Организация. Структурная схема организации. Организация совещаний, симпозиумов, собраний.

Лекция 1. Организация. Структурная схема организации 1.1 Определение организации. Типы организаций Организация – группа людей и присущих им ресурсов, которая управляется для достижения определенных целей в интересах клиентов и/или членов самих организаций (Европейское определение). Организации присуща иерархическая/адхократическая структура. Все организации подразделяются по типу на иерархические и адхократические (органические). Органические связаны с процессом деятельности и принимают оптимальные формы для решения задач. Рис. 1.1 Типы структур Конгломератная – это (проектная + матричная/матричная + свободная). Организация – спланированная и скоординированная деятельность двух или более людей, действующих на определенных нормативных основах в условиях разделения труда, а также при соблюдении установленной иерархии руководства и стремящихся к достижению общих целей. Организации делятся на официальные и неофициальные. - Официальные организации – зарегистрированные в органах государственной регистрации и имеющие соответствующие реквизиты; - Неофициальные организации – не зарегистрированные в органах гос. регистрации (общество любителей живописи). 1.2 Диапазон управления Диапазон управления – число субъектов, находящихся под управляющим воздействием руководителя какого-либо уровня. Чем выше профессионализм, тем выше диапазон управления. В среднем для организации - 6-7 человек (по данным европейских ученых), в практике Российских предприятий д.у. =6-20 человек. Задача №1 Диапазон управления =8 Количество субъектов = 512 человек. Определить число уровней управления. Ответ: 3 уровня Количество субъектов = 40969 человек. Ответ: 4 уровня Рис. 1.2 Диапазон управления Для расчета диапазона управления используют расчет В. Грайкунаса (Франция) 1.3 Теория Грайкунаса Некоторое представление о степени возрастания сложности управленческой деятельности в зависимости от количества подчиненных дает теория связей “руководитель-подчиненный”, предложенная французским консультантом по управлению Грайкунасом в 1933 году в работе “Связь в организации”, опубликованной бюллетене Международного института менеджмента в Женеве. Согласно этой теории между руководителем и подчиненными существует три вида связей: 1. Прямая единичная связь, т.е. непосредственная связь руководителя с каждым из его подчиненных. 2. Прямая групповая связь, которая существует между руководителем и любой возможной комбинацией подчиненных, т.е. руководитель может работать с одним подчиненным в присутствии другого (или других) или со всеми вместе. 3. Перекрестная связь, когда подчиненные работают друг с другом под контролем руководителя. В общем случае количество связей, которые должен контролировать руководитель определяется по формуле: где n -количество подчиненных. Безусловным достоинством теории Грайкунаса является то, что она позволяет установить степень усложнения управленческой деятельности при увеличении числа подчиненных. Основной ее недостаток - отсутствие учета интенсивности и продолжительности связей “руководитель-подчиненный”. 1) Прямая единичная А B (личный контакт) 2) Прямая – групповая C+D A E+F 3) Перекрестная связь B A C D Например: n = 4 К.в. = 44 n = 5 К.в. = 100 1.4 Типы структурных схем Структурная схема организации – графический документ, отображающий структуру организации, прилагающийся к Уставу организации. Выделяют следующие типы структурных схем: 1. Горизонтальная Рис. 1.3 В структурной схеме выделяются различные виды связей: ______ - полномочные --------- - оперативные Полномочными связями обладает лицо, утвержденное в уставе предприятия и наделенное полномочиями (первое лицо). Оперативные связи носят информационный характер. 2. Вертикальная Рис. 1.4 3. Комбинированная (сложная) Рис. 1.5 4. Солнцеобразная Рис. 1.6 5. Концентрическая Рис.1.7 1.5 Делегирование полномочий Для того чтобы эффективно управлять, необходимо использовать делегирование полномочий: • для уменьшения рабочей нагрузки руководителя; • для предоставления руководителю возможности акцентировать внимание на задачах общей политики предприятия; • для создания творческих условий с целью эффективного развития предприятия; • для улучшения морального состояния коллектива; • для увеличения квалификации; • для решения ряда вопросов на оптимальном уровне. Перед тем, как предоставить полномочия подчиненному, задай себе следующие вопросы: 1.Что я сейчас делаю? 2.Почему я взялся это делать? 3.Кому я могу поручить эту работу? 4.Кого еще можно обучить этой работе? Нельзя делегировать: 1. Вопросы общей политики. 2. Конфиденциальные (коммерческая тайна, договора, личные вопросы). 3. Вопросы дисциплины. 1.6 Анализ эффективности организации с помощью структурной схемы Структурная схема помогает выявить следующие недостатки структуры организации: 1. Перекрытие ответственности. 2. Персонал без контроля. 3. Несогласованный статус. 4. Нарушение единства управления. 5. Чрезмерно увеличенный штат. 6. Ответственность без полномочий. Части типовой организации • Офис. • Почтовый отдел (экспедиция). • Транспортный отдел. • Отдел охраны. • Администрация. • Отдел продаж и рекламы. • Проектно-конструкторский отдел. • Отдел снабжения. • Отдел машинописных работ. • Отдел связи. • Множительная база. • Библиотека. • Отдел обучения. • Отдел финансов (касса; бухгалтерия). • Вычислительный центр. • Социальная инфраструктура. Лекция 2. Роль офис-менеджера в организации 2.1. Значение деятельности управленческого персонала Деятельность современных организаций протекает в условиях стремительных изменений внешней и внутренней среды. Эффективно действовать в сложных условиях рыночных отношений могут только те фирмы, которые обладают мощным кадровым потенциалом, эффективным менеджментом. Ключевая роль в построении и функционировании системы менеджмента принадлежит управленческому персоналу. Существуют объективные причины изменения структуры управленческих кадров в современных условиях. Это: разнообразие форм собственности, расширение экономической самостоятельности организаций, демократизация процессов управления. Еще одним важным фактором, влияющим на все элементы системы менеджмента, являются современные офисные технологии. В связи с этим появилось новое понятие «офисный персонал», выполняющий основную работу по информационной поддержке управленческой деятельности. Офисный персонал, в свою очередь, можно подразделить на три категории: 1. инженерно-технический персонал; 2. персонал информационного и документационного обеспечения; 3. организационный персонал. Первая категория – это инженеры и техники по эксплуатации технических средств и оборудования офисных технологий. Вторая категория занимается реализацией технологических процедур и операций, связанных со сбором, накоплением, обработкой, преобразованием, тиражированием, защитой, хранением информации. Сюда входят специалисты служб документационного обеспечения управления (ДОУ), а также работники, поддерживающие функционирование автоматизированных информационных систем (администраторы базы данных и систем, прикладные программисты, операторы ЭВМ). Третью категорию составляет персонал, выполняющий функции организации, координации, контроля. Это: - руководители структурных подразделений офиса. В их подчинении могут находиться инженерно-технический персонал и работники информационного и документационного обеспечения; - секретари, помощники и референты руководителей; - офис-менеджеры (управляющие делами), координирующие всю офисную деятельность. 2.2 Обязанности офис-менеджера Оперативная власть в организации принадлежит офис-менеджеру. Офис – основная административная единица отдела или предприятия, где встречаются все основные потребности коммуникации и контроля. Офис-менеджер – лицо, руководящее офисом. На маленьком предприятии те же функции выполняет секретарь. Основные обязанности: 1. Выдача распоряжений на выполнение работы. 2. Контроль персонала по вопросу выполнения работы качественно и в срок. 3. Обучение персонала. 4. Создание благоприятной обстановки в коллективе. Обязанности, связанные с основным направлением работы: 1. Планирование работы отдела. 2. Своевременность выполнения работы. 3. Координация работы отдела с другими отделами и подразделениями. 4. Справедливое распределение работы в соответствии с квалификацией работников. 5. Внедрение новых методов работы. Обязанности в отношении к подчиненным: 1. Обучение подчиненных. 2. Готовить замену себе и каждому сотруднику. 3. Улаживать межличностные трения. 4. Поощрять либо делать выговор. 5. Поддерживать дисциплину. Обязанности в отношении к вышестоящим и коллегам 1. Поддерживать отношения с вышестоящими коллегами. 2. Принимать на себя ответственность за работу в офисе. 3. Проводить политику компании. 4. Никогда не ругать подчиненных перед другими коллегами. Отличия в работе офис-менеджера в разных организациях обусловлены: • Сосредоточением офиса в одном месте или распределением. • Структурой организации. • Характером выполняемой работы, связанной с основной деятельностью предприятия. • Численностью персонала. • Уровнем квалификации управляемого персонала. • Измеримостью результатов деятельности. • Временем, в течение которого ожидаются результаты деятельности. 2.3 Умения и навыки офис-менеджера Предварительно очерченный круг обязанностей офис-менеджера позволяет составить его идеальный портрет –своеобразный эталон, включающий набор наиболее существенных деловых и личностных качеств. Он должен обладать высокими интеллектуальными способностями, иметь динамичную, устойчивую психику, волевой, целеустремленный характер, быть нравственно развитой личностью. Все это позволяет: - постоянно пополнять базовые и специальные знания, повышая квалификацию, уровень профессионального мастерства; - быстро адаптироваться к сложным управленческим ситуациям, уметь переключаться с одного вида работы на другой; - налаживать деловые контакты, проявляя такую черту, как коммуникабельность; - объективно оценивать себя и окружающих, не ограничиваясь при этом уже выработанными установками и стереотипами; - контролировать свои эмоции, быть толерантным; - относиться к людям с искренней доброжелательностью; - уметь слушать собеседника или оппонента, отодвигая (пусть временно) личное «я» на второй план ради выполнения задач, поставленных руководителем. В перечень деловых качеств специалисты включают: • Организаторские умения. • Эффективность, надежность и ответственность. • Исполнительность. • Инициативность. • Пунктуальность, собственная дисциплина. • Лояльность (loyalty – верность, преданность). • Лояльность (по Ожигову С.И.). Держаться формально в пределах законности, в пределах лояльного отношения к кому-либо, чему-либо. • Умение предвидеть развитие ситуации. Личные качества офис-менеджера: характер, внешность, благожелательность, адаптивность, старательность, широта интересов, любезность. 2.4 Работа с человеческими ресурсами Мотивация для работы по достижению цели организации. Цели организации должны стать личными целями каждого сотрудника. Средства для достижения целей: • Интересная работа. • Ответственная работа. • Надежность рабочего места. • Достаточность жалования. • Адекватный статус. • Перспективы продвижения по службе. • Соизмеримость задач с возможностями. • Приятная среда и условия работы. • Приятная психологическая среда. Советы из области морали • Будьте доступны для всех членов коллектива, поощряйте их делиться своими переживаниями. • Не забывайте о чувстве собственного достоинства каждой личности. • Не ругайте подчиненного при остальных. • Поощряйте публично, но делайте это равномерно. • Не допускайте фаворизирования. • Официально доводите до сведения коллектива все важные решения, используя специальные доски объявлений. • Будьте щедры на похвалы. • Поощряйте общественные мероприятия и принимайте в них участие. • Внимательно следите за событиями в жизни руководителя. • Обращайтесь к сотрудникам по имени отчеству. Достаточность жалования определяется реальными потребностями человека. 2.5 Функции офис-менеджера Рис. 2.1 Пирамида Маслоу Деятельность офис-менеджера отличается большим разнообразием. Это: 1. Выполнение работы в области делопроизводства; 2. Работа с клиентами; 3. Работа с сотрудниками; 4. Работа по телефону; 5. Организация конференций, собраний, приемов, деловых поездок руководителя; 6. Подготовка аналитической информации по различным вопросам; 7. Сбор и фиксация данных, необходимых для успешной деятельности руководителя. 8. Нормирование труда делопроизводственного персонала и расчет его оптимальной численности. Руководитель обязан информировать офис-менеджера обо всех делах, полагаться на его пунктуальность. В отношениях с руководителем офис-менеджер должен представлять уровень своей компетенции. Офис-менеджер должен обладать чувством юмора. 2.5 Взаимодействие офис-менеджера с руководителем Взаимодействие офис-менеджера с руководителем можно подразделить на несколько этапов. На первом этапе, предварительном, возможен их «заочный» контакт. Когда консультационная фирма, занимающаяся подбором персонала, подыскивает на вакантную должность офис-менеджера, она должна смоделировать возможные варианты его взаимоотношений с будущим руководителем. Анализируя и обобщая данные тестовых и иных испытаний офис-менеджера, специалист делает предварительный вывод о психологической совместимости клиентов. Завершением предварительных переговоров является вызов претендента на встречу с руководителем. Именно на этой стадии происходит их непосредственное общение. Специалисты отмечают, что контактная фаза имеет главную задачу побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового общения. Поэтому офис-менеджеру необходимо: - продемонстрировать свое расположение к собеседнику, открытость для общения; - выдерживать паузу после приветствия, представления, давая возможность руководителю постепенно включиться в разговор; - не навязывать своего эмоционального состояния собеседнику, настраиваясь на волну психологического состояния руководителя. При благоприятном исходе собеседования и приеме на вакантную должность офис-менеджера начинается второй этап совместной деятельности, на котором превалируют элементы адаптации. Становление профессионала высокого уровня – длительный процесс. Обозначим основные временные вехи роста специалиста: 1. Первые полгода после окончания учебного заведения – это тот период, когда новичок слабо ориентируется в специфике работы руководителя и фирмы в целом; 2. 0,5 – 1,5 года – молодой специалист, справляющийся с основными обязанностями, набирающийся опыта как в профессиональном, так и в психологическом плане; 3. 1,5 – 3 года – специалист: это основные годы его профессионализации, когда он вбирает тонкости профессии; 4. 3 – 5 лет – зрелый специалист, досконально разбирающийся в нюансах своего дела, имеющий богатый опыт делового общения; может быть включен в резерв на повышение в должности; 5. Более 5 -7 лет – «звезда». При серьезных объективных личностных предпосылках и кропотливой работе над собой в профессиональном плане достигает самого высокого уровня совершенства. Степень руководства и уровень эмоциональной поддержки офис-менеджера тесно связаны с уровнем его профессиональной зрелости. Эту закономерность установили американские ученые Херси и Бланчард и предложили четыре основных вида отношений в систем е «руководитель - подчиненный»: приказание, внушение, участие и делегирование. Приказание может широко использоваться при низком уровне профессиональной подготовки сотрудника, когда он не готов принимать самостоятельные решения. Руководителю приходится постоянно инструктировать подчиненного и поддерживать его психологически. На втором этапе, когда сотрудник достиг профессиональной зрелости, рекомендуется применять внушение. Эмоциональная поддержка играет решающую роль. Участие эффективно на уровне зрелости от среднего до высокого. Сотрудник способен принимать самостоятельные решения, но руководителю надо обсу3ждать с ним сложные вопросы, поддерживать советом, похвалой и т.д. Делегирование возможно в том случае, когда сотрудник достиг высокой степени зрелости в профессиональном деле. Руководство его работой ослабляется. Уменьшается и эмоциональная поддержка. Уже сам факт передачи полномочий расценивается сотрудником как серьезное моральное вознаграждение. Офис-менеджеру важно с практической точки зрения определить особенности проявления личностных и деловых качеств руководителя в процессе его стратегической и оперативной деятельности. Существует градация руководителей по четырем группам или основным архетипам: 1. Лидер; 2. Администратор; 3. Предприниматель; 4. Плановик. Менеджер-лидер. Это руководитель, который принимает на себя реализацию стратегических решений, сложных организационных проблем. Он умеет психологически поддержать сотрудников, направить их действия в нужное русло. Офис-менеджер будет чувствовать психологически комфортно, общаясь с таким руководителем. Менеджер-администратор. Уже в определении содержатся те приоритетные функции, которые он эффективно выполняет: жесткий контроль. Координация, долгосрочное планирование. Позитивные эмоции, чувство эмпатии не являются сильной стороной такого типа руководителей. Эмоционально-«насыщенный» офис-менеджер как личность будет хорошим дополнением такому руководителю. Менеджер-предприниматель. Руководитель этого типа ориентирован на динамичные изменения в организации. Реализацию инновационных процессов по многим направлениям ее деятельности. В тандеме с ним может работать такой же динамичный, волевой, с сильной энергетикой офис-менеджер, готовый идти на оправданный риск, но и умеющий смягчить резкие действия своего шефа. Менеджер-плановик. В первую очередь он аналитически просчитывает будущее организации. Выявляет негативные явления. Действенно их устраняя. Прагматичен и организован. В зависимости психологического профиля такого руководителя необходимо подобрать и офис-менеджера. Психологией управления выработано немало эффективных методов делового общения, которые помогут офис-менеджеру наладить оптимальные отношения, установить высокий уровень взаимопонимания. Еще один совет психологов поможет офис-менеджеру (на адаптивном этапе его деятельности в организации) усилить неформальный контакт и взаимопонимание с руководителем – найти общий интерес помимо работы, т.е. узнать о хобби руководителя, проявить к его увлечению искренний интерес, показать знание предмета. Лекция 3. Организация совещаний, симпозиумов, собраний 3.1 Виды совещаний Совещание можно считать одним из элементов организационной культуры, овладеть которой необходимо любому руководителю. Исключительно важную помощь в организации и проведении совещания оказывает офис-менеджер (секретарь-референт). Совещания классифицируются по различным критериям: - по тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлением персоналом и др.); - по периодичности проведения (плановые, внеплановые); - по основной задаче совещания (оперативные, инструктивные, проблемные); Оперативные совещания, на которых рассматриваются результаты контроля исполнения документов, решаются конфликтные управленческие ситуации. Инструктивные совещания, на которых до исполнителей доводится содержание указания вышестоящей организации. Проблемные совещания, на которых решаются наиболее важные вопросы, требующие сложного организационного и документационного обеспечения. - по статусу (официальные, неофициальные). Официальные – решение совещания обязательно для членов данного коллектива. К таким совещаниям относятся совещания Совета директоров, собрания акционеров, заседания Ученого совета. Статус такого совещания оговорен в уставе предприятия. Неофициальные – совещания отдельных групп, оперативные совещания, чьи решения должны обязательно проходить на официальном совещании. Решения официального совещания должно быть оформлено в виде протокола. 3.2 Функции председателя и секретаря при подготовке и проведении совещания Совещание готовят председатель (первое лицо; заместитель) и секретарь (офис-менеджер; секретарь предприятия). Руководителю и секретарю надо знать, что совещание – дорогостоящее мероприятие, поэтому, прежде чем принять решение о его проведении, необходимо подумать об альтернативных вариантах решения проблем: обмен мнениями по различным каналам связи с ответственными исполнителями или указание ответственным исполнителям представить свои предложения в письменной форме, объединение с другими совещаниями и т.п. Подготовка к совещанию включает ряд совместных действий руководителя и секретаря. 1. Роль председателя и секретаря: Подготовка повестки дня совещания. Повестка дня может включать: 1. Информацию о присутствующих. 2. Основные вопросы (реорганизация направлений деятельности). 3. Разное. Примерная форма повестки дня может выглядеть следующим образом: Повестка дня 1. О внедрении автоматизированной системы контроля исполнения документов. Докладчик: инспектор по контролю В.В. Тихомиров. 2. Об итогах деятельности экспертной комиссии в 2006 г. Докладчик: офис-менеджер, председатель ЭК В.И. Кохапенко. 3. О подготовке документов постоянного срока хранения и личных дел к передаче в ведомственный архив. Докладчик: заведующий архивом С.В. Верховцев. 2. Председатель: • Гарантирует ход совещания в соответствии с повесткой дня; • Гарантирует принятие решения; • Выслушивание точек зрения всех участников совещания, имеющих отношение к повестке дня; • Соблюдение процедур (голосование). 3. Секретарь: • Составляет список присутствующих на совещании; • Печатает уведомления о совещании; • Своевременная рассылка уведомлений; • Отвечает за копии решений предыдущего совещания; • Бронирование зала; • Легкая закуска; • Сервировка стола совещаний (кол-во бутылок: N участников = N бутылок, кол-во стаканов N+1), для больших совещаний сервируется стол президиума; • Организует кофе-брейк (каждые 2 часа); • Подготовка опознавательных карточек (и настольных); • Распечатка повестки дня для председателя; • Обеспечение надлежащей подготовки зала (блокноты, ручки, звук, свет, техника); • Записывает принятые решения и имена людей, принимающих в них участие; • Готовит материалы для совещания: отдельно для председателя, отдельно для участников, готовит проекты решений; • Выписывает решения в протокол и рассылает всем членам совещания. В ходе самого совещания секретарь сидит справа от председателя, записывает имена людей, принимающих участие обсуждении вопросов, основные идеи, которые могут повлиять на решения, выписывает эти новые решения в черновик. Черновой вариант решений печатается предварительно с увеличенным интервалом (чтобы что-то вписать). Такой черновик должен быть у председателя и секретаря. Если в ходе совещания необходимо вызвать кого-то из присутствующих, то ему передается записка. Принятые решения в течение 3-х дней должны быть записаны в протокол и разосланы всем участникам совещания. 3.3 Алгоритм подготовки официального планового совещания Длительность подготовки зависит от количества участников, тематики. 10-14 дней на подготовку совещания по Москве. 1. Список участников (составляется секретарем и согласовывается с председателем); 2. Оповестить участников (разослать уведомления); 3. Получить ответ участников за 1 неделю; 4. Доложить о составе участников; 5. Во время работы совещания офис-менеджер организует нормальную работу офиса; 6. За 4-6 дней проверяется список участников; 7. Уточняется регламент совещания; 8. Привлекаются службы для технической организации совещания (звук, свет, охрана); 9. Накануне секретарь напоминает докладчикам о порядке совещания; 10. За 1,5 часа материалы раскладываются на столе президиума, сервируется стол совещания или президиума (минеральная вода в стеклянных бутылках, число бутылок не меньше числа участников…); 11. За 30 минут регистрация; 12. За 5 мин. Списки подаются в президиум; 13. Повестка дня включается в протокол. По мнению специалистов, более четкой организации совещания способствует составление списка участников (табл. 1). Такой документ незаменим, если на совещании присутствуют сотрудники организаций из других регионов или стран. В этом случае секретарю приходится решать ряд дополнительных вопросов, например: заказ билетов, размещение в гостинице, организация культурных мероприятий и т.п. Таблица 3.1 Список участников совещания 10.07.2010 Ф.И.О. Какую организацию представляет Дата и способ направления приглашения Подтверждение получения приглашения (дата) Согласие принять участие в работе (да/нет) Предполагает ли выступать (тема выступления) Нуждается ли в гостинице Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата рейса) Прибыл на заседание Предложения участника по организации культурной программы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Если на совещании обсуждаются сложные, стратегические вопросы развития фирмы, руководитель не должен жалеть времени на его подготовку. Ведь доклад фактически является основным вариантом решения этих проблем. В то же время руководитель не должен быть диктатором, навязывающим свое мнение подчиненным и оставляющим без внимания другие точки зрения. Существуют некоторые психологические аспекты проведения совещаний: 1. начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов; 2. следует кратко и четко в устной форме изложить цель проводимого совещания; 3. тон разговора руководителя с собравшимися на совещании участниками должен быть спокойным, доброжелательным, без жесткой иронии в их адрес или обидных характеристик; 4. хорошо зная своих подчиненных, секретарь должен рассадить их так, чтобы конфликтующие группы или отдельные сотрудники, находящиеся друг с другом в прохладных отношениях, не сидели рядом или напротив; 5. участнику с более низким должностным статусом надо дать слово в первую очередь, чтобы на его оценке не сказывалось мнение сотрудника, занимающего более высокий пост; 6. руководителю необходимо систематически развивать дискуссию в нужном направлении, тактично прерывая тех, кто выступает не по существу решаемых проблем; 7. при обсуждении каждого вопроса руководитель должен резюмировать высказанные мнения, отметив наиболее ценные, что стимулирует участников и придает им уверенность в том, что проблема будет решена позитивно; 8. если атмосфера на совещании накалилась, руководитель должен разрядить атмосферу шуткой; если это не помогает, то эмоциональное напряжение придется снимать более жесткими методами (замечания в адрес спорящих и т. п.). Длительность совещания обычно регламентируется, она, как правило, с учетом психофизиологических особенностей человека не должна превышать полутора-двух часов. Если эти временные рамки по объективным причинам удлиняются, то необходимо сделать перерыв на 15 – 30 минут. Существует несколько известных организационных процедур подведения итогов совещания и оформления его результатов: - руководитель подводит итоги заседания и формулирует решение. Оно выносится на голосование и при положительном исходе утверждается; - предполагается создание рабочей группы, которая готовит проект решения. Затем руководитель зачитывает проект, вносятся при необходимости коррективы в его содержание, и решение также утверждается. 3.4 Уведомление о совещании. Протокол совещания Обязанностью секретаря является оповещение участников совещания. Рассылаются уведомления, где указываются место, время, продолжительность, повестка дня. Уведомление о совещании рассылается персонально. УВЕДОМЛЕНИЕ 01.03.2010 О совещании Совета директоров Ген. директору филиала № 1 П.