организации как функции управления

1 вопрос. Понятие и значение организации как функции управления. Организация как управленческий процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с организацией труда подчиненных, систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Важнейшими понятиями определяющими сущность этих функций являются полномочия и ответственность. Полномочия – это организационно закрепленное за должностным лицом, коллективом или коллегиальным органом право на принятие решений. Полномочия определяют подчиненность служащих и легитимность власти менеджера. И это не только формальное право, но и возможность распоряжаться ресурсами организации. Ответственность – это одна из характеристик полномочий. Она должна соответствовать объему и масштабу полномочий, а также их персональному адресу. Нельзя стрелочника делать виноватым. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия в обмен на получение определенного вознаграждения. Основным из принципов современной теории управления является принцип делегирования полномочий. Делегирование – это передача права принятия решений руководителями более высокого уровни нижестоящим руководителям их подчиненным.Важно понять, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, а собственно ответственность не может быть делегирована, она остается за руководителем. В организациях, особенно крупных, руководители высшего звена редко общаются с подчиненными низших уровней, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных. Объем ответственности - вот одна из причин высоких окладов у менеджеров высшего уровня. Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника подчиненному, а далее – другим подчиненным. Именно линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть. Линейные менеджеры – это руководители основных подразделений организации, в основном связанных с производством и сбытом товаров и услуг. Руководитель, обладающий линейными полномочиями (линейный руководитель), имеет также право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией, законом, обычаями и т. д. Генеральные менеджеры обычно возглавляют подразделения организации, такие как филиалы, отделения, дочерние предприятия. Они несут ответственность за общую деятельность подразделения. Виды и полномочия штабного аппарата Административный аппарат выполняет множество функций в современных организациях. Административный (штабной) аппарат можно классифицировать, учитывая функции, которые он выполняет. Исходя из этого выделяют консультативный, обслуживающий и личный аппараты. Однако следует помнить, что на практике редко можно провести четкую грань между этими типами. Нередко аппарат выполняет как обслуживающие, так и консультативные функции, а личный аппарат иногда рассматривается как обслуживающий. Консультативный аппарат. Когда линейное руководство сталкивается с проблемой, требующей специальной квалификации, оно может пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе и таким образом сформировать консультативный аппарат. В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в своей области знаний. Например, это начальник отдела маркетинга. Обслуживающий аппарат. Во многих организациях функции аппарата рассчитаны на выполнение определенных услуг. Наиболее известными и часто встречающимися примерами использования обслуживающего аппарата являются: отдел кадров, отдел по связям с общественностью, планово-финансовый отдел, отдел по исследованиям рынка, отдел материально-технического снабжения, юридический отдел и т.д. Руководителей этих служб называют функциональными менеджерами. Личный аппарат (вспомогательный) – это разновидность обслуживающего аппарата, формирующегося, когда руководитель нанимает секретаря или помощников. В обязанности такого аппарата входит исполнение того, что требует лично руководитель. Члены этого аппарата не имеют никаких полномочий, тем не менее, имеют существенные власть и влияние в организации. В крупных организациях административный аппарат может состоять из множества людей. В таких ситуациях аппарат представляет собой подразделение с более чем одним уровнем управления. Таким образом, сам штабной аппарат имеет линейную организацию и обычную цепь команд внутри себя. Менеджеры в аппаратной иерархии обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным, независимо от характера полномочий аппарата по отношению к организации в целом. Эффективная организация полномочий. С целью определения эффективной организации полномочий следует, прежде всего, определить то, какая деятельность в организации относится к линейной, а какая – к аппаратно-штабной. Традиционно к линейной деятельности относятся производственная, сбытовая, финансовая функции предприятия. Т. е линейная деятельность – это деятельность, которая непосредственно связана с созданием, финансированием и сбытом товаров или услуг. Аппарат помогает выполнению основных (линейных) функций предприятия Понятие организации как управленческого процесса необходимо отличать от понятия организации как объекта и субъекта управления. В этом случае под организацией понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий. Признаками организации является не только общая цель, но и координация усилий членов организации по достижению этой цели наличие определенной системы и структуры управления и применений технологий управления. 2 вопрос. Организационное проектирование. Организационная структура – это система, которая определяет распределение работ и обязанностей и соотношение взаимоподчиненности между сотрудниками и подразделениями в организации. Организационную структуру можно сравнить с архитектурой здания, которым является организация. Количество этажей, в ‘этом здании определяет уровни иерархии в организации. Современная организация является сложной системой, а понятие система предполагает наличие структуры, элементов и универсальных закономерностей управления ими. Элементами этой системы являются службы, подразделения, отделы. Поскольку цель проектирования организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Этапы организационного проектирования выглядят следующим образом: 1. Осуществление деления организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии и далее определение того, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными. 2. Установление соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цепь команд и, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избегать перегрузки линейного руководства. 3. Определение должностных обязанностей – совокупность определенных задач и функций, возложенных на конкретных должностных лиц. Работа по проектированию организационной структуры выполняется в несколько этапов: 1. Определение типа структуры. 2. Обоснование типа организационной структуры. 3. Формирование функциональной структуры системы управления, которое, ведется с учетом горизонтального разделения труда, а также основных функций и задач структурного подразделения или предприятия в целом. Все функции, которые необходимо реализовать на предприятии должны быть закреплены за соответствующими функциональными подразделениями. 4. Формирование структуры управления службами. Каждая служба предполагает внутреннюю структуру, состоящую из структурных подразделений. и соответствующую характеру решаемых ею задач. На этом этапе надо сформировать структуру для каждого функционального подразделения. Важно отметить, что появившаяся в итоге разработки организационная структура не является застывшей формой, подобно каркасу здания. Поскольку организационные структуры основываются на планах организации, то существенные изменения в них могут потребовать соответствующих изменений в организационной структуре.