Организация работы отделов рекламы и связей с общественностью

Организация работы отделов рекламы и связей с общественностью Какие ожидания у вас от этого курса/предмета? (4-5 ответов) Что предполагает работа на этом курсе? Из практического опыта есть одно наблюдение – большинство выпускников ВУЗов по направлению подготовки «Реклама и связи с общественностью» за период обучения так и не успевают сформировать представление, а где же они будут работать по окончании ВУЗа и что конкретно придется им делать. Изучая этот курс – мы рассмотрим возможное место вашей работы и поговорим о некоторых аспектах работы предполагаемых в будущем Попробуем сформировать представление, чем же вы там будете заниматься каждый день, приходя на работу. У нас очень короткий курс и успеть нам нужно много. План занятия: 1. Организационная структура отдела рекламы и связей с общественностью, 2. Процесс организации работы отдела, 3. Основные задачи отдела, 4. Основные направления работы отдела, 5. Комплексные задачи работы вовне и внутри структуры организации, 6. Основные функции отдела, 7. Содержание работы отдела. Допуск к итоговой аттестации будем в в письменной форме на основе вопросов пункта 7 плана занятий. Необходимо дать полное описание раскрывающее 30 понятий, о которым мы сегодня будем говорить. Итоговая аттестация будет письменная на 1-1,5 часа (несколько вопросов по сегодняшней лекции и кейс). Рекомендуемая литература: 1. Измайлова М.А. Психология рекламной деятельности: Практическое пособие / М.: Дашков и Ко, 2009. – 240 с. 2. Колеснёва Е.П. Рекламная деятельность: учеб. пособие / Минск: Тетра-Системс, 2009. – 256 с. 3. Овчинникова Н.Н. Рекламное дело : учеб. пособие / М.: Дашков и Ко, 2009. – 368 с. 4. Чумиков А.Н., Бочаров Н.П. связи с общественностью: теория и практика/ М.:Дело, 2006. – 552 с. Организационная структура отдела рекламы и связей с общественностью Какими бы профессионалами ни были специалисты со стороны, но они в любом случае не могут быть достаточно компетентны в особенностях чужого бизнеса и его продукта, поэтому серьезные компании/организации создают внутри организации отдел рекламы (во многих коммерческих структурах часто соединяют с PR-отделом). Процесс организации работы подразделения состоит из двух основных направлений: 1. разработка и реализация стратегии публичного аспекта деятельности компании 2. информирование о продуктах кампании и повышение лояльности к бренду Эффективной эта детальность будет, если руководство понимает важность создания долгосрочных отношений компании с обществом на основе той информации, которую общественность будет получать о ее продуктах и деятельности. И в первую очередь это касается первых лиц, потому что общественная репутация организации во многом зависит от поведения высшего руководства компании. Между руководством компании начальником отдела должны сложиться доверительные отношения: • важное условие близость и доступность руководства, что повышает уровень информированности и оперативный доступ к информации необходимой для принятия решений; • организационные изменения должны обсуждаться до их внедрения, а не после; • отдел обязан принимать участие не только в плановом процессе, но и в решении нештатных ситуаций (т.е. управление общественным мнением по факту результатов и последствий). К числу несомненных достоинств отдела рекламы и связей с общественностью является тот факт, что его сотрудники являются одними из самых осведомленных людей в компании. Они владеют информацией из первых рук: • хорошо знают повседневную деятельность компании, • производственную и технологическую специфику, • сильные и слабые стороны выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, • прекрасно ориентируются в сложной внутрикорпоративной системе принятия решений (и реальной мотивации их принятия) • и имеют прямой выход на руководство компании, часто входя в узкий круг топ-менеджеров (совет директоров, правление), принимающих все стратегические решения. Основной задачей подразделения является • участие в формировании и поддержка общекорпоративной стратегии и тактики, информационной политики, • создание привлекательного имиджа и устойчивой позитивной репутации организации, • формирование круга «друзей» среди известных , авторитетных и влиятельных политиков, учёных, деятелей искусств, культуры, образования, • регулирование уровня информированности о продуктах организации и ее деятельности, • обеспечение лидирующих позиций в конкурентной борьбе, • создание определенного психологического климата в самой организации, гармонизация внутрифирменных отношений, • планирование предотвращения и разрешения кризисных ситуаций (требует знания потенциальной опасности и наличие планов её ликвидации) При этом важно поддерживать постоянный двухсторонний контакт с «внешней» и «внутренней» общественностью». Классики теории рекламы и PR выделяют два