К. Петрову Уважаемый Павел Константинович! Сообщаем Вам о том, что Совет директоров состоится по адресу Красноказарменная ул., д. 17, ауд. Д-315 09.03.2010. в …… часов. Повестка дня совещания (либо повестка дня прилагается). ………………………… Председатель Совета директоров В.П. Котов Рис.3.1 Обязательным элементом совещания является оформление протокола. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протокол совещания входит в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Особенности оформления протокола: 1. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование вида документа – «ПРОТОКОЛ». 2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Дополнительными реквизитами протокола являются: наименование структурного подразделения, гриф утверждения, отметка о наличии приложений, место и время проведения заседания, фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании, дата подписания протокола, способ голосования (открытое, тайное, заочное). 3. Датой протокола является день проведения протоколируемого события (заседания, совещания и т.п.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Например, оформление даты заседания, продолжавшегося два дня: 04.05.2012 – 05.05.2012 или 03 – 04 мая 2012 г. Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке. 4. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа в пределах календарного года. При оформлении номеров с №1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, «№ 01», «№ 07». Номер протокола оформляется на той же строке, что и дата. 5. В заголовке указывается название коллегиального органа или заседания, которое согласуется с названием вида документа, например: ПРОТОКОЛ (чего?) заседания Совета директоров. Заголовок оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. 6. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель – фамилия и инициалы; Секретарь – фамилия и инициалы; Присутствовали: фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 15, указывается их общее количество. Если с указанием должности, то в порядке убывания иерархии. Если присутствовали 200 и более человек, то пишется – «110 чел., что составляет 80% общего количества акционеров. Список прилагается (см. прил. № 1).» Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием. Каждый вопрос формулируется с предлогом «О» или «Об», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалы докладчика. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются по степени их значимости и оформляются с красной строки. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если докладчик предоставил текст своего выступления , то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)». 7. Постановления (решения) указываются в протоколе полностью, т. к. являются наиболее важной его частью. Постановляющая часть может подразделяться на пункты. 8. Если проводилось голосование по какому-либо вопросу, указываются его результаты («ЗА» - 15, «ПРОТИВ» -3, «ВОЗДЕРЖАЛОСЬ» - 1) 9. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. 10. Протокол подписывается председателем и секретарем. Они проставляются на отредактированном и сверенном протоколе. Располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. 11. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. 12. Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа. 13. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. 14. К протоколам подшиваются представленные на рассмотрение материалы. 15. Протоколы хранятся постоянно. Пример протокола. ЗАО «Химкомбинат» ПРОТОКОЛ 10.09.2010 № 9 г. Москва совещания акционеров Председатель – Самохвалов Ю.Г. Секретарь – Смирнов А.А. Присутствовали: 31 человек (список прилагается. См. приложение 1). Повестка дня: 1. О проблеме эксплуатации очистных сооружений. Докладчик Митрофанова М.А., нач. отдела экологии. 2. ……… 1. СЛУШАЛИ: Митрофанову М.А. – доложила о состоянии ……… Доклад прилагается (см. прил. № 2). ВЫСТУПИЛИ: Иванов П.К. – считает проблему неразрешимой. РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): 1.1. Запланировать модернизацию очистных сооружений в 2011 году. Результаты голосования: «ЗА» - 8 человек; «ПРОТИВ» - 2 человека. Решение принято. 1.2. Усилить контроль ……….. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Приложение: 1. Список присутствующих на 2 л. В 1 экз. 2. Доклад Митрофановой М.А. в 1 экз. Председатель Ю.Г. Самохвалов Секретарь А.А. Смирнов Рис. 3.2 Лекция 4. Деловая поездка. Документы для деловой поездки 4.1 Планирование деловой поездки Формирование рыночной экономики сопряжено с принципиальными изменениями условий деятельности хозяйствующих субъектов. Неизмеримо возрастает самостоятельность предприятий. Что проявляется в расширении и углублении внешнеэкономических связей, усилении бизнес-контактов с партнерами ближнего зарубежья и внутри страны. Обыденным и повседневным явлением в многоплановой деятельности руководителей всех уровней управления становятся бизнес-поездки. Большая часть организационных и информационных элементов подготовки и проведения этого мероприятия ложится на плечи секретаря-референта (офис-менеджера). Он должен детально продумать все этапы подготовки деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и в климатических условиях, продуманы подарки и сувениры. Подготовка таких поездок руководителя осуществляется секретарем по отработанной практиками схеме, с учетом специфики конкретной командировки: - категории (в пределах России, в ближнем зарубежье, международные); - сложности решаемых вопросов; - ее сроков; - места назначения и т. д. Цель: руководитель должен чувствовать себя комфортно на всех этапах поездки. Алгоритм подготовки поездки 1. Обсудить с руководителем: 1.1. Цель, задачи, особенности, личные особые просьбы; 1.2. Максимальный срок отсутствия; 1.3. Какие брони / гостиница, транспорт; 1.4. В каких бумагах, и в какой информации будет нуждаться. 2. Начать планирование поездки с ключевых моментов: 2.1. Отъезд; 2.2. Приезд; 2.3. Ключевое событие (доклад); 2.4. Предварительные переговоры с возможным партнером; 2.5. Культурная программа; 2.6. Возвращение. 2.7. Учесть разницу во времени и в программе писать время по месту нахождения. 3. Составить предварительную программу поездки и напечатать ее в форме таблицы. Планирование поездки можно представить в виде структурной схемы (Рис.4.1). Рис. 4.1 4.2 Алгоритм составления предварительной программы поездки Иногда от секретаря требуется составить предварительную программу поездки. Она может быть совсем краткой, если поездка местная или однодневная. Программа, ориентированная на более длительную поездку, в несколько пунктов, и особенно на заграничную поездку, может быть довольно сложной по своему составу. Предварительная программа обычно содержит следующую информацию: - время проведения поездки; - способ передвижения; - намеченные деловые встречи; - бронирование мест в гостинице; - места посещения и проезд к ним; - отдельные должностные лица и компании, с которыми нужно установить связь; - культурная программа. Примерная форма предварительной программы может выглядеть так: Таблица 4.1 День/дата Время Событие Где происходит С кем контактировать Контактный телефон Примечание Как добраться (адрес) 20.09.2004 1000 Вылет. Рейс № Шер перс автом При длительной поездке можно иметь две программы: полную, представляющую собой всю наличную информацию, и краткую, представляющую собой минимально возможный план (время, имена, телефонные номера, адреса). Элементы (содержание) краткой программы переносятся на отдельные карточки малого формата (6 х 9 см). Руководитель оперативно пользуется ими, планирует проведение каждого мероприятия бизнес-поездки. В зависимости от специфики бизнеса, размеров компании секретарь подготавливает несколько экземпляров программы поездки (на листах формата А4): 1. Один или больше – для использования руководителем во время его поездки; 2. Один – для заместителя руководителя (чтобы было известно, как установить связь с руководителем в случае необходимости); 3. Один –секретарю ( офис-менеджеру), чтобы он знал о передвижениях руководителя и способах связи с ним; 4. Один - вышестоящему руководителю; 5. Один - в архив. Часто по согласованию 1 экземпляр - принимающей стороне. В предварительной программе в первую очередь фиксируются те мероприятия, время, место и условия проведения которых уже оговорены и четко установлены. Если поездка внеплановая, то секретарь по согласованию с руководителем обязан отменить намеченные мероприятия или перенести их на другое время. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же требуется срочное решение руководителя, то секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе его указаний организовать решение вопроса. 4.3 Составление окончательного контрольного списка поездки Накануне отъезда секретарь должен: - проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов по списку; - получить указания руководителя о неотложных делах, которые нужно сделать в его отсутствие; - отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке; - лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании; - перед возвращением руководителя сделать контрольный звонок секретарю компании, которая его принимала, и спросить, нет ли изменений; - организовать встречу руководителя. Технологию подготовки к поездке руководителя можно представить в виде таблицы, которая является своеобразной памяткой для секретаря в его работе (табл. 4.2). Таблица 4.2 Что контролируется Окончательный срок Фактический срок готовности Ответственный 1. Документы 1.1 Загранпаспорт 1.2 Виза 01.09.2013 ……………. 31.08.2013 ………. Сам или офис-менеджер ………….. 2. Брони 2.1 Гостиница 2.2 Билеты 2.3 рестораны ……… ………….. ……………. 3. Приказ о передаче полномочий …………. ………. ……………. 4. ………. ………. …….. ………. Документы для деловой поездки: • Паспорт (российский, заграничный); • Виза; • Медицинские карточки, страховка, сертификаты о прививках; • Документы, связанные с основной целью (доклад, образцы); • Обратный билет; • Визитные карточки; • Разговорники; • Географические карты; • Краткое описание страны, ее традиций. При составлении краткого резюме: 1. Географические особенности, климат; 2. Особенности культуры, религиозные и гражданские праздники в этот период; 3. Особенности быта. Экстренные телефоны (милиция, скорая помощь, такси), график работы банков, магазинов. Финансовые документы (валюта страны, чеки, карточки), водительские права, таможенные правила. Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше внимания выполнению аналитической, справочно-информационной, контрольно-оценочной работы, совершенствованию ДОУ и другим вопросам. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения. Важнейшим заключительным этапом поездки является подготовка руководителем отчета, в котором содержатся подробное обоснование цели командировки, анализ обсуждаемых вопросов, выводы и перспективы дальнейшего развития отношений с партнерами. Секретарь редактирует и оформляет отчет, при необходимости направляет его в соответствующие инстанции. Поездки могут служить серьезным основанием для переосмысления и корректировки стратегии и тактики фирмы в ее внешнеэкономической деятельности. Поэтому по результатам командировки и на основании материалов отчета руководитель может провести совещание. Лекция 5. Коммуникации в управленческой деятельности . Подготовка, проведение и документирование официальных переговоров 5.1 Визитная карточка как личный коммуникативный документ. Требования к оформлению визитных карточек Визитные карточки являются эффективным элементом коммуникационных связей. Визитная карточка – одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Офис-менеджеру (секретарю-референту) необходимо знать требования к ее оформлению, виды, содержание карточек, правила вручения. Основное назначение визитных карточек – представление деловых и официальных лиц друг другу при знакомстве. Они также используются для поддержания контактов (поздравление с праздником, выражение признательности, благодарности и т. п.). Правила оформления визитных карточек неукоснительно соблюдаются только в дипломатической сфере. Для бизнесменов они не столь строги. Но рекомендуется иметь классическую визитку, которая выглядит следующим образом: наверху по центру –название фирмы, в которой работает владелец карточки, ниже по центру – имя, отчество и фамилия, еще ниже – должность, а в правом нижнем углу – телефон, факс, адрес электронной почты. Стандартный формат визитной карточки – 50 х 90 см (на плотной бумаге, с гладкой или фактурной поверхностью), для VIP персон – 60 х 100 (президент, послы), для их жен - на 1 см. меньше (Рис 5.1). Для неофициального общения заводятся отдельные карточки с указанием номера домашнего и мобильного телефонов. эмблема 90 Место для специальных символов Рис. 5.1 При возможности визитную карточку следует передавать лично. Первым вручает карточку младший по должности, младший по возрасту. Возвращение визитной карточки после вручения равносильно отказу в приеме или беседе. Если карточка вручается через секретаря, то даже при отказе в приеме секретарь ее не возвращает, а помещает в картотеку. В наши в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки могут быть сделаны пометки, которые представляют собой установившиеся в международном протоколе сокращения и условно обозначают повод, по которому посылаются визитки. Эти сокращения являются первыми буквами соответствующих французских слов. Они широко используются в дипломатической, деловой и светской практике, поэтому необходимо знать значение этих пометок: • p.f. – pour felicite (Поздравляю) (по любому поводу); • p.f.N.A. – pour feliciter Neol Ane (Поздравление с Новым Годом); • p.p. – pour presenter (заочное представление своей персоны); • p.r. – pour remercier (выражение благодарности), если пригласили на банкет, надо отблагодарить; • p.c. – pour coudehence (выражение соболезнования); • p.p.p. – pour prendre part (выражение соболезнования и готовность помочь); • p.p.c. – pour prendre conte (предварительное заочное прощание). Визитные карточки с этим сокращением направляются в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом из страны. Это делается в случае, когда не наносится прощальный визит. Визитные карточки с сокращениями «p.r», «p.p.c.» остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями «p.c.», «p.f.» посылают свою визитку с буквами «p.r.», т. е. благодарят. На визитку с сокращением «p.p.» ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты. В менее официальных случаях на визитных карточках в зависимости от повода в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется: «Поздравляет с национальным праздником»; «Благодарит за внимание» (например, в качестве ответа на присланный сувенир); «Благодарит за поздравление»; «С наилучшими пожеланиями» (например, при посылке сувенира). Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не надо. Некоторые правила: 1. Если визитка передается лично ее владельцем (приехал, но не застал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки (в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). 2. Грубым нарушением дипломатического этикета является передача визитной карточки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофером. 3. Ответ на посылку визитной карточки принято давать так же визитной карточкой в течение суток с момента ее получения. 4. На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сразу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные карточки согласно указаниям на них. Цвета визитки Наличие многоцветия означает неустойчивое положение фирмы. Классическая визитка – черно-белая. По-разному воспринимаются в разных странах визитки, заполненные с обеих сторон: на одной стороне которых информация на одном языке, а с обратной – на другом. Этичнее иметь несколько видов односторонних визитных карточек, выполненных на разных языках. 5.2 Типы коммуникаций. Общение «лицом к лицу» Коммуникации: 1. Словесная или устная: - «лицом к лицу» (face-to-face); - по телефону. 2. письменная (деловая переписка): - письма; - доклады; - e-mail, sms, ICQ. 3. Наглядная: - иллюстрации доклада (графики, диаграммы); - мультимедийные средства; - язык жестов. Устная коммуникация Для грамотной устной коммуникации необходимо «читать» партнера, определить тип личности. Характеризуется разными качествами: 1) доминантный/недоминантный Доминантный тип собеседника - человек, уверенный в себе, позиция превосходства, напористость, неумение выслушивать ответную аргументацию, стремление повлиять. Недоминантный – человек с заниженной самооценкой, теряется в разговоре, требуется психологическая поддержка со стороны собеседника. 2) модильный/регидный Модильный - уверен в себе, торопливые речи, стремление торопить собеседника, свойственен пессимизм, его сложно убедить. Надо спокойно двигать свою мысль. Регидный - общительный, нужно время для вхождения в беседу, стремится к активной деятельности, но не доводит до конца, морально утомляется. 3) По темпераменту: Сангвиник, холерик, флегматик. Сангвиник – живой, подвижный, быстро отзывается на окружающие события, сравнительно легко переживает неудачи и неприятности. Это расчетливый человек. Холерик – быстрый, порывистый, но неуравновешенный, склонен к бурным эмоциональным вспышкам и резким сменам настроения. Обладает сильной нервной системой. Способен преодолевать значительные трудности, но плохо сдерживает себя, легко «взрывается». «Идет до последнего», даже вопреки здравому смыслу. Флегматик – медлительный, невозмутимый, с устойчивым стремлением и более или менее постоянным настроением, со слабым внешним выражением душевных состояний. 4) По открытости коммуникаций: Экстроверт, интроверт. Экстроверт – означает субъекта, поведение которого определяется внешними факторами, а психологическая энергия направлена вовне. Интроверт – тип личности, противоположный экстроверту. Замкнут, комфортно в одиночестве, оно нисколько не тяготит. Общается с меньшей охотой, чем экстроверт, и не так легко сходится с людьми. Это одиночки, склонные к созерцанию и размышлениям. При общении «лицом к лицу» используются как вербальные, так и невербальные сигналы. Психологические аспекты переговоров: Задачи: заставить оппонента захотеть сделать то, что нужно сделать вам. Полезные советы: • Никогда не начинать речь со слов «Я не оратор», «Я не специалист». • Показывать во время беседы жестами и невербально, что вы заинтересованы. • Не начинайте переговоры с вопросов, по которым вы точно расходитесь во мнениях. • Не употреблять во время разговора нераспространенных терминов (профессиональных). • Использовать изменения тембра речи, делать паузу, менять тон голоса. 5.3 Подготовка, проведение и документирование официальных переговоров Алгоритм подготовки переговоров face-to-face: • Спланировать то, о чем говорить. • Составить блок-схему переговоров и учесть возможную реакцию собеседника. • До переговоров узнать как можно больше о собеседнике и о его фирме (Из СМИ, специализированных изданий, от клиентов, сотрудников, бывших партнеров, услуги специализированных фирм). • Выбрать нужный стиль (официальный, неофициальный, дружеский). • Использовать механизмы влияния. • Предусмотреть организацию мер по созданию деловой обстановки (отключить мобильные телефоны, вода, бумага, тексты договора). • Подобрать необходимые для переговоров документы, упорядочить факты и заранее подтвердить их достоверность. • Предусмотреть возможный исход переговоров, окончательный итог. Учитывая не только активную роль секретаря-референта в подготовке материалов к переговорам, но и возможность его непосредственного в них участия, необходимо обозначить круг актуальных вопросов, относящихся к существу переговорного процесса, методам ведения и др. Секретарь должен четко представлять, какие цели ставят перед собой участники переговоров. По этому критерию различают: 1. переговоры, которые направлены на продолжение достигнутых ранее договоренностей (в бизнесе такой вариант широко распространен, особенно между давно и стабильно сотрудничающими фирмами); 2. переговоры, направленные на нормализацию отношений, которые стали носить конфликтный характер (например, спорные вопросы распределения рынков сбыта); 3. переговоры, преследующие цель (одной из сторон) пересмотра ранее достигнутых договоренностей (например, фирма с учетом новой конъюнктуры рынка и своей возросшей экономической мощи выступает с инициативой изменения старого соглашения о процентных ставках по получаемым прибылям); 4. переговоры, предусматривающие подписание нового соглашения (с партнером, с которым ранее не было деловых контактов). В условиях расширения самостоятельности фирм и их хозяйственных связей это весьма распространенный тип переговоров. Существуют разнообразные методы ведения переговоров и способы разрешения конфликтов. Вот некоторые из них: 1. компромисс, или «серединное решение». Оно достигается относительно легко, когда имеется объективный критерий, определяющий законность требований или равенство уступок. 2. поиск принципиально нового решения. Этот подход можно проиллюстрировать известным психологическим тестом на творческое решение: соединить четыре точки, расположенные в виде квадрата, тремя прямыми линиями, не отрывая руки, и вернуться в то место, откуда начали упражнение. Стандартное мышление заставляет испытуемого находить ответ, рисуя варианты в рамках квадрата, а необходимо, решая эту головоломку, выйти за его пределы (рис. 5.2). Рис 5.2 3. метод общего знаменателя. Используется на переговорах при принятии окончательного решения. Тактические приемы ведения переговоров • «Уход» или отклонение от борьбы, если переговоры зашли в тупик, их нужно отложить. • Ложная расстановка акцентов, т. е. не показывать, что для вас является главной целью, скрывать ее). Принцип трех «да». (Если на вопросы вы получили три «да», то на четвертый вопрос вы вероятнее всего получите «да», следовательно, начитать нужно с вопросов, на которые скорее всего вы получите ответ «да»). • Выставление требований в последний момент. (Лучше всего запоминается фраза, сказанная на прощание, в конце. Немного стереть предыдущие). • Пакетирование, компромисс. (Выполняются требования с той и другой стороны, хотя ни одной из сторон не хочется выполнять другие требования). • Завышение требований, когда переговоры касаются цены, сроков и т.д. Велик и многообразен инструментарий психологических средств, применяемых на переговорах, которые должен знать и уметь применять на практике секретарь-референт: 1. соблюдение взаимной выгоды. Не следует жестко оспаривать свои интересы, прибегая к недозволенным методам и приемам делового общения: унижение партнера; уход в сторону рассматриваемой проблемы; давление на оппонента должностным статусом, а не конкретными аргументами; чрезмерная ироничность в беседе и др. 2. исключительное внимание к партнеру, что выражается как на вербальном, так и на невербальном уровне общения (язык жестов и телодвижений несет больше половины информации). Умение поставить себя на место собеседника, понять его ожидания, интересы, искренностью, уважением и добрыми словами снять возникшее напряжение в ходе переговоров, создать комфортный психологический климат, в пылу горячих дебатов – все это помогает более эффективному ведению переговоров. 3. умение ставить вопросы, стимулирующие ход беседы ( закрытые, открытого типа, риторические, вопросы для обдумывания и др.) 4. знание национальных особенностей (если переговоры ведутся с иностранными партнерами по бизнесу)помогает определить в процессе общения индивидуальные особенности партнеров. Механизмы влияния в переговорном процессе «Зеркало отношений» «Имя собственное» «Золотые слова» Рис. 5.3 Не пытаться: • Использовать фактор времени; • Не давить сроками; • Не добиваться преимуществ за счет демонстрации непонимания; • Нельзя дурачить партнера; • Применять наводящие вопросы; • Нельзя вести разговоры о политике и религии. • Не задавать два вопроса: «Сколько вы зарабатываете?», «За кого голосовали?» По принципу Паретто 20% фактов достаточно для принятия успешного решения в 80% случаев (иметь все факты «абсурд»). Воздействия на восприятие письменной и устной информации различны. Более эффективна письменная информация. Невербальное общение В психологии более 200 жестов. Одни контролируются, другие подсознательны. Задача человека, который должен профессионально контактировать – умение читать жесты. Как трактовать невербальное поведение Таблица 5.1 Поведение Трактовка Вывод Руки сцеплены на груди Оборонительная позиция Следует применить механизмы влияния Постукивание по столу Нетерпение Следует завершить переговоры Молитвенно сложенные руки Превосходство Осторожность, нет ли подвоха Потирание глаз Недоверие Подобрать аргументы, факты Легкий наклон головы, легкое кивание Удовлетворение Продолжать Взгляд и сопутствующее движение Трактовка Вывод Подъем головы вверх, взгляд сосредоточенный Нужно подумать Сделать паузу Движения головы, насупленные брови Не понял, повторите Повторить, внести ясность Ритмично кивает Понимает Продолжать контакт Долгий неподвижный взгляд в глаза Желание подчинить собеседника Не встречаться глазами, увести взгляд от прямого контакта Взгляд в сторону Не интересно, пренебрежение Уход от борьбы / отложить Взгляд в пол Неуверенность Применить механизмы общения Особенности невербального общения в различных странах Иностранная жестикуляция: Кивок головой в Индии, Болгарии означает отрицание Ок: • В США – Все хорошо; • В Японии на бирже – Хочу дать или получить деньги; • В Португалии и некоторых странах Азии – Неприличный. Стучать пальцем по голове: • Русские, французы, итальянцы – Глуп; • Британия, Испания – Доволен собой; • Голландец (+ выпячивает палец вверх) – Оценил ум собеседника. • Немец, американец, француз (рисует спираль у головы) – Безумная идея. Поднятые брови: • Русские – Удивлен; • Немцы – Восхищен; • Британцы – Скептицизм. Потирание носа указательным пальцем: • Французы, Итальянцы (постукивание пальцем по носу) – Что-то нечисто; • Англичане – Держи язык за зубами, секретность; • Голландцы – Я пьян или ты пьяна. Палец из стороны в сторону: • США, Италия, Финляндия – Осуждение; • Франция, Голландия – Отказ; Эффективность взаимодействия при коммуникации: Вознаграждение Затраты Этапы общения: • Переключение от общения с самим собой на общение с партнером. Изучение и оценивание. • Установление контакта на вербальном и невербальном уровне. • Устанавливается фундаментальный язык общения и стиль. • Складываются основные формулировки аргументов, основная доля акта общения. • Разрыв контакта на вербальном и невербальном уровне. Лекция 6. Телефонные коммуникации в управленческой деятельности 6.1 Телефонные переговоры Эффективным средством коммуникации, несмотря на широкое внедрение различных технических средств, до настоящего времени остается телефон. Трудно представить себе современную деловую жизнь без ее незаменимого атрибута – телефонного разговора. Офис-менеджер может решать по телефону большинство оперативных вопросов: - подготовить почву для заключения контракта; - установить контакты с новыми партнерами; - проконтролировать ход выполнения заданий; - дать поручения от имени руководителя ответственным исполнителям; - организационно подготовить совещание, бизнес-встречу и т. п. Телефонные переговоры занимают значительное место в структуре временных затрат офис-менеджера и руководителя. По мнению специалистов, в зависимости от специфики деятельности организации (например, сфера производства или услуг) на телефонные разговоры тратится от 20 до 50 процентов рабочего времени. Неумение вести телефонный разговор может отнять много времени. Преимущества и недостатки в ведении телефонных переговоров разнообразны (табл. 6.1). Таблица 6.1 Преимущества Недостатки Быстрота контакта Отсутствие невербального общения Географическая широта Невозможность конфиденциальности Отсутствие невербального общения (улыбка …) Технические неполадки и особенности аппаратуры Важность Невозможность подтвердить факты подписью Легко поддерживать двухстороннюю связь, оперативно корректируя те или иные решения и т. п. Плохая подготовка к разговору Четкая работа на телефоне повышает деловой имидж организации Неумение лаконично и грамотно излагать свои мысли, болтливость Очень важно по возможности упорядочить ведение телефонных переговоров в течение дня. Целесообразно установить часы, когда можно звонить, это позволит освободить время для основной работы. Коллеги и подчиненные должны знать, что руководителя нельзя отрывать звонками, когда он занят неотложными делами. Следует учиться прогнозировать, кто и когда скорее всего позвонит, чтобы соответствующим образом подготовиться к разговору. Планировать нужно и свои телефонные звонки. Если дело, по которому осуществляется звонок, не является срочным, целесообразно использовать способ регулярных наборов. Он состоит в следующем. В начале рабочего дня составляется список всех лиц, с которыми надо сегодня связаться (фамилии и номера телефонов). Затем в соответствии с этим списком осуществляются звонки. Если очередной номер занят или не отвечает, то набирается следующий номер. Прозвонив весь список один раз, офис-менеджер не возвращается к тем номерам, которые были заняты, а начинает выполнять другую работу. Примерно через час вновь набираются номера по списку сверху донизу. В результате еще несколько фамилий окажутся вычеркнутыми. Так, с интервалом в час-полтора устраиваются телефонные паузы в основной работе и, давая голове разгрузку, одновременно решается исподволь нелегкая задача дозвониться. 