Особенности подготовки отдельных видов документов

Тема 3. Особенности подготовки отдельных видов документов Лекция 1 1) Правила составления и оформления документов. • Служебная записка: Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5. По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке. Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку). С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок). Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением. ВАЖНО: Заголовок должен отражать основную суть текста СЗ, говорить, о чем бумага. Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы). Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ. Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются. Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы: он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению. Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа. Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул). Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон. Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см. СПРАВКА: так как СЗ направляется внутри одной компании, то нет необходимости проставлять на ней печать. • Докладная записка: Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет. По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные; информационные; отчётные. Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги. Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г. Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года  после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже. Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида  документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится. Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив  2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал. Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала. • Объяснительная записка: Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные: 1. сведения о предприятии; 2. информация о руководителе и провинившемся сотруднике; 3. дата проступка; 4. пояснения. Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены. Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании. В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.). Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО), а также фамилия, имя, отчество адресата. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество). Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления. Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»). Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя. Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю. • Справка: Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера. 1. Справка служебного характера отражает основную производственную деятельность и по содержанию может быть внешней или внутренней. Внешние справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонник учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам. Реквизиты внешних справок: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «О количестве студентов, обучающихся на очной форме обучения», «О наличии свободных мест в общежитии на 01.01.2005». Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, заверяют печатью. Внутренние справки служебного характера представляются руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. Эта справка может быть оформлена на чистом листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются внутренние справки руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Например: Кафедра документоведения Начальнику отдела И информационного обеспечения аспирантуры управления Н.С. Фролову СПРАВКА 01.10.2004 Студентка заочной формы обучения специальности «Документоведение и ДОУ» Евтушенко О.Н. имеет 3 публикации в студенческих сборниках научных трудов за период с 01.09.2002 по 31.12.2004. Заведующий кафедрой Подпись А.В. Сафронов 2. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа, занимаемой должности и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, адресные данные организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (штамп организации или структурного подразделения), текст, подпись, печать. В тексте справки не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «Справка дана … в том, что…», «Справка выдана … в том, что…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…». Следует текст справки начинать с фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка, в именительном падеже, а далее указывать на факты, подтверждающие данные о работнике («работает главным бухгалтером…», «является студентом…», «проживает по адресу…», «находился на лечении…», «сдал сессию со следующими оценками…». Например: ООО «РЖД» Филиал СКЖД Дистанция сигнализации и связи ШЧ-1 Театральная пл. 4, г. Ростов-на-Дону, 344019 СПРАВКА 19.05.2004 № 173 Рощина Наталья Александровна работает в Дистанции сигнализации и связи СКЖД в должности специалиста по кадрам. Начальник отдела кадров Подпись Л.З. Смолянинова Справку подписывает секретарь, инспектор службы кадров, руководитель структурного подразделения, подпись заверяется печатью. • Протокол: Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например: Председатель — Харченко В.И. Секретарь — Филимонов С. Б. При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акционерного общества указано: «Всего членов ООО 135 чел., присут­ствуют 117». Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Например: 1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, инициалы). 2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы ... (фамилия, инициалы). В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается». Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст. Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика иди выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например: Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например: 1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. — краткая запись выступления. Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное..., до 15.05.97. 1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре выставку... к 11.05.97. 2. СЛУШАЛИ: ... ВЫСТУПИЛИ: ... РЕШИЛИ: ... Председатель Подпись В.А.Сидоров Секретарь Подпись Е.М. Крылова При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечании, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. • Выписка из протокола: Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Эти выписки оформляются на соответствующем бланке. Выписка из протокола должна содержать «отметку о заверении копии». При направлении в другие организации на отметке проставляется печать. • Акт: Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?"). Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»). При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно. Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело N 10-11 2-й экз. - директору предприятия 3-й экз. - в бухгалтерию предприятия Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью. При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения». Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(-а, -ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления. В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами российского законодательства. Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения. • Представление: Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако — это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению. Представление можно условно разбить на две части: заголовочную и основную. В первой приводятся следующие реквизиты: - дата и номер: Исходя из того, что большинство представлений носит строго индивидуальный характер, регистрационный номер им может не присваиваться — в этом случае учет представлений ведется по дате их выдачи и фамилиям работников; - вид документа (представление); - заголовок к тексту. К сожалению, единообразный подход к определению названия рассматриваемого вида документа на практике не сложился: в одних случаях заголовок к тексту отвечает на вопрос «к чему?» (например, «к поощрению»), в других — «о чем?» (например, «о поощрении»). Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) рассматриваемые документы следует именовать «представление о поощрении», «представление о переводе на другую работу». Вместе с тем, если исходить из того, что заголовок определяется исходя из формулировки основного действия — «представляется к ...», то рассматриваемые документы должны именоваться «представление к поощрению», «представление к применению дисциплинарного взыскания», пр. Так как единых требований к составлению рассматриваемых документов не установлено, представляется, что оба подхода — «представление о поощрении» и «представление к поощрению» — будут верными. Вместе с тем, в целях унификации кадровая служба должна отдать предпочтение одному из них. В представлении может и вовсе не выделяться заголовок. В таких случаях в тексте особо подчеркивается непосредственная формулировка представления — «представляется к ...»; - данные о составителе представления. Сведения о составителе представления могут указываться как в заголовке документа, так и в его конце в реквизитах; - адресат. В том случае, если по представлению должно приниматься конкретное решение, то лицо, которому адресуется представление, указывается в заголовочной части так, как это показано в образце представления к поощрению. Адресат не приводится тогда, когда в тексте представления предусмотрено место для указания решения по представлению и подписи лица, принявшего его. В основной части представления, прежде всего, должны приводиться учетные сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, должность или профессия, дата рождения, пр.). Их состав определяется кадровой службой для каждого вида представлений (см. рекомендации по составлению отдельных видов представлений). Также в зависимости от вида представления в нем отдельными информационными блоками приводятся: характеристика качеств работника, необходимая для решения вопроса о применении в отношении работника конкретных мер; основания для применения к работнику соответствующих мер; непосредственное представление; заключение соответствующих подразделений по представлению; другие сведения. Само представление может быть сформулировано следующим образом:  «Представляю _____________________ к ________________________________________»; (данные о работнике)   (действия или меры в отношении работника) или:  «_____________________ представляется к _____________________________________». (данные о работнике)                 (действия или меры в отношении работника) На практике также нередко используется такая формулировка представления:  «_________________________ достоин __________________________________________». (данные о работнике)             (действия или меры в отношении работника)  В зависимости от мер, к которым представляется работник, в представление могут включаться и другие сведения (см. следующий раздел). • Заявление: Заявление– это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление пишется по следующей форме: 1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа; 2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого); 3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес; 4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ставятся. 5. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость; 6. Подпись заявителя ставится внизу справа; 7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева. Подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой. Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (10 октября 2006 г.). В заявлении недопустимы слова с уважением, ува­жаемому и подобные. • Автобиография: Автобиография – документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке. Пишется автобиография в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. Желательно, чтобы объем информации составлял не более одного листа. Всю последовательность изложения можно представить в виде следующих основных блоков: 1. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; 2. Сведения о родителях, семье; 3. Образование, начиная со школьных лет; 4. Трудовая деятельность с указанием места работы, должности, причин увольнения; 5. Адрес места жительства; дата написания, подпись автора. Кроме того, мужчинам следует указывать период воинской службы и воинские звания. Женщины могут сообщить сведения о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения. В автобиографии указывается также работа на выборных должностях, награды и другие поощрения. • Резюме: Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность. Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны. Существует множество вариантов резюме в зависимости от адресата, способа представления, целей, особенностей конкурсного отбора, специфики вакантной должности и др. Основные рекомендации по оформлению резюме: • Распечатка с использованием качественной белой бумаги только на одной стороне листа формата А4; • В одном резюме использовать не более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14, с выделением заголовков полужирным шрифтом и (или) заглавными буквами. Зарубежный «вариант»: Times New Roman и Courier New по отдельности или вместе: Courier New для заголовков, а Times New Roman - для текста и небольших заголовков; текст рекомендуется оформлять шрифтом 12 кеглей, заголовки – 14. Не рекомендуется использовать цветной шрифт. Исключение составляют активные ссылки на сайты компаний, в которых работал претендент и адрес электронной почты; • Допускается выделение наиболее важных слов с помощью курсива, но не более 5-7 слов на страницу, иначе они перестают восприниматься как важные. Возможно использование маркированных или нумерованных списков; • Текст резюме должен быть выдержан в деловом стиле с соблюдением правил грамматики; • Оптимальный объем резюме – не более двух страниц, если нет особых требований к объему резюме у работодателя (агентства по подбору персонала); • Маркировка страниц резюме – либо традиционно для деловых документов, либо в верхнем колонтитуле каждой страницы оформляются фамилия и имя, а сами страницы нумеруются, например, так: «стр. 1 из 3», «стр. 2 из 3», «стр. 3 из 3». • Характеристики: Характеристика — это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение. В зависимости от цели составления и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные для использования в организации (далее по тексту будем называть их «внутренними») и характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее — «внешние характеристики»). Содержание и структура характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей. Обычно, характеристики составляются сотрудниками кадровой службы. При этом первичная характеристика, которая ложится в основу официального документа, как правило готовится непосредственным руководителем работника. За основу общей характеристики могут быть взяты опросы коллег или подчиненных самого работника. Вне зависимости от того, кто готовит характеристику, в локальном нормативном акте организации должно быть четко определено кто имеет право выдавать характеристики и чьей подписью они должны заверяться. Для характеристик, предназначенных для внешнего использования, главным требованием является их официальность. Поэтому, они должны подписываться первым лицом организации или уполномоченным им лицом и заверяться печатью организации. В ряде компаний практикуется заверение характеристики второй подписью — непосредственного руководителя кадровой службы. Внутренние характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиски печати в них не проставляются. Характеристики относятся к документам, содержащим персональные сведения о работнике, а, следовательно, их подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 88 Трудового кодекса РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). В том случае, если инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку. Взять расписку о получении характеристики следует и у адвоката работника, получающего ее на руки. Для учета выданных организацией внешних характеристик ведется соответствующая книга (журнал, альбом), предусмотренная локальным Положением о защите персональных данных работников, в которой проставляются отметки о выданных характеристиках и росписи получателей (при получении на руки). При направлении характеристик по почте в ней проставляются отметки о получении, проставляемые на основании почтовых уведомлений. С характеристики, передаваемой или направляемой по почте инициатору ее составления, снимается копия, которая помещается в личное дело работника. Причем, это касается как характеристик на работающих сотрудников, так и на уволенных. 