Планы организации. Функция планирования. Виды планов (по времени, по предмету и т.п.). Взаимосвязь планов. Технология планирования.

Лекция 18. Планы организации. Функция планирования. Виды планов (по времени, по предмету и т.п.). Взаимосвязь планов. Технология планирования. Функция планирования представляет собой деятельность, направленную на определение состава действий, количества и видов ресурсов, обеспечивающих достижение целей организации, а также сроков достижения этих целей. Планирование является одной из важнейших функций менеджмента, поскольку делает управление организацией более или менее предсказуемым. План является организующим началом, так как содержит указания, кому какую задачу в какое время и при каком количестве ресурсов решать. План способствует вовлечению сотрудников в процесс достижения целей организации, каждый сотрудник благодаря плану видит свою роль в общем деле (для которого и создана организация), то есть сотрудник становится мотивированным. План задает стандарты деятельности, то есть сотрудники понимают, сколько и за какое время они должны выполнить заданий или работ. В практике деятельности отечественных и зарубежных организаций планированию придается очень большое значение. Внедрение в процесс менеджмента современных информационных технологий позволяет проанализировать множество вариантов плана и даже оптимизировать его по нескольким параметрам. Планы создают возможность координации деятельности различных подразделений и отдельных сотрудников, информационно обеспечивают их, формируют объективную основу для построения систем контроля деятельности и для мотивации и стимулирования персонала. Планирование внутри фирмы должно быть разумным, планы должны быть реальными и выполнимыми, взаимоувязанными, непротиворечивыми. Существует множество определений понятия «план», нормативное определение отсутствует. *** План - это намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объема, методов, последовательности, сроков выполнения; замысел, предусматривающий ход, развитие чего-либо (В.Е. Ланкин)  *** План – это документ, охватывающий весь комплекс производственной хозяйственной и финансовой деятельности за установленный период.  (http://inform.od.ua) *** План (plan) - описание распределения ресурсов, графика работ, заданий и прочих действий, необходимых для достижения цели (Р.Дафт) План - это документ (как правило, в табличной или графической форме), в котором указаны действия (работы, операции), лица или подразделения, ответственные за их выполнение, необходимые ресурсы, а также сроки выполнения. Пример плана: «УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор ОАО «Искатель»______ В.А.Платонов План опытных работ ОАО « Искатель» на 2014 год Шифр темы Объем всего, т.р. Выполнено на начало года План на год Остаток Исполнитель Этап темы т.р. % Работы т.р. % т.р. % 564-М 1500 Разработка технической документации 500 33 Изготовление опытного образца 700 80 300 20 Опытный цех 324-Х 2400 Изготовление опытного образца 1900 79 Испытание опытного образца 500 21 Испытательный стенд 567-Д 900 Разработка технического задания 100 11 Разработка технической документации 300 44 500 56 Конструкторское бюро 874-У 3500 - - - Разработка технического задания 500 14 3000 Конструкторское бюро 243-Р 1200 - - - Разработка технического задания 120 10 1080 90 Конструкторское бюро Всего: - - - - - - Начальник планового отдела О.Д. Пилатов Согласовано: Начальник конструкторского бюро К.В.Розмыслова Начальник опытного цеха Р.П. Хитровский Начальник испытательного стенда С.Ю. Пробиркин Сроки Ресурсы Ответственные Действия Планы классифицируются по различным признакам. По уровням разработки различаются: • Стратегические планы, представляющие собой конкретизацию стратегических целей по срокам, ресурсам, ответственности (уровень организации). • Тактические планы, конкретизирующие действия, сроки, ресурсы и ответственность по достижению целей стратегических планов (уровень функциональных областей, дивизионов, производств, цехов, департаментов и т.п.) • Оперативные планы, представляющие собой наиболее глубокую конкретизацию действий, ресурсов, сроков и ответственности (уровень участков, секторов, бригад, групп, отдельных сотрудников) По периодам планирования (по горизонту планирования) различаются: • Долгосрочные планы - более 5 лет (содержат преимущественно качественные показатели; количественные показатели задаются в определенных рамках) • Среднесрочные планы - от одного года до пяти лет (обычно 2-3 года). В этих планах преобладают конкретные количественные показатели, полученные путем расчетов по различным методикам или методами экспертных оценок • Краткосрочные планы – до одного года. Эти планы включают конкретные количественные показатели, содержат информацию о том, чего, когда и сколько надо сделать конкретному сотруднику или группе сотрудников. Такие планы носят название плановых заданий, если составляются на неделю, сутки, смену (сменно-суточные задания), то есть на совсем короткие календарные промежутки времени. Планы на год, полугодие, квартал (три