6.2 Документирование телефонных переговоров Для ведения разговоров по телефону целесообразно использовать специальные телефонные блокноты или журналы (табл. 6.2), в которых записывается содержание разговора, указываются дата и время звонка, а также кто звонил, кому, откуда и что нужно предпринять в ответ на звонок. Таблица 6.2 № п/п Дата – Число, месяц Время, ч (мин) Организация, Фамилия, Должность Абонента, Контактный Телефон Цель телефонного звонка Решение руководителя Действия офис-менеджера Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов. В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Прием и передача офис-менеджером телефонограмм ведется в журнале или на специальном бланке, если он есть в организации (табл. 6.3 и 6.4). Но в практике встречается и упрощенный вариант: реквизиты телефонограммы заполняются на чистом листе бумаги. Таблица 6.3 Форма журнала для регистрации входящих телефонограмм № п/п Регистра- ционный номер Адресат Текст телефо- нограммы Кому передан текст телефо- нограммы Решение руко- водителя Возможные и необхо-димыем действия офис- менеджера примечание Таблица 6.4 Форма журнала для регистрации исходящих телефонограмм № п/п Регистра- ционный номер Адресат Текст телефо- нограммы Кто принял текст телефо- нограммы кто передал Кого инфор- мировать примечание Бланк для оформления телефонограммы Наименование учреждения – автора должность, инициалы, фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер его телефона Адресат должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время приема телефонограммы ТЕЛЕФОНОГРАММА Дата № ___________ Текст телефонограммы (не более 50 слов) Должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени которого телефонограмма передается Подпись Рис. 6.1 При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты: - наименование организации; - наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА; - дата документа; - время передачи-приема телефонограммы; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место составления или издания документа; - адресат; - заголовок к тексту; - текст документа; - подпись; - отметка об исполнителе; - должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - идентификатор электронной копии документа. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение. После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководителя подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Пример оформления принятой телефонограммы АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ Начальнику Главного управления По делам ГО и ЧС Пермской Области В.И. Мешочкину ТЕЛЕФОНОГРАММА 12.04.2013 № ___5________ 17.30 13.04.2013 в малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии. Явка обязательна. Зам. губернатора области О.М. Жданов Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75 Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42 Рис. 6.2 6.3 Алгоритм ведения переговоров по телефону Телефонный разговор имеет свою структуру: - взаимные представления (20±5 с); - введение собеседника в курс дела (40±5 с); - обсуждение ситуации. Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа (100±15 с); - заключительное слово (20±5 с). Основные требования при ведении телефонных переговоров: - лаконичность; - логичность; - отсутствие повторов; - дружелюбный тон; - четкое произношение слов, особенно фамилий и чисел; - средний темп речи; - обычная громкость голоса. Нельзя: • Долго не поднимать трубку; • Говорить «Да»; «Говорите»; «Слушаю», «Вам чего»; «Что вы хотите». • Спрашивать «Могу ли я помочь?»; • Вести две беседы сразу; • Говорить «подождите минуту» и бросить на час; • Бросать трубку; • Оставлять в офисе телефон без присмотра; • Много раз передавать трубку; • Употреблять жаргонные выражения; • Говорить «Никого нет». Существуют общепринятые правила ведения телефонного разговора. Они делятся обычно на две группы в зависимости от типичной ситуации телефонного диалога – либо прием, либо передача сообщения. Секретарь принимает телефонный звонок. • Снять трубку до четвертого звонка ( это дает возможность закончить дело, которым занимается секретарь); • Отвечая на телефонный звонок, нужно поздороваться - назвать формулу, принятую в компании (Добрый день. Компания «Элита». Вас слушает Ольга Соколова. Чем могу быть полезна?); • Сконцентрироваться на разговоре; • Предложить перезвонить, если требуется уточнить детали. Можно предложить перезвонить самому; • Использовать бланк для записи основного содержания переговоров; • Использовать специальный блокнот (Кто, По какому вопросу, Время, Результат). • Если во время звонка секретарь разговаривает по другому телефону, то следует прервать разговор, извиниться перед собеседником, снять трубку, сообщить о занятости и попросить абонента подождать или перезвонить позже. • Если телефон звонит во время беседы с посетителем, то нужно извиниться перед ним, прервать разговор. Снять трубку, представиться, сообщить, что у вас посетитель, и договориться о переносе разговора на другое время. • Заканчивает разговор тот, кто звонил. • Если по какой-то причине разговор прервался, перезванивает тот, кто звонил первым. • На ошибочный звонок следует вежливо сказать: «Вы ошиблись номером» - и положить трубку. • Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствует, следует узнать, что ему передать, и оставить записку на его столе. Секретарь – инициатор телефонного разговора • Тщательно подготовиться к телефонному разговору (определить цель звонка; что необходимо сказать; собрать документы, материалы; уточнить факты, даты, имена, фамилии, адреса, номера телефонов; составить перечень вопросов, которые нужно выяснить); • Определить оптимальное время для телефонного звонка. Оно должно быть удобным для собеседника и приемлемым для секретаря. Считается, что лучшее время для деловых звонков – начало рабочего дня организации, учреждения, т. е. с 9 до 10 часов. • Добившись соединения с нужным абонентом, необходимо поздороваться и представиться, выяснить наличие или отсутствие адресата. • Если человека, которому осуществляется телефонный звонок, не оказалось на месте, необходимо попросить передать ему, что ему звонили, и сообщить, когда и по какому телефону ему можно связаться со звонившим в ближайшее время. • Если предстоит долгий разговор, нужно спросить у собеседника, располагает ли он достаточным временем, и, если нет, перенести разговор на другой день или час, который устраивает обе стороны. • Делая повторный звонок по какому-либо вопросу, необходимо обязательно назвать себя и напомнить содержание предыдущего разговора. • Когда у абонента телефон непрерывно занят и до него не удается дозвониться сразу, то рекомендуется использовать самый простой способ – набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз. • Считается неэтичным звонить на квартиру после 22часов т до 9 утра. • Не принято звонить домой незнакомым людям. В случае необходимости такого звонка следует объяснить, откуда у звонящего их номер телефона, по чьей рекомендации он обращается. Лекция 7. Делопроизводство. Основные этапы делопроизводства. Классификация документов в управленческой деятельности организации. 7.1 Основные этапы делопроизводства Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя: 1. Создание документов; 2. Прием документов на рассмотрение и подписание администрацией; 3. Распределение рассмотренных документов среди подразделений и сотрудников для исполнения; 4. Учет исполнения; 5. Обеспечение архивного хранения документов. Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ). Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации: 1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации. 2. Ускорение процессов обработки и передачи информации. 3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных. Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье – путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации. Стандартизация – процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности. На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации. К ним относятся унифицированные системы: - плановой документации; - отчетно-статистической документации; - первичной учетной документации; - финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций; - расчетно-денежной документации; - организационно-распорядительной документации; - документации по ценообразованию; - документации по материально-техническому снабжению и сбыту; - документации по торговле; - проектной документации для строительства; - документации по изобретениям и открытиям; - документации по социальному обеспечению; - документации по труду и социальным вопросам; - документации по бытовому обслуживанию; - документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла. 7.2 Классификация документов в управленческой деятельности организации В любой организации (предприятии) должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия. Общегосударственные материалы по ДОУ: 1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991. 2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. (Помогает в разработке собственной инструкции по делопроизводству). 3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. 4. Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994. 5. Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994. 6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). 7. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981. 8. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Собственные документы организации: 1. Организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); 2. Распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); 3. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); 4. Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.); 5. Информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). 6. Договоры. От органов государственной власти и местного самоуправления могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов и органов местного самоуправления. В самостоятельную группу относят коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительной документации (ОРД), за исключением финансово-бухгалтерских документов, имеющих специфические особенности составления и обработки. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру–образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям: 1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях). 2. По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.). 3. По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.). 4. По видам (типовые, т е. обязательные к применению в определенной области; примерные; трафаретные; индивидуальные). 5. По степени сложности (простые, т е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов). 6. По месту составления (внешние по отношению к организации – входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне в организацию, и внутренние). 7. По срокам исполнения (срочные и несрочные). 8. По сфере действия (служебные, или деловые официально-личные, т. е. именные, поступающие с указанием конкретного лица). 9. По степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня – секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные). 10. По юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы; копии; отпуски; дубликаты; подложные). 7.3 Юридическая сила документа Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий, называют юридической силой. Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица – автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому кодексу РФ и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности. Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. Отпуск – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. Отпуск, по существу – это второй экземпляр оригинала. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Дубликат – это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника. Копия – точное воспроизведение , повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т.е. использоваться как правовой документ в случае ее заверения нотариусом. Ксерокопия и факсимильная копия не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон. Факсимильные сообщения целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия каких-либо серьезных последствий. В этом случае можно использовать следующий прием: для оперативного решения какого-либо вопроса документ вначале отправляют по факсу, а для юридического подтверждения высылается вслед за этим по почте оригинал. Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. К юридически значимым относятся следующие реквизиты: - подпись; - дата документа; - печать; - гриф утверждения документа; - регистрационный номер документа. Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в документе и за все возможные последствия отведения документа в действие. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости – и на других экземплярах, например, при заключении договора обязательно подписываются все экземпляры. Недопустима небрежность при оформлении подписи. Рекомендуется личную подпись в документах проставлять так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии. Дата документа – один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Необходимо также обращать внимание на точность даты. Печать на документе является также юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных и финансовых документах. Большая часть документов предприятия не требует заверения печатью. Печать проставляется лишь на документах, издание которых влечет какие-либо правовые или материальные последствия, например, создание, реорганизацию предприятия, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо и т. д. Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников предприятия или только на определенный круг лиц. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Обязательному утверждению подлежат: - уставы, положения о предприятиях (филиалах); - штатные расписания; - акты проверок, акты приема-передачи; - должностные инструкции, другие инструкции предприятия; - перспективные и годовые планы; - сметы, отчеты, и т. п. документы. Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Лекция 8. Общие требования к составлению и оформлению документов 8.1 Реквизиты управленческих документов и правила их оформления Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Каждый документ должен быть: содержательным и кратким, понятным для тех, кому он предназначен, правильно оформлен. Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того: - государственное предприятие или не государственное; - каким видом деятельности занимается предприятие; - как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: - юридическую силу документов; - качественное и своевременное составление и исполнение документов; - организацию оперативного поиска документов. Документ состоит из ряда составляющих его элементов – реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Унифицированная система организационно-распределительной документации вводит 30 реквизитов: 1 - Государственный герб Российской Федерации; 2 – герб субъекта Российской Федерации; 3 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4 – код организации; 5 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7 – код формы документа; 8 – наименование организации; 9 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Таблица 8.1 № рек. Название Положение на бланке Состав информации Особенности оформления Примечания 01 Гос. Герб РФ Гос. Герб в соответствии с Конституцией (закон о Гос. Гербе) Оформляется только на документах государственных административных органов 02 Герб субъекта РФ В левом верхнем углу Изображение, утвержденное Конституцией субъекта На бланках административных органов субъектов РФ 03 Эмблема организации В левом верхнем углу Товарный знак, утвержденный в Уставе и зарегистрир. в гос. органах Не выше 17 мм. 04 Код организации Ниже 08 от левого края либо по центру Номер по Общероссийск. классификатору предприятий и организаций (ОКПО) Если название организации от левого края, то и код тоже В коде шифруется направление деятельности предприятия 05 Основной гос. регистрац. № юридического лица На той же строке, что и 04 Номер, данный предприятию при регистрации Если название организации от левого края, то и код тоже Конкретный номер по регистрации 06 Идентификац. № и причина постановки на учет Рядом с 05 ИНН / КПП Выдается гос. налоговыми органами при регистраци 07 Код формы документа Рядом с 06 Код по ОКУД (Общеросс. классификатор управленческой документации) На обычных документах не проставляется; На документах требующих сложного архивного хранения Ставится на справках, в нек-рых док-тах при оформ. трудов. отношений 08 Наименование организации Ниже эмблемы от левого края либо по центру Наименование организации с указанием формы ОАО «ЭЛИТА» ОАО «Элита» ЗАО ….. ООО….. • Если предприятие не утверждено, то под названием писать вид деятельности; • Если предприятие совместное с иностранным партнером, название регистрируется на 2-х языках: сначала на русском, потом на иностранном; • На бланке подразделения или под названием. Сокращенное название может употребляться, если оно общепринято и зарегистрировано. Может быть по центру или от левого края 09 Справочные данные об организации Под названием организации от левого края или по центру Почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами государства, где зарегистрирована организация, телефон, факс, банковские реквизиты. На бланках для внутренних документов (актов, приказов) не указываются Все части адреса отделяются запятыми, либо не отделяются совсем 10 Наименование вида документа От левого края ниже 09 либо по центру ПРИКАЗ (заглавными буквами) Должно соответствовать ОКУД. Слово «Письмо» не пишется (исключение: «Гарантийное письмо») 11 Дата документа От левого края, либо центрировано (разносится по краям). Под названием вида документа День, месяц, год. 06.11.2004 или 06 ноября 2004 г. – на финансовых документах при переписке с иностранными партнерами • На письмах, проставляется дата подписания или утверждения договора; • На актах и протоколах – дата события; • Если документ подписывают несколько организаций – дата последней подписи. Подписывающие стороны должны с подписью проставлять дату. Договор, контракт вступают в силу с момента подписания, если отдельно не оговорена дата вступления в силу. 12 Регистрационный номер документа Рядом с датой от левого края либо на одной с ней строке от правого края, когда заголовок по центру Регистрационный номер документа • В номере можно зашифровать тему для архивного хранения, подразделение, лицо, составившее документ (№18/АР/21); • Если документ составляли несколько организаций – регистрационный номер в порядке подписания. Принято нумеровать в порядке от начала календарного года 13 Ссылка на рег. № и дату входящего документа Под № и датой от левого края На № 18/31 от 20.10.2004 (№ и дата из входящего документа) Только на письмах Входящ. док. 14 Место составления и издания документа Под 13 на письмах, под 12 на других документах и в случае, если заголовочная часть по центру, реквизит по центру Указывается наименьшая административная единица, например, г. Москва Не ставится на бланках, где указывается полные справочные данные об организации. Допускается использовать общепринятые сокращения: г., пос., обл. 15 Адресат Правая часть на уровне 09 Указывается лицо, к-рому направляется док-т. Адрес в соотв. с почт. правилами адресата (только физическим лицам). ОАО «Элита» Отдел рекламы Начальнику К.Н.Петрову ул. Красноказарм, д 14, г. Москва. Слова улица и дом можно не писать Алдект. АО «Элита» Н.С.Петрову ул-д-город-индекс-имя. Запятые внутри можно ставить после каждого элемента адреса либо вообще не ставить. Если нет дополнительных элементов. Но если есть корпус и дом, то нужно. При переписке с частными лицами – инициалы в конце. 16 Гриф утверждения В правом верхнем углу Без кавычек заглавными буквами УТВЕРЖДАЮ, Директор ОАО «Элита» подпись (с расшифровкой) дата. УТВЕРЖДЕНО Решением ученого совета От 02.10.99 №10 При утверждении несколькими лицами их подписи располагаются на одном уровне Либо от левой границы , либо центрировать по отношению к самой длинной строке. 17 Резолюция распоряжения на исполнения документа Под 15, над текстом документа Петрову А.В. Иванову Н.В. Прошу разобраться в данном случае и доложить о принятии мер до… подпись дата Допускается оформлять резолюцию на отдельном листе, но скреплять с основным документом Из группы – первый перечисленный явл. главным ответственным лицом. 18 Заголовок к тексту документа Под датой и номером документа. Центрируется или от левого края. Краткое содержание текста ПРИКАЗ Об изменении графика отпусков Если заголовок к тексту начинается с буквы «о», то она пишется заглавной, иначе – с маленькой. Длина заголовка не должна превышать половины листа. При этом название согласуется с названием документа. Если заголовок начинается с «о» или «об», тогда – с большой буквы, в ост. Случаях – с маленькой. ДОГОВОР ……….. купли-продажи 19 Отметка о контроле На одной строке, рядом с 16 КОНТРОЛЬ К Штампом или цветным карандашом (синий / красный) Согласно предыдущему ГОСТ – на полях в конце заголовочной части. Ставится на док-тах, требующих особого внимания исполнителей. Основная часть 20 Текст документа От левого края с абзацного отступа Не менее двух частей: констатирующая и основная В текст могут включаться таблицы, графики и текстовая часть – пункты (договора, контракта, …). Текст составляется на языке делового общения Избегать слов: вы должны, вы обязаны, мы требуем. Употреблять: просим, обращаем ваше внимание, настоятельно просим и т.п. 21 Отметка о наличии приложения После текста перед подписью от левого края В письмах - до прощальных формулировок вежливости Прил: 1_________ 2_________ Прил: __________ На 3 л в 1 экз На листах приложений пишут название и к какому документу прикладываются. ПРИЛОЖ. №1 к приказу от 29.10.94 №5 Если из текста ясно, какое приложение, то название этого прил. Можно не писать. Если сброшюровано, то можно не указывать кол-во листов. Можно писать заглавными буквами или с заглавной буквы. 22 Подпись Под текстом документа от левого края. Расшифровка – по правому краю Входит: должность, подпись, расшифровка подписи Название документа не пишется, если бланк уже с названием. Документ, который подписывают и другие лица – по иерархии вниз. Должностные лица одного уровня расписываются на одном уровне. Документ подписывает первое лицо предприятия и лица, чья подпись оговорена в Уставе. Если подписывает и.о., это должно быть указано в реквизите с указанием должности. 23 Гриф согласования Ниже 22 от левого края или по центру СОГЛАСОВАНО Ректор МЭИ (ТУ) подпись расшифр. дата Если согласование производится с коллективным органом, то должна быть ссылка на этот орган Этот гриф ставится руководителями того же ранга, что и подписывающее лицо, ил вышестоящие, к-рые будут участвовать в реализации данных док-тов. 24 Виза согласования Рядом с 23 или на том же уровне Ставит специалист, которого касается данный документ. Могут быть высказаны замечания, оформленные на отдельном листе На док-те, уходящем с предпр., проставляется на лиц. стороне копии док-та. Если док-т ост. на предпр.,то на обороте в нижней части послед. листа подлинника. Если в документе есть и 23 и 24, то приоритетным является 23 25 Оттиск печати Под подписью с захватом фамилии подписи Ставится оттиск, зарегистрированной за предпр. печати (прописано в Уставе) На предпр. могут быть печати 2-х образцов: гербовая и с собст. символами. Печать гос.образца – только в гос. учрежд., либо учрежд., выполняющими большой гос.заказ. На частном предпр. – только своя печать с символикой. 26 Отметка о заверении копии документа Под подписью от левого края на копии док-та ВЕРНО нач. отд. кадр. подпись К.С. Иванов 05.11.2004 Используется при заверении копии документа Допускается скреплять печатью заверяющего учреждения. 27 Отметка об исполнителе документа От левого рая ниже подписи и визы или на обороте первого листа документа в левом нижнем углу. К.К. Зорин 362-72-11 Исполнителем документа является лицо, составившее данный документ 28 Отметка об исполнении и направлении в дело В левом нижнем углу В дело №18 Отправлена партия товаров 08.10.2004 подпись расшифр. дата Отметку об исполнении ставит лицо, которому поручена работа с документом (в резолюции лицо на первом месте), либо руководитель подразделения Если в документе несколько листов, то реквизит проставляется ниже подписи на последнем листе документа 29 Отметка о получении документа В правом нижнем углу, на последней стр., ниже подписи (по госту) Наименов. орг-ции, вход.рег. №, дата, время: ОАО «Элита» Вход. рег. №14-04/2 01.10.2010 14.30 Часто проставляется штампом На практике ставят на первой странице 30 Идентификатор электронной копии документа В левом нижнем углу как колонтитул Сведения, где хранится документ № ПК … 8.2 Требования к бланкам документов Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 8.3 Схемы расположения реквизитов документов Рисунок 8.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Рисунок 8.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка 8.4 Образцы бланков документов Рисунок 8.3 - Образец общего бланка организации Рисунок 8.4 - Образец углового бланка письма организации Рисунок 8.5 - Образец продольного бланка письма организации Рисунок 8.6 - Образец продольного бланка письма должностного лица Рисунок 8.7 - Образец бланка конкретного вида документа организации Лекция 9. Технические средства оформления, размножения, хранения и передачи информации, применяемые в делопроизводстве 9.1 Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе. 1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов 1.1 Ручные пишущие средства 1.2 Пишущие машины 1.3 Диктофонная техника 1.4 Печатающие устройства для персональных компьютеров 2. Средства копирования и тиражирования документов 2.1 Средства электрофотографического копирования 2.2 Средства ризографии 3. Средства микрографии 4. Средства физической обработки носителей документов 4.1 Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры) 4.2 Конвертовскрывающие машины 4.3 Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) 4.4 Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкинг-машины) 4.5 Машины для уничтожения документов (шреддеры) 5. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов, связи и коммуникаций 5.1 Пневматическая почта 5.2 Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи 5.3 Средства и системы телеграфной связи 5.4 Средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи 5.5 Локальные (офисные) вычислительные сети 5.6 Средства и системы оперативно-диспетчерской связи 6. Другие средства оргтехники 6.1 Многофункциональные устройства 6.2 Сканеры 7. Офисная мебель и оборудование Охарактеризуем основные группы средств оргтехники. 9.2 Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства и графопостроители для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника. По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах. Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих машин практически остановилось. Однако в силу ряда причин останутся востребованными механические пишущие машины. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов (подходят любые сорта бумаги и отечественные красящие ленты). сли важна конфиденциальность при подготовке документов, лучше пользоваться механической пишущей машиной, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера. Характерной особенностью электронных пишущих машин является модульная конструкция, которая позволяет на основе базовой модели выпускать модификации с изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять запросы различных групп потребителей. В отличие от механических электронные пишущие машины компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машины имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие электронные пишущие машины оснащены жидкокристаллическим однострочным или многостраничным дисплеем. В некоторых случаях представляется оптимальным использование такого средства подготовки документов, как диктофон. Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т. д. Воспроизведение записи может быть осуществлено либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно. Принтер (печатающее устройство) –самое распространенное средство изготовления текстовых или иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу – обеспечивают вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех основных типов: матричные, струйные, лазерные. 9.3 Средства копирования и тиражирования документов Средства копирования и тиражирования документов (средства репрографии и оперативной полиграфии) – это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии. К наиболее распространенным средствам репрографии в офисе относятся средства электрофотографии, термографии (только в составе других устройств – например, аппарата факсимильной связи). Особняком стоят средства ризографического копирования. В настоящее время в качестве средств репрографии практически повсеместно применяются аппараты электрофотографического копирования, использующего в основном технологию электрографии в том или ином варианте. Ксерографическое копирование – разновидность процесса электрофотографии, было изобретено в 1938 году американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно в нашей стране благодаря компании XEROX- пионера освоения советского, а затем и российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования независимо от фирмы-производителя аппарата и технологии копирования именуется ксероксом. Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование, также можно получать копии и с микрофильмов. К преимуществам также относится возможность выполнения дополнительных (финишерных) операций по обработке копий (сортировка и подборка листов, печать обложки, брошюровка и т. п.), электронный монтаж документа из фрагментов нескольких исходных, выборочное копирование и пр. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров. Термографическое копирование – процесс получения копий, основанный на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным (переносным) методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс как самостоятельный не применяется в офисной практике. Термоспособ, в основном, используется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм. Качество получаемой при этом копии – низкое, и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания термобумаги. Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой информации, помещенной на физическом носителе. Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии. Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. Необходимо отметить, что чем выше тираж, тем более он экономичен. Затраты на получение 15-25 копий с одного оригинала на ризографе и копире практически одинаковы, однако при тираже свыше 100 копий ризограф дает выигрыш по стоимости уже в 2-3 раза, а при тираже более 500 оттисков – в 6-8 раз. Практически все модели ризографов позволяют получать многоцветные копии. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать как высококачественный сканер, так и принтер, управляемый с компьютера. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс. 9.4 Средства микрографии Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тиражирования документов. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы, ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но, тем не менее, факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой (тиражирование, получение увеличенных копий) связана с чисто копировальными процессами. Микрография – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документную информацию. Типовая схема процесса микрофильмирования заключается в следующем: 1. Подготовка информации (документов) к микрофильмированию. 2. Съемка материала на специальных камерах. 3. Фотохимическая обработка (проявление и фиксирование микропленки). 4. Контроль качества съемки и проявки (при неудовлетворительном качестве производится повторная съемка). 5. Копирование микроформ в необходимых количествах. 6. Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям. 7. Изготовление (при необходимости) бумажных копий с микрофиш. Сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и компьютерным сетям удаленному пользователю. В настоящее время в практику работы офисов и электронных архивов внедряются гибридные системы, представляющие собой совмещенные комплексы оборудования сканирования микроформ (получение электронного образа) и печати микрофильмов. Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры, государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т. д. Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе, без потери качества, без специальных требований к условиям хранения и при невозможности несанкционированного внесения изменений, составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз. Правительства многих стран мира, в том числе и в России, законодательно утвердили подлинность документов, снятых на микрофильм, а их юридическая сила приравнена к оригиналу. 9.5 Средства обработки документов Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов. В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых управленческая и деловая документация приобретает вид, обеспечивающий ее дальнейшее эффективное использование. Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами (биндеры), термопереплетные машины (термобиндеры), резаки для бумаги настольного использования. Некоторые из этих средств можно применять в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных (финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов. Для увеличения сроков сохранности документов применяются ламинаторы, наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняют его от загрязнений и воздействия агрессивных сред. Повышают его механическую прочность. В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных материалов. Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях. В делопроизводстве используются устройства для уничтожения документов, называемые шреддерами. Если фирма или банк заботятся о конфиденциальности своей деятельности, то шреддеры должны быть необходимой частью оборудования офиса. Главными характеристиками шреддеров является уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документов, и производительность устройства, которая определяется количеством листов бумаги, обрабатываемых (уничтожаемых) за одну загрузку (технологический цикл).Подобно копировальным аппаратам и другому офисному оборудованию, шреддер окупается лишь в том случае, когда реальная загрузка соответствует расчетной для данного аппарата. Существуют и специализированные шреддеры, например, для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток. 9.6 Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов Обмен информацией (коммуникация) – одна из основных функций офиса. Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с реализацией функции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме как со структурными подразделениями офиса, так и с внешней по отношению к офису средой. В системах административного управления информация передается как путем транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты. Системы пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов и пр. как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокладывается над подвесными потолками. Пневмопочта – это простой и эффективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного, а иногда и нежелательного хождения Таким образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи информации. Ручная и механизированная транспортировка документов являются весьма распространенными способами передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем доставляемой информации не всегда может удовлетворить пользователя. Поэтому для оперативной передачи электронных документов используют средства и системы автоматизированной передачи информации по техническим каналам связи. Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Помимо обмена речевыми сообщениями она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Так, для большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку первые контакты со смежниками и заказчиками чаще всего осуществляются п телефону. Телефонную связь можно разделить на: - телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.); - внутриучрежденческую телефонную связь. Среди существенных сервисных возможностей телефонных аппаратов следует отметить: - многоканальность; - переключение вызывающего абонента на другую линию; - наличие кнопки временного отключения микрофона от сети; - переговоры сразу с несколькими абонентами; - наличие долговременной памяти номеров приоритетных абонентов; - наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего абонента, в том числе и для многократного вызова (автодозвона) занятого абонента; - постановка собеседника на удержание; - автоматическое определение номера (АОН) вызывающего абонента с отображением его на дисплее и звуковым его воспроизведением; - запоминание номеров вызывающих абонентов и текущего времени каждого вызова; - наличие календаря, часов и таймера продолжительности разговора; - наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемых сообщений; - наличие электронного телефонного справочника и автонабора найденного номера телефона; - возможность подключения телефона к компьютеру. Офисные АТС. Обеспечение каждого работника городским телефоном – дело дорогостоящее. Гораздо более разумным является использование внутриучрежденческой АТС. Выделяют следующие типы АТС: - формирующие телефонную емкость; - учрежденческо-производственные (УПАТС); - мини-УПАТС (мини-АТС). Кроме того, существуют телефонные коммутаторы и селекторы, которые работают с иным способом задания маршрута. Телефонные узлы комплектуются АТС первого типа. Основная особенность таких АТС – легкая наращиваемость. В свою очередь, УПАТС имеют ограничения по наращиванию. Для них характерно использование сокращенного номера для внутренних абонентов. В мини-АТС применяется расширенный номер абонента, который состоит из основного (городского) и добавочного (Intercom), в общем случае никак не связанного с городскими. Факсимильная связь (от латинского fac simile – делай подобное) – процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т. п. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов. Факсимильный аппарат функционально состоит из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе: - сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата; - приемо-передающая электронная часть (обычно модем), обеспечивающая передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента; - принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги. Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты (телефаксы) и каналы связи: чаще всего телефонные каналы. Телефакс – это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях еще и намного дешевле. 9.7 Многофункциональные устройства (МФУ) Кроме традиционных однофункциональных устройств в офисах можно встретить так называемые многофункциональные центры (мультифаксы). МФУ –агрегат, способный выполнять несколько офисных задач. Чаще всего это печать, копирование и сканирование, но некоторые модели способны еще и заменить аппарат факсимильной связи. Соответственно используют и специальное обозначение числа интегрированных функций «3 в 1», или «4 в 1». «Копир-принтер». Эти устройства представляют собой цифровой копировальный аппарат с возможностью использования в качестве принтера. Используют традиционное для копировальных аппаратов планшетное сканирование при копировании. Функции ввода информации в компьютер, как правило, не поддерживаются. «Принтер-сканер-копир». Это устройства, получаемые в результате доукомплектации стандартного принтера сканирующим блоком. Критерии выбора офисной техникизависимости от конфигурации могут поддерживать передачу/прием факсов как в автономном режиме, так и с компьютера и обладать рядом дополнительных возможностей (телефон, автоответчик и др.). 9.8 Сканеры Одной из немаловажных задач является ввод информации, а точнее какого-то текста, в компьютер. Сканеры считывают с бумаги, пленки или иных твердых носителей «аналоговые» тексты или изображения и преобразуют их в цифровой формат. Принцип функционирования сканера. Лампа подсветки и система зеркал установлены на каретке, которая передвигается при помощи шагового двигателя. Свет от лампы на каждом шаге двигателя отражается от документа и через систему зеркал попадает на матрицу. Ее чувствительные элементы определяют интенсивность отраженного света путем преобразования в электрический сигнал. Далее аналоговый сигнал преобразуется в цифровой, обрабатывается и передается в компьютер для дальнейшего использования. Таким образом, на каждом шаге каретки сканер фиксирует одну горизонтальную полоску оригинала, разбитую в свою очередь на некоторое количество пикселей. Итоговое изображение представляет собой как бы мозаику, составленную из плиток (пикселей) одинакового размера и разного цвета. Полученное изображение затем распознается с помощью специальных программ. 9.9 Критерии выбора офисной техники Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются: - объемно-временные характеристики документопотоков; - объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи; - первичный и вторичный объем копируемых документов; - способ организации эксплуатации технических средств; - фирма-производитель оборудования; - технические характеристики оборудования; - стоимость оборудования и стоимость эксплуатации; - стоимость расходных материалов и частота их замены и т. д. Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является фирма-производитель. Известно, что несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства. Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 30% заполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил – из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства. Лекция 10. Классификация справочно-информационных документов. Деловая переписка 10.1 Классификация справочно-информационных документов Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Эти документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по иерархическим уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. К справочно-информационным документам предприятия относятся: - акты; - письма; - факсы; - справки; - телефонограммы; - докладные записки; - протоколы и др. 10.2 Виды служебных и коммерческих писем. Деловое письмо на русском языке Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Переписка пользуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нор-мативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, звание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др. Классификация писем: 1. Инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления, содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологи и т.п. 2. Гарантийные содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. 3. Информационные относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. 4. Рекламные содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. 5. Коммерческие составляются при заключении и выполнении договоров. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара , ответы продавцов и т.п. 6. Рекламационные (претензионные). В них предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий договора другой стороной (контрагентом). Оформляются в виде приложения к основному документу. 7. Кредитные (L/C – Letter of credit) используются при заключении контрактов с иностранными партнерами, в них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг. 8. Письма-запросы, в них предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента ( или государственную организацию) дать ответное письмо. 9. Сопроводительные, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования: - письмо оформляется на бланке письма формата А4 (210х297) или А5 (148х210мм) и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; - независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, держать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы. Для переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать. Требования к тексту письма: • Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. • В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение. • Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений. • В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.). • В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма. Бланк письма содержит реквизиты: - Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города); - эмблему организации (при наличии герба не проставляется); - код организации (предприятия) по ОКПО; - наименование вышестоящей организации (если она имеется); - наименование организации (предприятия); - справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер и дату лицензии). На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату, например: _________ № ___________ На № ____ от ___________ В письмах используются следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»); - от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»); - от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания возражает»). Если письмо оформляется на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым… Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Тем не менее существуют разновидности писем и ситуаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Дмитриев! Уважаемый Павел Николаевич! Уважаемые господа! В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных, случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту: О нарушении договорных, обязательств Об оказании научно-технической помощи Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен. Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ На № ________ от ______ Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно. Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости дополнительно – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право, Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, если затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также, если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п. 10.3 Оформление реквизитов служебного письма Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе. На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается (исключение – гарантийное письмо). Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товарный знак». «Наименование организации» являющейся автором документа. «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.). «Дата документа» - дата его подписания. «Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему организацией. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняется в том случае, если письмо является ответным. «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: «О сроках поставки», «Об участии в выставке». В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г. Оренбургу). «Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.2002 № 43)…» Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет». «Отметка о наличии приложений» - реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом. «Виза» - отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. «Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав рек-визита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). «Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на доку-ментах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствам и др. «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Примеры писем. ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ Председателю Фонда Имущества М.Н. Соловьеву МОСКОВСКИЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) Лубянский проезд, 5, стр.1, Москва, 101000 Тел.925-35-58 Тел./факс 925-14-18 18.03.2001 № 18-22/187 На № ___________ от __________ О предоставлении данных о размере доли государства в уставном капитале предприятия Уважаемый Максим Николаевич! В соответствии с п.10 постановления Правительства РФ от 20 мая 1994 г. № 498 «О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий» просим Вас сообщить данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО «Московский хлебозавод № 18, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д.45. В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим также сообщить дату и способ продажи. С уважением Заместитель председателя Личная подпись О.Л. Дмитриев Тимошенко Ольга Викторовна 924-89-01 Рис. 10.1 Образец письма-требования Муниципальное Заместителю главы администрации унитарное предприятие Оренбургского района «ОРЕНБУРГСКАЯ ТЕПЛОСЕТЬ» А.А. Каткову ул. Монтажников, д.4, ком.21 г. Оренбург, 460015 Тел.65-05-26 30.06.2002 № 01-02/112 На №________ от _________ О капитальном ремонте тепломагистрали Уважаемый Александр Андреевич! В связи с тем, что своевременно не были проведены работы по капитальному ремонту тепломагистрали от ТК-45 в 10-м квартале г. Оренбурге, систематически происходят прорывы трубопроводов. По состоянию на 30.06.2000 наше предприятие 5 раз устраняло разрывы трубопроводов после контрольных опресовок. 29.06.2000 очередной разрыв подающего трубопровода диаметром 412 мм произошел при пробном давлении чуть ниже 15 кгс/см2. Состояние трубопроводов тепломагистрали не позволит провести текущий ремонт и принять тепло хотя бы по временной схеме. Убедительно просим Вас оказать содействие в организации работы по полной замене трубопроводов на всей протяженности теплотрассы. С уважением Директор Н.П. Котельников Рис. 10.2 Образец сопроводительного письма МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ Правительство РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Российской Федерации (Минэнерго России) Китайгородский проезд, д.7, Москва, 103074 Тел.925-35-58 Факс 925-14-18 10.10.2001 № 01-22/892 На № 345-пр от 13.04.2001 Представляем Вам на рассмотрение и утверждение Федеральную целевую программу «Топливо и энергия» на 2002 г., разработанную по поручению Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами. Приложения: 1. Федеральная целевая программа «Топливо и энергия» на 47 л. в 2 экз. 2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой программы Топливо и энергия» на 9 л. в 2 экз. Министр Личная подпись А.С. Иванов Соколкин Николай Евгеньевич 220-09-23 Рис. 10.3 10.4 Коммерческая переписка с зарубежным партнером. Деловое письмо на английском языке Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма; однако, при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые «вольности», например, в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, т.к. без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field), ссылок (Reference field), адреса (Address field). Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см). Состав реквизитов письма иностранному партнеру: Реквизит 1 - «Сведения об отправителе» (авторе документа). В левом верхнем углу, в верхнем правом углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестна, то указывается профиль ее деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров» и т.д. Также указывается адрес фирмы, номера телефонов, факсов, электронной почты, иногда название обслуживающего банка. Иногда (это допускает стандарт ИСО) для указания адресов и телефонов используется место над нижним полем бланка. Все остальные реквизиты располагаются от границы левого поля, без абзацев, хотя реквизит «дата» может перемещаться к правому полю. Реквизит 2 – «ссылка» (Reference) на номер документа делового партнера, на который данный документ является ответом (Your ref.), что аналогично «На Ваш № …», и ссылка на свой номер (Our ref.), что , по сути, является нашим исходящим регистрационным номером. Ссылка может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой. В числе элементов ссылки могут быть инициалы автора письма, секретаря или исполнителя, порядковый номер документа, условное обозначение структурного подразделения, дела, файла. Реквизит 3 – «Дата» указывается согласно принятой в стране адресата системе. Надежнее всего указать число цифрами, наименование месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью, например: 15 August 2010. (Стандарт ИСО рекомендует так: год, т.е. 2001-05-23). Реквизит 4 – «Адрес получателя» состоит из расположенных построчно: - имени и фамилии получателя; - наименования компании; - номера дома, улицы; - города, почтового округа (индекса); - страны. Реквизит 5 – «К сведению» , или указание на конкретное лицо. Используется , если в адресе не указана фамилия получателя, оформляется после адреса, например: Attention: Mr. P. Cooper. Этот реквизит не является обязательным. Реквизит 6 – «вступительное обращение» пишут с новой строки , отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear …». Могут использоваться следующие фразы: - Dear Sir – если имя получателя неизвестно; - Dear Madam – если имя получателя неизвестно; - Dear Mr Neit – господину, имя которого известно; - Dear Mrs Fella – замужней женщине; - Dear Miss Jones – незамужней женщине; - Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине. Реквизит 7 - «Заголовок письма» указывается после вступительного обращения и обозначается: - RE: - сокращение слова «regarding» (относительно); - In re: - сокращение сочетания «In regard to» (касательно); - Subject: - (предмет, тема, вопрос); - подчеркиванием. Заголовок не является обязательным реквизитом, но его наличие отражает знание отправителем правил хорошего тона. Реквизит 8 - «Текст» может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант). Абзацы отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.