2) Распорядительная документация. • Приказ: Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом: реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста. В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля: - 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»); - 10 мм – правое; - 20 мм – верхнее; - 20 мм – нижнее. ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству. • Выписка из приказа: Выписка из приказа, ровно, как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано • название фирмы, • дата и место составления выписки, • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет). Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы. Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты. Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно. Пример составления выписки: 1. Вверху документа пишется полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка. 2. Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия. 3. После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа. 4. Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка. 5. В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица. • Распоряжение: Правила оформления распоряжения: Основным регламентом, требования которого необходимо соблюдать при оформлении распоряжений руководителя, является ГОСТ Р 6.30-2003, действие которого продлено до 1 июля 2018 года. Данным ГОСТом установлен состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на специальном бланке, используемом для оформления этого документа: 1. герб Российской Федерации или субъекта РФ, логотип предприятия или его зарегистрированный товарный знак; 2. полное и краткое наименование предприятия; 3. справочные сведения об организации: ее банковские счета, юридический и электронный адрес, коды ОКПО, КПП, регистрационный номер предприятия по ОГРН и его ИНН; 4. место составления документа; 5. наименование вида документа - «Распоряжение». Кроме того, на специальном бланке должны быть предусмотрены ограничительные отметки, в которых будут расположены такие обязательные реквизиты, как дата и регистрационный номер, присваиваемый документу после его подписания. Для оформления распоряжения используются бланки, напечатанные на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя граница текста равны по 20 мм, правая — 10 мм, левая, используемая для подшивки, 30 мм. В некоторых случаях, типовые управленческие решения могут оформляться на унифицированной форме № Т-1. Как правило, это приказы (распоряжения) о приеме на основную работу. Оформление текстовой части распоряжения: Важно соблюсти требования, предъявляемые к основному содержанию распоряжения. Оно должно состоять из двух смысловых частей. В первой части кратко и последовательно излагается преамбула — объясняется, чем обусловлена необходимость издания данного документа, дается обоснование тех действий, которые будут предписаны. В некоторых случаях, когда основанием для издания распоряжения стал законодательный или нормативный правовой акт, решение вышестоящей организации и т. п., в преамбуле необходимо дать на него ссылку. В соответствии с тем, что послужило основание для издания и оформления распоряжения руководителя, преамбула может начинаться таким словами: «Во исполнение...»; «Согласно...»; «В целях...»; «В связи с ...». За преамбулой следует распорядительная часть, которая начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», которое располагается посредине строки и пишется прописными буквами. За этим словом следует перечисление предписываемых действий с указанием сроков исполнения, а также должностей, фамилий и инициалов исполнителей и тех, кто настоящим распоряжением назначается ответственным за своевременное исполнение данных действий. Как правило, распорядительная часть содержит несколько пунктов, каждым из которых оговаривается какое-либо одно конкретное действие, его сроки и лица, отвечающие за контроль и своевременность исполнения. Оформление согласования распоряжения. В том случае, когда оформляемое распоряжение должно быть направлено на экспертизу в вышестоящую организацию, его проект проходит внешнее согласование. Но это случается не так уж часто, чаще требуется, чтобы документ прошел процедуру внутреннего согласования, например, с руководителями структурных подразделений: бухгалтерии, кадровой или юридической службы. В таких случаях свои согласующие визы должностные лица могут проставить внизу на оборотной стороне последнего листа проекта документа. • Решение: Решение - документ коллегиального органа (совета, собрания и т.п.), составляемый по организационным и производственным вопросам. Решение имеет такую же структуру, как приказ и распоряжение, т.е. делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части излагается состояние вопроса и формулируется конкретная задача. В распорядительной части предлагается определенный перечень действий по решению данной задачи, а также назначаются исполнители и определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"). Текст решения может быть разделен на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует оформить в качестве приложений. Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков имеют постоянный срок хранения. Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами: – переданы устно; – на электронных носителях; – письменно в форме документов. Лекция 2 3) Организационно-правовая документация. • Устав: Любой указ должен содержать следующую информацию: 1) название, под которым работает организация; 2) основные цели, задачи деятельности структуры (к примеру, в случае создания благотворительной организации цели должны быть именно благотворительными, а не какими-то другими). Они могут быть сформулированы как достаточно широко (для обеспечения необходимой гибкости в реализации поставленных задач), так и совершенно конкретно. 3) способы достижения поставленной цели (они могут предполагать методики, посредством которым компания будет осуществлять свою деятельность в достижении выбранной цели); 4) данные о должностных лицах, которые войдут в состав руководящего органа, области их компетенции, процедуре их выбора и освобождения от должности. Указанные лица могут получить статус «доверенного лица», «директоров», «руководящего комитета» (всё зависит от структуры предприятия); 5) членство (необходимо прописать, кто может войти в члены организации, права и обязанности указанных лиц). Надо сказать, что на сегодняшний день мало какая организация стремится иметь фиксированное членство; 6) передаваемые полномочия (если обратное не прописано в Указе, доверенные лица не имеют права передавать возложенные на их полномочия); 7) порядок и принципы изменения устава (свод правил, который позволяет изменять рассматриваемый документ доверенным на то лицам). Отметим, что благотворительные структуры не имеют права изменять прописанные в уставе задачи, цели; 8) порядок инвестирования средств (право на открытие, дальнейшее использование банковских счетов организации); 9) требования, регламентирующие составление ежегодных финансовых отчётов и предъявление их на аудиторскую проверку (в соответствии с действующим законодательством, аудиторские проверки не требуются для компаний, которые получили статут «трасты» либо «ассоциации»); 10) правила прекращения деятельности предприятия (определяются принципы, по которым будет происходить разделение имущества после закрытия компании). Любой устав должен быть оформлен в письменной форме на общем бланке организации и прошит. Если говорить о титульном листе рассматриваемого документа, то он, как правило, включает следующие реквизиты: — наименование предприятия; — указание вида документа; — дату утверждения; — гриф утверждения; — отметку о регистрации (актуально для коммерческих структур); — место издания (указывается конкретный город). Что касается основной части документа, то она может содержать произвольное количество параграфов, пунктов. Обозначение может быть как цифровым, так и буквенным. Стоит отметить, что различные типы устава утверждаются в разных инстанциях: — устав государственных компаний — вышестоящим органом (это может быть комитет или министерство); — устав муниципальных организаций – городской либо районной администрацией; — устав коммерческих структур – общим собранием учредителей либо собственником (после этого он регистрируется в соответствующей государственной инстанции); — устав общественной организации — собранием, съездом её участников. В любом случае представленный документ должен соответствовать действующим нормативным актам, в частности, Гражданскому кодексу (положения устава ООО определяются в ст. 89, устав УДО – в ст. 95, устав АО– в ст.98, устав унитарных предприятий — в ст 113-115, устав потребительских кооперативов – в ст.116, устав фондов – в ст. 118-119, устав ассоциаций и союзов – в ст.121). Устав должен активно использоваться в работе. Его несоблюдение может повлечь не только исключение из сообщества, а также правовую, уголовную, административную ответственность. При этом нарушение международных уставов зачастую приводит к осложнению отношений между странами. • Положения: Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных должностных лиц. Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28). Положения могут быть индивидуальные и типовые. Индивидуальные положения чаще всего разрабатываются на основе типового. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения, согласовывает с юридическим отделом. Если проект вызывает возражение, то их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе. Проект положение предоставляют на утверждение руководителю предприятия, подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата. Положение является сложным документом, как правило, типовое положение содержит в себе основные разделы: - общие положения; - основные задачи; - функции; - права и обязанности; - руководство; - взаимоотношения, связи; - имущество, средство; - контроль, проверка, ревизия деятельности; - реорганизация и ликвидация деятельности. Оформляются положения на общем бланке предприятия. Правилами внутреннего распорядка (или положения о персонале) является внутренний (локальный) нормативный документ предприятия, предусматривающий организацию работы предприятия, внутриобъектный режим работы (режим рабочего дня, например, с 8-00 до 17-00, с перерывом на обед с 12-00 до 13-00 и т. п.), взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировки, предоставления отпусков и т. д. Необходимость этого документа на предприятии предусмотрена ст. 21, 29, 52 и 66 КЗоТ. Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом на общем собрании. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом). • Должностной инструкции: Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы. Формуляр и структура текста должностной инструкции. Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ "Дельта" Генеральный директор ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Кратов (подпись) В.В. Кратов 20.09.2003 24.09.2003 Москва Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже с наименованием документа (как и в других управленческих документах). Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу. Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта. Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.). Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил. Личная подпись работника Дата Расшифровка подписи Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: 1. Общая часть (общие положения) 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Права 5. Ответственность 6. Взаимоотношения (связи по должности) Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела. Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д. Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения" Квалификационный справочник носит рекомендательный характер. Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности. Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела: Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность. Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу. Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы. При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении. Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов. Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации. Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом. В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.). Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения" В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д. В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений. Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования. Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности. Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом. Инспектор отдела кадров обязан: 1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни), 2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации. 3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования. 4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц. 5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору 6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства, 7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета. Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица. В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов. Несмотря на то, что должностная инструкция – документ, унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа. К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции. Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы. Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др. • Договора (контракта): Основные правила составления договора: 1. При намерении заключить контракт следует четко знать, какие цели необходимо достичь при его реализации и уточнить наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением. Необходимо предусмотреть главные вопросы предстоящей работы, а затем, переходя от общего к частному, составить примерную поэтапную схему работы и продумать, что и как должно быть сделано на каждом этапе, какие для этого потребуются конкретные действия, прикинуть возможность риска. 2. Проект предстоящего договора желательно разработать самой заинтересованной организацией, а не получать проект от контрагента. При составлении формулировок условий договора лучше всего привлечь специалистов соответствующего профиля. Если же составляется договор партнером, не исключено, что в нем должным образом не будут учтены все ваши интересы, и придется подгонять их под "чужой" договор и, таким образом, ваша инициатива может быть упущена. Кроме того, при этом можно избежать всяких неожиданностей, которые могут исходить от вашего контрагента, и по его замечаниям можно проследить, в чем именно состоят его интересы, и предотвратить включение в договор нежелательных условий. 3. Если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации, необходимо как можно больше получить о ней информации. За рубежом предприниматели крайне настороженно относятся к предложениям новых партнеров. И это несмотря на то, что там существуют открытые торговые реестры и даже есть фирмы, которые специализируются на сборе и обработке сведений о компаниях и отдельных коммерсантах и по запросу могут дать подробности о фирме как таковой ( уставный фонд, специализация, годовой оборот, квалификация персонала, обслуживающий банк и т. д.) и даже о биографиях совладельцев предприятия и его руководителей, оценку их деловой репутации, дать сведения о судебных процессах и конфликтах, в которых они участвовали, сообщить подробности о поставщиках, покупателях, клиентах и др. Такой сервис у нас пока отсутствует, и поэтому самим необходимо провести подобную работу, заведя своеобразные досье на своих партнеров и контрагентов. Это может быть этап развития документооборота и делопроизводства на предприятии. Необходимо убедиться, что организация, с которой собираются работать, действительно существует. Для этого следует ознакомиться с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором) и свидетельством о регистрации. Рекомендуется обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый юридический адрес), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации. 4. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Поэтому, вступая в переговоры с представителями коммерческой организации о заключении договора, необходимо проверить полномочия представителя. Отсутствие соответствующих полномочий и подписание договора таким представителем может повлечь впоследствии невозможность получить оплату за поставленные товары или добиться возврата выплаченных сумм за товары, либо товары будут поставлены не в полном объеме или с существенными недостатками. Как показывает практика, нередко недобросовестные контрагенты, не желая исполнять свои обязательства по договору и нести ответственность, объявляют о том, что лицо, подписавшее договор, соответствующих полномочий не имело (это один из самых распространенных способов мошенничества). Для того чтобы такого не случилось, необходимо удостовериться в личности представителя, для чего корректно попросить его представить соответствующие документы. Если представителем контрагента выступает директор предприятия, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо (это в основном касается государственных предприятий) ознакомиться с протоколом собрания учредителей предприятия (для коммерческих организаций). В отношении последних следует обратить внимание на следующее. В последнее время зачастую на некоторых предприятиях, особенно там, где директор работает по найму, учредители в той или иной степени ограничивают его полномочия и предоставляют ему их только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция директора" может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 10 млн. руб. только с согласия Совета директоров предприятия. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия директора не ограничены. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности. 5. Приступая к работе по формулированию условий договора, нельзя допускать двусмысленности, нечеткости фраз. В договоре имеет значение каждое слово. Если не понятно, что означает тот или иной термин, какой смысл несет то или иное словосочетание, фраза и т.д., надо выяснить это с привлечением специалистов. Следует иметь в виду, что впоследствии в случае спора по условиям исполнения договора контрагент будет пытаться любую неточную формулировку в договоре интерпретировать в свою пользу. Более того, партнер может специально включить в договор неясные (но хорошо понятные ему самому) формулировки и положения, в которых ваши интересы могут быть ущемлены. Весьма часто допускаются неточности при применении в договорах юридических торговых международных терминов, в частности, определяющих базисные условия поставки. Так, нередко применяется предназначенный для водных перевозок торговый термин "СИФ" при использовании сухопутных видов транспорта (железнодорожного, автомобильного) или при смешанных перевозках (несколькими видами транспорта). При отсутствии в договоре положений, разъясняющих, что стороны имели в виду, могут возникнуть трудности при разрешении споров, в частности, по вопросу о моменте, в который товар считается поставленным, и о моменте перехода риска с продавца на покупателя. 6. Определяя в договорах условия о расчетах и осуществляя платежи по обязательствам за поставку товаров, необходимо учитывать, что Указом Президента РФ от 20.12.94 N 2204 "Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг)" установлено, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги). Предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (выполнения работ и услуг). Следует иметь в виду, что суммы неистребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками, подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием - должником товаров (выполнения работ или оказания услуг) как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия - кредитора, за исключением случаев, когда в его действиях отсутствует умысел. Вышеназванным Указом установлено, что Федеральное управление по делам о несостоятельности (банкротстве) при Государственном комитете Российской Федерации по управлению государственным имуществом по истечении предельного срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги), если стороны не предприняли всех имеющихся возможностей для погашения задолженности, предъявляет требования о перечислении сторонами в доход бюджета всего полученного сторонами и причитающегося им по указанным сделкам. Если в течение месяца со дня предъявления требования о перечислении в доход бюджета полученного и причитающегося по указанным сделкам стороны не осуществили полного исполнения обязательств, Федеральное управление по делам о несостоятельности (банкротстве) при Государственном комитете Российской Федерации по управлению государственным имуществом предъявляет в арбитражный суд иск о применении последствий ничтожности сделки согласно ст. 169 ГК РФ. 7. При формулировании условий об обстоятельствах, освобождающих от ответственности (так называемых "форс-мажорных оговорок"), следует учитывать последствия той или иной формулировки, что может привести к снижению или повышению имущественной ответственности стороны договора. При включении в договор оговорки, предусматривающей конкретный перечень обстоятельств, наступление которых освобождает от ответственности при нарушении обязательства, арбитражные суды, как правило, принимают решения о взыскании со стороны убытков, явившихся следствием обстоятельств, находившихся вне контроля, если они не предусмотрены перечнем, содержавшимся в договоре. 8. Когда проект договора будет готов, его необходимо еще раз просмотреть для того, чтобы уловить двойной смысл какой-либо фразы или увидеть какое-нибудь упущение и т.д. Любой договор - правовой документ, и нельзя составлять его без участия компетентных специалистов. А юрист должен разъяснить правовые последствия тех или иных его условий, предложить новые варианты какого-либо пункта и т.д. Поэтому до подписания договора необходимо, чтобы его просмотрел и завизировал юрист. 9. Многие предпринимательские структуры широко используют различные формы договоров, образцы которых предлагаются в настоящее время в различных сомнительных сборниках и рекомендациях. Наряду с очень краткими договорами, содержащими минимум условий (предмет договора, включающий наименование и количество товара, цена с указанием базиса поставки, требования к качеству, срок поставки, условия платежа), нередко заключаются многостраничные очень подробные договоры, предусматривающие значительное число дополнительных условий. Заключение кратких договоров требует от организации четкого представления о том, чем будут восполняться пробелы договора. Арбитражная практика показывает, что об этом, к сожалению, часто забывают и это приводит к нанесению ущерба. В то же время анализ многостраничных подробных договоров не всегда приводит к положительным результатам. Во-первых, нередко такие договоры составляются по трафарету, недостаточно учитывающему вид товара, являющегося предметом купли - продажи или другого вида сделки. Практически одинаковые условия предусматриваются как в отношении всех видов массы продовольственных и промышленных товаров, так и в отношении машин и оборудования. Во-вторых, договоры примерно одинакового содержания составляются независимо от того, с каким партнером они заключаются. В-третьих, стремление предусмотреть в договоре условия на все случаи, которые могут возникнуть при его исполнении, осложняет, с одной стороны, переговоры при заключении договора, а с другой - приводит к отягощению договора большим числом общих и порой не лучших положений. К тому же, как показывает практика, все предусмотреть в контракте невозможно. Надо учитывать, что универсальной формы, способной надежно обезопасить вас и ваш бизнес, не существует. Договор - акт строго индивидуальный, и составлять его надлежит для каждого случая отдельно. СТРУКТУРА ДОГОВОРА: Любой договор условно можно разделить на четыре части: 1. Преамбулу (или вводную часть); 2. Предмет договора; 3. Дополнительные условия договора; 4. Прочие условия договора. Преамбула (или вводная часть) 1. Наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности, подряда и пр.). Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а из его содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу. 2. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и год подписания. Со всеми этими реквизитами связано правильное установление момента заключения договора и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические последствия. 3. Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место совершения сделки - не простая формальность, оно имеет иногда большое юридическое значение. По законодательству того места, где совершается сделка, определяются: а) правоспособность и дееспособность лиц, заключивших сделку, б) форма сделки, в) обязательства, возникшие из сделки (правда, в последнем случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение - ст. 432 ГК РФ). 4. Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в реестре государственной регистрации, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.). 5. Должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора. Предмет договора Данная часть договора содержит его существенные условия: 1. Предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны; 2. Обязанности и права стороны по договору; 3. Обязанности и права второй стороны по договору; 4. Цена договора и порядок расчетов и др; 5. Срок выполнения сторонами своих обязательств. Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения. Дополнительные условия договора Настоящий раздел включает в себя условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые тем не менее существенно влияют на реализацию прав и обязанностей сторон. 1. Срок действия договора Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту. 2. Ответственность сторон Она обеспечивает исполнение обязанностей сторонами в случае нарушения условий договора одной из них. Обычно здесь определены различного рода санкции в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых контрагентом, не выполнившим своих обязательств в отношении одного из согласованных условий. При составлении договора можно предложить следующую методику определения ответственности: против каждой обязанности стороны должна быть предусмотрена соответствующая ответственность, в основном в виде штрафной неустойки. Это означает, что убытки при ненадлежащем исполнении обязательств контрагента могут быть взысканы с него сверх неустойки. Помните, что, если такой вид ответственности отсутствует, неустойка является зачетной и убытки с контрагента можно будет взыскать в части, не покрытой неустойкой (ст. 394 ГК РФ). 3. Способы обеспечения обязательств (гл. 23 ГК РФ) Российское гражданское законодательство предусматривает следующие основные способы обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ): неустойка, залог, удержание имущества должника, поручительство, банковская гарантия, задаток. Кроме этого, могут быть предусмотрены и другие способы, предусмотренные законом или договором. 4. Основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке (гл. 29 ГК РФ). 5. Условия о конфиденциальности информации по договору 6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда. 7. Особенности перемены лиц по договору В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника (ст. 388 ГК РФ). Прочие условия договора Эти условия могут включать следующие вопросы: 1. Законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов). 2. Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны указываются: а) лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: с персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием должностей; б) сроки связи между сторонами. Например: "... каждый вторник с ______ ч."; в) способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, телетайп с указанием их номеров и иных данных. 3. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Данный пункт содержит положение, в соответствии с которым стороны устанавливают, что после подписания настоящего договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу. 4. Реквизиты сторон: а) почтовые реквизиты; б) местонахождение (адрес) предприятия; в) банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, МФО или данные РКЦ); г) отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок). Особое внимание уделите наличию и правильности сведений, касающихся банковских реквизитов вашего контрагента, так как без них вам очень трудно будет взыскать убытки. 5. Количество экземпляров договора. 6. Подписи сторон с приложением каждой организации (предприятия). • Регламента: 4) Деловая корреспонденция Каждый управленческий документ, в том числе и деловое письмо, должен иметь определенный перечень реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках деловых писем должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 11- дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 27 – отметка об исполнителе. При поступлении письма добавляются реквизиты: 17 – резолюция; 19 – отметка о контроле. 01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021). Государственный герб РФ помещается: на бланках федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного суда РФ, Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда РФ. Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм. Положение о Государственном гербе Российской Федерации устанавливает перечень органов власти, имеющих право изображать Государственный герб на своих бланках, однако на практике круг организаций, использующих изображение Государственного герба на своих бланках, намного шире. Бланки с изображением Государственного герба нередко используются органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также органами местного самоуправления. 02. Герб субъекта Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках письма определяется правовыми актами субъектов Российской Федерации. 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Если предприятие имеет эмблему, то она помещается на бланке писем в соответствии с уставом (положением об организации). В качестве эмблемы используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законом порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Такой код включает восемь знаков. Коды ОКПО присваивают в соответствии с Положением о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций. 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) введен в действие постановлением ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" и предназначен для регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм т.п. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) и унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в УСД. Код писем по ОКУД – 0200200. 08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создающее документ. Этот реквизит предполагает также указание наименования вышестоящей организации. 09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 11. Дата документа – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), дата акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июля 2004 г. следует оформлять так: 05.07.2004. Допускаются словесно-цифровой способ, оформления даты, например 05 июля 2004 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например 2004.07.05. 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составляемого совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. Слова наш, ваш употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита: На ________________ от ___________________. Не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующий: На 4520/144 от 17.05.2004. 15. Адресат. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должностное лицо, которому адресуется документ, указывают в дательном падеже: Генеральному директору ЗАО «Сиблитмаш» А.И. Сидорову Или ЗАО «Электроценромонтаж» Главному бухгалтеру В.В. Гуляеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес: И.П. Иванову ул. Кирова, д. 6, кв. 12, г.