месяца), месяц могут называться текущими планами. По содержанию планы могут быть: • Продуктово-объектными, которые устанавливают номенклатуру (перечень) продукции и услуг и объемы их производства • Ресурсными, которые устанавливают соответствие между имеющимися и расходуемыми материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами • Объемно-календарными, которые показывают распределение объемов работ (в единицах продукции или услуг или в трудовых единицах) по календарным периодам горизонта планирования По функциональным областям менеджмента бывают: • План производства • План сбыта • План материально-технического обеспечения • Финансовый план • План по труду • План исследований и разработок • План ремонта оборудования • Прочие Планирование может быть разовым, когда планы разрабатываются для достижения конкретной единовременной цели (например, план реконструкции предприятия, план обустройства территории организации) и перманентным, когда работы по планированию повторяются регулярно в установленной последовательности, поскольку регулярными являются планируемые процессы (план производства, план материально-технического обеспечения, финансовый план). Планы могут быть ситуационными, предусматривающими состав, порядок действий, ресурсы, сроки и ответственность в случае возникновения аварий, препятствий деятельности или непредвиденных ситуаций. Взаимосвязь планов Планы организации должны быть взаимосвязанными или, точнее, взаимоувязанными. Это значит, что, например, для выполнения плана по производству необходимо иметь достаточно ресурсов: мощностей оборудования, работников, материалов, комплектующих изделий. План производства должен быть увязан по срокам с планом по исследованиям и разработкам (нельзя производить то, что еще не сконструировано или не испытано), с планом ремонтов оборудования, с планом материально-технического обеспечения. Эти рассуждения кажутся банальными и достаточно очевидными, но на практике (особенно в строительстве, при выполнении крупных проектов) ситуации несбалансированности планов возникают достаточно часто: объект начинают строить, когда еще не готова проектная документация. Потом кончаются деньги (финансовый план!), объект «консервируется» до лучших времен. Когда эти времена наступают, выясняется, что то, что уже построено, устарело и надо менять проект. Несбалансированность и плохая взаимоувязка планов приводит к очень большим потерям, измеряемым солидными денежными суммами. Почему так происходит? Нельзя ли все предусмотреть заранее, ведь это и есть планирование! Очень часто на производственные процессы влияют различные непроизводственные факторы - от идеологических до личных. Ошибки планирования компенсируются либо сверхусилиями людей (трудовыми подвигами), либо сверхзатратами. Разгильдяйство стоит дорого, и позволить себе его может только очень богатая страна. На обычном производстве масштабы меньше и потери меньше, но все равно достаточно ощутимы. Представьте себе, что принято решение запустить в производство новый товар, состоящий из четырех деталей. Все спланировано. Рабочие начали производить эти детали, сырья хватает, оборудование работает: все идет по плану. Детали разные по трудоемкости: за время, пока делается деталь №1, можно изготовить 100 штук детали №4. Поскольку принято решение производить товар серийно, то есть в больших количествах, очень скоро создается огромный запас деталей №4. Но внезапно изменилась конъюнктура и решено заменить товар на какой-то другой, для которого эти детали не нужны. Что делать с деталями №4, которых произведено неимоверное количество? Они никому не нужны и становятся так называемыми «неликвидами». Хорошо, если на них найдется хоть какой-нибудь покупатель. В противном случае их придется выбросить, а затраты на их производство (амортизация оборудования, стоимость материалов, накладные расходы, зарплата работников) списать в убытки. Технология планирования Процесс разработки плана начинается с его разработки. Цели в процессе целеполагания (см. функцию формулирования цели) уже сформулированы. Разработка плана заключается в формировании альтернатив (различных маршрутов движения к цели), их оценке и выбора единственного варианта действий, который будет положен в основу плана. Следующий этап разработки плана - детализация. Сюда входит разработка собственно действий, из которых состоит план, определение ресурсов, необходимых для выполнения этих действий, и закрепление ответственности за выполнение действий за конкретными участниками планируемого процесса. После завершения детализации начинается запланированный процесс (производства или чего-то другого) Последним этапом плана может быть его корректировка. Корректировку следует считать результатом ошибок в планировании, в составлении плана. Корректировка проводится в том случае, если в процессе работы выяснилось, что первоначальные плановые расчеты (сроки, объемы ресурсов, ответственные) оказались не совсем адекватными и имеют место отклонения от хода запланированного процесса. Корректировка плана является результатом функции регулирования (см. далее)