д. Текст обычно должен умещаться на одной странице. «Реквизит 9 – «Заключительная формула вежливости» указывается через два межстрочных интервала. Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (Искренне Ваш). Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам). Могут также использоваться следующие словосочетания: Best wishes (наилучшие пожелания). Реквизит 10 – «Подпись» располагается ниже формулы вежливости. Делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма. Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Перед подписью может стоять отметка «p.p.», что означает «от имени», в том случае, когда подчиненные подписывают документ по поручению руководителя. Реквизит 11 – «Указание на приложение» (если оно есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclosure:» или «Encl:», например: Encl: Contract № 11/Si. Реквизит 12 – «Указание на рассылку копий». При направлении копий письма («Carbon copy» или «cc») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии. RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMER STREET London, EC 4 V 3AH Your ref: RM/si Our ref: TB/ap/175 Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Fax 012482216 E-mail: [email protected] Mr. R. Morrison 17 May 2008 P. Marlow & CO.LTD 21 Bird Street London E1 6 TM Order 345 Unfortunately we have received the computers “OPTIMA 133” which a part of this order yet. We would be grateful if you could deliver these as soon possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Do not hesitate to call us. Yours sincerely Thomas Barker T. Barker Manager Encl. Order 345 Carbon copy M. Pryor Рис. 10.4 Пример письма иностранному партнеру Лекция 11. Правила составления и оформления основных справочно-информационных документов: факса, докладной и объяснительной записок, справки, акта 11.1 Факсы Факс – документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (договоры, прайс-листы, акты) и приложения к ним (таблицы, чертежи рисунки и т.д.). Факсы являются разновидностью деловой переписки, поэтому факс – это письмо, полученное посредством факсимильного аппарата. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите «адресат» указывается номер телефакса получателя письма. Дополнительные данные, которые проставляет аппарат у верхней кромки листа: дата и время передачи; ее длительность; код отправителя; № телефакса, с которого передана информация, № телефакса получателя; количество страниц. Отправитель факса может получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT), о том, что информация дошла до получателя, в котором указываются: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS», в которой ставится «OK» (o’key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса. В старых факсах используется фотобумага. Такой документ нужно сразу ксерокопировать. При использовании в факсимильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно. Передача документов по факсу с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. проводится только по специально защищенной системе связи. Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится от 3 до 5 лет и передаче на архивное хранение не подлежит. 01-09-2008 10:17 0:12 FROM: INEX 2280979 TO: 2381529 P 01/01 INB Акционерный коммерческий банк Генеральному директору ООО «Художественная «ИНЕКСБАНК» школа имени Репина» И.К. Стрешневу ул. Лубянка, 10, стр. 2 факс 238 15 29 Москва, Россия, 120440 Тел. (495)228 09 78 Факс 228 09 79 E-mail: [email protected] 23.08.2008 № 1-5/29 На № от _________ Уважаемый Игорь Корнеевич! Сообщаем Вам, что 10.07.2008 Арбитражным судом г. Москвы АКБ «Инексбанк» признан банкротом. Открыто конкурсное производство. ООО «Художественная школа имени Репина» является дебитором «Инексбанка» с суммой задолженности 500 000 (пятьсот тысяч) руб. по кредитному договору от 02.06.2007 № 284-КД – 03. Прошу Вас письменно известить нас о сроках погашения долга до 01.09.2008. В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы о принудительном взыскании задолженности. Конкурсный управляющий Ростовцев А.В. Ростовцев Н.Г. Сокурова 228 09 81 Рис. 11.1 11.2 Докладная (служебная) записка Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Служебная записка составляется в том случае, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно. Докладная записка, в отличие от служебной, направляется руководителю. Составляется она в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Требования к составлению служебной (докладной) записки: 1. Заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. 2. Первая часть текста: излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. 3. Вторая часть текста: содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять. 4. Внутренние служебные записки подписываются составителем (автором). 5. Внешние служебные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия. 6. Датой служебной записки является дата ее подписания. Служебные записки, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности – 5 лет. Закрытое акционерное общество «Луна» Директору И.И. Иванову Бухгалтерия ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА 14.02.2002 № 12 О командировании Прошу направить в служебную командировку в г. Брянск в ОАО «МАРС» ст. бухгалтера Аксенову В.Г. сроком на 5 дней с 1 по 5 марта 2002 г. с целью уточнения размера затрат на производство нашего заказа, изделия «Сатурн». Главный бухгалтер П.П. Петров Н.М. Сидорова 23 23 23 В дело № _________ (Дата) Рис. 11.2 11.3 Объяснительная записка Объяснительные записки составляются по производственным вопросам или трудовым правоотношениям. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя. Отдел ценных бумаг Заместителю ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА директора Автобанка 10.10.2008 О.Б. Смольскому Сводный отчет отдела за III квартал 2008 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка. Начальник отдела Владимиров И.Р. Владимиров Рис. 11.3 11.4 Справки Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение фактов, событий. Чаще всего составляются справки, подтверждающие работу или оплату труда сотрудников. Для удобства можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. Правила оформления справок: 1. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. 2. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например: отделение милиции, школа № …). 3. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. Если ведется учет справок по журналу, то ставят ее порядковый номер рядом с датой. 4. Такие справки составляются в одном экземпляре. Бывают справки, составляемые по запросу руководства и отражающие информацию по производственной тематике. Они делятся на внутренние и внешние. Внутренние справки – справки, составляемые для руководства предприятия и не выходящие за его пределы. Их составляет и подписывает исполнитель (составитель). Внешние справки – справки, составляемые по запросу внешних организаций. Такая справка подписывается руководством предприятия, должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий на дату и время, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, содержащие заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки по производственной тематике составляются в 2-х экземплярах, один из которых направляется адресату, другой - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно, другие – от 3 до 5 лет. Школа № 1235 ОАО «КОНТУР» Адрес, телефон СПРАВКА 06.06.2008 № 19 Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ОАО «КОНТУР». Заработная плата Орлова И.Н. в 2008 году составила: Январь – 19800 руб. Февраль – 21600 руб. Март – 21600 руб. Директор Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М.П. Рис. 11.4 11.5 Акты Акт – документ, составленный несколькими лицами и удостоверяющий какое-либо событие или факт. Акты бывают различных видов: 1. Акт списания материалов, документов. Для составления акта создается постоянно действующая или специально назначенная комиссия. (Например, постоянно действующая экспертная комиссия для списания документов, перевода документов в архив). 2. Акты приема-передачи документов (комиссия не обязательна). 3. Акты приема работ, услуг по договорам (может назначаться комиссия из представителей сторон, упомянутых в договоре). Правила составления акта: 1. Акты оформляются на общем бланке (внутренние), если составляется внешний акт, то на бланке должны быть справочные данные об организации. 2. Акт может иметь заголовок («Акт приема-передачи документов»). 3. Датой акта является дата события (утверждения) или дата последней подписи, например, когда составляется акт приема-сдачи работ, подписываемый двумя сторонами. 4. Во вводной части акта указывается основание его составления (например, ссылка на документ, на какие-либо факты, события, действия). 5. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке, при необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих. 6. В основной части акта излагаются цели, задачи и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). 7. Текст акта может иметь пункты, подпункты или иметь табличную форму. 8. После текста и отметки о приложении указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. 9. Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, причем в той же последовательности, в которой они указаны в начале акта. Если указываются должности состава комиссии, то подписи ставятся в иерархическом порядке. 10. Акты часто утверждаются (по материальным, финансовым и др. важным вопросам). 11. Подпись о том, что акт направлен в дело, ставит начальник подразделения, в котором данный акт исполнялся, либо председатель комиссии. Наиболее важные акты (о приватизации, приеме-передачи акций, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие (по второстепенным вопросам) – 5 лет. ЗАО «Элита» УТВЕРЖДАЮ Отдел рекламы Директор АКТ П.В. Кузин 08.07.2010 08.07.2010 № 14 Об уничтожении документов На основании приказа от 08.06.2010 № 11-к «О ревизии управленческих документов» экспертная комиссия в составе председателя нач. отдела Иванова К.Н. и членов: зам. начальника Петрова Т.Р., инженера Павловой В.Д. составили акт о нижеследующем: комиссией были рассмотрены и представлены к уничтожению перечисленные ниже документы. № документа Дата документа Название документа Срок хранения Пункт Перечня 1 ….. Письмо 1 год 7.3 31-Д 01.10.206 Служебная записка 1 год …. …. ….. …. ….. …. Документы уничтожены путем разрезания. Председатель К.Н. Иванов Члены комиссии Т.Р. Петров В.Д. Павлова Рис. 11.5 ОАО «РАДАР» АКТ 05.11.2010 № 7 приема-сдачи работ Мы нижеподписавшиеся: представитель Заказчика Коноплев А.А., действующий на основании доверенности от 01.09.2010 № 5 и представитель Исполнителя …….., действующий на основании доверенности от …… № ….., составили акт о нижеследующем: Исполнитель выполнил перечисленные в договоре от ….. № …. «О сервисном обслуживании компьютерной техники» работы в полном объеме и с хорошим качеством. Заказчик не имеет никаких претензий по качеству и срокам выполнения работ. От «Заказчика» От «Исполнителя» Нач. технического отдела Нач. службы эксплуатации А.А. Коноплев Т.К. Тюрин 01.11.2010 05.11.2010 Рис. 11.6 11.6 Официальная доверенность Доверенность—документ, который уполномочивает представ­лять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получив­шему, перед третьими лицами. В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юри­дическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные. Доверенность от имени юридического лица выдается за подпи­сью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации. Реквизиты официальной доверенности: - название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ); - полное наименование предприятия, выдавшего доверенность, и его адрес; - дата выдачи доверенности; -номер; - срок действия доверенности; - должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверя­ется получить ценности, денежные средства; - серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенно­сти, наименование организации, в котором должны быть получе­ны ценности, и документ, являющийся основанием; перечень цен­ностей и их количество; - образцы подписи получателя доверенности; - подписи руководителя предприятия и главного (старшего) бухгалтера, печать организации. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей -это документ, который предприятия и организации выдают дол­жностным лицам на получение от поставщиков товарно-матери­альных ценностей. Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководите­лем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреп­лена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материаль­ных ценностей не может превышать 15 дней. Регистрация и выдача доверенностей работникам предприя­тия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выдан­ных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необ­ходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страни­цы журнала делается надпись: "В настоящем журнале всего про­нумеровано... страниц". Надпись заверяется подписями руково­дителя и главного бухгалтера предприятия. Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и ре­гистрации доверенностей, а также за своевременным представле­нием соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и учреждения. Лекция 12. Составление и оформление организационно-распорядительных документов 12.1 Правила составления и оформления основных организационных документов: устава, положения, инструкции В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: - учредительный договор; - устав организации; - положение об организации; - положения о структурных подразделениях; - положения о коллегиальных и совещательных органах; - регламенты работы коллегиальных и совещательных органов; - регламенты работы аппарата управления (руководства); - штатное расписание; - инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкции по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила и др. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения) в зависимости от вида и разновидности документа. Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, общественной или коммерческой деятельности. Виды уставов и утверждающих их органов: 1. Устав государственной организации. Утверждается вышестоящим органом (комитетом, министерством). 2. Устав муниципальной организации. Утверждается городской администрацией. 3. Устав коммерческой организации. Утверждается общим собранием учредителей или собственников имущества. Регистрируется государственным органом. 4. Устав общественных организаций. Утверждается общим собранием учредителей организации. Основные реквизиты устава: • Наименование организации; • Дата (датой устава является дата его утверждения); • Место издания устава; • Наименование вида документа; • Гриф утверждения; • Отметка о регистрации устава для коммерческих организаций; • Текст устава; • Подписи учредителей или председателя и секретаря учредительного собрания. Текст устава Текст устава состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Все нумеруется. 1. Общие положения. 2. Цели, задачи, предмет деятельности.. 3. Правовой статус организации. 4. Организационная структура ( органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи, структурная схема (оформляется как приложение)). 5. Финансово-материальная база предприятия (акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). 6. Учет и отчетность. 7. Контроль за финансовой деятельностью. 8. Права и обязанности участников. 9. Порядок ликвидации и реорганизации. Для соблюдения иерархической этики, если есть два учредителя, то они печатаются на одном уровне, если – несколько, то печатаются в алфавитном порядке. Положение – нормативный документ, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Виды положений: - типовые, разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (Типовое положение об отделе кадров); - индивидуальные, разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (Положение о персонале ЗАО «Реал»). Существуют также положения о проведении каких-либо мероприятий, например, смотров-конкурсов, аукционов, тендеров (Положение ООО «АиТ» о конкурсе «Лучший программист»). Положение составляется на общем бланке организации. Состав реквизитов положения: • Наименование вида документа; • Дата (датой является дата утверждения руководителем или вышестоящим органом); • Номер положения; • Заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос «о чем?»); • Гриф утверждения; • Текст; • Подписи составителей; • Печать (при необходимости). Разделы текста положения: 1. Общие положения. 2. Задачи и функции. 3. Управление и структура. 4. Права и обязанности. 5. Контроль деятельности. 6. Служебные контакты. 7. Ответственность. Типовые и индивидуальные положения хранятся постоянно по месту разработки и утверждения, другие – 3 года после замены новыми. ЗАО «Энергия УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ Ген. директор Тюрин Н.Т. Тюрин 12.04.2010 12.04.2010 № 10 О порядке предоставления отпусков сотрудникам предприятия 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. …………………………. 1.2………………………….. 2. ЗАДАЧИ 2.1. ………………………… 2.2. ………………………… Нач. отдела кадров Н.И. Иванов Рис. 12.1 Фрагмент Положения Инструкция – нормативный документ, регулирующие организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации и должностных лиц на основе законодательства. Инструкции издаются: - органом государственного управления; - отраслевым органом управления (министерством); - муниципальным органом управления; - руководителем организации. Виды инструкций: 1. Типовые, разрабатываются государственными и муниципальными органами для однотипных организаций (Типовая инструкция по делопроизводству). 2. Индивидуальные, разрабатываются для конкретных предприятий (Должностная инструкция секретаря-референта). Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция содержит следующие разделы: - Общие положения (устанавливаются область деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от должности, квалификационные требования, подчиненность, нормативные документы, которыми он должен руководствоваться и т. д.). - Функции (перечисляются основные направления деятельности). - Должностные обязанности (определены конкретные виды работ, выполняемые работником). - Права (устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей). - Ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник). В дополнении к основным разделам может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Должностная инструкция составляется в 3-х экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника. Хранятся типовые должностные инструкции постоянно по месту разработки и утверждения, в других организациях – 3 года после замены новыми. Индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в составе личного дела работника 75 лет. ЗАО «ВИНТАР» УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор Ломов О.В. Ломов 01.09.2008 01.09.2008 № 5 секретаря-референта Генерального директора 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия принимается и увольняется приказом генерального директора. 1.2. ……. 1.3. ……. 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора, для этого секретарь-референт: 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения. 2.2. ………………………. 3. ОБЯЗАННОСТИ 4. ПРАВА 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6. ВЗАИМОСВЯЗИ Зам. директора А.Р. Сергеев С инструкцией ознакомлена: Секретарь-референт 04.09.2008 Рис. 12.2 12.2 Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказа, распоряжения Основное назначение распорядительных документов – регулирование координация деятельности, позволяющие руководству обеспечивать решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. К распорядительным документам относятся постановления, приказы и распоряжения. Основанием для издания распорядительного документа может быть: - необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; - необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. Приказы делятся на: - приказы по основной деятельности; - приказы по личному составу. Стадии подготовки приказа: - изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; - подготовка проекта приказа; - согласование проекта; - подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ включает все возможные реквизиты: дату, номер, утверждение, название вида документа, текст, подпись, гриф согласования, визу согласования. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» («О реорганизации предприятия», недопустимо – «Приказ по предприятию», «Приказ генерального директора»). Текст приказа состоит из двух частей: - констатирующей; - распорядительной. В констатирующей части указываются основания для издания приказа (нормативные документы, решения Совета директоров, производственная необходимость). Текст начинается словами: «В связи…», «В соответствии…», «В целях…», «Для…». Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», далее пишут «кому», «что сделать», «до какого числа». Если поручение исполнителю дается постоянно, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. Текст приказа делится на пункты, каждый пункт начинается с красной строки. Наиболее распространенные слова распорядительной части: приказываю, организовать, обеспечить, подготовить, составить, провести, ввести в действие. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за выполнением данного приказа. Если такой пункт отсутствует, то контроль осуществляет руководитель предприятия лично. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу (в правом верхнем углу приказа ставится: «Приложение к приказу от 01.09.2008 № 7»). После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Согласование проекта документа оформляется визой согласования (например, с юристконсультом). Для документа, подлинник которого остается на предприятии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляют с предприятия, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Приказ по основной деятельности хранятся постоянно. УТВЕРЖДЕНО Заседанием ЗАО «Элита» Совета директоров от 01.10.2010 № 10 ПРИКАЗ 01.10.2010 № 14/32 г. Москва Об изменении работы предприятия В связи с распоряжением мэра г. Москвы от…… № … «О разгрузке транспортных потоков» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Подразделениям института перейти на новый режим работы с …. По …. 2. Руководителю охраны института обеспечить работу подразделения с 08.00 до 22.00 по проверке документов на вахте. 3. ………….. Директор Н.П. Петров СОГЛАСОВАНО Начальник отдела Общественного транспорта г. Москвы Т.К. Рогов Рис. 12.3 Под распоряжением понимается правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.). Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководителем организации). Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю» или «Обязываю», которое также как в приказах печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, то есть непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО РЕКЛАМНОЕ АГЕНТСТВО «ПЕЛИКАН» РАСПОРЯЖЕНИЕ 18.03.2012 № 41-Р О порядке работы факсового узла связи В связи с вводом в эксплуатацию факсового узла связи компании «Пеликан» и с целью упорядочения его работы: 1. Утвердить положение о факсовом узле. 2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании. 3. Административно-хозяйственному отделу в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов(отв. Сергеев В.П.). 4. Отделу делопроизводства организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов (отв. Круглова Т.П.). 5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на зам. генерального директора компании Голуба В.Д. Генеральный директор Ф.Т. Крашенин Рис. 12.4 Лекция 13. Документы по личному составу 13.1 Документы по личному составу Трудовые правоотношения работодателя с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: - трудовые договоры; - трудовые книжки; - личные дела; - лицевые счета по заработной плате; - приказы (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1); - личные карточки (форма Т-2); - учетные карточки научного работника (форма Т-4); - приказы (распоряжения) о переводе (форма Т-5); - приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма Т-6); - приказы (распоряжения) о прекращении трудового договора (форма Т-8). На каждого работника предприятия заводится личное дело. Состав личного дела таков: • Внутренняя опись документов дела; • Личное заявление о приеме на работу (и об увольнении); • Трудовой договор; • Анкета или личный листок кадров; • Заявление сотрудника о перемещении; • Представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв; • Аттестационные листы; • Автобиография или резюме; • Копии документов об образовании; • Характеристики или рекомендательные письма; • Выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами; • Копии наградных листов; • Карточки учета поощрений и взысканий; • Фотографии; • Результаты медицинского обследования; • Карточка формы № Т-2; • Копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников государственных предприятий хранятся 75 лет на предприятии, после чего передаются на постоянное хранение в органы Росархива. Негосударственные предприятия хранят личные дела своих работников постоянно. Личные дела работников хранятся как документы, доступ к которым ограничен. 13.2 Трудовые договоры Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания договора издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Это обязательный документ при найме на работу, который включает такие сведения: - фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя; - место работы; - дата начала работы; - наименование должности; - права и обязанности работника и работодателя; - характеристики условий труда; - компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и )или) опасных условиях; - режим труда и отдыха; - условия оплаты труда; - вида и условия социального страхования. Трудовые договора могут заключаться: 1. На неопределенный срок; 2. На определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй – у работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Трудовые договоры могут включаться в состав личных работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИГМА» ТРУДОВОЙ ДОГОВОР 08.12.2008 № 21 г. Москва Закрытое акционерное общество «Сигма», именуемое в дальнейшем «ЗАО», в лице генерального директора Ивлева Олега Васильевича, действующего на основании Устава, и Румянцева Нина Михайловна, именуемая в дальнейшем «Секретарь», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1.Румянцева Нина Михайловна принимается на работу по договору на должность секретаря коммерческого директора. 1.2. Секретарь выполняет свои обязанности в соответствии с настоящим договорм и должностной инструкцией. 1.3. ……… 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН Секретарь имеет право: 2.1. Самостоятельно решать в пределах своей компетенции организационные и административные вопросы, связанные с выполнением возложенных на него договорных обязательств. 2.2. …… 3. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ 3.1. Секретарь обязуется не распространять доверенные ему сведения, составляющие коммерческую тайну, полученные в связи с выполнением служебных обязанностей. 3.2. …… 4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ РАБОТЫ, ОПЛАТЫ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ 4.1. Секретарю устанавливается должностной оклад в размере 10 000 руб. в месяц. ……. 4.2. …… 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 5.1.Секретарь несет дисциплинарную ответственность, материальную и другие виды ответственности в соответствии с законодательством РФ за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящим договором и должностной инструкцией. 5.2. …….. 6. СРОК ДЕЙСТВИЯ И УСЛОВИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА 6.1. Трудовой договор заключен на неопределенный срок. 6.2. ………. 6.8. Трудовой договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждого из сторон. 6.9. Адреса и подписи сторон. Генеральный директор Ивлев О.В. Ивлев Секретарь Румянцева Н.М. Румянцева М. П. Рис. 13.1 13.3 Личное заявление Личное заявление – документ, подлежащий всем процедурам делопроизводства, вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного срока. Обязательными реквизитами этого документа являются: • Адресат – кому адресован документ; • Адресант – автор документа. В организациях, где люди исполняют должностные обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата; • Название документа, заголовок; • Текст – изложение сути, причины обращения к кому-то и ожидаемый результат; • Подпись (удостоверяет подлинность документа); • Дата создания. Резолюция руководителя Директору ЗАО «Луна» И.И. Иванову От С.С. Семенова прож. по адресу (полный почтовый адрес) заявление. Прошу принять меня на работу на должность экономиста финансового отдела. Личная подпись Дата Рис. 13.2 Это заявление должно иметь визы руководителей некоторых функциональных отделов (кадров, юридического) и непосредственного руководителя. В верхней части заявления ставится резолюция руководителя предприятия в адрес начальника ОК об издании приказа: «Начальнику ОК П.П. Петрову. Подготовить приказ о приеме на работу и трудовой договор с С.С. Семеновым. Должность – экономист финансового отдела, по трудовому договору сроком на 5 лет с 01.05.2002 с испытательным сроком 2 месяца и окладом согласно штатному расписанию. Дата, подпись руководителя». Ключевые сведения для оформления трудовых отношений и определении условий труда должны содержаться в визах должностных лиц на заявлении, а руководитель сводит их воедино и дает распоряжение зафиксировать их в трудовом договоре и приказе. Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не содержит в адресной части указания на адрес места жительства, также не надо включать указание на место работы. Директору ЗАО «Луна» И.И. Иванову от экономиста финансового отдела С.С. Семенова заявление. Прошу предоставить мне очередной отпуск с 01.06.2010. Дата Личная подпись Рис. 13.3 13.4 Автобиография Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, в ней должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности. Основные реквизиты автобиографии: - название документа («Автобиография»); - имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рождения; - сведения о родителях с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения и места их работы; - образование (место и время обучения) и полученная специальность; - перемещения по работе; - последнее место работы и должность; - награды и поощрения; - участие в общественной работе; - семейное положение с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруга (супруги), детей и мета их работы (учебы); - домашний адрес и телефон; - дата составления автобиографии и личная подпись. Пример автобиографии. Автобиография 19.09.2010. Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве в семье научных работников. Отец, Разин Сергей Васильевич, 1944 г. рождения, - преподаватель МГПУ, зав. Кафедрой программирования. Мать, Разина Евгения Борисовна, 1948 г. рождения – ведущий инженер НИИАП. В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы и окончила ее в 1995 г. с серебряной медалью. Получила музыкальное образование по классу фортепиано, занималась теннисом. Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив». Во время учебы в школе принимала участие в организации межрайонного молодежного семинара по проблемам средней школы. В 1995 г. поступила на факультет «Управление и делопроизводство» Российского государственного гуманитарного университета. Не замужем. Проживаю с родителями по адресу: г. Москва, ул. Волхонка, д. 12, кв. 3. Телефон 254-54-54. Подпись Рис. 13.4 13.5 Резюме Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В современной России часто встречаются объявления организаций о своих вакансиях с просьбой направлять профессиональное резюме (иногда даже на русском и английском языках) по факсу, при этом вовсе не обязательно, чтобы фирма была создана с участием иностранного капитала. Резюме должно быть составлено так, чтобы вызвать цепочку психологических реакций у работодателя: внимание к документам, интерес к содержанию документов, желание узнать о претенденте больше того, что написано в документах, и активность (приглашение на личную встречу по поводу трудоустройства). Чтобы так воздействовать на работодателя, следует спрогнозировать особенности личности, интересы, ожидания и реакцию работодателя. Состав резюме может быть «привязан» к потребностям работодателя, т.е. включать те элементы трудовой биографии и образования, сочетание которых наиболее привлекательно для данного работодателя. Пример обычного профессионального резюме. Андреев Олег Петрович 12.12.1972 г.р. Адрес: ………. Телефон: ………………. Семейное положение: женат, имею сына. Цель: получение работы по специальности в крупной компании, успешно работающей на российском рынке Образование: 1990-1995 Санкт-Петербургский университет экономики и финансов, дневное отделение. Получил диплом специалиста по экономике труда и управлению персоналом 1990-1992 Курсы английского языка. Получил диплом гида- переводчика 1980-1990 Средняя специальная школа № 44 Санкт-Петербурга с углубленным изучением английского языка Опыт работы: 1994-1996 Консультационная фирма «Перспектива», кон- сультант )работа по договорам подряда). Обязанности: анализ состояния персонального менеджмента на предприятиях, помощь в совершенствовании управления персоналом, разрешение трудовых конфликтов, разработка документов по трудовым отношениям, организации труда. Дополнительные сведения: Знание иностранных языков: английский – свободно, немецкий – хорошо. Знание компьютера: Windows, Word, Excel. Увлечения: шахматы, интернет. Научные достижения: второе место на конкурсе студенческих научных работ. Обладаю необходимым объемом знаний для организации управления персоналом на современном уровне с учетом интересов организации и работников. Андреев О.П. Андреев Рис. 13.5 Это обычное резюме, которое не может вызвать особого интереса у работодателя. Его полезно доработать, используя факторы привлекательности: • Учет знаний о личности человека, читающего резюме; • Использование нестандартных, но позитивно воспринимаемых характеристик, например, качество мышления, психические черты, этические характеристики, отношение к работе; • Учет знаний о потребностях организации (возможно, ей нужен не только профессионал в области экономики, но и референт по экономическим вопросам или делопроизводству, либо партнер по совместному отдыху: любитель шахмат, туризма и т.п.); • Составление сопроводительного письма. Если резюме имеет характер анкеты достаточно общего, широкого назначения, то сопроводительное письмо должно уже отражать представление о конкретном работодателе и быть персонально направленным. Сопроводительное письмо должно быть кратким, состоять не более чем из двух-трех абзацев, но привлечь внимание работодателя к данной кандидатуре и показать пригодность данного работника к занятию должности, на которую он претендует. 13.6 Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. В приказах обязательно указываются сведения о документе, послужившем основанием для издания, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, акт, письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии и др. В приказе требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «разряду ….». Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого кадрового приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях. Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (Заявление, докладная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с,….). Может также указываться рассылка приказа и сведения о включении копии приказа и всех приложений в личное дело. В регистрационный индекс приказа к порядковому номеру может добавляться буква, например: «К» - прием, увольнение и т. п., «КМ» - о командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т. д. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Форма приказа о приеме на работу. Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД 0301001 по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу Дата Принять на работу с по Табельный номер (фамилия, имя, отчество) в (структурное подразделение) (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) (условия приема на работу, характер работы) с тарифной ставкой (окладом) руб. коп. (цифрами) надбавкой руб. коп. (цифрами) с испытанием на срок месяца(ев) Основание: Трудовой договор от “ ” 20 г. № Руководитель организации (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ ” 20 г. (личная подпись) Рис. 13.6 13.7 Расписка Расписка — это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Схематически расписку можно представить следующим образом: 1. Наименование документа. 2. Фамилия, имя, отчество, должность автора документа (того, кто дал расписку). 3. Наименование организации (или лица), передающих что-нибудь. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность. 4. Точное наименование передаваемого — количество указывается и цифрами, и прописью. 5. Дата, подпись получателя. Если расписка имеет особенно важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса. Расписка должна быть полностью написана вручную, также рекомендуется добавлять подписи свидетелей сделки. Образец расписки выглядит так. Расписка Я, ФИО заёмщика, дата рождения, паспортные данные ( серия номер, кем и когда выдан ), место регистрации и проживания, получил по настоящей расписке от ФИО заимодателя, дата рождения, паспортные данные ( серия номер, кем и когда выдан ), место регистрации и проживания, сумма цифрами ( прописью ) рублей. На сумму займа начисляются проценты за пользование в размере число (пропись) % годовых. Сумму займа вместе с процентами обязуюсь вернуть займодавцу не позднее дата возвращения. Дата. ФИО заёмщика и его подпись. Рис. 13.7 13.8 Личная доверенность В соответствии со статьей 185 ГК доверенность представляет письменное уполномочие, которое одно лицо выдает другому - для представительства перед третьими лицами. Доверенность предъявляется третьему лицу самим представителем либо направляется представляемым непосредственно третьему лицу. Одно из основных требований, предъявляемых к доверенности, - ее форма. Доверенность должна быть непременно письменной. Если речь идет о доверенности, выданной на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, сделок с недвижимостью), то она должна быть нотариально удостоверена. Исключение из этого правила может быть предусмотрено в законе. Доверенность на совершение сделки, требующей нотариального удостоверения, выдается в нотариальной форме, если иное не предусмотрено законом. В п. 3 ст. 185 ГК перечислены случаи, когда письменные доверенности, особым образом оформленные, способны заменить собой требуемое законом нотариальное удостоверение. Все такого рода случаи связаны с особым положением, в котором оказались представляемые. В содержащийся в Кодексе перечень входят: во-первых, доверенности лиц, которые находятся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях (при этом не имеет значения, является ли представляемый военнослужащим или гражданским лицом). Такую сделку должен удостоверять непременно начальник учреждения, его заместитель по медицинской части либо старший или дежурный врач; во-вторых, доверенности военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) воинской части, соединения, учреждения или военно-учебного заведения. В таком же порядке могут быть удостоверены теми же лицами доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих при условии, если часть, соединение, учреждение или военно-учебное заведение расположены в местности, где отсутствуют нотариальные конторы (нотариусы) и другие органы, в функции которых входит совершение нотариальных действий; в-третьих, доверенности лиц, которые находятся в местах лишения свободы (имеются в виду заключенные), могут быть удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы; в-четвертых, доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, которые находятся в учреждениях социальной защиты населения домах для престарелых, инвалидов и т.д. (соответствующие доверенности должны быть удостоверены администрацией учреждения или руководителем либо заместителем руководителя соответствующего органа социальной защиты). Для случаев получения заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, выплаты вознаграждения авторам и изобретателям, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение денежной, посылочной или иной корреспонденции могут быть представлены доверенности, которые удостоверены либо организацией, в которой представляемый (доверитель) работает или учится, либо жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Образец доверенности на получение документов Доверенность 12 декабря 2012 г. ООО «Фрегат» (ОГРН – 1106101795336)  в лице директора Якимова Виктора Васильевича, действующего на основании Устава, настоящим доверяет Иорганскому Андрею Викторовичу, паспорт серии 2873 № 584123, выдан ОВД «Якиманка» г. Москвы, проживающему по адресу: г. Москва, ул.Б.Полянка, 25, кв. 12, получить выписку из ЕГРЮЛ на Общество с ограниченной ответственностью «Фрегат» в инспекции Федеральной налоговой службы, расписываться  и совершать все действия, связанные с выполнением этого поручения. Доверенность действительна до 18 декабря 2012 г. Подпись Иорганского Андрея Викторовича Иорганский удостоверяю. Директор Якимов В.В.Якимов М. П. Рис. 13.8 Лекция 14. Документы по финансово-расчетным операциям. Договор 14.1 Характеристика документов по финансово-расчетным операциям Первичное наблюдение - основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает: - оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни; однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете; - совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни; - способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки. По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации. Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ. Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту финансово-расчетных операций разработана следующая первичная учётная документация: платежное поручение; платежное требование; инкассовое поручение; аккредитив; чек. Расчетные отношения предприятий определяются договорами, в которых обычно указывается форма расчетов: платежными поручениями, платежными требованиями, инкассовыми поручениями, аккредитивами, чеками. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа: 1. Распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств; 2. Распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем). Расчетные документы на бумажных носителях выполняют на принтерах шрифтом черного цвета. Подписи на них проставляют ручкой с пастой или чернилами черного или синего цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть черного, синего или фиолетового цветов. Положением ЦБ РФ "О безналичных расчетах в Российской Федерации" № 2-П установлен перечень обязательных реквизитов и правила выполнения расчетных документов. В случаях их не соблюдения расчетные документы приему не подлежат. Расчетные документы предъявляются в кредитную организацию в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Как правило, это количество составляет три-четыре экземпляра. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично. Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или ЭВМ. Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы при наличии на первом экземпляре двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, и оттиска печати. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающую кредитную организацию в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки. Рис. 14.1 Образец заполнения платежного поручения 14.2 Классификация учетных документов Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления и по порядку заполнения. По назначению документы подразделяются на: - распорядительные; - оправдательные; - бухгалтерского оформления; - комбинированные. Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций. Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материально-ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т.д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т.п. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д. По порядку составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п. Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского Оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов. По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др. Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др. Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др. По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д. Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д. По месту составления документы бывают внутренними и внешними. Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д. Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др. По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения. 14.3 Основные требования, предъявляемые к учетной документации Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положении по ведению бухгалтерского учета. В п.1 ст.9 указанного закона и п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов. В п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно,- непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции. В соответствии с п.14 Положения по ведению бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Согласно п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц. В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также: код формы; наименование организации, от имени которой составлен документ; расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники. Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты: номер документа; адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.); другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций. Например, предусмотрено выделение в первичных учетных документах сумм НДС отдельной строкой. В соответствии с этим организация должна включить в первичные учетные документы (накладные и т.п.) дополнительный реквизит - "в том числе НДС... руб.". Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то организация должна доказать факт совершения хозяйственной операции. При возникновении споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получить такие доказательства, как правило, трудно, и их может оказаться недостаточно. В конечном итоге не исключено, что организации придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде. В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации: письменные доказательства - документы, прямо или косвенно подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции; вещественные доказательства - при проведении инвентаризации выявляются материальные ценности или денежные средства, полученные организацией в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом; заключения экспертов - заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов в производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на выполнение работ и т.п.; показания свидетелей - если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе); объяснения лиц, участвующих в деле, - если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были им одобрены, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций. Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами. Сокращения в бухгалтерских документах должны быть общепринятыми либо понятными, не допускающими двоякого толкования. Согласно п.16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений. При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию, по нашему мнению, бухгалтеру следует также поставить свою подпись под исправительной надписью. При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных записях. Порядок составления такой справки не регламентирован, обязательность ее составления не предусмотрена. Тем не менее, составление такой справки целесообразно и оправдано с точки зрения требований к полноте отражения информации о деятельности организации в бухгалтерском учете. В соответствии с п.39 Положения по ведению бухгалтерского учета исправление выявленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены. Для того, чтобы сделать исправительную запись в бухгалтерском регистре, необходимо основание - первичный учетный документ. Однако и правильная, и неправильная записи делаются в учетных регистрах фактически на основании одного и того же первичного документа (или на основании одной и той же ведомости, расчета и т.п.), которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому учетному регистру, в котором была сделана неправильная запись. Поэтому к тем учетным регистрам, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием, какая именно исправляется ошибка и где искать первичный учетный документ, который является основанием для ее исправления. Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных записях фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость исправительных записей, произведенных в учетных регистрах. Указанная справка в данном случае выполняет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах. Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие реквизиты: наименование документа (бухгалтерская справка); дату составления; содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверно произведенной записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи); количественные измерители (в денежном и натуральном выражении - при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей); наименования должностей лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи. Утраченные документы (вне зависимости от причин их утраты) должны быть восстановлены, неверно оформленные - дооформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями. Последовательность действий по восстановлению документов следующая: во-первых, если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов или их неверное оформление (отсутствие или незаполнение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин. В случае необходимости для выяснения причин пропажи документов могут быть привлечены представители следственных органов; во-вторых, комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов; в-третьих, после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению; в-четвертых, результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации. Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения. При этом согласно п.99 Положения по ведению бухгалтерского учета рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов "на проверку" действующим законодательством не предусмотрено. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 14.4 Договор. Международный контракт Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Для того, чтобы заключить сделку, сначала необходимо собрать и проанализировать информацию о деловом партнере. Такая работа должна включать: • Предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключении сделки; • Текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты; • Выявление и изучение новых фирм; • Наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках. Информация по фирмам, полученная из разных источников, собирается в фирменном досье. Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам относятся: • Карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация на интересующую фирму; • Сведения о переговорах с фирмой – составляются после завершения переговоров. Основные вопросы для изучения: - предмет переговоров; - результат переговоров; - характеристика представителей фирмы: особенности характера (сильные и слабые стороны), знание коммерческих и технических вопросов; - поведение фирмы во время переговоров; - деловые отношения с другими партнерами. • Сведения о деловых отношениях – составляются после каждого раунда переговоров один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, деловых качествах фирмы и ее представителей. Этический момент поиска и сбора информации: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. В России правила составления коммерческих договоров определяются Гражданским кодексом РФ. В международной практике существует обычай, согласно которому стороны сделки должны договориться об определенном минимуме условий контракта (договора), чтобы он считался действительным. В указанный минимум входят следующие условия: предмет контракта, цена и сроки исполнения сделки. Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, факсимильной, электронной и иной связи. Составными частями договора являются: - название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор о техническом содействии); - дата, номер, место составления; - преамбула и определение сторон; - предмет договора; - условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; - условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; - порядок сдачи-приема выполненных работ; - ответственность сторон; - гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; - переход права собственности и риски; - порядок разрешения споров; - юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); - подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); - печати предприятий-контрагентов. Договор внутренний включает реквизиты: • Название вида документа. • Дата (дата последней подписи). Если договор подписывается в разные сроки, подписывающие ставят дату ниже подписи. Договор вступает в силу с указанной даты, если в тексте не оговорено особых условий вступления договора в силу. • Номер. Ставится номера регистрации через косую черту, на первом месте ставится регистрационный номер 1-го из упомянутых предприятий. Если договор заключается между предприятием и физическим лицом, проставляется только регистрационный номер предприятия. • Место - строкой ниже от даты и номера центрировано. • Заголовок «О взаимоотношениях … «купли-продажи» Все реквизиты заголовочной части – по центру. • Текст Констатирующая часть договора Продавец (исполнитель) Покупатель (слушатель, заказчик) Текст делится на главы, пункты, подпункты. Если в тексте предусмотрены различные абзацы для выделения отдельных мыслей, идей, то эти абзацы нумеруются в пункты, подпункты. Заголовок каждой главы пишется заглавными буквами либо по центру, либо от левого края с абзацным отступом. В конце точка не ставится. Главы отделяются свободной строкой. • Юридические адреса, подписи сторон. Юридический адрес ставится в той же последовательности. Подписи лиц, находящиеся на одном иерархическом уровне, располагаются на одной линии. Коммерческие договора подписываются Главным бухгалтером. Печать ставится с захватом факсимильной подписи. Если текст договора составлен на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора. Договоры часто утверждаются. Тогда датой договора станет дата его утверждения, например: УТВЕРЖДЕНО Собранием акционеров Протокол от 02.10.2010. №88 Договоры принято визировать (юристами, специалистами). Допускается постраничное визирование. Визы всегда ставятся на копии на лицевой стороне или на подлиннике на обратной стороне. Экземпляр с визами остается на предприятии, а контрагенту передается экземпляр без виз. Коммерческие договоры (контракты) хранятся 5 лет после истечения срока договора. ДОГОВОР 02.10.2010 № 04-13/18-П г. Москва купли-продажи ЗАО «Новокраматорский машиностроительный завод» (ЗАО «НКМЗ») г. Краматорск, Украина, в лице генерального директора Панкова Виктора Андреевича, действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Продавец» с одной стороны, и ЗАО «Элита» г. Москва, Россия в лице директора Гузевой Марины Викторовны, действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Покупатель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Настоящий договор предусматривает ….. 1.2. Вид продукции …… 2. ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ 2.1. ….. 2.2. …… 3. ЦЕНА ПРОДУКЦИИ И СУММА ДОГОВОРА (УСЛОВИЯ РАСЧЕТА, СРОК И УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ, УПАКОВКА И МАРКИРОВКА) 4. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА, ИМУЩЕСТВЕННАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И РАЗРЕШЕНИЕ СПОРА 5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 6. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН: Продавец Покупатель __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ ЗАО «НКМЗ» ЗАО «Элита» Генеральный директор Директор В.А. Панков М.В. Гузева Главный бухгалтер Главный бухгалтер Р.Н. Волкова Т.В. Попова Рис. 14.2 Примечание:1) в преамбуле слова «продавец», «покупатель» пишутся в кавычках, либо полностью заглавными буквами; 2) номер договора: 04-13 – номер по данному предприятию, 18-П – номер предприятия, с которым заключили договор. Особенности оформления договоров с иностранными партнерами Если русский язык не является государственным языком, то договор оформляется следующим образом: страница делится таблично на две части, Каждая часть оформляется на своем языке, причем, кто является инициатором договора, оформляется в первой части. Пункты на одном и другом языках начинаются синхронно. Если заключается двухсторонний договор, то в каждой колонке подписывается «Продавец» и «Покупатель» на русском и на другом языке. В иностранном договоре абзацы отделяются пустыми строками. Отступления от правил: 1. Если подписей много (например, 3-х сторонний договор), допускается располагать их одна под другой отдельным пунктом договора. 2. В современной практике один экземпляр договора составляется на русском языке, другой – на английском (или любом другом языке). 3. Когда заключается договор на языке международного общения, но не на родном для обеих сторон, надо хорошо знать язык третьей стороны, чтобы правильно составить договор. 4. Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности следует хранить не менее 10 лет. Лекция 15. Обработка входящей и исходящей документации. Рабочий день офис-менеджера 15.1 Организация документооборота Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Выделяют три основные группы документов: - входящие документы, поступившие из внешних организаций (из государственных и муниципальных органов, налоговых органов, переписка с клиентами и с партнерами и т. д.); - исходящие документы, потупившие в отдел документационного обеспечения ОДО) из структурных подразделений для отправки во внешние организации; - внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации. Другой характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например: - распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций; - акты и справки проведения вневедомственных проверок; - статистическая отчетность; - письма-запросы о деятельности организации; - письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников; - материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и другие) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и так далее. Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним. Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки. 15.2 Обработка входящей документации Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде электронного или факсимильного сообщения. Алгоритм обработки: 1. Получить документы на почте или специальном отделе. При получении проверить целостность упаковки. Если упаковка нарушена, надо составить акт при нескольких свидетелях в двух экземплярах. 2. Вскрыть все конверты, кроме тех, на которых написано «лично» или «конфиденциально». Такие конверты передаются непосредственно тому, кому они адресованы. 3. Распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые. 4. Проверить наличие объявленных приложений (прайс-лист, каталог и т. д.). 5. Прочитать документ, выделить наиболее важные места. Очень длинные документы сопроводить аннотацией и прикрепить к основному документу. 6. Зарегистрировать документ (поставить штамп регистрации или рукописно на открытом письме в правом нижнем углу, а на конверте в любом свободном месте). ЗАО «Элита» Вх. рег. № 18/11 Дата Время рис. 15.1 7. Зарегистрировать в «Журнале регистрации входящих документов» 8. Определить почту на информационно достаточную, информационно недостаточную, срочную, конфиденциальную. Информационно достаточную, срочную и конфиденциальную сразу нести руководителю для принятия решений. Информационно недостаточную почту обработать так, чтобы снабдить дополнительной информацией руководителя для принятия решений (это могут быть материалы по предыдущей переписки, договоры, нормативные документы и т. д.). 9. Руководитель пишет резолюцию (после рассмотрения документа). Резолюция пишется под адресатом над текстом. Расшифровка подписи не нужна, если ее пишет адресат. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем. 10. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. 11. Копия документа с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения (если исполнителей несколько, то документ размножается, и передаются копии). Подлинник остается в офисе. 12. Документ находится в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документ исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении и направлении его в дело». 13. После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело. Рис. 15.2 15.3 Обработка исходящей документации Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: 1. Составление проекта документа исполнителем. 2. Проверка правильности оформления проекта документа. Оформление проверяется секретарем-референтом. Исходящий документ составляется в 2-х экземплярах (искл. факсы и телефонограммы). 3. Согласование проекта документа. Согласование оформляется визой согласования (например, с юристом), проставляемой на экземпляре, который остается на предприятии. 4. Подписание документа руководителем. Исходящий документ должен подписываться 1-ым лицом предприятия, либо лицом полномочным по Уставу предприятия. В Уставе оговаривается, кто уполномочен подписывать данный документ. Проверить подписи других лиц, например, гл. бухгалтера. Если руководитель внес изменения в подлинник, то нужно внести все изменения в копии. 5. Регистрация документа. Проставляется дата и номер исходящего документа (рукописным способом или нумератором), которые фиксируются также в «Журнале регистрации исходящих документов». Датой документа является дата его подписания или утверждения. 6. Проверить наличие приложений, если они объявлены. Все положить в конверт и проверить адрес на конверте и на бланке документа. После этого конверт заклеивается и отправляется. 7. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. 15.4 Порядок работы с внутренними документами Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях); - регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах). На этапах исполнения и завершения работ алгоритм обработки внутренних документов такой же, как и с входящими документами: - передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); - контроль исполнения документа; - исполнение документа; - проставление отметки об исполнении; - подшивка исполненного документа в дело. Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документа). 15.5 Регистрация и контроль исполнения документов Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация документов должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: - входящие документы; - исходящие документы; - внутренние документы; - договоры (контракты) коммерческие; - документы, имеющие гриф ограничения доступа. При регистрации используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря (например, № 1 или № 01). Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: - из порядкового номера документа с начала года; - условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; - номера дела, в которое будет подшит документ или его копия Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: 72 – порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре. Номер документа может также содержать условное обозначение должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т. д., например № 72-БМ включает: БМ – Борис Мишин (автор документа); 72 – порядковый номер документа. Или № Р/18/20 включает: Р – рекламация; 18 – номер по подразделению; 20 – номер по журналу регистрации. На внутренних документах обычно ставится их порядковый номер, например протокол № 12, приказ № 89, акт № 6. На практике применяются журналы регистрации для каждой группы регистрируемых документов. Журнал регистрации входящих документов Таблица 15.1 Номер документа Дата документа Автор-отправитель Исходящий № Краткое содержание (заголовок) Исполнитель Подпись исполнителя Срок исполнения Приме-чание 171/1-3 18.12.2008 ЗАО «Эра» 1-2/82 Дата поступления документа 21.12.2008 О сокращении поставок ТНП Сергеев Сергеев 27.12.2008 Журнал регистрации исходящих документов Таблица 15.2 №№ п/п Адресат (кому) Краткое содержание (заголовок) Исполнитель № дела Примечание 152 ЗАО «Пилот» Дата документа 21.12.2008 О предоплате по договору № 28/117 Разин 4-7 Журнал регистрации договоров Таблица 15.3 №№ п/п Дата Фирма-контрагент Заголовок Исполнитель № дела Срок исполнения Имя файла Примечание 1 01.01.2008 ЗАО «ЮГ» О поставке партии ТВ Глебов 5-1 10.01.2008 Cont1.doc С 25% предоплаты Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за его исполнением. Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Обеспечение контроля осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства. Этапы контроля: 1. После указаний руководителя секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» или штампом слово «Контроль» на верхнем поле документа (справа). 2. В регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней. 3. Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Можно использовать персональный компьютер. 4. В установленные дни проводится предварительная проверка и получается информация от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. 5. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов. Делается доклад руководителю. Продление сроков исполнения документов может производиться только по указанию руководителя. 6. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовка ответа, составление проекта договора, проведение деловой встречи и т.п.). На документа проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. Электронные документы, поступившие по электронной почте, исполняются и контролируются аналогично традиционным документам. 15.6 Рабочий день офис-менеджера Первая половина дня: - прийти за 15 мин. До прихода руководителя; - получить почту, отсортировать ее (на срочную, конфиденциальную и т. д.); - зарегистрировать почту и отдать руководителю; - работа с посетителями; - машинописные работы; - подшивка исполненных документов в дела; - выполнение текущих дел, связанных с организацией поездок, собраний и т. д.; - телефонные переговоры. Вторая половина дня: - работа по телефону; - планирование мероприятий на следующий день (текущие, срочные), прогноз возможных событий; - доклад руководителю об оставшейся корреспонденции и об исполненных документах; - доклад руководителю о мероприятиях следующего дня, которые потребуют его внимания; - подготовка распорядительных документов, подписываемых руководителем, и организация их рассылки; - обработка исходящей корреспонденции, и ее отправка. Конец рабочего дня: - привести в порядок рабочее место (убрать все документы в сейф); - рассортировать документы по степени важности и срочности выполнения. Лекция 16. Организация хранения документации. Номенклатура дел 16.1 Систематизация документов на предприятии. Номенклатура дел Классификация и систематизация документов на предприятии ведется при помощи «Номенклатуры дел». На предприятиях систематизация документов многоуровневая. Уровни систематизации: 1. Год. Делопроизводство должно осуществляться в течение календарного года. По окончании года массив документов перемещается на хранение, а на его месте начинается формирование массива документов нового года. Новые дела открываются с 1 января нового года. 2. Вид деятельности, код или номер подразделения предприятия. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку (двухзначным номером), либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности. 3. Внутри направления деятельности. Формируется папка, в которой собираются однородные по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности документы. Эта папка называется «Делом». Например, могут быть отдельные дела для приказов, для переписки с вышестоящей организацией, для переписки с постоянными клиентами, для штатного расписания и т.д. Каждой папке внутри направления присваивается порядковый номер. 4. Порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по очереди»: очередной документ получает очередной порядковый номер с самого первого, у которого порядковый номер 1. Год Вид деятель- Вид деятельности 02 Вид деятельности 03 ности 01(например, (например, организация (например, персонал) организация управления) производства) Дело Дело Дело Дело Дело Дело Дело Дело Дело 01-01 01-02 01-03 и т.д. 02-01 02-02 02-03 и т.д. 03-01 03-02 03-03 и т.д. Документы (№ 1, 2 и т.д.) Документы (№ 1, 2 и т.д.) Документы (№ 1, 2 и т.д.) Рис. 16.1 Систематизация документов организации Принципы систематизации, перечень всех дел фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. В качестве разделов номенклатуры дел используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «управление делами», «организация управления», «отдел документационного обеспечения»), ему присваивается индекс 1. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: • Название вида документов (приказы, договоры, протоколы); • Краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»); • Слова «копия», если дело сформировано из копий документов (например, «Решения Совета директоров (копии)». В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: «Переписка с ЗАО «Элит» о поставке товаров». Для каждого дела в графе 4 по «Перечню документов с указанием сроков хранения» определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня. В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела лицах, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, например, «Переходящее дело с 2007 г.». Номенклатура составляется в 3-х экземплярах: один хранится в деле, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами, третий передается в архив предприятия. Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Руководитель Подпись расшифровка подписи Дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 01.01.2004 №01 Москва На 2004 год Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения согласно перечню примечание 1. Организация управления 01-01 Учредительные документы Пост. (ст.14) 01-02 Протоколы производственных совещаний Пост. (ст.5) 01-03 Приказы по основной деятельности Пост. (ст.6) И т.д. 2. Организация материального-технического обеспечения и сбыта 02-01 Переписка с клиентами 5 л.(ст.389) 02-02 Переписка с поставщиками 5 л.(ст.389) И т.д. 3. Персонал 03-01 Приказы по личному составу 75 л. ЭПК (ст.66) 03-02 Личные дела работников 75 л. ЭПК (ст.337б) И т.д. 4. Делопроизводство 04-01 Номенклатура дел Пост. (ст.67) 04-02 Инструкция по делопроизводству Пост. (ст.10) 5. Информационные связи 05-01 Переписка по вопросам презентаций 5 л. ЭПК (стю254) И т.д. Секретарь-референт подпись расшифровка подписи Зав. архивом подпись расшифровка подписи Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2004 г. Всего: 39 (Тридцать девять) дел Секретарь-референт подпись расшифровка подписи Зав. Архивом подпись расшифровка подписи Рис. 16.2 Пример фрагмента номенклатуры дел Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. 16.2 Формирование дел. Установление сроков хранения дел. Подготовка дел к архивному хранению Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, договоры. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, а о поставке леса и т. д. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: • В дело помещаются документы, работа по которым завершена; • Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; • Документы разных сроков хранения формируются в разные дела; • Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; • В дело включается, как правило, один экземпляр документа; • Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.); • В дело формируются документы одного года; • В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также проекты документов, предыдущие версии, черновики документов; • Документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности, т. е. только что исполненные документы будут подшиты сверху; • Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело; • Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к те протоколам, к которым они относятся. При формировании дел используются скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также, папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Оформление обложки скоросшивателя производится на титульном листе и в краткой форме на корешке дела. В папках-файлах все необходимые сведения о документах дела фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, помещенном в специальный «карман» на корешке обложки. С момента заведения дела и до передачи в архив предприятия ли госархив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным хранением документов в делопроизводстве. Судьбу документов решает экспертная комиссия (ЭК), которая создается внутренним приказом по предприятию. В состав комиссии входят: зам. руководителя, сотрудник офиса и специалист (юрист, работник службы делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров). Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист. Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Определение сроков хранения конкретных документов проводится экспертной комиссией по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденной Росархивом. Сроками хранения документов могут быть: 1 год, 3 года, 5 лет, 7 лет, 10 лет, 15 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет и бессрочно (постоянно). Например, 1 год хранятся служебные записки, табели учета рабочего времени, графики предоставления отпусков; 3 года – правила, инструкции, регламенты не по месту разработки, а в других организациях; документы по личному составу хранятся 75 лет, а руководителей предприятия – постоянно; документы по технике безопасности хранятся 10 лет. Документы полного срока хранения – это документы, которые хранятся 10 и более лет. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, срок хранения устанавливает само предприятие, но не менее 1 года. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия на архивное хранение не сдаются. Подготовка документов к архивному хранению: 1. Документы необходимо разложить в хронологическом порядке; 2. Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; 3. Подшить в конце дела лист-заверитель, в котором указать количество листов в деле; 4. На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела; 5. Переплести дело и подшить его в четыре прокола; 6. Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю, срок хранения дела, заголовок и крайние даты дела. В заверительном листе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, оговариваются наличие литерных (буквенных) номеров листов, пропущенных листов. Отдельно указываются номера листов с наклеенными на них фото и мелкими документами, номера листов с наклеенными конвертами с вложениями и количество листов в них. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №2 23.01.2008. В дело подшито и пронумеровано 45(Сорок пять) листа(-ов), (цифрами и прописью) В том числе: литерные листы_____________________________________________ Пропущенные номера___________________________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________ (цифрами и прописью) Должность составителя Листа-заверителя Подпись И.О. Фамилия Рис. 16.3 Лист-заверитель дела Все дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две большие группы: - дела по основной деятельности; - дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи. Опись составляется на документы одного года, дела располагаются в ней по степени важности. В опись дела по основной деятельности заносятся в следующей последовательности: - устав; - протоколы общих собраний; - заседания Совета директоров; - приказы по основной деятельности; - годовые планы, отчеты и т.д. В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: - книга учета сотрудников; - приказа по личному составу; - личные карточки или личные дела; - лицевые счета по заработной плате; - невостребованные трудовые книжки. Опись представляет собой таблицу, где указывается номер п/п, номер дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, примечание. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. ООО «Медея» УТВЕЖДАЮ Фонд № 1 ОПИСЬ № 1 Заместитель директора Дел постоянного хранения Шестаков И.О. Шестаков За 2004 год 11.04.2008 Секретариат № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 01-01 Устав ООО «Медея» 2004 27 2 01-02 Приказы по осн.деят. 2004 51 В данный раздел описи внесено 2 (Две)_________ ед. хр., (цифрами и прописью) С № 1_______ по № 2___________ , в том числе: Литерные номера: _______________ Пропущенные номера: ____________ Старший референт Красовцева Т.Е. Красовцева Заведующий архивом Аксенов В.А. Аксенов Рис. 16.4 На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2001-2003 гг. – 3 дела». Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача в архивохранилище производится экспертной комиссией, работниками службы делопроизводства и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками предприятия. Лекция 17. Законодательное регулирование работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа 17.1 Работа с документами ограниченного доступа Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. Перечень сведений конфиденциального характера включает: 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленном федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. 3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна). 4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 ( в ред. От 24.07.2004), другими федеральными законами (коммерческая тайна). Рис. 17.1 17.2 Особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия. Законодательство Российской Федерации о коммерческой тайне состоит из Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона о коммерческой тайне, других федеральных законов. Закон РФ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, «связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передаче такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции, а также определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Положения Федерального закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована». Коммерческая тайна (КТ) – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получит иную коммерческую выгоду. Основной критерий отнесения информации к коммерческой тайне – получение экономической выгоды от ее разглашения или использования. К коммерческой тайне относится все то, что позволяет фирме успешно конкурировать (идеи, изобретения, открытия, технологии и т.п.). Условия, при которых информация является КТ: - действия или потенциальная полезность информации в силу неизвестности ее третьим лицам; - отсутствие свободного доступа к информации на законном основании; - принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности. Для обеспечения сохранности информации необходимо: - определить сведения, которые составляют КТ; - обеспечение их защиты. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне Их можно разделить на два больших блока: - научно-техническая информация; - деловая информация. Научно-техническая информация включает: • Сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи; схемы; • Используемые материалы; • Рецептуры; • Методы и способы производства; • Новые технологии, модернизация известных технологий, процессов и оборудования; • Программное обеспечение компьютера, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации; • Организация системы безопасности предприятия. Деловая информация включает: • Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (финансовые отчеты, бухгалтерские документы, задолженности, кредиты и т.д.); • Сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций; • Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; • Планы развития предприятия; • Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные об уровня цен, объеме торговых операций ); • Анализ конкурентоспособности продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выгода на рынок; • Планы рекламной деятельности; • Списки клиентов, посредников, конкурентов, их финансовое положение, условия заключенных контрактов; • Структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание; • Кадровый состав и его формирование; • Сведения из деловой переписки. Разглашением информации, составляющей КТ, считается действие или бездействие, в результате которых такая информация в любой возможной форме (устной, письменной и другой) становится известной третьим лицам без согласия владельца такой информации. Согласно ст. 139 ч.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе по контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, обязан предоставлять на безвозмездной основе информацию, составляющую коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления. В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления данные органы вправе затребовать эту информацию в судебном порядке. Законодательством РФ установлена дисциплинарная, гражданская, административная или уголовная ответственность за разглашение, незаконное получение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну. 17.3 Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну Делопроизводство по документам, содержащим КТ, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документам без ограничения доступа. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих КТ. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению. На них, в правом верхнем углу, проставляются грифы ограничения доступа: «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально». На документах предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую КТ предприятия, гриф «Коммерческая тайна» дополняется сведениями о ее владельце (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения организации, для индивидуальных предпринимателей – его фамилия, имя, отчество и место жительства): Коммерческая тайна ЗАО «Парфюм-интер» ул. Ордынка, 36 Москва, 127450 На документах с грифом ограничения доступа указывается также количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе» или на обороте листа), например: Составлен в двух экз.: экз.№ 1 – в адрес ….; экз. № 2 – в дело № 01-07. Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа, имеющего гриф ограничения доступа, или в резолюции руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например: Разрешаю: 1. Е.М. Сотову 2. А.П. Казакову Подпись руководителя Дата Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью: «Черновик уничтожен. Подпись. Дата.». Все поступающие (входящие) документы с грифом «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются должностным лицом или секретарем, если ему предоставлено такое право. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально». Все листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в листе-заверителе дела указывается общее количество листов (цифрой и прописью). Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» Таблица 17.1 №№ п/п Дата регистрации документа Дата и номер документа (для входящих) Откуда поступил или куда направлен Краткое содержание (заголовок) Кол-во листов Кол-во экземпляров Исполнитель Примечание Документы с грифом ограничения доступа формируются в отдельное дело. На обложке дела в правом верхнем углу ставится соответствующий гриф. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются, В начале дела подшивается внутренняя опись документов дела. В конце дела подшивается лист-заверитель дела. Движение (выдача и возврат) конфиденциальных документов отражается в «Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Журнал выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна» Таблица 17.2 Номер документа Дата выдачи Краткое содержание (заголовок) Кол-во листов Кол-во экз. Кому выдан (И.О.Ф.) Подпись за полученный документ Отметка о возврате Примечание Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. Только по разрешению руководителя отдельные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для работы с ними. Все дела с грифом ограничения доступа и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел предприятия. Электронная конфиденциальная информация в конце рабочего дня переносится работником на флэш-карту или диск и стирается в памяти компьютера. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: • Проверяет наличие всех документов с грифом ограничения доступа; • Отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения; • Отбирает конфиденциальные документы для уничтожения; • снимает гриф ограничения доступа с тех документов, которые утратили конфиденциальность. Закон РФ «О государственной тайне» № 131-ФЗ в ред. От 06.10.1997г.(извлечения) Статья 2. Основные понятия, используемые в законе. Гос. тайна – защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведовательной, контрразведовательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Носители сведений - это материальные объекты, в т.ч. физические поля, в которых сведения, составляющие гос. тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов. Система защиты гос. тайны –совокупность органов защиты гос. тайны, используемых ими средств и методов защиты сведений, составляющих гос. тайну, и их носителей, а также мероприятия, проводимые в этих целях. Допуск к гос. тайне – процедура оформления права граждан на допуск к сведениям, составляющим гос. тайну, а предприятий, учреждений, организаций – на проведение работ с использованием таких сведений. Допуск к сведениям, составляющим гос. тайну – это санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление конкретного лица со сведениями, составляющими гос. тайну. Гриф секретности – это реквизиты, свидетельствующие о секретности информации на носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительных документах на него. Средства защиты информации – технические, криптографические, программные и др. средства, предназначенные для защиты сведений, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля защиты информации. Перечень сведений, составляющих гос. тайну – совокупность категорий сведений, в соответствии с которыми средства относятся к гос. тайне и засекреченные на основании и в порядке, установленном Федеральным законом. Статья 4. Полномочия органов гос. власти в области гос. тайны. Имеют право относить сведения к гос. тайне: • президент РФ – утверждает гос. программы в области защиты гос. тайны, перечень должностных лиц, перечень сведений, отнесенных к гос. тайне; • правительство РФ – организует использование закона о гос. тайне. Раздел 2. Статья 5. Перечень сведений, составляющих гос. тайну. 1. Сведения в военной области. 2. Сведения в области экономики, науки и техники. О достижениях в науке и технике, НИОКР, имеющих важное оборонное или экономическое значение и влияющих на безопасность государства; об объемах запаса добычи и потребления платины и других полезных ископаемых платиновой группы, природных алмазов и других стратегически важных полезных ископаемых; 3. Сведения о внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности; сведения о финансовой политике в отношении других государств (кроме внеш. задолженности); о финансовой, денежно-кредитной деятельности; 4. Сведения в области разведовательной, контрразведовательной деятельности. Статья 6. Отнесение сведений к гос. тайне и их засекречивание. Обоснованность отнесения сведений к гос. тайне и их засекречивание осуществляется путем экспертной оценки целесообразности отнесения сведений к гос. тайне. Статья 7. Сведения, не подлежащие у гос. тайне и засекречиванию. Не подлежат к гос. тайне и засекречиванию сведения: • О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности граждан, а также о стихийных бедствиях и их прогнозах. • О состоянии экологии, здравоохранения, демографии, санитарии, культуры, образования, сельского хозяйства. • О привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, организациям. • О фактах нарушения прав гражданина. • О размерах золотого запаса и золотовалютных резервов. • О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ. • О фактах нарушения законности органами гос. власти и их должностными лицами. Статья 8.Степень секретности сведений и грифы секретности носителей сведений. Три степени секретности сведений: - особой важности; - совершенно секретно; - секретно. Статья 12. Реквизиты носителей сведений, составляющих гос. тайну. На носители этих сведений наносятся реквизиты, включающие следующие данные: • О степени секретности, содержащихся в носителе сведений, со ссылкой на соответствующий пункт, действующий в данном органе гос. в данном органе гос. власти, предприятия и организации перечня сведений, подлежащих засекречиванию. • Об органе гос. власти, о предприятиях, организациях, осуществляющих засекречивание. • О регистрационном органе. • О дате или условии рассекречивания сведений или о событии, после наступления которого. Сведения будут рассекречены. При невозможности указания реквизитов засекречивания на носителе, прилагается сопроводительное письмо (например, к диску). Статья 21. Допуск должностных лиц и граждан к гос. тайне. В добровольном порядке • принятие на себя обязательств о неразглашении сведений, составляющих гос. тайну; • согласие на ограничение определенных прав (например, невыезд); • письменное согласие на проведение проверочных действий; • определение видов, размеров и порядка предоставления льгот настоящим законом; • ознакомление с нормами законодательства о гос. тайне и об ответственности в случае нарушения; • принятие решения руководителя о допуске лица к сведениям, составляющим гос. тайну. Объем проверочных мероприятий зависит от степени секретности сведений, к которым будет допускаться оформленное лицо. Льготы для граждан и должностных лиц, допущенных к гос. тайне на постоянной основе: - %-ые надбавки к зарплате в зависимости от степени секретности сведений, к которым они имеют допуск; - преимущественное право при прочих равных условиях на оставление на работе при реорганизации или сокращении на предприятии. Существуют три формы допуска. Статья 26. Ответственность за нарушение законодательства РФ в области гос. тайны. Должностные лица и граждане несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Лекция 18. Законодательное регулирование делопроизводства 18.1 Обеспечение подлинности информации. Электронная подпись Правовое регулирование электронного документооборота осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной подписи», другими нормативными актами. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006.(извлечения) Статья 2. Основные понятия. Информация – сведения (сообщения, данные), полученные независимо от формы их представления. Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленном Российским законодательством случаях ее материальный носитель. Статья 3. Принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. 1. Свобода поиска, получателя. 2. Установление ограничения доступа к информации только Федеральным законом. 3. Открытость информации о деятельности гос. органов и органов местного самоуправления, кроме случаев, установленных в Федеральном законе. 4. Равноправие языков народов РФ при создании информационных систем и их эксплуатации. 5. Достоверность информации и своевременность ее предоставления. 6. Неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения и распространения такой информации лица без его согласия. Статья 8. Право на доступ к информации. 1. Физическое лицо имеет право на получение информации от гос. органов, касающейся личных вопросов. 2. Не может быть ограничен доступ к следующим документам: • Устанавливающим правовое положение организаций; • Информация о состоянии окружающей среды; • Информация о деятельности гос. органов, а также об использовании бюджетных средств (кроме сведений, составляющих государственную или служебную тайну). Статья 9. Ограничение доступа к информации. Федеральный закон устанавливает условия, касающиеся отнесения информации к коммерческой, служебной и иной тайне, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение. Статья 11. Документирование информации. Законодательством РФ или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Статья 16. Защита информации. Защита информации обеспечивается 1. принятием правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий. 2. Сохранением конфиденциальности информации, ограничение доступа; 3. Реализацией права на доступ к информации. Статья 17. Ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации Нарушение требований закона влечет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность. Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 (извлечения) Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом. Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия: 1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; 2) сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи; 3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган); 4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи; 5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи; 6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи); 7) удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом; 8) аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона; 9) средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи; 10) средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра; 11) участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане; 12) корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц; 13) информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано. Статья 3. Правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей 1. Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней. 2. Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации. Статья 5. Виды электронных подписей 1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись). 2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. 3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая: 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. 4. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом. 5. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи. Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью 1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. 2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона. 3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. 4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Статья 12. Средства электронной подписи 1. Для создания и проверки электронной подписи, создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи должны использоваться средства электронной подписи, которые: 1) позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания; 2) обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа электронной подписи из электронной подписи или из ключа ее проверки. 2. При создании электронной подписи средства электронной подписи должны: 1) показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает; 2) создавать электронную подпись только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи; 3) однозначно показывать, что электронная подпись создана. 3. При проверке электронной подписи средства электронной подписи должны: 1) показывать содержание электронного документа, подписанного электронной подписью; 2) показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ; 3) указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы. 4. Средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или предназначенные для использования в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, подлежат подтверждению соответствия обязательным требованиям по защите сведений соответствующей степени секретности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих информацию ограниченного доступа (в том числе персональные данные), не должны нарушать конфиденциальность такой информации. 5. Требования частей 2 и 3 настоящей статьи не применяются к средствам электронной подписи, используемым для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе. Статья 13. Удостоверяющий центр 1. Удостоверяющий центр: 1) создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям); 2) устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей; 3) аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей; 4) выдает по обращению заявителя средства электронной подписи, содержащие ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи (в том числе созданные удостоверяющим центром) или обеспечивающие возможность создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи заявителем; 5) ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей (далее - реестр сертификатов), в том числе включающий в себя информацию, содержащуюся в выданных этим удостоверяющим центром сертификатах ключей проверки электронных подписей, и информацию о датах прекращения действия или аннулирования сертификатов ключей проверки электронных подписей и об основаниях таких прекращения или аннулирования; 6) устанавливает порядок ведения реестра сертификатов, не являющихся квалифицированными, и порядок доступа к нему, а также обеспечивает доступ лиц к информации, содержащейся в реестре сертификатов, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"; 7) создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей; 8) проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов; 9) осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей; 10) осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность. 2. Удостоверяющий центр обязан: 1) информировать в письменной форме заявителей об условиях и о порядке использования электронных подписей и средств электронной подписи, о рисках, связанных с использованием электронных подписей, и о мерах, необходимых для обеспечения безопасности электронных подписей и их проверки; 2) обеспечивать актуальность информации, содержащейся в реестре сертификатов, и ее защиту от неправомерного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, иных неправомерных действий; 3) предоставлять безвозмездно любому лицу по его обращению в соответствии с установленным порядком доступа к реестру сертификатов информацию, содержащуюся в реестре сертификатов, в том числе информацию об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи; 4) обеспечивать конфиденциальность созданных удостоверяющим центром ключей электронных подписей. 3. Удостоверяющий центр в соответствии с законодательством Российской Федерации несет ответственность за вред, причиненный третьим лицам в результате: 1) неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром; 2) неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом. 4. Удостоверяющий центр вправе наделить третьих лиц (далее - доверенные лица) полномочиями по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей от имени удостоверяющего центра, подписываемых электронной подписью, основанной на сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном доверенному лицу этим удостоверяющим центром. 5. Удостоверяющий центр, указанный в части 4 настоящей статьи, по отношению к доверенным лицам является головным удостоверяющим центром и выполняет следующие функции: 1) осуществляет проверку электронных подписей, ключи проверки которых указаны в выданных доверенными лицами сертификатах ключей проверки электронных подписей; 2) обеспечивает электронное взаимодействие доверенных лиц между собой, а также доверенных лиц с удостоверяющим центром. 6. Информация, внесенная в реестр сертификатов, подлежит хранению в течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра без перехода его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты прекращения деятельности этого удостоверяющего центра. В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть уничтожена. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра с переходом его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты передачи своих функций. В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть передана лицу, к которому перешли функции удостоверяющего центра, прекратившего свою деятельность. 7. Порядок реализации функций удостоверяющего центра, осуществления его прав и исполнения обязанностей, определенных настоящей статьей, устанавливается удостоверяющим центром самостоятельно, если иное не установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. 8. Договор об оказании услуг удостоверяющим центром, осуществляющим свою деятельность в отношении неограниченного круга лиц с использованием информационной системы общего пользования, является публичным договором. Статья 14. Сертификат ключа проверки электронной подписи 1. Удостоверяющий центр осуществляет создание и выдачу сертификата ключа проверки электронной подписи на основании соглашения между удостоверяющим центром и заявителем. 2. Сертификат ключа проверки электронной подписи должен содержать следующую информацию: 1) даты начала и окончания срока его действия; 2) фамилия, имя и отчество (если имеется) - для физических лиц, наименование и место нахождения - для юридических лиц или иная информация, позволяющая идентифицировать владельца сертификата ключа проверки электронной подписи; 3) ключ проверки электронной подписи; 4) наименование используемого средства электронной подписи и (или) стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи; 5) наименование удостоверяющего центра, который выдал сертификат ключа проверки электронной подписи; 6) иная информация, предусмотренная частью 2 статьи 17 настоящего Федерального закона, - для квалифицированного сертификата. 3. В случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Допускается не указывать в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи физическое лицо, действующее от имени юридического лица, в сертификате ключа проверки электронной подписи, используемом для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Владельцем такого сертификата ключа проверки электронной подписи признается юридическое лицо, информация о котором содержится в таком сертификате. 4. Удостоверяющий центр вправе выдавать сертификаты ключей проверки электронных подписей как в форме электронных документов, так и в форме документов на бумажном носителе. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи, выданного в форме электронного документа, вправе получить также копию сертификата ключа проверки электронной подписи на бумажном носителе, заверенную удостоверяющим центром. 5. Сертификат ключа проверки электронной подписи действует с момента его выдачи, если иная дата начала действия такого сертификата не указана в самом сертификате ключа проверки электронной подписи. Информация о сертификате ключа проверки электронной подписи должна быть внесена удостоверяющим центром в реестр сертификатов не позднее указанной в нем даты начала действия такого сертификата. 6. Сертификат ключа проверки электронной подписи прекращает свое действие: 1) в связи с истечением установленного срока его действия; 2) на основании заявления владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, подаваемого в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа; 3) в случае прекращения деятельности удостоверяющего центра без перехода его функций другим лицам; 4) в иных случаях, установленных настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи. 7. Информация о прекращении действия сертификата ключа проверки электронной подписи должна быть внесена удостоверяющим центром в реестр сертификатов в течение одного рабочего дня со дня наступления обстоятельств, повлекших за собой прекращение действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Действие сертификата ключа проверки электронной подписи прекращается с момента внесения записи об этом в реестр сертификатов. 8. В течение не более чем одного рабочего дня удостоверяющий центр аннулирует сертификат ключа проверки электронной подписи путем внесения записи о его аннулировании в реестр сертификатов по решению суда, вступившему в законную силу, в частности если решением суда установлено, что сертификат ключа проверки электронной подписи содержит недостоверную информацию. 9. Использование аннулированного сертификата ключа проверки электронной подписи не влечет юридических последствий, за исключением тех, которые связаны с его аннулированием. До внесения в реестр сертификатов информации об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи удостоверяющий центр обязан уведомить владельца сертификата ключа проверки электронной подписи об аннулировании его сертификата ключа проверки электронной подписи путем направления документа на бумажном носителе или электронного документа. 18.2 Правовое регулирование работы с личными документами Трудовой кодекс РФ, гл. 14 Защита персональных данных работника Статья 85. Понятие персональных данных работника. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Обработка персональных данных – получение, хранение, использование персональных данных. Статья 86. Общие требования. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работники должны быть ознакомлены под расписку с порядком обработки персональных данных. Статья 88. Передача персональных данных. Требования к работодателю: - не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предотвращения угроз жизни работника или других случаях, предусмотренных законом; - разрешать доступ к персональным данным работника только специально уполномоченным лицам; - не должен запрашивать информацию о состоянии о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к выполнению трудовых функций. Статья 89. Права работников. - Получение полной информации об их персональных данных и их обработке; - свободный бесплатный доступ к своим персональным данным и получение копий, за исключением случаев, представленных Федеральным законом; - работник имеет право на определение своих представителей к своим персональным данным. Работники, работодатели и их представители должны совместно выработать меры защиты персональных данных работников. Как минимум, личные дела работников должны храниться в сейфах. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ Глава 10 раздел 3 Трудовой договор Статья 56. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим кодексом, законодательством и иными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, содержащими нормы трудового договора, своевременно выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять предусмотренную соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Статья 57. Содержание трудового договора. В трудовом договоре указываются: - фамилия, имя, отчество и наименование работодателя (ф.и.о. физического лица); - место работы с указанием структурного подразделения; - дата начала работы; - наименование должности, специальности, профессии, в соответствии со штатным расписанием, или конкретная трудовая функция в соответствии с федеральным законом, с выполнением работ по определенной специальности или профессии; - если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям или специальностям, связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках, утверждаемых Правительством РФ; - права и обязанности работника и работодателя; - характеристики условий труда; - компенсации и льготы работникам за работу во вредных и(или) опасных условиях; - режим труда и отдыха (отдельно можно не оговаривать, если он не отличается от всех условий, принятых на предприятии); - размер оплаты труда (тарифная ставка, доплаты, надбавки); - виды и условия социального страхования; - условия испытательного срока; - допуск к охраняемой законом тайне; - обязательство отработать не менее установленного в договоре срока. Условия в договоре могут быть изменены только в письменной форме с согласия двух сторон. Статья 58. Срок трудового договора. Трудовые договора заключаются: - на неопределенный срок; - на определенный срок (не более 5 лет) – срочный трудовой договор. Если в договоре не оговорен срок его действия, но он считается заключенным на неопределенный срок. Если ни одна из сторон не потребовала расторжения договора после окончания срока, а работник продолжает работу, то этот договор считается договором на неопределенный срок. Срочный договор заключается: - на время выполнения обязанностей отсутствующего работника; - на время выполнения сезонных работ; - на время выполнения временных (до 2-х месяцев) работ; - с лицами, поступившими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера; - для проведения срочных работ по предотвращению аварий, несчастных случаев; - с лицами, направляемыми на работу за границу; - с лицами, поступившими на работу с заведомо определенной функцией; - для выполнения работ, связанных со стажировкой; - с лицами, обучающимися по очной форме обучения; - с лицами, поступившими на работу по совместительству; - с поступившими на работу пенсионерами по возрасту; - с творческими работниками. Статья 61. Вступление трудового договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено федеральными законами, либо со дня фактического допущения работника к работе. Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой. По письменному заявлению работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате и др.). Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.