Новосибирск, 630102 В реквизите «адресат» допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке: Председателю садового товарищества «Синие зори» А.Г. Сизову 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату: Сидоровой Г.И. Петрову М.В. Прошу подготовить ответ в Министерство образования РФ Личная подпись 09.09.2020 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, отражать основной вопрос, затронутый в письме, и отвечать на вопрос: о чем (о ком)?, например: "О представлении к награждению", "Об оказании финансовой помощи", "О выделении средств" и т.д. Заголовок должен быть кратким и емким помещается перед текстом письма, слева и содержит одну фразу. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. В сопроводительных письмах и письмах, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается. 19. Отметку о контроле за исполнением письма обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Текст пишется только на русском языке при направлении писем: 1) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; 2) на предприятия, в организации, объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. В письмах используют следующие формы изложения: · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу решить»); · от первого лица множественного числа («просим направить», «просим предусмотреть»); · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комитет считает необходимым»). 21. Отметка о наличии приложения. Если в тексте письма упоминается о наличии приложения, то отметку о нем оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложения, которые не упомянуты в тексте, то указывают наименование каждого прилагаемого документа, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их номеруют, например: Приложения: 1. Справка об итогах работы на 6 л. в 1 экз. 2. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы - число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения формируют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное – при оформлении на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия): Исполнительный директор ЗАО «Пилот» Подпись И.Г. Григорьев или на бланке Исполнительный директор Подпись И.Г. Григорьев При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают. Документы, отправляемые от имени организации, подписываются руководителем или его заместителем, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Подпись А.В. Петров Главный бухгалтер Подпись Н.И. Иванова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например: Начальник управления Начальник управления образования культуры Подпись Г.А. Петров Подпись И.В. Соловьев В реквизите «подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Исполнительный директор ЗАО «Кристалл» Подпись Ю.М. Аксенов В письмах не допускается ставить в реквизите «подпись» предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности. Каждая организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании письма. Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». Юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных, информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических устройств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима использования таких подписей. На практике часто применяют совместные письма. Они составляются на чистом листе бумаги и подписи руководителей располагают на одном уровне, например: Директор школы № 25 Директор ПУ № 13 Подпись Г.В. Петров Подпись Н.И. Сидоров 27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу, например: И.П. Семенов 5) Структура делового письма В нашей стране выработана следующая структура делового письма: • вначале дается предельно краткое введение в тему или историю вопроса, которому посвящено письмо; • излагается суть требуемого или предлагаемого решения; • приводится убедительная мотивация и аргументация в защиту данного решения; • формулируется цель написания письма. Некоторые вопросы, предлагаемые в письме, требуют подробного пояснения, ввиду чего их выносят в виде приложения к письму. Другие структурные элементы делового письма располагаются в следующем порядке. С правой стороны, чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя, печатается дата отправления, причем месяц указывается словом, например: 10 декабря 20... г. Принятые в нашей стране сокращения 10.12.20... в международной переписке не употребляются. В США указывают сначала месяц, а затем число — декабрь 10, 20... . Структура делового письма: 1. Название организации-отправителя. 2. Указание на ссылку, т.е. фамилия составителя письма, на­звание отдела организации. Сначала приводится ссылка на дан­ные получателя (Your reference), а потом ссылка на данные от­правителя (Our reference). 3. Дата написания письма. 4. Адрес получателя письма. 5. Указание на конкретное лицо. Дается в том случае, если письмо адресовано фирме, но отправитель заинтересован в том, чтобы его прочитал конкретный служащий фирмы. 6. Вступительное обращение. 7. Указание на тему письма. 8. Основной текст письма. 9. Заключительная формула вежливости. 10. Подпись. 11. Указание на приложение. 12. Указание на рассылку копий. Структура текста делового письма Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения. Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины. Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор». Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др. Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации. При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ полковник" и т. п. Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д. Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса. Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм). Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial. Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке. Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю. Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы). Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного. Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу». 6) Лексика и стиль корреспонденции К коммерческой корреспонденции относятся документы, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок. Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу. В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов. Владение деловым стилем – это во многом знание языковых формул, моделей речевых оборотов и умение употреблять их. В том случае, если автор является юридическим лицом, действия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа. Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Например, обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Коммерческая корреспонденция – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями. В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан. В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция либерализации языка и стиля деловых писем, в первую очередь нерегламентированных, усиление личностного начала в письменном деловом общении. Так, например, в деловой корреспонденции адресат и адресант не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие у партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей в деловых письмах широко используются оценочные конструкции, которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста, придают ему конструктивную тональность. 7) Составление телеграмм, телексов и т.д. Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002г.). Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является условным (РОСТО-ДОН-АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. (если это не искажает смысл). При необходимости используются сокращения (ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др.). Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяются печатью организации. Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является её регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй – подшивается в дело. Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номер инициативной телеграммы. Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливает ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова – знаки «+», если конец сообщения неясен, «-», если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ Телексная связь абонентская, поэтому категория вида в телексах (как и в телеграмме) не используется. Текст излагается кратко и сжато, точки и запятые употребляются. По составу реквизитов требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы. Факс (телефакс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного). В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле (точное воспроизведение картины, рисунка, рукописи, документа, чьего-либо почерка, подписи путем фотографирования или печатания), воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах сегодня не решен. Так, в инструкции по документационному обеспечению в Администрации Президента РФ установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. При соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений. Факс как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, т.к. со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме того, что текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат записывает полученное сообщение от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. При большом количестве телефонограмм целесообразно иметь бланки. Составляется телефонограмма в одном экземпляре, допускается её оформление на чистом листе бумаги. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номер, дата и время передачи и приема телефонограммы, должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номера телефонов, текст и подпись. Телефонограмма должна иметь заголовок в соответствии с ГОСТом как для делового письма, т.е. выражаться предложным падежом с предлогом «о», «об» («Об изменении времени заседания Совета», «О прибытии участников семинара»). Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями, текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать по слогам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Настоящий стандарт ( ГОСТ Р 1.0-2012) устанавливает требования к электронному сообщению, обеспечивающему взаимодействие систем управления документами, в части формата, состава и содержания. Такое сообщение передается из системы в систему в виде файла (набора файлов). Обязательной его частью является паспорт, а конверт и дополнительные файлы - необязательными частями. Паспорт и конверт электронного сообщения представляют собой XML-документы установленной настоящим стандартом структуры, с заданным составом элементов и их атрибутов. Требования к форматам и количеству дополнительных файлов настоящим стандартом не устанавливаются. Электронное сообщение в целом и его составные части могут быть подписаны электронными подписями и (или) зашифрованы. Порядок применения такой подписи и шифрования не является предметом настоящего стандарта, а рассматривается как "внешний" по отношению к нему и регламентируется отдельными документами. 8) Подготовка и оформление современных документов Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации" 5.3. Подготовка и оформление совместных документов Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, письма). Совместный документ оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. При оформлении совместных документов указываются полные наименования таможенных органов, организаций, участвующих в подписании документа, которые, как правило, располагаются на одном уровне. Первым указывается наименование инициатора создания документа (таможенного органа или организации). Наименование вида документа располагается центрированным способом. Дата совместного документа должна быть единая и соответствовать дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного правового акта (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция) состоит из регистрационных номеров акта каждого таможенного органа, организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в акте. Регистрационные номера совместному письму присваиваются самостоятельно каждым таможенным органом, организацией. Подписи руководителей оформляются на одном уровне, при этом данные о наименовании таможенного органа, организации включаются в наименование должности, например:   Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ "Ломоносовский таможенного управления фарфоровый завод"   Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия   Подписывается столько экземпляров документа, сколько таможенных органов, организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах таможенных органов, организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах инициатора создания документа. 9) Процессуальные документы Дела об административных правонарушениях возбуждаются сотрудниками полиции путем составления различных процессуальных документов, и само составление этих документов, помимо возбуждения дела об административном правонарушении, преследует цели пресечения правонарушения, фиксации обстоятельств его совершения и обеспечения дальнейшего производства по делу и привлечения правонарушителя к установленной ответственности. Следовательно, составляемые сотрудниками полиции документы должны содержать все необходимые для достижения этих целей сведения. Один из видов процессуальных документов — протокол. Любой протокол о применении мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении содержит следующие обязательные сведения: • должность, фамилию и инициалы должностного лица, составившего протокол; • место и дату составления протокола; • данные о лице, в отношении которого составляется протокол. Другие сведения вносятся в протокол о применении отдельных мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении в зависимости от того, какие именно меры обеспечения применяются к лицу. Так, например, в протокол об административном задержании лица вносятся данные о времени начала и окончания административного задержания, а в протокол личного досмотра, досмотра вещей, находящихся при физическом лице, вносятся сведения о виде, количестве, об иных идентификационных признаках вещей, в том числе о типе, марке, модели, калибре, серии, номере, об иных идентификационных признаках оружия, о виде и количестве боевых припасов, о виде и реквизитах документов, обнаруженных при досмотре, находящихся при физическом лице. Непосредственно перед применением отдельных мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении сотрудник полиции в обязательном порядке разъясняет лицу, в отношении которого применяются какие-либо меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении, его права и обязанности, что подтверждается либо подписью этого лица, либо соответствующей записью в протоколе. Права и обязанности в установленном нормами КоАП РФ порядке разъясняются также другим лицам, участвующим в процессуальных действиях, связанных с применением отдельных мер обеспечения. Нормы КоАП РФ, утверждающие содержание и порядок применяемых мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении, содержат общие требования к содержанию протоколов о применении этих мер, форма же протоколов или их бланки КоАП РФ не утверждены, что подразумевает возможность составления протокола о применении тех или иных мер обеспечения в свободной форме, и главное требование к этим документам — это их содержание. Составленный сотрудником полиции процессуальный документ должен содержать все сведения, предусмотренные нормами КоАП РФ, регламентирующими применение тех или иных мер обеспечения по делу об административном правонарушении. Однако в целях единообразного ведения производства по делам об административных правонарушениях, обеспечения соответствия применяемых в практической административно-юрисдикционной деятельности сотрудников полиции бланков процессуальных документов требованиям КоАП РФ, возможности использования информации о правонарушителях при формировании федерального банка данных о лицах, совершивших административные правонарушения, МВД России разработаны и направлены в территориальные органы МВД России, а также в образовательные учреждения МВД России методические рекомендации, определяющие типовой порядок действий должностных лиц полиции при осуществлении производства по делам об административных правонарушениях, а также рекомендуемые образцы процессуальных документов, предусмотренных КоАП РФ.