основных направления работы отделов: 1. Работа с внешней общественностью. Выстраивание отношений с целевыми аудиториями клиентов, партнерами, инвесторами, журналистами, правительств. кругами и т. п. 2. Работа с внутренней общественностью. Включает в себя всех работающих в компании и направлена на формирование определенной корпоративной культуры. Комплексными задачами  подразделения в коммерческой структуре являются: Внутри структуры: • Исследование общественного мнения в коллективе и установление атмосферы содружества; • Организация корпоративных коммуникаций в целях создания культуры, единого стиля и социальной ответственности; • Профилактика конфликтов, снижение текучести кадров; • Подготовка выступлений руководства; • Вручение премий, наград; • Разработка рекомендаций по формированию имиджа. Вне структуры: • Исследования общественного мнения по направлениям деятельности компании, её лидерах, реакции общественности на проводимые акции и предпринимаемые действия; • Постоянная поддержка доверия к компании и "раскрутка" бренда; • Организация эффективных коммуникаций с целевыми аудиториями; • Разработка модели антикризисного управления; • Установление доверительных контактов с институтами СМИ – прессой, радио, ТВ; • Организация креативной деятельности. Численность полноценного отдела минимум от 6 человек: руководитель, менеджер по web направлению, менеджер по СМИ, менеджер по корпоративной сувенирной продукции, менеджер по event, копиррайтер. Или по характеру решаемых задач могут выделяться следующие PR-подразделения: сбора и анализа информации; мониторинг публикаций; web, подготовки специальных мероприятий и PR; подготовки рекламных кампаний и отдельных рекламных акций, event; взаимодействия со СМИ и т. д. В связи с тем, что любая коммуникация имеет двустороннюю направленность, то всю деятельность работников отдела можно свести к выполнению двух основных функций: а) функции сбора и анализа информации (работа на входе): 1. исследование общественного мнения, анализ статистических данных, обобщение результатов социологических, психологических, экономических и других исследований и обработка любой другой «первичной» (полученной в ходе самостоятельно проведенных опросов, наблюдений, анкетирований и т. д.) и «вторичной» (собранной кем-то другим для аналогичных целей) информации; 2. анализ юридических, экономических и других документов; 3. сбор публикаций в прессе по важным для организации вопросам; 4. контакты с журналистами, представителями органов управления, инвесторами, социальными группами, обществ. движениями и т. д.; 5. изучение конкретных целевых групп, составление «коллективного портрета» каждой аудитории; 6. подготовка аналитических записок и рекомендаций руководству организации; б) функции распространения информации (работа на выходе): 1. подготовка информационных материалов (брошюр, статей, пресс-релизов и т. д.) для прессы, органов управления, инвесторов, сотрудников, клиентов и пр.; 2. информирование общественности о целях и проблемах организации на пресс-конференциях, в СМИ, в почтовой корресп. т. п.; 3. совершенствование отношений с потребителями (участие в создании и размещении рекламы и продвижении товаров на рынок, организация специальных мероприятий и др.); 4. информационное воздействие на депутатов и органы исполнительной власти для принятия более совершенных законов и решений. Содержание деятельности отдела рекламы и связей с общественностью: 1. копирайтинг (написание текстов), сбор информации и разработка контента, 2. спичрайтинг, 3. написание текста презентаций, дизайн и вёрстка, 4. написание текстов писем для прямой почтовой рассылки и поздравительных открыток, 5. связь с государственными органами, 6. связь с партнерами и клиентами, 7. разработка и проведение рекламных и PR кампаний, 8. оценка эффективности рекламных кампаний, 9. связь с населением, 10. спонсорская и благотворительная деятельность, 11. организация пресс-мероприятий, 12. налаживание отношений со СМИ и журналистами, 13. формирование и ведение баз медийных партнёров, поставщиков, outsourcing 14. SMM, 15. поддержка web ресурсов, 16. прием гостей, 17. подготовка и проведение экскурсий, 18. организация, проведение или участие в конференциях, 19. участие в выставках, 20. Event продуктовый, 21. Организация специальных событий ( день рождения организации, день открытых дверей, корпоративные праздники и юбилеи, процедуры награждения и др.) 22. Team building 23. внутрикорпоративные коммуникации, 24. творческое направление: разработка идей и концепций, дизайн, 25. исследования, 26. создание концепций интервью, 27. выпуск/закупка полиграфических материалов (разработка контента, дизайн, вёрстка, составление брифа и ТЗ), 28. закупка сувенирной продукции (подбор носителей, поставщиков, составление брифа и ТЗ), 29. управление и администрирование, 30. консультирование и обучение Пример кейса: