Организация делопроизводства

САНКТ-­‐ПЕТЕРБУРГСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ     ГОСУДАРСТВЕННОЙ  ПРОТИВОПОЖАРНОЙ  СЛУЖБЫ  МЧС  РОССИИ                       Курс  лекций     ОРГАНИЗАЦИЯ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА                         Санкт-­‐Петербург   2012     ОГЛАВЛЕНИЕ 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 3.1. 3.2. 3.3. 4.1. 4.2. 4.3. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.   Введение Глава 1. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В РОССИИ Предмет, задачи и структура дисциплины. Становление делопроизводства в России Нормативно-правовые основы документационного обеспечения управления в России Типология служебных документов Унификация и стандартизация управленческих документов Глава 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Общие нормы и правила оформления документов Бланк документа Требования к тексту управленческих документов Язык и стиль документов Служебная корреспонденция Приказ и служебное письмо Глава 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Организационные документы Распорядительные документы Особенности оформления организационно-распорядительных документов в МЧС и пожарной охране России Глава 4. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ И СПРАВОЧНОАНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ Справочно-информационные документы Справочно-аналитические документы Документирование коллегиальной деятельности Глава 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН Основы организации работы по обращениям граждан. Виды обращений Письменные обращения граждан Личный прием Контроль исполнения писем и информирование граждан Обращения и запросы особого контроля Работа с обращениями граждан в организациях МЧС Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Понятие, структура и объем документооборота Прием, обработка и распределение документов Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков Контроль за исполнением документов 4 5 5 9 13 19 21 35 35 37 39 46 63 69 92 92 98 102 109 109 114 118 123 123 126 128 129 132 133 135 135 139 141 146 2     6.5. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8 Особенности организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения Глава 7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СИСТЕМЕ МЧС Общие положения Прием и регистрация поступающей корреспонденции Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов Общие требования к оформлению документов Особенности  подготовки  и  оформления  отдельных  видов  документов Работа с обращениями граждан Контроль за исполнением служебных документов Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 7.9. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ 7.10 Изготовление и использование печатей и штампов 7.11 Организация работы с документами в делопроизводстве 7.12. Передача документов Глава 8. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 8.1. Общие положения и основные понятия 8.2. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти 8.3. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти 8.4. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти 8.5. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти   155 159 159 164 168 170 184 205 206 208 212 213 213 227 230 231 232 234 235 237 3     ВВЕДЕНИЕ Основная цель данного учебного пособия: сформировать у обучаемых понимание роли документов в сфере права, управления, в экономике, в социальных процессах, системное представление об особенностях составления и оформления различных видов и разновидностей документов: сформировать представления о рациональных подходах к организации документационного обеспечения управления, культуре работы с документами в интересах решения организационно-управленческих проблем Государственной противопожарной службы; ознакомить с основными документами, регламентирующими организацию и осуществление документационного обеспечения управления как в системе МЧС, так и в федеральных органах исполнительной власти. Для этого в учебном пособии обобщены наиболее полезные, по мнению автора, достижения мирового и российского опыта документационного обеспечения управленческой деятельности, которые в наибольшей степени соответствуют специфике управленческой деятельности в области управления обеспечением пожарной безопасности. Материал учебного пособия построена таким образом, чтобы он мог быть полезен не только при освоении его в аудиторных условиях, но и при самостоятельном изучении.   4     Глава 1. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В РОССИИ Документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. п. В то же время ДОУ может рассматриваться как один из видов обеспечения деятельности организации - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния и требует в свою очередь определенной организаторской (управленческой) деятельности руководителя. В этой главе раскрываются содержание дисциплины, основы становления делопроизводства в России и основные представления о документировании управленческой деятельности. 1.1. Предмет, задачи и структура дисциплины. Приступая к изучению дисциплины, прежде всего следует понять предмет, задачи и содержание дисциплины, ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами. Современный уровень развития общественного производства предъявляет новые повышенные требования к управлению организациями, что в свою очередь не может не отражаться на их деятельности и структурном содержании. Это закономерно привело к тому, что в настоящее время, и особенно в будущем продуктивно руководить производственно-хозяйственной и любой другой деятельностью организаций смогут только специалистыуправляющие, глубоко понимающие сущность и содержание документационного обеспечения управленческой деятельности, умеющие документально отражать свою деятельность. «Документационное обеспечение управления» является научной и учебной дисциплиной, которая изучает вопросы рациональной организации работы руководителя с документами. Она является общепрофессиональной дисциплиной, формирующей знания и умения выпускника. Целью преподавания дисциплины « является подготовка   5     специалистов, обладающих начальными навыками документационного обеспечения управления организацией Эта цель достигается решением задачи формирования у обучаемых четких представлений о теории и практике документирования управленческой деятельности путем изучения сущности и содержания документационного обеспечения управленческой деятельности, современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению служебных документов, организации их движения, учета и хранения. Главная задача решается путем решения частных задач, составляющих содержание курса: -формирование понимания роли документов в сфере права, управления, в экономике, в социальных процессах; -вскрытие взаимосвязи информации и документа; -формирование у обучаемых системного представления об особенностях составления и оформления различных видов и разновидностей документов; -формирование у обучаемых представлений о рациональных подходах к организации документационного обеспечения управления, культуре работы с документами. Главными направлениями изучения курса, на которые следует обратить особое внимание, являются следующие: -современные проблемы документационного обеспечения управления; -документоведческая терминология; -способы, средства документирования; -типы носителей информации, их классификация; функции, структура документа; -состав реквизитов и правила их оформления; характеристика требований к оформлению документов различных систем документации; унификация и стандартизация документов в условиях перехода к автоматизированным информационным технологиям; -организация контроля за сроками исполнения их хранения; подготовка дел к передаче в архив; -особенности работы с документами ограниченного доступа, с жалобами, предложениями, заявлениями граждан. Программа дисциплины предназначена для слушателей, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление» – 080504.65 специализации «Управление пожарной безопасностью» очной и заочной формам обучения, а также для слушателей послевузовского образования. В настоящее время деятельность, обеспечивающая документирование управленческой информации и организацию работы с   6     документами согласно ГОСТ Р 51141-98 официально именуют терминамисинонимами: документационное обеспечение управления (ДОУ) и делопроизводство. Появление термина «документационное обеспечение управления» обусловлено внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В дальнейшем изложении материала будет применяться термин документационное обеспечение управления как более современный. Документирование (от лат. documentum - доказательство) – процесс своевременного и правильного создания документов. Государственный стандарт определяет документирование – как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Широко используемые в настоящее время компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами. В большинстве случаев документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Его содержанием является получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка для сдачи в архив, уничтожение документов. Документооборот в соответствии с Госстандартом - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят: -прием и первичная обработка документов; -предварительное рассмотрение документов, их распределение и регистрация; -информационно-справочная работа; -исполнение документов, контроль исполнения и отправка; -систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. Управленческая деятельность базируется на информации. Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация   7     может быть различных видов, важнейшей из которых является социальноэкономическая, на практике более известная как управленческая информация. Управленческая информация определяется как совокупность сведений о процессах оперативной, производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью и должна отвечать таким требованиям, как полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия. Управленческая информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». К управленческой информации предъявляются. Документ – согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» и Госстандарту на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для более полной характеристики термина «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. К реквизитам документа относятся наименование документа, автор, адресат, текст, дата, подпись и пр. Различным документам соответствуют разные наборы реквизитов. Официальные документы – документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Документ фиксирует информацию и придает ей юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Для управленческой деятельности юридическая сила документа чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживается от нее.   8     К наиболее юридически значимым реквизитам относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Степень подлинности документа – это в управленческой практике разделение документов на черновые, беловые, подлинники и копии. Система документации – это совокупность определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. 1.2. Становление делопроизводства в России. То, что мы сейчас называем документационным обеспечением управления (делопроизводством), имеет глубокие исторические корни. В течение длительного времени, без преувеличения – на протяжении веков, сложилось следующее понимание его содержания: -документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей; -организация и технология работы с документами в учреждениях, на предприятиях, фирмах, именуемые термином «документооборот»; -хранение документов после завершения работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином «архивное дело». Становление российского ДОУ от стихийного зарождения деловой переписки («вершения дел») до появления той или иной системы работы с документами (делопроизводства в различных его формах) тесно увязывается с преобразованиями в области государственного устройства, реформирования системы и аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающимися в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три крупных периода, каждый из которых в свою очередь подразделяется на следующие этапы. Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917г.): -от появления первых документов до появления приказного делопроизводства включительно (X-XVII вв.); -коллежское делопроизводство (XVIII в.); -министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX-нач. XX в.). Делопроизводство в СССР (1917-1991гг.): -от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до   9     Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); -от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления (ДОУ). Современное российское документационное обеспечение управления (делопроизводство). Приказное делопроизводство Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами – центральными исполнительными органами государственной власти, охватывавшими все стороны жизни государства. Приказы выступали в качестве ведомственных учреждений. Например, Посольский приказ ведал вопросами внешних сношений. Поместный приказ занимался земельными делами, Разрядный приказ осуществлял руководство военными делами государства и др. Приказы также выступали в качестве сословных (Холопий приказ, Казачий приказ и пр.), территориальных (Сибирский приказ, Малороссийский приказ) и хозяйственных учреждений (приказ Большого дворца, Конюшенный приказ). Создание приказов способствовало и целенаправленной деятельности по организации борьбы с пожарами. Отдельные вопросы обеспечения пожарной безопасности отражались в 8 приказах, в частности Поместном, Разбойном, Судебном, Земском, Челобитном, Стрелецком. В приказах (их насчитывалось до 70) происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности и устанавливается единый процесс создания и прохождения документов, формируется слой служивых людей – профессиональные чиновники, которые стали профессионально заниматься документированием управления по установленным правилам. Во главе приказа стоял судья. В его подчинении были дьяки, заместители судьи – товарищи. Таким образом, система государственного управления, сложившаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказного делопроизводства с ее обширным бумажным «деловедением» - делопроизводством. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их движения как внутри приказа, так и между приказами. В делопроизводстве постепенно сформировались виды управленческих документов (грамоты, памяти, отписки и пр.), сложилась определенная система регистрации документов, основы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось архивное дело. В этот период появились и начали складываться системы военной,   10     дипломатической и бухгалтерской документации. Коллежское делопроизводство Новый этап становления российского делопроизводства связывают с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. В результате реформ в области государственного управления 1717 – 1720 гг. была создана новая система государственных учреждений: в центре – Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Коммерц-коллегия, Вотчинная, Камер-Коллегия, Штабс-контор Коллегия, Ревизион-Коллегия, Юстиц-Коллегия, Манафактур-Коллегия, Берг-Коллегия, Главный магистрат), заменивших собой свыше полусотни приказов. На местах - губернаторы, воеводы, магистраты и другие органы власти. Сформировавшаяся под влиянием преобразований государственного аппарата управления система делопроизводства получила название коллежской – каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Так, например, в ведении Главного магистрата, Вотчинной, Военной и Юстиц-коллегий находилось решение отдельных организационных вопросов в области обеспечения пожарной безопасности. Характерной чертой новой системы управления была коллегиальность в принятии решений. Законодательную базу деятельности коллегий составил «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720г. Этот регламент стал основой организации государственного аппарата. В нем обстоятельно раскрываются структура и функции канцелярии, обязанности ее управляющего. Генеральным регламентом также были особо четко оговорены процессы регистрации входящих и исходящих документов, определен порядок сдачи в архив законченных производством дел, введено само понятие архива и установлена должность архивариуса. Особую ценность регламент приобрел в результате включения в его содержание порядка осуществления контроля за исполнением документов, который возлагался на прокурора коллегии и установления типовых сроков исполнения отдельных видов документов. Особое внимание уделялось исполнению указов государя: их несвоевременное исполнение каралось строго, в отдельных случаях – смертной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В это же время появились многие новые термины и названия документов, которые применяются и в наше время: указы, регламенты, архив, архивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо - челобитная), инспектор,   11     администратор и др. Хотя реформы Петра I и были важным этапом в совершенствовании управления государством, но они не были полными, затронув только центральный уровень управления. Завершила реформу учреждений и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав Закон от 7 ноября 1775г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах, упорядочивший переписку учреждений разного уровня. Число коллегий было сокращено до 3-х. В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, характеризующуюся высоким уровнем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское делопроизводство заложило основы, на которых развивалось российское делопроизводство в последующие полтора столетия. Министерское (исполнительное) делопроизводство В начале XIX в. (1801-1811гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, одним из направлений которых была замена коллегий на министерства. Министерское управление как более гибкое и оперативное, законодательно было закреплено Манифестом от 25 июня 1811г. «Общее учреждение министерств». С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры органов управления государством и сказалось на делопроизводственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917г.) получила название министерской. Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответствен каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих должностных обязанностей. Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно упомянутому Манифесту были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам. В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке - документооборот), включая и архивное   12     хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям: 1). В порядке ли дела содержатся. 2). Верно ли составляются им заглавия. 3). Нет ли медленности в делопроизводстве. 4). Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности. В 1917 г. в результате Октябрьской социалистической революции произошли коренные изменения в государственном устройстве России, потребовавшие значительных усилий, чтобы делопроизводство стало неотъемлемой частью управления государством и обществом. 1.3.Нормативно-правовые основы документационного обеспечения управления в России. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативнометодической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: - правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; - организовать документооборот; -обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов,   13     регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: -правила оформления документов; -правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; -работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; -юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-методическую делопроизводства составляют: -законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; -указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; -нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера; -правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; -государственные стандарты на документы; -общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; -унифицированные системы документации; -нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; -нормативные документы по организации архивного хранения документов; -законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней указано: «Каждый имеет право   14     свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…». Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе от 27 июля 2006г. №149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Этим законом, в частности: -установлен ряд основополагающих положений по документированию информации; -сформулирована необходимая терминология (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.); -определены принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде его статей установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Другими законодательными актами РФ (Законы: от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 1 декабря 2007 года); от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 26 марта 2008 года); от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и о защите информации»; от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 8 ноября 2007 года); от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 24 июля 2007 года); от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13 мая 2008 года); от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»; от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», «О бухгалтерском учете», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) установлены нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов.   15     Нормативным актом, имеющим первостепенное значение для организации документационного обеспечения управления является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Это наиболее полный общеотраслевой нормативный акт, регламентирующий работу с деловыми документами. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, учреждениях и общественных организациях. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, Рунет, Интранет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.) Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, Рунета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т. д. К группе документов, регламентирующих документационное обеспечение управления следует отнести также постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» и др. Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденная Росархивом 06.06.1992г. и состоящая из следующих разделов: 1. Общие положения. 2. Документация министерства. 3. Правила подготовки и оформления документов. 4. Поисковые системы по документам. 5. Контроль исполнения документов. 6. Работа исполнителей с документами. 7. Составление номенклатуры дел. 8. Формирование дел. 9. Экспертиза ценности документов.   16     10. Оформление дел. 11. Составление описей дел. 12. Оперативное хранение документов и дел. Термины и определения в предметной области «Делопроизводство» законодательно определены в документе «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета РФ по стандартам и метрологии (Госстандарта РФ) от 27.02.1998г. № 28 и введенном в действие 01.01.1999г. Для оформления документов используется государственный стандарт РФ – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и введенный в действие с 01.07.2003г. взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. №1 от 2001г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001г. № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: - состав реквизитов документов; - требования к оформлению реквизитов документов; - требования к бланкам и оформлению документов; - требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации. Существуют и другие ГОСТы, используемые для оформления документов. Кроме ГОСТов в предметной области «Делопроизводство» используются другие стандарты, в том числе соответствующие классификаторы: 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления (АСУ), видах деятельности, экономических и социальных показателях. 2. Классификаторы информации об организационных структурах. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах. Важное значение имеет представление о внутриведомственной и внутриорганизационной нормативно-методической базе ДОУ. Такие свои, внутренние, формы документов организации разрабатывают с учетом своей специфики своего делопроизводства в конкретных условиях, на основе уже приводившейся выше Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Более всего это относится к организациям, имеющим развитую иерархическую и территориально-распределенную структуру управления, работающие в различных отраслях производства,   17     имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании. В полной мере это относится к организациям в системе МЧС РФ и пожарной охраны России в частности. Так основным регламентирующим документов в области ДОУ в системе МЧС РФ в настоящее время является Инструкция по делопроизводству в региональных центрах по делам ГО, ЧС и ликвидации последствий стихийных бедствий в органах, специально уполномоченных решать задачи ГО, задачи по предупреждению и ликвидации ЧС, в составе или при органах исполнительной власти субъектов РФ и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск ГО, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС РФ, введенной в действие приказом МЧС РФ от 7 марта 2003г. № 120. Внутриорганизационная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной организации. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации организации, требования к формам используемых в ней документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников. Так, в Академии ГПС МЧС РФ существуют свои методические рекомендации по разработке внутриакадемических документов – учебно-методические, кадровые, редакционно-издательские и пр. В завершение темы следует отметить, что работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач всех видов учета и отчетности, кадровое обеспечение и пр. В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий и предоставляемых услуг,   18     в том числе и в сфере обеспечения пожарной безопасности, расширения международных специальных, экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением существенно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления в организациях и на предприятиях специальных инструкций по документационному обеспечению управленческой деятельности, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников. Поскольку документирование управленческой деятельности является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации. Это возможно только при умении правильно составлять документы и работать с ними, использовать возможности персональной оргтехники, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением высокоэффективной работы руководителя. 1.4. Типология служебных документов. Все документы, которые создаются в учреждениях, отражают работу административно-управленческого аппарата. В системе ГПС МЧС РФ они классифицируются по следующим признакам. По видам деятельности: - организационные (организационно-правовые и организационнораспоря-дительные; справочные (справочно-информационные и справочноаналитические); - по организации деятельности органов ГПН; - по организации оперативной деятельности; - по организации финансово-экономического обеспечения; - по организации материально-технического обеспечения; - кадровые (документы по личному составу организации); - юридические. В этой группе основную управленческую нагрузку несут организационно-распорядительные документы. По происхождению: служебные и личные. Служебные документы отражают деятельность учреждения. Личные документы – документы, отражающие личное отношение к адресату в рамках деловых взаимоотношений. По месту составления: внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые внутри организации (внутриорганизационные). Внешние – документы, поступившие из других организаций (из внешней среды).   19     По содержанию: простые и сложные. Простые – документы, отражающие действия по одному вопросу. Сложные - отражающие два и более вопросов. По срочности исполнения: весьма срочные, срочные и несрочные. Обычно срочность и очередность обычно определяются внутренним регламентом организации и указывается в резолюции или на документе определенными установленными символами. «Весьма срочно» и «срочно» означают незамедлительность исполнения. С несрочными документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят. По степени закрытости: секретные, для служебного пользования, несекретные. Работу с секретными документами ведут работу сотрудники, имеющие соответствующий допуск. Документы для служебного пользования (ДСП) являются несекретными, но огласка их содержания за пределами организации не допускается. Несекретные документы не ограничиваются в допуске, вплоть до публикования в открытой печати. По форме документы могут быть индивидуальными, типовыми или трафаретными. Индивидуальными называются документы разового исполнения, разработанные по уникальной форме. Типовые (формализованные) документы отражают стандартные производственные, управленческие и другие ситуации и разрабатываются по установленной (типовой) форме (документы для аппаратов УГПС, ОГПС, органов ГПН и др.) Трафаретные (формализованные) – у которых часть текста отпечатана, а часть заполняется от руки (например, некоторые документы ГПН, командировочные удостоверения и др.). По способу исполнения: письменные (от руки, типографские, исполненные на оргтехнике), графические (рисунки, схемы, диаграммы и пр.), фотокинодокументы, фонодокументы. Письменные документы в общем документообороте составляют до 90% всех документов. Графические документы имеют очень важное значение. Они наглядны и позволяют эффективно проводить анализ оперативной обстановки с пожарами, деятельности пожарной охраны, в процессе организации пожарной защиты и пр. Фотокинодокументы позволяют с большой точностью и наглядностью зафиксировать объекты и процессы как в статике, так и в динамике. Они с успехом используются в процессе изучения и исследования пожаров, анализа боевой деятельности подразделений и пр.   20     Фонодокументы фиксируют вызовы пожарных подразделений, переговоры руководителей пожаротушения с командным пунктом (ЦППС) и др. По назначению могут быть подлинники, копии, выписки, дубликаты. По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными. В свою очередь подлинные документы могут быть действительными или недействительными. По степени обязательности: директивные и информационные. Кроме того, документы могут классифицироваться: -по срокам хранения (постоянного, временного - до 10 лет и долговременного-более 10 лет хранения); -по стадиям создания – черновик (документ в предварительном исполнении), проект (подготовленный к утверждению или подписи вариант документа), оригинал (подписанный или утвержденный, получивший юридическую силу проект). Документ может быть размножен в виде копий – точных воспроизведений подлинника с пометкой «Копия» (обычно в правом верхнем углу). Копии могут быть заверенными: для внешнего обращения – нотариально, загсом или др. юридическим органами; для внутреннего обращения – отделом кадров, руководителем организации или его заместителем. Иногда достаточно воспроизведения не всего документа, а лишь части его. В этом случае он оформляется как выписка, например из протокола, приказа и пр. Разновидностью копии является дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. При соответствующем оформлении он обладает силой подлинника. Например, диплом об окончании учебного заведения, удостоверение личности, водительское удостоверение и пр. Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью осуществляется справочный учет документов. 1.5 Унификация и стандартизация управленческих документов (законы, ГОСТы и классификаторы на документы).   В условиях научно-технического прогресса произошло резкое увеличение объема информации. В этой связи нередко возникает неоправданное многообразие типов и видов управленческих документов одинакового функционального назначения. Так, в сфере обеспечения   21     пожарной безопасности России обращается более 2000 нормативных документов, содержащих свыше 150 тысяч требований в этой области. Кроме того, они имеют различный юридический статус, причем некоторые из них дублируют друг друга. Все это затрудняет их применение как со стороны собственников объектов противопожарной защиты, так и со стороны органов ГПС. Поэтому возникает острая необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов информации, обеспечивающих функции управления. Основное направление совершенствования документации – приведение к единообразию их состава и форм, унификация и стандартизация. Унификация управленческих документов В организационной и управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся же однотипных задач характерны разнообразие и повторяемость рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению и, как следствие этого, зачастую неоправданное разнообразие документов. И в большинстве случаев могут быть унифицированы и стандартизованы как технологии их решения, так и формы представления информации. Отсюда необходимость их унификации и стандартизации. Унификация и стандартизация управленческих документов – деятельность, направленная на повышение производительности управленческого труда путем создания базы юридически закрепленных единообразных по составу и формам управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Эта деятельность осуществляется по двум основным взаимосвязанным направлениям совершенствования документации, ведущих к снижению затрат на управленческие документы: унификация и стандартизация управленческих документов. Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение неоправданного многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначении, приведение к единообразию их состава и форм. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе, формах, структурах, языковых конструкциях и операциях по обработке, учету и хранению. управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.   22     Стандартизация заключается в разработке государственных стандартов на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задачи. В результате унификации из состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации. Табель и альбом форм документов составляют основу унифицированной системы документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. Понятие об этой системе будет дано в следующем подразделе этой лекции. Деятельность по унификации управленческих документов базируется на следующих принципах: -унификация от общего к частному (заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.); -единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления (обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений); -комплексность унификации (при ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения; кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств); -информативность (означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и   23     подтверждения юридической силы документа); -сокращение числа видов документов (достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники); -стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами); -сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; -экономичность (достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.). Табель форм документов (ТФД) представляет собой перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В ТФД включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется. В текущей деятельности организации ТФД выполняет роль справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Применение табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов, установить их единую классификацию в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов. Табель форм документов организации утверждает руководитель организации (Приложение 1). Наряду с разработкой ТФБ в организации целесообразно разработать Альбом форм документов (АФД), который должен содержать формы документов, включенных в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. Как правило, альбом разрабатывается как приложение к табелю форм документов организации. Поддержание ТФД и АФД в рабочем состоянии возлагается на службу делопроизводства (службу ДОУ). Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет, кадровая служба и пр.). Разработка ТФБ и АФБ начинается, как правило, сразу после разработки организационного проекта организации по мере формирования подразделений и групп должностных лиц. Обычно это осуществляется на четвертом этапе оргпроектирования, при определении порядка   24     функционирования системы управления, в рамках организации документооборота в целях наиболее полного и своевременного информационного процесса функционирования подразделений, органов управления и управления ими. При этом, в дальнейшем, табель не является чем-то застывшим, незыблемым. В текущей деятельности при необходимости он может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. д. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписания, согласования или утверждения документа. Таким образом, унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает: -разработку УСД (осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации); -внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД; -внедрение разработанных общероссийских классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ); -ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; -разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; -разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Унификация текстов может осуществляться тремя способами: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. Применяется для составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В форме трафарета могут быть созданы ряд приказов, заявлений, справок (Приложение 2). Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно-   25     распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные, объяснительные записки, листы согласования и др. (Приложение 3). Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. Так, в табличной форме в УСД по организационно-распорядительной документации (ОРД) могут быть представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы, справки и др. (Приложение 4). Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом работы по стандартизации. Стандартизация управленческих документов Стандартизация (в соответствии с законом Российской Федерации от 10 июня 1993г. «О стандартизации») – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: -безопасности продукции, работ и услуг, жизни и здоровья; -технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией; -экономии всех видов ресурсов; -безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; -обороноспособности и мобилизационной готовности страны. Стандартизация в области документационного обеспечения управленческой деятельности предполагает установление в этой области норм, правил и характеристик в целях обеспечения реализации государством народно-хозяйственных и оборонных задач. Значимость стандартизации документов в системе унификации и стандартизации управленческих документов заключается в том, что она является формой юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Таким образом, суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в   26     документационном обеспечении управления на добровольных началах. Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: -государственные стандарты (ГОСТ) Российской Федерации (стандарты, принятые Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) или Государственным комитетом Российской Федерации по жилищной и строительной политике (Госстрой России); -стандарты отраслей (стандарты, принятый государственным органом управления в пределах его компетенции); -стандарты предприятий (стандарты, утвержденные предприятием); -стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений (стандарты, принятые научно-техническими, инженерными обществами или другими общественными объединениями). -применяемые в установленном порядке международные стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации (стандарт, принятый международной организацией по стандартизации); -региональные стандарты (принятые региональной организацией по стандартизации); -межгосударственные (региональные) стандарты (стандарты, принятые Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации или Межгосударственной научно-технической комиссией по стандартизации, техническому нормированию и сертификации в строительстве); -национальный стандарт (стандарт, принятый национальным органом по стандартизации); -общероссийские классификаторы технико-экономической и   27     социальной информации; Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Эта система объединяет в себе следующие стандарты: ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки государственных стандартов; ГОСТ Р 1.4-93 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Общие положения; ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов; ГОСТ Р 1.8-95 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки и применения межгосударственных стандартов; ГОСТ Р 1.9-95 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок маркирования продукции и услуг знаком соответствия государственным стандартам; ГОСТ Р 1.10-95 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Порядок разработки, принятия, регистрации правил и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации и информации о них; ГОСТ 2.114-95 ЕСКД. Технические условия. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации н кодирования технико-экономической информации: ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации; ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца; ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.   28     ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970г.). На территории России перечисленные стандарты объединены в три категории: - государственные стандарты (ГОСТ); - отраслевые стандарты (ОСТ); - республиканские стандарты (РСТ). Так, деятельность в области обеспечения пожарной безопасности в России регламентируется особой группой нормативных документов. В эту группу входят федеральные законы, Указы Президента и постановления Правительства России, приказы МЧС РФ (всего - 15), межгосударственные стандарты (ГОСТы - 67), государственные стандарты (24), правила и нормы пожарной безопасности (ППБ и НПБ - 143), нормативные документы ГУВО МВД России (4), нормативные документы Госстроя России (СНиП и другие - 66), отраслевые и ведомственные нормативные документы по пожарной безопасности – (ВППБ, ППБ и другие – 12). В рамках унификации и стандартизации управленческих документов они сформированы в три группы: 1. Деятельность по предупреждению и тушению пожаров. 2. Производство работ по монтажу, ремонту и обслуживанию средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений. 3. Эксплуатация пожароопасных производственных объектов. Таким образом, цель унификации и стандартизации управленческих документов как деятельности, заключается в создании таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: -термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; -организационные структуры организаций, учреждений и предприятий; -классификаторы управленческих функций; управленческая документация.   29     Документы давно стали объектами унификации н стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, обеспечивающих международный информационный обмен, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Международная организация стандартизации, Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий. Унифицированные системы документации Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основе создания унифицированных систем документации (УСД) лежит единообразие состава и формы управленческих документов: -унифицированная система организационно-распорядительной документации; -унифицированная система банковской документации; -унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; -унифицированная система отчетно-статистической документации; -унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; -унифицированная система документации по труду; -унифицированная система документации Пенсионного фонда   30     Российской Федерации; -унифицированная система внешнеторговой документации. Для документационного обеспечения управленческой деятельности разработан и введен в действие государственный стандарт Российской Федерации – ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003, входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Данная система одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88 и введена в действие приказом Главархива СССР от 25.05.1988г. N33. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ включает в себя: -основные положения;   31     -общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления: -общесоюзные – Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам; -отраслевые – министерствами и ведомствами СССР и союзных республик; -республиканские – Советами Министров союзных республик. ГСДОУ регламентирует порядок документирования управленческой деятельности. Так, определено, что документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.). ГСДОУ также устанавливает: Состав управленческих документов, полномочия различных уровней управления по изданию распорядительных документов; Порядок и содержание унификации и стандартизации управленческих документов; Порядок оформления управленческих документов (оформление обязательных и дополнительных реквизитов документа, оформление машиночитаемых документов и машинограмм, Порядок составления текстов управленческих документов Порядок организация работы с документами (организация документооборота, порядок обработки поступающих и отправляемых документов, передача документов внутри организации, учет количества документов, Правила регистрации и индексирования документов, оперативного хранения документов, составления номенклатур и формирования дел, контроля исполнения документов; Порядок подготовки документов к передаче в архивы, экспертизы ценности документов и оформления дел; Порядок механизации и автоматизации работы с документами и состав комплексов средств механизации и автоматизации работы с   32     документами, применение средств механизации; Организацию и содержание деятельности службы документационного обеспечения управления. В завершение темы необходимо отметить, что все возрастающий объем и увеличение разновидностей документов, вызванных увеличением объема управленческой информации поднял значимость деятельности по унификации и стандартизации управленческих документов. Эта деятельность является важнейшей составляющей документационного обеспечения управления, направленной на повышение производительности управленческого труда путем создания базы юридически закрепленных единообразных по составу и формам управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Работе по совершенствованию системы унификации и стандартизации документирования управленческой деятельности придается особое значение во всех отраслях государственной деятельности, на всех уровнях управления как в государственной, так и в негосударственной сферах. Приобретённые знания и представления в области унификации и стандартизации управленческих документов должны помочь слушателям самостоятельно и на достаточно высоком теоретическом уровне решать большой круг задач документационного обеспечения управления деятельностью Государственной противопожарной службы МЧС РФ.   Контрольные вопросы. 1. Что такое делопроизводство и документационное обеспечение управления? 2. Что такое документирование, документооборот? 3. Что такое документ, официальный документ, личный документ? 4. Что такое реквизит документа? 5. Что обусловливает юридическую силу документа? 6. Что такое система документации? 7. Содержание ДОУ: основные составляющие. 8. Основные периоды и этапы развития делопроизводства в России. 9. Сущность приказного делопроизводства. 10. Сущность коллежского делопроизводства. 11. Сущность министерского делопроизводства. 12. Этапы развития делопроизводства в СССР и в современной России (1917г. – настоящее время.) 13. Сущность документа как носителя управленческих функций. 14. Функции управленческих документов (обеспечивающие,   33     специальные, технологические). 15. Документирование: понятие и способы. 16. Классификация служебных документов. 17. Предназначение и роль нормативно-методической базы делопроизводства 18. Основное содержание нормативно-методической базы делопроизводства. 19. Что такое «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)»? 20. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его роль и значимость в организации ДОУ. 21. Что такое классификатор? 22. Что является основным регламентирующим документом в области ДОУ в системе МЧС РФ в настоящее время? 23. Что такое унификация и стандартизация управленческих документов, их значимость в организации ДОУ? 24. Принципы унификации управленческих документов. 25. Что такое Табель форм документов? 26. Что такое Альбом форм документов? 27. Что включает работа по унификации управленческих документов? 28. Основные способы унификации документов. 29. Стандартизация управленческих документов: понятие и предназначение. 30. Нормативные документы по стандартизации, действующим на территории РФ. 31. Что такое Государственная система стандартизации? 32. Что такое Унифицированная система документации? 33. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ): понятие, цель и основное содержание.     34     Глава 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Как уже отмечалось, основную управленческую нагрузку несут организационно-распорядительные, справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Ввиду этого особая значимость придается юридической силе документов, которая предопределяет особые требования к их оформлению. 2.1. Общие нормы и правила оформления документов. Оформление управленческих документов предусматривает проставление необходимых стандартных надписей, установленных правилами документирования. Тем самым закрепляются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов и доведением их до сведения исполнителей под расписку (Приложение 5). При этом на документах проставляются подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления и пр. Отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов, называются реквизитами документа (Приложение 6). Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов управленческих документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. Их отсутствие в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Их оформление одинаково для разных видов организационно-распорядительных документов. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе; для приказов – наименование вида документа и место его издания и пр. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (наименование организации, справочные данные об организации, гриф закрытости и т. д.) Многие реквизиты являются переменными и меняются полностью или частично (дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и пр.).   35     Некоторые реквизиты, не влияя на юридическую силу документа, тем не менее выполняют важные функции информационного характера (например, показывают кто из работников организации составлял письмо, кто его технический исполнитель и т. д.). Такие реквизиты называют отметками (например, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка об отправке в другую организацию и пр.). Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются по единой для них модели, называемой формуляром-образцом документа. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа. Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются по единой для них модели, называемой формуляром-образцом документа. Формуляр-образец принимается конкретной организационной системой и устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документа для данной системы. Состав реквизитов управленческих документов, требования к их оформлению и порядок расположения на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Как уже отмечалось ранее, требования ГОСТа являются рекомендательными, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационнораспорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей. Заголовочная часть (реквизиты 01-17, 19) – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательная часть (реквизиты 18, 20, 21) – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть (реквизиты 22-30) – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в   36     нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документе, облегчающие работу с ним. Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной, и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа таким образом всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа – придание документу юридической силы. Придание документу юридической силы – это прежде всего правильное оформление его реквизитов, при условии, что содержание документа также не имеет грубых ошибок или не нарушает установленной структуры текста или формы таблицы. 2.2. Бланк документа При оформлении управленческих документов принято использовать изготовленный заранее бланк. Бланк документа представляет собой набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. В практике управленческой деятельности бланк представляет собой стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии с этими требованиями: - бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов; - устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм); - каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. В зависимости от расположения реквизитов установлены следующие варианты бланков: угловой и продольный, каждый из которых может быть центрированным и флаговым. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет   37     сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов более рационально для оформления документов, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции (Приложение 7). Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения также располагается в правом верхнем углу. Центрированный бланк - начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов. Флаговый бланк - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказы, распоряжения, акты, протоколы и др.), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Ограничительные отметки представляют собой отрезки прямой линии, уголки, крестики. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. В завершение следует отметить, что практика работы с документами в современных организациях показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо   38     знать правила оформления всех надписей на организационнораспорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД. 2.3. Требования к тексту управленческих документов. Вспомним, что любой служебный документ имеет соответствующий ему комплекс реквизитов, что отличает их друг от друга. Однако есть нечто общее, объединяющее между собой все без исключения служебные документы – это текст документа. Текст документа является важнейшим среди всей совокупности реквизитов. Особенность его в том, что в отличие от всех остальных реквизитов, которые являются по сути единым шаблоном, бланком, подготовка текста документа требует от разработчика кроме соблюдения установленных требований, еще и определенных навыков, эрудированности, общей грамотности. Несколько дополнив высказывание Наполеона можно утверждать, что кто не умеет говорить и выражать свои мысли на бумаге, тот карьеры не сделает. Поэтому данная лекция будет посвящена формированию представлений о составлении текста служебного документа. Текст управленческого документа: понятие и основные требования Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации, называется текстом официального документа. Текст является основным информационным компонентом любого управленческого документа и важнейшим его реквизитом. Текст документа – это выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Текст документа включает основной и второстепенные компоненты содержания, причем состав последних может варьироваться от вида управленческого документа. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа (деловое письмо, приказ и пр.) и его разновидностью (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, гарантийное письмо или письмо с предложением и пр.). На основе требований ГСДОУ и опыта работы с документами   39     различных организаций можно сформулировать следующие требования к тексту управленческого документа. Итак, текст управленческого документа должен: -содержать достоверную, объективную и аргументированную информацию, т. е. основываться на фактах (событиях); -увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках служебно-деловой переписки и пр.) по данному вопросу (направлению) деятельности организации, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них; -не противоречить законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе; -излагаться ясно, точно, убедительно и емко, но вместе с тем, по возможности, кратко. -быть монотемными (состоять по возможности из простых (одноаспектных) писем, т. е. содержать в себе всего лишь один вопрос); -содержать структурированный текст, т. е. состоящий из таких смысловых частей, как введение, доказательство, заключение; -основываться на трафаретных и типовых текстах при описании повторяющихся управленческих ситуаций; -составлен на государственном языке Российской Федерации (русском) или на государственных языках субъектов России (национальных) в соответствии с ее законодательством и законодательством регионов. При этом следует отметить, что тексты только на русском языке при обращении в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, а также в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенных на территории других субъектов. В необходимых случаях для подготовки текстов управленческих документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, а также текстовые формуляры (шаблоны, трафареты) и текстовые образцы. При этом, как следует из Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998), содержание документа может быть представлено в виде связного текста, либо, что менее характерно для управленческих документов, в виде анкеты, таблицы или их комбинации. Связный текст отражает грамматически согласованную информацию об управленческих действиях, не предполагая ее разделение на постоянный и переменный компоненты. Последнее является отличительной чертой   40     текстовых шаблонов (трафаретов, формуляров). Иными словами, связный текст – это логически обоснованная последовательность простых предложений, слова, в составе которых подобраны с учетом их смысловой сочетаемости. В связных текстах управленческих документов, подготовленных на основе трафарета, следует обеспечивать согласование заполняемой части текста с постоянной информацией. При образовании в связных текстах словосочетаний следует учитывать особенности фразеологии, присущей служебно-деловому языку – в частности, широкое применение отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольноименных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («вследствие того, что», «в связи с тем, что»). Для связных текстов управленческих документов также характерно использование сжатых и двухсоставных синтаксических конструкций, а также двухсоставных полных распространенных предложений с прямым порядком слов. Что касается сложных предложений, то они в составе связных текстов применяются сравнительно нечасто, преимущественно во вводной части управленческих документов, выделяющихся более сложной структурой. Содержание приложений к управленческим документам может быть представлено в виде связного текста, таблицы, анкеты или их комбинации. Независимо от разновидности служебного письма оно оформляется на бланке писем, в который вносятся реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Структура текста управленческого документа Под структурой текста управленческого документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности. Для текстов управленческих документов наиболее типична так называемая, трехчастная структура, предполагающая наличие вводной, основной и заключительной частей. Однако в зависимости от функционального назначения документа структура его текста может быть как расширена, так и напротив, сокращена (Приложение 9). Последнее, например, характерно для некоторых видов приказов, распоряжений и писем. Обычно во вводной части управленческого документа,   41     представленного в виде связного текста излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа, а в заключительной – выводы, предложения, просьбы, требования. При определении структуры управленческих документов следует в должной мере учитывать соответствующие предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998). Рекомендуемые структуры наиболее распространенных видов управленческих документов приведены на схеме. При составлении текста служебного письма следует придерживаться определенных правил. Как уже отмечалось ранее, нецелесообразно составлять письма, включающие одновременно несколько разных вопросов. Письма, содержащие один вопрос, значительно быстрее обрабатываются и исполняются. Текст служебного (делового) письма составляется в соответствии с требованиями логической схемы и логической структуры. В соответствии с требованиями логической схемы текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. Так, например, логическая схема письма-ответа (отказа) обычно следующая: -повторение просьбы, на которую составляется ответ; -обоснование причины отказа (если письмо-отказ); -констатация отказа. Иногда текст может состоять из одной части (напоминания, сообщения, просьбы и др.). Основу составления текста в соответствии с логической структурой составляет правильная рубрикация текста. В соответствии с Методическим рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (1998) связные тексты управленческих документов в необходимых случаях могут подразделяться на части – разделы, главы, статьи, параграфы, пункты и подпункты – снабженные нумерацией. Разделы и главы, кроме того, имеют и заголовки, в краткой форме отражающие содержание соответствующих частей документа. Для монотемных управленческих документов небольшого объема более типична так называемая абзацная структура. В соответствии с ней в качестве частей текста рассматриваются абзацы, каждый из которых насчитывает от одного до трех-четырех простых предложений. Краткая сравнительная характеристика основных способов структуризации текстов управленческих документов представлена схемой. Рубрикация текста документа требует определенных знаний и   42     навыков. Она осуществляется в соответствии с требованиями Госстандарта. Структурными элементами текста документа являются разделы, подразделы, пункты, подпункты и перечисления. При этом, независимо от того, разделен документ на части, разделы и подразделы или нет, текст каждого документа, при необходимости, разбивается на пункты, а пункты – на подпункты Раздел – первая ступень деления, обозначенная номером (арабскими цифрами без точки – 1, 2) в пределах всего документа и записанная с абзацного отступа, и снабженная заголовком. Подраздел – часть раздела, обозначенная номером в преде6лах всего раздела (арабские цифры, разделенные точкой – 1.1, 1.2) и имеющая заголовок. В конце номера подраздела точка не ставится. Пункт – часть раздела или подраздела, обозначенная номером (арабскими цифрами, разделенными точками – 1.1.1, 1.1.2). Может иметь заголовок. Подпункт – часть пункта, обозначенная номером (арабскими цифрами, разделенными точками – 1.1.1.1, 1.1.1.2), может иметь заголовок. Абзац – логически выделенная часть текста, не имеющая номера. При отсутствии разделов в тексте документа его первым структурным элементом является пункт. Допускается помещать текст между заголовками раздела и подраздела, между заголовками подраздела и пункта. Внутри подразделов, пунктов и подпунктов могут быть даны перечисления, которые рекомендуется обозначать арабскими цифрами со скобкой: 1), 2) и т. д. Допускается выделять перечисления простановкой дефиса перед текстом. Каждый структурный элемент начинается с абзацного отступа. Как уже отмечалось, разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом – 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала, при выполнении рукописным способом – 8 мм. Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы). В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при   43     его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте – по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа. Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа. Составление текста документа Составление проекта содержания во всех случаях должно начинаться с изучения: - существа вопроса (направления) деятельности организации, излагаемого в управленческом документе; - положений законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности организации; - имеющихся в распоряжении организации справочных материалов – например, материалов служебно-деловой переписки. Соблюдение в процессе подготовки содержания управленческого документа общих синтаксических правил является обязательным. В необходимых случаях для подготовки текстов управленческих документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, а также текстовые формулы (шаблоны, трафареты) и текстовые образцы. Как известно, процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Как уже отмечалось ранее, унифицированный текст управленческого служебного документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом. Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере. В компьютерных программах, предназначенных для набора и   44     оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон». Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление, напоминание об оплате и т. п. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных или однородных организаций, институтов, служб. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одной организации, предприятия, учреждения, так и системы однородных организаций, предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронновычислительных машин. Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения. Методика разработки трафаретных текстов такова: -выявляются типовые управленческие задачи, собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения; -составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию; -проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. -проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов, Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ. Трафаретные документы удобны тем, что значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т. е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.   45     Помимо трафаретных текстов часто применяются наборы стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами приняты устойчивые фразеологические обороты. При наличии компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. В настоящее время широкое распространение получили анкеты опросные листы для получения определенных сведений. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным («да - нет») пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков». Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Таблица-это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей». ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения. В таблице имеются два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный -горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о   46     которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами. Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы - если они имеют самостоятельное значение В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже. Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п. 4.5.5) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием. ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные   47     сведения Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом. Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются. 2.4. Язык и стиль документов. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может быть уверен в точности содержащейся в ней информации. Не случайно текст документа определяется как главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ и ГОСТ Р 6.30-97 пункт 3.19, посвященный тексту документа, начинается именно с указания на язык текста. Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официальноделовая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартизованность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и научной речи. И умение точно и лаконично изложить свою мысль в документе является обязательным при оценке квалификации специалиста по управлению в любой сфере деятельности. При подготовке служебного (управленческого) документа особое внимание уделяется языку и стилю изложения. И язык в этой связке играет главенствующую роль. Язык служебного документа Следует отметить, что язык прежде всего – средство общения. При этом общение наше происходит в разных местах, в разное время и с разными собеседниками. И легко заметить, что в зависимости от ситуации мы по-разному используем возможности языка. Обусловлено это тем, что наш язык как средство общения неоднороден, он функционально ориентирован. Выделяются следующие функционально-речевые   48     разновидности современного русского языка: -книжно-письменный язык, -разговорный язык (или разговорная речь); -язык художественной литературы; -язык делового общения, который может быть как устным, так и письменным. Таким образом, мы видим, что язык предоставляет нам все возможности для полного и точного выражения мыслей в любой ситуации. Нужно только уметь этими возможностями пользоваться. Область нашего изучения – письменный язык делового общения или язык деловой переписки. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности русского литературного языка документов, характерной чертой которой является высокая степень общеделовой и специальной терминированности: а) номенклатурной лексики: номенклатура наименований (ОАО «НОРД»); номенклатура должностей (начальник отдела, начальник управления); номенклатура товаров (ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т. п.);. б) юридические, экономические, юридические и юридическоэкономические термины; в) технические термины (в том числе аббревиатуры); г) аббревиатуры (АСУ, АИУС, ЕДДС, КПД и др.) и сокращения (в том числе названия правовых актов – УК, ГК и др.; наименования организаций – МЧС, ГПС и пр.; номенклатура должностей – ГД (генеральный директор), ИО). Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. Процедурная лексика может быть родовой, видовой и расчлененной. Родовая процедурная лексика: -нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т. д.), -срыв графика выезда (задержка в пути, низкая техническая готовность техники, плохое качество дорог и отсутствие достоверной информации об их пропускной способности и т. д.), -нести ответственность (подвергаться в случае нарушений административным и материальным взысканиям, уголовному преследованию, штрафам и т. д.)   49     Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых лексик видовым. Видовая процедурная лексика: - продукция - книги, буклеты, доски, гвозди; - помещение - комната, квартира, зал; - постройка - сарай, дом, ларек и т. д. Она также обусловлена тяготением к расчлененным понятиям как действий, так и предметов: - производить расчет – рассчитываться; - торговый процесс – торговля; - денежные средства – деньги. Таким образом, термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений. Причем важнейшей особенностью процедурной лексики является то, что слова используется в тексте в одном возможном значении. Таким образом, язык документов отличают следующие особенности: - унификация; - типизация речевых средств и стандартизация терминов; - сужение диапазона используемых речевых средств; - высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых формул на определенных участках текстов документов; - ограниченная сочетаемость слов. Язык формирует стиль изложения Стиль служебного документа Стиль изложения (от лат. Stilus-палочка для письма) – это разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт языковой лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от другого. Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты делового стиля. Официально-деловому стилю присущи: -функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; -функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); -функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки). -высокая степень терминированности лексики:   50     а) юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т. д.); б) экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т. д.); в) экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестрование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т. д.); г) других специальных терминов, обусловленных спецификой обслуживаемой деятельности; д) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие (например, погашение кредита - погасить кредит, решение вопроса - решить вопрос); В контексте приведенного выше определения стиля могут быть выделены следующие разновидности делового стиля: служебно-деловой (общеделовой или административный) и специально-деловой. Служебно-деловой стиль рассматривается как способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов. Специфическими признаками служебно-делового стиля являются: -нейтральный тон изложения; -точность, ясность; -лаконичность, краткость, исключающая, впрочем, недопонимание сущности содержания документа или его двойственностью толкования. Нейтральность изложения – важнейшая норма служебно-делового стиля. Обусловлено это тем, что деловая переписка ведется ее участниками от имени юридических лиц, интересы которых они в данный момент уполномочены представлять. Отсюда – необходимость в удалении из содержания документов, образующих деловую переписку, слов и сочетаний, обладающих эмоционально-экспрессивной смысловой окраской (тоном). В целом же изложение делового документа должно быть построено таким образом, чтобы исключить из содержания субъективизм. Точность и ясность изложения документов, образующих деловую переписку, достигаются: -употреблением общепринятой терминологии (терминологической лексики); -использованием устойчивых оборотов письменной речи (языковых формул);   51     -ограничением привычной сочетаемости слов и выражений в пользу т.н. клише, штампов и пр.; -более активным, нежели обычно, применением уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов; -отказом от образных слов и выражений, не несущих четкой смысловой нагрузки; -более жесткой структурой предложений и текста документа в целом. Краткость и лаконичность изложения документов, образующих деловую переписку, обеспечивается более тщательным продумыванием, выбором и формулированием темы документа, более экономным использованием языковых средств, в том числе посредством исключения из содержания (при его окончательном формулировании) лишних слов, словосочетаний и предложений, не несущих существенной для правильной интерпретации документа информации, неоправданных повторов, ненужных (в данном случае) подробностей и т. п. При подготовке документов, образующих деловую переписку, рекомендуется: -пользоваться преимущественно простыми предложениями; -использовать в предложениях прямой порядок слов, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения; -использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится», «используется») либо в повелительном («выполнить», «решить», «согласовать») наклонения; -не применять устаревшие слова и выражения (т.н. архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов и пр. Служебно-деловым документам наиболее характерны следующие черты: -подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения (обращения) между должностными лицами; -адресность, подразумевающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности: отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документов; -повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов; -тематическая ограниченность управленческих документов, в которых, как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов; -лаконичность, ясность и точность письменного изложения; -нейтральный тон изложения содержания управленческих документов, предполагающий отказ от разного рода»лирических   52     отступлений», вольных эпитетов и многословия; -номенклатурность лексики. Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям: -краткость и компактность изложения официального материала; -точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; -последовательность использования технических приемов правотворчества. Поэтому при изложении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил. Эти правила распространяются: -на выбор оптимальной формы изложения документов; -на использование наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов, идиом), вводимых языковых оборотов; -на применение в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений). Так, в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (1998) изложение содержания управленческих документов, представленных в форме связного текста, наиболее часто производится от 3го лица единственного числа («Руководство Главного управления полагает …» и т. д.). В ряде управленческих документов (в частности, организационно-распорядительных), а также в письмах от имени одного отправителя содержание излагается от 1-го лица единственного числа («Приказываю …», «Прошу …» и т. п.). Использование терминов, т. е. слов с универсальным значением, которым приписано определенное научное или специальное значение, в содержании управленческих документов должно быть по возможности ограничено, причем применять их следует исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Слова с универсальным значением употребляются в различных контекстах и, как правило, для описания ситуации и (или) ее оценки. Весьма активно в содержании управленческих документов используются устойчивые словосочетания – языковые формулы и фразеологизмы (идиомы), а также вводные языковые обороты. Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимую компрессию (сжатие) письменной речи. В то же время следует помнить о том, что неумеренное использование сокращений может привести к перегрузке ими содержания   53     управленческого документа. В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов – лексические (аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные слова – МЧС , ВУЗ, ГУВД) и графические. Вот примеры наиболее типичных сокращений: А. Лексические сокращения: -буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ГПС, ЖСК, ГПН; -звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, АИУС; -буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ВНИИПО, ТОО; -слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, начкар, завгар, профком; -частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): Москомзем, Мосводоканал, профсоюз; -усечения: зам., зав., спец., пред.; -телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (ра[диостан]ция), авионика (ави[ационная электр]оника); -смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ. Б. Графические сокращения: -точечные: стр. – страница; др. – другие; т. п. – тому подобные; ул. – улица и др. – другое; -дефисные: г-н – господин; гр-н – гражданин; -косолинейные; п/о – почтовое отделение; б/г – без года; -нулевые или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины): т, кг, см, л; -комбинированные: ж.-д – железнодорожный; об./мин – оборотов в минуту; сев.-зап. – северо-западный и др. При изложении содержания управленческих документов необходимо соблюдать и так называемые стилистические запреты. К числу таких запретов относят: -отказ от использования слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, в том числе с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометия и т. п.; -отказ от применения образных слов и выражений, а также от слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом; -исключение из содержания слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа; -исключение из содержания архаизмов (устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных   54     диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог. Одной из характерных черт отмечена номенклатурность лексики. Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т. п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики. Т.е важность номенклатурной лексики – в конкретности значений. Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т. п. термины как бы получают свою расшифровку. -Договор - продукция: спецификация бензин А-76, мазут, цемент, рубероид; -Договор - услуги: калькуляция подготовка оригинала-макета изготовление и подготовка формы переплетные работы. В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т. п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может. В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т. е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое -   55     переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную. Важно понимать, что порядок слов предложения в официальноделовом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны – «распоряжение Главы администрации города». Тз этого примера также видно, что для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей. Важно также понимать, что официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. Поэтому отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить материальнотехническое обеспечение борьбы с пожарами» (можно улучшить материально-техническое обеспечение сил, осуществляющих борьбу с пожарами, борьбу с пожарами), «изменить нормативы» (изменить можно показатели нормативов, но не нормативы; если речь идет об изменении системы нормативов, то так и следует писать). Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, «конструкторат», «подписант», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка». Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить – 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо – «представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); 5) мысленно   56     вообразить («представить (себе) картину боя»): 6) изобразить, показать («представить в смешном виде»). Предоставить – 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»). Типичные ошибки в тексте документа Нередко составители деловой документации допускают массу ошибок, которые обычно разделяют на следующие виды: - структурные; - синтаксические; - морфологические; - лексические; -стилистические; - технические. Структурные ошибки. Большинство видов служебных документов составлено так, как будто составители их никогда раньше не писали служебных писем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других деловых документов. Это прежде всего является следствием отсутствия разработанных типовых документов, образцов. Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, унифицированный документ. Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправке одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Источником структурных ошибок является неверное построение служебного письма, несоизмеримое расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложной системе мотивировки. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в соответствующих реквизитах письма. Нет необходимости указывать   57     наименование организации рядом с должностным лицом, подписывающим письмо, поскольку это уже указано на бланке или в угловом или продольном штампе бланка. Синтаксические ошибки. В текстах служебных писем часто встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, информационная роль возрастает к концу предложения. Например: -ПЧ № 123 наиболее качественно выполнила поставленные задачи к установленному сроку; -к установленному сроку ПЧ № 123 выполнила поставленные задачи; -к установленному сроку поставленные задачи выполнила ПЧ № 123. В первом предложении отражается факт выполнения задачи к установленному сроку, Во втором предложении констатируется факт, что ПЧ №123 выполнила поставленные задачи. В третьем предложении указывается, что именно ПЧ №123 выполнила поставленные задачи к установленному сроку. Кроме того часто встречаются следующие синтаксические ошибки: -неправильное управление: «Мы утверждаем об этом (правильно – утверждаем это) в нашем докладе …»; «Наше дело – уход и содержание техники (правильно – уход за техникой и ее содержание)»; «В Думе состоялось обсуждение по Украине (это канцеляризм, правильно – вопроса об Украине)»; -неправильное употребление союзов: «Начальник управления не только поразил знанием цифр (правильно – поразил не только знанием цифр), но и деталей их деятельности»; «На совещании обсуждались вопросы осуществления надзорной деятельности и нет ли возможности повысить ее качество (правильно – и возможность повышения ее качества)». -нанизывание одинаковых форм: «Для решения задачи ускорения подъема (правильно – с целью ускорить подъем) уровня жизни»; «Речь неоднократно прерывалась слушателями аплодисментами (правильно – слушатели неоднократно прерывали речь аплодисментами)». «Беседа с руководителем отдела с большим опытом (правильно – с руководителем отдела, имеющим большой опыт) работы». -неправильное употребление деепричастий (Прочитав вторично рукопись (правильно – после вторичного чтения рукописи), редактору показалось, что она нуждается в доработке); -многословие: «Проводилась работа по внедрению новых методов (правильно – внедрялись новые методы) принятия решения». «Следует произвести запись этого выступления (правильно – следует записать это выступление)». «Необходимо пересмотреть план реализации услуг в сторону его дальнейшего увеличения (правильно – необходимо   58     увеличить)». Морфологические ошибки. а) Согласование определений: -если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания, которое в таких сочетаниях находится на первом месте (новый вагон-лаборатория; универсальная лебедка-автопогрузчик); -если определение относится к сочетанию личного имени и приложения (директор завода Иванова), то определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным (начальник отдела Петрова; старший инспектор Серова); -если определение выражается причастием (выступившая на собрании заместитель начальника управления Петрова), то оно согласуется с именем. б) При употреблении полной и краткой форм имен прилагательных: -полные формы прилагательных (в форме именительного падежа)в деловой переписке неуместны, ощущаются как разговорные и даже просторечные, поэтому более употребительны краткие формы имен прилагательных (неправильно «Выводы комиссии обоснованные и справедливые», правильно - «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»); -в случае употребления форм кратких имен прилагательных на -ен и – енен следует учитывать, что в официальной деловой речи предпочтительно употребление форм на –енен («Окончательный результат тождественен предварительным расчетам»). в) При употреблении количественных имен числительных. При употреблении количественных числительных в официальной обстановке следует помнить, что все они склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей»; «с семьюстами пятидесятью (правильно – пятьюдесятью) пятью рублями»; «В двухтысяче втором (правильно – в две тысячи втором) году мы достигнем запланированных результатов» Нередко в текстах количественные имена числительные записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах официальных документов, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется в соответствующих падежных формах («Начальник управления встретился со 156 (ста пятьюдесятью шестью) сотрудниками управления») (табл. 2). Кроме того, допускаются: -неправильное склонение существительных. У нас подписаны договора (правильно – договоры) со многими зарубежными компаниями. Мы готовы быстро оформить счет-фактуры (правильно – счета-   59     фактуры). Согласно закона (правильно – закону) города Москвы... -неправильное определение рода существительного. У нас всегда имеется в продаже недорогая (правильно – недорогой) тюль, черное (правильно – черный) кофе. Наш завод – один (правильно – одно) из старейших предприятий. Таким образом, во избежание ошибок рекомендуется: -не допускать несклонения или неполного склонения сложных и составных числительных в официальной письменной речи; -в текстах официальных документов, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется в соответствующих падежных формах (Таблица 1). Лексические ошибки. а). Неправильное использование слов и выражений. -основное количество ошибок в служебных письмах связано с лексическими и их природа их чаще всего кроется в недостаточной грамотности отдельных исполнителей («Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 2000 руб.». На этой основе трудно принять толковое решение); Таблица 1 Формы косвенных падежей числительных Именительный Родительный Дательный три трех трем четыре четырех четырем пять сорок девяносто сто двести тысяча пяти сорока девяноста ста двухсот тысяча пяти сорока девяноста ста двумстам тысяче полтора (-ы) полутора полутора Винительн ый Творительный три (трех) четыре (четырех) пять сорок девяносто сто двести тысячу тремя трех четырьмя четырех пятью сорока девяноста ста двумястами тысячей, тысячью полутора пяти сорока девяноста ста (о) двухстах тысяче полтора (-ы) Предложный полутора -отдельные термины и профессиональные слова знакомы лишь узкому кругу лиц или в различных областях могут иметь различное значение, и поэтому требуют обязательной расшифровки («редуктор в химической промышленности – это прибор для снижения давления газа, в машиностроении – приспособление, снижающее число оборотов вала»); -стремление придать словам большую значимость путем «расщепления сказуемого» нередко приводит к разнообразным ошибкам   60     (вместо «премировать» - «производить премирование», вместо «монтировать»-» производить монтаж» и т. п.); -частое применение отглагольных существительных с окончанием на –ание, -ение, образующих слова с отрицанием и трудновоспринимаемые тексты («несогласование», «некомандирование», особенно «недополучение», «недовыполнение»). б).Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Применение иностранных слов, обозначающих понятия, имеющие русский эквивалент («срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить»; «мониторить» вместо «наблюдать», «менеджмент» вместо «управление» и т. п.). Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения русского языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: - необходимостью; - уместностью; - точностью словоупотребления. в).Тавтология. Неправильное употребление косноязычной лексики приводит к тавтологии. Этим словом обозначают смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложениях соседствуют однокоренные слова («польза от использования навесных агрегатов», «следует учитывать следующие факторы» и т. п.) Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание. г).Плеоназмы (греч. pleonasmos - излишество). Так называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: (памятный сувенир: сувенир – подарок на память; передовой авангард: авангард – те, кто идет впереди). Однако, иногда тавтологические обороты допустимы. Если «прейскурант цен» - это перечень цен (чистая тавтология), то «прейскурант розничных цен» или «прейскурант местных цен» - это конкретизация понятия цены, при которой выражение получает форму развернутого словосочетания. д).Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность служебного письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов.   61     Паронимы – это близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить; туристский – туристический; командированный командировочный; представить - предоставить и т. п. Процесс подготовки документа включает его корректирование и редактирование. Корректирование – это исправление опечаток, орфографических и пунктуационных ошибок, погрешностей стиля, а также недочетов, связанных с техническим оформлением текста. Корректирование включает в себя собственно корректирование и вычитку – завершающее прочтение и проверку уже выправленного текста свежим глазом. Цель корректирования – сделать текст грамматически, стилистически и технически правильным; придать однотипным и повторяющимся элементам единообразную форму; проверить правильность разных нумерационных рядов (таблиц, иллюстраций, примечаний, страниц и т. д.); сверить, совпадают ли заголовки внутри текста и в оглавлении, поясняемые слова в тексте и в примечаниях, отметить все оставшиеся по недосмотру автора и редактора смысловые, фактические, логические, стилистические и иные недочеты. Корректирование текста – весьма сложный процесс, требующий профессиональных навыков. Поэтому, как правило, корректорской правкой (корректурой) занимается профессиональный корректор. Такую работу тоже чаще всего делает профессиональный редактор. Однако при небольшом объеме текста и при известной степени грамотности и эрудиции, используя установленную систему обозначений (Приложение 11), такую работу может провести и сам автор документа. Литературное редактирование - это такое прочтение текста, которое может потребовать не только исправления отдельных ошибок, но и переделки отдельных фрагментов текста, перестройки предложений, удаления излишних повторов, ликвидации двусмысленности и т. п., с тем чтобы форма текста наилучшим образом соответствовала его содержанию. Такое редактирование предполагает исправление стилистических недочетов. Под стилистическими ошибками понимаются разного рода погрешности, связанные с нарушением стиля и вообще литературной нормы, в том числе неправильный выбор формы слова, выбор неуместного, не соответствующего общему стилю текста. Такую работу тоже чаще всего делает профессиональный редактор. Однако при небольшом объеме текста и при известной степени грамотности и эрудиции такую работу может провести и сам автор документа. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста   62     должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. 2.5. Служебная корреспонденция Служебная корреспонденция – это основная составляющая деловой переписки, занимающей значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Вспомним, что к служебной корреспонденции относятся: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы, электронные сообщения. Служебная корреспонденция: понятие и содержание Понятие «деловая переписка» может рассматриваться как средство общения (способ передачи информации) и совокупность документов, обеспечивающих деловое общение (служебная корреспонденция). Как способ общения, деловая переписка занимает важное место в системе межличностной коммуникации (Приложение 12). Как совокупность документов, обеспечивающих деловое общение, деловую переписку можно рассматриваться, как (Приложение 13): -официальная и личная; -внешняя и внутренняя. При этом следует учитывать, что одним из признаков служебной корреспонденции является ее обязательный учет в сфере делопроизводства. Поэтому личная деловая переписка не имеет статуса служебной корреспонденции. Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: -на бумажных носителях; -по электронной почте. Обычно правила внутренней официальной и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно, поэтому мы будем рассматривать тему применительно к правилам, принятым в системе МЧС, установленных Временной инструкцией (Приказ МЧС № 735 от 1.12.2008).   63     Несмотря на кажущееся сходство между документами, образующими служебную корреспонденцию, на самом деле между ними существует большое число различий – существенных и не очень. Они могут быть классифицированы следующим образом: -по месту обращения; -по способам передачи (доставки); -по срокам исполнения; -по функциональному назначению; -по объему; -по первичности происхождения; -по способу представления содержащейся информации; -по степени доступности своего содержания. По месту обращения – внутренние и внешние. Для передачи (доставки) документов могут использоваться как обычная или курьерская почта (в т.ч. и лично исполнителем документа), так и технические средства связи: электросвязь (телеграф), телефон, телефакс, телекс, информационные сети (интернет). В зависимости от сроков, отведенных на их подготовку и передачу, документы могут быть весьма срочными, срочными и несрочными. Кроме того, документы могут передаваться (доставляться) периодически (в соответствии с табелем срочных донесений) или спонтанно (от случая к случаю, по мере необходимости). По функциональному назначению документы могут быть предназначены для обмена информацией общего характера и для передачи управленческих решений. В зависимости от объема документы могут быть большими, средними и малыми. По первичности происхождения документы могут быть инициативными и ответными. Причем и те, и другие могут рассматриваться участниками деловой переписки в качестве исходящих или входящих (это не относится к внутренним документам, не покидающими в процессе обращения пределов организации). Они также могут быть оригиналами (первые экземпляры документа) или копиями (вторые и последующие экземпляры). По способу представления содержания документы могут быть текстовыми, табличными, графическими и комбинированные. По степени доступности (в зависимости от характера сведений) документы могут быть конфиденциальными (секретными), ограниченного и неограниченного доступа. На сегодняшний день в процессе повседневной деловой переписки может обращаться более 20 различных (прежде всего по своему   64     функциональному назначению) видов документов, обеспечивающих деловую переписку и составляющих служебную корреспонденцию. Таким образом, служебная корреспонденция является основным инструментом деловой переписки. Виды служебной корреспонденции Основное содержание служебной корреспонденции составляют: -служебные (деловые) письма; -телеграммы; -телефонограммы; -факсограммы; -телексограммы; -электронные письма. Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Служебное письмо является основным средством деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом. Первые письма были написаны, видимо, уже вскоре после того, как появилась письменность. Телеграммы оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: -наименование документа (Телеграмма); -указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная и др.); -адресат и телеграфный адрес получателя (полный почтовый или условный и полный телеграфный адрес); -текст (не должен превышать двух машинописных страниц, вставки и исправления в тексте недопустимы); -подпись (наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму: печатается строчными буквами, за исключением первой); -регистрационный номер, дата регистрации. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.   65     Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: -исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; -должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, отправившего телефонограмму; -должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации; -входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, причем следует избегать труднопереносимых слов и сложных оборотов. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, на специальные бланки или печатаются на листах бумаги формата А4 или А5 и передаются руководителю (адресату). После их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю. Факс (телефакс, факсограмма). Особых требований к передаваемому по факсу материалу, кроме одного: текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил: -объем передаваемого документа не должен превышать пять листов формата А4; -текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа; -не допускается волнистость и деформация листов бумаги. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.   66     Электронное письмо (сообщение). В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Электронное сообщение состоит из адреса «электронной почты», заголовка, содержащего служебную информацию, и теста. К документам, отправляемых электронной почтой, предприятия и организации разрабатывают правила их оформления и отправки. Из практики работы по этому направлению сложились следующие требования: -документы обычно готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений; -в верхней части документа указывается «Передано по электронной почте»; -название файла пишется на латинском языке, оно не должно содержать пробелов в названии, количество символов в названии не должно превышать восьми расширений rtf (для Word) и с расширением xls (для Excel). Для официальной отправки документов по электронной почте файл этого документа может быть представлен в службу делопроизводства или канцелярию через систему «почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа в список для рассылки. Документы могут отправляться с индивидуальных электронных адресов, минуя службу делопроизводства. Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п. Общие требования к подготовке документов, образующих служебную корреспонденцию Требования, предъявляемые к содержанию документов, образующих служебную корреспонденцию, изложены в ряде законодательных и   67     нормативно-правовых актах, организационно-распорядительных и методических документах и проистекают из функционального назначения документов, образующих служебную корреспонденцию. О них уже велась речь ранее. В системе МЧС таким документом является Временная инструкция по делопроизводству в … организациях системы МЧС России (Приказ МЧС № 735 от 1.12.2008г.). В соответствии с этими требованиями составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях – и справочного материала, включая и материалы деловой переписки, уже имеющихся в распоряжении организации (разработчика проекта документа). При подготовке содержания, кроме того, следует руководствоваться указаниями соответствующих должностных лиц организации – они могут быть зафиксированы, например, в резолюции, кратком письменном распоряжении (резюме) или доведены до сведения разработчика документа под запись. Проекты документов могут составляться на отдельных листах, в специальных рабочих тетрадях или в виде файла (с последующей распечаткой на бумажный носитель). В период подготовки содержания документа целесообразно держать в одном месте все материалы, используемые в процессе работы, включая образцы, типовые примеры, предварительные наброски содержания документа, черновики его отдельных частей (глав, параграфов и т.п.). При составлении текста документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность использования документов, а также способствующих его своевременному исполнению и эффективному воздействию на управленческую ситуацию. Согласно этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания документов деловой переписки в целом, и для служебной корреспонденции в частности является: -соответствие действующему законодательству, нормативноправовым актам, локальным нормативным актам, организационнораспорядительным и методическим документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности организации, освещаемые в содержании; -обоснованность (соответствие фактов) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе); -конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе);   68     -оригинальность содержания: документ не должен дублировать требовании содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них; -соответствие грамматике и орфографии языка. Содержание документа в необходимых случаях может подразделяться на основной текст и приложения (в последнем случае на каждое из приложений в основном тесте должны иметься соответствующие ссылки). Основной текст документа, как правило, включает: -вводную часть; -собственно текст (в нем излагается сущность того или иного вопроса, направления деятельности); -заключение. Вводная часть служит для подготовки адресата к восприятию собственно теста документа. В заключительной части излагаются предложения, просьбы, управленческие решения и т.п. В некоторых случаях содержание может включать только собственно текст. Следует отметить, что все компоненты содержания должны быть логически и стилистически связаны между собой. Это достигается с помощью слов или словосочетаний – так называемых подводок, как бы перебрасывающих «мостик» от одной составляющей содержания к другой. Содержание документа должно формулироваться по возможности кратко, четко и ясно. Конкретные рекомендации по подготовке содержания различных видов документов будут предложены в последующих лекциях. 2.6. Приказ и служебное письмо Техническую основу управления составляют прямая и обратная связи. Первая является инструментом реализации управленческих воздействий субъекта управления, вторая – инструментом оценки результатов управленческих воздействий. Управленческие воздействия в форме распорядительной функции реализуются через приказы и распоряжения. Информация о состоянии объекта и последствиях управленческих воздействий осуществляется посредством большой группы документов, среди которых значительная роль отводится служебным (деловым) письмам. При этом следует отметить, что служебные (деловые) письма в свою очередь имеют весьма широкую сферу применения, где информационная функция одна из основных. Таким образом, умение однозначно сформулировать задачу, оперативно ее довести до исполнителей, коротко и исчерпывающе дать   69     информацию о своих действиях является обязательным руководителя любого уровня управления. Приказ: понятие, виды, требования к составлению и содержанию. Вспомним, что в общепринятом понимании приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данной организацией. В деятельности организаций различают приказы по основной деятельности и личному составу. Правовую основу в системе МЧС составляют ведомственные распорядительные документы, основу которых составляют приказы и распоряжения, издаваемые за подписью начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. В системе МЧС к которой относится и ГПС, под приказом понимается письменное или устное распоряжение руководителя (начальника) организации, обращенное к подчиненным и требующее обязательного выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-либо порядок, положение. Приказы могут быть письменными и устными. Письменный приказ является основным распорядительным служебным документом (правовым актом) управления в системе МЧС, издаваемым на правах единоначалия командирами соединений и воинских частей войск гражданской обороны, руководителями территориальных органов, организаций системы МЧС России. Начальники (командиры) подразделений отдают приказы только в устной форме. Приказ должен соответствовать законодательству России, законам и требованиям внутренних регламентирующих документов. Приказы относятся к группе основных комплексных управленческих документов, посредством которых осуществляется реализация принятых управленческих решений в управлении процессами, структурами, организациями и системами. В соответствии с принятой системой унификации и приказ является основным распорядительным документом в группе организационно-распорядительной документации. Подготовкой проектов приказов в основном занимаются специалисты структурных подразделений организации, отвечающие за определенные направления деятельности: руководители департаментов и направлений (по оперативным, экономическим, финансовым, материальнотехническим, кадровым и др. вопросам), В системе МЧС проекты приказов   70     и распоряжений готовят и вносят структурные подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России на основании поручений соответствующего начальника (руководителя), командира, либо в инициативном порядке. Работа над проектом приказа включает в себя обычно следующие основные стадии и действия: -подготовка проекта приказа; -согласование текста приказа с заинтересованными должностными лицами (заместители руководителя по каким-либо вопросам, руководители структурных подразделений, руководители материально-технических и финансовых служб и пр.); -учет замечаний по тексту приказа; -внесение соответствующих уточнений и исправлений в текст приказа; -представление проекта приказа на рассмотрение руководителя организации; -рассмотрение проекта приказа руководителем организации и внесение, при необходимости, уточнений и исправлений в него; -подготовка в связи со всеми исправлениями, дополнениями и уточнениями окончательного варианта текста приказа. Оформление согласованного и рассмотренного руководителем текста приказа включает в себя: -распечатку текста приказа на специальном бланке организации для приказов; -визирование приказа должностными лицами, участвовавшими в его согласовании; -подписание приказа руководителем организации; -регистрацию приказа в специальной учетной форме секретарем (канцелярией, общим отделом и др.); -визирование приказа исполнителями, названными в приказе (визы ознакомления). В системе МЧС России право подписи приказов и распоряжений принадлежит начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС. На период отсутствия начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России (командировка, отпуск, болезнь) право подписи приказов, директив и распоряжений предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.   71     Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является в России Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден данный Перечень Росархивом 6.10.2000г., в редакции 27.10.2003г.). Данный документ рекомендует следующее разделение приказов (распоряжений): -приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения «Постоянно»); -приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «75 лет ЭПК (экспертно-проверочной комиссии)»); -приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – «5 лет»); -приказы (распоряжения) по основной деятельности, присланные для сведения (срок хранения – «До минования надобности»). Таким образом, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в особый массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Особенностью системы хранения приказов и распоряжений в системе МЧС является то, что они действуют до выполнения всех изложенных в них поручений или до их отмены (признания утратившим силу). При этом признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, правил, инструкций производится также только приказами. Признание же утратившими силу распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями. Внесение изменений и дополнений в приказ, распоряжение производится путем издания приказа, распоряжения с новой редакцией их пунктов, подпунктов (абзацев), приложений к ним, а также путем исключения, дополнения или замены пунктов, подпунктов (абзацев), отдельных слов и словосочетаний. В системе МЧС содержание и способы оформления приказов определяются приказом МЧС от 1.12.2008г. №735 (Временная инструкция по делопроизводству): -по вопросам основной деятельности территориального органа, воинской части, организации МЧС России; -по личному составу; -по строевой части; -о командировании, в том числе и за пределы Российской Федерации. Приказами по основной деятельности: -утверждаются штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий;   72     -утверждаются положения о структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России; -оформляются создание, реорганизация, ликвидация организаций и их переименование; -регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; -утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; -создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); -о поощрении; -о привлечении к дисциплинарной ответственности; -о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; -регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом воинской части, организации системы МЧС России. Приказами по личному составу регулируются вопросы: -о заключении контрактов о прохождении военной службы (службы) и продлении сроков контрактов о прохождении военной службы (службы); -о назначении на воинские должности и должности, связанные с обеспечением деятельности Государственной противопожарной службы (далее – ГПС), приемом на федеральную государственную гражданскую службу и на работу; -о зачислении в распоряжение начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации МЧС России; -о переводе (откомандировании) военнослужащих и сотрудников ГПС из МЧС России в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба (служба); -о прикомандировании сотрудников ГПС к органам государственной власти и организациям; -о приостановлении военной службы (службы); -о возложении временного исполнения обязанностей по вакантной должности; -о назначении на должность исполняющим обязанности по вакантной (не вакантной) должности;   73     -о присвоении и лишении воинского (специального) звания и восстановлении в воинском (специальном) звании; -о присвоении классного чина; -об увольнении с военной службы (службы), федеральной государственной гражданской службы и работы; -об исключении из списков личного состава умерших (погибших) или признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими; -о зачислении в военные образовательные учреждения, адъюнктуру, докторантуру и об окончании военных образовательных учреждений, адъюнктуры, докторантуры и отчислении из них; -об изменении учетных данных; -о присвоении личных номеров военнослужащим и сотрудникам ГПС; -о награждении наградами МЧС России; -об установлении выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет; -об установлении должностных окладов, разрядов по единой тарифной сетке, месячных и иных дополнительных выплат и надбавок в соответствии с нормативными правовыми актами для сотрудников ГПС, федеральных государственных гражданских служащих и работников; -о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им полутора и трех лет, а также учебных отпусков. Приказами по строевой части регулируются вопросы: -о вступлении в воинскую должность (принятие дел и должности); -о зачислении военнослужащих в списки личного состава; -о временном исполнении обязанностей по не вакантной должности; -об исключении военнослужащих из списков личного состава; -о нахождении военнослужащих на лечении и возвращении из медицинских учреждений; -об убытии военнослужащих в отпуск, на учебу, лечение и прибытие из отпуска, с учебы и лечения; -об установлении окладов по воинской должности, месячных и иных дополнительных выплат в соответствии с нормативными правовыми актами. Приказы по личному составу и строевой части в территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России готовятся и оформляются структурным подразделением, на которое возложена работа с кадрами в соответствии с требованиями Департамента кадровой политики МЧС России. Следует отметить такие формы распорядительного документа, как директивы и распоряжения. Директивы и распоряжения издаются по организационным, оперативным вопросам или вопросам, рассчитанным на   74     кратковременное действие. При этом директивы издаются центральными и региональными органами управления МЧС по вопросам планирования и применения сил и средств, подготовки и проведения учебных, учебнотренировочных мероприятий, организации и ведения гражданской обороны, штатно-организационным вопросам. В них также излагаются цели проводимых мероприятий, задачи, порядок их выполнения. Приказы, директивы и распоряжения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 4.02.2004 № 05). Разработка проекта приказа, распоряжения начинается с изучения относящихся к теме: -законодательства Российской Федерации; -договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; -действующих по рассматриваемому вопросу приказов, распоряжений; -научной литературы; -данных социологических и иных исследований, а также справочного материала. При разработке проекта приказа, распоряжения необходимо определить потребность в материальных, финансовых и других ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий, составить смету расходов, которая должна являться одним из приложений к проекту приказа, распоряжения. Проекты приказов и распоряжений оформляются в одинаковой форме на бланках установленного образца с продольным расположением реквизитов (Приложение 14). Они печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м2 формата А4 (210x297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны – 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см.   75     Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается. Служебное (деловое) письмо: понятие, виды, требования и рекомендации к составлению и содержанию. Вспомним, что служебное (деловое) письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. В системе МЧС под общепринятым понятием «деловое письмо» однозначно понимается служебное письмо. Служебное письмо является основным средством деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом. Таким образом, служебное письмо является одним из главных каналов связи между организациями и учреждениями с внешним миром. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письмазапросы, письма-извещения, письма-ответы и другие. Предпринятые ранее попытки классифицировать служебные письма в соответствии с их функциональным назначением позволяют выделить до 90 их видов. Письмо–сообщение обычно несет какую-либо служебную информацию. Информационное письмо призвано сообщить адресату сведения официального характера, например, о намечаемых или уже проведенных мероприятиях. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Такие письма обычно подписываются руководителем организации. Подобные письма носят типовой характер. Рассылаются они подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут содержаться рекомендации и предложения либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Информационные письма могут также содержать предложения. Информационные письма оформляются на бланке письма. Сопроводительное письмо несет информацию адресату о направлении документов, прилагаемых к письму, материальных ценностей и т.п. Данные   76     письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения, как «направляем», «пересылаем», «посылаем», и т.п. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложений. Письмо-просьба несет изложение какой-либо просьбы. В жизни возникает много ситуаций, которые дают повод для изложения просьб от имени организаций, учреждений и предприятий. Излагая просьбу в тексте письма, необходимо подчеркнуть заинтересованность конкретной организации (отправителя) в ее исполнении. Самый простой и распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления. Обращение начинается со слова «Уважаемый…», далее пишется имя и отчество. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или с помощью иных средств связи. Подобные письма используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. Письмо-подтверждение – указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт. Гарантийное письмо – выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований, заключение или продление договора, каких-либо услуг и др. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть должно быть предельно четким и ясным. Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письмо-ответ (отказ) – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (семинар, тренинг, совещание, выставка и пр.). Они могут адресоваться как персонально, как правило руководителю организации или конкретному должностному лицу, так и всему трудовому коллективу. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.   77     Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый…», «Глубокоуважаемый…». Письмо-напоминание представляет собой факт напоминания о какихлибо обязательствах. Рекомендательное письмо несет в себе объективную всестороннюю информацию о конкретном человеке (физическом лице) или организации. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с поручительством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить и от физического, и от юридического лица (организации). Рекомендательное письмо – это одна из разновидностей служебного (делового) письма, поэтому все правила оформления таких писем полностью распространяются и на рекомендательные письма. Формально рекомендательное письмо пишется в произвольной форме, без обращения к какому-либо конкретному результату. Однако, если адресат заранее известен, то желательно указать его реквизиты и данные. Если рекомендация исходит не от физического лица (гражданина), а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы оно было написано на бланке соответствующей организации. Рекомендуемый объем письма – одна страница машинописного текста. Письмо-предупреждение – предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. Письма-благодарности в последнее время получили в России широкое распространение, особенно в практике работы органов местного самоуправления и государственных органов. В целом все служебные (деловые) письма можно по функциональному признаку разделить на две группы: -письма, требующие письма-ответа; -письма, не требующие письма-ответа. Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся: -как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; -как ответы федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств; -как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;   78     -как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации; -как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц.; -как инициативные письма. Служебные письма должны соответствовать определенным требованиям. 1. Служебное письмо обычно готовят по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 2. Письмо готовится не менее, чем в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другие отсылаются адресатам. 3. Письмо не должно быть слишком объемным. Это обусловлено тем, что данные письма – это не проза для чтения, а сжатая информация, которая должна быть донесена до адресата и побудить его к совершению определенных действий. Эксперты считают, что любое служебное (деловое) письмо не должно занимать по своему объему более страницы. 4. Письма оформляются на бланках установленной формы, как правило с угловым расположением реквизитов. В делопроизводстве МЧС для служебного письма установлены следующие реквизиты: Дата (дата его подписания, проставляется цифровым способом); Исходящий номер; Адресат (печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля); Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности (печатаются одинарным межстрочным интервалом); Заголовок (печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) одинарным межстрочным интервалом); Текст письма. Приложение (реквизит «Приложение» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля, в конце слова ставится двоеточие).   79     Текст приложения печатается одинарным межстрочным интервалом. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями. Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе. Основные требования к оформлению подписи на документах МЧС показаны в приложении 16. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке с указанием его фактической должности лица, подписавшего документ и его фамилия. При этом допускается внесение исправлений от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В случае возложения на должностное лицо исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника (командира) на документах перед наименованием должности указывается «врио» (временно исполняющий обязанности). Если же возложено временное исполнение обязанностей по должности, которая вакантна, то при подписании документа указывается «врид» (временно исполняющий должность). 6. Служебные письма должны быть написаны деловым стилем. 7. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 8. Текст служебного письма не должен допускать двояких толкований. Текст письма должен быть максимально доступным для понимания,   80     должны употребляться простые фразы, точно и однозначно выражающие суть. Текст письма должен быть грамотным и корректным. 9. При пересылке служебное письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные письма не сгибаются и отсылаются в больших конвертах. 10. Ответ на служебное (деловое) письмо должен быть дан в течение 10 дней. Если же запрос в письме требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней. Специфика каждого письма определяет и широкий спектр характерных рекомендаций к их составлению. В обобщенном виде рекомендации могут быть следующими. Всегда следует помнить, что письмо – это отображение того человека, который его составляет. Рекомендательное письмо отличается от других писем тем, что оно должно отображать человека, о котором пишут. Чтобы письмо получилось действительно рекомендательным, необходимо, чтобы: -все примеры подтверждали написанное и окончательно убеждали членов комиссии в том, что кандидат достоин данной работы; -вывод в рекомендательном письме был нестандартным, включал несколько вежливых фраз по отношению к адресату, а также контактную информацию рекомендателя; -перед отправкой письмо должно быть перечитано и проверено на предмет грамматической правильности и логичности; -письмо было написано не по банальным и однотипным образцам; -информация в рекомендательном письме не расходилась с информацией эссе претендента, а выгодно дополняла его; -в письме была известная доля критицизма, который подчеркивал бы сильные стороны претендента. Составление (служебных) деловых писем Составление служебного (делового) письма заключается в подготовке и редактировании текста. При этом весьма нередка ситуация, когда разработчику сложно приступить к разработке письма, даже в черновом варианте. Ее даже называют «барьером писателя», так как многие пишущие впадают в ступор при попытке написать черновик документа или письма. Как преодолеть такой барьер? Целесообразно попытаться разобраться, с чем именно связаны сложности. Проблемы могут возникнуть, если автор: - не может четко сформулировать основную цель письма; - плохо представляет себе, к кому готовится обращение; - не может определить, какие идеи необходимо отразить в письме; - не владеет всей информацией, необходимой для подготовки письма.   81     Опыт разработки служебных (деловых) писем позволяет сформулировать следующий порядок их подготовки и редактирования: 1. Выбрать тип письма (тип письма определяется целью сообщения). 2. Собрать информацию о получателе письма. 3. Продумать и записать основные идеи письма. 4. Собрать необходимый фактический материал. 5. Перепроверить все основные факты. 6. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение. 7. Подготовить черновик письма. 8. Убедиться, чтобы каждая тема была раскрыта в отдельном абзаце. 9. Проверить связность предложений в каждом абзаце. 10. Выполнить редакторскую правку письма. 11. Подготовить окончательный вариант письма. Тип письма определяет содержание служебного (делового) письма. Поэтому первый этап работы по составлению письма – выбор типа письма. В свою очередь тип письма обусловлен рядом обстоятельств. На приводимом рисунке (Рис. 1) представлен собой сводный перечень основных, наиболее часто применяемых типов деловых писем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов. Следует хорошо понимать, что нужный тип делового письма определяется прежде всего целью сообщения. Если на основании письма получатель письма не может определить, чего от него хотят, значит, значит неправильно (расплывчато) сформулирована цель послания. Чтобы определить основную цель письма, необходимо сконцентрироваться не на том, что пишется, а на том, для чего это делается, какая реакция от получателя ожидается. Адресат Тип письма Цели коммуникации Потребитель Предложение услуги Рекламно-информационное. Письмо-анкета Кредитный контроль Поздравления, поощрения Стимулировать потребность в услуге Получить данные о предпочтениях потребителей Ускорить оплату (деликатно) Сохранить расположение потребителя Поставщик Контрактные документы Ясно определить контрактные условия Получить возврат оплаты или замену   82     Претензии, рекламации Извинения поставки Избежать конфликта (опоздание оплатой и др. обстоятельства) с Информировать и привлечь потенциальных претендентов Информация о Дать ясную и точную информацию об вакансиях Сотрудник (работник) условиях работы и оплаты О приеме на работу организации Информировать и побудить изменить Дисциплинарное поведение О сокращении Объяснить детали и предложить поддержку Рис. 1. Перечень основных, наиболее часто применяемых типов деловых писем Большинство писем направлены на предложение дополнительных услуг потребителям, ускорения оплаты выполненных работ, предоставление гарантий оплаты или услуг, уточнение условий контракта, избежание конфликта с потребителем или предъявление претензий (рекламации) поставщику специального оборудования, техники, оснащения и пр. В зависимости от конкретных целей коммуникации выбирается тот или иной формат делового письма. Поэтому, прежде чем начинать готовить письмо необходимо сформулировать целевую установку письма. Таким образом, тип служебного (делового) письма определяется целью сообщения и его получателем. Нередко в служебных (деловых) письмах бывает чрезвычайно важно грамотно подать фактическую информацию, которая послужит подкреплением основных идей письма. Когда список идей составлен, к нему можно и нужно собрать дополнительный фактический материал: конкретные примеры, данные исследований, результаты испытаний, отзывы потребителей и другие факты, которые могут оказаться полезными при подготовке письма. Необходимо проработать внутренние документы своей организации. При необходимости целесообразно просмотреть публикации в тематических изданиях и других СМИ. Затем необходимо проанализировать собранную информацию, чтобы быть абсолютно уверенным в достоверности тех фактов, которые будут изложены в основном тексте письма. Важный этап работы – разработка структуры письма. Ранее уже отмечалось, что обычно письмо состоит из вступления, основной части и заключения. Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление? Суть заключается в том, что по разным причинам беглый взгляд на вступление должен ориентировать получателя или сотрудника,   83     разбирающего почту, о содержании письма без прочитывания письма полностью. Такими причинами могут быть, необходимость быстрого определения категории данного письма и получателя при разборке почты, особенно когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо, крайняя занятость получателя письма и пр. Поэтому вступление целесообразно начинать с краткого заголовка. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например: «О подготовке методического сбора руководящего состава Северо-западного регионального центра». Кроме того, не следует забывать о персональном обращении. При этом необходимо выяснить имя и должность сотрудника, к которому адресуется обращение. Эту информацию можно получить различными способами: позвонить по телефону и спросить, к кому обращаться по данному вопросу; воспользоваться Интернетом; использовать личные знакомства и т.д. Необходимо проверить правильность написания имени и должности адресата. Следует также учитывать, что в организации могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемый Иван Иванович!» Также целесообразно предусмотреть связь. В начальных строках письма можно сослаться на последний контакт с адресатом, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Такими типовыми начальными строками могут быть: «Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...». При разработке основной части необходимо исходить из того, что принципы и правила подготовки письменных сообщений в полной мере распространяются на составление писем. Важно помнить, что сообщение должно состоять из ряда внутренне связанных пунктов. Они должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. При этом любая законченная мысль должна отделяться вставкой нового параграфа. Наиболее важные, с точки зрения разработчика письма, мысли должны находиться в первом и в последнем абзаце основной части. Заключение письма формулируется так называемыми завершающими фразами. В зависимости от темы письма и от степени личного знакомства автора письма с адресатом, эти фразы могут несколько отличаться.   84     При недостаточном знании адресата и нейтральном к нему обращении письмо лучше словами «С уважением», под которыми должны стоять подпись и должность автора письма. Если общение с адресатом уже налажено и обращение допускается по имени, завершающей фразой может быть принятое в мировой практике выражение «Искренне Ваш(а)», под которым также ставятся подпись и должность автора письма. Наконец, если за время переписки с корреспондентом установились отношения более теплые, чем просто формальные, допустимо в конце написать «С наилучшими пожеланиями» или «Всего наилучшего», а должность не указывать. В заключение, для того, чтобы убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно, целесообразно проверить соблюдены ли в письме следующие рекомендации: Соблюдены ли общие требования к структуре? Насколько структура ясна и логична? Кто получатель (давний потребитель, начальник, поставщик, налоговый инспектор)? Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены — прочитайте вслух!)? Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)? Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным? Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо? Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости? Включено ли в письмо все, что важно? Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно? Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать? Не использованы ли «избитые» выражения и клише? Не применялись ли сленговые выражения (например «вылететь в трубу»)? Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика? Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)? Окончательный ли вариант письма распечатан? Каков формат письма? Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя? Использовался ли фирменный бланк компании? Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?   85     Правильно ли написаны реквизиты получателя? Соответствует ли обращение должности и статусу получателя? Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя? Приведен ли перечень вложений? Особенности подготовки отдельных типов служебных (деловых) писем Письма с положительными сообщениями. В практике деловой переписки к письмам с хорошими новостями относятся все сообщения, в которых Вы исполняете желание другой стороны. Среди наиболее часто встречающихся типов писем с хорошими новостями — те, в которых пишущий положительно разрешает возникшую ситуацию. Реакция получателя на такое письмо обычно бывает положительной. Такие письма целесообразно начинать сразу с основного сообщения. Поскольку предоставляется положительная информация, такой подход вызовет доброжелательность читателя и сэкономит и Ваше, и его время. Завершать письмо следует на положительной ноте, кратким позитивным заявлением. Письмо с хорошими новостями должно заканчиваться в такой же прямой манере, в которой и начиналось. Если подтверждается заказ, будет уместна ссылка на будущее сотрудничество.. Письма с нейтральными сообщениями. Нейтральное письмо, как видно из названия, представляет собой послание, которое не является ни хорошим, ни плохим. Такие письма обычно встречают осторожный интерес со стороны получателя. Некоторые из наиболее распространенных типов нейтральных писем содержат заявки на услуги, запросы на стандартную информацию, или относятся к ведению текущей переписки в соответствии с характером деятельности организации. Как и письма с хорошими новостями, нейтральные письма должны быть прямыми. Нейтральное письмо обычно также начинается с основной идеи. Если это письмо-запрос, основная идея обычно формулируется в виде просьбы. Далее следуют второстепенные детали и заключение. Чем конкретнее сформулировано основное сообщение нейтрального письма, тем легче будет добиться требуемого ответа. Письма с плохими новостями и отказы. Письма с плохими новостями и отказы трудно писать, поскольку в них отвергаются просьбы и предложения читателя. Прямота, присущая письму с хорошими новостями, здесь неуместна. Письма с плохими новостями, как правило, пишут в уклончивой или индуктивной манере — от второстепенного к главному.   86     Непрямая последовательность изложения делает сообщения такого типа более приемлемыми для читающего, поскольку позволяет автору привести аргументы прежде, чем сообщить о принятом решении. В идеале читающий может согласиться с тем, что решение является обоснованным. Если не сделать это должным образом, может возникнуть угроза взаимоотношениям автора и получателя. Ситуации, требующие составления писем с плохими новостями, очень разнообразны. Тем не менее, большинство из писем такого типа может быть построено следующим образом. Начать целесообразно с нейтрального комментария, который призван дать получателю информацию о теме письма, но не должен подразумевать ни «да», ни «нет». Кроме того, начало должно соответствовать сообщению, которое за ним последует. Начало не должно быть слишком позитивным, если за ним последует негативный ответ. В то же время, не нужно сразу писать о грядущем отказе. Такие слова как «однако» или «но» являются такими же сигналами об отказе, как и «не будем» или «не имеем возможности». Объяснение следует дать в позитивном стиле. Оно должно звучать, как объяснение, а не как извинение, ссылка должна быть не на политику организации, а на другие причины. Писать целесообразно на уровне понимания получателя с представлением убедительных аргументов. При изложении отказа желательно составить фразу, содержащую отказ, в нейтральном тоне, а сам отказ изложить в страдательном залоге. Письмо завершается в позитивном духе. Автор письма должен сказать о чем-либо, представляющем интерес для получателя. При этом целесообразно дать адресату почувствовать вашу озабоченность, снимая акцент с самого отказа. Составление письменных претензий и жалоб. Общеизвестно, что отечественная сфера услуг еще далека от совершенства и для того, чтобы добиться удовлетворения претензии, требуются настойчивость и соблюдение нескольких простых правил при составлении претензии: -стандартную претензию следует излагать кратко; -конкретные действия следует запросить как можно раньше; -необходимо пояснить, чем вызвана претензия; -выразить уверенность в урегулировании возникшей ситуации и признательность за выполнение запрашиваемого действия Письма по кадровым вопросам. В нашей стране практика подготовки писем по кадровым вопросам распространена не так широко, как на Западе. Но иногда даже руководителю небольшой организации всетаки приходится брать на себя обязанность подготовки таких писем: рекомендаций, писем о приеме на работу или об увольнении.   87     С другой стороны, выступая в качестве претендента на должность в какой-либо организации, нужно не только научиться грамотно писать резюме, но и составлять сопроводительные письма с просьбами о встрече или назначении собеседования с Вами. Подготовка писем по кадровым вопросам имеет ряд особенностей. Вне зависимости от конкретной темы и адресата, их написание потребует такта, понимания и деликатности по отношению к респондентам. Порядок изложения информации в письмах по кадровым вопросам должен соответствовать типу новостей, содержащихся в них. В письмах с хорошими или нейтральными новостями (собеседование, прием на работу, повышение в должности, рекомендательное письмо) придерживаются прямого порядка изложения в письмах с плохими новостями (отказ в приеме на работу, увольнение) — обратного. Давая сотруднику рекомендацию, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:: -лучше, если Ваша рекомендация будет ответом на письменный запрос отдела кадров компании, в которую уходит сотрудник; -характеристика сотрудника должна быть подробной: необходимо перечислить как его рабочие, так и личные качества; -в заключительной части письма необходимо четко указать оценку сотруднику - положительная или отрицательная. Частные деловые письма (просьбы, приглашения и т.п.). Как уже отмечалось ранее, частные деловые письма — это, как правило, письма частных лиц, которые пишутся и посылаются в какие-либо организации. Кроме того, к этой категории относятся также деловые письма от одного частного лица другому. Подобно другим деловым письмам, такие письма нужно писать просто и понятно. К таким письмам могут относиться: выражение интереса к опубликованной вакансии, ответ на приглашение пройти собеседование, рекомендательное письмо, приглашение, вежливый отказ от приглашения и пр. Международная переписка. Деловые отношения с зарубежными организациями сегодня стали привычным делом. Общепризнанным языком международного делового общения стал английский. Большинство людей в системе государственного управления в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Разумеется, лучше написать гладкое письмо поанглийски, чем корявое — на другом иностранном языке, хотя получатель и воздаст должное попытке преподнести ему сюрприз на родном языке. Большая часть переписки с зарубежными коллегами в системе МЧС посвящена вопросам взаимодействия при ликвидации чрезвычайных ситуаций, обмену опытом в этой сфере, организации совместных   88     симпозиумов, конференций и пр. Установление деловых связей обычно также начинается с деловых писем. Вот почему к ним предъявляются самые высокие требования. Они должны писаться просто, понятно, легко. В процессе международной деловой переписки следует обращать внимание на следующее: -в письменной речи необходимо употреблять простые и понятные слова, ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные выражения, сленг .иностранцы с трудом их понимают; -предпочтительнее писать письмо на языке той страны, в которую оно направляется; -необходимо убедиться в правильном употреблении обращений: например, месье — по-французски, герр — по-немецки и т.д.; -на конверте обязательно пишется код страны, в которую посылается письмо; -не следует путать адреса с телефонными номерами, убедиться в правильном написании адреса получателя; -при ожидании ответа следует проявлять терпение; его едва ли напишут немедленно; -при затягивании ответа лучше напомнить о письме по телефону; -важное и срочное письмо лучше отправить по факсу. В процессе повседневной деятельности возникает множество ситуаций, требующих принятия верного решения, которое на этапе реализации облекается в форму приказа или распоряжения. В других случаях документы используются в качестве информации для подготовки решений. К их числу относят прежде всего служебные (деловые) письма. Это придает огромную значимость приказам и служебным (деловым) письмам, что налагает огромную ответственность на разработчиков и исполнителей таких документов. Они должны воспринимать любые документы, и в первую очередь приказ и (служебное) деловое письмо как целостную структуру, отвечающую таким требованиям, как: -краткость и компактность изложения официального материала; -точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; -последовательность использования технических приемов правотворчества.   89     Контрольные вопросы. 1. В чем выражаются основные функционально-речевые разновидности современного русского языка? 2. Что такое стиль изложения? 3. В чем сущность официально-делового стиля: его основные функции и разновидности? 4. Что такое стилистические запреты и в чем они выражаются? 5. Каковы наиболее распространенные ошибки, допускаемые в текстах документов при их разработке? 6. Каковы падежные формы цифровых выражений? 7. Что такое корректирование и редактирование текстов? 8. В чем заключается зависимость классификации управленческих документов от условий подготовки и управления процессами, действий и деятельности организаций? 9. Каковы основные разделы и содержание управленческих документов по подготовке и реализации управления? 10. Каково основное содержание пояснительных записок к основным формам управленческих документов? 11. В чем заключается оформление организационнораспорядительных документов? 12. Что такое формуляр документа? Особое внимание уделить видам формуляров. 13. Что такое реквизит документа? Особое внимание уделить видам реквизитов. 14. Каковы основные элементы группировки реквизитов и их основное содержание? 15. Что такое бланк документа: понятие, требования к бланкам и чем они определяются? 16. Что такое текст документа, каковы требования к тексту и его построению? 17. Что такое структура документа? 18. Каковы основные элементы структуры документа? 19. Что такое рубрикация документа? 20. Каковы способы представления унифицированного текста документа и их основное содержание? 21.Что такое деловая переписка? 22.Что такое служебная корреспонденция, ее виды? 23.Что такое служебное (деловое) письмо, виды писем?   90     24.Чем определяются общие требования к подготовке документов, образующих служебную корреспонденцию? 25.Что такое приказ, каковы основные виды приказов в деятельности организаций? 26. Каков порядок разработки проекта приказа? 27. По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности? 28. Какие вопросы регулируются приказами по личному составу?   91     Глава 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационнораспорядительная документация занимает особое место и является наиболее широко используемым видом управленческой документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность в организации главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в организационно-распорядительных документах. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 организационнораспорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организационно-распорядительные документы классифицируются на три группы: - организационные (организационно-правовые) документы: уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции и др; - распорядительные документация: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др. Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в группе ОРД отдельно выделяет: - документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.; - коммерческие документы (коммерческие контракты, спецификации, графики поставок и др.); - документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению). В данной главе особое внимание будет уделено особенностям оформления организационно-правовой и распорядительной документации с учетом требований временной инструкции по работе с документами в системе МЧС, введенной в действие приказом МЧС от 01.12.2008 № 735. 3.1. Организационные документы Организационные (организационно-правовые) документы – это большая группа документов, позволяющих организовать, создать, упорядочить согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.   92     Главными функциями организационных документов являются управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Процесс управления опирается на правовую основу. Прежде всего это касается определения статуса субъектов и объектов правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением (штаты, информационное обеспечение). Поэтому правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений. На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности: - четкость структуры и правового статуса конкретного звена управления; - разделение труда и установление порядка функционирования этого звена; - дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности; - осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства. Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинить их заранее установленным правилам. Должны быть определены: - виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции; - перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае; - виды потребляемой информации; - периодичность и сроки выполнения работ; - состав исполнителей. Все эти вопросы находят отражение в таких документах, как уставы, положения (в том числе и положения о структурных подразделениях МЧС: положения о ГПН, о ФПС и др.), инструкции (в том числе и должностные), правила, регламенты, расписания, договоры. Регламентация, предписываемая этим комплексом документов, играет организующую роль, устанавливая конкретные пределы и рамки выполнения соответствующей деятельности. Правильно составленные положения и должностные инструкции позволяют четко представить иерархию связей, обеспечивают стабильность каналов решения вопросов и в конечном счете способствуют повышению эффективности управленческого   93     труда. Рассмотрим несколько наиболее часто применяемых видов организационных документов (Устав, положение, инструкция, регламент). У с т а в – предусмотренный государством или собственником имущества либо общественной организацией свод правил, регулирующих: - правовой статус государственного или муниципального образования; - правовой статус международной организации; - конкретных юридических лиц; - организацию определенной сферы деятельности. Применительно к уставам об органах управления, подразделениях ГПС, организаций МЧС России – это нормативный правовой акт, определяющий порядок образования указанных организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в сфере обеспечения пожарной безопасности и в условиях чрезвычайных ситуаций. При создании организации устав относится к обязательным учредительным документам и подлежит государственной регистрации в установленном законодательством порядке. Уставы организаций в системе МЧС утверждаются Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий. Обычно составляются не менее, чем в двух экземплярах и хранятся по месту утверждения и в самой организации. При оформлении уставов используются реквизиты : - наименование организации; - вид документа и регистрационный номер; - дата документа и место издания (если невозможно определить из наименования организации); - текст документа; - подпись и оттиск печати; - грифы согласования и утверждения документа. - кем зарегистрирован устав. В реквизите «текст» предусматриваются разделы: общие положения; основные функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; виды деятельности; имущество и средства; контроль; проверка и ревизия; реорганизация; создание и ликвидация. В соответствии с Гражданским кодексом РФ (Ст. 52) в уставе должны быть определены: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица и другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. Наименование юридического лица должно содержать указание на его организационно-правовую форму и характер деятельности.   94     Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности. Кроме этой общей информации в уставах организаций в системе МЧС обычно указываются (на примере Устава ГУ МЧС Алтайского края): -порядок финансового обеспечения деятельности управления; -ответственность по своим обязательствам; -состав филиалов (обособленных структурных подразделений) подразделения государственной противопожарной службы субъекта РФ, созданные в целях организации тушения пожаров на соответствующих территориях данного субъекта; - порядок утверждения штатных расписаний; - цели и предмет деятельности организации (Управления МЧС), например: «Управление МЧС Алтайского края создано для обеспечения мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения чрезвычайных ситуаций межмуниципального и регионального характера, стихийных бедствий, эпидемий и ликвидации их последствий, пожарной безопасности, в том числе организации тушения пожаров (за исключением лесных и особо сложных пожаров при чрезвычайных ситуациях), обеспечения безопасности людей на водных объектах, а также обеспечения финансовыми и материально-техническими средствами осуществления части полномочий, переданных администрацией Алтайского края Министерству Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, по вопросам организации тушения пожаров, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций»; - перечень видов деятельности: в области гражданской обороны, в области предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в области обеспечения пожарной безопасности, в иных областях; - сведения о составе имущества организации; - права и обязанности организации, порядок отношений с другими организациями и гражданами во всех сферах своей деятельности, в том числе и хозяйственной, на основе договоров, соглашений, контрактов; - порядок руководства организацией; - филиалы и представительства организации; - порядок реорганизации и ликвидации организации. П о л о ж е н и е – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и   95     организацию работы какого-либо органа (комиссии, комитета, совета и т. д.), структурного подразделения или организации в целом. Положение определяет порядок образования, структуру, функцию, компетенцию и организацию работы системы государственных органов (Положение об МЧС), одного органа (Положение об РСЧС, Положение о территориальном органе МЧС и др.), структурного подразделения (Положение об Управлении оперативного реагирования и др.) Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например, о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются вышестоящими органами для системы учреждений и предприятий для однотипных подведомственных структур. Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является положение о структурном подразделении (положение об управлении, отделе, пожарном отряде, пожарной части) Уставы и положения об организациях в системе МЧС утверждаются руководителем организации (Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий) или правовым актом (приказом территориального органа, организации системы МЧС России). Указанные документы составляются в двух экземплярах и хранятся по месту утверждения и в самой организации. И н с т р у к ц и я - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления порядка осуществления какой-либо деятельности или порядка применения положений законодательных и иных нормативных актов. В системе МЧС инструкции по основным видам деятельности издаются территориальным органом, воинской частью, организацией системы МЧС России только после согласования с соответствующим департаментом или управлением МЧС России Инструкции также издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов: -инструкция по документационному обеспечению: правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации (Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах,   96     соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России); -должностные инструкции: правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями. Помимо должностной инструкции для государственных гражданских служащих введен должностной регламент (ст. 27, ФЗ от 27.07.2004г. № 79ФЗ). Относительно должностной инструкции должностной регламент является более «жестким» документом, предъявляющим к работнику твердые квалификационные требования, определяющим ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, компетенцию в самостоятельном принятии решений, показатели эффективности и результативности деятельности госслужащего. Р е г л а м е н т – нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа или его подразделения. Виды регламентов устанавливаются Госстандартом. Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 г. утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (Типовой регламент). Он устанавливает общие правила взаимодействия министерств, служб и агентств при выполнении ими своих функций, а также общие правила организации деятельности федеральных органов исполнительной власти по реализации ими полномочий. Обязанностью органов исполнительной власти стала разработка административных регламентов: -регламенты федерального органа исполнительной власти (разрабатываются на основе Типового регламента и утверждаются руководителями организаций); -административные регламенты предоставления государственных услуг; -административные регламенты исполнения государственных функций; -должностные регламенты гражданских государственных служащих федерального органа исполнительной власти. Последние три регламента содержат последовательность действий по исполнению функций и нормативные сроки исполнения этих функций. Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005г. № 485 был утвержден «Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». Он устанавливает общие правила внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. На этой основе разработан, например, административный регламент МЧС   97     определяющий последовательность и сроки действий (административные процедуры) по осуществлению государственной функции по надзору за выполнением федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, а также должностными лицами и гражданами установленных требований пожарной безопасности. Кроме перечисленных документов также разрабатываются правила, расписания, договоры (соглашения). П р а в и л а – это постановление, предписание, устанавливающее тот или иной порядок исполнения чего-либо. Р а с п и с а н и е – график, содержащий сведения о времени, месте и последовательности совершения чего-либо. Д о г о в о р – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. 3.2. Распорядительные документы Выработка и принятие управленческих решений пронизывают весь управленческий процесс. Управленческие решения принимают исполнительные органы федеральной власти, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятия и учреждения. Проведение в жизнь управленческих решений осуществляется путем принятия правовых актов, имеющих статус распорядительных документов. Правовые акты – акты уполномоченных субъектов права, посредством которых достигается определенный юридический эффект: устанавливаются, изменяются, отменяются правовые нормы или изменяется сфера их действия, а также устанавливаются, изменяются или прекращаются конкретные правоотношения. В зависимости от юридических свойств правовые акты подразделяются на нормативные (нормативно-правовые) и ненормативные. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (Постановление Правительства от 19 января 2005г. №30) определяет : -нормативные (нормативно-правовые) акты – правила поведения, распространяющиеся на неопределенный круг лиц, изданные на основании и во исполнение федерального законодательства, обязательные для исполнения органами государственной власти, местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами и гражданами; -ненормативные акты – индивидуальные, т. е. связанные с реализацией правовых норм, их применением, исполнением и   98     использованием. При этом под индивидуальными актами понимаются решения по конкретным вопросам, обращения к конкретным лицам. Они не содержат каких-либо общих правил поведения и рассчитаны на однократное применение. В зависимости от юридических свойств формы правовых актов подразделяются на две большие группы: - первичные; - вторичные. Первичные правовые акты: закон, указ, постановление, распоряжение, решение, приказ. Вторичные правовые акты: - универсальные формы: положения, правила, инструкции; - специализированные форматы: регламент, указание, руководство, разъяснения, рекомендации, программа, порядок, стандарт, прейскурант, классификатор. Вторичные формы правовых актов характеризуются тем, что они имеют производный характер по отношению к первичным формам правового акта. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «постановили», «выступили»). Рассмотрим основные виды правовых актов. З а к о н - юридический акт, принятый высшим представительным органом государственной власти либо непосредственно волеизъявлением народа (в порядке референдума) и регулирующий, как правило, наиболее важные общественные отношения. У к а з (постановление) – правовой акт нормативного или индивидуального характера, издаваемый различными высшими государственными органами и высшими должностными лицами, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами. Р а с п о р я ж е н и е - индивидуальный правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. Р е ш е н и е:   99     - как правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности; - как совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами. В настоящее время отсутствует специальный нормативный правовой акт, устанавливающий общие правила издания совместных правовых актов органами исполнительной власти. У к а з а н и е: -как наставление, разъяснение, как действовать; -как правовой акт, издаваемый руководителем организации или заместителем преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Отдельное место в документационном обеспечении управления занимает п р и к а з – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данной организацией. В деятельности организаций различают приказы по основной деятельности и личному составу. Правовую основу в системе МЧС составляют ведомственные распорядительные документы, основу которых составляют приказы и распоряжения, издаваемые за подписью начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. В системе МЧС к которой относится и ГПС, под приказом понимается письменное или устное распоряжение руководителя (начальника) организации, обращенное к подчиненным и требующее обязательного выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-либо порядок, положение. Письменный приказ является основным распорядительным служебным документом (правовым актом) управления в системе МЧС, издаваемым на правах единоначалия командирами соединений и воинских частей войск гражданской обороны, руководителями территориальных органов, организаций системы МЧС России. Начальники (командиры) подразделений отдают приказы только в устной форме. Приказ должен соответствовать законам и требованиям внутренних регламентирующих документов. Р а с п о р я ж е н и я – форма доведения задач до подчиненных, в   100     письменном виде – боевой или служебный документ. Распоряжения издаются по организационным, оперативным вопросам или вопросам, рассчитанным на кратковременное действие. Как правило, распоряжения издаются единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также могут издаваться первыми заместителями руководителя организации и руководителями структурных подразделений. Приказы и распоряжения издаются: -в соответствии с поручением вышестоящей организации; -в соответствии с решениями коллегии территориального органа МЧС России; -в соответствии с поручениями начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России; -по инициативе структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Приказы издаются: -по вопросам основной деятельности территориального органа, воинской части, организации МЧС России; -по личному составу; -по строевой части; -о командировании, в том числе и за пределы Российской Федерации. Приказами по основной деятельности утверждаются: - штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий; -положения о структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России; -оформляются создание, реорганизация, ликвидация организаций и их переименование; -регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; -утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; -создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); -о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности; -о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; -регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом воинской части, организации системы МЧС России.   101     В ы п и с к а и з п р и к а з а – оформляется при необходимости. Представляет собой копию официального документа, воспроизводящую его часть и заверенную в установленном порядке. Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из приказа отмечается проставлением отметки о заверении выписки. В соответствии с требованиями к оформлению документов в системе МЧС и ГПС выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. На федеральном и региональном уровнях управления также могут издаваться д и р е к т и в ы – оперативные или служебные документы по управлению силами и средствами, содержащие руководящие указания по планированию и применению сил и средств, подготовке и проведению учебных, учебно-тренировочных мероприятий, организации и ведению гражданской обороны, штатно-организационным вопросам. В директивах излагаются цели проводимых мероприятий, задачи, порядок их выполнения. 3.3. Особенности оформления организационно-распорядительных документов в МЧС и пожарной охране России Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм). Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России применяются бланки с продольным и угловым расположением реквизитов. Бланки с продольным расположением реквизитов используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний, а   102     также для оформления служебных писем в тех случаях, если использование этого вида бланка закреплено в учредительных документах организации системы МЧС России. Бланки с угловым расположением реквизитов используются для оформления служебных писем, справок и т. д. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразная форма бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Изображение углового штампа на бланке должно строго соответствовать требованиям Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516 ДСП. В деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России применяются бланки строгой отчетности. К ним относятся бланки: - документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; - документов, удостоверяющих личность; - трудовых книжек и вкладышей к ним; - воинских перевозочных документов; - чековых, квитанционных и расчетных книжек; - другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевыми словами, разделяющими вводную и распорядительную части, являются слова «обязываю», «требую» или «предлагаю». Рассмотрим особенности разработки и оформления проектов распорядительных документов по основным вопросам деятельности в МЧС России. Ответственность за качественную подготовку приказов и распоряжений, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов, организаций, которые готовят и   103     вносят проект приказа (распоряжения) на подпись. Контроль за правильностью проектов возлагается на структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и юридическую служба (отдел, отделение и т. д.). Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу. Важный вопрос в документационной деятельности – использование терминологии. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС и ГПС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему. Основная терминология, применяемая в системе ГПС России определяется соответствующим Госстандартом (ГОСТ 12.1.033-81. ССБТ. Пожарная безопасность. Термины и определения.) и «Техническим регламентом о требованиях пожарной безопасности» (ФЗ РФ от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ). При употреблении специальных или новых терминов, их значение должно быть разъяснено в примечаниях. Проекты приказов и распоряжений оформляются в одинаковой форме на бланках установленного образца с продольным расположением реквизитов. Они печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м2 формата А4 (210x297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны – 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см. Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается. Проект распорядительного документа должен содержать следующие реквизиты: -эмблема МЧС России -краткое наименование вышестоящей организации - МЧС России -полное наименование территориального органа, организации системы МЧС России;   104     -наименование вида документа; -заголовок (кроме приказов по личному составу и строевой части) -текст; -подпись; -необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на листе согласования или на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения; -отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись. Заголовок приказа, распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером № 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т. д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях – словом «требую», иногда - «п р е д л а г а ю»). Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («требую», «п р е д л а г а ю») не пишется. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица – с указанием должности, звания) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа (распоряжения). Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для   105     всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование. Изменения, вносимые в приказ и в документ, утверждаемый этим приказом (например, положение, правила и т. д.) могут быть оформлены в виде приложения к приказу. К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа. Отдельную группу документов составляют документы ограниченного доступа. На проектах таких документов проставляются соответствующие пометки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения – «Для служебного пользования», для сведений, составляющих государственную тайну, - соответствующий гриф секретности. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован. Поэтому важным этапом в подготовке документа является их согласование. Проект документа согласовывается с теми должностными лицами, которых данный документ может касаться в ходе его реализации. Если распорядительный документ, проект которого разрабатывается, предусматривает расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы), либо предполагает возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, он в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансовой службы территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Визирование проекта распорядительного документа осуществляется: -руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа; -руководителями структурных подразделений, которым предписывается осуществление соответствующих действий (выполнение заданий), а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т. п.; -начальником отдела защиты информации; -начальником юридической службы; -начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;   106     -другими должностными лицами по усмотрению начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования. Если предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования. Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Таким образом, необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Работа с организационно-распорядительными документами – основной вид документационного обеспечения управления. Без них невозможна организационная деятельности и реализация принятых решений по вопросам обеспечения безопасности в условиях чрезвычайных ситуаций в целом, и пожарной безопасности в частности.   107     Контрольные вопросы 1. Что такое организационно-распорядительный документ? 2. Как классифицируются организационно-распорядительные документы? 3. Что такое организационные документы? 4. В чем заключается управленческая функция документа? 5. Что представляет собой Устав организации в МЧС России? 6. Что составляет правовую основу в системе МЧС?   108     Глава 4. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ И СПРАВОЧНОАНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают документы, несущие справочную и аналитическую информацию. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения. Такие документы называются справочно-информационными и справочно-аналитическими. 4.1. Справочно-информационные документы Большинство документов, отправляемых из организации и получаемые ею – справочно-информационные. Они содержат информацию о фактическом положении дел. Эта группа документов носит вспомогательный характер по отношению к организационнораспорядительным документам и служат основанием для их принятия. В отличие от организационно-распорядительных документов они не всегда обязательны к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию и может быть принята к сведению. Особенность этих документов в том, что, как правило, эти документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к начальнику структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т. п. Отдельные разновидности информационно-справочных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами. К справочно-информационным документам относятся: протоколы, докладные и объяснительные записки, заявления, рапорты, предложения, представления служебные записки, представления, переписка. П р о т о к о л – в системе МЧС определяется как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших, Получить   109     представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т. д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (Приложение 12). Д о к л а д н а я з а п и с к а - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй - излагают выводы и предложения. С л у ж е б н а я з а п и с к а - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей). О б ъ я с н и т е л ь н а я з а п и с к а – документ, составляемый работником (должностным лицом) организации и объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины каких-либо нарушений (невыполнение какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины и пр.). Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Ее реквизиты аналогичны реквизитам докладной записки. П р е д л о ж е н и е – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства руководителями подразделений и специалистами.   110     Предложения подписываются составителем и представляются руководству. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений. Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций. Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем бланке. Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения или как письменное заявление от имени организации, адресованное другой организации о готовности заключить с ней договор на определенных условиях (оферта). Обязательными для предложения являются: -наименование структурного подразделения, (наименование организации – при адресовании вышестоящей организации); -наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место становления (при адресовании вышестоящей организации); -заголовок к тексту, адресат, подпись. П р е д с т а в л е н и е – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении персонала, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации. Представление оформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующую информацию: -фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование и занимаемую должность; -наименование структурного подразделения; -стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности) и оценку служебной деятельности; -повышение профессионального уровня; -оценку политических, деловых и моральных качеств, информацию об участии в общественной работе; -мотив назначения, перемещения или поощрения; -наименование должности и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить. Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.   111     З а я в л е н и е – документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника. Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных или дополнительных отпусков, с просьбой оказания материальной помощи и др. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.). Сложившаяся практика показывает, что некоторые заявления (например, об увольнении) необходимо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря руководителя, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление. Заявление оформляется лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя организации, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметки об исполнении и направлении его в дело. Р а п о р т – документ, объединяющий в себе свойства заявления, докладной и объяснительной записок и имеющий те же реквизиты. Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Деловая переписка может быть осуществлена в форме служебного письма, телеграммы, телефонограммы, телекса, факса, электронного сообщения). С л у ж е б н о е п и с ь м о. По содержанию и назначению может быть инструктивным (директивным), гарантийным, информационным, письмом-запросом, письмом-извещением, письмом-ответом и др. Т е л е г р а м м а – официальное сообщение, переданное по телеграфу. Телеграммы могут быть простыми, срочными, правительственными и международными. Разновидностями телеграмм являются фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Т е л е ф о н о г р а м м а – документ, создаваемый в связи с необходимостью оперативной передачи информации. Передается по каналам телефонной связи с последующей записью получателем от руки.   112     Телефонограммы передаются и принимаются, как правило, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Телефонограммы обычно используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (подтверждения устных распоряжений, приглашения на совещания, заседания и т. д.). Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются соответствующим руководителем или ответственным исполнителем. Ф а к с (телефакс, факсограмма) – копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры. Представляет собой современный, наиболее распространенный, способ передачи на любые расстояния с большой скоростью (в реальном масштабе времени) оригинального текста документа со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть отправлен одному или одновременно нескольким адресатам с помощью факса. Факсом передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения. Т е л е к с – временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс. Телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Технически телекс представляет собой буквопечатающий аппарат (пишущую машинку), печатающий и передающий текст на расстояние. По сути телекс – это усовершенствованный телеграф. Сегодня телекс - это единственный способ обмениваться документальной информацией, имеющей юридическую силу. Э л е к т р о н н о е с о о б щ е н и е – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.   113     4.2. Справочно-аналитические документы К справочно-аналитическим документам относятся: справки, акты, сводки, заключения, отзывы, списки, перечни. К основным документам данного типа относятся справки и акты. С п р а в к а – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, отражающий деятельность организации или подтверждающий сведения биографического (места работы, трудового стажа, заработной платы и т. д.) или служебного характера. Справки могут быть внешние и внутренние, простые и сложные. Внешние справки – для представления в другую организацию. Такие справки должны обязательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в них, и подписываются руководителем организации. Внутренние справки – для представления руководству с информацией о фактах и событиях служебного характера. Такие справки обычно составляются по запросу руководства и подписываются исполнителем (составителем). В простых справках отражается информация по одному вопросу, в сложных справках – по двум и более вопросам. Практика показывает, что в последнем случае нецелесообразно рассматривать более 3-х вопросов. Большинство справок содержит трафаретный текст. Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляются в адрес, второй подшивается в дело. А к т – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события или действия. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т. п.). Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию: -сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); -обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); -испытаний (образцов, систем, технологий); -выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); -передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); -нарушения установленных правил; -ревизии, инвентаризации; -расследования аварий, несчастных случаев; -ликвидации организации и т. д.   114     Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т. д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т. д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др. В соответствии с требованиями, предъявляемыми к документационному обеспечению в системе МЧС, акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги. Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты: - гриф утверждения (печатается в правом верхнем углу); - наименование вида документа (Акт) и номер (арабскими цифрами после слова «Акт» на той же строке); - заголовок (указывается название или краткое содержание факта или события; заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.); Текст акта: состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. С в о д к а – документ, содержащий обобщенные сведения по какому либо вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка замечаний, сводка требований и т. д.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким   115     показателям. Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию. Внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем. Обязательными реквизитами сводки являются: - наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения); - наименование вида документа, дата и регистрационный номер; - место составления (для внешней); - адресат, заголовок к тексту, подпись. З а к л ю ч е н и е - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет». Сопроводительное письмо к заключению не прилагается. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов   116     организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательными реквизитами заключения являются: -наименование вида документа, дата, регистрационный номер и место составления; -заголовок к тексту; -подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги). О т з ы в - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы. Подготовка отзыва производится в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения. Обязательными реквизитами отзыва являются: -наименование вида документа; -дата, регистрационный номер и место составления; -подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги). С п и с о к - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т. д.). Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.). Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги. Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения. В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем. Обязательными реквизитами списка являются: -наименование организации; -дата, регистрационный номер и место составления; -заголовок к тексту, подпись. П е р е ч е н ь - систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечень оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы). Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения. Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа   117     утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит. Обязательными реквизитами перечня являются: -наименование организации; -наименование вида документа; -дата, регистрационный номер и место составления; -заголовок к тексту, подпись. 4.3. Документирование коллегиальной деятельности Органы управления в организации любого типа можно классифицировать по нескольким параметрам - по количественному составу: коллегиальные органы управления и единоличный орган управления; - по характеру управленческой деятельности: стратегические органы управления (общее собрание и совет директоров) и оперативные (исполнительные) органы управления (единоличный и коллегиальный исполнительные органы). - по типу лиц, могущих входить в состав того или иного органа: органы, состоящие исключительно из физических лиц (совет директоров и коллегиальный исполнительный орган), и органы, которые могут быть представлены как физическими, так и юридическими лицами (общее собрание, единоличный исполнительный орган). - по отрасли права, регулирующей отношения общества с лицами, входящими в состав органов управления, – различают органы управления, деятельность которых регулируется исключительно гражданским законодательством (общее собрание, совет директоров), и органы управления, деятельность которых регулируется как гражданским, так и трудовым законодательством (коллегиальный и единоличный исполнительный органы). Коллегиальные (корпоративные) органы управления занимают особое место в управлении современными организациями. Можно сказать, что демократический дух самих принципов корпоративного управления требует все большей степени коллегиальности при обсуждении и принятии важнейших внутриорганизационных решений. Коллегиальные органы управления могут быть представлены общим собранием, советом директоров и коллегиальным исполнительным органом (группа лиц - высших руководителей организации во главе с единоличным исполнительным органом (коллегия), коллегиально принимающих решение по вопросам, по которым в соответствии с уставом общества единоличный исполнительный орган имеет право принимать решения только с согласия коллегиального исполнительного органа), состоящими из группы лиц.   118     Единоличный орган управления представлен единоличным исполнительным органом (единоличный исполнительный орган – должностное лицо, действующее от имени общества на основании устава общества и обладающее правом осуществлять правоспособность этого общества по всем вопросам, не отнесенным к компетенции других органов общества)), являющимся физическим либо юридическим лицом. Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т. д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам. Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие этапы: 1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. 2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. 3.Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. 4. Принятие решения по рассмотренным материалам. 5. Оформление протокола заседания. 6. Издание распорядительного документа. 7. Доведение решения до исполнителей. Первый этап предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование   119     решения и распорядительную часть – поручения. На втором этапе подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. На третьем и четвертом этапах председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение. Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания (Приложение 18). Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь. Шестой этапа – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т. п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В   120     практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. Седьмой этап – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. Особое значение придается составлению и оформлению протокола. Напомним, что протокол в документообороте МЧС является организационно-распорядительным документом, относящимся к группе справочно-информационных документов. Протоколом фиксируются ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. В соответствии с требованиями к документационному обеспечению управления в МЧС протоколы печатаются размером шрифта № 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты: Наименование документа (Протокол); Вид заседания, совещания; Дата (проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола; в случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97.) и номер (является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение календарного или учебного года); Текст протокола (состоит из двух частей: вводной и основной): -в вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании). -основная часть протокола включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения; Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости)   121     печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме, приведенной в приложении № 26. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Контрольные вопросы 1. Какие документы относятся к группе справочноинформационных? 2. Что такое деловая переписка? 3. В каких формах осуществляется деловая переписка? 4. Какие документы относятся к группе справочно-аналитических? 5. Как классифицируются органы управления в организации? 6. Каковы этапы подготовки распорядительных документов при коллегиальном принятии решений?   122     Глава 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. При построении демократического государства особенно важно четко организовать работу по рассмотрению обращений граждан, их сигналов, деловых советов и предложений. 5.1. Основы организации работы по обращениям граждан. Виды обращений Основополагающими принципами работы с обращениями граждан являются: -право каждого гражданина обжаловать незаконные действия любого должностного лица или учреждения; -всемерное расширение и упрочение связей с широкими массами; -гласность работы по рассмотрению обращений граждан. Обращение следует рассматривать и как важное средство осуществления и охраны прав личности. Правила приема обращений граждан, их регистрация, направление на рассмотрение и контроль за их прохождением определены специальными документами: -Конституция Российской Федерации, принятая 12.12.1993 г., в специальных статьях которой нашли отражение вопросы работы с предложениями и заявлениями граждан; -Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» от 12.04.1968 (в ред. от 1980 г.); -Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях от 30.11.1981г., №4631162/289, утвержденное Постановлением Государственного Комитета СССР по науке и технике, Государственного Комитета СССР по стандартизации и Главного архивного управления при Совете Министров СССР. Работа с обращениями граждан имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется упомянутым специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в   123     государственных органах, на предприятиях и в организациях» и законами краев, областей». В Типовом положении определен четкий порядок работы с обращениями, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. На основе этого документа могут быть разработаны собственные положения и инструкции по ведению делопроизводства с обращениями граждан с учетом особенностей деятельности. Так, в системе МЧС основные положения организации работы по обращениям граждан изложены во Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС от 1 декабря 2008 г., № 735. Порядок работы с письменными обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970). Работа с обращениями населения – это самостоятельный участок служб документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения – бюро (отделы, секторы) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно немного, ими занимается специальный сотрудник, Наконец, работа с этой категорией в небольшой организации является частью работы секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специальное лицо. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно контролировать этот участок работы. Типовым положением определена технология работы с обращениями граждан: - прием граждан; - прием и первичная обработка письменных обращений; - регистрация обращений; - направление обращений на рассмотрение; - уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения; - уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения; - контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений; - информационно-справочная работа по обращениям;   124     - извещение заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направление решений для исполнения в соответствующие органы; - группировка дела и текущее хранение обращений; - анализ поступивших обращений. В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба. П р е д л о ж е н и е – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач. З а я в л е н и е – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач. Ж а л о б а – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав. Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т. е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т. п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового   125     органа и т. д. Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям. Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и регистрационноконтрольной карточкой для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Обращения граждан могут быть письменными и устными. При этом письменные обращения могут отправлены по почте или передаваться при личном общении в ходе личного приема должностным лицом организации (руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений). Устные обращения реализуются только при личном общении. 5.2. Письменные обращения граждан Письменные обращения граждан регистрируются группой документационного обеспечения (канцелярией) в регистрационноконтрольной карточке либо журнале или в компьютере в день их поступления. Все обращения регистрируются в день поступлений. На каждое обращение заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение организации он должен быть передан в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для регистрации. Там они учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист.   126     При регистрации должны соблюдаться следующие общие правила. 1. Конверты к обращениям (письмам) сохраняются и прикладываются к документу. 2. В картотеку (компьютер) заносятся: -фамилия, имя и отчество заявителя; -регион, откуда поступило обращение; -входящий номер и дата регистрации; -краткое содержание вопроса с обязательным указанием организации или должностного лица, действия которого оспаривает заявитель. 3. Входящий регистрационный номер (индекс) указывается в регистрационном штампе и может состоять из индекса подразделения, в которое направляется обращение для разрешения, или начальной буквы фамилии автора письма, порядкового номера и даты регистрации (например, К-187 от 12.06.1997). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ 6.38-90. 4. Коллективные обращения регистрируются с пометкой «Коллективное» на фамилию первого заявителя, которому и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера. 5. Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй – в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий – вместе с документом передается в структурное подразделение – исполнитель. После исполнения обращения первый экземпляр карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений. С момента поступления обращений и их регистрации начинается отсчет срока их исполнения. 6. При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения, повторными не считаются и учитываются под   127     регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3). Обращение может быть оставлено без рассмотрения и подшито в дело по решению руководителя организации, если: -заявителю ранее сообщалось, что поставленные им вопросы в компетенцию организации не входят или решение по нему принято вышестоящим органом; -обращение является повторным и не содержит новых данных, а все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, о чем заявитель уведомлялся; -содержание обращения лишено логики и смысла; -заявитель страдает психическим заболеванием, которое подтверждается медицинскими документами; -обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство сотрудников организации или других лиц, а также нецензурные выражения, о чем, если не принимается иное решение, необходимо извещать авторов с предупреждением, что при поступлении подобных обращений переписка будет прекращена. Переписка также может быть прекращена в случае неоднократного поступления обращений, оставленных без рассмотрения по перечисленным основаниям, с составлением мотивированного заключения, утверждаемого руководителем организации. О прекращении переписки сообщается заявителям (за исключением лиц, признанных психически больными), которым разъясняется право и порядок обжалования принятого решения. Переписка может быть возобновлена по решению лица, имеющего право на прекращение переписки, или по решению вышестоящего руководителя. 5.3. Личный прием Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию организации, осуществляется ее руководителем, заместителями, руководителями структурных подразделений. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан. Утвержденный график приема вывешивается в публичном месте. При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также регистрируются в отделе документационного обеспечения на карточках или, чаще всего, в журналах. В журнале отмечаются дата приема, фамилия, имя и отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.   128     Если обращение не было окончательно разрешено на личном приеме у руководства, оно через службу документационного обеспечения (канцелярию) передается в структурное подразделение, которому поручается его разрешение. На личном приеме к рассмотрению принимаются обращения граждан по всем вопросам, входящим в компетенцию данной организации. К рассмотрению не принимаются обращения без подписи (анонимные), содержащие оскорбительные выражения, а также не поддающиеся прочтению (последние возвращаются заявителям). После регистрации, в зависимости от содержания и важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в соответствующий секретариат руководства или структурное подразделение ответственному за делопроизводство под расписку. Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений граждан, осуществляет контроль их исполнения, представляет руководству необходимые сведения и справки. Должностное лицо, осуществляющее прием, обязано внимательно выслушать гражданина и тщательно разобраться в существе его обращения. Выяснив все обстоятельства, связанные с вопросом, по которму обратился гражданин, должностное лицо по возможности сразу принимает решение, которое объявляется устно со ссылкой на законодательство Российской Федерации, инструктивные документы, ГОСТ и др. По вопросам, разрешение которых не входит в компетенцию должностного лица, осуществляющего прием, гражданину разъясняется, в какой орган (учреждение) ему следует обратиться, и по возможности ему оказывается содействие. Ответственность за организацию рассмотрения обращений или их разрешения по существу, соблюдение сроков исполнения, а также за состояние делопроизводства по ним в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений. 5.4. Контроль исполнения писем и информирование граждан Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю. Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Обращения во всех органах разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительного законодательного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. Если та или иная жалоба требует специального изучения, дополнительных проверок и истребования   129     дополнительных материалов, сроки рассмотрения жалоб, в порядке исключения, могут продлеваться на срок не более одного месяца с сообщением об этом подавшему заявление или жалобу. Для рассмотрения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управлении – до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях – безотлагательно, но не позднее 7 дней. Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке. Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан. В Типовом положении указано, что письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экземплярах РКК и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за исполнением ведется по РКК, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная строковая картотека (КСК) по другим административным документам, т.е может быть сформирована по алфавитным, географическим и тематическим признакам. Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в РКК. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение. Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и   130     жалоб граждан успешно используются компьютерные технологии. При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически неограниченно. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать исполнение документов в установленные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью. ЭВМ при необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. В организациях и учреждениях с большим объемом обращений может быть создана справочно-информационная служба. Создание такой службы предусмотрено, например, в арбитражных судах (Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ в ред. приказа Высшего Арбитражного Совета РФ от 30.07.1996 № 25). При этом служба входит в состав канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии. Основной задачей справочно-информационной службы является контроль и предоставление информации и справок о движении обращений граждан с использованием данных автоматизированной системы делопроизводства, регистрационно-контрольной картотеки и информации, поступающей от должностных лиц, рассматривающих обращения граждан. Справочно-информационная служба работает во взаимодействии с соответствующими сотрудниками и руководителями структурных подразделений, работающими по данному обращению. Информация и справки выдаются при наличии полных данных о состоянии рассмотрения обращения.   131     5.5. Обращения и запросы особого контроля К обращениям особого контроля относятся обращения, поступившие от: -Президента РФ и его помощников; -председателей палат Федерального Собрания РФ, их заместителей; -руководителя Администрации Президента РФ и его заместителей; -секретаря Совета Безопасности РФ и его заместителей; -председателя Счетной палаты РФ; -руководителей федеральных органов исполнительной власти; -взятые на контроль председателями комитетов и комиссий палат Федерального Собрания РФ. На особом контроле находятся также некоторые запросы: -парламентский запрос Совета Федерации; -запрос Государственной Думы; -депутатский запрос (депутатское обращение) члена Совета Федерации; -депутатский запрос (депутатское обращение) депутата Государственной Думы; Такие запросы (обращения) направляются соответствующему должностному лицу с требованием принять меры по пресечению обнаружившегося нарушения прав граждан. Не является депутатским обращением письмо депутата, которое не требует ответа и является препроводительным к жалобе лица, обратившегося к депутату. Сроки рассмотрения и разрешения обращений особого контроля, парламентских и депутатских запросов, обращений депутатов исчисляются со дня их поступления в организацию (орган власти). Руководитель органа должен безотлагательно приступить к рассмотрению обращений особого контроля парламентских и депутатских запросов, обращений депутатов. Работу с ними организуют таким образом, чтобы они в день поступления доходили до исполнителя. Ответ о результатах разрешения направляется: -на обращение особого контроля – не позднее, чем через 30 дней со дня его получения или иного срока, установленного в обращении особого контроля, за подписью руководителя организации; -на парламентский запрос – не позднее, чем через 15 дней со дня его получения или иного срока, установленного соответствующей палатой Федерального собрания Российской Федерации, за подписью руководителя; -на депутатский запрос – не позднее, чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок, за подписью должностного лица, которому он адресован.   132     В случае поступления депутатского запроса или обращения за подписью нескольких депутатов ответ о результатах проверки направляется каждому из них либо одному из депутатов с предложением довести их до остальных авторов запроса или обращения. В различных органах управления могут быть свои особенности исполнения дел особого контроля. Так, в Федеральном агентстве по образованию установлен специальный контроль за сроками прохождения исполнения поручений Министерства образования и науки РФ и Правительства РФ, обращений граждан. Задания с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок, без указания конкретной даты с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок, остальные – в срок не более одного месяца (указанные сроки исчисляются в календарных днях с даты подписания поручения). Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков исполнения поручений представляются не позднее, чем за 5 дней до истечения срока. 5.6. Работа с обращениями граждан в организациях МЧС Работа с обращениями граждан в организациях системы МЧС организуется в соответствии с требованиями Временной инструкции МЧС по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС от 1 декабря 2008 г., № 735). Порядок работы с письменными обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970). Обращения граждан, поступившие в территориальный орган, воинскую часть, организацию системы МЧС России, регистрируются отдельно от других документов в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение трех дней со дня поступления специально назначенным сотрудником. Регистрационные номера проставляются в соответствии с разделом II настоящей Инструкции. Обращения граждан, поступившие в адрес начальника территориального отдела (отделения) государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации регистрируются в этом отделе (отделении). Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются (отдельно от других документов) в структурном   133     подразделении, созданном для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Ответы заявителям за подписью начальника территориального отдела (отделения) государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации регистрируются в этом органе. Срок исполнения обращений граждан, направленных в подчиненные организации для рассмотрения, исчисляется от даты первоначальной регистрации обращений (в вышестоящей организации). В соответствии с Кодексом административных правонарушений Российской Федерации срок рассмотрения обращений граждан на постановления о назначении административных наказаний составляет 10 дней. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей – не более 30 дней. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные - в срок до 10 дней. Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения. Если срок исполнения поручения приходится на выходной или праздничный день, то поручение должно быть исполнено накануне этого выходного или праздничного дня. Контрольные вопросы 1.Каковы основополагающие принципы работы с обращениями граждан? 2.Каково содержание работы с обращениями граждан? 3.Каковы основные виды обращений граждан и их содержание? 4.Каков порядок проведения личного приема граждан? 5.В какие сроки должны рассматриваться обращения граждан? 6.Как осуществляется контроль за исполнением обращений граждан? 7.Что такое обращения и запросы особого контроля и в какие сроки они исполняются? 8.В чем заключается работа с обращениями граждан в организациях МЧС?   134     Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документо-информационные потоки в организации являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения. Упорядочивание движения этих потоков составляет основное содержание организации работы с документами или организации документооборота. 6.1. Понятие, структура и объем документооборота Документооборот в организациях Российской Федерации организуется в соответствии с требованиями ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. В соответствии с ГОСТом документооборот в организации определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса. В свою очередь, само движение документов – это прежде всего перемещение управленческой информации – необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления. Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формальнологических операций: -по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами; -по контролю за своевременным рассмотрением и исполнением документов; -по рациональному хранению документов. Таким образом, документооборот – это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения   135     управленческого персонала документной информацией. Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота: - перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций; - избирательность доставки документной информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями; - технологическая и практическая обусловленность перемещения документов; - простота и однообразие маршрутов и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования). Указанные требования сохраняют свою правомочность и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий. Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими – документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом: -нисходящий (входящий, входной) документопоток; -восходящий (исходящий, выходной) документопоток; -горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток. Функционирование указанных документопотоков характерно не только для организации в целом, но и для конкретного структурного подразделения или автоматизированной системы. Каждый из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов. Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов. Восходящий документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.   136     Горизонтальный документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной базовой величиной: - для расчета численности работников службы документационного обеспечения, средств автоматизации и оргтехники; -определения круга сотрудников структурных подразделений, занятых информационно-документационными процессами. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации применяется в учреждениях с небольшим документооборотом (в средних и небольших организациях) и осуществляется в одном пункте (канцелярия, бюро, группа, отдел ДОУ). В министерствах, ведомствах, региональных органах исполнительной и законодательной власти централизация регистрационных процедур осуществляется в автоматизированном режиме. Исключение составляют, пожалуй, только письма граждан. Экономическая эффективность централизованной регистрации очевидна. Это ощутимое сокращение трудоемкости обработки документов в подразделениях и формирование единой информационно-справочной системы по рациональному использованию информационных ресурсов. Децентрализованная форма организации характерна для предприятий и организаций, отличающихся сложной и достаточно разобщенной (территориальной) структурой и наличием многочисленных пунктов передачи документной информации. При этом все операции по работе с документами выполняются в структурных подразделениях организации, учреждения. Документы, передаваемые руководству, регистрируются в канцелярии; обращения граждан – в службе заявлений и писем. Например: секретарь директора по сбыту. В структурных подразделениях документы регистрируются специально назначенными лицами. Смешанная форма организации используется в крупных организациях-объединениях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Сопоставление многолетних объемов документной информации позволяет выявить тенденцию динамики документооборота и предложить меры по его рациональному уменьшению. На практике ежедневный количественный учет осуществляется для   137     всех без исключения документов: входящих, исходящих (как регистрируемых, так и нерегистрируемых). При этом следует иметь в виду, что внутренние документы регистрируются по месту их составления. Сам подсчет документов фиксируется по групповым признакам (документов и корреспондентов) в виде простой дроби, числителем которой является количество основных документов, а знаменателем – количество копий. Подсчет количества машиночитаемых документов выполняется по учетным карточкам и журналам вычислительного центра (ВЦ) или соответствующего АРМ. Технологический процесс обработки и перемещения нисходящего документационного потока целесообразно оптимизировать в виде следующих типовых процедур: -прием и первичная обработка документов; -предварительное рассмотрение (экспертиза) и распределение документов; -регистрация документов с синхронным ведением справочноинформационного фонда (СИФ), баз данных и баз знаний (БД, БЗ); -ознакомление руководителя и отправка документов в структурные подразделения; -выполнение заданий и поручений, отраженных в документной информации; -информационно-справочная работа; -контроль исполнения документов (реализация обратной связи); -исполнение документов и отправка. Организация и осуществление работы с документами в системе МЧС осуществляется на основе Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС от 1 декабря 2008 г., № 735 В соответствии с требованиями данной инструкции для работы с документами в аппаратах управления и подразделениях МЧС создаются штатные самостоятельные структурные подразделения территориальных органов, воинских частей, организаций - отделы документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, общее отделение и т. д. Методическое руководство организацией делопроизводства в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Административным департаментом МЧС России.   138     6.2. Прием, обработка и распределение документов Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Прием и первичная обработка документов координируются в одном из подразделений централизованной службы ДОУ (экспедиции, секретариате – при децентрализации). Служебная корреспонденция доставляется в экспедицию из почтового отделения самостоятельно с соответствующей регистрацией. Вся корреспонденция вскрывается (за исключением писем в общественные организации и с пометой «лично»). В системе МЧС служебную корреспонденцию, поступившую в нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) принимает дежурный по территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) организации системы МЧС России. Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. При необходимости текст телефонограммы печатается и представляется начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования, наличие, комплектность, целостность документа и приложений к нему. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая запись и извещается корреспондент. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, которые хранят адресные и регистрационные признаки. Конверты обращений граждан практически всегда сохраняются. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Машиночитаемые документы передаются после экспедиционной обработки сопроводительных документов. На всех без исключения   139     документах проставляется регистрационный штамп входящего номера и текущей даты. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте. На данном этапе технологического процесса определяется наиболее короткий маршрут передвижения документа к исполнителю. При селекции (распределении) документов по адресатам формируются следующие группы документной информации: -документы, направленные руководству без указания структурного подразделения; -обращения граждан, в том числе и адресованные структурным подразделениям; -документы, адресованные структурным подразделениям. Документы всех групп до передачи их к дальнейшей обработке могут быть (в пакетном режиме) введены через АРМ специалиста-документоведа в автоматизированную систему документационного обеспечения управления. Документы первой и второй групп передаются канцелярии, третьей – сортируются по подразделениям с помощью папок-досье или секционных шкафов с ячейками абонентов. Руководитель канцелярии (секретарь-референт) знакомится с содержанием и распределяет документы в зависимости от их содержания и классификации. Наиболее важные и срочные документы по наиболее принципиальным, сложным и приоритетным вопросам основной деятельности направляются руководителю организации и его заместителям. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России по решению должностного лица, которому предоставлено это право соответствующим начальником (руководителем), командиром. Обращения (заявления, письма) граждан – должностному лицу, компетентному в решении отражаемого в документе вопроса. Документы, не требующие решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям с пометой (индекс подразделения, фамилия специалиста-исполнителя), которая идентична резолюции руководителя. В подразделении предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов ведется ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем, техником по учету), ответственным за их обработку. Предварительное рассмотрение и диспетчеризация документов осуществляется в автоматизированных системах с помощью дисплея на базе   140     ПО в режиме задачи «прокладка маршрута» путем внесения в базу данных отметок (команд) о направлении передачи документа. Порядок работы с документами, так же, как и их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах, пакет которых состоит из двух частей. В первой части содержатся общегосударственные нормативно-методические документы: - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; -Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации; -ГОСТ Р 6.30-2003; - «Основные правила работы ведомственных архивов»; - Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. В учреждениях, имеющих дело с любыми видами обращений граждан, рекомендуется руководствоваться Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, в которых регламентирован порядок и методика работы с этой категорией документов. Вторая часть пакета формируется организационными и нормативными документами самой организации. К ним относятся: -устав (положение) организации; -положение о структурном подразделении; -должностные инструкции работников структурного подразделения; -инструкция по делопроизводству данной организации; -номенклатура дел; -табель форм документов организации или подразделения. 6.3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков   Регистрация документов – важнейший этап работы с документами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрации документов представляет собой ввод в традиционную (автоматизированную) информационно-справочную систему исходных сведений о документах для реализации функций поиска, учета, контроля и справочной работы.   141     Процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения. Факт самого ввода отражается присвоением документу регистрационного индекса, который служит учетным и адресным (координатным) признаком документа. Регистрации подвергаются все документы, требующие практического применения (организационнораспорядительные, планово-отчетные, финансово-кредитные, бухгалтерские) как машинного, так и традиционного (ручного) исполнения. К регистрации предъявляются следующие основные требования: -однократность (документ регистрируется один раз); -оперативность; -ответственность; -сочетание централизации и децентрализации. В небольшом учреждении (организации) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно, по группам: в бухгалтерии, в отделе кадров, в канцелярии. При этом: -внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения; -входящие – в день поступления; -исходящие – в день отправки. Технология и места регистрации документов регламентируются специальной инструкцией по документационному обеспечению, к которой в качестве приложения целесообразно приобщить: перечень нерегистрируемых документов (поздравления, памятные адреса, рекламные листки, проспекты и каталоги), классификаторы корреспондентов, структурных подразделений, их руководителей и специалистов, видов (типов) документов, направлений деятельности и обращений граждан – номенклатура дел. Процедура регистрации предусматривает индексирование документа (реквизит 10) и внесение исходных данных о документе в одну из регистрационных форм. В процессе регистрации из документа выписываются, как правило, следующие сведения: - дата получения; - входящий номер (индекс); - дата документа; - индекс документа, т. е. поисковые признаки; - автор (корреспондент); - заголовок; - резолюция; - срок исполнения;   142     - исполнитель (кто с ним работает); - ход исполнения (фиксируются все этапы передачи документа и как он исполнен); - номер дела (куда документ помещен после исполнения). Дополнительными реквизитами могут быть: расписка в получении, отметка о выполнении, приложения. Технология самого индексирования сводится практически к присвоению документу индивидуального условного обозначения (от лат. «индекс» – указатель, список), символизирующего принадлежность документа к конкретной классификационной группе и порядковый номер в этой группе. Классификационные группы формируются в соответствии с предметными, содержательными и авторскими признаками документа. Индексы находят себе практическое применение, как в традиционных, так и в автоматизированных технологиях учета, поиска и систематизации документов. Процедура индексирования документа должна отвечать критериям унификации и стабильности, базируясь на номенклатуре (от лат. «роспись имен») дел конкретного предприятия(организации). Таким образом, индекс как координатный признак документа состоит из порядкового номера и номенклатурного обозначения, отделяемые друг от друга косой чертой, например: 127/05–12, где: -127 – порядковый номер документа в деле, -05 – индекс подразделения, -12 – номер дела. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ). Журнальная форма регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации – например, при выдаче документов, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Эта форма регистрации не рекомендуется в организациях со значительным (более 10 тыс. документов в год) документооборотом из-за технологических осложнений: формального характера валового упорядочения документов, сложности поисковых и справочных операций, неизбежности многократной регистрации и сложности контроля маршрутов движения документов в процессе рассмотрения, диспетчеризации и исполнения. Картотечная форма регистрации более удобна. Она лишена недостатков журнальной. Однократное заполнение с помощью пишущей машинки или ПЭВМ нескольких экземпляров регистрационной карточки на   143     каждый документ позволяет ликвидировать повторную регистрацию в структурном подразделении и формировать справочные и контрольные картотеки по различным тематическим и адресным признакам. Форма РКК и расположения в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Расположение реквизитов, размерность зон размещения информации определяются организацией самостоятельно и регламентируются соответствующей инструкцией. Машиноориентированная форма карточки предпочтительна. Обращения граждан регистрируются на РКК с реквизитами: -корреспондент, отметка о предыдущих обращениях, вид документа, количество листов; -автор, индекс сопроводительного письма, дата, индекс поступившего документа; -краткое содержание; ответственный исполнитель; -резолюция, автор резолюции; срок исполнения (на лицевой стороне); -дата передачи на исполнение; -отметка о промежуточном ответе и дополнительном запросе; -контрольные отметки; -дата, индекс ответа; -адресат; -содержание; -отметка о снятии с контроля; -подпись контролера; -номер дела, тома, количество листов (на оборотной стороне). При традиционном подходе к обработке документной информации формируется справочная, контрольно-справочная (для писем граждан) картотеки и картотека документов, находящихся на контроле. Справочная картотека (файл) состоит из двух частей: карточек (массива) на неисполненные документы (в том числе и направленные для ознакомления) и массива на исполненные документы. В группе поступивших документов карточки (данные) систематизируются по корреспондентам, а внутри – по структурным подразделениям, руководителям, специалистам, и, наконец, – по датам поступления. Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов. Контрольно-справочная картотека по письменным обращениям граждан формируется по алфавиту фамилий заявителей. Для обобщения и анализа данных целесообразно ввести аналитический раздел (по тематическому принципу). В подразделении аналогичная картотека имеет справочный раздел с систематизацией, рекомендованной для справочной картотеки.   144     В условиях автоматизации документационных процессов указанные картотеки являются страховыми информационными массивами и средствами сервисного назначения. При этом нельзя забывать о том, что автоматизация только регистрационных процедур резко (до 50 %) снижает их трудоемкость и одновременно повышает оперативность формирования и ведения справочно-информационной системы в рамках АС ДОУ. Основная часть поступивших документов (до 80 %) направляется в структурные подразделения для исполнения (ознакомления) и использования в работе. На документах, требующих возврата, ставится штамп «подлежит возврату». В РКК делается отметка о передаче документа: индекс подразделения, дата, фамилия получившего документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную группу канцелярии, второй – передается в службу ДОУ подразделения. Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются секретарям руководителей. РКК на документы помещаются в справочную и рабочие картотеки группы регистрации. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления; по сложным, многоаспектным вопросам – в срок, не превышающий двух дней. Решение принятое руководителем, отражается в его резолюции. Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в группу регистрации. Срочные и особо важные документы рекомендуется передавать руководителям до регистрации с возможным предварительным ознакомлением с их содержанием компетентных специалистов. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу ДОУ (общий отдел, канцелярия) для переноса резолюции в РКК и внесения отметки о дальнейшем продвижении документа, который с одним экземпляром РКК направляется конкретному исполнителю. Документы, с которыми должны работать несколько подразделений, передаются им поочередно по «кольцевой почте» (в оригинале) или одновременно (в копиях). Оригинал передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий по документу. В структурных подразделениях соблюдается аналогичный порядок рассмотрения документов, которые повторно не регистрируются. Все маршруты перемещения отражаются в РКК. В отдельных случаях допустимо рассмотрение документа после завершения его исполнения одновременно с подготовленными для подписания проектами отправляемых или внутренних документов. Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя в режиме «Работа с машинной папкой документов» позволяет:   145     -работать с видеокадром, имея возможность распечатки; -выводить на дисплей без предварительной подготовки необходимую документную информацию (правовую, нормативную, распорядительную и др.) и ее фрагменты; -знакомиться с документами по мере их ввода (в удобное для пользователя время); - «листать» кадры, отображающие многостраничные документы; -вводить резолюции в режиме «Меню» из типового набора (банка) исполнителей, заданий и сроков исполнения; -вводить индивидуализированные резолюции с клавиатуры; -формировать на экране дисплея текст ответного документа; -хранить документы в оперативной памяти ЭВМ режимом ожидания (выработки решения) и т. д. 6.4. Контроль за исполнением документов Контроль за исполнением порученной задачи является одной из основных функций управления. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения (контроль исполнительской дисциплины персонала – реквизит 18) - важнейшая составная часть контроля как функции управления. Контроль по существу предметно понимается как сравнение предписываемого с фактически состоявшимся выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документной информации. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции). Контроль за сроками (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структурных подразделениях – секретарями, инспекторами, делопроизводителями. Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических работников соответствующих структурных подразделений.   146     Основными задачами контроля за сроками исполнения документов являются: -запоминание (учет) всех поставленных на контроль документов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и сохранение их до фактического исполнения; корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении реальной ситуации, связанной с изменением сроков исполнения, состава ответственных исполнителей и движения документов в процессе работе с ними; -информация руководителей, специалистов и сотрудников службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения документов, реализация оперативного поиска сведений о документах по запросам; -напоминание руководителям, специалистам и инспектирующим (контрольным) подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений; -регистрация фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов; -анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. Основными функциями служб ДОУ в процессе реализации обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (итогового) контроля. Предупредительный контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организации) о приближении срока исполнения и необходимости завершения работ. Последующий контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обобщение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов. Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недостаточно эффективно. В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и децентрализованного учета (регистрации) документов. Зарегистрированные документы   147     контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (специально выделенным персоналом) и в структурных подразделениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель). Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения определенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нормативные, методические, инструктивные и другие документы. Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Сама же процедура контроля должна включать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты. Так, обязательному контролю исполнения подлежат обращения граждан, запросы депутатов и решения коллегиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомления исполнителей с документами. Срок исполнения документа исчисляется календарными днями с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с даты его подписания и утверждения. Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней. В организационно-распорядительных документах срок исполнения оговаривается каждым пунктом, содержащим задания и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще всего определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руководителей и организаций. Продление срока оформляется письменно после получения документа или за 2–3 дня до истечения срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей. Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии: -постановку документа на контроль; -непосредственное ведение контроля; -снятие документов с контроля;   148     -анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее. Постановка документов на контроль состоит из следующих операций: -выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю; заполнение РКК (Приложение 20) с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки; -контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства, внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю; -размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения. Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора – содержание самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость контроля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании. Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК. При контроле исполнения сложных документов (приказов, программ, актов экспертизы, технико-экономических заключений, планов и т. п.) заполняются дополнительные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в случаях контроля исполнения устного поручения или при возврате к исполненному ранее документу. Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения (например, ручная сроковая карточка). Но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель – по числам месяца (31 день). За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (на 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Непосредственное ведение контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения: -внесение в РКК отметок о перемещении документа;   149     -устное (письменное) напоминание исполнителю о приближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»; -составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени; -регулярное информирование руководителей о ходе исполнения заданий и поручений, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов; -внесение в РКК отметок об изменении сроков исполнения, состава работающих с документами специалистов, содержания задания и т. п., перестановка РКК в массивах информации; -выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей. Снятие документов с контроля представляет собой совокупность следующих операций: -принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ; -внесение отметки об исполнении документа в РКК; -информирование службы ДОУ об исполнении контролируемого (централизованного) документа; -перемещение РКК из контрольной в справочную картотеку; -формирование контролируемого документа в дело. Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюции руководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа. Отметка об исполнении документа (поручения) переносится секретарем из контролируемого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо. При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля. Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справочного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск. Анализ и обобщение результатов контроля состоят из следующих   150     операций: -составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квартал, год); -передачи итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководства; -выработки и осуществления мер стимулирования повышения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности). Анализ состояния исполнения документов – важная функция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопоставимое и демократичное обсуждение результатов контроля и стать важным критерием определения форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управления и эффективности управленческих процессов. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов. Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также подсистема АС ДОУ предназначались в основном для оперативного обеспечения руководства полной и достоверной информацией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении предупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в конкретных подразделениях. Внедрение автоматизированных рабочих мест специалистов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполнительской дисциплины и его широкого использования в развитии интегрированных систем управления с ведением различных баз данных и знаний (БД и БЗ). Порядок разработки автоматизированной системы контроля исполнительности: -глубокое изучение государственных классификаторов техникоэкономической информации; -составление классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, руководителей и специалистов, тематики (содержания) контролируемой документации и др. -создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих форматов: машино- и видеограмм для реализации предупредительного и итогового   151     контроля. Основными задачами АС КИД является реализация следующих технологических процессов: -формирования и ведения БД по всем массивам документов, поставленных на контроль; -сигнального информирования руководителей и специалистов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения; -периодической выдачи информации о состоянии выполнения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационнораспорядительными документами; -выдачи целевой (фактографической) информации по разовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий); -справочно-информационной работе по исполненным документам; -выдачи итоговых или промежуточных результатов контроля исполнительской дисциплины (коэффициентов исполнительности) по подразделениям и конкретным исполнителям. Функционирование АС КИД обеспечивается не потерявшим актуальности пакетом прикладных программ в составе: -ввода и контроля исходной информации; -обработки и формирования машинного архива (БД) документов; -ведения (корректировки) информационного массива; -обработки запросов, в том числе в режиме диалога («запрос – ответ»); -формирования выходных массивов данных и др. Технология обработки и движения документной информации в автоматизированных системах контроля исполнительской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последовательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использующих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) домашинный и послемашинный этапы содержали комплекс ручных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией. Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содержал: -отбор и систематизацию документов (с учетом приоритетов важности и срочности); -регистрацию документной информации на машиноориентированных РКК; -заполнение карточек с изменениями данных, оформление бланков и т. д. Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента   152     передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении актуальных вопросов. Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности данных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предварительной оценки. На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям структурных подразделений. Подсистема АС ДОУ»Контроль исполнения документов» позволяла: -максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов; -вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное технологическое достоинство подсистемы – безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации. В отдельных крупных организациях накоплен опыт обеспечения руководства итоговыми документами АС КИД по принципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информации («обратной связи») рассматривается как реальное сообщение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это позволяет не отягощать руководителей избыточной информацией и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии исполнителя и пр.). При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность избирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа. Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения контрольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее. В настоящее время нет недостатка в различного рода проектах, связанных с ликвидацией бумажного носителя документной информации и приоритетом безбумажных документных технологий. Тем не менее, обилие предложений по использованию возможностей Интернета, электронной почты и других впечатляющих достижений научно-технической революции не может заменить реально сложившиеся технологии, связанные с использованием бумажного носителя информации. Причиной тому ряд проблем:   153     -проблемы, связанные с юридической природой документа, его долголетием и защищенностью от различного рода подделок и фальсификаций: -проблемы, связанные с идентификацией подписей, печатей и других атрибутов управленческих процедур, реальной замены которым современное общество еще не предложило. Важным этапом работы с документами является работа с исходящими документами: их обработка и отправка. Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретаремреферентом (секретарем), или экспедицией (экспедитором). Получая документ к отправке, проверяют правильность его оформления: -наличие подписи; -наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют); -наличие заголовка; -правильность адресации; -наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту; -наличие всех листов в документе и указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документов как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку. При отправке документа по почте он вкладывается в индивидуальный конверт. Если документы направляются в один адрес, то они могут вкладываться в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил. В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается. Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки. Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем, о которых уже упоминалось выше. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: -составление проекта исходящего документа; -визирование проекта документа;   154     -проверка правильности оформления проекта документа; -подписание документа руководителем; -регистрация документа (журнал, РК, персональный компьютер); -проставление номера на документе; -проверка правильности адресации; -отправка документа адресату; -подшивка второго экземпляра (копии) в дело. 6.5. Особенности организации работы содержащими служебную информацию распространения с документами, ограниченного Многие ведомства, в частности в системе МЧС имеют дело с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. К такой информации относится несекретная информация, ограничение на распространение которой обусловлено служебной необходимостью. Перечень сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), утвержден приказом МЧС России от 10.03.2006 № 144 ДСП «Об утверждении Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий». Порядок работы с такими документами имеет ряд особенностей, установленных приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Так, прием и регистрация поступивших документов с пометкой ДСП осуществляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов. К регистрационному номеру документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка ДСП, например, 123ДСП. В учетных журналах указываются количество и номера экземпляров. Передача документов с пометкой ДСП исполнителям осуществляется под расписку. Использование в этих целях средств факсимильной и электронной связи запрещается. При направлении документов с пометкой ДСП нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого   155     адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ. Отправка документов с пометкой ДСП осуществляется фельдъегерской связью, спецсвязью или заказным письмом. При отправке документов пометка ДСП проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра. Размещение и уничтожение информации ограниченного доступа на автоматизированных рабочих местах, подключенных к сети Интранет, осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок защиты сведений, составляющих государственную тайну, и безопасности информации. При автоматизированном наборе и распечатке документа с пометкой ДСП на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия работника, изготовившего документ, и дата изготовления документа. Отпечатанный документ вместе с черновиками и вариантами передается работнику структурного подразделения (заказчику). Черновики и варианты документов ограниченного распространения уничтожаются в бумагорезательной машине (или путем сжигания) с подтверждением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к ответственности. Ответственность за организацию работы с документами с пометкой ДСП, обеспечение их учета, сохранности и использования возлагаются на руководителей структурных подразделений. Ознакомление работников структурных подразделений с находящимися в архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документами и делами с пометкой ДСП производится в соответствии с правилами выдачи документов из архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой ДСП, составляется акт приема-сдачи этих документов в произвольной форме, который утверждается соответствующим   156     руководителем. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой ДСП в структурном подразделении производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем структурного подразделения. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник территориального органа, командир воинской части, начальник (руководитель) организации системы МЧС России и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. По результатам расследования на утраченные документы, дела и издания с пометкой ДСП составляется акт в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных документах. Уничтожение документов, изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. Таким образом, документооборот представляет собой традиционный (ручной) или автоматизированный (компьютеризированный) технологический процесс сложной и многоэтапной обработки и движения документной информации, который обеспечивает решение управленческих задач и эффективное функционирование управленческого аппарата. Контрольные вопросы. 1. На основании каких нормативных документов организуется документооборот в организациях Российской Федерации? 2. Что такое документооборот? 3. Каковы классификация и предназначение потоков документооборота? 4. Каковы основные формы организации работы с документами и их содержание? 5. Каков порядок приема документов? 6. В чем заключается обработка документов? 7. Каковы принципы и порядок распределения документов?   157     8. 9. 10. 11.   Каковы основные формы регистрации документов? Каково основное содержание контроля? Каковы виды контроля и их основное содержание? Каково содержание процесса контроля? 158     Глава 7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СИСТЕМЕ МЧС Документационное обеспечение в системе МЧС осуществляется на основе Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России, введенной в действие приказом МЧС 1.12.2008г. № 735. 7.1. Общие положения Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, подразделениях федеральной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – территориальные органы, воинские части, организации системы МЧС России). Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте. Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05). Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС   159     России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 № 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства. В территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России могут быть разработаны и согласованы с Административным департаментом МЧС России дополнения к настоящей Инструкции, отражающие специфику работы с документами в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России. Инструкция утверждается приказом МЧС России. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов. Регистрация, оформление документов и контроль их исполнения могут быть организованы с использованием электронно-вычислительной техники и программных средств, предназначенных для учета документов. При этом автоматизированные технологии обработки служебной документации должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников территориальных органов, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России. Организацию и совершенствование документационного обеспечения управления, формирование и поддержание единой базы данных о документах, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за автоматизированную систему управления), контроль за соблюдением требований Инструкции, а также архивное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, созданное для ведения делопроизводства (отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, общее отделение и т.д.). Методическое руководство организацией делопроизводства в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России совместно с Административным департаментом МЧС России. Ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (далее - структурные подразделения) возлагается на одного или нескольких сотрудников структурного подразделения. Персональный   160     список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.) утверждается приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений. При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство между ними должны быть распределены должностные обязанности. На сотрудников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции: -прием, учет и распределение поступающих документов; -передача документов на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции – исполнителям; -учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка; -контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; -ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов1; -контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; -разработка номенклатуры дел; -формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение; -отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению; -учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности, используемых в делопроизводстве; -учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов); -проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами. 1                                                                                                                         Учет количества документов производится по произвольной форме. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов, как правило, производится ежемесячно и суммируется за год.   161     При необходимости, рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями и т.д. может быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении управления, отражаются в должностных обязанностях (инструкциях), должностных регламентах. Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции. Структурные подразделения, созданные для ведения делопроизводства, должны размещаться в изолированных помещениях, при необходимости оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны). Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений. Работа с документами в нерабочее время допускается только с разрешения соответствующего начальника (руководителя). Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений запрещается. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник структурного подразделения обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.   162     Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, периодически проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также в организациях, подчиненных территориальным органам. По итогам проверок составляются справки, в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России доклад об устранении недостатков. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода с мирного на военное время. Основной задачей готовности является обеспечение вывоза и сохранности документов, бесперебойная работа с ними, своевременная передача в архив и уничтожение ненужных документов. С этой целью в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС должны быть разработаны (при методической помощи Центрального архива МЧС России) описи дел, вывозимых по месту размещения, необходимых для дальнейшей работы, и описи дел, подлежащих уничтожению и передаче в Центральный архив МЧС России. В структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, должна быть разработана инструкция сотрудникам по действиям при переводе с мирного на военное время, которая утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.     163     7.2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных 2 подразделениях, созданных для ведения делопроизводства . Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично» (конверты, поступившие в адрес территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России от граждан, в том числе адресованные конкретным должностным лицам с пометкой «лично», подлежат вскрытию с соблюдением требований Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970). При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем. В нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) организации системы МЧС России. 2                                                                                                                         Прием и регистрация поступающей корреспонденции производится также в территориальных органах государственного пожарного надзора главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации в соответствии с приказом МЧС России от 01.10.2007 № 517 «Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по исполнению государственной функции по надзору за выполнением федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, а также должностными лицами и гражданами установленных требований пожарной безопасности».   164     Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение 21) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. При необходимости текст телефонограммы печатается и представляется начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д. На зарегистрированных документах, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер, дата поступления и количество листов документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Допускается проставлять штамп на оборотной стороне документа в случае, если на лицевой стороне отсутствует свободное место. Регистрационные штампы, применяемые в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП. Учет (регистрация) поступающих документов производится в журнале (приложение 22) или в автоматизированной системе, применяемой в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России для ведения делопроизводства и контроля исполнения документов (далее - автоматизированная система). Поступающие распорядительные документы вышестоящих организаций могут учитываться в соответствующих журналах отдельно от других документов. При этом к учетному номеру документа может быть добавлен буквенный индекс, например «Р» (распорядительные документы).   165     Регистрационный номер присваивается документам в нарастающем порядке в течение года. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России по решению должностного лица, которому предоставлено это право соответствующим начальником (руководителем), командиром. На зарегистрированные документы могут составляться проекты резолюций должностным лицом, которому начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России предоставлены на это соответствующие полномочия. В этом случае проекты резолюций оформляются на бланках и прикладываются к соответствующим документам. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции указывается регистрационный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение. Рассмотренные начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения резолюций и отметок о контроле в соответствующие журналы или автоматизированную базу данных. Затем документы передаются в соответствии с резолюциями на исполнение в структурные подразделения. При этом в учетных журналах или автоматизированной базе данных делается соответствующая отметка о передаче документов. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Как правило, ответственному исполнителю (указанному в резолюции первым) направляется подлинник документа, остальным исполнителям (соисполнителям) направляются копии. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).   166     Категорически запрещается передача документов на исполнение или ознакомление непосредственно из одного структурного подразделения в другое, минуя структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются руководителю подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям. Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем журнале учета (приложение № 3). Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов. Карты, схемы, чертежи, магнитные носители информации, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в журналах инвентарного учета и хранятся в тубусах, специальных коробках, конвертах и т.д. Служебные (типографские) издания учитываются в журналах учета служебных изданий, независимо от того, поступили они с сопроводительными письмами или без них. Сопроводительные письма учитываются в журнале регистрации входящих документов и на них указывается, под каким номером учтены эти издания в журнале учета. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации. Документу, поступающему вслед за его факсимильной копией, присваивается впоследствии тот же регистрационный номер, что и его копии. В связи с тем, что текст факсимильной копии недолговечен, рекомендуется с факсимильной копии документа изготавливать ксерокопию до передачи на регистрацию. Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются соответствующему начальнику   167     (руководителю) как обычные документы на бумажном носителе. При поступлении по электронной почте документа большого объема, допускается распечатывать сопроводительное письмо (или первый лист документа), остальная часть документа переносится на дискету (диск), передается на регистрацию и докладывается начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.   7.3. Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов   Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV временной инструкции. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий. При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 8) в день их приема от исполнителей. Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 – порядковый номер документа, 3-5 – индекс дела по номенклатуре дел. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.   168     Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов. Корреспонденция отправляется, как правило, по реестрам, которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами. В случае отправки копии документа по каналам факсимильной связи или по электронной почте, оригинал при необходимости досылается почтой. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (внутренние документы). Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России, другие виды протоколов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом. Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организацийучастников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа. Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс «км», например, № 25-км. Утвержденные планы основных мероприятий территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется следующим образом, например: № 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 – порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).   169     Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п.3.8.4 настоящей Инструкции. Докладные и служебные записки, представляемые начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, после оформления соответствующей резолюции. Докладные, служебные записки, подписанные руководителем структурного подразделения и направляемые руководителям других структурных подразделений, регистрируются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с требованиями, предъявляемыми к регистрации исходящих писем. Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами. Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, командиру, руководителю) в соответствии с п.3.4. настоящей Инструкции. Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п.3.8.8 настоящей Инструкции) осуществляется в юридической службе территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Дата и регистрационный номер совместного соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля. 7.4. Общие требования к оформлению документов Бланки документов Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).   170     Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов. Бланки с продольным расположением реквизитов (приложения № 10, 11, 12) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний, а также для оформления служебных писем в тех случаях, если использование этого вида бланка закреплено в учредительных документах организации системы МЧС России. Бланки с угловым расположением реквизитов (приложение № 13, 14) используются для оформления служебных писем, справок и т.д. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразная форма бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Изображение углового штампа на бланке должно строго соответствовать требованиям Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП. Применяемые в деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также бланки документов, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; воинских перевозочных документов; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах (приложение № 15) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.   171     Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек. Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение № 16). Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел. Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов. После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов Создаваемые в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 12, 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм: левое 25 правое 10 верхнее 20 нижнее 20 При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы.. Первая страница документа или приложения не нумеруется. Обязательными реквизитами оформления документов являются: эмблема МЧС России, полное и краткое наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, название документа, заголовок, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении   172     документа и направлении его в дело. В необходимых случаях документы могут иметь дополнительные реквизиты: адресат, резолюция, гриф утверждения, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении и др. Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях №№ 17, 18, 19. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17) и располагается над серединой реквизита «Наименование организации». В реквизите «Наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах. Над наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России. Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты, а также может содержать другие необходимые сведения: идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и др. Почтовый адрес указывается в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города, почтовый индекс. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма. Датой распорядительного документа и письма является дата его подписания, для протокола – дата проведения заседания, для акта – дата события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа (регламент, план, положение, отчет, акт) - дата утверждения. Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц   173     оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2008 года следует оформить 05.03.2008. При оформлении финансовых документов в необходимых случаях допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2008 г. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом: -для документа, изданного до 1999 года включительно день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99; -для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п.4.2.7.1 настоящей Инструкции. Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п.3.4. настоящей Инструкции. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «адресат», если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке. Например: Для служебного пользования Экз. № _____ В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.   174     Служебные документы могут быть адресованы в организации, структурные подразделения организаций, должностным лицам. При направлении служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже. Например: МЧС России Административный департамент При направлении документа руководителю организации (заместителю руководителя организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией. Например: Начальнику Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий И.О. Фамилия   При направлении служебного документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости – воинское звание) и фамилия адресата – в дательном падеже. Например: МЧС России Директору Департамента кадровой политики И.О. Фамилия   Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: МЧС России Директору Департамента кадровой политики И.О. Фамилия     175     Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:   Начальникам главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации Южного федерального округа В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи3: При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Государственное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Профсоюзная ул., д. 82,     г. Москва, 117393   Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа и прикладывается к нему. При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левой верхней части. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (при 3                                                                                                                         Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.   176     необходимости - воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий личная подпись И.О. Фамилия 10.03.2008 Допускается центрировать каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 15.03.2000 № 14 или: УТВЕРЖДЕНО Решением коллегии Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 10.02.2006 № 1 Резолюция – реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению документа, определяются должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка планов, предложений и др.   177     Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение № 5). Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровку подписи и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…». Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5. Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами, печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и оформляется следующим образом. Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например: Приложение: 1. Замечания по проекту инструкции … на 1 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте … на 3 л. в 1 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:   178     Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. или: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес. Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например: Приложение: в 3 экз. или: Приложение: Техническое задание на разработку… в 2 экз. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями. Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе. На документах, оформленных на бланках с наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (при необходимости - воинское звание); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля   179     одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Например: Начальник Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия Если документ оформлен не на бланке, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: Начальник Главного управления МЧС России по Московской области Личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например (если документ оформлен на бланке): Начальник регионального центра Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Члены комиссии   Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия 180     Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (допускается внесение исправлений от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В случае возложения на военнослужащего исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника (командира) на документах перед наименованием должности указывается «врио» (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то при подписании документа указывается «врид» (временно исполняющий должность). Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий. При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись Расшифровка подписи Дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник (первый экземпляр) которого остается в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, другие виды документов) визы проставляются в   181     нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа. На отправляемых (исходящих) документах визы проставляются на втором экземпляре документа (подшиваемом в дело) на лицевой стороне последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа. Допускается также полистное визирование документа и его приложений. Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию. Согласование проекта документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:   СОГЛАСОВАНО Начальник Центрального архива МЧС России Личная подпись И.О. Фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, гриф согласования оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 30.10.2007 № 451/24 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления чрезвычайной страховой компании от 21.06.2008 № 10   182     Гриф согласования документа располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа. Реквизит «Печать». Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например: Верно Наименование должности 10.05.2008 личная подпись И.О. Фамилия Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на распорядительных документах – на оборотной стороне) в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например: И.В. Петров 924-45-67 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в   183     котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или должностного лица, принявшего это решение. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы или на каждом листе документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 7.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Под распорядительными документами в настоящей инструкции понимаются приказы и распоряжения, издаваемые за подписью начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Приказы и распоряжения издаются: -в соответствии с поручением вышестоящей организации; -в соответствии с решениями коллегии территориального органа МЧС России; -в соответствии с поручениями начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России; -по инициативе структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Приказы издаются: а) по вопросам основной деятельности территориального органа, воинской части, организации МЧС России; б) по личному составу; в) по строевой части; г) о командировании, в том числе и за пределы Российской Федерации. Распоряжения издаются по организационным, оперативным вопросам или вопросам, рассчитанным на кратковременное действие. Приказами по основной деятельности утверждаются штатные расписания (штаты), годовые и другие планы мероприятий; положения о   184     структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России; оформляются создание, реорганизация, ликвидация организаций и их переименование; регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; утверждаются итоги работы, результаты ревизий, инвентаризаций имущества; создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), научные, экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы); о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности; о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья; регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом воинской части, организации системы МЧС России. В образовательных учреждениях пожарно-технического профиля приказами по основной деятельности регулируются следующие вопросы: об утверждении решений приемной комиссии по зачислению в образовательное учреждение (в том числе в адъюнктуру, аспирантуру, докторантуру); об утверждении решений государственной аттестационной комиссии об окончании образовательного учреждения (в том числе адъюнктуры, аспирантуры, докторантуры); об отчислении из образовательного учреждения или переводе в другое образовательное учреждение; о переводе на другую форму (специальность) обучения; о переводе курсантов, слушателей, студентов, адъюнктов, аспирантов и докторантов на последующие курсы обучения; о прикреплении соискателем; другие вопросы, связанные с образовательной деятельностью. Приказами по личному составу регулируются вопросы: -о заключении контрактов о прохождении военной службы (службы) и продлении сроков контрактов о прохождении военной службы (службы); -о назначении на воинские должности и должности, связанные с обеспечением деятельности Государственной противопожарной службы (далее – ГПС), приемом на федеральную государственную гражданскую службу и на работу; -о зачислении в распоряжение начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации МЧС России; -о переводе (откомандировании) военнослужащих и сотрудников ГПС из МЧС России в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба (служба); -о прикомандировании сотрудников ГПС к органам государственной власти и организациям;   185     -о приостановлении военной службы (службы); -о возложении временного исполнения обязанностей по вакантной должности; -о назначении на должность исполняющим обязанности по вакантной (не вакантной) должности; -о присвоении и лишении воинского (специального) звания и восстановлении в воинском (специальном) звании; -о присвоении классного чина; -об увольнении с военной службы (службы), федеральной государственной гражданской службы и работы; -об исключении из списков личного состава умерших (погибших) или признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими; -о зачислении в военные образовательные учреждения, адъюнктуру, докторантуру и об окончании военных образовательных учреждений, адъюнктуры, докторантуры и отчислении из них; -об изменении учетных данных; -о присвоении личных номеров военнослужащим и сотрудникам ГПС; -о награждении наградами МЧС России; -об установлении выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет; -об установлении должностных окладов, разрядов по единой тарифной сетке, месячных и иных дополнительных выплат и надбавок в соответствии с нормативными правовыми актами для сотрудников ГПС, федеральных государственных гражданских служащих и работников; -о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им полутора и трех лет, а также учебных отпусков. Приказами по строевой части регулируются вопросы: -о вступлении в воинскую должность (принятие дел и должности); -о зачислении военнослужащих в списки личного состава; -о временном исполнении обязанностей по не вакантной должности; -об исключении военнослужащих из списков личного состава; -о нахождении военнослужащих на лечении и возвращении из медицинских учреждений; -об убытии военнослужащих в отпуск, на учебу, лечение и прибытие из отпуска, с учебы и лечения; -об установлении окладов по воинской должности, месячных и иных дополнительных выплат в соответствии с нормативными правовыми актами. В региональных центрах МЧС России издаются также директивы по вопросам планирования и применения сил и средств, подготовки и   186     проведения учебных, учебно-тренировочных мероприятий, организации и ведения гражданской обороны, штатно-организационным вопросам. В директивах излагаются цели проводимых мероприятий, задачи, порядок их выполнения. Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят структурные подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России на основании поручений соответствующего начальника (руководителя), командира, либо в инициативном порядке. Приказы по личному составу и строевой части в территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России готовятся и оформляются структурным подразделением, на которое возложена работа с кадрами в соответствии с требованиями Департамента кадровой политики МЧС России. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 4.02.2004 № 05). Право подписи приказов и распоряжений принадлежит начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России. На период отсутствия начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России (командировка, отпуск, болезнь) право подписи приказов, директив и распоряжений предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение обязанностей начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Приказы, распоряжения действуют до выполнения всех изложенных в них поручений или до их отмены (признания утратившим силу). Признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, правил, инструкций производится только приказами. Признание утратившими силу распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями. Внесение изменений и дополнений в приказ, распоряжение производится путем издания приказа, распоряжения с новой редакцией их пунктов, подпунктов (абзацев), приложений к ним, а также путем исключения, дополнения или замены пунктов, подпунктов (абзацев), отдельных слов и словосочетаний.   187     Разработка и оформление проектов распорядительных документов по основным вопросам деятельности Обеспечение качественной подготовки приказов и распоряжений, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов, организаций, которые готовят и вносят проект приказа (распоряжения) на подпись. Контроль за правильностью оформления проектов приказов, распоряжений осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и юридическая служба (отдел, отделение и т.д.). Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательства Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; действующих по рассматриваемому вопросу приказов, распоряжений; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала. При разработке проекта приказа, распоряжения необходимо определить потребность в материальных, финансовых и других ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий, составить смету расходов, которая должна являться одним из приложений к проекту приказа, распоряжения. Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему. При употреблении специальных или новых терминов, их значение должно быть разъяснено в примечаниях. Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения №№ 10, 11). Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80г/м2 формата А4 (210x297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения   188     печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны – 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см. Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается. Проект распорядительного документа должен содержать следующие реквизиты: -эмблема МЧС России; -краткое наименование вышестоящей организации - МЧС России; -полное наименование территориального органа, организации системы МЧС России; -наименование вида документа; -заголовок (кроме приказов по личному составу и строевой части). -текст; -подпись; -необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на листе согласования или на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения; -отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя документа, его рабочий телефон и личную подпись. Заголовок приказа, распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Заголовок печатается полужирным шрифтом размером № 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами «В целях …», «Во исполнение…», «В соответствии…» и т.д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его автор, дата, номер и заголовок (Приложение 14). Констатирующая часть в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях – словом «п р е д л а г а ю»).   189     Если текст проекта распорядительного документа не имеет констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («п р е д л а г а ю») не пишется. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица – с указанием должности, звания) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа (распоряжения). Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего распорядительного документа. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование. Примечания к пунктам проекта распорядительного документа могут быть только подстрочными (сноски). Если в тексте проекта распорядительного документа упоминаются законодательные, иные нормативные правовые акты, то необходимо делать сноски с указанием даты издания и номера соответствующего приказа, которым они введены, и указанием официального источника его опубликования (например, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 18, ст. 2060). При необходимости внесения изменений или дополнений в ранее изданный приказ (распоряжение) в распорядительной части делается соответствующая запись, например: «Внести изменения в приказ Главного управления МЧС России по Московской области от … № … «О создании…», дополнив пункт 2 абзацем следующего содержания: «...» или: «В пункте 3 и далее по тексту приказа Главного управления МЧС России по Московской области от … № … «О создании…», слова «…» заменить словами «…» в соответствующих падежах». или: «Пункт 1 приказа Главного управления МЧС России по Московской области от … № … «О создании…» изложить в следующей редакции: «…».». Изменения, вносимые в приказ и в документ, утверждаемый этим приказом (например, положение, правила и т.д.) могут быть оформлены в виде приложения к приказу.   190     При этом в тексте приказа делается запись: «Внести прилагаемые изменения в …». В приложении к приказу излагаются все вносимые изменения и дополнения со ссылкой на конкретные пункты. В тексте проекта приказа дата и номер другого ранее изданного документа оформляется следующим образом: -при ссылке на приказ, изданный МЧС России, территориальным органом, воинской частью, организацией системы МЧС России, его дата и номер указываются арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год, номер (например: приказ МЧС России от 14.04.2008 № 189 «Заголовок приказа»). В случае, если приказ был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, то об этом делается соответствующая запись, например: приказ МЧС России от 24.07.2006 № 418 «Заголовок приказа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 ноября 2006 г., регистрационный № 8548); -для законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации дата и номер документа оформляются словесно-цифровым способом, например: Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ «Заголовок». К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. На первом   листе приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение № », а ниже следует наименование распорядительного документа, его дата и номер. Например: Приложение № 3 к приказу Северо-Западного регионального центра МЧС России от 25.02.2004 № 168 Издание вместе с распорядительными документами материалов, не оговоренных в тексте, не допускается. Приложения к документам, вводимым в действие распорядительным документом (например, приложения к правилам, рекомендациям и т.д.),   191     должны иметь свою нумерацию, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документов, в которых эти приложения упоминаются, например: Приложение № 16 к п. 2.2.5 На проектах документов, содержащих информацию ограниченного доступа, проставляются соответствующие пометки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения – «Для служебного пользования», для сведений, составляющих государственную тайну, - соответствующий гриф секретности. Пометки оформляются в соответствии с требованиями временной инструкции. В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля с пробелом между инициалами и фамилией. К приказам, распоряжениям о проведении мероприятий, требующих материальных, финансовых и других ресурсов, должна быть приложена смета расходов на проведение планируемых мероприятий, которая составляется структурным подразделением, готовившим распорядительный документ. В территориальных органах и организациях системы МЧС России издаются также приказы о командировании. В тексте приказа о командировании должны быть указаны: должность, воинское (специальное) звание (если имеется), фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника, место назначения, планируемые даты начала и окончания командирования (или количество суток), цель командирования. При оформлении приказа о командировании следует иметь в виду, что все командируемые в один и тот же пункт и в одно и то же время включаются в один приказ. В последнем пункте приказа указывается документ, послуживший основанием для командирования4. К проекту приказа о командировании должна быть приложена смета расходов и при необходимости - техническое задание. При оформлении приказов о командировании одновременно оформляется командировочное удостоверение. 4                                                                                                                         Основанием для командирования является план основных мероприятий (годовой, месячный).   192     Согласование и представление на подпись проектов распорядительных документов Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован: -руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа; -руководителями структурных подразделений которым предписывается осуществление соответствующих действий (выполнение заданий), а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п.; -начальником отдела защиты информации; -начальником юридической службы; -начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства; -другими должностными лицами по усмотрению начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы), либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансовой службы территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования. Лист согласования должен содержать заголовок проекта приказа или распоряжения, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности, подпись руководителя структурного подразделения, дату согласования. В примечании могут быть представлены в краткой форме замечания или предложения к проекту документа. Если   193     предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования. Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых коснулись эти изменения, и с юридической службой. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России. К проектам распорядительных документов, представляемым на подпись, прилагаются: а) основание для подготовки проектов распорядительных документов, за исключением распорядительных документов, разработанных в инициативном порядке; б) записки с особыми мнениями при наличии разногласий по проектам распорядительных документов; в) указатель рассылки распорядительного документа, содержащий перечень адресатов, подписанный руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Регистрация и рассылка распорядительных документов Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в том числе и распорядительных документов с отметкой «Для служебного пользования». Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.   194     Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу воинских частей и организаций в соответствии с указателем рассылки. Ответственность за составление указателя рассылки возлагается на исполнителя документа. Распорядительные документы допускается доводить в электронном виде при условии сканирования и сохранения документов в графическом формате (JPG, BMP, TIF). При невозможности выполнения этих условий отправка распорядительного документа с помощью факсимильной связи или по электронной почте возможна только для решения оперативных вопросов с последующим направлением указанного документа на бумажном носителе. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа. Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. Копии распорядительных документов (кроме распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и по личному составу) рассылаются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности. Проекты приказов, издаваемых территориальным органом МЧС России совместно с другой организацией (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), с указанием наименований территориального органа и организации. Наименования территориального органа и организации печатается прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке. Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом «п р и к а з ы в а е м».   195     Подписи руководителей территориального органа и организации располагаются ниже текста на одном уровне в порядке наименования этих органов на первом листе документа (приложение № 24). Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориального органа и другой организации (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, другой организацией возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию. В случае, если территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другой организации - авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.   Уставы, положения, инструкции Устав организации – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования организации, взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Положение – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы какого-либо органа (комиссии, комитета, совета и т.д.), структурного подразделения или организации в целом. В отдельную группу выделяются положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий. Уставы и положения об организациях утверждаются Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий. Указанные   196     документы составляются в двух экземплярах и хранятся по месту утверждения и в самой организации. Положения о структурных подразделениях территориального органа, организации системы МЧС России утверждаются приказом территориального органа, организации системы МЧС России. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции по основным видам деятельности издаются территориальным органом, воинской частью, организацией системы МЧС России только после согласования с соответствующим департаментом или управлением МЧС России. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос «кого?». Констатирующей частью текста положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты арабскими цифрами. Протоколы совещаний, заседаний, акты, служебные письма Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку. В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы   197     основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II Инструкции. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дело структурного подразделения, ответственного за проведение совещаний, заседаний в соответствии с номенклатурой дел. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение № 25) размером шрифта № 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - П Р О Т О К О Л. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола состоит из знака «№» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании). Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.   198     Основная часть протокола печатается через одинарным межстрочных интервала и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом. Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги. Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты. Гриф утверждения – печатается в правом верхнем углу. Наименование вида документа – слово «АКТ» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.   199     Номер проставляется арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке. Заголовок отделяется от слова «АКТ» 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1 экземпляр - МЧС России 2 экземпляр – Центральный региональный центр МЧС России 3 экземпляр – войсковая часть 00000 Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например: Председатель комиссии Члены комиссии   _________________ (подпись) _________________ (подпись) _________________ (подпись) _________________ (подпись) И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия 200     Особенности оформления ликвидационных актов и актов приемапередачи при реорганизации территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России. При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России без передачи их функций другим органам управления, воинским частями, организациям системы МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России и передается в Центральный архив МЧС России. При реформировании территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России, второй - организацииправопреемнику, третий передается в Центральный архив МЧС России. В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства. К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов. Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу. В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Служебные письма по своему содержанию и назначению могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письмазапросы, письма-извещения, письма-ответы и другие. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организацииадресата. Письма оформляются на бланках установленной формы). Письмо имеет следующие реквизиты: Дата – проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания. Исходящий номер – порядок проставления исходящих номеров на письмах указан в п.3.4.   201     Адресат – печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом. Заголовок – печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) одинарным межстрочным интервалом. Строка заголовка к тексту письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 5 строк (140 печатных знаков) машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Текст письма – отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем) или от первого лица единственного числа (прошу, направляю, сообщаю). Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например: Уважаемый ………………………!Господин …………………………! Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационный, правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением ..., Искренне Ваш ... Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например:   202     С уважением, Начальник Главного управления Фамилия личная подпись И.О. Служебные письма должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например: В соответствии с ... В целях ... Направляем (представляем, высылаем) Вам ... Считаю целесообразным ... В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например: "В связи с крайне низкой эффективностью использования ..., а также в связи с недостаточной загруженностью ... прошу Вас решить вопрос о ..." При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Реквизит «Приложение» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля, в конце слова ставится двоеточие. Текст приложения оформляется в соответствии с п.4.2.16 и печатается одинарным межстрочным интервалом. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с п.4.2.17. Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются на втором экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа. Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.   203     Докладные и служебные записки, справки, телеграммы, телефонограммы 5.6.1. Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй - излагают выводы и предложения. 5.6.2. Служебная записка - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей). 5.6.3. Справка - документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные. Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) подразделения ГПС, организации системы МЧС России (при необходимости - главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок, который включается в номенклатуру дел. Телеграммы оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: -наименование документа - ТЕЛЕГРАММА; -указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная); -адресат и телеграфный адрес получателя (полный или условный); -текст; -подпись; -регистрационный номер, дата регистрации. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед реквизитом «адресат». Адресом получателя телеграммы может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес.   204     При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст печатается прописными буквами одинарным межстрочным интервалом и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки и исправления в тексте недопустимы. Ниже текста проставляется наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия. Под наименованием должности проставляется регистрационный номер (в соответствии с п.3.4) и дата. Подпись располагается под чертой и включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму (печатается строчными буквами, за исключением первой). Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Телефонограммы передаются и принимаются, как правило, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: -исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; -должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, отправившего телефонограмму; -должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации; -входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются соответствующим руководителем или ответственным исполнителем.     7.6. Работа с обращениями граждан   Порядок работы с письменными обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»   205     (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970). Обращения граждан, поступившие в территориальный орган, воинскую часть, организацию системы МЧС России, регистрируются отдельно от других документов в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение трех дней со дня поступления специально назначенным сотрудником. Регистрационные номера проставляются в соответствии с разделом II настоящей Инструкции. Обращения граждан, поступившие в адрес начальника территориального отдела (отделения) государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации регистрируются в этом отделе (отделении). Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются (отдельно от других документов) в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Ответы заявителям за подписью начальника территориального отдела (отделения) государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации регистрируются в этом органе. Срок исполнения обращений граждан, направленных в подчиненные организации для рассмотрения, исчисляется от даты первоначальной регистрации обращений (в вышестоящей организации). В соответствии с Кодексом административных правонарушений Российской Федерации срок рассмотрения обращений граждан на постановления о назначении административных наказаний составляет 10 дней.     7.7. Контроль за исполнением служебных документов   Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в служебных документах. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные подразделения.   206     Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более одного месяца. Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в соответствии с Инструкцией по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей - не более 30 дней. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные - в срок до 10 дней. Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения. Если срок исполнения поручения приходится на выходной или праздничный день, то поручение должно быть исполнено накануне этого выходного или праздничного дня. Служебные документы, взятые на контроль, учитываются в журналах (карточках) контроля за исполнением служебных документов или вносятся в автоматизированную базу данных, предназначенную для этих целей, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких документов проставляется отметка о контроле. Если поручение дано нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан своевременно проинформировать структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства, для внесения изменений в регистрационные документы. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним   207     приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству Российской Федерации. На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим, исходящим) исполнен служебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит. На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель должен указать когда и как решен вопрос. О снятии служебного документа с контроля делается отметка в учетных формах. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на соответствующего руководителя, которому было дано поручение, и непосредственно исполнителя. Ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лицо, назначенное приказом начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Сотрудники, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны: -постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения; -периодически анализировать состояние исполнения документов, разрабатывать мероприятия по усилению контроля и вносить соответствующим руководителям предложения об улучшении этой работы.   7.8. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения5     К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой обусловлено служебной необходимостью. Перечень сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утвержден приказом МЧС России от 10.03.2006 № 144ДСП «Об утверждении Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий». 5                                                                                                                         Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.).   208     Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. Относить служебную информацию к разряду сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, в пределах своей компетенции могут начальники территориальных органов, командиры воинских частей, начальники (руководители) организаций системы МЧС России, их заместители и руководители структурных подразделений. Срок действия ограничения – до минования надобности. На документах (в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» (далее – пометка ДСП) и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа (п.4.2.10 настоящей Инструкции), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Решение о снятии ограничительной пометки ДСП принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ. Снятие пометки ДСП с присланного документа может быть произведено только по предварительному согласованию с организацией, приславшей документ. После снятия пометки ДСП с документа на нем, а также в регистрационных и учетных журналах структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, делается соответствующая запись и уведомляются все адресаты, которым документ направлялся. В структурных подразделениях, которым направлялся этот документ, в учетных формах производится запись о снятии пометки ДСП. Прием и регистрация поступивших документов с пометкой ДСП осуществляются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов (раздел II настоящей Инструкции). К регистрационному номеру документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка ДСП, например, 123ДСП. В учетных журналах указываются количество и номера экземпляров. Передача документов с пометкой ДСП исполнителям осуществляется под расписку. Использование в этих целях средств факсимильной и электронной связи запрещается.   209     Созданный в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России и подписанный соответствующим должностным лицом документ с пометкой ДСП регистрируется в порядке, установленном для регистрации исходящих несекретных документов. При этом рядом с исходящим номером проставляется пометка ДСП (например, 5-8-24 ДСП). При направлении документов с пометкой ДСП нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ. Отправка документов с пометкой ДСП осуществляется фельдъегерской связью, спецсвязью или заказным письмом. При отправке документов пометка ДСП проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра. Размещение и уничтожение информации ограниченного доступа на автоматизированных рабочих местах, подключенных к сети Интранет, осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок защиты сведений, составляющих государственную тайну, и безопасности информации. Учет размноженных копий документов с пометкой ДСП осуществляется в журналах. При автоматизированном наборе и распечатке документа с пометкой ДСП на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия работника, изготовившего документ, и дата изготовления документа. Отпечатанный документ вместе с черновиками и вариантами передается работнику структурного подразделения (заказчику). Черновики и варианты документов ограниченного распространения уничтожаются в бумагорезательной машине (или путем сжигания) с подтверждением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело. Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. При этом документы с пометкой ДСП могут быть помещены в дела вместе с несекретными документами по тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП. Передача внутренних и исходящих документов (копий или проектов) с пометкой ДСП работникам внутри одного структурного подразделения   210     осуществляется по разрешению руководителя этого структурного подразделения. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к ответственности. Ответственность за организацию работы с документами с пометкой ДСП, обеспечение их учета, сохранности и использования возлагаются на руководителей структурных подразделений. Ознакомление работников структурных подразделений с находящимися в архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документами и делами с пометкой ДСП производится в соответствии с правилами выдачи документов из архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой ДСП, составляется акт приема-сдачи этих документов в произвольной форме, который утверждается соответствующим руководителем. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой ДСП в структурном подразделении производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем структурного подразделения. В Архиве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проверка наличия дел с пометкой ДСП должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет комиссией, назначаемой начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник территориального органа, командир воинской части, начальник (руководитель) организации системы МЧС России и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. По результатам расследования на утраченные документы, дела и издания с пометкой ДСП составляется акт в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных документах. Уничтожение документов, изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности,   211     производится по акту (приложение № 29). При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. 7.9. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ Печатание служебных документов осуществляется в машинописных бюро (там, где они предусмотрены) или в структурных подразделениях непосредственно исполнителями с учетом требований, изложенных в разделе IV настоящей Инструкции. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге формата А4 на одной стороне листа. На последней странице отпечатанного документа, на лицевой стороне в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с п.8.13. Копирование и размножение служебных документов осуществляется, как правило, специально созданными структурными подразделениями. Допускается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. В этом случае ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный соответствующим должностным лицом, дающим разрешение на проведение работ. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, отпечатаны на белой писчей бумаге стандартного формата. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.   212     Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку. Учет выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах. 7.10. Изготовление и использование печатей и штампов Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, воинских частей, организаций системы МЧС России, производится в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП. 7.11. Организация работы с документами в делопроизводстве Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в Архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, намеченных к заведению в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, воинская часть, организация системы МЧС России. 6                                                                                                                         Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.   213     Не включаются в номенклатуру дел периодические издания. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о территориальном органе, уставами воинской части, организации системы МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 30.12.2004 № 630 (далее – Перечень документов с указанием сроков хранения), номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, их виды, состав и содержание. Сводная номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства при методической помощи Архива на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом. Названиями разделов сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов – названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс – 1. Сводная номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России подписывается руководителем структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией, с Центральным архивом МЧС России, после чего утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. Как правило, сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения   214     делопроизводства, третий экземпляр передается в архив для практического применения. В случае, когда требуется согласование номенклатуры дел с Центральным архивом, печатается четвертый экземпляр для представления в Центральный архив. Согласованная с Центральным архивом МЧС России сводная номенклатура дел в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел Министерства пересогласовывается с Центральным архивом МЧС России не реже 1 раза в пять лет. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России сводная номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную сводную номенклатуру дел на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения, подписывается руководителем этого структурного подразделения не реже 1 раза в 5 лет и в срок до 1 октября текущего года представляется на согласование с Архивом. В случае необходимости доработки номенклатуры дел (по замечаниям Архива) она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря для составления сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.   215     Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: дело № 16-3-7, где 16 - индекс структурного подразделения, 3 - индекс отдела структурного подразделения, 7 порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке (п.11.1.12) в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных   216     синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений. Заголовок дела может состоять из следующих элементов: -название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.); -название автора документа: территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской); -название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); -краткое содержание документов дела; -название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; -даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела; -указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Пример: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов). В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе. Пример: Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Пример: Переписка с подчиненными подразделениями об организации мероприятий радиационной, химической и биологической (бактериологической) защиты. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Пример: Переписка об организации материально-технического обеспечения.   217     В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Пример: Переписка с Департаментом федеральной поддержки территорий МЧС России о финансировании мероприятий по ликвидации чрезвычайных ситуаций. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Пример: План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Московской области на 2008 год. Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения. Например, первоначально заголовок дела был «Акты приема-передачи должностей начальниками структурных подразделений Дальневосточного регионального центра МЧС России», а после уточнения (редакции) - «Акт приема-передачи должности начальником Управления тыла и вооружения Дальневосточного регионального центра МЧС России». В течение календарного года в графе 3 номенклатуры «Количество дел (томов)» при заведении каждого тома делается отметка («т.1»., «т.2» и т.д.), а по окончании года указывается общее количество заведенных томов. Графа 4 номенклатуры дел «Дата дела» заполняется при закрытии дела (тома). В ней отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты - число, месяц, год - заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: «10.01.2006 – 28.12.2006»). Если дело является переходящим, то крайние даты оформляются следующим образом: «15.01.2002 – по настоящее время». Графа 5 номенклатуры дел «Количество листов» подлежит обязательному заполнению только для дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и дел с отметкой «ЭК». В графе 6 указывается срок хранения дела и номер статьи по Перечню документов с указанием сроков хранения. При использовании других перечней документов со сроками хранения, применяемых в системе МЧС России, необходимо в графе 6 после номера статьи перечня указать название используемого перечня документов со сроками хранения. В графе 7 номенклатуры дел «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2006 г. В 2006-2007 гг. – д.2-2-11»);   218     об уничтожении дел; о передаче дел в архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» проставляется отметка «Не заводилось», при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки. При наличии в делах копий документов, подлинники которых подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России, в графе 7 делается отметка: «Подлинники хранятся в деле 1-4-29». На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел. Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде» и указывается периодичность его распечатки. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения проверяет наличие всех отметок в номенклатуре дел и составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел. Заполненный экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения с итоговой записью представляются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года. Итоговая запись сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России составляется на основе итоговых записей номенклатуры дел структурных подразделений.     Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в других структурных подразделениях. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: -помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в   219     обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа «в дело» с указанием номера дела; -группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольнонаблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.). -помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; -помещать приложения вместе с основными документами; -помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если документ превышает 250 листов, разрешается превысить указанный объем. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки. Например, если документ-запрос поступил в 2005 году, а документответ зарегистрирован в 2006 году, то оба документа подшиваются в дело за 2005 год. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов, как правило, составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка: «Приложение к приказу подшито в дело №…». Целесообразно рассмотреть особенности формирования некоторых категорий дел   220     Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о командировании), как имеющие разные сроки хранения. Внутри дела распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела по видам документов. Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку (коллегии, совещаний у начальника территориального органа, организации системы МЧС России, комиссий и др.), внутри дела они располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня) подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы, подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например, поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления. Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по его исполнению в хронологическом порядке. Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах календарного года, систематизируется в хронологической последовательности по дате регистрации исходящего документа или дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ помещается за документом-запросом. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела в хронологическом порядке или в алфавитном порядке фамилий заявителей. Повторные обращения объединяются с предыдущей перепиской. Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в личных делах государственных гражданских служащих располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные дела сотрудников ГПС и военнослужащих формируются в соответствии с   221     требованиями распорядительных документов МВД России и Минобороны России соответственно. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий сотрудников. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по алфавиту фамилий. Оформление дел Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (лица, ответственного за архив). Оформление дела предусматривает: -подшивку дела; -нумерацию листов в деле; -составление листа-заверителя дела; -составление внутренней описи документов дела; -оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с двумя гребешками, с тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в архив в скоросшивателях. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), должны иметь размеры 229х324х40 мм. Обложки дел с документами, листы которых превышают вышеуказанный формат, должны иметь соответствующие размеры. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (лицевые счета, послужные карты, карточки формы Т-2 и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования не подлежат подшивке, а вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.   222     При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.), эти документы вкладываются в конверт, подшиваемый в дело. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата А5 подшиваются за верх левого края, листы формата А3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210х297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается. Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.) следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела – лист-заверитель дела. Важным этапом работы по оформлению дел является нумерация листов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Использование чернил, шариковой пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Подшитые в дела конверты нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.), а также склейка из нескольких листов нумеруется как один лист. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Чистые листы не нумеруются.   223     Листы с резолюциями (в случае, если резолюции оформляются на отдельных листах), а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы. В приложениях к документам, в виде брошюр и типографских изданий, листы нумеруются в соответствии с п.11.3.17 настоящей Инструкции. Перенумерация ранее сформированного дела допускается только в случае изменения количества листов дела (переформирование, дополнительная подшивка документов и др.). При этом прежние номера листов аккуратно зачеркиваются, а рядом указываются новые. После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение № 32), подшитом в конце дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или последний лист дела. В журналах (книгах) лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки в конце журнала (книги). В картотеках лист-заверитель складывается по формату карточки и размещается в конце картотеки. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др. В журналах и книгах указывается количество заполненных листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи. Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение № 33). При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.   224     В отдельных случаях внутренняя опись документов, составленная заново (п.11.3.21), подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи. При оформлении реквизитов обложки дела указываются реквизиты: наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Все реквизиты оформляются черными чернилами или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере. Наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием. При изменении наименования территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.). Пример: «Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области №№ 1-7 за 2006 год». Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись). На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.   225     Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией Центрального архива МЧС России. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним. На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том. Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: «имеются документы за ... годы». Указание крайних дат дела также имеет свои особенности. Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Ярославской области о пожарах и последствиях от них за 2007 год» является 2007 год. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело. Крайними датами журнала (книги) являются даты первой и последней записи в журнале (книге). Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело). Крайними датами личного дела являются даты приказа о приеме на работу и дата приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: «09 августа 2006 года».   226     Хранение дел в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России С момента заведения и до передачи в архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета выдачи дел. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При этом в обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и производится соответствующая запись во внутренней описи дела в графе «Примечание». На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения. 7.12. Передача документов   Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив по согласованию с начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.   227     Подготовка документов к сдаче в архив осуществляется в строгом соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 № 160). При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия документов и дел путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел. В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета. В акте приема-передачи дел указываются также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства. Акт подписывается лицом, передающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником (руководителем) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (руководителем структурного подразделения). При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части или организации системы МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления, воинской части или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками (руководителями) обоих территориальных органов, воинских частей или организаций системы МЧС России. В случае если функции реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются нескольким органам управления, воинским частям, организациям системы МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации. При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Центральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.   228     Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности. Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываемым ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений. При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Контрольные вопросы. 1. Что является основой для организации документационного обеспечения в системе МЧС? 2. Каким документом регламентируется организация работы с секретными документами в системе МЧС? 3. Кто является ответственным за организацию и состояние делопроизводства в организациях МЧС? 4. Какие функции возлагаются на сотрудников структурных подразделений, созданных для ведения делопроизводства в организациях МЧС? 5. Как осуществляется прием поступающей корреспонденции? 6. Как осуществляется регистрация поступающей корреспонденции? 7. Как осуществляется регистрация и отправка исходящих документов? 8. Каковы общие требования к оформлению документов в организациях МЧС? 9. Как классифицируются бланки по месту расположения реквизитов? 10. По каким вопросам издаются приказы по личному составу? 11. С кем согласовывается и кем визируется проект распорядительного документа до представления на подпись? 12. Кем утверждаются Уставы и положения об организациях МЧС?   229     Глава 8. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Основу организации и осуществления документационного обеспечения деятельности федеральных органов исполнительной власти составляют «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», введенных в действие постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г. Эти правила устанавливают общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах. К федеральным органам исполнительной власти в России, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724, относятся: -федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам; -федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам; -федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации. Кроме того, к этой группе относятся органы власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления. В соответствии с настоящими Правилами организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.". На основе указанных Правил и в соответствии с федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают внутриведомственные инструкции по делопроизводству. Методическую основу при издании таких инструкций составляют «Методические   230     рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.      Основу содержания «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» составляет значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Этот факт можно рассматривать как еще одно проявление наметившейся тенденции: трудно, но все-таки постепенно «в верхах» идет осознание того, что именно о нерешенные правовые и организационные проблемы управления документами раз за разом разбиваются многомиллиардные программы модернизации государственного управления и построения «электронного правительства». В этой связи стоит также отметить и тот факт, что данный документ появился во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Важно отметить, что профессиональная экспертиза Правил выявила неточности и расплывчатость формулировок определений ряда понятий и терминов, что весьма существенно отличает их от традиционной трактовки соответствующих терминов, что может иметь значение в ходе судебных споров. Известно, что хороший специалист не ждет, когда будут написаны идеальные нормативные документы, а максимально эффективно применяет существующую нормативную базу. Поэтому нет ничего зазорного в том, чтобы использовать недостатки законодательства на пользу дела. 8.1. Общие положения и основные понятия Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;   231     "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти; "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти; "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа; "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения; "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти; "служба делопроизводства" структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. 8.2. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом   232     углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются: а) Государственный герб Российской Федерации; б) наименование федерального органа исполнительной власти; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.   233     8.3. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки: а) поступающая документация (входящая); б) отправляемая документация (исходящая); в) внутренняя документация. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия   234     количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах. 8.4. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов; б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти: а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений; б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем   235     федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации; г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет   236     включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. 8.5. Особенности работы с электронными федеральном органе исполнительной власти документами в Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.   237     Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование текста 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности   238     Контрольные вопросы. 1. Что составляет основу организации и осуществления документационного обеспечения деятельности федеральных органов исполнительной власти России? 2. Какие ведомства относятся к федеральным органам исполнительной власти в России? 3.Как трактуются основные понятия Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»? 4. Каковы особенности создания документов в федеральном органе исполнительной власти России? 5. Каковы основные требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти? 6. Каковы основные особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти?   239